Manual Portal de Proveedores

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1 Manual Portal de Proveedores Al ingresar a la dirección electrónica: el sistema mostrará la siguiente pantalla (Figura.1) Figura.1 Donde podrán entrar a la página ingresando su Usuario y Contraseña, posteriormente le aparecerá la Pantalla Principal que se muestra a continuación en la (Figura.1.1). Figura.1.1 En esta pantalla podrán ver los diferentes avisos y manuales de interés, es decir, cualquier modificación o cambios realizados serán publicados en ella, esto con la finalidad de mantener informados a nuestros proveedores. Así mismo, podran tener acceso a un Chat en Linea, en el cual se les podrá dar soporte en cualquier situación que se les presente al momento de estar trabajando en el Portal de Proveedores. También tendrán acceso a las diferentes opciones que se muestran en dicha página las cuales se describen a continuación:

2 Pagos: Al seleccionar esta liga se muestra la pantalla (Figura.2), en ella podrán ver las pólizas que ya fueron pagadas. Así mismo dentro de esta opción podrán tener acceso a la liga de Pagos Pendientes. Figura.2 Pagos Pendientes: Al ingresar a esta liga se muestra la siguiente pantalla (Figura.2.1), en ella el proveedor podrá ver las pólizas que aún se encuentran pendientes de pagar. Figura.2.1

3 Agendado de Citas: En esta opción podrán hacer el apartado de sus citas para poder realizar las entregas de sus pedidos sin la necesidad de comunicarse a bodega, como se muestra en la siguiente pantalla (Figura.3). Figura.3 Aquí aparecerán todos los pedidos que ya hayan capturado en el Portal de Proveedores y estén listos para ser agendados. Al seleccionar los pedidos que desean agendar el sistema mostrará una nueva pantalla (Figura.3.1) donde aparecen las bodegas en las cuales se puede realizar el agendado de sus citas. Figura.3.1

4 Al momento de seleccionar la fecha a realizar su entrega, se desplegarán los horarios que hayan disponibles para agendar, como se muestra en la pantalla (Figura.3.2). Figura.3.2 Al seleccionar la fecha y hora de su entrega, estará apareciendo la siguiente pantalla (Figura.3.3), en la cual el sistema solicitará el Nombre y Correo de la persona que esta realizando el agendado de la cita y posterior a esto al presionar el botón Confirmar Cita, se estará enviando automáticamente al correo una notificación con los datos de la cita realizada. Figura.3.3

5 Al haber realizado la confirmación de su cita, se estarán mostrando los datos de dicha cita en el Portal de Proveedores, de la siguiente manera (Figura.3.4). Figura.3.4 De igual forma a continuación en la (Figura.3.5) se muestra un ejemplo de la notificación que estarían recibiendo vía correo de su cita agendada. Figura.3.5 Al haber finalizado el agendado de su cita, el sistema lo regresara a la pantalla principal de la opción de Agendados de Cita, donde podrá ver los pedidos que aun están pendientes de agendar y de igual forma podrá visualizar una Liga en la cual podrá ver los Pedidos ya agendados, como se muestra en la siguiente pantalla (Figura.3.6).

6 Figura.3.6 El sistema de Agendado de Citas, también da la opción de realizar la Cancelación de su Cita, esto por alguna situación que se les pueda presentar y por la cual no puedan asistir a realizar su entrega, así mismo, es recomendable realizar la cancelación de sus citas por lo menos un día antes de la fecha de su entrega, esto para dar oportunidad a otros proveedores de poder agendar sus pedidos en la fecha y horario que quedo libre. Para poder realizar la Cancelación de sus Citas es necesario ingresar a la Liga de Mostrar Pedidos Agendados, en el cual se mostrarán todos los pedidos que ya cuentan con cita de entrega como se muestra en la siguiente pantalla (Figura.3.7). Figura.3.7

7 Al seleccionar el pedido del cual desea cancelar la cita de entrega y presionar el botón de Cancelar Citas el sistema mostrará a siguiente pantalla (Figura.3.8) en la cual le solicitará el Nombre, Correo y un Motivo por el cual se desea cancelar la cita. Figura.3.8 Al haber realizado la cancelación de su cita, se estará mostrando un mensaje el cual le indicará que su pedido ya fue cancelado y lo regresara automáticamente a la pantalla principal del Agendado de Citas, donde podrá ver activo nuevamente el pedido al que realizo la cancelación, esto para que puedan agendar dicho pedido de nuevo como se muestra en la (Figura.3.9). Figura.3.9

8 De igual forma a continuación en la (Figura.3.10) se muestra un ejemplo de la notificación que estarían recibiendo vía correo de la cancelación de su cita. Figura.3.10 El sistema de Agendado de Citas esta limitado según la capacidad que tiene cada una de las bodegas para recibir mercancía por lotes y por numero de proveedores. Al seleccionar la fecha en la que desean realizar su entrega, se les pueden presentar dos diferentes situaciones, mismas que se mencionan a continuación: Caso 1 El sistema mostrara el siguiente mensaje ''No hay Lotes Disponibles''.- Esta situación se presentará cuando seleccionen un día en el cual Bodega ya no tenga disponibilidad de lotes para recibirles, por lo cual deberán seleccionar otra fecha. Caso 2 El sistema mostrara el siguiente mensaje ''Se Llego al Numero Máximo de Proveedores''.- Esta situación se presentará cuando seleccionen un día en el cual Bodega ya tenga agengado el numero máximo de proveedores que el sistema le permite agendar por día, por lo cual deberán seleccionar otra fecha. En caso de que seleccionen un día ''No Hábil'' para Bodega, es decir, un Domingo, el sistema estará mostrando el siguiente mensaje ''Domingo, es Día no Laborable para Bodega''. De igual forma cuando haya un día de ''Asueto'' para Bodega, es decir, un día Festivo, el sistema estará mostrando el siguiente mensaje ''Día no Laborable para Bodega''. Nota: En los caso de Temporadas Altas como apoyo para la realización de sus entregas, se podrán ampliar los días y horarios de entregas en Bodega. Ejemplo, se estarán activando los días Domingos para realizar entregas y de igual forma, si el horario de entregas en bodega normalmente es hasta las 11am, se ampliarán los horarios hasta la 1pm, esto según las necesidades de

9 cada una de las Bodegas (Es necesario estar al pendiente de los avisos publicados en el Portal de Proveedores). Pedidos: Al ingresar a esta opción la pantalla (Figura.4) mostrará un detallado de todos los pedidos que ha asignado el comprador y que se tienen que trabajar para poder realizar sus entregas. Figura.4 1. No. de Pedido: Al seleccionar este campo se despliega la siguiente pantalla (Figura.4.1) con el detallado del pedido. Figura.4.1

10 Esta pantalla muestra el detalle del pedido, aquí aparecen los datos de los artículos que ampara dicho pedido, así como las reglas ó condiciones de Coppel para realizar sus entregas. Dentro de esta liga se encuentran dos opciones que se describen a continuación: 1. Acusar de Recibo el Pedido: En ésta opción deberán confirmar que vieron el detalle del pedido y que está de acuerdo con las condiciones de éste, aquí se solicitan algunos datos como se muestra en la siguiente pantalla (Figura.4.1.1). Figura Solicitar Edi: En esta opción se realiza la solicitud para generar el archivo de las Etiquetas de Precio, mismo que se envía ya sea a Levicom o MasterEdi para la impresión de estas, posteriormente las etiquetas generadas son enviadas directamente al proveedor. En este caso se solicitan algunos datos que se muestran a continuación en la (Figura.4.1.2) Figura Fecha de Pedido: Muestra la fecha de cuando el pedido fue publicado en la página de Proveedores de Coppel.

11 3. Fecha de Recibo: Esta opción nos muestra la fecha que se tiene como máximo para realizar la entrega de la mercancía de un pedido. 4. Etiqueta de Precio: Al seleccionar esta opción aparecerá la pantalla que se muestra en la (Figura.4.2), en la cual tendrán la facilidad de descargar y guardar los archivos de etiquetas de precio para su generación. Figura.4.2 Si la etiqueta es de colgar le aparece el link de Colgar, si es de Goma le aparecerá el link de Goma y si llegará a tener ambas en el mismo archivo aparecen los dos link. 5. Distribución: Al entrar a la página a capturar la distribución del pedido se muestra la siguiente pantalla (Figura.4.3) en donde se activa la liga de CAPTURA FE. Figura.4.3

12 Al ingresar a la liga de Captura FE, el sistema mostrará la siguiente pantalla (Figura.4.3.1), para iniciar con la captura de la distribución de su pedido. Figura Al presionar Aceptar, se despliega la siguiente pantalla (Figura.4.3.2), en la cual deberán seleccionar la bodega en la que entregaran su mercancía. Figura Posteriormente el sistema muestra la siguiente pantalla (Figura.4.3.3), donde deberán capturar los siguientes datos: si el Pedido es Completo o Parcial. Figura.4.3.3

13 Seleccionando la opción de Pedido Completo, el sistema despliega el Listado Previo de la Distribución como se muestra en la siguiente pantalla (Figura.4.3.4) Figura Esta pantalla nos muestra el total de unidades pedidas, así como el total de las unidades a surtir por código, modelo y talla, estos datos salen en automático ya que el pedido es completo. Al seleccionar la opción Continuar se despliega la siguiente pantalla (Figura.4.3.5). Figura.4.3.5

14 Aquí al dar click en el botón Subir para buscar y seleccionar las facturas electrónicas (XML) generadas para cada destino, una vez que se seleccionaron todas las facturas de los destinos a entregar se presionará el botón Generar Etiqueta Máster. Si en las facturas enviadas no hay ningún error aparecerá la siguiente pantalla (Figura.4.3.6), la cual nos indica que la captura del pedido fue finalizada correctamente. De lo contrario si llegara a haber algún error en sus facturas en esta pantalla es donde le mostrará el mensaje de error de sus facturas. Figura Cuando deseen realizar el Pedido Parcial, de igual forma debe ingresar a la liga de Captura FE en la pantalla principal de pedidos, donde el sistema mostrará la siguiente pantalla (Figura.4.3.7). Figura Al presionar Aceptar, se despliega la siguiente pantalla (Figura.4.3.8), se deberá seleccionar la bodega en que entrega su mercancía.

15 Figura Posteriormente aparece la siguiente pantalla (Figura.4.3.9), donde se debe capturar si el Pedido es Completo o Parcial. Figura Posteriormente al elegir la opción de Parcial se desplegará la pantalla (Figura ). Figura En el campo CANTSURTIR se deben capturará cuantas unidades surtirá por código-modelotalla. Al terminar de capturar el campo, seleccionará la opción de Mostrar Listado Previo, para que posteriormente se despliegue la distribución generada como lo muestra la siguiente pantalla. (Figura )

16 Figura Esta pantalla nos muestra el total de unidades pedidas, así como el total de las unidades a surtir por código-modelo-talla, con base a los datos que anteriormente ingresamos al sistema. Al seleccionar la opción Continuar se despliega la siguiente pantalla (Figura ) Figura Aquí al dar click en el botón Subir se deben buscar y seleccionar las facturas electrónicas (XML) generadas para cada destino, una vez que se seleccionaron todas las facturas de los destinos a entregar se presionará el botón Generar Etiqueta Máster. Si en las facturas enviadas no hay ningún error aparecerá la siguiente pantalla (Figura ), la cual nos indica que la captura del pedido fue finalizada correctamente. De lo contrario si llegara a haber algún error en sus facturas en esta pantalla es donde le mostrará el mensaje de error de sus facturas.

17 Figura Al terminar de hacer la captura del pedido se generan las etiquetas máster, que son aquellas etiquetas que van pegadas a las cajas, estas las puede descargar desde esta pantalla en donde se finaliza la captura ó en la pantalla principal donde aparecen los pedidos en la columna de Etiqueta Máster en la liga que aparece activa de Bajar. 6. Etiqueta Máster: Al seleccionar esta opción aparecerá la pantalla que se muestra en la (Figura.4.4), en la cual tendrá la facilidad de descargar y guardar sus archivos de etiquetas de máster para su generación. Figura Reiniciar Pedido: Esta opción sirve para reiniciar la captura de un pedido y habilitarla para realizar de nuevo la captura, como se muestra a continuación en la (Figura.4.5).

18 Figura.4.5 El sistema solicitara algunos datos que son necesarios para reiniciar los pedidos, como nombre de la Persona que reinicia, el motivo por el cual desea reiniciar el pedido y algún correo, este último con el fin de que el sistema envíe un de confirmación de que el pedido fue reiniciado correctamente al correo antes mencionado. Posteriormente aparecerá la siguiente pantalla (Figura.4.5.1), la cual nos indica que el pedido seleccionado fue reiniciado correctamente, después se debe seleccionar Cerrar Ventana y dar F5 a la página para actualizar la información del pedido. Figura Existen dos excepciones para utilizar esta opción: 1. Debe ser la primera vez que se trabaja el pedido que se desea reiniciar. 2. No haber entregado nada de mercancía de este pedido o en su efecto si el pedido fue parcial, no haber realizado ninguna entrega de la parcialidad que se está trabajando. Nota: Si no se cumple con las indicaciones antes mencionadas, esto podría ocasionar que se genere una distribución diferente a la que se había tomado inicialmente. 8. Acusados: Esta opción nos muestra la fecha en la cual fue confirmado un pedido.

19 Ticket de Recibo: En esta opción podrán ver los comprobantes que se les estarán generando y entregando en bodega al momento de la recepción de su mercancía, esto con la finalidad de que en caso de alguna perdida de dicho documento en la entrega de algún pedido puedan verificar desde el Portal de Proveedores la entrada de dicha mercancía, como se muestra en la pantalla (Figura.5). Figura.5 Aquí podrán seleccionar el folio de recibo que deseen consultar y al dar click, se abrirá la imagen del Ticket de Recibo impreso en bodega en el momento que se realizo la entrega de la mercancía, en el cual tendrán la opción de imprimirlo o descargarlo, como se muestra en la pantalla (Figura.5.1).

20 Figura.5.1 Catalogo de Bodegas: Aquí podrán ver la información de todas las Bodegas, es decir, datos de direcciones y teléfonos, así como el número que corresponde a cada bodega, como se muestra a continuación en la (Figura.6). Figura.6

21 Consultas de Presupuestos: Esta opción permite consultar a nivel departamento-clase-familia-código-talla como terminaron las estadísticas al corte del último periodo, como se observa en la (Figura.7) Figura.7 Productos: Esta opción permite consultar a nivel código-talla como terminaron las estadísticas al corte del último periodo, como se observa en la (Figura.8). Figura.8

22 Notas de Crédito: Esta opción se pueden ver los Cobros, Pagos y Monto, por los cuales se le realizo algún ajuste al Proveedor en bodega, como se muestra en la siguiente pantalla Figura.9 Figura.9 Consultas Proveedor: Aquí podrán encontrar dos opciones, las cuales serían Preguntas Frecuentes y Dudas o Sugerencias, como se muestra a continuación (Figura.10). Figura.10

23 Al presionar la opción de Preguntas Frecuentes, se estará desplegando una nueva pantalla como aparece en la (Figura.10.1), donde podrán seleccionar el tema del cual se tenga la duda. Figura.10.1 Posterior a seleccionar el tema de interés, podrán visualizar las preguntas y respuestas, mas comunes realizadas por los proveedores, como se muestra en la (Figura.10.2). Figura.10.2

24 De igual forma de haber una pregunta de su interés que no este publicada, al presionar el botón Tiene Otra Pregunta tendrán la opción de hacer sus preguntas, como se aprecia a continuación en la (Figura.10.3), mismas que serán respondidas y publicadas para su conocimiento. Figura.10.3 Al seleccionar la opción de Dudas o Sugerencias, se estará desplegando una nueva pantalla como aparece en la (Figura.11.4), donde podrán ingresar sus dudas ó sugerencias con respecto al Portal de Proveedores ó su funcionamiento. Figura.10.4

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