IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS CREADOS EN DISTINTOS FORMATOS DE PAPEL Y SOPORTES

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1 UNIDAD DIDÁCTICA IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS CREADOS EN DISTINTOS FORMATOS DE PAPEL Y SOPORTES Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a imprimir un documento, eligiendo las opciones de impresión. 2. Aprender a configurar la impresora. 3. Conocer cómo imprimir sobres y etiquetas INTRODUCCIÓN Una vez que hemos terminado de confeccionar el documento, hemos comprobado los márgenes y comprobado que tiene una presentación correcta, lo que necesitaremos será imprimirlo en un folio, en un documento Pdf, compartirlo con otros usuarios a través del correo electrónico o de la red de la empresa o publicarla en la Web. Para ello es necesario conocer las formas que Word 2010 ofrece para una correcta preparación de la vista e impresión de la hoja. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. 8.1

2 También conocer cómo realizar la configuración de la impresora para saber cómo elegirla y conocer sus opciones de impresión, por ejemplo imprimir en blanco y negro o en color. Verás que Word ofrece un grupo donde podrás imprimir de una forma rápida y sencilla sobres y etiquetas OPCIONES DE IMPRESIÓN Una vez finalizado el documento, recuerda que se puede obtener una vista preliminar de cómo quedará éste antes de imprimirlo. La vista preliminar de un documento se puede encontrar en la ficha Archivo con la opción Imprimir, en Word 2010 una nueva ventana ofrece todas las posibilidades de configuración de la impresión, configuración de la página, y una vista preliminar. En Word 2007 para ver la vista preliminar se tiene que hacer desde el botón de Office, Imprimir>Vista preliminar, si observas están las opciones similares a la configuración de la página o impresora. 8.2 Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos.

3 Desde la vista preliminar se pueden configurar las opciones de la página que ya hemos estudiado en el Tema 5, Apartado 2. Estas opciones las configurábamos en la ficha Diseño de Página, dentro del grupo Configurar página. Algunas de estas opciones que se pueden configurar en la vista preliminar son la Orientación de la hoja, vertical y horizontal, el Tamaño de papel, recuerda que se pueden configurar las opciones predefinidas en Word como por ejemplo Hoja A4, Sobre nº 10 o Tarjeta A6, y fijar una tamaño personalizado en Más tamaños de papel. También se pueden fijar los Márgenes. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. 8.3

4 Word ofrece opciones de configuración de impresión desde la ficha Archivo, sólo hay que ir seleccionando la opción en el desplegable de cada una de ellas. Por ejemplo puedes decidir qué páginas son las que quieres imprimir, por ejemplo si quieres imprimir todas las páginas de un documento elige la primera opción Imprimir todas las páginas, si quieres imprimir sólo una parte de un documento selecciona el texto que desees y elige esta segunda opción Imprimir selección, si quieres imprimir sólo la página actual es decir la que estás viendo elige la opción Imprimir página actual. 8.4 Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos.

5 Esta ventana ofrece la opción de imprimir un intervalo de páginas, es decir si por ejemplo quieres imprimir las páginas 1, 3 y 4 escribe en el cuadro Páginas los números de páginas a imprimir separados por comas, 1,3,4. Si quieres imprimir un intervalo escribe un guión medio, por ejemplo de página 2 a 6 escribe 2-6. Si quieres imprimir secciones por ejemplo para sección 1 y 4 escribe s1, s4. Puedes escribir cualquiera de las opciones de páginas combinadas, por ejemplo páginas de 1 a 4 y páginas 7 y 9 y la sección 10. Escribe para ello 1-4,7,9,s10. La opción imprimir a una cara, o a doble cara es la forma de imprimir las hojas del documento de esta forma, además da la opción de imprimir manualmente cargando y volteando el papel en la impresora para imprimir por las dos caras. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. 8.5

6 Por último está la opción de imprimir una o varias páginas por hoja, de forma que se podrá imprimir por ejemplo en un folio, cuatro páginas del documento CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESORA Para imprimir un documento es necesario seleccionar la impresora que esté instalada en el equipo o red. Una vez tienes instalada la impresora para seleccionarla desde la ficha Archivo opciones Imprimir, en el desplegable Impresora, nos encontramos con varias opciones. Recuerda que dependiendo de las impresoras instaladas en el equipo aparecerán unas u otras. También se puede desde esta opción crear un documento PDF si tienes alguna aplicación instalada. La impresora que hemos seleccionado como predeterminada y con la que se va a imprimir aparece con una marca encima del dibujo; para seleccionar cualquier otra simplemente hay que hacer clic sobre la que desee. Si lo que se necesita es añadir una nueva impresora, esto de puede hacer en el botón Agregar impresora. 8.6 Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos.

7 Una vez seleccionada la impresora se puede configurar las propiedades de ésta en el botón Propiedades de impresora, como por ejemplo, que imprima en color o en blanco y negro, o que la calidad de impresión sea normal o alta calidad. Estas opciones dependerán de la impresora seleccionada, por lo tanto pueden cambiar de una a otra. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. 8.7

8 Una vez configuradas las opciones de impresión, realizada la configuración de la página, hojas a imprimir y propiedades de impresora, sólo queda elegir el número de copias a realizar, escribiendo el número y haciendo clic en el botón Imprimir obtendremos la impresión del documento IMPRIMIR SOBRES Y ETIQUETAS Word permite imprimir de forma rápida sobres y etiquetas, para enviar las cartas. Recuerda que además en la Vista preliminar del documento y en la ficha Diseño de página se puede fijar el tamaño del documento a imprimir y entre ellos hay varias opciones de sobres. Dentro de la ficha Correspondencia tienes un grupo llamado Crear, con dos botones Sobres y Etiquetas, haz clic en el primero y verás que se abre el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas. 8.8 Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos.

9 Por ejemplo si quieres crear un sobre escribe en Dirección los datos, y si quieres añadir un remitente escríbelo en el cuadro Remitente, si no marca la casilla Omitir. Haz clic en Opciones y en la ventana que aparece elige el tamaño del sobre, la fuente y otras opciones más que te interesan. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. 8.9

10 También puedes elegir el método de alimentación del sobre en la bandeja de la impresora en la pestaña Opciones de impresión. Puedes imprimir el sobre directamente haciendo clic en el botón Imprimir o bien pasar el sobre al documento para trabajar con él, en la ventana del documento, en este caso elige la opción Agregar al documento. Al agregar al documento si te fijas inserta un salto de sección entre el remitente y destinatario Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos.

11 Para imprimir etiquetas se realiza desde el botón Etiquetas, por ejemplo para imprimir una etiqueta o un juego de etiquetas todas con las mismas direcciones es la opción mas adecuada. Hacemos clic en el botón Etiquetas y dentro del cuadro de diálogo en Opciones, se elije el tipo de impresora y el proveedor de las hojas de etiquetas que se usarán para imprimir. En el Número de producto, se selecciona el número que corresponda con el número indicado en el paquete de hojas de etiquetas y Aceptamos. En el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas, haremos clic en Nuevo documento. Se abrirá un nuevo documento de Word de etiquetas en el que escribir la información que tenga que aparecer en las etiquetas e imprimimos el documento como ya hemos estudiado. Si se necesita crear e imprimir más de una hoja de etiquetas, o etiquetas para un grupo de direcciones diferentes, será más cómodo utilizar un proceso de combinación de correspondencia que estudiaremos en el próximo tema. Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos. 8.11

12 RESUMEN En este tema hemos aprendido a: Realizar una impresión del documento creado, así como a configurar la impresora. Conocer las formas que Word 2010 ofrece para una correcta preparación de la vista e impresión de la hoja. Realizar la configuración de la impresora para saber cómo elegirla y para conocer sus opciones de impresión, por ejemplo imprimir en blanco y negro o en color. Imprimir de una forma rápida y sencilla sobres y etiquetas Word 2010: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos.

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