Manual de Usuario. Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) PRESTADORES MÉDICOS

Transcripción

1 Manual de Usuario Recepción de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) PRESTADORES MÉDICOS

2 INTRODUCCIÓN: El portal de Recepción Facturación Electrónica fue creado con el objetivo de que los proveedores realicen el envió de sus facturas a cobro desde sus propios equipos. Por disposiciones fiscales el comprobante válido es el XML, el cual es recibido a través de nuestro portal, es necesario la entrega de la representación grafica junto a su expediente. El proceso se compone de 3 pasos: la carga del XML, la captura de la addenda y la carga del expediente que soporte el cobro de la factura. Los envíos se pueden realizar en cualquier horario y podrá ingresar el volumen que requiera de 1 hasta N cantidad de facturas.

3 1. Ingresar al Portal de Factura Electrónica con su usuario y clave. Ingresa a la página oficial de Qualitas INGRESO AL PORTAL Identificar el apartado de SERVICIOS EN LÍNEA y darle clic en Proveedores

4 El sistema mostrará la siguiente pantalla donde se deberá seleccionar el icono de Q- Factura Electrónica Al darle clic al icono direccionará a la liga de acceso del Portal de Recepción de Factura Electrónica

5 Para accesar al portal de Recepción de facturación es necesario contar con Usuario y Clave Usuario a cinco dígitos, si el usuario es de menos números anteponer ceros. Clave a 6 dígitos los cuales pueden ser numéricos o alfa-numéricos (la clave nunca cambia). Las letras deben de ir en mayúsculas Cinco números Combinación de 6 dígitos

6 Se captura usuario y clave y dar clic en ingresar El portal ingresa a la pestaña de INICIO donde encontrará publicados los avisos más recientes referente a cambios en el Portal de Recepción de Facturación Electrónica

7 ELEMENTOS DEL PORTAL En el portal se encuentran las siguientes opciones: Proveedores, Reportes, Manuales y Comunicados. o PESTAÑA DE REPORTES: Muestra los registros de las facturas enviadas de los últimos cinco días. Si ya transcurrieron más de cinco días de haber sido enviada la factura ya no se mostrará la información. NOTA: Es responsabilidad del proveedor revisar y gestionar en tiempo cualquier duda de sus facturas enviadas

8 o PESTAÑA DE MANUALES: Encontrará los manuales para el envío de facturas. o PESTAÑA DE COMUNICADOS: Se guardará el histórico de comunicados publicados en la pestaña de Inicio como avisos

9 INGRESO DE FACTURAS o PESTAÑA DE PROVEEDORES: El ingreso de facturas (CFDI-XML) se realiza desde esta pestaña. Le damos clic en proveedores

10 CARGA DEL XML 1. Dar clic 2. Seleccionamos la factura 3. Dar clic

11 Se inserta el XML Dar clic en cargar El comprobante debe de ser fiscalmente válido y no debe contener la addenda, en caso de contar con alguna addeda el sistema la eliminara de forma automática para que el proveedor la capture en el portal.

12 Una vez que se haya cargado el XML se muestran tres pestañas: CAPTURA DE LA ADDENDA Se observa toda la información que contiene el CFDI Se capturan los datos de la addenda: serie de datos comerciales que nos complementan la información respecto al cobro de la factura Carga de documentos requeridos en formatos JPG y PDF

13 CONSULTA DE FOLIOS Para la consulta de folios es necesario contar con el número de reporte ó siniestro. Si la consulta se da por siniestro la información se genera mejor. El primer paso es indicar si se cuenta ó no con el número de siniestro. Si seleccionó la opción SI se captura el siniestro a 11 dígitos ramo año Siete números La estructura para el reporte y siniestro es 04 default (ramo autos), los dos últimos dígitos del año en que ocurrió el reporte más los siete números de reporte ó siniestro. (si es menor a 7 dígitos se anteponen ceros a la izquierda para completar la estructura a 11 dígitos.

14 Si seleccionó la opción NO se captura el reporte a 11 dígitos Nota. Si se opta por consultar folios con el número de reporte es necesario contar con el número de reporte y póliza correcto Una vez que se haya capturado el reporte o siniestro se debe de seleccionar la cobertura a afectar

15 Con la captura del reporte y siniestro en la estructura correcta y la selección de la cobertura a afectar, desaparecen los signos de admiración y se activa el botón de consultar folios Dar clic Al momento de consultar folios el sistema nos arroja los datos del vehículo correspondiente al siniestro (datos valuación). Dar clic

16 Con la selección del afectad correspondiente el sistema desplegara el folio electrónico, el cual es de doce dígitos y en su tercer carácter lleva una M. Dar clic sobre la X para seleccionar el folio y éste quedara marcado con una Si al consultar folios el sistema despliega doce ceros, NO ES ERROR, favor de continuar con la captura de información

17 CAPTURA DE LA INFORMACIÓN Datos de contacto Se debe capturar los datos de contacto del proveedor médico, estos datos son de la persona encargada de darle seguimiento a las facturas enviadas a través del portal de Recepción de Factura Electrónica. Estos datos son obligatorios y sólo se capturan la primera vez que se envía una factura. Para la siguiente factura (s) los datos que escribió la primera vez se volverán a mostrar. En caso de que requiera modificarlos sólo hay que sustituir los datos y estos se actualizarán y se mostrarán en sus siguientes capturas.

18 Datos de póliza Si el sistema arrojó folio medico, se autocompletaran los datos de póliza La póliza se indica 10 dígitos, si es menos números anteponer ceros El reporte y siniestro se captura a 11 dígitos, la estructura es: 04 default (ramo autos), los dos últimos dígitos del año en que ocurrió el reporte más los siete números de reporte ó siniestro. En los casos donde el sistema arrojó doce ceros la captura de estos datos se tendrá que hacer de forma manual. Los cuales deberán obtener de la autorización del Coordinador Médico o de la Administradora.

19 Datos del servicio El sistema autocompletara el tipo de servicio. Seleccionar el mandante, persona que autorizó los servicios Médicos Si el mandante es ZIMA será obligatorio capturar el Número de servicio, ese dato corresponde al No. de autorización ubicado en la pre-factura. Al capturar todos los datos los signos de admiración desaparecen

20 Personalizados y Totales Se debe de capturar el nombre completo del paciente que se atendió Los subtotales conceptos que apliquen o no IVA el sistema los calculará de forma automática de acuerdo a los Si el XML de la factura tiene expresado un monto mayor a cero en nuestro atributo descuento, el sistema indica con un signo de admiración, los campos de descuento para que se indique monto a descontar en el concepto que corresponda.

21 Una vez que se hayan capturado todos los datos, los signos de admiración desaparecen, la leyenda en rojo de la parte superior derecha también se elimina y se activa la pestaña de expediente electrónico. Dar clic

22 CARGA DE EXPEDIENTE El sistema indica con un signo de admiración los documentos, que son obligatorios para el envío del expediente, pero es necesario que se carguen todos los documentos con los que se cuenten para poder soportar el pago de la factura

23 En esta pestaña los signos de admiración NO desaparecen siempre nos indicaran que son documentos requeridos. 1. Dar clic 2. Seleccionar archivo 3. Dar clic

24 Una vez cargados todos los documentos hay que darle clic en el botón de Enviar Documento Dar clic Nota: Para la carga de expediente electrónico sólo puede ser formato JPG o PDF de forma individual. La suma de todos los archivos no debe exceder el 3.0 MB que es el tamaño permitido. En los casos de informes hospitalarios de varias hojas, favor de adjuntar su resumen médico en el portal y vía correo mandar TODAS las hojas que componen el informe médico detallado por día, al correo medicoproveedores@qualitas.com.mx. En asunto del correo colocar reporte ó siniestro, número de factura, proveedor y nombre del lesionado El informe completo debe enviarse el mismo día que se mandó su factura vía portal, en otro caso su factura será rechazada por documentación incompleta.

25 CONFIRMACIÓN Si todos los campos fueron capturados y la documentación fue cargada de forma correcta, el sistema debe arrojar el mensaje SU COMPROBANTE FISCAL SE RECIBIO CORRECTAMENTE Nota: Para aclaraciones es necesario mandar pantalla de confirmación de que la factura fue recibida en el portal el nombre de su factura en PDF debe ser igual al folio y serie fiscal

26 FACTURAS EN REVISIÓN Una vez que la factura fue enviada deberá esperar a que ésta sea pagada o rechazada. Importante validar la pestaña de reportes en los cinco días siguientes al envío de sus facturas. Los pagos de las facturas podrá visualizarlas en el portal de pagos con el mismo usuario y clave de facturación De las facturas que fueron rechazadas, se tendrá que corregir la incidencia, refacturar y volver a enviar. La notificación de rechazo se emite los días lunes y se hace llegar a través de su correo electrónico. Las facturas que aún no están pagadas, ni rechazadas se encuentran en proceso de revisión. No hay que volverlas a enviar, ni re-facturarlas, hasta tener una respuesta. Después de 10 días hábiles si la factura no ha sido pagada ni rechazada, podrá revisar status de pagos al correo medicoproveedores@qualitas.com.mx En el correo indicar número de siniestro, factura y proveedor. Una vez que hayan sido pagadas sus facturas, favor de enviar a la oficina de atención la documentación en original, junto a una relación de Excel con la leyenda facturas pagadas vía portal

27 DOCUMENTOS A ADJUNTAR Toda la información debe de ser legible y estar digitalizada en formato JPG o PDF FAVOR DE REVISAR LA PRESENTACIÓN DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA QUE ADJUNTE LOS DOCUMENTOS OBLIGATORIOS DEPENDIENDO EL TIPO DE ATENCIÓN MÉDICA QUE BRINDO