Instituto de Investigación Sanitaria de Santiago de Compostela. Documento 16. Mapa de Procesos

Transcripción

1 Instituto de Investigación Sanitaria de Santiago de Compostela Documento 16. Mapa de Procesos

2 Contenido 1. INTRODUCCIÓN DEFINICIONES METODOLOGÍA DESCRIPCIÓN DEL MAPA DE PROCESOS DEL INSTITUTO Procesos Estratégicos Procesos Clave Procesos de Soporte ANEXOS

3 1. INTRODUCCIÓN El Instituto de Investigación Sanitaria de Santiago de Compostela (IDIS), se crea por asociación de las unidades de investigación de la Universidad de Santiago de Compostela (USC) y del Complejo Hospitalario Universitario de Santiago de Compostela (CHUS) mediante el convenio de colaboración suscrito con este fin el 31 de enero de 2008 entre la Consejería de Sanidad, el Servicio Gallego de Salud y la Universidad de Santiago de Compostela, al amparo del RD 339/2004, de 27 de febrero, sobre acreditación de institutos de investigación sanitaria, constituyendo el Complejo Hospitalario Universitario de Santiago de Compostela el núcleo básico del IDIS. El IDIS se crea con el objeto, entre otros, de favorecer y desarrollar programas y proyectos de investigación y de formación en I+D+i, fomentando el incremento de masa crítica, la generación de sinergias a nivel local, autonómico, estatal e internacional y la difusión de los resultados de investigación, promoviendo así la investigación traslacional y la innovación que tengan aplicaciones y repercusiones clínicas, todo bajo los más amplios parámetros de calidad científica, éticos y siguiendo los principios deontológicos de la investigación y garantizando el uso eficiente de los recursos e infraestructuras a su disposición. En este contexto, el Mapa de Procesos es una herramienta clave que permite protocolizar y estandarizar su actividad, presentando una visión general de sus operaciones, funciones y procesos. Resulta igualmente de ayuda para la detección de posibles áreas de mejora en el funcionamiento cotidiano del Instituto que serán incorporadas en las sucesivas revisiones efectuadas, al objeto de incrementar la calidad de los procedimientos realizados y la aplicación eficiente de los recursos, adaptándose a las necesidades detectadas. 2. DEFINICIONES Proceso Sucesión de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada tarea o actividad. Se puede definir proceso como el conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformación de una serie de inputs en los outputs deseados añadiendo valor. Se puede hablar de tres tipos de procesos: 3

4 ! Procesos Estratégicos: son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás procesos y son realizados por la dirección o por otras entidades.! Procesos Clave: son las actividades esenciales del Instituto, su razón de ser.! Procesos de Soporte: son los procesos responsables de organizar, proveer y coordinar los recursos que el Instituto necesita para desarrollar su actividad. Mapa de Procesos Descripción esquemática y/o gráfica de los procesos estratégicos, claves y de soporte del instituto. Es la imagen mediante la cual el instituto expresa su estructura. Grupo de interés Todo aquel agente que se relaciona con el Instituto, ya sean clientes, personal, proveedores, financiadores o miembros de la sociedad.! Clientes: Investigadores del IDIS o externos, otros partners o destinatarios de las actividades del IDIS.! Personal: todas las personas que pertenecen a cualquiera de los centros adscritos al Instituto y mantienen una relación profesional con el mismo (investigadores contratados, becarios, personal de apoyo, personal administrativo )! Proveedores: Todos aquellos, externos o internos, que suministran productos o servicios al Instituto! Financiadores: Todas las entidades públicas o privadas que proporcionan recursos económicos al Instituto! Sociedad: Entorno social en el que se desarrollan las actividades del Instituto. 3. METODOLOGÍA Este documento constituye la actualización del mapa de procesos establecido en mayo de 2012, elaborado tomando como punto de partida la constitución de un grupo de trabajo con la participación de la Dirección Científica del Instituto y de la Dirección de la Fundación, órgano gestor del mismo. Partiendo de la misión, la visión y los valores del Instituto, de los grupos de interés y de las necesidades y expectativas de los mismos, se han identificado y organizado los procesos en el mapa. 4

5 Una vez identificado el catálogo de procesos del IDIS y catalogados cada uno de ellos, el resultado obtenido se representa en el Mapa de Procesos. 4. DESCRIPCIÓN DEL MAPA DE PROCESOS DEL INSTITUTO 5

6 4.1. Procesos Estratégicos Planificación Estratégica Este procedimiento tiene por objeto garantizar el correcto desarrollo del Plan Estratégico. Para ello se analizará la planificación estratégica global del Instituto, llevando a cabo una revisión anual y análisis de los objetivos científicos, con una propuesta. Calidad, medición de resultados y mejora continua Este proceso describe las actividades de promoción del Plan de Calidad del IDIS y los responsables de las mismas, la gestión de no conformidades, acciones preventivas y/o acciones correctivas del IDIS, así como la gestión de las áreas y actuaciones para la mejora del IDIS, que garanticen el conocimiento del plan por parte de todos los miembros del Instituto y faciliten su aplicación. También refleja los pasos a seguir para planificar, ejecutar, medir e implementar acciones de mejora al Plan de Calidad Alianzas, acuerdos y convenios Este proceso tiene por objeto lograr el mayor número posible de alianzas y acuerdos de colaboración con agentes externos al IDIS que aporten valor añadido a las actividades realizadas en el IDIS. De esta manera se podrán alcanzar de forma eficiente las metas comunes. Comunicación y difusión Este proceso establece formalmente los responsables, fines y medios con los que cuenta el IDIS para realizar las labores de comunicación y difusión de su actividad. Incluye tanto las estrategias de comunicación interna como externa y la política de difusión de resultados obtenidos Procesos Clave Gestión de convocatorias El proceso de gestión de convocatorias define los pasos a seguir para la elaboración de las solicitudes de ayudas, su presentación, seguimiento hasta la concesión. Se incluyen además los procedimientos para llevar a cabo el seguimiento de ayudas concedidas y de las justificaciones pertinentes en forma y plazo, atendiendo a los requerimientos individuales del financiador. 6

7 Gestión de EECC Este proceso define los pasos a seguir para la gestión de un contrato de un ensayo clínico y un estudio observacional. Gestión de recursos humanos I+D+i Este proceso describe las tareas y los responsables de las mismas para la correcta gestión de los recursos humanos propios del IDIS, incluyendo todos los procedimientos necesarios desde que surge la necesidad de contratación hasta la finalización de la relación laboral. Gestión económica de I+D+i El objeto de este proceso es revisar y prestar apoyo a las gestiones económico- administrativas, tramitando los gastos asociados a la actividad desarrollada por el IDIS, cumpliendo con los requerimientos legales vigentes en tiempo y forma y de manera eficiente y eficaz. Transferencia de resultados La misión de este proceso es promover y potenciar la relación con el tejido productivo, facilitando la transferencia de los resultados tecnológicos generados por la comunidad científica del IDIS y prestando apoyo a sus miembros en la captación de fondos para el desarrollo de esta actividad. Gestión de la formación I+D+i La gestión de la formación en investigación, desarrollo e innovación cuenta con un plan específico sujeto a revisión periódica. Este proceso incluye los pasos a seguir y sus responsables para la planificación, puesta en marcha y evaluación de cada actividad formativa del Plan de Formación del IDIS Procesos de Soporte Apoyo metodológico Este proceso orienta a los investigadores en el diseño de los experimentos y estudios. Gestión infraestructuras Este proceso define los pasos a seguir por los correspondientes responsables del IDIS de cara a garantizar la eficiencia, eficacia y seguridad de los equipos e infraestructuras del Instituto. 7

8 Abarca desde el procedimiento de análisis de necesidades hasta la adquisición y posterior mantenimiento de los equipamientos del IDIS. Informática y comunicaciones Este proceso define los mecanismos y canales de comunicación relacionados con los servicios necesarios de informática y comunicaciones, garantizando su correcto funcionamiento y estableciendo los procedimientos tanto para la resolución de incidencias, como para la detección de nuevas necesidades. Gestión de compras Este proceso describe los procedimientos normalizados de trabajo para la gestión de compras en los que se establecen las directrices para la adquisición de productos y servicios, conforme a la legislación en cuanto a publicidad y concurrencia pública, teniendo en cuenta la Ley General de Subvenciones 38/2003, de 17 de noviembre. 8

9 5. ANEXOS Gestión de no conformidades, acciones preventivas y/o acciones correctivas del IDIS Gestión de las áreas y actuaciones para la mejora del IDIS Fichas de procesos 9