TABLA DE PROCESOS. Responsable de la liberación del producto o servicio no conforme

Transcripción

1 TABLA DE PROCESOS Proceso Especificaciones Requisitos del producto No conformidad Responsable de la liberación del producto o servicio no conforme Acción inmediata Acción de no conformidad potencial después de entregado el producto y/o servicio Responsable de realizar acciones inmediatas Solicitud fuera del formato establecido ó Formato mal llenado Devolución de los formatos para ser corregidos por los Centros de Responsable del proceso de Solicitud de compras Solicitud de compras Formato de requisiciones para libros con base en el Procedimiento de solicitud de compras establecido por la Dirección General de Centros de El formato debe contener: campus, carrera, semestre, materia, autor, título, país, editorial, año, edición, ISBN, no. de ejemplares y observaciones Formato mal llenado Director General de Centros de El Centro de corregirá el requerimiento cuidando que cumpla con los elementos establecidos por el Procedimiento de solicitud de compras de la Dirección General de Centros de, siempre y cuando el la fecha de entrega de formatos siga vigente Centros de Solicitud fuera del formato establecido Devolución de los formatos para ser corregidos por los Centros de Formato de requisiciones para CD's, DVD's y vídeos con base en el Procedimiento de solicitud de compras establecido por la Dirección General de El formato de be contener: campus, carrera, Centros de semestre, materia, autor, título, editorial, año, Director General de Centros El Centro de corregirá el requerimiento cuidando que cumpla con los elementos establecidos por el Procedimiento de solicitud de compras de la Dirección General de Centros de, siempre y cuando el la fecha de entrega Responsable del proceso de Solicitud de compras

2 g Solicitud de compras tipo de material, ejemplares, observaciones Formato mal llenado de de formatos siga vigente Centros de El producto conforme debe cumplir con: entrega en campus con remisión y/o factura por el proveedor Entrega del material sin factura o remisión No recibir el material sin factura o remisión Sin defectos físicos en los tiempos establecidos Con defectos físicos Fuera de los tiempos establecidos Devolver el material con defectos físicos notables Autorizar su liberación que coincida con el pedido Que no coincida el pedido con la remisión o entrega física Devolver el la nota de remisión y/o factura para la coincidencia física Solicitud de compras Recepción en campus con juego de fotocopias en forma impresa o digitalizada Sin juego de fotocopias o incompleto Director de Centro de No recibir el material Centros de Investigación en OPAC Investigación de los cargos en el módulo de OPAC de ALEPH Es un cargo cuando coincide la información bibliográfica del material con la información catalográfica del sistema ALEPH, es decir, coincide autor, título, edición, país, editorial, año, serie e ISBN Es un producto no conforme si se considera como cargo y el material difiere en alguno de los siguientes elementos catalográficos: autor, título, edición, país, editorial, año, serie e ISBN Responsable del Centro de Responsable del proceso y/o responsable del Centro de La factura debe incluir: Nombre del campus Tipo de adquisición Clave del proveedor Número de factura Fecha de factura Número de sistema Autor (opcional) Título Total de ejemplares Consecutivo de ejemplares Es un producto no conforme si a la factura le hace falta alguno de los siguientes datos: Nombre del campus Tipo de adquisición Clave del proveedor Número de factura Fecha de factura Número de sistema Autor (opcional) Título Total de ejemplares Consecutivo de ejemplares Responsable del proceso y/o responsable del Centro de

3 Investigación en OPAC Envío de solicitud de cargos al departamento de procesos Volumen Material complementario (opcional) Observaciones (opcional) Volumen Material complementario (opcional) Observaciones (opcional) Director y/o Coordinador del Centro de No se envía la solicitud de cargos al departamento de procesos de la DGCI Escribir un correo electrónico o llamar al Coordinador de Procesos para que haga caso omiso del envío de solicitud de cargos Directo y/o Coordinador del Centro de Las copias deben incluir los siguientes elementos: Sello del campus Descripción física conforme si las copias no incluyen alguno de los siguientes elementos: Sello del campus Descripción física No se envían las fotocopias al departamento de procesos de la DGCI Serie (opcional) Serie (opcional) Investigación en OPAC Solicitud de nuevos procesos (fotocopias de material bibliográfico) Bibliografía o referencias bibliográficas Notas Cantidad de ejemplares Bibliografía o referencias bibliográficas Notas Cantidad de ejemplares Responsable del Centro de Completar la información de acuerdo a los criterios de aceptación Escribir un correo electrónico o llamar al Coordinador de Procesos para que en cua nto reciba los materiales los devuelva al Centro de Responsable del proceso y/o responsable del Centro de De acuerdo a las especificaciones indicadas en el procedimiento para enviar material al área de procesos la factura debe incluir: Nombre del campus Tipo de adquisición Clave del proveedor Número de factura Fecha de factura Número de sistema Autor (opcional) Título Total de ejemplares conforme si a la factura le hace falta alguno de los siguientes elementos: Nombre del campus Tipo de adquisición Clave del proveedor Número de factura Fecha de factura Número de sistema Autor (opcional) Título Total de ejemplares Se regresa la factura vía correo electrónico para que la corrijan en los Centros de Consecutivo de ejemplares Consecutivo de ejemplares Procesos Recepción de solicitud de cargos por correo electrónico Volumen Material complementario (opcional) Observaciones (opcional) Volumen Material complementario (opcional) Observaciones (opcional) Se corrigen los datos de la factura en campus para volverlo a enviar a la Coordinación de Procesos Técnicos

4 Las copias deben incluir los siguientes elementos: Sello del campus Descripción física Será una no conformidad del producto si las fotocopias no incluyen alguno de los siguientes elementos: Sello del campus Descripción física Se regresan las copias que no incluyan la información completa a los Centros de Serie (opcional) Serie (opcional) Procesos Recepción de fotocopias para nuevos procesos (material bibliográfico) Bibliografía o referencias bibliográficas (opcional) Notas (opcional) Cantidad de ejemplares Bibliografía o referencias bibliográficas (opcional) Notas (opcional) Cantidad de ejemplares Se corrigen los datos que debe contener las copias para volverlos a enviar a la Coordinación de Procesos Técnicos Directo y/o Coordinador del Centro de Para la catalogación de los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos se debe respetar el segundo nivel de catalogación según las RCA2 conforme si no cumple con los criterios de aceptación según las RCA2, es decir si le hace falta alguno de los siguientes elementos: Registrar las omisiones del incumplimiento de alguna especificación del producto en la lista de verificación de revisión de registros catalográficos para después entregarle el reporte al documentalista.

5 Procesos Catalogación en 2º nivel según RCA2 Título propiamente dicho [DGM]= Título paralelo: subtítulo / primera mención de responsabilidad; cada una de las menciones subsiguientes de responsabilidad. Mención de edición. Detalles específicos del material (o tipo de publicación). Título propiamente dicho [DGM]= Título Primer lugar de publicación, paralelo: subtítulo / primera mención de etc. : primer editor, etc., responsabilidad; cada una de las menciones fecha de publicación, etc. subsiguientes de responsabilidad. Mención Extensión del ítem : otros de edición. Detalles específicos del material detalles físicos ; (o tipo de publicación). Primer lugar de dimensiones. (Título publicación, etc. : primer editor, etc., fecha propiamente de la serie / de publicación, etc. Extensión del ítem : mención de responsabilidad otros detalles físicos ; dimensiones. (Título relacionada con la serie, propiamente de la serie / mención de ISSN de la serie, responsabilidad relacionada con la serie, numeración de la serie. ISSN de la serie, numeración de la serie. Título de la subserie, ISSN Título de la subserie, ISSN de la subserie, de la subserie, numeración numeración de la subserie. Notas. de la subserie. Notas. Número normalizado. Número normalizado. Corregir los errores u omisiones que se encontraron en los registros catalográficos Documentalistas Procesos Codificación en Formato MARC La catalogación de los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos se debe realizar de acuerdo a las etiquetas de Formato MARC para cada tipo de material. Ver procedimientos de catalogación para cada tipo de material Será u producto no conforme si no se utilizan las etiquetas MARC correspondientes a cada tipo de material. Ver procedimientos de catalogación para cada tipo de material Registrar las omisiones del incumplimiento de alguna especificación del producto en la lista de verificación de revisión de registros catalográficos para después entregarle el reporte al documentalista. Para la catalogación de los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos se debe realizar de acuerdo a como establecen las polìticas para cada tipo de material Políticas para la catalogación para libros impresos conforme si la catalogación de los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos no se realiza conforme a polìticas Políticas para la catalogación para libros impresos Registrar las omisiones del incumplimiento de alguna especificación del producto en la lista de verificación de revisión de registros t l áfi d é

6 Procesos Políticas de catalogación para cada tipo de material Políticas para la catalogación de revistas Políticas para la catalogación de material audiovisual Políticas para la catalogación de material electrónico Políticas para la catalogación de material sonoro Políticas para la catalogación de material de INEGI Políticas para la catalogación de otros tipos de materiales Políticas para la catalogación de revistas Políticas para la catalogación de material audiovisual Políticas para la catalogación de material electrónico Políticas para la catalogación de material sonoro Políticas para la catalogación de material de INEGI Políticas para la catalogación de otros tipos de materiales catalográficos para después entregarle el reporte al documentalista. Corregir los errores u omisiones que se encontraron sobre la aplicación de políticas para la catalogación de cada tipo de material Documentalistas conforme si la clasificación Para la asignación de la clasificación LC se LC asignada se duplica en debe cuidar además de que no se duplique en los índices y además no el índice que contenga los siguientes cumpla con alguno de los elementos siguientes elementos: Clase General Clase General Registrar las omisiones del incumplimiento de alguna especificación del producto en la lista de verificación de revisión de registros catalográficos para después entregarle el reporte al documentalista. Procesos Clasificación LC para monografías, pruebas psicológicas, audiovisuales, electrónicos y sonoros Subclase Número de cutter de reservado de clasificación (opcional) Número de cutter del autor o título Subclase Número de cutter de reservado de clasificación (opcional) Número de cutter del autor o título Corregir los errores que se encontraron sobre la asignación de la clasificación LC Documentalistas Para la asignación de la clasificación decimal de Dewey se debe cuidar además de que no se duplique en el índice que contenga los siguientes elementos conforme si la clasificación decimal de Dewey asignada se duplica en los índices y además no cumpla con alguno de los siguientes elementos: Registrar las omisiones del incumplimiento de alguna especificación del producto en la lista de verificación de revisión de registros catalográficos para después entregarle el reporte al documentalista.

7 Procesos Clasificación Dewey para materiales de INEGI Clasificación Decimal Número de cutter del Autor o título Clasificación Decimal Número de cutter del Autor o título Corregir los errores que se encontraron sobre la clasificación de Dewey Procesos Clasificación local para Tesis La asignan en campus, nosotros sólo verificamos que venga la clasificación conforme si las tesis que envíen de los campus al departamento de procesos no tienen su clasificación local Se regresan las tesis al campus para que se les asigne la clasificación local En campus se registran la clasificación en las tesis y se vuelven a enviar a procesos Directores y/o Coordinadores de Centros de Será u producto no conforme si a los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y Los materiales bibliográficos, audiovisuales, electrónicos no se le asigna sonoros y electrónicos deben incluir según alguno de los siguientes sea el caso los siguientes tipos de tipos de encabezamientos encabezamientos exceptuando los materiales de materia exceptuando la que son literatura literatura Registrar las omisiones del incumplimiento de alguna especificación del producto en la lista de verificación de revisión de registros catalográficos para después entregarle el reporte al documentalista. Procesos Encabezamientos de materia, exceptuando la literatura Encabezamientos de autor personal y corporativo Encabezamientos de reunión o conferencia Encabezamientos de tema general Encabezamientos de tema geográficos Encabezamientos de autor personal y corporativo Encabezamientos de reunión o conferencia Encabezamientos de tema general Corregir los errores u omisiones que se encontraron en la asignación de encabezamientos de materia Documentalistas Para la asignación de códigos de barras se debe de cumplir con los siguientes elementos: Código de barras conforme si en la asignación de códigos de barras no incluye alguno de los siguientes elementos: Código de barras Registrar las omisiones del incumplimiento de alguna especificación del producto en la lista de verificación de revisión de registros catalográficos para después entregarle el reporte al

8 Sub-biblioteca Sub-biblioteca g p documentalista. Colección Colección Tipo de clasificación Tipo de clasificación Procesos Códigos de barras para cada ejemplar por tipo de material y campus al que pertenece Clasificación Descripción (no. de ejemplar) Tipo de material Estatus del ítem Estadística Clasificación Descripción (no. de ejemplar) Tipo de material Estatus del ítem Estadística Corregir los errores u omisiones que se encontraron en la asignación de códigos de barras Documentalistas Procesos Envío de notificación de cargos vía correo electrónico a los Centros de. La factura debe incluir los códigos de barras asignados Será una no conformidad si la factura no incluye los códigos de barras asignados Incluir los códigos de barras a los ejemplares que les faltó Llamar al campus para informar que a la factura, le hicieron falta códigos y que por lo tanto se le va a enviar otro ya corregido Documentalistas Procesos Envío de fotocopias de material bibliográfico y de materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos físicamente con códigos de barras asignados Fotocopias escaneadas o digitalizadas y material físico con códigos de barras asignados Será una no conformidad si las fotocopias escaneadas o digitalizadas y el material físico no tienen códigos de barras asignados Incluir los códigos de barras a las copias y al material físico que les faltó. Llamar al campus para informar que les hizo falta códigos a las fotocopias y a los materiales físicamente Documentalistas Rango de 1.5 a 3 cm. de la base y pegadas en el lomo del libro conforme si las etiquetas no están pegadas a la altura indicada conforme si los datos de la Los datos de la etiqueta deben comenzar del etiqueta no comienzan del lado izquierdo del lomo del libro y continuar lado izquierdo del lomo del hacia la derecha. libro Proceso Físico Etiquetas de clasificación pegadas Cinta cristal encima de las etiquetas para protegerlas conforme si las etiquetas no están cubiertas con cinta cristal Responsable del proceso físico Detener los materiales en el área donde se realiza el proceso físico del Centro de Responsable del proceso y/o responsable del Centro de Rango de 1.5 a 3 cm. de la base del libro y pegadas en la tapa frontal o posterior del libro conforme si las etiquetas no están pegadas a la altura indicada

9 conforme si las etiquetas no están pegadas junto con la Debe quedar pegada junto con la etiqueta de etiqueta de clasificación en clasificación en la tapa frontal o posterior del la tapa frontal o posterior material del material Proceso Físico Etiquetas de códigos de barras pegadas Cinta cristal encima de las etiquetas para protegerlas conforme si las etiquetas no están cubiertas con cinta cristal Responsable del proceso físico Detener los materiales en el área donde se realiza el proceso físico del Centro de Responsable del proceso y/o responsable del Centro de Los materiales bibliográficos deben tener sello en: conforme si los materiales bibliográficos no tienen sellos en: Sello en la portada Sello en la portada Proceso Físico Sellos Sello en la contraportada Tres sellos en las páginas interiores Sellos en los cantos del libro Sello en la contraportada Tres sellos en las páginas interiores Sellos en los cantos del libro Responsable del proceso físico Detener los materiales en el área donde se realiza el proceso físico del Centro de Responsable del proceso y/o responsable del Centro de Proceso Físico Cinta magnética Cintas magnéticas pegadas en las páginas interiores de los libros, revistas; en los materiales audiovisuales, sonoros y electrónicos conforme si los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos no tienen pegada la cinta magnética Responsable del proceso físico Detener los materiales en el área donde se realiza el proceso físico del Centro de Responsable del proceso y/o responsable del Centro de Proceso Físico Papeleta de devolución pegada en los materiales que se préstan Papeleta de devolución pegada en la última hoja del libro o en la tapa posterior interna centrada en la parte superior y en la tapa posterior de los materiales audiovisuales, sonoros y electrónicos conforme si los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos no tienen pegada la papeleta de devolución Responsable del proceso físico Detener los materiales en el área donde se realiza el proceso físico del Centro de Responsable del proceso y/o responsable del Centro de

10 Proceso Físico Envío del material con proceso físico a la colección para que se intercale Los materiales deben estar etiquetados con clasifiación y códigos de barras; sellados, con cinta magnética y con papeleta de devolución pegada conforme si los materiales no están etiquetados con clasifiación y códigos de barras; sellados, con cinta magnética y con papeleta de devolución pegada Responsable del proceso físico Completar el proceso físico Se solicita al encargado de intercalar los materiales que regrese al área de proceso físico los que no tengan el proceso completo. Responsable del proceso y/o responsable del Centro de Préstamo de libros Servicio eficaz y amable Satisfacción del cliente en el servicio de préstamo de libros Se presentará una no conformidad, si se incumple con la meta establecida de satisfacción en el esquema del proceso Encuesta de Servicio de Préstamo de Libros Responsable del Proceso Formulario Identificación de transferencia primaria al Archivo General con los siguientes datos: -Centro de trabajo Universidad No recibir el formato solicitado. Solicitar al área que transfirió la documentación el envío del formato. -Fecha de transferencia Área que solicita la transferencia Procesos Recepción de Formularios Identificación de transferencia y relación de expedientes transferidos al debidamente requisitados. Dirección General de adscripción Área jerárquica superior inmediata -Tipo de documentación que transfiere -Periodo al que corresponde la documentación -Número de archiveros enviados -Nombre, puesto y firma del titular del área Formulario Relación de expedientes transferidos al Archivo General, con los siguientes datos: -Fecha de transferencia -Número de archivero Formato con datos incorrectos y/o incompletos. No recibir el formato solicitado. Confirmar los datos correctos y corregir el formato registrando los datos correspondientes. Solicitar al área que transfirió la documentación el envío del formato. Archivista.

11 -Número de expediente -Título del expediente -Años o periodo de la documentación -Nombre, puesto y firma del titular del área que transfiere Formulario Identificación de transferencia primaria al AG con los siguientes datos: -Número de transferencia Formato con datos incorrectos y/o incompletos. Confirmar los datos correctos y corregir el formato registrando los datos correspondientes. -Fecha de recepción -Total de archiveros recibidos -Serie documental -Número de inventarios Datos de control archivístico duplicados y/o equivocados. Confirmar y asignar los datos correctos. -Observaciones Procesos Asignación de datos de control archivístico. -Sello de Archivo General -Nombre, puesto y firma de quien recibe la transferencia Formulario Relación de expedientes transferidos al AG. Con los siguientes datos: -Clave topográfica Periodo Fecha de baja -Total de expedientes recibidos Datos de control archivístico duplicados y/o equivocados. Confirmar y asignar los datos correctos. Archivista. Clasificación Sello de Archivo General Formulario Inventario general de documentación, con los siguientes datos: -Nombre del área -Nombre y clave del centro de trabajo Número de transferencia -Título del expediente -Fecha del expediente -Área generadora -Área jerárquica superior -Presentación de la documentación

12 Procesos Catalogación de -Periodo general del expediente -Número de ejemplares o legajos Registros catalográficos equivocados y/o incompletos Confirmar y corregir los datos Archivista -Clasificación -Valor documental -Año de baja -Datos finales del inventario -No. de transferencia -Total de archiveros -Total de expedientes -Periodo general -Año de vencimiento -Fecha de inventario -Siglas de la DAG y del Archivista Procesos Clasificación de Se anota a cada expediente la clasificación correspondiente: -Número consecutivo de expediente -Número consecutivo de archivero Expediente sin clasificación o con clasificación equivocada. Confirmar y asignar en el expediente la clasificación correcta. Archivista. -Siglas de la serie documental Los registros catalográficos deben ser capturados en Excel. La información de los catálogos documentales no corresponde a los expedientes concentrados. Confirmar y capturar los registros con los datos correctos. Procesos Captura de la información en base de datos. Los inventarios documentales deben capturarse en el formulario de Inventario General de Documentación. Captura de datos equivocados y/o incompletos. Formulario del inventario general de documentación no elaborado. Confirmación y corrección inmediata de datos. Capturar los registros Archivista. catalográficos en el formulario. Los inventarios documentales se almacenan en computadora por: No se tiene acceso inmediato a la información d l tál l PC Verificar el almacenamiento correcto del inventario d t l

13 -Grupo documental de los catálogos en la PC. documental. -Serie documental -Centro de trabajo Procesos Captura de la información en base de datos. -Área generadora Inventario documental respaldado en disco extraíble. Catálogos documentales no respaldados en disco extraíble. Realizar el respaldo de la información inmediatamente en el disco extraíble Archivista. Catálogos actualizados en base de datos. Expedientes archivados de acuerdo a la clasificación asignada. Archiveros con la etiqueta de Archivo General debidamente requisitada, formulario -Nombre del área -Dirección General de adscripción -Nombre del centro de trabajo -Clave del centro de trabajo Catálogos no actualizados en la base de datos. Los expedientes están revueltos dentro del archivero. El expediente no fue archivado en el lugar correspondiente. El archivero no cuenta con la etiqueta de Archivo General. Almacenar el inventario faltante en la base de datos Ordenar los expedientes dentro del archivero de acuerdo a la clasificación asignada. Localizar el expediente y archivarlo correctamente. Elaborar y colocar la etiqueta correspondiente. -Remitente Procesos Archivación de -Listado de documentación enviada -Número de transferencia Archivista. -Fecha de recepción -Serie documental -Periodo general -Fecha probable de depuración Etiqueta con datos equivocados y/o incompletos. Verificación y asignación de datos correctos. -Clave topográfica -Observaciones Ubicar el archivero en el lugar que le corresponde en el área de acervo en concentración según la serie documental a la que pertenece. El archivero no se encuentra en el lugar que le corresponde en la estantería. Verificar si el archivero ha id d l Verificar si ese archivero ya ha sido dado de baja definitiva.

14 Procesos Integración y entrega del informe final de transferencia documental. Inventario documental impreso y engargolado con el formulario de Identificación de Series Documentales de la Dirección de Archivo General, conteniendo los siguientes datos: -Nombre de la empresa No elaborar el formulario Elaboración del formulario. Archivista -Nombre del centro de trabajo -Clave del centro de trabajo -Nombre del área que genera la documentación -Dirección General de adscripción -Área superior inmediata -Serie documental -Tipos de documentos originales, copias y fotocopias -Periodo de la documentación Datos equivocados y/o incompletos. Verificación y registro de datos correctos. -Año de vencimiento -Número de transferencia -Numero de archiveros -Número de expedientes -Observaciones de la DAG Procesos Integración y entrega del informe final de transferencia documental. -Fecha de análisis documental -Nombre y firma del archivista Calendario de vigencias documentales actualizado, formulario AG-FO-011 con los siguientes datos: Archivista y/o Director. -Número de archivero y número de expedientes -Número de transferencia No elaborar y/o actualizar el calendario. Elaboración y/o actualización del calendario. -Nombre del área -Clave del centro de trabajo -Periodo de los expedientes -Año de vencimiento -Mes y año de inventario

15 -Fecha de baja definitiva del Archivo G l -Datos finales -Número de archiveros Datos equivocados y/o incompletos. Confirmación y registro de datos correctos. -Numero de expedientes -Periodo general de la transferencia -Año de vencimiento de la transferencia -Serie documental Actualización del Control anual de transferencias recibidas, con los siguientes datos. -Número de transferencia Procesos Integración y entrega del informe final de transferencia documental. -Fecha de recepción -Área que transfiere la documentación -Nombre del centro de trabajo -Clave del centro de trabajo -Total de archiveros y expedientes transferidos -Serie documental y periodo de la documentación -Números de inventario asignados. Control anual de transferencias recibidas no actualizado. Actualizar el control anual de transferencias recibidas. Archivistas. Brindar trato amable y cordial a todos los usuarios. Saludo cordial y atención personalizada al usuario. Mal trato del archivista al usuario al atender el servicio. El archivista ofrecerá una disculpa al usuario y corregirá su actitud. Orientar al usuario sobre los servicios que ofrece el archivo. Brindar al usuario orientación en forma amable y correcta. Que el archivista no brinde la orientación solicitada por el usuario. El archivista con mayor conocimiento de los servicios brindará información al usuario. Orientar al usuario sobre el procedimiento para el servicio de consulta y préstamo de Brindar al usuario asesoría sobre el procedimiento para el servicio de consulta y préstamo de expedientes en forma clara y sencilla. Que el archivista no brinde la orientación solicitada por el usuario. El archivista con mayor conocimiento de los procedimientos brindará información al usuario. Confirmar la información y el Recepción del formulario Solicitud de préstamo de expedientes al Confirmar con el usuario la información y el servicio solicitado. Formulario Solicitud de préstamo de expedientes con los siguientes datos: -Centro de trabajo Universidad No confirmar con el usuario la información y el servicio No recibir el formulario. Comunicarse con el usuario y confirmar la información y Solicitar y recibir el formulario, registrar los datos de control archivístico.

16 -Fecha de solicitud Clave de empleado Nombre Puesto Área de adscripción Firma del usuario -Tïtulo(s) de expediente(s) solicitado(s). -Periodo del expediente Formato con datos incompletos y/o incorrectos. Confirmar y asignar los datos correctos. -Clasificación Firmas de autorización del titular del área que solicita la documentación y del titular Clave de empleado Nombre Puesto Firma -Número de solicitud Datos de control archivistico Fecha de solicitud -Tipo de servicio -Fecha de devolución Formato con datos incompletos y/o incorrectos. Confirmar y asignar los datos correctos. -Nombre y firma del archivista -Observaciones Dar prioridad a las solicitudes de consulta y préstamo de Atender inmediatamente las solicitudes recibidas. No atender la solicitud de consulta y/o préstamo de expedientes en forma oportuna. Atender sin demora las solicitudes. Verificar el derecho del usuario al acceso a la información solicitada. Que la información requerida haya sido generada por el área que la solicita. Que el usuario no cuente con derecho de acceso a la información solicitada. Informar al usuario que debe solicitar la firmas de autorización del titular de su área y del titular del área generadora de la información.

17 Expedientes para consulta y/o préstamo que cumplan con los procesos Expedientes debidamente catalogados, clasificados e integrados. Que los expedientes no cumplan con los procesos correspondientes. Realizar los procesos necesarios. Expedientes libres de polvo. Expedientes sucios. Limpiar el expediente. Expedientes en buenas condiciones de higiene y seguridad. Expedientes sin manchas de humedad, hongos y oxidación. Carpetas, fólderes, engargolados o encuadernados en buenas condiciones de conservación. Expedientes contaminados. Expedientes maltratados o rotos. Identificar el expediente como contaminado y colocarlo en el área de acervo designada para documentación contaminada. Cambiar la carpeta, fólder o engargolado dañado. Que los expedientes se encuentren disponibles para el préstamo en el área de acervo en concentración. Expediente en el área de concentración. Que los expedientes solicitados estén en concentración. Confirmar si el expediente ha sido prestado a otro usuario. Formulario con los siguientes datos: Carta de envío de documentación -Fecha -Destinatario No elaborar ni enviar la carta Elaborar y enviar la carta anexando los -Texto -Descripción de los expedientes enviados: Título del expediente y nombre del documento cuando corresponda Fecha o periodo Clasificación -Despedida

18 -Antefirma -Lema -Nombre, puesto y firma -Anexos -Copias Formulario con los siguientes datos: -Número de solicitud -Fecha de consulta -Fecha de préstamo Actualizar el formulario de trazabilidad del servicio de consulta expedientes -Fecha de devolución Número de solicitud mensual Número de expedientes consultados y/o prestados mensual -Total mensual de expedientes prestados y/o consultados Datos equivocados y/o incompletos. Confirmación y registro de datos correctos. Archivista y/o Directora de -Títulos de los expedientes -Clasificación -Nombre del solicitante Registro no actualizado. Actualizar el registro -Área de adscripción -Clave del centro de trabajo Trato amable y cordial a todos los usuarios Despedida cordial. Queja Directora de Archivo General. Registrar y atender el problema que originó la queja. Comunicación directa con el titular del área, con la finalidad de resolver el problema que generó la queja. Directora de No brindar el servicio en forma oportuna. Servicio eficiente en tiempo y forma. Queja Registrar y atender el problema que originó la queja.