3. BASE LEGAL Y OTROS DOCUMENTOS No se registran normas en el presente documento.

Transcripción

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2 UCSUR-CT-P-8-V1 2 / 5 1. OBJETIVO Establecer las instrucciones contables y administrativas que deberán seguirse para la programación y toma física del inventario de los bienes muebles del activo fijo de la organización y el tratamiento administrativo y contable aplicable y/o faltante. 2. ALCANCE Las disposiciones de este procedimiento se aplicarán a todos los bienes muebles del activo fijo de la organización, independientemente de su ubicación, cuantía, uso o valor y modalidad de su adquisición. El presente documento es de aplicación obligatoria para el área de Contabilidad. El presente documento es de aplicación obligatoria para el área de Contabilidad con apoyo en el sistema del área de Proceso y Tecnología. 3. BASE LEGAL Y OTROS DOCUMENTOS No se registran normas en el presente documento. 4. DEFINICIONES 4.1 Activo fijo: Aquellos bienes que la empresa utiliza de una manera continua durante el curso normal de sus operaciones y que representarán al conjunto de servicio que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido. 4.2 Inventario: Relación escrita, hecha en un momento dado, de los bienes, créditos y deudas de toda índole de una persona o entidad, o de los efectos contenidos en un local, establecimiento o propiedad. 4.3 Ajuste de inventario: Tiene por objetivo la rectificación del resultado contable, para lo cual se realiza un asiento de ajuste. 5. CONDICIONES BÁSICAS 5.1 DE LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. Esta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso. La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y de seguridad Pasos para la realización del inventario. Para la realización del inventario, deberá disponerse de un plan de acción específico, condiciones de trabajo adecuado e información base para verificar su existencia y condición. Para ello se requiere: i. Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios en los cuales se hará el conteo físico por áreas (Ejm. Villa, Edif. Cantuarias, etc.), y el personal (propio y/o contratado) a cargo del mismo. ii. iii. Suspender temporalmente la movilización interna de equipos. Las excepciones deben ser tratadas de manera especial. Generar reporte con la información registrada en el módulo de activos fijos mediante el cual se identifiquen todos los activos fijos y estructurar un formato con la siguiente información. 1. Información según Sistema de Activos Fijos 2. Conteo físico a) Descripción Activo I. Nombre II. III. IV. Tipo Sub-tipo Marca V. Modelo VI. Serie b) Ubicación (organización, área geográfica) c) Custodio d) Cuenta contable bajo la cual está registrado e) Cantidad a) Cantidad (Existencia según conteo físico) b) Faltantes c) Sobrantes d) Observaciones (estado de conservación, condiciones de utilización, seguridad, etc.) 3. En el acto de la toma de inventario, a cada unidad del activo fijo que no disponga de etiqueta de identificación permanente, se procederá a colocarle una etiquete de identificación permanente. Esta etiqueta contendrá el

3 UCSUR-CT-P-8-V1 3 / 5 Código (numérico o alfanumérico) mediante el cual se identifica el respectivo activo en el Módulo de Activo Fijo. Dicha etiqueta deberá ser de un material resistente a las condiciones ambientales. 4. Una vez que se haya terminado el conteo físico de cada ítem se conciliará con las cifras reflejadas en los libros contables (Módulo de activo Fijo). En caso de que surja alguna diferencia, sobrante o faltante, se hará una nueva verificación y si dicha diferencia se ratifica, se procederá de la siguiente manera: a) En el caso de faltantes, deberán con apoyo del custodio y de Servicio Generales, determinar las causas que originaron el faltante. b) En el caso de sobrantes, deberán con apoyo del custodio y de Servicios Generales, determinar la procedencia de los mismos. Una vez que se haya conciliado, se procederá de la siguiente manera: a) Faltantes I. Se preparará un registro contable firmado por el custodio del ítem o ítems faltantes. II. Este registro debe ser aprobado por el Jefe de Contabilidad. Los registros contables serán los siguientes: 1.2 Sub-Cuenta Detalle (Inventario) Ganancias y Pérdidas b) Sobrantes I. Se hará una revisión para localizar las facturas respectivas y efectuar los registros contables por el precio de costo. II. De no obtener las facturas que amparen las compras correspondientes, se comparan los precios a la fecha de adquisición con ítems similares y se registrarán al precio de mercado de la fecha de adquisición o al costo, el que sea más bajo. III. De no conocer la fecha de adquisición, se registrarán al costo o precio de mercado el que sea más bajo a la fecha del registro, para lo cual se deberá solicitar información a los proveedores de lates bienes. Este precio al costo o mercado, el que sea más bajo, se disminuirá en una cantidad razonable por concepto de depreciación, según las condiciones de operatividad del equipo del cual se trate. Los registros contables serán los siguientes: 1.20 Sub-Cuenta Detalle (Inventario) Ganancias y Pérdidas 6. CONDICIONES ESPECÍFICAS 6.1 Existen una serie de actividades de preparación a considerar para la toma de inventario: a) Ordenamiento de las zonas y bienes a inventariar. b) Regularización de cualquier movimiento pendiente. c) Información de corte documentario. d) Al realizar el inventario se debe considerar el estado del bien (disponible, en desuso, malogrado, etc.). e) Preparación de los equipos de personas y material requerido (formatos impresos, etiquetas, etc). f) Comunicación al resto de áreas involucradas (Contabilidad, Logística, Servicios Generales y Soporte Técnico). g) Si el área a inventariar requiere del responsable del ambiente se necesita que se realice una coordinación previa para su presencia mientras se realiza el inventario de esa zona.

4 UCSUR-CT-P-8-V1 4 / 5 h) Después de haber realizado el inventario físico al área de Contabilidad realizará el informe de valuación de inventarios, en el cual sustenta todas las observaciones encontradas. Este informe será revisado con el Jefe de Operaciones. Luego de hacer las correcciones respectivas, una copia de este informe se remitirá a la Dirección Central de Administración y Finanzas. i) Es de responsabilidad del área de Contabilidad coordinar el día y hora para que se realice el conteo físico de los activos. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO N Acción Responsable 1 Generar el reporte de activos, cantidad, ubicación. 2 Realiza conteo de activos. 3 Tiene etiqueta? a) Si, revisa el conteo físico. b) No, coloca etiqueta generada. A: Contabilidad 4 Revisar conteo físico y del sistema. P: Asistente Principal 5 Cuadra la cantidad? a) Si, genera reporte general de activos. b) No, realizar ajuste contable en el sistema. Fin 8. FORMULARIOS Y/O REPORTES Libro de activo fijo. Reporte de activos fijos por ambiente y por local. Reporte de faltantes de activos fijos. Reporte de sobrantes de activos fijos. 9. ANEXOS 9.1 Flujograma del Procedimiento de Programación y Registro de Información del Inventario Físico.

5 UCSUR-CT-P-8-V1 5 / 5 FLUJOGRAMA DEL CONTABILIDAD Inicio Generar reporte de activos, cantidad, ubicación. Realizar conteo de activos. Tiene Etiqueta? No Colocar etiqueta generada. Si Realizar conteo de físico. Revisar conteo físico y del sistema. Cuadran montos, ubicaciones, activos? No Colocar etiqueta generada. AM Transacciones de Activos. Si Generar reporte general de Activos. Fin ELABORADO POR: SUPERVISADO POR: APROBADO POR: Miluska Núñez - Área de Procesos y Tecnología Raúl Marcos - Área de Contabilidad Jaime Tamashiro - Dirección de Administración y Finanzas REVISIÓN: CADA 6 MESES FECHA DE ELABORACIÓN: Diciembre 2009