MANUAL DE OPERACIÓN SERVICIO I.V.R. Y DESDE LARGA DISTANCIA COMUNIQUESE AL: SERVICIO TELEFÓNICO INTERACTIVO

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1 MANUAL DE OPERACIÓN SERVICIO I.V.R. SERVICIO TELEFÓNICO INTERACTIVO PARA PROFESIONALES DE LA SALUD Y DESDE LARGA DISTANCIA COMUNIQUESE AL:

2 Mesa de Ayuda Transalud Usted cuenta con la mesa de Ayuda de Transalud, que funciona de Lunes a Viernes de 8 a 21 horas, con excepción de los feriados nacionales. En dicha Mesa de Ayuda recibirá asesoramiento: Sobre la forma de ingresar los datos de las transacciones. Cuando tenga dudas sobre cómo proceder frente a alguno de los mensajes de error que le responde el sistema. Cuando por algún motivo no pueda registrar las prestaciones. Cuando no se pueda establecer la comunicación telefónica Cuando el profesional no recordara la clave personal que le permite acceder al sistema IVR, podrá solicitarla a la Mesa de Ayuda. El operador requerirá algunos datos del profesional para constatar su identidad. No se debe olvidar que la clave de acceso es personal y su divulgación es de exclusiva responsabilidad del profesional propietario de la misma. Mesa de Ayuda Transalud (líneas rotativas) o desde larga distancia comuníquese al De Lunes a Viernes de 8 a 21 horas 2

3 Descripción de las Transacciones 1. Registrar Prestaciones Es la transacción por la cual el prestador tiene la posibilidad de informar a la Administradora de Salud las prestaciones. Es importante destacar que al registrar las prestaciones por este sistema, está procediendo a facturarlas en forma automática. Una vez informadas y aprobadas las prestaciones realizadas, se actualiza la pre-factura del prestador, quedando sujetas a validación según las normas de facturación de la Administradora de Salud. 2. Validar un Asociado Permite al profesional, constatar con el Centro de Autorizaciones de la Administradora de Salud lo concerniente al estado administrativo del asociado. 3. Anular Transacciones Registradas Es el procedimiento que permite anular una transacción previamente aprobada. El plazo para poder hacerlo depende de cada Administradora de Salud. 4. Registrar Prestaciones Diferidas Es la transacción que permite al profesional informar a la Administradora de Salud toda prestación que realizó anteriormente y que por causas especiales (ausencia de línea telefónica, prestaciones fuera del consultorio) no pudo ingresarla en el momento real de la prestación. Restaurado el problema las prestaciones deben ser ingresadas al sistema por medio de esta transacción, informando a través de la transacción cuál fue la fecha real en que otorgó la prestación. El plazo para poder hacerlo depende de cada Administradora de Salud. 5. Solicitar Autorización A través de esta transacción el profesional informa a la Administradora de Salud la prescripción de un tratamiento sesionado y solicita la emisión de una orden de autorización. Este número de autorización es el que ingresará cada vez que se registre una sesión del tratamiento informado. Esta transacción se utiliza al comenzar el tratamiento prescripto para generar la autorización y se debe informar la matrícula del médico que prescribió el tratamiento. Cabe aclarar que cuando se registre una sesión de un tratamiento no autorizado previamente, el sistema dirá Requiere Prescripción, lo que estará indicando que debe pedir la autorización correspondiente. 6. Rescatar Autorizaciones Esta transacción permite al profesional obtener información de la Administradora de Salud acerca de las autorizaciones en curso que un determinado asociado tiene vigentes. Cambiar la Clave Personal Opción 9 Al ingresar al Sistema Telefónico de Transalud, se constata la identidad del prestador mediante su número de usuario y su clave personal de cuatro dígitos. Este mecanismo asegura que ninguna otra persona realice transacciones en nombre de alguno de los prestadores habilitados en el sistema. Para asegurar su privacidad y seguridad el prestador puede a través de esta transacción, cambiar su clave las veces que lo desee. 3

4 Documentación Respaldatoria Será imprescindible utilizar las planillas de consultas y prácticas confeccionadas especialmente para este sistema. Estas planillas podrán ser usadas para cotejarlas con la liquidación efectuada por su Administradora de Salud al cierre de cada período. Importante: LAS PLANILLAS ANTERIORMENTE MENCIONADAS CONFORMADAS POR LOS ASOCIADOS, DEBERAN SER CONSERVADAS POR EL PRESTADOR DE ACUERDO AL TIEMPO QUE LA ADMINISTRADORA DE SALUD CONSIDERE NECESARIO Y LAS MISMAS PODRAN SER REQUERIDAS POR AUDITORIA MÉDICA. 4

5 Descripción del Servicio IVR Todas las transacciones se pueden llevar a cabo utilizando teléfonos por tonos. Las transacciones serán ON-LINE, en comunicación directa con el centro de autorizaciones de la Administradora de Salud Bastará con contar con un teléfono por tonos (este puede ser fijo, público o del tipo móvil) para utilizar el servicio IVR (del inglés: Interactive Voice Response). La distribución típica de un teclado telefónico es la siguiente: # Entre las doce teclas que componen el teclado existen diez con los números del 0 al 9 y dos teclas especiales: La tecla Asterisco ( ) a la izquierda del cero y la tecla Numeral (#) a la derecha del cero. Mediante este teclado se ingresaran los datos que el sistema requiera para las transacciones. Para tener acceso al Servicio, el Usuario habilitado para este sistema deberá marcar el número telefónico: o desde larga distancia comuníquese al Inmediatamente escuchará lo siguiente: 1 Bienvenido al sistema Transalud Ingrese su código de Usuario Deberá ingresar el código de usuario que tenga asignado. Ej: Ingrese su clave personal de cuatro dígitos Deberá ingresar su clave personal de cuatro dígitos. Recuerde que esta clave es confidencial. 3 Indique la Administradora de Salud Para Obra Social Luis Pasteur marque 1 Para Femedica marque 2 - Para marque 3 Usted está operando con...(nombre de la Administradora de Salud) 4 Puede elegir la opción antes de que termine el mensaje: - Para registrar una prestación marque 1 - Para validar un asociado marque 2 - Para anular una transacción marque 3 - Para registrar prestaciones diferidas marque 4 - Para solicitar autorización marque 5 Este menú de opciones lo escuchará personalizado de acuerdo a las Administradoras de Salud con las que usted opere este servicio. Si usted lo utiliza solo con una Administradora este menú no lo escuchará. Elija que operación desea hacer, puede marcar la opción antes de que se termine el mensaje. 5

6 - Para rescatar una autorización marque 6 - Para cambiar su clave de acceso marque 9 - O marque 0 para salir del sistema NOTA: Tanto para la opción 1 como la opción 4 (registrar prestaciones) existen dos variantes, una dirigida a las prácticas habituales ambulatorias, y otra aplicable a aquellos tratamientos que se realizan en sesiones. Usted según su especialidad tendrá pre-asignada una de estas variantes. (VER PAGINA 9) 6

7 OPCION 1 Registrar Prestaciones Medicina 1 Ingrese el código de la prestación Debe ingresar el código de la prestación que desea registrar, con sus seis dígitos. 2 Indique el tipo de prestación: 1 en consultorio 2 en internación clínica 3 internación quirúrgica 4 en domicilio 3 Marque 1 para confirmar, 2 para volver a ingresar, ó 3 para agregar otra prestación 4 Si la prestación necesita autorización marque 1, sino marque 2 Ingrese el número de autorización Indique en que lugar se lleva a cabo la prestación. Si tiene más prestaciones para ingresar continúe haciéndolo eligiendo la opción 3. Puede ingresar hasta 4 prestaciones, caso contrario con el 1 avanza al siguiente paso. Si la prestación requiere de una autorización previa marque 1 e ingrese el número correspondiente de 8 dígitos. Caso contrario avance con el 2. 5 Ingrese el número del asociado Ingrese todos los dígitos correspondientes al asociado. 6 Aguarde un momento por favor En unos instantes usted recibirá la respuesta. Por favor tome nota del número de transacción o número de control y de los datos que el sistema le informa. 7

8 OPCION 2 Validar un Asociado 1 Ingrese el número del asociado Ingrese todos los dígitos correspondientes al asociado. 2 Aguarde un momento por favor En unos instantes usted recibirá la respuesta que le indicará si el asociado tiene la cobertura de la Administradora de Salud. Ej: Si el asociado está habilitado se escuchará un mensaje de este tipo: El asociado se encuentra habilitado. Número de control xxxxxxxxxx Por favor tome nota del número de control y de los datos que el sistema le informa. 8

9 OPCION 3 Anular una Transacción 1 Ingrese el número de la transacción que desea anular Ingrese los 6 dígitos correspondientes a la transacción que usted desea anular. Recuerde que podrá anular aquellas transacciones que previamente fueron aprobadas. 2 Aguarde un momento por favor En unos instantes usted recibirá la respuesta que le indicará si la transacción fue anulada. El sistema le otorgará un número de control de anulación. OPCION 4 Registrar Prestaciones Diferidas 1 Ingrese el código de la prestación Deberá ingresar el código de la prestación a registrar, con sus seis dígitos. 2 Indique ahora el tipo de prestación: 1 en consultorio 2 en internación clínica 3 internación quirúrgica 4 en domicilio 3 Marque 1 para confirmar, 2 para volver a ingresar, ó 3 para agregar otra prestación 4 Si la prestación necesita autorización marque 1, sino marque 2 Ingrese el número de autorización Indique en que lugar se lleva a cabo la prestación Si tiene más prestaciones para ingresar continúe haciéndolo eligiendo la opción 3. Puede ingresar hasta 4 prestaciones, caso contrario con el 1 avanza al siguiente paso. Si la prestación requiere de una autorización previa marque 1 e ingrese el número correspondiente de 8 dígitos. Caso contrario avance con el 2. 5 Ingrese la fecha en la que realizó la prestación. Debe informar la fecha real en la que usted dio la prestación al asociado. Ingrese dos dígitos para el día, dos dígitos para el mes y cuatro dígitos para el año. Ej.: 1 de Julio de Ingrese el número del asociado Ingrese todos los dígitos correspondientes al asociado 7 Aguarde un momento por favor En unos instantes usted recibirá la respuesta. Por favor tome nota del número de transacción o número de control y de los datos que el sistema le informa. 9

10 OPCION 9 Cambiar la Clave Personal 1 Ingrese su nueva clave personal Deberá ingresar la nueva clave con sus 4 dígitos 2 Ingrese nuevamente su nueva clave personal para que quede confirmada Para asegurarse que usted ingresó lo que quería ingresar se le solicita que lo haga nuevamente 3 Aguarde un momento por favor El sistema le dirá Ya ha quedado modificada su nueva clave personal 10

11 Consideraciones a tener cuenta durante el ingreso de la Transacción: Usted no necesita esperar que finalicen las indicaciones para cada ingreso, si recuerda cuál es el dato que debe ingresar, puede hacerlo directamente. Si usted ingresa mal un dígito antes de alcanzar la longitud total del campo, espere a que el sistema vuelva a pedirle el dato e ingréselo de nuevo correctamente. Tenga en cuenta que el sistema le pedirá que confirme los datos que usted vaya cargando. El sistema repetirá la información ingresada y usted tendrá la opción de confirmarla marcando el 1 o bien corregirla marcando el 2 (podrá reingresarla hasta tres veces). Agotadas las tres oportunidades el sistema le indicará que verifique la información y que luego lo intente nuevamente. Si usted dispone de un teléfono equipado con memorias para almacenar números, esta secuencia puede ser almacenada en su aparato telefónico. Por ejemplo: su código de usuario es y su clave personal 4321, deberá ingresar en la memoria de su teléfono lo siguiente: 12345#4321 Cuando haya realizado satisfactoriamente una transacción, al darle la respuesta el sistema le informará datos tales como el número de transacción o número de control; número de autorización; etc. Si usted no alcanzó a tomar nota puede presionar 1 para volver a escucharlos. Cada vez que usted registre prestaciones el sistema le devolverá un número de transacción. Será importante recordar este número, porque deberá transcribirlo en la planilla de consultas y prácticas diseñada especialmente para este sistema. 11

12 Variantes para tratamientos en sesiones OPCION 1 Registrar prestaciones, para prácticas en sesiones (Ej.: Kinesiología, Fonoaudiología) 1 Ingrese el código de la prestación Debe ingresar el código de la prestación que desea registrar, con sus seis dígitos. 2 Indique ahora el tipo de prestación: 1 en consultorio 2 en internación clínica 3 internación quirúrgica 4 en domicilio 3 Marque 1 para confirmar, 2 para volver a ingresar, ó 3 para agregar otra prestación 4 Si la prestación necesita autorización marque 1, sino marque 2 Ingrese el número de autorización Indique en qué lugar se lleva a cabo la prestación. Si tiene más prestaciones para ingresar continúe haciéndolo eligiendo la opción 3. Puede ingresar hasta 4 prestaciones, caso contrario con el 1 avanza al siguiente paso. Si la prestación requiere de una autorización previa marque 1 e ingrese el número correspondiente de 8 dígitos. Caso contrario avance con el 2. 5 Si continúa el tratamiento marque 1, sino marque 2 Si el asociado concluye el tratamiento en forma anticipada a la cantidad prescripta de sesiones, indíquelo con el número 2, caso contrario ingrese 1. 6 Ingrese el número del asociado Ingrese todos los dígitos correspondientes al asociado 7 Aguarde un momento por favor En unos instantes usted recibirá la respuesta. Por favor tome nota del número de transacción o número de control y de los datos que el sistema le informa. 12

13 OPCION 4 Registrar prestaciones diferidas para prácticas en sesiones (Ej: Kinesiología, Fonoaudiología) 1 Ingrese el código de la prestación Debe ingresar el código de la prestación que desea registrar, con sus seis dígitos. 2 Indique ahora el tipo de prestación: 1 en consultorio 2 en internación clínica 3 internación quirúrgica 4 en domicilio Indique en qué lugar se lleva a cabo la prestación. 3 Marque 1 para confirmar, 2 para volver a ingresar, ó 3 para agregar otra prestación Si tiene más prestaciones para ingresar continúe haciéndolo eligiendo la opción 3. Puede ingresar hasta 4 prestaciones, caso contrario con el 1 avanza al siguiente paso. 4 Si la prestación necesita autorización marque 1, sino marque 2 Ingrese el número de autorización Si la prestación requiere de una autorización previa marque 1 e ingrese el número correspondiente de 8 dígitos. Caso contrario avance con el 2. 5 Si continúa el tratamiento marque 1, sino marque 2 Si el asociado concluye el tratamiento en forma anticipada a la cantidad prescripta de sesiones, indíquelo con el número 2, caso contrario ingrese 1. 6 Ingrese la fecha en la que realizó la prestación. Debe informar la fecha real en la que usted dio la prestación al asociado. Ingrese dos dígitos para el día, dos dígitos para el mes y cuatro dígitos para el año. Ej.: 1 de Julio de Ingrese ahora el número del asociado Ingrese todos los dígitos correspondientes al asociado 8 Aguarde un momento por favor En unos instantes usted recibirá la respuesta. Por favor tome nota del número de transacción o número de control y de los datos que el sistema le informa. 13

14 OPCION 5 Solicitar Autorización Para Prácticas en Sesiones (Ej.: Kinesiología, Fonoaudiología) 1 Ingrese el código de la prestación Debe ingresar el código de la prestación que desea registrar, con sus seis dígitos. 2 Indique ahora el tipo de prestación: 1 en consultorio 2 en internación clínica 3 en internación quirúrgica 4 en domicilio 3 Ingrese la cantidad de sesiones y al finalizar presione # 4 Indique el tipo de matrícula del médico prescriptor, 1 si es nacional o 2 si es provincial Indique en que lugar se llevará a cabo la prestación. Ingrese la cantidad total de sesiones prescriptas en la orden que emitió el médico prescriptor. Ej.: 10 sesiones. Debe indicar el tipo de matrícula del médico que prescribió el tratamiento, eligiendo si es nacional o provincial. 5 Indique el número de matrícula del médico prescriptor Debe ingresar los números que corresponden a la matrícula del médico prescriptor 6 Ingrese el número del asociado Ingrese todos los dígitos correspondientes al asociado 7 Aguarde un momento por favor En unos instantes usted recibirá la respuesta. Por favor tome nota del número de transacción y de los datos que el sistema le informa, que incluye el número de autorización que después usted deberá utilizar para registrar cada una de las sesiones. 14

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