PROCESS GUIDE. Guía de Proceso Para Proveedores

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1 PROCESS GUIDE Guía de Proceso Para Proveedores

2 Contenido ÓRDENES DE TRABAJO ENVIADAS 3 REGISTRO DE ENTRADA 4 REGISTRO DE SALIDA 6 PANEL DE CONTRATISTA 8 ÓRDENES DE TRABAJO 9 AGREGAR NOTAS 10 ADJUNTOS DE ÓRDENES DE TRABAJO 11 PROPUESTAS 14 FACTURAS 18 INFORMACIÓN DE CONTACTO 21 2 ServiceChannel Process Guide

3 Órdenes de Trabajo Enviadas Al enviar una orden de trabajo a usted o a su organización, usted recibirá una Orden de Trabajo via correo electrónico que contendrá este archivo adjunto: Número de Rastreo 2. Ubicación (número de sitio y domicilio) 3. Prioridad, No Exceder Cantidad y fecha programada según la prioridad 4. Problema y equipo, si está disponible 5. Número IVR y PIN 6. Información adicional importante sobre el sitio Siga las instrucciones proporcionadas al final del correo eléctronico de Orden de Trabajo para aceptar o rechazar la Orden de Trabajo. Puede responder utilizando las palabras en inglés "OK" para confirmar que acepta la Orden de Trabajo o NO para rechazar la Orden de Trabajo. Last Revised: March 27, :16 PM 3

4 Registro de Entrada Vía IVR Puede hacer una llamada de voz para registrarse en el sitio. Para hacerlo, siga las instrucciones siguientes. Si desea usar la aplicación de Registro GPS Canal de Servicio para hacer el resgistro, siga las instrucciones de la página siguiente. El registro por GPS primero debe ser habilitado en la ubicación específica por un Suscriptor. Para registrarse: 1. Llame al número de teléfono IVR proporcionado en el correo electrónico e impreso en la Orden de Trabajo. 2. Introduzca el PIN IVR asignado en el correo electrónico e impreso en la Orden de Trabajo. 3. Introduzca el número de rastreo listado en el correo electrónico e impreso en la Orden de Trabajo. La orden de trabajo de servicio se actualizará automáticamente para reflejar que usted está en el sitio y que está comenzando el trabajo de la solicitud de reparación o mantenimiento. 4 ServiceChannel Process Guide

5 Vía App de Registro GPS De manera alternativa, usted puede registrarse con un dispositivo móvil utilizando la aplicación de Registro GPS ServiceChannel que está disponible para dispositivos móviles Android y Apple, si el Suscriptor ha habilitado esta funcionalidad en sus ubicaciones. Para descargar las apps, busque Service- Channel GPS Check-in en la tienda de apps respectiva. Para registrarse: 1. Asegúrese de que la función GPS de su dispositivo móvil está habilitada. 2. Abra la aplicación e introduzca el PIN IVR cuando se lo pida. 3. Introduzca el número de rastreo cuando le sea solicitado. 4. Toque el botón Registro (Check In) cuando aparezca en la pantalla. TLa orden de trabajo de servicio se actualizará automáticamente para reflejar que usted está en el sitio y que está comenzando el trabajo de la solicitud de reparación o mantenimiento. Dentro de poco agregaremos la función de agregar imágenes del antes y el después de la cuestión que está arreglando. Last Revised: March 27, :16 PM 5

6 Registro de Salida Vía IVR Para registrar salida llame al número de teléfono IVR e introduzca su PIN IVR y número de rastreo Se le pedirá presionar uno de los números siguientes para indicar el estado actual del trabajo: 1. El Trabajo está finalizado. 2. El Trabajo no está completo, con alguna de estas consideraciones: Para órdenes de trabajo por demanda, el trabajo requiere autorización. Para órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo, la obra requiere de trabajo adicional. 3. El Trabajo no está completo y requiere partes. 4. El Trabajo no está completo y requiere ua visita de seguimiento. Si usted tiene más de una tecnología, la opción para agregar el número de tecnologías aparece después de las opciones de registro de salida. Por favor quédese en la línea el tiempo suficiente para elegir. El sistema IVR proporcionará una fecha/hora de registro de salida y un número de autorización para confirmar que ha dejado el sitio. La orden de trabajo de servicio se actualizara automáticamente para reflejar que ha dejado el sitio bajo la circunstancia seleccionada. Si el trabajo no está terminado y usted regresará al sitio de trabajo, simplemente regístrese cuando regrese al sitio, de la misma forma como lo hizo antes. 6 ServiceChannel Process Guide

7 Vía App de Registro GPS De forma alternativa, usted puede registrar su salida de un sitio de trabajo usando la app de Registro GPS ServiceChannel, si el suscriptor ha habilitado la funcionalidad en sus ubicaciones. Para registrar salida: 1. Introduzca el número de orden de trabajo cuando se lo pida. 2. Toque el menú desplegable al lado de Estado. 3. Elija el estado apropiado y presione el botón Registrar Salida. 4. Agregue notas en el cuadro de abajo "Agregar su resolución a continuación" y presione el botón Enviar. Su resolución será agregada automáticamente a las notas de orden de trabajo y la orden de trabajo de servicio se actualizará para reflejar que ha salido del sitio. Last Revised: March 27, :16 PM 7

8 Panel del Contratista Por favor visite login.servicechannel.com para iniciar sesión en el sitio web ServiceChannel utilizando la información proporcionada de su cuenta.la primera pantalla mostrada es el Panel del Contratista: Conteo OT YTD: El número de órdenes de trabajo que usted o su organización han terminado hasta este momento del año. 2. Historial: Un menú desplegable que le permite seleccionar una ventana de tiempo para llenar las siguientes secciones. 3. Mi Fixxbook: Contiene información que su información puede recibir de Fixxbook, un directorio en línea que permite que otros busquen sus servicios. (note que usted debe contar con una cuenta de Fixxbook para recibiir esta información.) 4. Vista Principal: Un resumen del número y estados de las órdenes de trabajo que sostiene su organización. 5. Mi Cuadro de Mando: El Cuadro de Mando del Contratista es un cuadro de mando estandarizado que contiene métricas críticas de negocio y KPIs para medir el desempeño del contratista. Anadir Usuarios Para añadir usuarios a su Panel de Contratista, realice los siguientes pasos: 1. Desde el menú principal, haga clic en más > Admin. 2. Haga clic en el botón CREAR NUEVO USUARIO. 3. Introduzca la información del usuario y haga clic en el botón GUARDAR. 8 ServiceChannel Process Guide

9 Órdenes de Trabajo Existen tres secciones en el área de "Órdenes de Trabajo": Negativas: La cantidad total de retroalimentación negativa que su organización ha recibido en encuestras de trabajo terminado. Reclamos: El número de órdenes de trabajo que solicitan que el trabajo sea realizado nuevamente por su empresa. Esto es cuando el trabajo original no fue satisfactorio. Abiertas: El número de órdenes de trabajo abiertas y en progreso que su organización está manejando actualmente. Cada vez que una orden de trabajo es enviada a suu empresa, usted recibirá un correo electrónico de orden de trabajo y ésta se verá reflejada también en esta área. Haga clic en el botón Ver Detalles para abrir una ventana de búsqueda que permite que las órdenes de trabajo existentes sean filtradas de acuerdo a un amplio rango de selecciones. Last Revised: March 27, :16 PM 9

10 Agregar Notas Para agregar notas a una llamada de servicio, puede iniciar sesión en el sitio web ServiceChannel utilizando una computadora o un dispositivo móvil. Para hacerlo, visite login.servicechannel.com e inicie sesión usando la información de su cuenta ServiceChannel. También puede agregar notas de OT al sistema, respondiendo a un correo electrónico de Notas de OT. Las Notas están visibles para todos en el lado del Suscriptor, así que por favor proporcione el mayor detalle posible. Desde el menú principal, haga clic en Rastrear OT/PO, introduzca el número de rastreo en el campo de búsqueda inferior y haga clic en Buscar. En los resultados de búsqueda, realice los siguientes pasos: 1. Encuentre la orden de trabajo y haga clic en su enlace Notas. 2. En la ventana emergente que aparece, haga clic en el botón Agregar Nota/Actualizar Fecha Prog. 3. Introduzca las notas relacionadas con la llamada de servicio en el campo Nota y haga clic en el botón Enviar. Su nota aparecerá al principio de la lista de notas. 10 ServiceChannel Process Guide

11 Adjuntos de Órdenes de Trabajo Existen tres formas de cargar órdenes de trabajo firmadas u otros documentos en el sitio web - utilizando el enlace Attachments en el sitio web al introducir una factura utilizando el enlace Create Invoice en el sitio web o vía correo electrónico. Cada archivo debe ser < 4MB. Ejemplos de los tipos de documentos a ser cargados son: Órdenes de Trabajo Propuestas Facturas Fotos Otros Pueden ser descargados de tres maneras: 1. Haga clic en Archivos Adjuntos en la Orden de Trabajo (la Orden de Trabajo puede ser recuperada usando el enlace Rastrear OT/PO del menú principal o ejecutando un Reporte). A. Aparece una nueva ventana: Haga clic en Upload File. B. Cuando aparece una nueva pantalla, haga clic en Browse para seleccionar el archivo. C. Introduzca una descripción breve del documento (ej., Orden de Trabajo). D. Haga clic en Subir Archivo y Cerrar. E. Haga clic en Actualizar en su navegador para ver el archivo adjunto a la Orden de Trabajo. El reporte actualizado mostrará el nuevo archivo adjunto. Last Revised: March 27, :16 PM 11

12 2. Adjunte la Orden de Trabajo (u otro documento) al enviar una factura, haciendo clic en el enlace Crear Factura(la Orden de Trabajo puede ser recuperada usando el enlace Registrar OT/PO desde el menú principal o ejecutando un reporte). F. Haga clic en Crear Factura; refiérase a Instrucciones de Facturación Web ServiceChannel para instrucciones adicionales sobre cómo introducir una factura. G. Haga clic en Adjuntar su Documento. Cuando aparezca una nueva ventana, siga los pasos 'B' a 'E'. 3. Envíe por la Orden de Trabajo escaneada (u otro documento); esta opción le permite enviar por el archivo adjunto y cargarlo automáticamente a la orden de trabajo. 12 ServiceChannel Process Guide

13 A. Escanee el documento(s); se pueden enviar múltiples arhivos en el mismo , sin embargo, deben de ser para el mismo número de rastreo; en otras palabras, debe haber un por número de rastreo; cree un nuevo mensaje de e inserte los archivos adjuntos. B. En el campo Para, escriba: C. En la línea Asunto del correo, escriba sólo el número de rastreo, ej. Asunto: ; Si la línea de asunto es incorrecta, el documento no se publicará, ni se enviará confirmación. D. Confirme que se muestre el archivo adjunto. E. No escriba nada en el cuerpo del mensaje. F. Haga clic en Enviar. NOTAS: No se regresará un mensaje de error si el documento no se muestra. Los tipos sugeridos de documentos son:.jpg,.gif,.doc,.xls, and.pdf 4. El archivo adjunto se debe cargar en unos minutos. Los resultados pueden ser verificados en el sitio web (la Orden de Trabajo puede ser recuperada usando el enlace Rastrear OT/PO desde el menú principal o ejecutando un Reporte). 5. Para Verificar Múltiples archivos adjuntos, puede ejecutar un reporte basado en una variedad de parámetros; por ejemplo, a continuación se ilustra cómo ejecutar un reporte de facturas con archivos adjuntos. CComience iniciando sesión en servicechannel.com: G. Haga Clic en Facturas, después Revisar facturas. La pantalla de búsqueda aparecerá. H. Asegúrese de que está seleccionado Todo con Categoría y Prioridad. I. Seleccione Rango de Fechas para las facturas a revisar. J. Marque la casilla Reporte Sólo con Archivos Adjuntos. K. Seleccione Tipo de Reporte para mostrar el reporte en el fromato preferido. L. Seleccione la Transacción para revisar o deje #Todas las Transacciones" seleccionado. M. Seleccione generar reporte. N. Los resultados sólo incluirán las facturass que tienen archivos adjuntos. Last Revised: March 27, :16 PM 13

14 Propuestas Hay tres secciones del área "Propuestas" en el Panel del Contratista: RFPs Pendientes: El número de solicitudes de propuesta que esperan respuesta de su organización. Abiertas: El número de propuestas abiertas. Aprobadas: El número de propuestas aprobadas. Haga clic en el botón Ver Detalles para abrir una ventana de búsqueda similar a la búsqueda de "Órdenes de Trabajo" que permite que las propuestas existentes sean filtradas de acuerdo a un amplio rando de selecciones. Crear una Propuesta desde una Orden de Trabajo Para crear una nueva Propuesta para una Orden de Trabajo existente, realice estos pasos desde el Panel del Contratista: 1. Desde el menú principal, haga clic en Reportes OT 2. Busque una OT específica según el estado u otro criterio deseado 3. Haga clic en Crear Propuesta 4. Haga clic en Siguiente en la parte inferior de la página detalles 5. Siga al asistente de creación de propuestas (ver página siguiente) para introducir la propuesta, asegurándose de ser detallado en la sección NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO. 6. Haga clic en Vista Previa de Propuesta, marque la casilla de confirmación y haga clic en Enviar Propuesta. 14 ServiceChannel Process Guide

15 Asistente de Propuestas Inicio: Info Básica de Propuesta PAso 1: Ha habido costos previos a esta propuesta? Paso 2: La información de material debe introducirse aquí. Pueden añadirse más filas si es necesario Last Revised: March 27, :16 PM 15

16 Asistente de Propuestas Paso 3: Costo de instalación, según tipo de mano de obra usada. Paso 4: Otros tipos de gastos van aquí, tales como viajes, honorarios y mano de obra diferente a la instalación. PAso 5: Todo costo de transporte debe ser incluido aquí. 16 ServiceChannel Process Guide

17 Asistente de Propuestas Resumen: Aquí puede ver un resumen de su propuesta. Hacer clic en "Vista Previa de Propuesta" lo llevará a la pantalla de confirmación de envío siguiente. Al terminar, haga clic en "Enviar Propuesta" para cerrar el proceso del asistente. Last Revised: March 27, :16 PM 17

18 Facturas Existen tres secciones en el área de "Facturas" del Panel del Contratista: Listo para Factura: El número de órdenes de trabajo terminadas listas para factura que son facturables pero aún no han sido facturadas por su empresa. Abiertas: El número de facturas que han sido enviadas por su empresa y todavía no son aprobadas.. Aprobadas: El número de facturas aprobadas. Cada vez que se cierra una orden de trabajo como "Terminada" y comienza el proceso de facturación, será reflejado en esta área. Haga clic en el botón Ver Detalles para abrir una ventana de búsqueda similar a la de "Órdenes de Trabajo" que permite que las facturas existentes sean filtradas de acuerdo a un amplio rango de selecciones. 18 ServiceChannel Process Guide

19 El Proceso de Facturación - Basado en la Web Al registrar salida como "terminado" vía IVR o aplicación GPS, la Orden de Trabajo entra a un período de "Confirmación Pendiente", durante el cual el sitio puede calificar la calidad del trabajo realizado con una breve encuesta. Una vez que esta encuesta ha sido llenada o que el periódo definido por un suscriptor ha pasado, la Orden de Trabajo es clasificada como "terminada" y puede ser facturada. Para enviar una factura, regístrese en el sitio web ServiceChannel y busque la Orden de Trabajo según lo descrito en la página Agregar Notas de este manual. En los resultados de búsqueda, realice los siguientes pasos: 1. Encuentre la orden de trabajo y haga clic en Crear Factura. Si no ve el enlace de crear factura, significa que la Orden de Trabajo aún no es facturable debido a que la etapa de confirmación pendiente no ha pasado o no ha sido cerrada. 2. Introduzca la información de la factura, incluyendoel # de Factura, una descripción del trabajo en el campo Texto de Factura y el desglose de la cantidad facturada en los campos apropiados. 3. Para añadir documentación de apoyo a una factura, haga clic en el enlace Adjuntar Su Documento. 4. Haga clic en Enviar para facturar sus servicios. Last Revised: March 27, :16 PM 19

20 El Proceso de Facturación - plantilla de Excel La facturación también puede realizarse a través de una plantilla de excel. Hemos diseñado una plantilla de fácil uso para entrada de una o varias facturas. Puede llenar la información solicitada en MS Excel y enviar una o varias facturas al mismo tiempo en un solo paso. Sólo un archivo puede adjuntarse en cada . Puede encontar la plantilla de Excel aquí: El archivo se encuentra al final, con el nombre I12_Updated.xls. Las columnas # de Versión de la Plantilla, ID de Usuario y PIN son requeridas y SIEMPRE serán las mismas; una vez que introduzca los datos, puede copiarlos y pegarlos a otras filas. Esta información DEBE ser copiada en cada fila que contenga información de la factura; debe haber una fila en la plantilla para cada factura sin filas en blanco entre medio. Introduzca el # de la Factura. Cada contratista puede usar un número de factura una sola vez. Introduzca la Fecha de la Factura en formato MM/DD/AAAA Introduzca el Número de Rastreo. Éste es un campo requerido. El número de rastreo es un número de ocho dígitos asignado por ServiceChannel. Intruduzca el Total de Trabajo, cargo por viaje, material, transporte, descripción de otros cargos y cantidad de otros cargos, impuesto de factura y total de la factura. Por favor note: el total de la factura debe ser la suma de las cantidades de las otras columnas dentro de la fila. Llene el Texto de la Factura; ésta es una descripción detallada del trabajo realizado. Asegúrese de guardar su archivo y que sea Compatible con formato XLS Una vez que haya terminado la plantilla de factura, envíela por correo electrónico a Recibirá un correo de confirmación de ServiceChannel. Cada fila en el archivo de confirmación contendrá resultados de OK con un ID de registro si la factura ha sido enviada correctamente. Si la factura no se envió, un error le explicará qué necesita ser corregido. Sólo las correcciones deben ser reenviadas. Si desea enviar por archivos adicionales diferentes a la plantilla, puede hacerlo enviando su documento a Incluya el # de Orden de Trabajo en la línea de asunto del correo. 20 ServiceChannel Process Guide

21 Información de ServiceChannel info para futuras consultas Puede comunicarse con atención a contratistas en o llamar al dentro de los Estados Unidos. El Contratista también cuenta con acceso directo al Departamento de Atención a Contratistas, una vezz que inicien sesión en ServiceChannel en el lado derecho del menú principal haciendo clic en el nombre de su empresa y después en "ayuda". Una vez ahí, las líneas de atención internacional pueden encontrarse aquí: com/entries/ servicechannel-international-call-center-telephone-listing Programa de Contratistas Select de ServiceChannel: Al realizar transacciones con clientes en la plataforma de ServiceChannel platform, se le pide que se inscriba en el Programa de Contratistas Selecr ServiceChannel Select Contractor Program (SCP). El SCP ofrece características de valor agregado para los contratistas, con el fin de maximizar los beneficios de Service- Channel para su negocio. Funcionalidad, servicios y soporte Personalizado a su nivel de actividad en la plataforma. NOTA: Este programa requiere su registro cuando ha realizado 104 o más facturas* con un mismo cliente a través de la plataforma ServiceChannel. Para información sobre el registro, por favor navegue aquí: corp.servicechannel.com/scp-contractors/account-setup/ *Incluye sólo facturas aprobadas por el cliente de $75 o más. Las facturas debajo de $75 son gratis. Last Revised: March 27, :16 PM 21

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