UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

Transcripción

1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: ELABORACIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO EN MICROSOFT OFFICE ACCESS Empresa: SUPPLIER SERVICE S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN DESARROLLO DE NEGOCIOS ÁREA MERCADOTECNIA Presenta: SUSANA CAMPS DÍAZ Asesor de la UTEQ Asesor de la Organización M. en I. Armando Andrade García L.A.E. Karina Rosales Payán Santiago de Querétaro, Qro. Octubre de

2 RESUMEN La presente memoria de estadía muestra el desarrollo de diseño de la realización de un Sistema Administrativo en Microsoft Office Access para la empresa Supplier Service S.A. de C.V., el cual permite la comodidad de llevar un control de toda la información administrativa de forma personalizada que indudablemente es indispensable para un funcionamiento óptimo dentro de esta gestión. El objetivo de este proyecto es crear ideas que permitan organizar adecuadamente la información que se realiza en las áreas de la empresa desde el registro de documentación del personal, altas del Seguro Social, realización de cotizaciones, nómina, registro de facturas, manejo de inventario, proveedores, directorio de clientes y pendientes ordenado por prioridades los cuales se muestran claramente por medio de imágenes del diseño explicando las funciones específicas de cada formulario realizado para este proyecto. Palabras clave: diseño, organización, control. 2

3 DESCRIPTION Supplier Service is an outsourcing company dedicated to clean others companies or industries. The office where I work is big, wide, clean and organized. The working environment is funny, communicate, comfortable and supportive. My boss is a young pretty and intelligent woman; her name is Karina Rosales Payán. She is tall and slim; she has short, blonde hair and green eyes. She has white skin. She is responsible, dedicated and comprehensive. 3

4 ÍNDICE Página Resumen....2 Description.. 3 Índice...4 I. INTRODUCCIÓN. 5 II. III. IV. ANTECEDENTES 6 JUSTIFICACIÓN..7 OBJETIVOS..8 V. ALCANCE..9 VI. VII. VIII. IX. ANÁLISIS DE RIESGOS...10 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA...11 PLAN DE ACTIVIDADES...14 RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS. 15 X. DESARROLLO DEL PROYECTO 16 XI. XII. XIII. RESULTADOS OBTENIDOS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..41 BIBLIOGRAFÍA 4

5 I. INTRODUCCIÓN i Supplier Service es una empresa outsourcing encargada de la contratar personal para servicios fijos y eventuales de limpieza en empresas o residencias en distintos servicios especializados como limpieza de cristales, encerado y pulido de pisos, limpieza profunda antes de una mudanza, restauración y desinfección a causa de incendios, limpieza de luminarias, impermeabilización e incluso pintura y jardinería,incluyendo los insumoscomo parte del servicio. Siendo una empresa joven y en crecimiento, el estudio del proyecto consiste en realizar una investigación de todo lo que conlleva la administración de una empresa outsourcing adaptándolo a un programa en Access que visualice toda la información y orden en general. 5

6 II. ANTECEDENTES El presente proyecto Elaboración de programa en Access para administración de la empresa es para obtener el título de Técnico Superior Universitario en la carrera Desarrollo de Negocios Área Mercadotecniaen la Universidad Tecnológica de Querétaro, encontrándome en el 9 cuatrimestre el cual está enfocado únicamente a Estadía con una revisión periódica de la memoria en lapsos promedio de un mes. Este proyecto redacta la importancia de un control administrativo en una empresa, en este caso, Supplier Service S.A. de C.V. donde existe la necesidad de un programa que visualice y gestione la organización administrativa en general y en este caso se efectuará en Microsoft Office Access. 6

7 III.JUSTIFICACIÓN La empresa Supplier Service inicia el 25 de Mayo del 2012, al principio del negocio fue relativamente sencillo debido a que eran pocos clientes con los que se contaban, sin embargo, la empresa ha crecido y ahora se percatan con la necesidad de un sistema de control que permita estar al tanto de cada detalle de la empresa junto con recordatorios para pagos como las altas del seguro social, realizar las compras a proveedores, realización de facturas, control de inventario, promoción de servicios y productos, contestar y dar seguimiento a cotizaciones, atención a los clientes, atención al personal y dar atención a supervisiones requeridas. Actualmente la empresa cuenta con 19 personas que trabajan en servicios de limpieza fijos, 15 personas que trabajan en los servicios eventuales y 4 personas que trabajamos en administración. Una de las necesidades también existentes es la implementación fija de responsabilidades para las actividades requeridas dentro del área de administración. Por lo cual el propósito del proyecto es diseñar un programa por medio del programa Access donde incluirá toda la organización de la administración para darle cuerpo y forma a la empresa y que su funcionamiento sea claro y fluido. 7

8 IV. OBJETIVOS Generales Desarrollar un programa en Access que permita el control de la gestión administrativa de la empresa. Específicos Designar una clave a cada trabajador en el programa que desglose los datos de documentación y las altas del seguro social. Informar dentro del programa las asistencias e inasistencias de cada trabajador, así como las horas extras trabajadas. Incluir en el programa un sistema de control de inventario de los productos. Registrar historial de los servicios eventuales con los datos generales de los clientes. 8

9 V. ALCANCE Para realizar este proyecto será necesario el aprendizaje y el dominio del programa Access para elaborar el programa de organización. La estimación del tiempo de elaboración es de dos meses y medio. Se tratará de cumplir con los objetivos establecidos y también si se termina antes el proyecto, implementar más funciones que proyecten mejoras continuas en general. El gran beneficio que se cuenta es con el apoyo de mi Jefa quien forma parte del departamento de Dirección, para la realización del proyecto al instruirme y supervisar continuamente los avances realizados. Etapas 1. Aprendizaje del programa Microsoft Office Access 2. Directorio de trabajadores 3. Directorio de clientes 4. Matriz de documentos 5. Nómina 6. Compras 8. Historial de servicios eventuales 9. Contabilidad y finanzas 10. Lista de precios 11. Proveedores 12. Cotizaciones de insumos 13. Cotizaciones de limpieza 7. Almacén 9

10 VI. ANÁLISIS DE RIESGOS El único percance que podría tener al ejecutar el proyecto de realizar el programa en Microsoft Office Access es en lograr tenerlo conectado o vinculado entre varias computadoras al mismo tiempo para tener acceso al mismo programa y tener las actualizaciones o modificaciones que se vayan realizando al día. Sin embargo para esto requiere un conocimiento adicional en la gestión de sistemas computacionales para llevarlo a cabo, quién en este caso podrá realizarlo un técnico especializado en la materia. 10

11 VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Toda empresa u organización necesita tener un control de sus datos. Microsoft Access es una aplicación para manejo de bases de datos que cuenta con una interfaz de usuario que facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado de programación. Microsoft Access maneja varios tipos de datos (texto, numérico, fechas, etcétera) de manera flexible. Access puede además importar y exportar datos de Word, Excel, y otras bases de datos. Las computadoras operan sobre datos que han sido organizados dentro de agrupamientos lógicos, para que su procesos sea efectivos y los resultados obtenidos sean útiles. La información disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que se considere importante para la organización. En una base de datos de Access los objetos principales son: tablas, consultas, informes, formularios, macros, y módulos. El conjunto de estos objetos constituye una base de datos de Access. 11

12 6.1 Tabla La información de una base de datos está organizada en forma tabular. Cada tabla contiene datos acerca de alguna entidad de información, por ejemplo, clientes. Las tablas guardan la información en registros que corresponden a las hileras y campos que corresponden a las columnas y definen los nombres y tipos de datos que componen la tabla. 6.2 Consultas Es un objeto que proporciona una vista de una o varias tablas. Las consultas se pueden usar para consultar, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla. También es posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las tablas existentes. Una consulta puede ser una búsqueda simple de un registro específico o una solicitud de seleccionar todos los registros que satisfagan un conjunto de criterios. Una vez hecha la selección, se puede producir un listado. 6.3 Formularios Es un objeto diseñado principalmente para introducir, mostrar, o controlar la ejecución de las aplicaciones. Las formas se pueden imprimir y también se usan para personalizar la presentación de la base de datos. 6.4 Reportes Objeto diseñado para calcular, imprimir, totalizar, y definir una buena apariencia de la información presentada. Por ejemplo, lista ordenada de los campos y 12

13 registros seleccionados en un formato fácil de leer, o etiquetas para envíos por correo y formatos de cartas personalizados. 6.4 Macros Las macros se pueden utilizar para ejecutar secuencias de operaciones de manera automática. Algunos ejemplos de instrucciones que se pueden incluir en una macro son: validar campos, abrir tablas, imprimir reportes, ejecutar otras macros. 6.5 Módulos Es un objeto que contiene una función personalizada y que puede ser creada utilizando Visual Basic for Applications. 13

14 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES Por medio de una gráfica de Gantt se ilustra el plan de actividades con tiempos establecidos para realizarlos de forma ordenada en secuencia. Primeramente se aprenderá cómo utilizar el programa Microsoft Office Access en un periodo de 30 días, posteriormente se estarán realizando la programación parte por parte con una duración cada una de 5 días hasta culminar el proyecto el 11 de Agosto del 2013 y por cada día se cuenta con un tiempo total de 8 horas para ejecutar la programación requerida. Con esta planeación permitirá que la titulación se gestione el 14 de Agosto con la intención de terminar la Estadía antes del 20 de Agosto para así ingresar a la Ingeniería en Innovación de Desarrollo empresarial satisfactoriamente. 14

15 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Los recursos materiales con los que se cuenta en Supplier Service para realizar el proyecto, es una laptop Toshiba el cual tiene instalado el Office 2010 para utilizar el programa Microsoft Access. Para realizar la investigación en el uso del programa, se cuenta también con internet para utilizar el sistema Ayuda del mismo programa que únicamente funciona al estar conectado a la Web. Los recursos humanos para diseñar el programa es necesario únicamente una persona que en este caso es la presente estudiante quien realiza el proyecto de de Estadía por medio de la investigación y ejecución de los conocimientos asociados a las necesidades de la empresa. 15

16 X. DESARROLLO DEL PROYECTO Se ha realizado este proyecto contando con una noción ligera del funcionamiento del programa Microsoft Office Access junto con el apoyo y supervisión de la Lic. Karina Rosales Payán del departamento de Dirección. Se considera que ha sido el mejor proyecto encargado para realizar mi estadía, ya que para cualquier persona que desarrolle un negocio es indispensable su organización óptima. Lo que facilita este programa, es realizar un sistema administrativo en un solo archivo, peropara ello es necesario saber utilizarlo debido a que es laboriosola realización de los procedimientos. 9.1 Directorio del Personal de Supplier Service Primeramente se realizó dentro del proyecto un formulario del directorio de los trabajadores que facilita identificar apropiadamente a todo el personal de la empresa clasificándo en: Personal Fijo de Supplier Service Personal Eventual de Supplier Service Personal Dado de Baja 16

17 9.1.1Personal Fijo de Supplier Service Dentro de este formulario se solicita el nombre de la empresa en donde labora el trabajador o trabajadora para su práctica identificación, también se solicita su nombre completo, el puesto o el cargo que realiza dentro de la empresa, los días en los que labora, horarios, número de celular, teléfono particular, dirección, CURP (Clave Única de Registro de Población), Número de Seguro Social, fecha en la que inició a laborar en Supplier Service, notas por si se desea añadir algo en especial, y finalmente datos adjuntos para ingresar fotografías para hacer sus credenciales de identificación o adjuntar comprobantes del alta en el Seguro Social. Finalmente un factor importante, es asignar una clave de identificación breve del trabajador, para esto el programa Access lo realiza de forma automática e irrepetible en la primera casilla con el nombre ID. 17

18 También cabe destacar, que dentro del formulario se han agregado botones para realizar funciones específicas y facilitan el funcionamiento del formulario, las cuales son las siguientes: Agregar un nuevo registro al formulario: esta función sirve para agregar los datos de una nueva persona que comience a laborar en la empresa. Guardar los cambios realizados: permitirá guardar las modificaciones realizadas en los formularios. Eliminar registro: sirve para eliminar un registro, sin embargo su ID nunca se volverá a repetir para ninguno nuevo que se añada. Actualizar formulario: funciona para actualizar los datos del formulario. Buscar registro: al oprimir este botón aparece un cuadro de búsqueda especializada, en el cual se escriben las palabras de lo que se desea buscar y automáticamente arroja el registro con los datos escritos. Cerrar el formulario: para salir del formulario. Ir al primer registro: inmediatamente aparece el primer registro. Ir al registro anterior: para ir al anterior registro del actual. Ir al siguiente registro: para ir al siguiente registro del actual. Ir al último registro: mostrará el último registro guardado en el formulario. 18

19 9.1.2 Personal Eventual de SupplierService En este formulario destaca a las personas que no laboran de forma fija en la empresa y son las que se encuentran disponibles en caso de cubrir a alguna persona que haya faltado en las empresas para las cuales trabaja Supplier Service, o se cuenta con ellos para los servicios eventuales y especializados que regularmente se realizan entre dos a tres servicios por semana. Por lo tanto los datos a registrar son solamente su nombre completo, el cargo o puesto que ocupa en la empresa, su número de celular, su número de teléfono, dirección de su domicilio, la disponibilidad en donde se registran los días libres que tiene la persona para trabajar, su estatus actual y notas para agregar detalles. 19

20 9.1.3 Personal Dado de Baja En este formulario se registran a todas las personas que se hayan dado de baja de la empresa y es importante tener registrados sus datos ya sea para contratarla como personal eventual en caso de que se encuentre disponible y haya terminado contrato de una forma aceptable, o simplemente para tener un historial del personal. Los datos que se requieren es el nombre de la empresa en la que laboró, el nombre completo del extrabajador, el cargo que ocupaba, su número de celular, su número de teléfono, la dirección de su domicilio, la fecha en la que inició a laborar, la fecha en que egresó de la empresa, el motivo por el cual dejó de laborar, notas y datos adjuntos para guardar documentos determinados. 20

21 9.2 Directorio de Clientes de Supplier Service Dentro de la empresa se cuenta con diferentes tipos de clientes los cuales he clasificado en: Clientes Empresariales Clientes Eventuales Empresariales Clientes Residenciales Clientes Eventuales Residenciales Clientes Empresariales Los clientes empresariales son aquellos que tienen un contrato fijo con la empresa Supplier Service con respecto al servicio de limpieza fijo, y por lo tanto se requieren los datos del Cliente que en este caso es el nombre de la 21

22 empresa, el nombre del contacto, el cargo que ocupa en la empresa, su , la primera opción de teléfono, una segunda opción de teléfono, el número de celular, la dirección de la empresa, la ciudad y el estado en el que se encuentra, el plazo del contrato, la fecha en que se inicia el servicio, su página web, notas para agregar datos adicionales y archivos adjuntos en donde se anexa el contrato Clientes Eventuales Empresariales Los clientes eventuales empresariales son aquellos a los que se les brinda servicios especializados de forma periódica en su empresa como los servicios le limpieza de cristales, pulido de piso, limpieza profundo antes de un evento importante, etc., y los datos que se requieren son los mismos que el de clientes empresariales excepto de los datos del contrato ya que no se lleva a cabo, ni 22

23 tampoco la fecha de inicio, en lugar de ello se agrega el historial de servicios realizados anteriormente para identificarlos fácilmente en cuanto requieran un nuevo servicio Clientes Residenciales Los clientes residenciales son a quienes se realizan servicios fijos de limpieza, ya sea en residencias habitadas o deshabitadas pero que requieren del cuidado y el mantenimiento del mismo. Dentro de este formulario se solicita el nombre del cliente, el cargo que ocupa, su correo electrónico, su número de celular, su teléfono, la dirección del domicilio, el estado en el que se encuentra, la ciudad, el código postal, el país y finalmente notas adicionales. 23

24 9.2.4 Clientes Eventuales Residenciales Los clientes eventuales residenciales son aquellos a quienes se les brinda servicios especializadosa residencias como limpieza profunda, limpieza de cristales, pulido de piso, etc., de forma periódica o servicios nuevos que van surgiendo. En su registro se requiere únicamente su nombre completo, el cargo que desempeña, su número de celular, número de casa, su , dirección del domicilio y notas adicionales. 24

25 9.3 Lista de Precios Se cuentan con una lista de precios de 322 productos de limpieza que se ofrecen y se venden, entre ellos son los higiénicos, despachadores, jarcería, plásticos y químicos. Los datos que se requieren tomar en cuenta es el nombre del producto, su descripción en general, la unidad que se utiliza seleccionando por medio de la flecha del lado derecho, el proveedor, el precio de compra, el precio de venta, comentario adicionales y datos adjuntos en donde se agrega una imagen del producto. 25

26 9.4 Cotizaciones Este formulario es muy importante para cuando un cliente solicita una cotización por vía telefónica, los datos que se requieren es la fecha en el que llama para pedir informes, el nombre de la empresa, el nombre del contacto, el tipo de servicio que solicita, la fecha y hora de la cita para ver las instalaciones, la dirección del lugar, las referencias para ubicar el domicilio, el número de celular, el número de teléfono, su , notas adicionales y datos adjuntos. 26

27 9.5 Personal con Seguro Social Aunque en los formularios del personal fijo incluye la información del seguro social, es indispensable y de suma importancia un formulario exclusivamente para el personal que cuenta con seguro social, debido al historial de altas y bajas, lo cual beneficia para cualquier trámite legal por parte de los trabajadores o incluso de los clientes para quienes se trabaja, incluyendo los pagos del seguro que compruebe el trámite vigente. Dentro de este formulario se solicita el nombre de la empresa en el que se encuentra o se encontró laborando el trabajador, el asegurado, su número de seguro social, su CURP (Clave Única de Registro de Población), fecha en que se dio de alta, fecha en que se dio de baja, su status ante SupplierService, notas adicionales y datos adjuntos donde se anexan los comprobantes de dichos trámites. 27

28 9.6 Proveedores En este formulario se registran los proveedores de forma individual con cada detalle necesario para contactar. Dentro de los datos de cada proveedor, se solicita el nombre de la empresa o de la persona a quién se realiza la compra, también es importante ubicarlos por el giro al que se dedica, el nombre de la persona con quien se contacta por teléfono, el correo electrónico del contacto, los teléfonos, la dirección del establecimiento, el nombre del banco al cual se realiza la transferencia, el número de cuenta en donde se va a depositar, el tipo de entrega de los productos, si va a ser entrega a domicilio o si hay que ir a recogerlos directamente al establecimiento, un sección de notas por si se requiere anotar algún detalle y finalmente los datos adjuntos donde se adjunta el machote de la orden de compra que se envía por medio del correo electrónico. 28

29 9.7Servidores Web El formulario de Servidores Web es muy importante para tener en cuenta en cualquier momento que se requiera hacer modificaciones en los anuncios de algunos servidores de sitios web en el que se anuncia la empresa o incluso de la propia página web, debido a que incluye el nombre del servidor, el nombre del usuario para accesar, la contraseña requerida, descripción de la función del servidor, la dirección de la página web del servidor y finalmente datos adjuntos por si se requiere anexar algún archivo relacionado. 29

30 9.8 Formatos de carpeta de compras En este formulario se registran los formatos que forman parte del procedimiento para realizar las compras. Los datos esenciales son el código con el cual se identifica el formato, el nombre que lleva en el encabezado, la descripción de su funcionamiento, notas para agregar algún detalle adicional y datos adjuntos para anexar el machote del formato a imprimir y posteriormente anexar en su carpeta correspondiente. Dentro de esta carpeta incluyen los siguientes formatos: Concentrado de insumos Proveedores autorizados Insumos mensuales Lista de precios Lista de salida Orden de compra 30

31 9.9Formatos de Carpeta de Recursos Humanos En este formulario se registran los formatos de la carpeta de recursos humanos, solicitando el código correspondiente, el nombre del formato, su descripción, para el cual se utiliza, notas adicionales y finalmente se anexa el formato en datos adjuntos. Dentro de los formatos que incluye este formulario son los siguientes: Lista maestra de descripción del puesto Organigrama Descripción de puesto Bitácora de asistencia Inasistencia del trabajador Por el momento estos son los formatos que se utilizan dentro del departamento de recursos humanos para su gestión e historial de actividades. 31

32 9.10 Pendientes Este formulario es importante para registrar todos los pendientes a realizar como un método de recordatorio y para dar seguimiento así como clasificarlo en orden de importancia. La información solicitada es el título del tema a tratar, su prioridad con opciones predeterminadas de baja, normal o alta, su estado actual con las opciones también predeterminadas de sin iniciar, en curso, completada, retrasada o esperando a otra persona para realizar el pendiente por realizar, también se solicita el porcentaje de avance, descripción de la tarea, la fecha de inicio el cual se pone en automático al momento de escribir en el formulario, la fecha de vencimiento y datos adjuntos por si se requiere anexar algún archivo. 32

33 9.11 Servicios Eventuales En este formulario se registra el historial de los servicios eventuales, el cual incluye el nombre del cliente a quién se realiza el servicio, el tipo del establecimiento con las opciones de casa, departamento, residencia, empresa, restaurante o jardín, también solicita el tipo de servicio con las opciones de limpieza profunda, limpieza de cristales, encerado y pulido de piso, limpieza y arreglo de jardín, restauración y desinfección a causa de incendios, limpieza de luminarias, impermeabilización, pintura de interiores y exteriores, también se solicita en número del teléfono del cliente, su correo electrónico en donde se envía la factura, la dirección del establecimiento, los nombres de las personas que asistieron al servicio especializado, fecha en que se realizó el servicio, horario en el que se realizó, evaluación del servicio por parte del cliente, notas para agregar detalles adicionales, datos adjuntos para 33

34 archivar su factura enviada y finalmente los materiales que se utilizaron en el servicio Nómina Este formulario es muy práctico para tener en orden los archivos de la forma de pago de nómina a todos los trabajadores de Supplier Service, La información solicitada es el año en el que se realizó la nómina, el mes, el número de semana y en datos adjuntos se anexa el archivo el cual incluyen los pagos realizados. 34

35 9.13 Relación de Facturas Supplier Service En el formulario de relación de facturas de Supplier Service se anexa el archivo que incluye todas las facturas enviadas en un mes determinado, por lo tanto se solicita el año en que se efectuaron, el mes y en datos adjuntos para anexar la información. También este formulario es práctico para tener en orden las relaciones de facturas de cada mes y para realizar consultas de forma rápida del historial de ingresos. 35

36 9.14 Concentrado de órdenes de compra a proveedores En este formulario de concentrado de órdenes de compra a proveedores es muy importante para tener en orden el historial de las órdenes de compra enviadas a proveedores, y para ello se solicita el año con opciones predeterminadas desde el 2013 hasta el 2030, el mes con las opciones predeterminadas desde Enero hasta Diciembre, notas adicionales, y en la parte de de datos adjuntos se anexan todas las órdenes de compra efectuadas en el mes. 36

37 9.15 Venta de Productos Este formulario se utiliza en el departamento de ventas en donde se registran los datos de todos los prospectos a ofrecer los productos de limpieza. Los datos que se solicitan es el Año con opciones también desde el 2013 hasta el 2030, el mes con la opción predeterminada desde Enero hasta Diciembre, el nombre de la empresa a quién se envía la promoción, el contacto de la persona quien recibe la información, el correo electrónico del contacto, la dirección de la empresa, número telefónico, el pedido que solicitó, el costo total de la venta, notas para agregar detalles adicionales y datos adjuntos para anexar las promociones enviadas. 37

38 9.16Concentrado de Insumos En este formulario se archivan los insumos enviados a los clientes fijos siendo estos los empresariales o residenciales. Los datos solicitados son el año en el que se enviaron, el mes, y en datos adjuntos se anexan todos los formatos de insumos enviados. Esta sección de concentrado de insumos es importante para tener el historial de todos los productos que se han distribuido a los clientes fijos como parte del servicio completo, el cual consiste el personal de limpieza incluyendo los insumos. 38

39 9.17 Venta de Servicios Este formulario también se utiliza en el departamento de ventas para tener registrado a todos los prospectos. Los datos que solicita es la fecha de inicio en el cual se envió la promoción vía correo, el nombre de la empresa debido a que es una oferta directa únicamente a este sector de clientes, el contacto a quien se le envía la información, la situación en el que se encuentra el prospecto, el correo electrónico del contacto, número telefónico, celular si es que se proporciona, dirección del establecimiento, fecha de la cita en el establecimiento el cuál es el segundo paso para realizar una cotización, las necesidades que tiene la empresa en cuestiones de limpieza y mantenimiento general, el costo mensual del servicio, datos del seguimiento, y finalmente datos adjuntos apara anexar las promociones enviadas. 39

40 XI. RESULTADOS OBTENIDOS Los resultados obtenidos han sido muy buenos debido a que se ha realizado más de lo que se tenía planeado, sin embargo, se ha fallado en la realización del sistema de inventario en el programa de Microsoft Office Access debido que para ello se requiere utilizar un mayor conocimiento del programa para que realice las relaciones entre el inventario, entradas y salidas del material de productos que se venden, se envían dentro de los insumos o que se utilizan para los servicios eventuales. Lo más importante de los resultados es que se han cumplido los objetivos del proyecto en el cual toda la información de la empresa se encuentra en orden para ser consultada y editada. Durante el proceso de la realización del proyecto se ha utilizado como parte del sistema administrativo de la empresa, se ha actualizado los datosy anexado nuevos formularios para la practicidad que requiere la empresa. 40

41 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Este Sistema Administrativo realizado en Microsoft Office Access se ha convertido en la base de datos y movimientos generales que se realizan para todos los departamentos de la empresa, desde el departamento de Administración, Recursos Humanos, Compras, Ventas, Mercadotecnia, Contabilidad y Finanzas. Ha sido un proyecto muy agradable de realizar debido a que la construcción del programa se ha realizado de forma personalizada para la empresa joven Supplier Service quien requería urgentemente una organización general de todos los documentos y procedimientos que se realizan para llevar a cabo una excelente administración. La realización de este proyecto lo recomiendo altamente para toda aquella empresa joven que se inicia en el mundo de los negocios y desea tener el control absoluto del manejo de su crecimiento emprendedor, logrando estar al tanto de cada detalle de la gestión particular que se requiera. 41

42 XIV. BIBIOGLAFÍA Artículo de Office HA aspx 42