Organización: Administración pública

Transcripción

1 Meta4 PeopleNet Organización: Administración pública Guía de usuario

2 COPYRIGHT 2009 Meta4 Spain, S.A. Quedan reservados todos los derechos. AVISO: Este manual está protegido por la legislación referente a propiedad intelectual e industrial y por tratados internacionales. La utilización permitida de esta documentación queda limitada a su uso en conexión con el producto, y todo uso no autorizado será perseguido de acuerdo con la legislación aplicable. Se prohíbe su copia, modificación, reproducción o distribución sin permiso del titular. Meta4 PeopleNet 1999 Meta4 Spain, S.A. Se reservan todos los derechos. Meta4 KnowNet 1996 Meta4 Spain, S.A. Se reservan todos los derechos. Meta4 e-mind 2001 Meta4 Spain, S.A. Se reservan todos los derechos. PeopleNet Ksystem 2003 Meta4 Spain, S.A. Se reservan todos los derechos. Meta4 t.innova 2003 Meta4 Spain, S.A. Se reservan todos los derechos Otros nombres de compañías, productos o servicios son marcas registradas o nombres comerciales de sus respectivos propietarios. Meta4 Spain, S.A. Centro Europa Empresarial Edificio Roma C/ Rozabella, 8 Ctra. de La Coruña, km. 24, Las Rozas, Madrid SPAIN Fecha última publicación: noviembre de 2009

3 Contenido ACERCA DE ESTA GUÍA Convenciones tipográficas...1 Ayuda en línea...3 Nota informativa...3 INTRODUCCIÓN AL MÓDULO ORGANIZACIÓN Ciclo de vida de Organización...5 Organización gestionado con Meta4 PeopleNet...7 Multisociedad y monosociedad en Organización... 9 Interacción con otros módulos...10 CAPÍTULO 1: DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA Introducción...13 Definición de sociedades...15 Definición de unidades organizativas...16 Proceso de definición de una unidad organizativa Árbol de unidades organizativas Definición de lugares de trabajo...22 Proceso de definición de los lugares de trabajo Árbol de lugares de trabajo Gestión de plazas...26 Definir plazas Definición de plantillas de plazas: funcionalidad opcional Gestión de puestos...39 Definir los datos previos auxiliares para la creación de puestos Proceso de definición de puestos genéricos Proceso de definición de puestos por unidad organizativa Proceso de definición de la dotación y complementos salariales de un puesto Consulta de puestos específicos Enlace de los puestos con la Aplicación Presupuestaria Modificar la dotación de un puesto unidad Análisis y consulta de datos de puestos Definición de equipos de trabajo...70 Proceso de definición de un equipo de trabajo Organigrama de la Administración...71 Información por personas Información por puestos i

4 Proceso de búsqueda en el organigrama de la Administración Información relacionada con la nómina Definición de pagas extra Definición y parametrización de un convenio Definición y parametrización de un sindicato Definición de ordenantes y habilitados Control de Firmas CAPÍTULO 2: DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN LEGAL Introducción Definición de las empresas en la aplicación Proceso de definición de una empresa en el ámbito legal Definición de los bancos de la empresa Información relacionada con la nómina Definición de ocupaciones Definición de cabeceras TC Definición de centros de pago a la Seguridad Social Definición de epígrafes de accidentes Definición de contratos internos Definición de grupos de tarifas Definición de tipos de IRPF CAPÍTULO 3: DEFINICIÓN DE ORGANIZACIONES EXTERNAS Introducción Definición de las organizaciones externas Proceso de definición de una organización externa CAPÍTULO 4: GESTIÓN DE TABLAS DE VALOR Y CORRECCIÓN DE VALORES Introducción CAPÍTULO 5: ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Introducción Análisis de puestos Efectivos reales Relación de puestos de trabajo/plantilla Relación de puestos vacantes Análisis de presupuestos de unidades organizativas Análisis y consulta de datos de plazas Contenido ii

5 Plantillas por unidad organizativa GLOSARIO Glosario ÍNDICE iii

6 Contenido iv

7 Acerca de esta guía En esta guía encontrará toda la información relativa a la funcionalidad del módulo Organización. Todas las guías de usuario siguen la misma estructura en cuanto a partes y secciones. Así, cada guía se compone de las siguientes partes: Acerca de esta guía, Introducción, tantos capítulos como sean pertinentes en cada módulo, un glosario de terminología relacionado con cada módulo y un índice analítico. El objetivo que se pretende alcanzar con esta guía de usuario consiste en describir los conceptos, procesos y funcionalidad del módulo Organización. También se detalla la manera en la que se definen los procesos, de forma que el usuario no encuentre dificultades para realizar una operación concreta. Convenciones tipográficas En esta parte, se muestran las convenciones tipográficas utilizadas en esta guía, así como la forma en la que un usuario puede utilizar la Ayuda en línea. Para facilitar la comprensión del texto, en la redacción de esta guía se han utilizado los siguientes iconos y estilos tipográficos según los criterios que se muestran a continuación: Texto Negrita Descripción Elementos de la interfaz: nombres de pantallas, formularios, ventanas, pestañas, listas, botones, menús y opciones de menú. 1

8 Texto MAYÚSCULAS Cursiva "Comillas" Descripción Elementos de la interfaz reconocibles por su código identificativo. Términos no aceptados en el idioma en que está redactada la guía: applet. Título de un manual al que se hace referencia dentro del texto. Título de un capítulo, que pertenezca a un manual, al que se hace referencia dentro de un texto (si también aparece el título del manual, el título del capítulo se pondrá entre comillas). Título de un apartado que pertenece a un capítulo (si también aparece el título del capítulo, el título del apartado se pondrá entre comillas). Valores dentro de un campo o celda. Término específico al que se hace referencia por primera vez en el texto. Las siguientes veces que se cite dicho término irá en letra redonda. Reproducción de citas textuales en estilo directo. Título de un capítulo, si se indica también el título del manual al que pertenece (en este caso, este último aparecerá en cursiva). Título de un apartado, si se indica también el título del capítulo al que pertenece (en este caso, este último aparecerá en cursiva). Icono utilizado para señalar que una palabra se incluye en el glosario. Los iconos utilizados en la guía de usuario son los que se muestran a continuación: Icono Descripción Advertir de las consecuencias, peligros o señalar una información que hay que tener en cuenta Dar ideas, sugerir otros métodos de actuación Agregar información que hay tener en cuenta o comentarios adicionales Ejemplos aclaratorios de lo que explica el texto al que acompaña 2

9 Icono Descripción Nota relativa a datos de fechas: campos de introducción de fechas Nota relativa al campo moneda: campos de introducción de la moneda utilizada Ayuda en línea Nota informativa Si a lo largo de la sesión de trabajo con Meta4 PeopleNet tiene dudas concretas que no quedan suficientemente resueltas con esta guía de usuario, puede consultar la Ayuda en línea. La Ayuda en línea ofrece una descripción detallada de todos los componentes de la aplicación, y al mismo tiempo guía paso a paso en la ejecución de las tareas. Hay dos maneras de obtener acceso a la Ayuda en línea desde su PC: Desde las ventanas de filtro y de lista, haciendo clic en el botón Ayuda Desde las ventanas estándar de Meta4 PeopleNet, pulsando F1 o seleccionando en la barra de menús Ayuda Contenido e índice El contenido de esta guía puede no corresponderse con las opciones funcionales que tiene disponible según la licencia de producto adquirida. Por defecto, el contenido de esta guía de usuario es mucho más extenso con respecto al número de opciones de menú que pueda tener disponibles en su aplicación. Acerca de esta guía 3

10 4

11 Introducción al módulo Organización Esta guía de usuario contiene información detallada sobre la utilización del módulo Organización en la aplicación Meta4 PeopleNet. El objetivo es ofrecer una visión detallada de los procesos funcionales que se gestionan en el módulo, así como la forma de ejecutar cada uno de ellos. La guía está estructurada para facilitar la comprensión global de todos los procesos; al mismo tiempo, sirve de manual de referencia para resolver dudas concretas sobre determinados temas. Ciclo de vida de Organización En Meta4 PeopleNet, se gestiona el módulo Organización desde dos vertientes distintas: externa o interna. La funcionalidad de este módulo constituye la base de toda la aplicación; una buena definición de la organización va a permitir gestionar de forma adecuada todos sus recursos. Desde la organización externa, se definen todas las entidades con las que la organización mantiene algún tipo de relación, como pueden ser los proveedores, bancos, etcétera, cuya información es importante gestionar y mantener a lo largo del tiempo. Desde la organización interna y legal, se define su estructura organizativa: número de organismos o sociedades, unidades organizativas, los puestos (bien sean dentro o fuera de una RPT/Plantilla), los lugares de trabajo que existen en la organización, habilitados, ordenantes, empresas, cabeceras TC1, etcétera. En el gráfico siguiente, se describe el ciclo de vida habitual de la estructura de una organización: 5

12 Figura 1. Ciclo de vida de Organización Estructura de la organización Sociedad 1 Sociedad 2 Sociedad N Em presas 1 a m uchos Em presas 1 a m uchos Em presas 1 a m uchos Unidades organizativas 1 a m uchos Unidades organizativas 1 a m uchos Unidades organizativas 1 a m uchos Equipos de trabajo 1 a muchos Equipos de trabajo 1 a muchos Equipos de trabajo 1 a muchos Puestos 1 a m uchos Puestos 1 a m uchos Puestos 1 a m uchos Lugares de trabajo 1 a m uchos Lugares de trabajo 1 a m uchos Lugares de trabajo 1 a m uchos Organizaciones externas: bancos, proveedores, etcétera Una Administración pública debe definir todo su modelo organizativo. Esto implica la definición de todos las organismos o entidades que componen la Administración y su estructura organizativa junto con sus relaciones jerárquicas. Cada organismo que forma parte de la Administración y que tenga una estructura organizativa propia se denomina en la aplicación sociedad. Una sociedad permite que un conjunto de empresas compartan la misma estructura. Las empresas son aquellos organismos con una definición legal, con capacidad de comunicación y actuación ante los organismos oficiales: Tesorería de la Seguridad Social, Hacienda, etcétera. Los términos sociedad y empresa forman parte de la terminología propia de Meta4 PeopleNet. Por tanto no hay que confundirlos con lo que se entiende dentro de la Administración pública por tales términos. Una sociedad puede estar formada por una o varias empresas. La organización en sociedades proporciona al usuario eficacia en la gestión 6

13 de la información. Por ejemplo, se pueden tener empleados en el mismo lugar de trabajo, unidad organizativa, siendo empleados de distintas empresas (entidad legal). Además del concepto sociedad y empresa, se definen otros elementos clave, como los equipos de trabajo, puestos que ocupan los empleados de la organización, y los lugares físicos de trabajo donde se asientan las distintas unidades organizativas. Del mismo modo, es importante definir los bancos que operan con la organización y el catálogo de empresas externas con las que la organización mantiene algún tipo de relación comercial. Así, una organización queda perfectamente delimitada en cuanto a la estructura y los componentes. Organización gestionado con Meta4 PeopleNet Meta4 le presenta una aplicación, Meta4 PeopleNet, capaz de gestionar de manera rápida, eficaz y fácil todo el ciclo de Organización, basándose principalmente en las partes que muestra el gráfico que aparece a continuación: Figura 2. Flujo de procesos en Organización Definición de la organización interna Definición de la organización legal Definición de organizaciones externas Definición de: - Sociedades - Unidades organizativas - Lugares de trabajo - Plazas - Puestos - Dentro de RPT/Plantilla - Fuera de RPT/Plantilla - Equipos de trabajo - Pagas extra - Convenios - Sindicatos - Ordenantes - Habilitados - Definición de las empresas que pertenecen a la sociedad desde un punto de vista legal - Bancos con los que opera la sociedad - Cabeceras TC1 - Centros de pago S.S. - Ocupaciones - Contratos internos - Grupos de tarifas - Tipos de IRPF Definición de: - Entidades externas con las que se mantiene alguna relación Introducción al módulo Organización 7

14 Cada una de las partes del gráfico se corresponde con un capítulo de la guía. Cada capítulo contiene información sobre las tareas, conceptos y procesos implicados en él. Se indica también la manera de realizar dichos procesos y tareas utilizando la aplicación Meta4 PeopleNet de la forma más rápida y eficaz. En el primer capítulo, Definición de la organización interna, se definen los elementos que componen cada sociedad que pertenece a la Administración Pública. Esos elementos están relacionados con la gestión de unidades organizativas, lugares de trabajo, plazas, puestos y equipos de trabajo. Además, será necesario especificar otro tipo de información relevante en la organización y con un reflejo claro en la nómina como son los convenios, sindicatos, pagas extra, ordenantes y habilitados. En el segundo capítulo, Definición de la organización legal, se definen las empresas que pertenecen a cada sociedad y las cuentas bancarias con las que opera la misma. Además, se explican varios datos que intervienen en el proceso de salida de datos del cálculo de la nómina, como son el recibo y los seguros sociales. Estos datos son los relativos a cabeceras TC1, centros de pago de la Seguridad Social, ocupaciones, contratos internos (asociados a contratos legales), grupos de tarifas y tipos de IRPF. En el tercer capítulo, Definición de la organización externa, se definen los datos de aquellas empresas con las que la organización mantiene algún tipo de relación. Por ejemplo, entidades bancarias y proveedores de productos o servicios (agencias de formación o selección, universidades, organismos oficiales, etcétera). Existe un cuarto capítulo, Gestión de tablas de valor y corrección de valores, con un objetivo auxiliar y de apoyo al resto de capítulos. En él se aclaran conceptos relativos a nómina estrechamente vinculados con el módulo de organización y se explica cómo se asignan valores a conceptos de nómina. 8

15 Multisociedad y monosociedad en Organización Meta4 PeopleNet permite tener entidades multisocietarias o monosocietarias. Las entidades multisocietarias son aquéllas en que los datos que se definen y mantienen son distintos para cada organismo dependiente de la Administración pública (sociedad). Las monosocietarias son aquéllas cuyos datos son comunes o universales en todas las sociedades que se definen. El módulo Organización tiene opciones tanto multisocietarias como monosocietarias. La mayor parte de la funcionalidad de la organización interna y legal es multisocietaria. En cambio, toda la funcionalidad de la organización externa es monosocietaria o universal. Respecto a las opciones relacionadas con la nómina, las hay tanto multisocietarias como monosocietarias, tal como se muestra en la tabla siguiente: Nombre de opción Pagas extra Convenios Sindicatos Cabeceras TC1 Centros de pago de la S.S. Ocupaciones Contratos internos Grupos de tarifas Tipos de IRPF Multisocietaria o Monosocietaria Multisocietaria Multisocietaria Monosocietaria Multisocietaria Multisocietaria Monosocietaria Monosocietaria Monosocietaria Monosocietaria 9

16 Interacción con otros módulos El módulo Organización se relaciona activamente con otros módulos de la aplicación; de este modo, se produce la gestión integral de todos los datos en Meta4 PeopleNet. La interacción entre el módulo Organización y el resto de la aplicación se muestra en el siguiente gráfico: Figura 3. Interacción de Organización con otros módulos de la aplicación Interacción de Organización con otros módulos de la aplicación Organización Datos de org. externas: - Sucursal bancaria - Centro de formación - Centro médico Datos de org. interna: - P uestos - Unidad organizativa - Lugar de trabajo - Equipo de trabajo - S indicatos - C onvenios - Ordenantes y habilitados Datos de org. legal: - Empresas - Bancos - C abeceras TC 1 - Centro de Pago de SS - Ocupaciones - C ontratos internos - Grupos de tarifas - Tipos de IRPF Gestión de personal Definición de personas: - Datos bancarios Definición del RH: - Historial académico - Historial de revisiones médicas Definición de periodo del RH Alta del em pleado Definición del rol del RH Nómina Gestión del tiempo Gestión de pagas Contabilidad general Tablas de valor Información de acumulados Sistema RED: cotización MUFACE C álculo de porcentaje de IR PF Datos de unidades organizativas Conocimientos+ Datos de puestos Asignación organizativa de Conocimientos+ Datos de org. interna: - plazas Datos de org. externa: - Fuente de selección Selecció n Gestión de la Oferta de empleo público: convocatoria de plazas, proceso de selección, pruebas, etcétera. Datos de org. interna: - Puestos dentro de R P T Provisión Proceso de selección para promoción interna Datos de org. interna: - Unidades organizativas Datos de org. externa: - Definir proveedor de form ación Formación Solicitudes de formación por u. org. Selección de proveedor de form ación 10

17 El módulo Gestión de personal utiliza datos del módulo Organización de la siguiente forma: Al definir personas, se pueden especificar datos bancarios, pero para ello la sucursal bancaria debe estar definida primero como organización externa. De modo similar, en la definición de recursos humanos, se pueden especificar datos del historial académico y del historial de revisiones médicas, pero para ello es necesario definir primero los centros de formación y los centros médicos. Al definir periodos del RH, uno de los datos necesarios es el código de empresa donde trabaja. Las empresas se definen en el área de la organización legal. Al definir el rol del RH, se utilizan datos de la organización interna del puesto, lugar de trabajo y unidad organizativa. Al dar de alta a empleados, se utilizan datos definidos en la organización interna (convenios, sindicatos, ordenantes y habilitados) y de la organización legal (cabeceras TC1, ocupaciones, contratos internos, grupos de tarifas y tipos de IRPF). El módulo Conocimientos+ permite asignar competencias o áreas de conocimiento en el ámbito de unidades organizativas, puestos y familias de puestos. Para ello, es necesario definir primero las unidades organizativas, puestos y familias de puestos en el área de la organización interna. El módulo Selección permite la gestión de la oferta de empleo público: convocar plazas, detallar el proceso de selección, pruebas que se realizarán, puntuación de éstas y de méritos, adjudicación, etcétera. Para ello, la plaza en cuestión debe estar definida en el área de la organización interna. Además, puede utilizar empresas externas de reclutamiento para la gestión de aspectos relacionados con los procesos de selección. La empresa de reclutamiento debe definirse previamente en el área de la organización externa. El módulo Provisión permite gestionar los procesos relacionados con los concursos de traslado del personal al servicio de la Administración Pública. Para ello, los puestos deben estar definidos en el área de la organización interna. El módulo Formación permite solicitar cursos de formación para todo el personal de una unidad organizativa. Para ello, la unidad organizativa debe estar definida en el área de la organización interna. Además, se puede seleccionar un proveedor de formación externo que se encargue de impartir los cursos de formación. Ese proveedor de formación se debe definir previamente como organización externa. El módulo Nómina utiliza la información del módulo Organización que necesita tanto para procesar el cálculo de nómina como para dar salida a los datos procesados en el recibo, los seguros sociales, fichero MUFACE 11

18 12 entre otros. Para ello es necesario definir las plazas para las retribuciones básicas y los puestos específicos para el abono de las retribuciones complementarias, las cabeceras TC1, el centro de pago de SS, pagas extra, grupos de tarifa, tipos de IRPF, habilitados, ordenantes, sindicatos, entre otros. Otros datos relativos a la Organización son relevantes en otros procesos relacionados con la nómina pero no son materia de la misma, tales como la gestión presupuestaria, la elaboración de presupuestos, etcétera.

19 Definición de la 1 organización interna Introducción Este capítulo describe los elementos necesarios para definir y gestionar la organización interna de una Administración. La organización interna consiste en la definición de: La sociedad o sociedades cuya información se va a gestionar. La sociedad es una división más o menos forzada de la Administración cuyo objetivo es facilitar la gestión integral de los RRHH. Las unidades organizativas para cada sociedad junto con las relaciones de dependencia que establecen entre sí jerárquicamente. Los lugares de trabajo en los que se encuentran ubicados los empleados. Las plazas con las que cuenta la Administración para cada sociedad. Los puestos de trabajo que se desempeñan en la Administración para cada sociedad. Los equipos de trabajo y sus componentes. El organigrama de la Administración con las unidades organizativas que lo forman por grados de dependencia. El control de firmas. También, se deben definir ciertos datos necesarios para el cálculo de la nómina de los empleados: Las pagas extra que se definen en la organización según el convenio o la Ley de presupuestos generales. Los convenios asociados a la organización. 13

20 Los sindicatos a los que el personal de la organización está afiliado. Los ordenantes y habilitados encargados de la gestión de cuotas MUFACE. La funcionalidad incluida en este capítulo se muestra en el siguiente gráfico: Figura 4. Funcionalidad asociada a la organización interna Definición de la organización interna Definición de sociedades Definición de unidades organizativas Definición de plazas Gestión de puestos - Dentro de RPT/Plantilla (ejem. Funcionarios, laborales ) - Fuera de RPT/Plantilla (ejem. Altos cargos, estatutarios ) Definición de puestos genéricos Definición de lugares de trabajo Definición de equipos de trabajo Datos relacionados con la nómina: - Pagas extra - Convenios - Sindicatos - Ordenantes - Habilitados Definición Puestos por Unidad Definición de la Dotación Puestos Específicos Enlaces para asignar valores en nómina Organigrama de la Administración Para definir los elementos relacionados con la organización interna de forma lógica, primero, hay que definir las sociedades que la organización va a mantener y después, por cada sociedad, los datos relativos a unidades organizativas, los puestos (bien sean dentro o fuera de una RPT/Plantilla), lugares de trabajo y equipos de trabajo. Parte de la estructura organizativa interna relacionada con los conceptos de puesto y plaza, tienen una definición y un comportamiento común a todas las sociedades. Es decir las unidades organizativas, las plazas y los puestos definidos en la aplicación están accesibles desde cualquiera de las sociedades de la organización. Asimismo, se deben definir desde aquí los datos de la organización que 14

21 guardan relación con la nómina para asegurar que el cálculo de la misma es correcto. Estos datos se refieren a la definición de las pagas extra, los convenios, los sindicatos, los ordenantes y habilitados. Por último, el organigrama permite tanto la consulta de los datos relacionados con unidades organizativas, de los puestos asociados a éstas y de las personas que ocupan los puestos. Definición de sociedades Este apartado describe la forma de definir las sociedades que pertenecen a una organización y cuyos datos se van a gestionar a diario. Esto se realiza mediante la opción: Ruta de acceso Organización Organización interna Sociedades Hay Administraciones que se componen de varios organismos con una estructura organizativa propia y que necesitan un tratamiento específico de toda la información relacionada con los RRHH. A cada uno de estos organismos se denomina sociedad en la aplicación. Meta4 PeopleNet permite la gestión individualizada de datos por sociedades. Existen en la aplicación dos funcionalidades: la multisocietaria, cuyos datos pueden ser distintos según la sociedad en la que se encuentre y la monosocietaria, cuyos datos son universales y los comparten todas las sociedades que se hayan definido. La mayor parte de la funcionalidad relacionada con la organización interna es de tipo multisocietario es decir, los datos definidos en cada tabla del área de organización interna pueden ser distintos en cada sociedad. La flexibilidad que se alcanza con este sistema le facilita enormemente la gestión diaria. El Ministerio de Educación, Cultura y Deportes necesita mantener datos diferentes para las siguientes sociedades u organismos: Secretaría de Estado de Educación y Universidades Secretaría de Estado de Cultura Consejo Superior de deportes. En Meta4 PeopleNet permite definir estas tres sociedades, siempre y cuando, la gestión de Definición de la organización interna 15

22 datos diferenciada facilite la gestión del personal y de la nómina. El objetivo último de la multisociedad es facilitar su trabajo. Si no necesita la gestión diferenciada se recomienda crear una sociedad, que en este caso podría ser el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. Para definir una sociedad, desde la ruta indicada arriba, es suficiente con crear un nuevo registro e introducir un código y un nombre que la identifique. Para cambiar de sociedad desde cualquier ventana de la aplicación, utilice el botón Sociedades de la barra superior de herramientas. Al salir de ese formulario, seguirá trabajando con la sociedad definida en las opciones de sesión, no con la seleccionada desde el formulario. Si quiere cambiar la sociedad de trabajo para todas las opciones, vaya a la línea de menú Ver Opciones de sesión Sociedades y marque la sociedad con la que desea trabajar. Definición de unidades organizativas Este apartado describe la forma de definir y gestionar las unidades organizativas de la sociedad. Una unidad organizativa es todo aquel departamento, sección o servicio en que se estructura la organización de trabajo de la Administración. Ésta se identifica mediante un código y un nombre, y se caracteriza por el tipo de unidad. Este tipo de unidad determina, entre otras cosas, el nivel de las unidades y su dependencia mutua en su representación gráfica. Además, entre los datos que se pueden definir, para la unidad organizativa están, el responsable de la misma, el presupuesto manejado y el habilitado. Todo esto se realiza mediante la opción Gestionar unidades organizativas. También, se puede establecer el organigrama funcional mediante la opción Árbol de unidades organizativas. Este apartado se amplía con una funcionalidad adicional que es el análisis de la información presupuestaria de las unidades organizativas en dos gráficos: Evolución presupuestaria de una unidad organizativa y Comparación del presupuesto entre unidades organizativas. Para obtener el detalle de estos informes consulte el capítulo Análisis de Organización de esta misma guía. 16

23 Proceso de definición de una unidad organizativa Este proceso le permite definir una unidad organizativa. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Unidades organizativas Gestionar unidades organizativas 1. Haga clic en Nuevo en el filtro que aparece para crear una nueva unidad. 2. Cree la unidad organizativa, indicando un código identificativo, un nombre y las fechas de validez. Además indique el tipo de unidad con el objetivo de definir la jerarquía con el resto de unidades. El tipo de unidad se define desde: Organización Tablas de referencia Organización interna Unidad organizativa Tipos de unidad organizativa. En esta ruta, se asocia un tipo de unidad con el grupo al que pertenece y que se define en: Organización Tablas de referencia Organización interna Unidad organizativa Tipos internos de unidad organizativa Así se consigue agrupar las unidades en diferentes categorías y servirá a la hora de establecer las relaciones jerárquicas entre las diferentes unidades. El tipo de unidad organizativa que generalmente se pueden encontrar son: Ministerios, Secretarías Generales, Direcciones Generales, Subdirecciones Generales, Gabinetes, etcétera. El tipo interno de unidad organizativa puede ser: Órgano superior, Órgano directivo, Unidad administrativa, etcétera. Así en la tabla Tipos de unidad organizativa un Ministerio se definiría por ejemplo como Órgano superior, y una Secretaría como Órgano directivo. 3. Grabe la nueva unidad. Puede completar la información de la unidad siguiendo estos pasos desde las pestañas dependientes: 1. Designe el responsable de la unidad indicando: Las fechas de inicio y fin. El tipo de responsabilidad que tiene sobre la unidad. Definición de la organización interna 17

24 Si el responsable es una persona concreta, marque la opción Periodo del RH e indique: El código identificativo del recurso humano que desempeña la función de responsable de la unidad organizativa. El número identificativo del periodo de actividad del recurso humano. Este campo, junto con el ID RH, forma parte de la clave de identificación del recurso humano; por ello, al rellenar el campo ID RH, aparecerá automáticamente el número de periodo del recurso humano. Si los responsables de la unidad son las personas que ocupan un puesto por unidad determinado, marque Puesto e indique el código identificativo del puesto por unidad. Si en cambio, el responsable es la persona que ocupa un puesto específico concreto, marque Puesto y registre: el código identificativo del puesto por unidad. El número de puesto específico al que se refiere. En diferentes módulos funcionales a veces es necesario recuperar los responsables de tareas concretas. Por ejemplo, el responsable de aprobar vacaciones de un empleado concreto, el responsable de la nómina, o el responsable de una unidad organizativa (no de un empleado), etcétera. En estos casos PeopleNet incorpora un sistema de cálculo y recuperación de los responsables válidos para una fecha concreta, para una tarea y empleado. Para obtener más información sobre este proceso consulte la Ayuda en línea desde la aplicación 2. Asocie a la unidad organizativa su página Web, donde puede consultar gráficamente la descripción de la unidad junto con más información adicional 3. Asigne su importe presupuestario. Después podrá consultar la evolución presupuestaria de una unidad, compararla con la de otras unidades, etcétera. Para más información vea, Análisis de presupuestos de unidades organizativas. 4. Indique qué habilitado u oficina pagadora corresponde a la unidad organizativa. Para ello indique las fechas de inicio y fin, el nombre del habilitado y el ordenante. Cada unidad organizativa debe tener asociado un habilitado definido como principal. Este dato es fundamental a la hora de la liquidación de las cuotas MUFACE. Para más información sobre estas figuras, vea Definición de ordenantes y habilitados. 4. Guarde los cambios. 18

25 5. Con posterioridad se asignan las competencias requeridas en una unidad organizativa y para el personal a través de las opciones Conocimientos+ Asignación organizativa de Conocimientos+ Unidad organizativa y Conocimientos+ y Gestión de personal Roles del RH Información sobre el rol del RH, respectivamente. Después, puede consultar desde esta opción las competencias requeridas en la unidad organizativa a través del hiperenlace Conocimientos+. Para más información sobre este formulario, vea la Guía de usuario de Conocimientos+. Una vez creadas todas las unidades administrativas que necesite, puede establecer la relación jerárquica existente entre ellas. Más información, Proceso de creación y modificación de dependencias jerárquicas entre unidades organizativas. Árbol de unidades organizativas Puede ver el organigrama funcional de la organización, así como información adicional sobre las unidades y sus relaciones. El árbol de unidades organizativas sirve para: Consultar un esquema arbóreo de las unidades organizativas de la organización junto con información adicional sobre ellas Buscar una unidad organizativa dentro del árbol Crear la dependencia jerárquica entre dichas unidades Modificar las dependencias de cualquier unidad Desvincular unidades organizativas del árbol El proceso de gestión del árbol de unidades organizativas, que se explica a continuación, permite la ejecución de una serie de acciones como el cambio de la fecha de consulta, la creación de las dependencias entre unidades organizativas, la modificación de esas dependencias y la desvinculación de las relaciones de dependencia. Definición de la organización interna 19

26 Proceso de creación y modificación de dependencias jerárquicas entre unidades organizativas Es imprescindible antes de iniciar este proceso que previamente se hayan creado las unidades que se relacionan desde la opción Gestionar unidades organizativas. Cuando se crea una nueva unidad, se le asocia por defecto como padre una unidad ficticia denominada root (raíz del árbol), sin representación gráfica en el árbol de unidades. Al crear su verdadera dependencia, el padre de dicha unidad será el código de la unidad organizativa de la que dependa. Desde esta opción siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Unidades organizativas Árbol de unidades organizativas 1. Sitúe el cursor en la unidad organizativa y haga clic con el botón izquierdo. 2. Arrastre dicha unidad con el ratón hasta colocarla en el lugar deseado del árbol. Aparece una ventana donde debe introducir el motivo del cambio. 3. Indique el motivo del cambio y haga clic en el botón Aceptar. 4. Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas para hacer efectivo el cambio. En el panel de la información adicional, puede comprobar las fechas de validez de la nueva relación y el código identificativo de la nueva unidad organizativa padre. Para localizar una unidad organizativa en el árbol, puede utilizar la opción de menú Edición Buscar. Al hacer clic repetidamente en Buscar siguiente se sitúa en las diferentes unidades que cumplen los requisitos, desplegando el árbol si fuera necesario hasta localizar la unidad. 20

27 Proceso de cambio de fecha de consulta 1. Seleccione el botón Recargar de la barra de herramientas. 2. Introduzca la fecha de carga del árbol con la que desea consultar el árbol. 3. Haga clic en el botón Aceptar. Automáticamente, puede ver el árbol con la fecha seleccionada. De este modo, obtiene rápida y cómodamente una visión retrospectiva, presente y futura del árbol de las unidades organizativas de la organización. Proceso de desvinculación de las relaciones de dependencia Este proceso le permite desvincular la dependencia de una unidad organizativa del resto del árbol de unidades. Esta acción comporta el cierre, el día anterior al de la desvinculación, de la relación de dependencia entre esa unidad y el árbol de unidades organizativas. Para ello, siga estos pasos: 1. Sitúe el cursor en la unidad que desea desvincular. 2. Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Desvincular. Aparece una ventana donde debe introducir el motivo del cambio. 3. Indique el motivo del cambio y haga clic en el botón Aceptar. 4. Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas para hacer efectivo el cambio. La unidad organizativa queda desvinculada del árbol, pero, por defecto, se vincula a una unidad ficticia denominada root (raíz del árbol). La unidad desvinculada se representa en el mismo rango que la unidad de primer nivel. Definición de la organización interna 21

28 Definición de lugares de trabajo Este apartado describe la forma de definir y gestionar cada lugar de trabajo de la organización. Se identifica mediante un código y un nombre, y se caracteriza por el tipo de lugar. Se define mediante la opción Lugares de trabajo del área Organización interna del módulo Organización. La funcionalidad de los lugares de trabajo sirve para: Definir y gestionar los lugares de trabajo de la Administración, es decir, las ubicaciones físicas donde se desarrolla la actividad laboral de la organización (centro de trabajo, sede, edificios, oficinas, etcétera), mediante la opción Gestionar lugares de trabajo. Además permite indicar los datos de localización de estos lugares. Establecer el organigrama geográfico de la organización, mediante la opción Árbol de lugares de trabajo Proceso de definición de los lugares de trabajo Este proceso le permite definir un lugar de trabajo. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Lugares de trabajo Gestionar lugares de trabajo 1. Haga clic en Nuevo en el filtro que aparece. 2. Cree el lugar de trabajo, indicando un código identificativo, un nombre y las fechas de validez. Además indique el tipo de lugar. Con respecto al conjunto de lugares de trabajo, este tipo de lugar determina, entre otras cosas, el nivel y la dependencia entre los lugares en su representación gráfica. El tipo de lugar se define desde: Organización Tablas de referencia Organización interna Lugares de trabajo Tipos de lugar de trabajo. En esta ruta, se asocia un tipo de unidad con el grupo al que pertenece y que se define en: Organización Tablas de referencia Organización interna Lugares de trabajo Tipos internos de lugar de trabajo 22

29 Así se consigue agrupar los lugares de trabajo en diferentes categorías y servirá a la hora de establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes lugares. Los lugares de trabajo que generalmente se pueden encontrar son: País, Centro de trabajo, Edificio, Planta, Despacho, etcétera En ellos, un país engloba los centros de trabajo de ese país, un centro de trabajo a un edificio, un edificio a varias plantas y así sucesivamente. Como tipos internos de lugar de trabajo se pueden definir: Lugar físico, lugar orgánico, etcétera. En la tabla Tipo de lugar físico se podría definir un País como Lugar orgánico y un Despacho como un lugar físico. No obstante, el tipo y la clasificación dependen de la complejidad del entorno y de la distribución interna de la organización. 3. Si el lugar de trabajo es de tipo centro de trabajo, seleccione Dirección centro trabajo y cree un nuevo registro obligatoriamente con los datos de contacto. Tenga en cuenta que posteriormente, podrá asignar valores a conceptos de nómina para estos lugares codificados como centros de trabajo. 4. Guarde el registro que acaba de crear. Árbol de lugares de trabajo El árbol de los lugares de trabajo permite ver el organigrama geográfico y físico de la Administración, así como información adicional sobre dichos lugares y sus relaciones. La funcionalidad de esta opción sirve para: Consultar un esquema arbóreo de los lugares de trabajo de la Administración junto con información adicional sobre éstos Buscar un lugar de trabajo dentro del árbol Crear la dependencia jerárquica de dichos lugares Modificar las dependencias de cualquier lugar de trabajo Desvincular del árbol lugares de trabajo Definición de la organización interna 23

30 Proceso de gestión del árbol de lugares de trabajo Este proceso implica la ejecución de una serie de acciones como el cambio de la fecha de consulta, la creación de las dependencias entre lugares de trabajo, la modificación de esas dependencias y la desvinculación de las relaciones de dependencia. Para ello, seleccione la siguiente ruta: Ruta de acceso Organización Organización interna Lugares de trabajo Árbol de lugares de trabajo Proceso de cambio de fecha de consulta 1. Seleccione el botón Recargar de la barra de herramientas. 2. Introduzca la fecha de carga del árbol con la que desea consultar el árbol. 3. Haga clic en el botón Aceptar. Automáticamente, puede ver el árbol a la fecha seleccionada. De este modo, obtiene rápida y cómodamente una visión retrospectiva, presente y futura del árbol de lugares de trabajo de la Administración. Para localizar un lugar en el árbol, puede utilizar la opción de menú Edición Buscar. Al hacer clic repetidamente en Buscar siguiente se sitúa en los diferentes lugares que cumplen los requisitos, desplegando el árbol si fuera necesario hasta localizar el lugar. Proceso de creación de dependencias entre lugares de trabajo Es imprescindible antes de iniciar este proceso que previamente se hayan creado los lugares de trabajo que se relacionan desde la opción Gestionar lugares de trabajo. Cuando se crea un nuevo lugar, por defecto, se le asocia como padre un lugar ficticio denominado root (raíz del árbol) que no tiene representación gráfica en el árbol de lugares de trabajo. Al crear su verdadera dependencia, el padre de dicho lugar será el código del lugar de trabajo del que dependa. 1. Sitúe el cursor en el lugar de trabajo y haga clic con el botón izquierdo del ratón. 24

31 2. Arrastre dicho lugar con el ratón hasta colocarlo en el lugar deseado del árbol. Aparece una ventana donde debe introducir el motivo del cambio. 3. Indique el motivo del cambio y haga clic en el botón Aceptar. 4. Guarde el registro para hacer efectivo el cambio. A continuación, en el panel de la información adicional, puede comprobar la fechas de la validez de la nueva relación y el código identificativo del nuevo lugar de trabajo padre. Proceso de modificación de las dependencias 1. Sitúe el cursor en el lugar de trabajo que desee modificar. 2. Haga clic en dicho lugar de trabajo con el botón izquierdo del ratón y arrástrelo hasta colocarlo en el lugar deseado. Aparece una ventana donde debe introducir el motivo del cambio. 3. Indique el motivo del cambio y haga clic en el botón Aceptar. 4. Guarde el registro para hacer efectivo el cambio. Proceso de desvinculación de las relaciones de dependencia Este proceso le permite desvincular la dependencia de un lugar de trabajo del resto del árbol de lugares. Esta acción comporta el cierre, en el día anterior en que se realiza la desvinculación, de la relación de dependencia entre ese lugar y el árbol de lugares de trabajo. Para ello, siga estos pasos: 1. Sitúe el cursor en el lugar de trabajo que desea desvincular. 2. Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Desvincular. Aparece una ventana en la que debe introducir el motivo del cambio. 3. Indique el motivo del cambio y haga clic en el botón Aceptar. 4. Guarde el registro para hacer efectivo el cambio. El lugar de trabajo queda desvinculado respecto del árbol, pero, por defecto, se vincula a un lugar ficticio denominado root (raíz del árbol). El lugar desvinculado queda representado en el mismo rango que el lugar de trabajo de primer nivel. Definición de la organización interna 25

32 Gestión de plazas La aplicación le facilita la gestión de las plazas necesarias para la sistematización del trabajo de los empleados públicos. Las plazas en PeopleNet permiten identificar el tipo de trabajo a realizar y definir la relación que mantienen los empleados con la Administración: régimen jurídico en el que se inscriben y características que determinan sus retribuciones básicas. En relación con la plaza se facilita también la gestión de los puestos que ofrecen, entre otros datos, la información sobre las retribuciones complementarias según el régimen jurídico. Para más información, consulte Gestión de puestos. En PeopleNet, la plaza se asocia siempre a la persona y el puesto hace referencia al asiento o emplazamiento que ocupará la persona. Dichos elementos se asocian al empleado en el proceso de alta. La gestión de puestos, tradicionalmente, se ha realizado a través de la Relación de puestos de trabajo y otras técnicas similares para el caso de puestos no incluidos en RPT. Más información: Gestión de puestos. Existen organismos públicos que, además de la gestión de los puestos, de su estado y del historial de titulares del mismo, necesitan la gestión adicional de las plazas. De tal forma que sea posible conocer el estado de la plaza, si se encuentra vacante o ocupada con o sin titularidad. Con esta gestión se facilita la toma de decisiones sobre qué plazas es necesario sacar a oferta pública de empleo o a bolsa de trabajo, qué plazas no se pueden sacar dado su nivel de ocupación, etcétera. Meta4 PeopleNet le ofrece la posibilidad de realizar esta gestión de plazas a través del uso de Plantillas de plazas. Las plantillas, en cualquier caso son de uso optativo pero recomendable para aquellas administraciones que tienen la necesidad de, no sólo gestionar sus puestos a través de RPT, sino también requieren en todo momento de información sobre sus plazas específicas a través de plantillas. La definición de plazas, por tanto, consiste en: La Identificación de una plaza, de carácter general o básico, obligatoria independientemente de que opte o no por la gestión de plazas por plantilla. Para más información vea Definir plazas. Opcionalmente, continuar el proceso y crear plazas específicas a partir de la gestión de plazas por plantilla. Para más información vea Definición de plantillas de plazas: funcionalidad opcional. Este apartado se amplía con una funcionalidad adicional que es el análisis de la información sobre plazas mediante distintos informes. Para obtener el detalle 26

33 consulte el capítulo Análisis de Organización de esta misma guía. Imagine que una persona a través de oposición, ha logrado una plaza de Subinspector de trabajo y va a ocupar un puesto de Subinspector de zona norte. A lo largo de su vida laboral podría darse alguna de las siguientes situaciones: El empleado pide una excedencia voluntaria durante un periodo de tiempo prolongado, lo que provoca una situación administrativa donde el puesto queda vacante pero la plaza se mantendrá ocupada, ya que el empleado funcionario nunca pierde los derechos obtenidos a través de oposición. A través de la información que la RPT le aporta puede tomar decisiones acerca de la ocupación temporal del puesto hasta el regreso de su titular. El empleado, a través de promoción interna, logra obtener una plaza de superior grupo, por ejemplo, de Inspector de Trabajo. De acuerdo con la plaza obtenida, el puesto que ocupará será de Inspector de zona norte. En este caso, tanto la plaza como el puesto que ocupaba anteriormente pasarán a estado vacante. A partir de una gestión de plazas por plantilla, podrá gestionar las plazas de la Administración y tomar las decisiones oportunas con lo que respecta a las vacantes. En cuanto a la gestión de puestos, podrá decidir qué hacer a través de la información que la RPT le aporta. Definir plazas Esta opción tiene como objetivo definir las plazas con las que cuenta la Administración según su régimen jurídico: plazas para funcionarios, plazas para laborales y otras cuyo régimen jurídico sea distinto o bien muestren características diferentes a las plazas de funcionarios y laborales. En la aplicación se llama plaza al conjunto de características que definen a un empleado en relación con la Administración y en función de su régimen jurídico; además, dichas características tienen influencia en la nómina. Dependiendo de las características del personal de la administración se distinguen diferentes tipos de plazas: Para el personal funcionario, la plaza consiste básicamente en la relación de Subgrupo y Cuerpo. El Subgrupo determinará las retribuciones básicas en la nómina para funcionarios. Para el personal laboral, la plaza consiste básicamente en la definición de la categoría por nivel y especialidad que le corresponde. El nivel de la categoría determina las retribuciones básicas en la nómina para laborales. Para el resto del personal a cargo de la administración que no pueda ser definido en PeopleNet como laboral o como funcionario estrictamente puesto que requiere unas características diferentes o la combinación de los Definición de la organización interna 27

34 rasgos de ambos tipos de personal, se han creado otras plazas. Se trata de una solución mixta que amplía las posibilidades de definición de plazas abriendo el producto a un mayor número de tipos de personal. Aparte de los colectivos principales de funcionarios de carrera y laborales (fijos) propios de la administración general existen otros colectivos importantes en cuanto a número, como estatutarios sanitarios, docentes, o cuerpos especiales de funcionarios de carrera que se rigen mediante estatutos propios o presentan algunas particularidades significativas. Además, las definiciones de las plazas varían en función de la administración que las crea (local, regional, central, universidades, cabildos, etcétera) si bien se tiende a homogeneizar la normativa laboral. En el caso de Altos cargos no existen plazas, ni plazas específicas para ellos en la aplicación; se crean directamente los puestos especiales fuera de la RPT. Por tanto en el caso de realizar una gestión de plazas a través de plantillas, este colectivo quedaría excluido de este proceso. Más información, Gestión de puestos. Los diferentes procesos para la creación de plazas se detallan en los siguientes apartados: Proceso para crear plazas de funcionarios Proceso para crear plazas de laborales Proceso para crear otro tipo de plazas Las plazas son accesibles desde todas las sociedades por igual, no obstante sólo pueden ser ocupadas por una persona de una sociedad concreta. Posteriormente a la definición de las plazas, PeopleNet le ofrece además, la posibilidad de gestionar las plazas de la Administración a través de plantillas de plazas. Esta opción es de uso opcional y está especialmente indicada para organismos que necesiten gestionar a nivel de plazas específicas. Para obtener más información sobre este proceso, consulte el apartado Definición de plantillas de plazas: funcionalidad opcional. Si finalmente, la Administración optara por la gestión de plazas por plantilla debe tener en cuenta que la adjudicación de una plaza específica será obligatoria en el proceso de alta de un empleado. 28

35 Definir los datos previos auxiliares para la creación de plazas Existen una serie de datos auxiliares que irá necesitando durante todo el proceso de creación de plazas. Estos datos se introducen en la aplicación desde las Tablas de referencia que se encuentran en la siguiente ruta: Ruta de acceso Organización Tablas de referencia Organización interna Plazas Para más información sobre las diferentes opciones consulte desde el propio formulario la Ayuda en línea pulsando la tecla F1. Una vez definidos los datos auxiliares puede crear las diferentes plazas de la Administración. Proceso para crear plazas de funcionarios La definición de una plaza de funcionario consiste básicamente en la relación de Subgrupo y Cuerpo. El Subgrupo determinará las retribuciones básicas en la nómina para funcionarios. Para crear una plaza para personal funcionario, seleccione la siguiente opción y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Plazas Plazas de funcionarios 1. Haga clic en Nuevo en el filtro que aparece. 2. Introduzca los siguientes datos para identificar una plaza y para que tenga efecto en el cálculo de la nómina: El código identificativo de la plaza La fecha de inicio de validez de la plaza dentro de la aplicación El nombre de la plaza El régimen jurídico de la plaza es un campo de carácter no editable que, por defecto, debe corresponderse con F al acceder al formulario Observaciones que considere oportunas 3. Indique además otra información complementaria que define la plaza en la pestaña Historial de características de la plaza: Definición de la organización interna 29

36 El código identificativo del subgrupo asociado a la plaza, dato del que depende el cálculo de la nómina El código identificativo del cuerpo al que pertenece El código identificativo de la escala dentro de la que se encuadra El código identificativo de la subescala a la que pertenece El código identificativo de la especialidad con la que cuenta El tipo de Administración (General, Especial, ISFAS o MUGEJU), dentro de la que se circunscribe la plaza. Los posibles valores para este campo se corresponden con G,E, I y J respectivamente. Las observaciones que considere oportunas 4. Guarde los cambios. Proceso para crear plazas de laborales La definición de una plaza de personal laboral consiste básicamente en la definición de la categoría por nivel más la especialidad que le corresponde. El nivel de la categoría determina las retribuciones básicas en la nómina para laborales. Para crear una plaza para personal laboral, seleccione la siguiente opción y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Plazas Plazas de laborales 1. Haga clic en Nuevo en el filtro que aparece. 2. Introduzca los siguientes datos para identificar una plaza y para que tenga efecto en el cálculo de la nómina: El código identificativo de la plaza La fecha de inicio de validez de la plaza dentro de la aplicación El nombre de la plaza El régimen jurídico de la plaza es un campo de carácter no editable que, por defecto, debe corresponderse con valor L al acceder al formulario. Las observaciones que considere oportunas 3. Indique además otra información complementaria que define la plaza en la pestaña Historial de características de la plaza: Indique las fechas durante las cuales serán válidas las siguientes características. 30

37 La categoría por nivel y la especialidad de la plaza definida previamente. Estos datos condicionan las retribuciones en nómina. Las observaciones que considere oportunas. 4. Guarde los cambios. Proceso para crear otro tipo de plazas PeopleNet le permite configurar las características que definen a un empleado en relación con la Administración diferente a la de funcionario, laboral y alto cargo. Algunos ejemplos de estos colectivos son: los estatutarios sanitarios, docentes o cuerpos especiales de funcionarios de carrera que se rigen mediante estatutos propios o presentan algunas particularidades significativas. Para crear este tipo de plazas, seleccione la siguiente opción y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Plazas Otras plazas 1. Haga clic en Nuevo en el filtro que aparece. 2. Este formulario contiene las características que definen a un funcionario de carrera, a un laboral o a un alto cargo y además otra serie de distintivos como la clase presupuestaria, la categoría y el tipo de personal. La aplicación le permite introducir datos en todos los campos para facilitar la flexibilidad en la definición de plazas; no obstante conviene que tenga en cuenta que debe indicar datos coherentes y compatibles entre si. Imagine que desea definir una plaza para los facultativos sanitarios de un servicio público de salud que no se pueden considerar altos cargos, ni tampoco funcionarios o laborales puros y a los que se les retribuye como si fueran funcionarios pero que cotizan a la Seguridad Social. Para estos casos defina una plaza desde este formulario indicando el nombre, fechas de validez, régimen jurídico estatutario, el subgrupo de la plaza y una cotización G (Régimen general de la Seguridad Social) en el campo Tipo de Administración. Como el subgrupo define las retribuciones básicas de los empleados no tendría sentido informar la categoría y especialidad que son las que determinan las retribuciones básicas de los laborales puros. Otro ejemplo claro de plazas mixtas son los concejales que no pueden considerarse ni altos cargos, ni funcionarios, ni laborales puros a los que se les retribuye como si fueran laborales. Definición de la organización interna 31

38 3. Introduzca los siguientes datos para identificar una plaza: El código identificativo y nombre de la plaza La fecha de inicio de validez de la plaza dentro de la aplicación El régimen jurídico al que pertenece 4. A continuación, dependiendo de las características de la plaza defina los datos que correspondan y que permitan concretar su plaza claramente: Clase presupuestaria en la que se inscribe. Este dato podría utilizarse en la definición de las partidas presupuestarias en el módulo de Contabilidad previa parametrización. Categoría del puesto y Tipo de personal. Estos campos se utilizan para agrupar y clasificar las plazas del personal público. En la aplicación estándar no tienen ninguna implicación en el cálculo de la nómina: El campo Categoría permite asignar categorías a personas a través de las plazas. Se trata de la actual categoría del puesto, diferente de la categoría de laborales que está ligada necesariamente a un nivel laboral. El Tipo de personal permite asociar a la plaza las clases internas de puestos. Así puede clasificar las relaciones con la administración. Por ejemplo: Facultativo, Sanitario, No sanitario, facultativo englobaría a Facultativo propietario, Eventual, de sustitución, etcétera. Observaciones convenientes. La Categoría por nivel y especialidad asociada. En la nómina la categoría determina las retribuciones básicas. Subgrupo, cuerpo, escala, subescala, especialidad y tipo de administración en la que se inscribe. En la nómina el subgrupo determina las retribuciones básicas. 5. Guarde los datos. En la pestaña Historial de características de la plaza puede comprobar que los campos se cumplimentarán de manera automática con la información que acaba de especificar. 32

39 Definición de plantillas de plazas: funcionalidad opcional Este apartado describe la forma de definir las diferentes plantillas que puede utilizar para la gestión de las plazas específicas. El uso de plantillas para la gestión de plazas es de carácter opcional. Esta funcionalidad está especialmente indicada para aquellas organizaciones que tienen la necesidad de gestionar la estructura organizativa de las plazas en diferentes periodos de tiempo. Para la gestión de plazas por plantilla debe seguir los siguientes pasos: Crear las plazas, tal y como se indica en el apartado Definir plazas Definir tantas plantillas como sean necesarias para la gestión de plazas de la Administración y para cada una de ellas se precisa: La asociación de las plazas definidas a cada una de las plantillas. La definición de las plazas específicas a partir de la dotación para cada plaza. Para ello, siga los pasos definidos en Crear plantillas y definir la dotación de plazas Crear plantillas y definir la dotación de plazas Para crear una plantilla, seleccione la siguiente opción y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Plazas Plantillas 1. Haga clic en el botón Nuevo. 2. Introduzca el código identificativo de la plantilla, el nombre, la tipología, el régimen jurídico de las plazas que va a agrupar y las fechas de validez. El número de plantillas que puede crear variará en función de las necesidades organizativas de la Administración. Se recomienda definir tantas plantillas como regímenes jurídicos se den en la organización, para distintos periodos de tiempo. Un Ayuntamiento posee plazas para funcionarios y plazas para laborales. Tiene la necesidad de realizar la gestión de plazas para el año Por tanto creará dos plantillas: Una plantilla de plazas para funcionarios para el año 2005 Definición de la organización interna 33

40 Una plantilla de plazas para laborales correspondiente al 2005 Posteriormente, para la gestión de plazas del año 2006 necesita realizar una nueva gestión. Por tanto, definirá las siguientes plantillas: Una plantilla de plazas para funcionarios para el año 2006 Una plantilla de plazas para laborales para el Registre las plazas que van a formar parte de la plantilla que está definiendo a través de Relación de plazas de plantilla. Para ello indique los siguientes datos: Fecha de inicio a partir de la cual la plaza tiene validez dentro de la plantilla. La fecha de inicio debe estar comprendida en las fechas de validez tanto de la plantilla como de la plaza. Tras guardar los cambios, no se permite modificar la fecha de inicio. En caso de error, deberá eliminar el registro y crear uno nuevo con la fecha correcta. El código identificativo de la plaza que quiere incluir en la plantilla. La dotación o número de plazas específicas que desea crear a partir de la plaza asignada a la plantilla. Cuando grabe los cambios, en el formulario Organización Organización interna Plazas Plazas específicas se creará automáticamente un número de registros para dicha plaza equivalente al valor numérico introducido en este campo y con estado de ocupación vacante. Por ejemplo, si para una plaza de Maestro asignó una dotación de 4, en el formulario Plazas específicas aparecerán 4 registros correspondientes a plazas específicas vacantes de Maestro. Se permite posteriormente incrementar el valor de la dotación. Para más información vea Cómo aumentar la dotación de una plaza. No se permite modificar directamente a la baja el valor de este campo. Si desea reducir por cualquier motivo el número de plazas específicas asociadas a la dotación vea Cómo reducir la dotación de una plaza. Dentro de una plantilla puede crear para la misma plaza las dotaciones que necesite siempre y cuando no se produzcan solapamientos en el tiempo. La misma plaza puede estar incluida en varias plantillas siempre y cuando no se produzcan solapamientos temporales. 4. Guarde los cambios 34

41 Gestionar las plazas específicas Las plazas específicas se crean siempre a partir de la dotación definida para una plaza incluida en una plantilla, bien en el momento de su definición o posteriormente si decide aumentar dicha dotación. Para más información vea Crear plantillas y definir la dotación de plazas y Cómo aumentar la dotación de una plaza. Cuando se crea o aumenta la dotación la aplicación genera automáticamente las plazas específicas correspondientes al número indicado en el campo dotación en la ruta Organización Organización interna Plazas Plazas específicas. Además, en el Histórico de plazas específicas dependiente del formulario Plazas específicas se crea un registro para cada plaza con valor Vacante. Recuerde que las plazas específicas son accesibles desde todas las sociedades por igual, no obstante sólo puede ser ocupada por una persona de una sociedad concreta. Posteriormente, la aplicación actualiza el estado de las plazas específicas de manera automática, conforme evolucione la gestión del personal que las ocupa: Alta: una vez creadas las plazas y las plazas específicas, la asignación al empleado se hace directamente en el proceso de alta. Este proceso comprueba que el subgrupo para funcionarios o la Categoría/Nivel laboral es el mismo para la plaza, plaza específica derivada, y el puesto asignado al empleado. Tras el alta, en la pestaña Plazas específicas Histórico de plazas específicas se crea automáticamente un nuevo registro con el nuevo estado de la plaza que será Ocupado con titularidad o Ocupado sin titularidad dependiendo de la forma de ocupación de la plaza específica indicada en el proceso de alta. Si el empleado es dado de baja se actualiza automáticamente el estado de la plaza: Se cierra el registro de su estado actual con fecha igual a la fecha de baja Se crea un nuevo registro con fecha de inicio el día siguiente al de la baja y con estado Vacante. Si se cancela la baja se borra el último registro de estado de la plaza dejando el penúltimo registro sin fecha de fin. Si se modifica la fecha de la baja: Se borra el último estado de la plaza El penúltimo registro se cierra con la nueva fecha de baja Se crea un nuevo estado vacante con fecha de inicio el día siguiente al de la nueva baja. Definición de la organización interna 35

42 Si decide prescindir de una plaza específica, también debe tener en cuenta las dotaciones. Para más información sobre la eliminación de una plaza consulte el apartado Cómo reducir la dotación de una plaza. Para cada plaza puede añadir información relevante que le facilitará la gestión de las plantillas y la elaboración del informe Plantillas por unidad organizativa: En ID Unidad Organizativa plazas vacantes indique la unidad organizativa a la que se asignará la plaza en el caso de que en la fecha de corte del informe Plantillas por unidad organizativa se encuentre vacante. Si prefiere que la plaza específica no se visualice en el informe Plantillas por unidad organizativa, marque la casilla de verificación Excluir del informe. Cómo aumentar la dotación de una plaza Para aumentar la dotación tiene dos opciones principales en función de la situación: Borrar la dotación directamente en la ruta Organización Organización interna Plazas Plantillas Relación de plazas de plantilla y realizar un nuevo registro con la dotación correcta como se indica en el apartado Crear plantillas y definir la dotación de plazas. Esta operación solo se puede realizar si las plazas específicas nunca han estado ocupadas y la dotación no está cerrada. Modificar la dotación. Para realizar este proceso seleccione la siguiente opción y siga los pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Plazas Plantillas 1. En la pestaña Relación de plazas de plantilla seleccione el registro correspondiente a la plaza para la que se va a incrementar la dotación de plazas específicas. 2. El proceso se puede hacer de dos formas en función de su situación: Si desea rectificar el valor de la dotación porque la anterior es incorrecta, modifique el valor del campo dotación. Por ejemplo, si tiene una dotación de 5 y desea tres nuevas plazas, indique 8. En este caso las plazas específicas que cree nuevas tendrán la misma fecha de inicio que las anteriores. 36

43 Si desea crear nuevas plazas específicas con una fecha de inicio diferente al resto de plazas específicas de la misma dotación, cree un nuevo registro con una nueva fecha de inicio e indique la dotación y el resto de campos. En este caso: se cierra automáticamente la dotación anterior con fecha igual a un día menos a la fecha de inicio de la nueva dotación las plazas específicas que se creen nuevas tendrán una fecha de inicio diferente a las ya existentes 3. Grabe los cambios. Automáticamente, se crearán las nuevas plazas específicas en Organización Organización interna Plazas Plazas específicas Cómo reducir la dotación de una plaza Para decrementar la dotación tiene dos opciones principales en función de situación: Borrar la dotación directamente en la ruta Organización Organización interna Plazas Plantillas Relación de plazas de plantilla y realizar un nuevo registro con la dotación correcta como se indica en el apartado Crear plantillas y definir la dotación de plazas. Esta operación solo se puede realizar si las plazas específicas asociadas nunca han estado ocupadas, si la dotación no está cerrada y en el caso de tener más de un registro de dotación para la misma plaza se trata de la última. No se permiten borrar dotaciones intermedias. Modificar la dotación. Para ello, hay que tener claro que no se puede modificar directamente el campo dotación con un valor inferior en la ruta Organización Organización interna Plazas Plantillas Relación de plazas de plantilla, sino que debe indicar previamente las plazas específicas de las que quiere prescindir. Para realizar este proceso tiene estas opciones en función de sus necesidades: Cerrar plazas específicas si están vacantes. El cierre implica que con posterioridad se puede volver a abrir esta dotación. Para ello se aconseja, abrir directamente la plaza. Automáticamente se abre la dotación y el resto de registros asociados. Borrar plazas específicas si nunca han estado ocupadas. El borrado implica, que la dotación desaparece de la aplicación y no se puede volver a recuperar. Estos dos procesos se realizan desde la misma opción siguiendo los pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Plazas Plazas específicas Definición de la organización interna 37

44 1. Sitúese en el registro correspondiente a la plaza específica que va ser modificada. 2. En función de si desea cerrar o borrar el registro siga una de estas opciones: Indique la fecha de fin y grabe los cambios si quiere cerrar la plaza. Sólo puede cerrar una plaza específica si está vacante en la fecha de cierre. Borre el registro. Sólo es posible si la plaza específica nunca ha estado ocupada, ni lo está actualmente. 3. Grabe los cambios. 4. Repita estos pasos hasta que haya cerrado o borrado el número de plazas específicas que quiere disminuir. En el formulario Organización Organización interna Plazas Plantillas Relación de plazas de plantilla se producen los siguientes cambios: En el caso de borrar una plaza específica se actualiza el campo Dotación con una plaza menos. En el caso de cierre de una plaza especifica se crea un nuevo registro en el formulario Relación de plazas de plantilla incluyendo la nueva dotación con fecha de fin de la plaza específica más un día. Es decir, la dotación anterior menos una plaza. También se cierra la dotación anterior con la fecha de fin de la plaza específica. Si se cierra más de una plaza específica con la misma fecha de fin, para la primera plaza específica se realizan las operaciones explicadas anteriormente, y para el resto de plazas específicas se decrementa la segunda dotación de la plaza. Si se cierran todas las plazas específicas la dotación de la plaza se cierra automáticamente. Si las fechas de fin no son iguales, se obtendrán movimientos diferentes en función del orden en el que se ejecuten los procesos aunque el resultado no variará. 38

45 Gestión de puestos El tratamiento de los puestos en PeopleNet, varía en función del régimen jurídico de dicho puesto. El régimen jurídico determina algunos de los datos a ver en cada tipo de puesto. Esta asociación se define desde la tabla de referencia Tipo de dato por régimen jurídico. Los regímenes jurídicos que la aplicación estándar recoge son funcionarios, laborales, estatutarios y altos cargos. Si desea definir puestos para otro tipo de regímenes jurídicos inexistentes en la aplicación deberá, en primer lugar definir el régimen jurídico mediante la tabla Regímenes jurídicos, y después asociar los tipos de datos que correspondan mediante la tabla Tipo de dato por régimen jurídico. Para más información consulte la ayuda en línea desde el propio formulario. Básicamente, PeopleNet le facilita la gestión de los siguientes colectivos de personal: Puestos de carácter permanente como los funcionarios de carrera y los laborales fijos. Éstos estar recogidos en las Relaciones de Puestos de Trabajo de la Administración, en adelante RPT. Puestos no asociados formalmente a una RPT legal, para los que resulta necesaria la gestión mediante los informes de PeopleNet. Para cubrir esta casuística, este tipo de puestos se recogen en Plantillas. La Plantilla de puestos tienen un tratamiento idéntico a la RPT. Puestos que quedan fuera de RPT/Plantilla. Aparte de los colectivos principales de funcionarios de carrera y laborales fijos propios de la administración general existen otros tipos como altos cargos, en sus diversas modalidades y otros colectivos importantes en cuanto a número, como estatutarios sanitarios, docentes, o cuerpos especiales de funcionarios de carrera que se rigen mediante estatutos propios o presentan algunas particularidades significativas. Este tipo de puestos no serán considerados por los informes de puestos de PeopleNet. Los puestos son accesibles desde todas las sociedades por igual, no obstante sólo pueden ser ocupados por una persona de una sociedad concreta. La gestión de estos grupos de puestos se realiza desde: 39

46 Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Las opciones dependientes de Puestos permiten definir tanto los puestos que se recogen en una RPT/Plantilla como aquellos que se excluyen de la misma. El flujo de la gestión de puestos consta de las siguientes fases: Definición y comprobación de los datos previos auxiliares que necesita en las fases siguientes. Registro de los datos relativos a puestos genéricos. Definición de los puestos por unidad organizativa. Esta tarea implica: La definición de la dotación y complementos salariales de un puesto.este proceso varía en función del régimen jurídico del puesto y de si se trata de un puesto dentro o fuera de RPT/Plantilla. La asociación del puesto a la Aplicación Presupuestaria. Consulta de puestos específicos creados a partir de la dotación del puesto por unidad. Una vez que haya definido tanto los puestos específicos y se han ocupado desde el proceso de alta, puede obtener información sobre: Los puestos que ha ocupado con titularidad un empleado. Los puestos que han sufrido sustituciones en su ocupación. Además, tiene la posibilidad de generar distintos informes que le facilitarán la explotación de la información relativa a los puestos de la organización. Para más información, Análisis y consulta de datos de puestos. Recuerde que los puestos definidos fuera de una RPT/Plantilla no serán tratados por estos informes. De manera posterior puede realizar propuestas para modificar o crear puestos en una unidad organizativa. Para más información consulte la Guía de Usuario Expedientes de Modificación de RPT. 40

47 Figura 5. Proceso general de la definición de puestos Definición puestos de trabajo Definición PUESTOS GENÉRICOS Dentro de RPT/Plantilla: Funcionarios: Grupo + Cuerpo Laborales: Categoría por nivel Fuera de RPT: Altos Cargos Otras puestos (ejemp. estatutarios) Definición PUESTOS por UNIDAD ORGANIZATIVA: Puestos genéricos + unidad organizativa origen Definición de PUESTOS ESPECÍFICOS Definición de la DOTACIÓN : (Puestos por unidad + nº de puestos específicos) Definición de COMPLEMENTOS SALARIALES Definir los datos previos auxiliares para la creación de puestos Existe una serie de datos auxiliares que irá necesitando en todo el proceso de definición de puestos, tanto de los que pertenecen a la RPT/Plantilla como aquellos que quedan excluidos de ésta. Estos datos se introducen en la aplicación desde las Tablas de referencia. Para crear puestos genéricos y puestos por unidad organizativa será necesario introducir una serie de datos que aportarán información a los puestos en las opciones de menú dependientes de la siguiente: Ruta de acceso Organización Tablas de referencia Organización interna Puestos Para la correcta definición de puestos dentro de RPT/Plantilla, resulta indispensable definir de manera previa la RPT o la Plantilla que agrupará dichos puestos. Esta definición se lleva a cabo mediante la opción: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Tipo de RPT/Plantilla También es fundamental en esta fase, comprobar la parametrización de los datos relativos a cada régimen jurídico. Esta parametrización se lleva a cabo mediante la tabla Organización Tablas de referencia Organización interna Tipo de 41

48 dato por régimen jurídico. Si desea modificar la visualización de alguno de los datos definidos como dependientes del régimen jurídico o bien incorporar el tratamiento de un nuevo régimen, deberá crear los registros necesarios y marcar o desmarcar la casilla de verificación correspondiente. La definición de nuevos regímenes jurídicos se lleva a cabo mediante la tabla Organización Tablas de referencia Organización interna Plazas Regímenes Jurídicos. Si desea incorporar nuevos campos dependientes del régimen jurídico y por tanto a la parametrización, debe consultar con un usuario desarrollador experto que realice los cambios oportunos. Para más información sobre las diferentes opciones consulte desde el propio formulario la Ayuda en línea pulsando la tecla F1. Además, tendrá que tener definidas también las unidades organizativas que componen su Administración. Más información, Proceso de definición de una unidad organizativa. Proceso de definición de puestos genéricos La definición de un puesto genérico consiste en especificar aquellas características básicas que definen un puesto, las funciones que se piensan cubrir con su creación y que determinan el alcance del mismo. Los puestos se crean atendiendo a los diferentes regímenes jurídicos definidos en la aplicación: funcionarios, laborales, altos cargos y estatutarios. Recuerde que el tratamiento de los puestos varían en función del régimen jurídico y que algunos de los campos o pestañas que se van a visualizar dependen de la parametrización incorporada a dicho régimen jurídico mediante la tabla Tipo de dato por régimen jurídico. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos genéricos 1. Cree un nuevo registro e indique de manera obligatoria: El código identificativo del puesto genérico y el nombre. La fecha de inicio de validez del puesto. El régimen jurídico en el que se adscribe el puesto. Indique mediante el campo RPT/Plantilla, si el puesto que está definiendo está incluido en una Relación de Puestos de Trabajo (RPT) o en una Plantilla. 42

49 Si se trata de un puesto con funciones especiales y de confianza de los altos cargos, marque la casilla de verificación Personal eventual. Este campo sólo estará disponible cuando el régimen jurídico del puesto que está definiendo sea L - Laboral o E - Estatutario. 2. Indique de manera opcional: El Código de agrupación correspondiente a la Clasificación Nacional de Ocupaciones del puesto. La fecha de fin de validez del puesto. Una breve descripción de las funciones que le corresponden. Las características básicas del puesto. Aunque no es obligatorio, se recomienda que el código del puesto genérico sea el mismo que el código de la plaza, para facilitarle con posterioridad el trabajo. Si para una plaza se generan varios puestos genéricos, se recomienda que el código del puesto genérico sea fácilmente identificable con el código de la plaza. Por ejemplo, para la plaza 300, puede indicar como puestos genéricos 300, 3001 y Añada las características del puesto en las pestañas que hay en el árbol que aparece a la izquierda del formulario. Estas pestañas y la información a indicar en cada una de ellas, varía en función del régimen jurídico del puesto: Para funcionarios, indique: En Definición del puesto genérico: la adscripción administrativa dentro de la que se encuentra el puesto, la forma de provisión, y el tipo de puesto. En Subgrupo: el grupo profesional al que se adscribe el puesto genérico creado. Tenga en cuenta que este dato debe coincidir con el subgrupo de la plaza que se le asocia al empleado en el momento del alta. Este dato determina las retribuciones básicas de los empleados. En Cuerpo: el cuerpo dentro del cual se encuadra el puesto de trabajo genérico. También en caso de que el puesto cuente con esta información asociada: la escala, subescala y la especialidad. Por ejemplo, un puesto de trabajo de Auxiliar Administrativo pertenece a la Escala Técnica de Gestión, Subescala Básica. En Areas funcionales: el área funcional donde se encuentra englobado el puesto. Por ejemplo: un puesto de trabajo de Farero se encuentra relacionado con el sector de Vigilancia Marítima. 43

50 En Areas relacionales: el área o áreas relacionadas con el puesto de trabajo genérico. Por ejemplo: un puesto de trabajo de Asistente Social puede encontrarse relacionado con las áreas Prestaciones Sociales e Investigación Social. Para laborales, indique: En Definición de puesto genérico: la administración a la que se adscribe el puesto, la forma de provisión, el tipo de puesto, horario, turno, jornada, modalidad, categoría por nivel y especialidad. Tenga en cuenta que la categoría por nivel debe coincidir con el nivel de la plaza que se le asocia al empleado en el momento del alta. Este dato determina las retribuciones básicas en nómina del empleado. En Areas funcionales: el área funcional donde se encuentra englobado el puesto. En Areas relacionales: el área o áreas relacionadas con el puesto de trabajo genérico. Para altos cargos, indique: En Subgrupo: el grupo profesional al que se adscribe el puesto genérico creado. Por ejemplo: El puesto genérico Secretario de Estado pertenece al Grupo profesional A, Subgrupo A1. Para otro tipo de regímenes jurídicos, como por ejemplo, estatutarios: En Definición de puesto genérico indique, la administración a la que se adscribe el puesto, la forma de provisión y el tipo de puesto. En función del colectivo que pretenda dar de alta, debe rellenar los siguientes campos: Horario, turno, jornada, modalidad, categoría por nivel y especialidad. Subgrupo y Cuerpo que se encuentran en las opciones que aparecerán en el árbol que se encuentra a la izquierda del formulario. Tenga en cuenta que las retribuciones básicas en nómina del empleado dependerán del conjunto de datos que decida rellenar. En Areas funcionales: el área funcional donde se encuentra englobado el puesto. En Areas relacionales: el área o áreas relacionadas con el puesto de trabajo genérico. Independientemente del régimen jurídico del puesto indique: En Categoría: la clase interna del puesto. Si lo desea puede añadir el tipo de puesto y el motivo de cambio de puesto. Ejemplo: Al puesto genérico Secretario de Estado le puede corresponder una clase interna del tipo altos cargos. 44

51 En Responsabilidad: las responsabilidades o competencias asociadas al puesto definido. Si lo desea indique además la frecuencia y el porcentaje del tiempo de trabajo que se dedicará a cada responsabilidad. Ejemplo: Una de las responsabilidades del puesto genérico Secretario de Estado es mantener las relaciones con los órganos de las Comunidades Autónomas que tienen competencias en su materia. En Página Web: la dirección web donde puede encontrar información más detallada del puesto. En Puestos y objetivos: los objetivos específicos de cada puesto definido. Para más información sobre este formulario, así como sobre los campos que lo constituyen, consulte la Ayuda en línea desde el propio formulario. En Puestos y Conocimientos+: los conocimientos+ necesarios o deseables para ocupar el puesto. También puede hacerlo a través de la opción Conocimientos+ Asignación organizativa de Conocimientos+ Puesto y Conocimientos+. Puede consultar las competencias requeridas en cada puesto a través del enlace Conocimientos+. Este enlace remite al formulario Resumen de asignaciones de conocimientos+. Para más información sobre este formulario, así como sobre los campos que lo constituyen, consulte la Ayuda en línea desde el propio formulario o bien la Guía de Usuario de Conocimientos+. 4. Si desea señalar los valores de nómina dependientes y comunes a un puesto genérico acceda a la tabla de valor correspondiente mediante el enlace Valores de puesto. Para más información consulte la Guía de Usuario de Nómina. 5. Cuando finalice la introducción de los datos haga clic en el botón Guardar. La aplicación comprueba que ha introducido todos los datos obligatorios y le advierte en el caso que falte alguno. 45

52 Proceso de definición de puestos por unidad organizativa La definición de un puesto por unidad organizativa consiste en relacionar un puesto genérico, creado en la fase anterior, con la unidad organizativa origen para la que fue creado dicho puesto. Además, se especifican aquellas características que definen el puesto en cada unidad. Los puestos se crean atendiendo a los diferentes regímenes jurídicos definidos en la aplicación: funcionarios, laborales, altos cargos y estatutarios. El contenido de este formulario dependerá de los siguientes criterio: Si el puesto por unidad está dentro o fuera de RPT/Plantilla. Esta casuística determinará el procedimiento a seguir para conferir la dotación de los puestos e informar los complementos salariales. El régimen jurídico. Los campos y pestañas que se van a visualizar dependen de la parametrización incorporada a dicho régimen jurídico mediante la tabla Tipo de dato por régimen jurídico. Si se trata o no de un puesto relativo a personal eventual. Recuerde también que si desea calcular la nómina es necesario: Que los puestos tengan correctamente informadas las retribuciones complementarias que correspondan. Este procedimiento también variará en función de si el puesto está dentro de una RPT/Plantilla o no. Más información, Proceso de definición de la dotación y complementos salariales de un puesto. Que los empleados cuya nómina desea calcular, tengan asignado y vigente un puesto específico. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad 1. Seleccione a través del filtro de acceso, el puesto genérico del que va a proceder el puesto por unidad que desea crear. El formulario que aparece a continuación mostrará los datos identificativos del puesto genérico seleccionado: El puesto genérico y la unidad organizativa origen del puesto en la que se crea éste. Posteriormente el puesto puede cambiar de unidad. La fecha de inicio de validez del puesto. 2. Añada las características del puesto por unidad en las pestañas que hay en el árbol que aparece a la izquierda del formulario. 46

53 Estas pestañas y la información que ha de indicar en ellas, varía en función del régimen jurídico del puesto, por tanto, en primer lugar se describe aquella información común a todos los regímenes jurídicos y de manera posterior, se detallará para cada uno de los regímenes, incluidos en la aplicación estándar, qué datos son necesarios. Independientemente del régimen jurídico del puesto por unidad que esté definiendo, rellene los siguientes formularios: Historial unidades organizativas. Más información: Proceso de modificación de la unidad organizativa de un puesto por unidad. Relación de Puestos de Trabajo/Plantilla: rellene los datos de este formulario cuando el puesto por unidad que va a crear forma parte de una Relación de Puestos de Trabajo o Plantilla. Más información: Asignar una RPT/Plantilla a un puesto y definir su dotación y complementos salariales. Puesto específico. Los registros de esta pestaña se crean automáticamente con la definición de las dotaciones. Para más información vea Consulta de puestos específicos. Denominación. En este formulario indique el nombre específico del puesto por unidad, su código identificativo y las fechas de inicio y fin de periodo de vigencia. Jornada. En esta pestaña indique la jornada laboral semanal que tiene asociado el puesto por unidad. Unidad Orgánica. Más información: Proceso de asignación de una estructura orgánica a un puesto por unidad. Unidad Funcional. Más información: Proceso de asignación de una estructura funcional a un puesto por unidad. En función del régimen jurídico del puesto que está creando, registre la información pertinente en los siguientes formularios: Puestos funcionarios: En Características puede indicar: la fecha de validez del registro, la forma de provisión, la adscripción administrativa, el tipo de puesto, la localidad de destino del puesto y la localidad de residencia del empleado. Recuerde que la dotación y complementos salariales del puesto, para este régimen jurídico, se define desde el formulario Relación de puestos de trabajo/plantilla. Más información: Asignar una RPT/Plantilla a un puesto y definir su dotación y complementos salariales. En Subgrupo puede asociar el puesto con el subgrupo y el cuerpo al que pertenece. Ejemplo: el puesto de Ayudante de Biblioteca encuadrado dentro de la sección Biblioteca General se adscribe al Subgrupo B. 47

54 El Cuerpo dentro del que se integra el puesto por unidad para funcionarios. Ejemplo: el puesto de Ayudante de Biblioteca encuadrado dentro de la unidad organizativa Biblioteca General pertenece al Cuerpo de Ayudantes de Archivos y Bibliotecas. En Áreas funcionales puede indicar las áreas funcionales en las que, según la clasificación utilizada por la Administración, puede integrarse el puesto por unidad. Por ejemplo: un puesto de trabajo de Jefe de Negociado de la sección de Publicaciones puede encuadrarse dentro del área funcional de Difusión Administrativa. En Áreas relacionales puede indicar las áreas con las que el puesto por unidad para funcionarios puede encontrarse relacionado. Por ejemplo: el puesto de Guarda de la Naturaleza incluido dentro de la unidad organizativa Dirección General del Medio Natural se encuentra relacionado con las áreas de Protección Civil y Medio Ambiente. En las pestañas Titulaciones, Cualificaciones, Requisitos, Certificados y Licencias cree los registros que se precisen. En Observaciones puede añadir las anotaciones de importancia sobre el puesto por unidad. Puestos laborales: En Características puede indicar: la fecha de validez del registro, la forma de provisión, la adscripción administrativa, el tipo de puesto, el turno, el horario, la modalidad, la localidad de destino y la localidad de residencia. De cara al cálculo de retribuciones básicas en la nómina indique la categoría por nivel y especialidad. Indique también el tipo de jornada para las retribuciones especiales. Recuerde que la dotación y complementos salariales del puesto, se define desde el formulario Relación de puestos de trabajo/ Plantilla. Más información: Asignar una RPT/Plantilla a un puesto y definir su dotación y complementos salariales. En Áreas relacionales puede señalar las áreas con las que puede encontrarse relacionado. Por ejemplo: el puesto de Ujier incluido dentro de la unidad Servicios Generales se encuentra relacionado con las áreas de Vigilancia y Custodia y de Mantenimiento. En Áreas funcionales puede indicar las áreas funcionales en las que, según la clasificación utilizada por la Administración, puede integrarse el puesto por unidad. Por ejemplo: el puesto de trabajo de Auxiliar de Informática, incluido dentro de la unidad organizativa denominada Sección de personal, está dentro del área funcional Gestión Administrativa. 48

55 En las pestañas Titulaciones, Cualificaciones, Requisitos, Certificados y Licencias cree los registros que se precisen. En Observaciones puede añadir las anotaciones de importancia sobre el puesto por unidad. Ejemplo: dentro de la Administración, el puesto de trabajo de Ujier en la unidad Servicio de Información se declara como puesto por extinguir. Tras crear esta observación en la aplicación, debe asociarla al puesto por unidad citado mediante esta pestaña. Puestos para altos cargos: En Características, defina de manera obligatoria la dotación y complementos salariales del puesto tal y como se indica en el apartado Definir la dotación y complementos salariales para puestos fuera de la RPT/Plantilla. Mediante este formulario también puede indicar: la forma de provisión, el cuerpo y la escala a la que pertenece el puesto. En Subgrupo puede asociar el puesto con el subgrupo al que pertenece. Otros regímenes jurídicos como por ejemplo estatutarios: En Características defina de manera obligatoria la dotación y complementos salariales del puesto tal y como se indica en el apartado Definir la dotación y complementos salariales para puestos fuera de la RPT/Plantilla. De manera opcional indique: la forma de provisión, la adscripción administrativa, el tipo de puesto, la categoría por nivel y especialidad, el turno, el horario, la jornada, la modalidad de contratación, la localidad del puesto y la localidad de residencia. En Subgrupo puede asociar el puesto con el subgrupo al que pertenece. El Cuerpo dentro del que se integra el puesto por unidad fuera de RPT/Plantilla. Por ejemplo: el puesto de Ayudante de Biblioteca encuadrado dentro de la unidad organizativa Biblioteca General pertenece al Cuerpo de Ayudantes de Archivos y Bibliotecas. En Áreas relacionales puede señalar las áreas con las que el puesto por unidad para funcionarios puede encontrarse relacionado. Por ejemplo: el puesto de Guarda de la Naturaleza incluido dentro de la unidad organizativa Dirección General del Medio Natural se encuentra relacionado con las áreas de Protección Civil y Medio Ambiente. En Áreas funcionales puede indicar las áreas funcionales en las que, según la clasificación utilizada por la Administración, puede integrarse el puesto por unidad. Por ejemplo: un puesto 49

56 de trabajo de Jefe de Negociado de la sección de Publicaciones puede encuadrarse dentro del área funcional de Difusión Administrativa. En las pestañas Titulaciones, Cualificaciones, Requisitos, Certificados y Licencias cree los registros que se precisen. En Observaciones indique las anotaciones de importancia sobre el puesto por unidad. Alguna de estas características pueden estar ya definidas al provenir de la creación de los puestos genéricos (pestañas Características, Área relacional, Área funcional). No obstante, esto no implica que esos datos no se puedan modificar al crear el puesto por unidad. 3. Guarde los cambios. Puede explotar la información sobre puestos incluidos en una RPT/Plantilla a través del lanzamiento de los informes de puestos desde la opción Organización Análisis Puestos. Los puestos fuera de RPT/Plantilla quedarán excluidos de esta funcionalidad. Proceso de modificación de la unidad organizativa de un puesto por unidad Puede darse la circunstancia de que necesite modificar la asociación de un puesto a una unidad organizativa porque, por ejemplo, se produzca una división de una unidad o se dé una fusión de unidades. En la Subdirección general de Archivos y Bibliotecas existe un puesto de Ayudante de archivos y bibliotecas. Tras un proceso de reestructuración de las unidades organizativas que componen la Administración, la unidad origen se divide en dos dando lugar a la Subdirección General de Coordinación Bibliotecaria y a la Subdirección General de Archivos Estatales. Se decide que el puesto de ayudante pase a estar asociado a la Subdirección General de Coordinación Bibliotecaria, por tanto en el Historial de unidades organizativas se registra la unidad vigente asociada al puesto y la fecha en la que tiene lugar dicha asignación. Automáticamente la aplicación cierra la relación con la unidad organizativa origen con fecha de inicio del nuevo registro, menos un día. A pesar de este cambio, tanto el puesto por unidad organizativa como el puesto específico creados por dotación seguirán identificándose con la unidad organizativa origen. 50

57 En este formulario se registrarán, de forma cronológica, las unidades organizativas asociadas a un puesto por unidad. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Historial de unidades organizativas 1. Registre de manera obligatoria: La fecha a partir de la cual es efectivo el cambio. La unidad vigente del puesto genérico. 2. Registre de manera opcional: Un comentario a cerca de la nueva unidad organizativa del puesto. Automáticamente la aplicación cerrará el registro anterior con fecha de fin igual a la del nuevo registro, menos un día. Tenga en cuenta que a pesar de que haya un cambio de unidad, el código identificativo del puesto por unidad hará referencia tanto a la unidad origen en la que se creó (ID Origen) como a la unidad organizativa del puesto en un momento dado (ID unidad org. del puesto). La aplicación le permite realizar un cambio de unidad organizativa sin abrir un nuevo registro. No obstante un mensaje de advertencia le avisa de que este proceso puede generar incoherencias de datos y que es recomendable crear un nuevo registro. 51

58 Proceso de definición de la dotación y complementos salariales de un puesto El proceso de definición de un puesto comprende: La definición de la dotación: consiste en señalar el número de puestos específicos existentes que se pueden asociar a los empleados. Informar los complementos salariales del puesto (complemento de destino, específico y por puesto). Esto permite que la nómina calcule correctamente las retribuciones complementarias que correspondan al empleado por su puesto. La tarea de definición de estos datos varía en función de si el puesto está incluido en una RPT/Plantilla o no: Para los puestos por unidad dentro de la RPT/Plantilla, la dotación y complementos se define mediante el formulario Relación de Puestos de Trabajo/Plantilla. Para más información, Asignar una RPT/Plantilla a un puesto y definir su dotación y complementos salariales. Para los puestos por unidad fuera de RPT/Plantilla, los datos relativos a la dotación y complementos salariales están ubicados en el formulario Características. Más información, Definir la dotación y complementos salariales para puestos fuera de la RPT/Plantilla. Independientemente del procedimiento que siga para definir la dotación, una vez que haya grabado los cambios, en el formulario Puestos específicos y en el Histórico de estados del puesto se crea un número de registros para el puesto por unidad equivalente al valor numérico introducido en este campo. Si desea modificar la dotación de un puesto por unidad, siga el proceso tal y como se explica en el apartado Modificar la dotación de un puesto unidad. 52

59 Asignar una RPT/Plantilla a un puesto y definir su dotación y complementos salariales El formulario Relación de Puestos de Trabajo/Plantilla permite: Asociar los puestos por unidad a una Relación de Puestos de Trabajo (RPT) o una Plantilla. Recuerde que los puestos que se han de incluir en una plantilla son aquellos que sin estar asignados a una RPT legal es necesario que sean recogidos en los informes de puestos de PeopleNet. Asignar la dotación de puestos específicos. Informar los complementos del puesto para que puedan ser calculadas las retribuciones complementarias por la nómina. En la Administración se crean las Relaciones de Puestos de Trabajo correspondientes a Personal Funcionario y Personal Laboral. En la Relación de Puestos de Trabajo para funcionarios, uno de los puestos que se incluye es el de Guarda de la Naturaleza, dentro de la unidad organizativa Gestión de Parques Naturales, con una dotación de 20 puestos. En la Relación de Puestos de Trabajo para laborales, uno de los puestos es el de Auxiliar de Informática, dentro de la unidad organizativa Sección de Personal, con una dotación de 2 puestos. No se puede modificar un puesto por unidad asociado a una Relación de Puestos de Trabajo si se encuentra asignado a una convocatoria dentro del módulo Concurso de traslados. El mensaje que emite la aplicación es: "No se puede modificar el puesto seleccionado por estar asignado a una convocatoria". Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Relación de 53

60 Puestos de Trabajo/Plantilla 1. Compruebe que existe una RPT/Plantilla apropiada para su situación. Si así no fuera, defina una nueva mediante la opción Organización Organización interna Puestos Tipo de RPT/Plantilla. 2. Seleccione la RPT/Plantilla que corresponda dependiendo de para que tipo de puestos unidad desea establecer la dotación. 3. Indique la dotación del puesto. Para ello registre los siguientes datos: De manera obligatoria: La fecha a partir de la cual el puesto por unidad tiene validez dentro de la RPT/Plantilla. La dotación o número de puestos específicos que necesite crear a partir del puesto por unidad. Cuando grabe los cambios, en el formulario Puestos específicos y en el Histórico de estados del puesto se crea un número de registros para el puesto por unidad equivalente al valor numérico introducido en este campo. Por ejemplo, si asigna una dotación de 10 puestos, en estos formularios se generan automáticamente 10 registros. El Histórico de estados del puesto se rellena siempre automáticamente por la aplicación conforme evolucionen los movimientos de empleados que ocupen ese puesto: alta, movimientos de rol, etcétera. El estado de ocupación del puesto puede ser Vacante, Ocupado y Ocupado Titular. Para determinar el estado de ocupación del puesto la aplicación, en cada movimiento que suponga una asignación de un nuevo puesto a un empleado, examina la forma de ocupación en dicho puesto. Esta forma de ocupación determina si el puesto será ocupado como titular o no. En el caso de que la forma de ocupación determine un estado titular, el sistema creará además del registro en la tabla de estados del puesto, otro registro en la tabla de histórico de titulares del puesto. Estos puestos específicos son los que se asocian al empleado a través del alta. De manera opcional: La fecha de fin de la inclusión del puesto por unidad dentro de la RPT/Plantilla. Tenga en cuenta que una vez que se ha señalado una fecha de fin y se graba el registro, no se permite volver a ampliar el periodo de vigencia de ese registro. En ese caso, la aplicación muestra un mensaje para informar de que no se puede abrir un puesto. La descripción de los puestos específico que se crearan a través de este formulario. 54

61 El orden en el que va a aparecer el puesto dentro de los informes relacionados con la Relación de Puestos de Trabajo / Plantilla. 4. Registre los complementos retributivos del puesto: Si el puesto es funcionario u otro tipo de régimen jurídico como por ejemplo estatutario, el complemento destino con el que cuenta el puestos por unidad. Tenga en cuanta que si se asocia a un puesto por complemento destino, un nivel máximo mayor que el que le corresponde por subgrupo, la aplicación muestra el siguiente mensaje de aviso: "El complemento destino es superior al nivel máximo de los subgrupos profesionales asociados". Si acepta, la aplicación grabará el complemento destino insertado. El complemento específico. El complemento por puesto. Recuerde que estos datos son indispensables para el cálculo de la retribuciones complementarias de la nómina. 5. Guarde los cambios. Tenga en cuenta que: Si la dotación que acaba de definir fuera incorrecta puede borrar el registro. Automáticamente desaparecerán todos los puestos específicos creados. Este borrado solo es posible si los puestos específicos permanecen vacantes. Una vez que ha guardado los datos, la aplicación no le permite modificar el campo dotación. Si además el puesto tiene definida una fecha de fin tampoco permitirá aumentar la dotación. Si desea modificar la dotación de un puesto por unidad, siga el proceso tal y como se explica en el apartado Modificar la dotación de un puesto unidad. 55

62 Definir la dotación y complementos salariales para puestos fuera de la RPT/Plantilla Para definir la dotación y complementos para puestos fuera de la RPT/Plantilla, seleccione la siguiente opción y siga los pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad 1. Seleccione el puesto para el que desea definir la dotación o si no está definido créelo nuevo tal y como se indica en el apartado Proceso de definición de puestos por unidad organizativa. 2. En la pestaña Características que se encuentra en el árbol que aparece a la izquierda del formulario, indique los siguientes datos. Para el registro de la dotación del puesto por unidad: Fecha de inicio La dotación o número de puestos específicos que se crean a partir del puesto por unidad fuera de la RPT/Plantilla. Cuando grabe los cambios, en la pestaña Puestos específicos se crea un número de registros para el puesto por unidad equivalente al valor numérico introducido en este campo. Por ejemplo, si asigna una dotación de 10 puestos, en esta pestaña se generan automáticamente 10 registros. El formulario Puesto específico se rellena siempre automáticamente por la aplicación conforme evolucionen los movimientos de empleados que ocupen ese puesto: alta, movimientos de rol, etcétera. En el formulario Historial de estados del puesto, podrá observarse el estado de ocupación del puesto que puede ser Vacante, Ocupado y Ocupado Titular. Los comportamientos de este formulario, son similares a los especificados para puestos funcionarios y laborales en el apartado Asignar una RPT/Plantilla a un puesto y definir su dotación y complementos salariales. Para los complementos retributivos del puesto: Si el puesto corresponde a un alto cargo, el complemento destino. Tenga en cuanta que si se asocia a un puesto por complemento destino, un nivel máximo mayor que el que le corresponde por subgrupo, la aplicación muestra el siguiente mensaje de aviso: "El 56

63 complemento destino es superior al nivel máximo de los subgrupos profesionales asociados". Si acepta, la aplicación grabará el complemento destino insertado. Para otro tipo de regímenes jurídicos, como por ejemplo estatutarios, el complemento de destino y/o el complemento específico según corresponda y el complemento por puesto. Recuerde que estos datos son indispensables para el cálculo de la retribuciones complementarias de la nómina. 3. Guarde los cambios. Consulta de puestos específicos Mediante el formulario Puesto específico podrá visualizar los puestos concretos que existen para cada puesto por unidad, independientemente de que se haya creado dentro de una RPT/Plantilla o fuera de ella, así como su grado de ocupación. Los puestos específicos proceden de los puestos por unidad, una vez que se ha señalado su dotación a través: del formulario Relación de Puestos de Trabajo/Plantilla, si el puesto por unidad está dentro de una RPT/Plantilla. del formulario Características, si el puesto está fuera de RPT/Plantilla. Si en la unidad organizativa Comisión de Servicios Sanitarios se encuentra el puesto de trabajo Auxiliar de Enfermería al que se le señaló en los puestos por unidad una dotación de cuatro, en este formulario deben aparecer cuatro registros que se correspondan con cada uno de esos puestos. Además, se deberá indicar si el puesto está reservado. Para consultar más información sobre un determinado puesto específico se realiza a través de la pestaña dependiente: Historial de titulares: este historial se utiliza para consultar los empleados que ocupan un puesto de trabajo específico como titulares. Como los altos cargos, no ocupan el puesto con titularidad, este historial no estará disponible cuando el puesto por unidad sea de régimen jurídico A - Altos cargos. Para más información consulte la ayuda en línea desde el propio formulario. 57

64 Historial de estados del puesto: en esta pestaña se consulta el estado de ocupación de un puesto de trabajo específico (vacante, ocupado provisional u ocupado titular). Historial de ocupación del puesto: en esta pestaña se consultan los empleados que han ocupado un puesto en un momento dado. Para más información sobre este formulario y su casuística concreta en términos de actualización consulte la ayuda en línea desde el propio formulario. Enlace de los puestos con la Aplicación Presupuestaria Una vez definidos los puestos por unidad, es necesario establecer las relaciones existentes entre dichos puestos y las estructuras de la Aplicación presupuestaria de la Administración. La Aplicación Presupuestaria es un sistema de clasificación de las diferentes partidas presupuestarias en las que se imputan los gastos de una Administración. A esta funcionalidad se accede en PeopleNet mediante la opción Nómina Aplicación Presupuestaria. Para más información sobre este módulo consulte la Guía de Usuario de Nómina o la ayuda en línea desde el propio formulario. La creación de estas relaciones consiste en: La introducción del puesto por unidad que se desea relacionar con una determinada unidad orgánica y funcional. El registro del periodo de vigencia durante el cual se produce la relación entre el puesto por unidad y la unidad orgánica y funcional citada anteriormente. La inserción de la unidad a la que se imputan los gastos de personal correspondientes a los empleados que ocupan el puesto por unidad al que se refiere el registro La anotación de la causa por la que se asocian los gastos por unidad del puesto por unidad con la unidad de estructura orgánica y funcional. A continuación se detallan los procesos a seguir para asignar una estructura orgánica y una estructura funcional por puesto. 58

65 Proceso de asignación de una estructura orgánica a un puesto por unidad El formulario Unidad Orgánica permite establecer para cada puesto por unidad la unidad orgánica que asume el coste de dichos puestos. Cuando se define una unidad organizativa en Organización Organización interna Unidades organizativas Gestionar unidades organizativas se le asocia la estructura orgánica que le corresponde. Así, cuando se crea un nuevo puesto por unidad, automáticamente la aplicación muestra en el formulario Unidad Orgánica, la estructura orgánica que le corresponde a dicha unidad organizativa origen. No obstante, se puede cambiar, e indicar una estructura orgánica diferente, siempre y cuando el puesto por unidad no tenga empleados de alta asociados. Existe el puesto de Archivero, adscrito a la unidad organizativa denominada Servicio de Apoyo a la Investigación. A partir del 1 de enero de 2000 se relaciona con la unidad de la estructura orgánica Dirección General de Centros Educativos. Esta decisión ha sido motivada por una reestructuración administrativa. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Unidad Orgánica 1. Registre de manera obligatoria: La fecha de inicio de la validez de los gastos producidos por las personas que ocupan el puesto por unidad anterior y que se imputan a la unidad de estructura orgánica indicada dentro del campo Núm. unidad orgánica. La unidad de estructura orgánica a la que se imputan los gastos de aquellos empleados adscritos al puesto por unidad anterior durante el periodo de vigencia señalado en el registro. 2. Registre de manera opcional: Fecha de fin de la validez de la relación del puesto por unidad con la unidad de estructura orgánica 59

66 Un comentario a cerca de la nueva unidad organizativa del puesto. Proceso de asignación de una estructura funcional a un puesto por unidad El formulario Unidad funcional permite establecer las relaciones entre los puestos por unidad de la Administración y la estructura presupuestaria de carácter funcional. Cuando se define una unidad organizativa en Organización Organización interna Unidades organizativas Gestionar unidades organizativas se le asocia la estructura funcional que le corresponde. Así, cuando se crea un nuevo puesto por unidad, automáticamente la aplicación muestra en Unidad funcional, la estructura funcional que le corresponde a dicha unidad organizativa origen. No obstante, se puede cambiar, e indicar una estructura funcional diferente, siempre y cuando el puesto por unidad no tenga empleados de alta asociados. El puesto de Administrativo está adscrito a la unidad organizativa denominada Dirección General de Juventud. Desde el 1 de enero de 2000, se relaciona con el programa Formación Profesional Ocupacional. Esta decisión se tomó por una reestructuración administrativa. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Unidad Funcional 1. Registre de manera obligatoria: La fecha de inicio de la validez de los gastos producidos por las personas que ocupan el puesto por unidad anterior y que se imputan a la unidad de estructura funcional indicada dentro del campo Núm. unidad funcional. La unidad de estructura funcional a la que se imputan los gastos de aquellos empleados adscritos al puesto por unidad anterior durante el periodo de vigencia señalado en el registro. 2. Registre de manera opcional: 60

67 Fecha de fin de la validez de la relación del puesto por unidad con la unidad de estructura funcional. Un comentario a cerca de la nueva unidad organizativa del puesto. Modificar la dotación de un puesto unidad El proceso para variar la dotación de un puesto depende de si se trata de un aumento o de una reducción y del tipo de puesto: Aumentar la dotación de puestos dentro de RPT/Plantilla Aumentar la dotación de un puesto por unidad fuera de la RPT/Plantilla Reducir la dotación de puestos dentro de RPT/Plantilla Reducir la dotación de puestos por unidad fuera de la RPT/Plantilla Aumentar la dotación de puestos dentro de RPT/Plantilla Para aumentar la dotación tiene dos opciones principales en función de la situación: Borrar la dotación directamente en el formulario Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Relación de Puestos de Trabajo/Plantilla y realizar un nuevo registro con la dotación correcta como se indica en el apartado Asignar una RPT/Plantilla a un puesto y definir su dotación y complementos salariales. Esta operación solo se puede realizar si los puestos específicos asociados nunca han estado ocupados y la dotación no está cerrada. Modificar la dotación. Para realizar este proceso seleccione la siguiente opción y siga los pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Relación de Puestos de Trabajo/Plantilla 1. Seleccione el registro correspondiente a la dotación que quiere aumentar. El proceso se puede hacer de dos formas en función de su situación: Si modifica la dotación como fruto de una confusión, modifique el valor del campo dotación. Por ejemplo, si tiene una dotación de 9 y desea dos nuevos puestos, indique 11. En este caso, los puestos específicos que se creen nuevos tendrán la misma fecha de inicio que los anteriores. 61

68 Si desea crear nuevos puestos específicos con una fecha de inicio diferente al resto de puestos específicos de la misma dotación, cree un nuevo registro con una nueva fecha de inicio e indicando la dotación y el resto de campos. En este caso: Los puestos específicos que se creen nuevos tendrán una fecha de inicio diferente a los ya existentes. Se cierra automáticamente la dotación anterior con fecha igual a un día menos a la fecha de inicio de la nueva dotación. 2. Grabe los cambios. Automáticamente, se crearán dos nuevos puestos específicos en el formulario Puestos específicos. El incremento se produce sobre la dotación de puestos específicos del último registro abierto en esta pestaña para el puesto por unidad en cuestión. Es decir, si en el registro anterior hay una dotación de cinco puestos específicos y desea añadir dos más, el valor de este campo se debe corresponder con siete. En el formulario Puestos específicos se añadirán los dos nuevos registros. Aumentar la dotación de un puesto por unidad fuera de la RPT/Plantilla Para aumentar la dotación tiene dos opciones principales en función de situación: Borrar la dotación directamente en la ruta Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Características y realizar un nuevo registro con la dotación correcta como se indica en el apartado Definir la dotación y complementos salariales para puestos fuera de la RPT/Plantilla. Esta operación solo se puede realizar si los puestos específicos asociados nunca han estado ocupados y la dotación no está cerrada. Modificar la dotación. Para realizar este proceso seleccione la siguiente opción y siga los pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Características 1. Seleccione el registro correspondiente a la dotación que quiere aumentar. El proceso se puede hacer de dos formas en función de su situación: 62

69 Si modifica la dotación como fruto de una confusión, modifique el valor del campo dotación. Por ejemplo, si tiene una dotación de 9 y desea dos nuevos puestos, indique 11. En este caso los puestos específicos que se creen nuevos tendrán la misma fecha de inicio que los anteriores. Si desea crear nuevos puestos específicos con una fecha de inicio diferente al resto de puestos específicos de la misma dotación, cree un nuevo registro con una nueva fecha de inicio e indicando la dotación y el resto de campos. En este caso: los puestos específicos que se creen nuevos tendrán una fecha de inicio diferente a los ya existentes. Se cierra automáticamente la dotación anterior con fecha igual a un día menos a la fecha de inicio de la nueva dotación. 2. Grabe los cambios. Automáticamente, se crearán dos nuevos puestos específicos en el formulario Puestos específicos. Reducir la dotación de puestos dentro de RPT/ Plantilla Para disminuir la dotación tiene dos opciones principales en función de situación: Borrar la dotación directamente en el formulario Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Relación de Puestos de Trabajo/Plantilla y realizar un nuevo registro con la dotación correcta como se indica en el apartado Asignar una RPT/Plantilla a un puesto y definir su dotación y complementos salariales. Esta operación solo se puede realizar si los puestos específicos asociados nunca han estado ocupados y la dotación no está cerrada. Modificar la dotación. Para ello, hay que tener claro que no se puede modificar directamente el campo dotación, sino que debe indicar previamente los puestos específicos de los que quiere prescindir. Para realizar este proceso tiene estas opciones en función de sus necesidades: Cerrar puestos específicos si están vacantes. Borrar puestos específicos si nunca han estado ocupados. Estos dos procesos se realizan desde la misma opción siguiendo los pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Puestos específicos 1. Sitúese en el registro correspondiente al puesto específico que va a dejar de pertenecer a la Relación de Puestos de Trabajo. 63

70 2. En función de si desea cerrar o borrar el registro siga una de estas opciones: Indique la fecha de fin y grabe los cambios si quiere cerrar el puesto. Recuerde que sólo puede cerrar un puesto específico si está vacante en la fecha de cierre. Borre el registro. Sólo es posible si el puesto específico nunca ha estado ocupado, ni lo está actualmente. 3. Grabe los cambios. En el formulario Relación de Puestos de Trabajo/ Plantilla se producen los siguientes cambios: Se crea un nuevo registro para la fecha de fin del puesto específico mas un día, incluyendo la nueva dotación. Es decir la dotación anterior menos un puesto. Se cierra la dotación anterior con la fecha de fin del puesto específico. 4. Repita estos pasos hasta que haya cerrado o borrado el número de puestos específicos que quiere disminuir. En el formulario Relación de Puestos de Trabajo/Plantilla se producen los siguientes cambios: Si se cierra más de un puesto específico con la misma fecha de fin, para el primer puesto específico se realizan las operaciones explicadas anteriormente, y para el resto de puestos específicos se disminuye en uno la segunda dotación de la RPT/Plantilla. Si se cierran todos los puestos específicos de una RPT/Plantilla, se cierra automáticamente la RPT/Plantilla también. Si las fechas de fin no son iguales, se obtendrán movimientos diferentes en función del orden en el que se ejecuten los procesos aunque el resultado no variará. Se muestra el proceso con un ejemplo: Se tiene una dotación de 3 puestos para un puesto unidad y se quiere cerrar dos puestos específicos, uno a fecha 5 de diciembre y otro a fecha de 8 de diciembre. En función del orden se obtienen los siguientes resultados: Si primero se cierra el puesto específico a día 5 de diciembre, se crea un nuevo registro de dotación con fecha de inicio 6 de diciembre. A continuación se cierra el segundo puesto a fecha 8 de diciembre. Automáticamente se crea un nuevo registro de dotación con fecha de inicio 9 de diciembre y con dotación 1. En la RPT habrá entonces 3 registros: el de creación con dotación 3 un segundo a partir del 6 de diciembre con dotación 2 y un tercero y último a partir del 9 de diciembre con dotación 1. Si primero se cierra el puesto específico con fecha 8 de diciembre, se crea un nuevo registro de dotación con fecha de inicio 9 de diciembre y con dotación 2. A continuación se cierra un segundo puesto con fecha 5 de diciembre. En este caso se modifica la dotación del día 9 de 64

71 diciembre a 1. En la RPT tendríamos dos registros: el de creación con dotación de 3 y una segunda y última dotación con valor 1 a partir del día 9 de diciembre. El resultado final es el mismo en ambos casos. Reducir la dotación de puestos por unidad fuera de la RPT/Plantilla Para disminuir la dotación tiene dos opciones principales en función de situación: Borrar la dotación directamente en la ruta Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Características y realizar un nuevo registro con la dotación correcta como se indica en el apartado Definir la dotación y complementos salariales para puestos fuera de la RPT/Plantilla. Esta operación solo se puede realizar si los puestos específicos asociados nunca han estado ocupados, si la dotación no está cerrada y si tiene más de un registro en la pestaña Características. Modificar la dotación. Para ello, hay que tener claro que no se puede modificar directamente el campo dotación, sino que debe indicar previamente los puestos específicos de los que quiere prescindir. Para realizar este proceso tiene estas opciones en función de sus necesidades: Cerrar puestos específicos si están vacantes Borrar puestos específicos si nunca han estado ocupados Estos dos procesos se realizan desde la misma opción siguiendo los pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por unidad Características 1. Sitúese en el registro correspondiente al puesto específico que va ser modificado. El estado del puesto específico que quiere cerrar debe estar Vacante. En caso contrario, la aplicación muestra el siguiente mensaje de aviso: "El puesto específico está ocupado". 2. En función de si desea cerrar o borrar el registro siga una de estas opciones: Indique la fecha de fin y grabe los cambios si quiere cerrar el puesto. Borre el registro. Sólo es posible si el puesto específico nunca ha estado ocupado, ni lo está actualmente. 65

72 3. Grabe los cambios. 4. Repita estos pasos hasta que haya cerrado o borrado el número de puestos específicos que quiere disminuir. En el formulario Características se producen los siguientes cambios: En el caso de borrar un puesto específico se actualiza el campo Dotación con un puesto menos. En el caso de cierre de un puesto se crea un nuevo registro para la fecha de fin del puesto específico mas un día, incluyendo la nueva dotación. Es decir, la dotación anterior menos un puesto. También se cierra la dotación anterior con la fecha de fin del puesto específico. Si se cierra más de un puesto específico con la misma fecha de fin, para el primer puesto específico se realizan las operaciones explicadas anteriormente, y para el resto de puestos específicos se reduce en uno la segunda dotación del puesto por unidad. Si se cierran todos los puestos específicos el puesto por unidad se cierra automáticamente Si las fechas de fin no son iguales, se obtendrán movimientos diferentes en función del orden en el que se ejecuten los procesos aunque el resultado no variará. Para más información vea el ejemplo dado en Reducir la dotación de puestos dentro de RPT/Plantilla. Análisis y consulta de datos de puestos PeopleNet le permite la consulta de datos y la generación de informes sobre puestos. Así es posible: Consultar los diferentes puestos específicos de los que ha sido titular un empleado de la Administración, desde la opción Puestos por titular. Consultar los puestos, tanto de Personal Laboral, Personal Funcionario o Personal Eventual que han registrado sustituciones en su ocupación, a través de la opción Consulta de sustituciones. Guiarse en procesos complejos relacionados con puestos, etcétera utilizando el Mapa de Puestos. Obtener un listado de todos los puestos de trabajo incluidos dentro de la Relación de Puestos de Trabajo / Plantilla, una relación de empleados que se encuentran en una determinada unidad organizativa o la relación de puestos vacantes. Para obtener el detalle de estos informes consulte el capítulo Análisis de Organización de esta misma guía. 66

73 Puestos por titular Puestos por titular le permite consultar los diferentes puestos específicos de los que ha sido titular un empleado de la Administración. Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Puestos por titular Para que un empleado sea titular de un puesto específico dentro del Historial de puestos, los puestos deben ocuparse de modo que se genere titularidad en el formulario Formas de ocupación. Recuerde que los altos cargos no ocupan el puesto con titularidad, por tanto los puestos por unidad de régimen jurídico A - Altos cargos, no serán recogidos por este formulario. A través de la pestaña RH puede consultar los datos básicos que caracterizan al recurso humano seleccionado en la ventana de filtro. La consulta de la información del recurso humano incluye datos sobre el código identificativo que le corresponde dentro de la aplicación, el nombre y apellidos y el número de documento legal de identificación (NIF, pasaporte, etcétera). A través de la pestaña Historial de Puestos puede conocer los puestos de trabajo ocupados por el recurso humano. Existe un registro por cada uno de los puestos ocupados. La consulta de los datos incluye los códigos identificativos que conforman el puesto específico (el código del puesto genérico de la unidad organizativa y el número secuencial del puesto que asigna automáticamente la aplicación en el formulario Puestos específicos) y el periodo de fechas durante el cual el empleado ocupa el puesto al que se refiere el registro. La empleada ha ocupado tres puestos de trabajo desde que se incorporó a la Administración: Desde el 1 de enero de 1984 hasta el 31 de octubre de 1991, ocupó el puesto de Asistente Social en la unidad organizativa Comisión de Servicios Sociales (número de puesto 1). Desde el 1 de noviembre de 1991 hasta el 24 de octubre de 1993, ocupó el puesto de Asistente Social en la unidad organizativa Atención a Colectivos (área 1 y número de puesto 3). Desde el 25 de octubre de 1993 hasta hoy (el registro no contiene fecha de fin), ocupa el 67

74 puesto de Jefe de Negociado en la unidad organizativa Comisión de Servicios Sociales (número de puesto 1). Consultas de sustituciones Desde Consultas de sustituciones puede consultar los puestos, tanto de Personal Laboral, Personal Funcionario o Personal Eventual que han sufrido sustituciones en su ocupación. Además, se puede consultar quiénes son los empleados implicados, el sustituido y el sustituto, los periodos de vigencia de la sustitución, el motivo, etcétera. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Puestos Consulta de sustituciones 1. En el filtro indique los siguientes datos: Fecha de consulta que servirá para recuperar las sustituciones en esta fecha. El Puesto Unidad y la Unidad organizativa del puesto para los que desea hacer la consulta. 2. Haga clic en el botón Siguiente para aplicar el filtro y tener acceso al formulario de consulta de la sustitución elegida. Se muestra: En la cabecera, el puesto y la unidad organizativa para la que se hace la consulta. Se muestra también la unidad origen en la que se creó el puesto. En la parte inferior se relacionan los puestos específicos sustituidos. Para consultar los datos sobre las personas que ocupaban un puesto en la Administración y han sido sustituidas por otras, hay un botón de ejecución denominado Consulta que remite al formulario Consulta de sustituciones. Este formulario permite obtener los datos de los empleados que dejan de ocupar un puesto en la Administración, así como los de las personas que después ocupan esos puestos: Datos personales del empleado sustituto, es decir, el que va a cubrir el puesto. Datos personales del empleado sustituido. Periodos de vigencia de la sustitución Motivo de la sustitución (enfermedad, excedencia, etcétera) 68

75 Mapa de puestos El mapa de puestos ofrece una visión gráfica de la funcionalidad que puede obtener con el componente Puestos. Desde Mapa de Puestos se ofrece una visión funcional del proceso de creación de un puesto específico. Ésto se realiza: En el caso de puestos recogidos en una Relación de Puestos de Trabajo/ Plantilla: por medio de la creación de la Relación de Puestos de Trabajo/ Plantilla, en la que se registra la dotación con la que cuenta cada puesto por unidad. En el caso de puestos fuera de RPT/Plantilla: a través del formulario Puestos por Unidad, donde se registra la dotación con la que cuenta dicho puesto. 69

76 Definición de equipos de trabajo Este apartado describe la forma de definir y gestionar los equipos de trabajo de la organización. Esto se realiza mediante la opción Equipos de trabajo en el área Organización interna del módulo Organización. La creación de un equipo de trabajo consiste en: Crear el equipo Asignar miembros al equipo y definir el rol de cada uno de ellos El Ministerio de Deportes decide crear una comisión de investigación para el estudio de la alimentación en deportistas españoles. El equipo tiene tres miembros: Juan López, Carlos Sánchez y Javier Fernández. El rol de cada uno de ellos dentro del equipo es: Juan López: responsable de la comisión Carlos Sánchez: documentalista que buscará y analizará la información necesaria Javier Fernández: técnico especialista en nutrición Proceso de definición de un equipo de trabajo Este proceso le permite definir un equipo de trabajo. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Equipos de trabajo 1. Cree un nuevo registro. 2. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. 3. Puede adjuntar un documento con información relativa al equipo haciendo clic en el botón Asignar doc. Para editar el documento asociado al plan haga clic en el botón Ver doc., para desvincularlo haga clic en Borrar doc. 4. Seleccione la pestaña Historial miembros equipo, cree un nuevo registro por cada miembro del equipo y rellene los campos en función de la información que quiera definir. 70

77 Puede consultar un informe con la relación de los empleados que conforman un equipo de trabajo haciendo clic en el botón Imprimir circular. Para los empleados se muestra su puesto de trabajo. 5. Guarde el registro que acaba de crear. Organigrama de la Administración Este apartado describe la forma de obtener una vista completa del organigrama de la Administración Pública, es decir, del conjunto de unidades organizativas, de los puestos dependientes de éstas y de las personas que ocupan dichos puestos. Ésto se realiza mediante la opción Organigrama de la compañía del área Organización interna del módulo Organización. La finalidad es presentarle la jerarquía arborescente de la Administración de manera rápida y permitirle llegar a su último nivel, es decir, a la persona y al rol de ésta. Por defecto, el árbol muestra todas las unidades organizativas que conforman la Administración en la fecha del día actual. No obstante, mediante un sistema de criterios de filtrado, la aplicación permite crear distintos escenarios de consulta, de modo que puede filtrar fácilmente por una unidad organizativa determinada y un puesto concreto. El organigrama de la Administración es sólo de consulta. Para modificar cualquier información (unidad organizativa o puesto), debe hacerlo a través de las opciones del menú Organización Organización interna. No obstante, puede obtener acceso directo a estas opciones a través de los hiperenlaces de Organigrama de la compañía. La funcionalidad de esta opción consiste en: Consultar un esquema arbóreo del organigrama de la Administración e información adicional sobre él (puestos y empleados) Modificar la fecha de consulta para obtener la vista retrospectiva o futura del organigrama de la Administración Realizar búsquedas para localizar empleados, unidades organizativas o puestos concretos La ventana de presentación del organigrama muestra toda la información relacionada con las unidades organizativas que componen la Administración, los puestos asociados a cada una de las unidades y las personas que ocupan 71

78 esos puestos. Esta ventana tiene dos partes: Organigrama de la compañía: muestra el árbol jerárquico de unidades organizativas que forman el organigrama funcional de la Administración. Para ver todas las ramas del árbol que dependen de una unidad, haga doble clic en la unidad organizativa deseada. Automáticamente, se despliegan las unidades que dependen directamente de la unidad seleccionada. Por defecto, la vista del árbol se muestra sin expandir. Información adicional: tiene las pestañas dependientes Información por personas e Información por puestos. Información por personas Muestra el listado de las personas que dependen de la unidad organizativa seleccionada. Se puede obtener más información sobre la unidad organizativa seleccionada haciendo clic en el botón Detalle U. Org de la barra de herramientas del formulario Organigrama de la compañía o en el botón Detalle de la unidad organizativa. Ambos botones remiten al formulario Gestionar unidades organizativas. La información que muestra es la siguiente: Las personas que dependen de la unidad organizativa Código identificativo del RH que le corresponde al empleado dentro de la aplicación Nombre y apellidos Descripción del puesto de la persona seleccionada El código y el nombre del puesto El número de puesto específico que le corresponde La forma de acceso del empleado a la Administración (oposición, concurso oposición o concurso) El régimen jurídico al que se adscribe el empleado (Personal Funcionario, Personal Laboral o Alto Cargo) El hiperenlace Detalle del puesto permite obtener acceso directo a las opciones de gestión de puestos donde se puede consultar más datos sobre ellos. 72

79 Información por puestos Muestra los puestos asociados a la unidad organizativa seleccionada, así como las personas que los ocupan dentro de la unidad. Se puede obtener más información sobre la unidad organizativa seleccionada haciendo clic en el botón Detalle U. Org. que aparece en la barra de herramientas del formulario Organigrama de la compañía o en el botón Detalle de la unidad organizativa, situado en la parte superior izquierda de la pantalla y representado por una lupa. Ambos remiten al formulario Gestionar unidades organizativas. La información que muestra es la siguiente: Los puestos de la unidad organizativa: Código identificativo y nombre del puesto Régimen jurídico al que está asociado el puesto (Alto Cargo, Personal Funcionario, Personal Laboral) Descripción de las personas que cubren el puesto seleccionado: Código identificativo del RH que le corresponde al empleado dentro de la aplicación Nombre y apellidos de las personas que cubren cada uno de los puestos que conforman la unidad organizativa seleccionada Número de puesto específico que le corresponde La forma de ocupación de ese puesto El hiperenlace Detalle del puesto permite obtener acceso directo a las opciones de gestión de puestos donde se pueden consultar más datos sobre ellos. 73

80 Proceso de búsqueda en el organigrama de la Administración La finalidad del organigrama de la Administración es mostrar los distintos niveles jerárquicos que ésta tiene, hasta llegar al último, es decir, a las personas que componen todo el entramado organizativo. Este proceso le permite hacer una búsqueda en el organigrama de la compañía. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Organigrama de la compañía 1. Introduzca los criterios por los que quiere buscar (fecha de carga de árbol, unidad organizativa o puesto). 2. Haga clic en el botón Aceptar. Si no ha seleccionado ninguna, la aplicación muestra todas las unidades organizativas que forman la organización. Para ver todas las ramas del árbol que dependen de una unidad, haga doble clic en la unidad organizativa deseada. Automáticamente, se despliegan las unidades que dependen directamente de la unidad seleccionada. 3. Para cambiar los criterios de consulta, haga clic en el botón Recargar de la barra superior de herramientas. Se abre de nuevo la ventana de filtro. Cambie los criterios de búsqueda y haga clic en Aceptar. Entonces, se actualizará la información. 4. Para realizar una búsqueda por RH, haga clic en el botón Búsquedas de la barra de herramientas para acceder al formulario de Búsqueda del RH. Seleccione el código identificativo de la persona a la que quiere localizar y haga clic en el botón Mostrar información. Automáticamente, aparecen las unidades organizativas de las que depende el empleado seleccionado. Si hace clic en el botón Localizar de la parte inferior de esta ventana, la aplicación localiza al empleado expandiendo el árbol y situándose en la unidad organizativa de la que depende. En caso contrario, un mensaje le avisa de que no se ha encontrado al empleado en el árbol actual de consulta. 74

81 Si la aplicación no encuentra a la persona en una unidad organizativa concreta, se muestra un mensaje con el siguiente texto: " El ID RH no se encuentra en el árbol de unidades organizativas cargado ". 5. Para editar algún tipo de información relativa a la unidad organizativa, haga clic en el botón Búsqueda de la unidad organizativa de la barra de herramientas de la pestaña Organigrama de la compañía. De la ventana de filtro que aparece en la pantalla, seleccione la unidad organizativa que desea consultar y haga clic en el botón Buscar. La aplicación localizará la unidad organizativa seleccionada. En caso de no encontrar la unidad organizativa seleccionada, la aplicación muestra el siguiente mensaje: " La unidad de trabajo no se encuentra en el árbol de unidades de trabajo cargado " Información relacionada con la nómina Las opciones del área de la organización interna relacionadas con la nómina son las siguientes: Plazas: determina en nómina el cobro de las retribuciones básicas Puestos: determina en nómina el cobro de los complementos. Pagas extra Convenios Sindicatos Ordenantes Habilitados Las dos primeras ya se han detallado en apartados anteriores. Este apartado se ocupa de describir el resto de opciones y cómo influyen en la nómina. 75

82 Definición de pagas extra Esta opción le permite definir las pagas extra o modificar las ya existentes, los periodos de devengo asociados, momento de pago, porcentaje de las retribuciones que formarán parte de ella y otros datos de interés en el cálculo de la nómina. El Consejo General de Deportes, establece dos tipos de paga extra: la de junio y la de diciembre siguiendo la legislación de Función Pública. La de junio devenga desde el 1 de enero al 30 de junio y se cobra en la primera quincena de julio. La de diciembre devenga del 1 de julio al 31 de diciembre y se cobra en la segunda quincena de diciembre. Todos estos datos son los que definen una paga extra. Para que una paga extra se calcule correctamente en el proceso de nómina son necesarios estos pasos básicos: Definir la paga extra y periodos de devengos Asociarla a un convenio y establecer el momento de pago Dar de alta la paga en el módulo de Nómina. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Pagas extra 1. Cree un nuevo registro indicando un código identificativo y un nombre. 2. Seleccione la pestaña Def. pagas extra para establecer el periodo de devengo y cree un nuevo registro. 3. Indique las fechas de devengo de las pagas extra y el porcentaje de las retribuciones de una paga normal que se pagará en la paga extra. El sistema de devengo de las pagas extraordinarias suele establecerse en proporción a la permanencia en la Administración durante el semestre o el año anterior. En la aplicación estándar, las pagas extra definidas como ejemplo, se devengan siempre basándose en el semestre o el año anterior. 76

83 No obstante, la aplicación permite crear nuevas pagas extra cuyo sistema de devengo difiera del mencionado. 4. Indique en Momento de pago pasado cuando se abona el importe proporcional de la paga extra a un empleado al que se ha dado de alta en fecha posterior al pago de la paga extra: a. El empleado cobrará la paga extra en el mes posterior al alta activando la casilla correspondiente. b. El empleado cobrará el importe de la paga en la próxima paga extra activando la casilla correspondiente. Esta situación se refiere a pagas cuyo momento de pago está incluido dentro del período de devengo; afecta a empleados que son dados de alta en la empresa después del momento de pago de la extra y antes del fin de devengo de la misma. 5. Active la casilla de verificación Precios del año anterior? para indicar, en el caso de pagas devengadas en el año anterior y pagadas en el año actual, que los precios que se aplican a la paga extra es el de diciembre del año anterior. Desactivada indica que se toman los precios vigentes en el momento de pago de la paga extra. Si la paga extra se define con precios del año anterior, no podrá ser desglosada en los conceptos que la componen. 6. Active la casilla de verificación Paga prorrateada? para indicar que la paga extra es prorrateada es decir, que el empleado percibe junto con el salario mensual, el importe prorrateado de cada paga extraordinaria. 7. Si la paga extra se ha devengado en años anteriores al del cobro puede, a través de la casilla de verificación Precios del año anterior? indicar si desea prorratear la cotización de la paga extra en el momento del devengo o en el del pago: a. En el año del devengo: si marca este botón de opción, la prorrata de la cotización correspondiente a la paga extra se imputa en el año del devengo de la paga extra, aunque el momento del cobro de dicha paga sea posterior. b. En el año del cobro: si marca este botón de opción, la prorrata de la cotización correspondiente a la paga extra se imputa en el año en el que se cobra la paga extra. Si la paga extra se devenga en el mismo año que se cobra el valor por defecto será En el año del cobro. 77

84 8. Indique la definición del precio de la paga extra a través del campo ID Item. Para ello su departamento de informática tendrá que crearle un concepto adaptado a sus necesidades y después usted debe asociarlo a la paga extra en este formulario. Debe tener en cuenta que siempre se aplicará el porcentaje, al concepto que haya definido para calcular el precio de la paga extra. Si no especifica este campo el elemento por defecto a aplicar será Total precios pagas extras (SSP_TOTAL_P_PAGAS). El precio de la extra se abona en función de la antigüedad del empleado, de manera que por cada 4 años de antigüedad, el precio de la extra será el del salario base aumentado en un 10%. Como el concepto estándar no contempla el plus de antigüedad, no le sirve. Los conceptos que compongan la paga extra, deberán ser conceptos fijos, es decir, no deberán incluirse conceptos que, por ejemplo, se abonen en función de los días reales de trabajo. 9. Guarde el registro que acaba de crear. 10.Asocie la paga extra con un convenio y defina la fecha de pago. Para ello seleccione la siguiente ruta. Ruta de acceso Organización Organización interna Convenios 11.Localice y seleccione el convenio deseado y a continuación en la pestaña Convenios de paga extra cree un nuevo registro indicando: la paga extra, las fechas de inicio y fin en el convenio, mes y día de pago de la extra, orden en que se ejecuta y calcula la paga extra respecto al resto. La fecha de pago, determina la diferenciación entre las pagas extras y las normales. En la aplicación estándar para las pagas normales se define la fecha de imputación y pago con el día 25 del mes, y las extras con el día Además: 78

85 Active la casilla correspondiente si quiere que en el recibo de una paga extra aparezcan los diferentes conceptos que la componen desglosados. Active la casilla correspondiente si los días de absentismo por enfermedad, accidente, maternidad, riesgo durante el embarazo paternidad o todos los absentismos, deben ser descontados del devengo de las pagas extras. 13.Registre si el precio de la paga extra se va a calcular con los valores del momento en que se liquida, o de acuerdo a los valores del precio de la paga a lo largo del periodo de devengo. En este último caso, la paga no podrá desglosarse en los conceptos que la componen. 14.Guarde los cambios y a continuación decida si tiene que dar de alta o no la paga extra en el módulo de Nómina. 15.Si ya tiene definida una paga, en Nómina Gestión de pagas Gestionar pagas, cuya fecha de pago coincide con el día indicado para esta paga extra y para este convenio, no es necesario dar de alta la paga extra en el módulo de Nómina. En este caso, la paga extra se paga junto aquella paga normal que tenga la misma fecha de pago. En caso contrario, es necesario dar de alta esta paga extra en Gestionar pagas con la misma fecha de pago. Para más información sobre este proceso consulte la Guía de usuario de Nómina. Ha definido una paga extra con fecha de pago 25 de diciembre. Si en Gestionar pagas ya tiene definida la paga normal de diciembre, con esta misma fecha de pago, sucede que la paga extra se paga junto a la paga normal. En cambio, si define la paga extra con fecha de pago 20 de diciembre, tendrá en Gestionar pagas: la paga normal con fecha de pago 25 de diciembre y tendrá que definir la extra con fecha de pago 20 de diciembre. 79

86 Definición y parametrización de un convenio Este proceso le permite definir un convenio nuevo y parametrizar sus distintas opciones. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Convenios 1. Cree un nuevo registro en el formulario principal Convenios. 2. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. Antes de crear un nuevo convenio, debe crear los Convenios S.S en la ruta Organización Tablas de Referencia Organización legal Convenios SS. Esto puede hacerlo también a través del botón de remonte habilitado para ello. 3. Guarde el registro que acaba de crear. 4. Asigne valores a los elementos de nómina en función del convenio y de la categoría asociada a convenio desde las pestañas Valores convenio y Valores categoría convenio respectivamente. Para ello, consulte el capítulo Gestión de tablas de valor y corrección de valores. Además, en el caso de Valores categoría convenio y de cara al mantenimiento de valores resulta especialmente útil el botón Aumentar porcentaje. Permite incrementar en un porcentaje el valor de los conceptos de nómina asociados a convenio para una categoría. 5. Asigne los porcentajes en los que se complementan las prestaciones económicas de la Seguridad Social en caso de IT desde la pestaña Complementos IT por convenio. Estos complementos se establecen por cada día de absentismo (enfermedad, accidente, maternidad, riesgo durante el embarazo, paternidad,etcétera), la cantidad adecuada para igualar los devengos fijos del individuo a la cantidad o porcentaje previamente fijada por la Administración. Los días pueden ser naturales o normalizados en función de si se activa la casilla Ind. prestac. días naturales. El valor de este porcentaje puede variar desde un 0% hasta un 100%. Si el porcentaje es 0%, no se hace complemento, sólo se abonan las prestaciones económicas legales. Si el porcentaje es del 100%, se complementan las prestaciones de la Seguridad Social durante el periodo de absentismo, de manera que los devengos en este periodo alcancen la cantidad que el individuo 80

87 percibiría en circunstancias normales. Los valores que se deben complementar debe fijarlos el usuario y siempre deberán referirse a conceptos de abono fijos. 6. Asocie las pagas extra a un convenio definiendo la fecha de pago, el orden, el indicador de paga desglosada y el indicador de descuento por absentismo tal y como se detalla en el apartado Definición de pagas extra. 7. Parametrizar la antigüedad por convenio desde la pestaña Antigüedad por convenio. La nómina, para cada periodo del RH consulta su convenio y comprueba si éste tiene definida la información relativa a la antigüedad en la pestaña Antigüedad por convenio. En caso afirmativo, utiliza los datos aquí consignados para calcular el importe de la antigüedad (antigüedad o trienios) que corresponde a cada periodo del RH. En caso contrario, este concepto (antigüedad o trienios) se calcula teniendo en cuenta la información consignada en el Historial de trienios tal y como se detalla en la Guía de usuario de gestión de personal y en la Guía de usuario de Nómina. En la práctica, la gestión de los trienios o antigüedad se hace siempre desde el Historial de trienios para los colectivos con subgrupo (Funcionarios, Estatutarios, etcétera). En cambio para los colectivos con nivel laboral (Laborales) el producto habilita dos posibilidades: la gestión de la antigüedad por el convenio o la gestión de antigüedad por el Historial de trienios. Según esté en un caso o en otro se definirá un registro o no en la pestaña Antigüedad por convenio. Todos los empleados bajo un mismo convenio tendrán la misma gestión del abono de la antigüedad en la nómina. La gestión de antigüedad desde los convenios le permite definir cuántos años de antigüedad tiene que tener el empleado para tener derecho al cobro de dicho devengo salarial, desde cuando se abona la antigüedad (el mismo día, el mes en el que se cumple, a principios de año, etcétera) o cuál va a ser el precio que se aplique. Desde el Historial de trienios, los periodos de antigüedad siempre serán de tres años y siempre se comienzan a abonar en la paga en la que la fecha de efecto económico del trienio es menor o igual que la fecha de inicio de dicha paga. Puede establecer dos periodos de antigüedad de diferente duración y diferente porcentaje. Para ello, indique: la duración de los periodos (bienios, quinquenios, etcétera) el número máximo de veces que pueden darse cada uno de los periodos el porcentaje sobre el salario base o sobre el tipo de precio de la antigüedad que se aplica a cada uno de los periodos el código identificativo del tipo de antigüedad que determina el día a partir del cual se tiene en cuenta la antigüedad del empleado, a efectos del cálculo de nómina, dependiendo de su antigüedad en la 81

88 organización. Este dato se introducen en la aplicación desde la Tabla de referencia que se encuentran en la siguiente ruta: Organización Tablas de referencia Organización interna Parámetros de convenio Tipos de antigüedad el código identificativo del precio de antigüedad que indica cómo se dará valor al tipo de antigüedad de cara al cálculo de nómina, es decir, desde qué fuente se calculará el precio de la antigüedad para un convenio específico (si este cálculo se tomará de una fórmula, de una tabla de valor, etc). Este dato se introducen en la aplicación desde la Tabla de referencia que se encuentran en la siguiente ruta: Organización Tablas de referencia Organización interna Parámetros de convenio Tipos de precio de antigüedad 8. Guarde los cambios en cada pestaña. Para más información sobre el significado de los campos, consulte desde el propio formulario la Ayuda en línea pulsando la tecla F1. Definición y parametrización de un sindicato Este proceso le permite definir un sindicato nuevo y gestionar, a petición del trabajador afiliado, el descuento de la cuota sindical sobre los salarios. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Sindicatos 1. Cree un nuevo registro en el formulario principal Sindicatos. 2. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. 3. Guarde el registro que acaba de crear. 4. Seleccione la pestaña Valores Sindicatos y asigne o modifique valores de conceptos de nómina asociados al sindicato que acaba de crear tal y como se detalla en el apartado Gestión de tablas de valor y corrección de valores. Uno de los conceptos al que puede asignar un valor es Precio mensual de la cuota sindical. 82

89 Definición de ordenantes y habilitados Para la correcta gestión de las cuotas MUFACE es necesario definir en Organización interna dos figuras: ordenantes y habilitados. Para ello, desde las siguientes opciones siga los pasos: Ruta de acceso Organización Organización interna Ordenantes 1. Cree un nuevo registro y defina los ordenantes que efectúan las transferencias a MUFACE con los importes de las cuotas retenidas a los funcionarios mutualistas en sus nóminas. 2. Guarde los cambios. 3. Defina los habilitados u oficinas pagadoras encargadas de gestionar las retenciones en nómina que se realizan a los funcionarios públicos que pertenecen a MUFACE desde: Ruta de acceso Organización Organización interna Habilitados 4. Cree un nuevo registro e indique el ordenante al que está adscrito el habilitado u oficina pagadora y guarde los cambios. Un habilitado es un Ordenante más un número asignado automáticamente por la aplicación. 5. En la pestaña Historial de habilitados especifique con más detalle información sobre el habilitado u oficina pagadora: periodo de validez, organismo del que depende, nombre y periodo de alta del habilitado dentro de la aplicación, identificación fiscal del habilitado u oficina pagadora. En el histórico puede tener para el mismo periodo varios habilitados, pero sólo uno de ellos será el principal, el que tenga activada la casilla de verificación Habilitado principal. Es fundamental este histórico puesto que cada unidad organizativa tendrá asociado un habilitado principal y a la hora de liquidar las cuotas MUFACE, se generará: un fichero por cada unidad organizativa que tenga asociado un habilitado principal. Si tiene asociado un único habilitado no principal, no genera el fichero MUFACE. un fichero por cada ordenante de forma que aglutina todas las cantidades a liquidar para todos sus habilitados definidos en el formulario principal Habilitado. 83

90 Control de Firmas El objetivo de esta funcionalidad es recoger aquellos datos que en algún momento intervienen en la firma de documentos oficiales o informes. Por ejemplo: personas que firman, cargo que obstentan en ese momento, lugar de expedición, etcétera. Es habitual en la administración el cambio continuo de personas que deben firmar los documentos, certificados, informes, etcétera, incluso la legislación que los regula. Para evitar que intervenga un desarrollador técnico para modificar estos datos se ha creado esta opción. Por ejemplo, para el Certificado de Servicios prestados se ha creado una firma con un ID igual a SP. De tal forma que al ejecutar este informe desde Gestión de personal Análisis tendrá como firmantes los especificados en esta presentación para la firma SP, como expedidor o certificador la persona que se indique en el Firmante 3, etcétera. Otra serie de datos que suelen variar frecuentemente son los relativos a las diligencias, resoluciones, recursos, órdenes, etcétera. Por ejemplo, imagine que en un certificado tiene que constar la orden por la que se rige: según Orden ministerial de 22 de febrero de Este texto se haría constar en el campo Orden. En una fase inicial de implementación de un informe que deba contener este control de firmas es necesario, además de tener el registro de la firma, configurar dicho informe para que las utilice. Estas tareas se realizan en una fase de desarrollo por su personal informático. Usted simplemente tendrá que variar los datos desde Organización Organización Interna Firmas cuando se produzca algún cambio. Para saber como configurar las firmas se recomienda al personal informático que consulte el Meta4Object del Certificado de Servicios prestados. En este se ha creado el nodo CSP_RP_FIRMAS encargado de utilizar esta información. No es objetivo de esta guía el detalle de este proceso. Para la creación de estos documentos, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización Interna Firmas 1. Indique un código identificativo y el nombre del documento 2. Cargo del firmante y nombre del mismo. 84

91 3. El lugar de expedición del documento Texto que debe hacer constar en el caso de que se haga constar en el informe los siguientes datos: diligencia, resolución, recurso u orden. 85

92 86

93 Definición de la 2 organización legal Introducción En el capítulo anterior se ha descrito el proceso para definir la estructura organizativa de la Administración pública en sociedades con el objetivo de facilitar la gestión de personal. En este capítulo, se definen para cada sociedad aquellos organismos con valor legal y capacidad de interlocución con organismos oficiales. Estos organismos se llaman en la aplicación empresas. Se describe la definición de las empresas que pertenecen a una sociedad y para cada una de ellas: las direcciones de sus sedes, monedas que utilizan y cuentas bancarias asociadas. Las empresas pueden tener distintas ubicaciones: sedes centrales, filiales, etcétera. Es importante la gestión y el mantenimiento de los datos de las direcciones asociadas a cada una de éstas. Asimismo, se trata la definición de la empresa en términos legales es decir, el registro de los datos necesarios para declarar la empresa como entidad legal con respecto a organismos oficiales como la Tesorería General de la Seguridad Social (T.G.S.S.), el Instituto Nacional del Empleo (INEM), Hacienda, MUFACE, etcétera. Este capítulo describe también la definición y gestión de los datos de los bancos con los que la empresa trabaja para la emisión de las transferencias bancarias de nómina, para gestionar todos los gastos, dietas, etcétera. Además, se definen en este capítulo una serie de datos que intervienen en el proceso de cálculo de la nómina de los empleados: Cabeceras TC1 Centros de pago a la Seguridad Social Epígrafes de accidentes 87

94 Contratos internos Grupos de tarifas Tipo de IRPF Ocupaciones La funcionalidad de este capítulo se refleja en el siguiente gráfico: Figura 6. Funcionalidad asociada a la organización legal Definición de las empresas en la aplicación Definición de los bancos de la empresa Datos relacionados con la nómina: - Cabeceras TC1 - Centros de Pago de SS - Ocupaciones - Epígrafes de accidentes - Contratos internos - Grupos de tarifas - Tipo de IRPF Moneda Dirección Valores de conceptos de nómina - Definición de otras cuentas bancarias de la empresa y de sus filiales Definición de las empresas en la aplicación Este apartado describe la forma de definir los datos necesarios para declarar a la empresa como entidad legal, entendida y definida con respecto a los organismos oficiales. Además, se registra información necesaria para la gestión de contratos, el Sistema de Remisión Electrónica de Documentos (RED), el certificado de retenciones y los TC. Esto se realiza mediante la opción de menú Empresas del área Organización legal del módulo Organización. Entre la información que debe definir, destaca la dirección de la empresa y la moneda con la que gestionará los pagos. También, se puede introducir el valor de los conceptos de nómina definidos a través de la empresa. La creación de una empresa consiste en: La definición de la empresa La asignación de los datos de localización La asignación de la moneda con la que la empresa gestiona los procesos 88

95 La introducción de los valores de los conceptos de nómina definidos a través de la empresa. Este proceso se detalla en el capítulo Gestión de tablas de valor y corrección de valores. Proceso de definición de una empresa en el ámbito legal Este proceso le permite definir una empresa en el ámbito legal. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización legal Empresas 1. Cree un nuevo registro desde la ventana de filtro. 2. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. 3. Seleccione la pestaña Dirección de empresa y cree un nuevo registro. 4. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. 5. Seleccione la pestaña Monedas y cree un nuevo registro. 6. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. Puede asignar distintas monedas según el tipo de proceso para el que se utilicen. Por ejemplo, euros para la nómina, euros para la procesos contables, dólares para los pagos, etcétera. 7. Seleccione la pestaña Valores de la empresa, y asigne o modifique valores de conceptos a la empresa que acaba de definir. Para más información, vea el capítulo Gestión de tablas de valor y corrección de valores. 8. Guarde el registro que acaba de crear. Definición de la organización legal 89

96 Definición de los bancos de la empresa Este apartado describe la forma de definir y gestionar todas las cuentas bancarias con las que trabaja la empresa. Estas cuentas sirven de ordenantes en todas las transacciones bancarias que realiza la empresa: las órdenes de pago de nóminas, gastos, dietas, viajes, etcétera, que habitualmente hace la empresa. El proceso para definir los bancos de la empresa se reduce a definir primero la sucursal bancaria como organización externa y después asignar esta sucursal a la empresa. Para ello siga estos pasos: 1. Defina la sucursal bancaria como organización externa desde: Ruta de acceso Organización Organización externa 2. Para ello, cree un nuevo registro indicando los datos básicos: código, nombre, fecha de inicio. El código de la sucursal debe tener al menos 8 dígitos. 3. Haga clic en el enlace Sucursal bancaria y defina la fecha de inicio y los diferentes campos necesarios para trabajar con el banco tal y como se indica en la Ayuda en línea. 4. Guarde los cambios. 5. Desde la siguiente opción asigne la sucursal que ha creado a la empresa que lo utiliza y detalle los datos de la cuenta bancaria. Ruta de acceso Organización Organización legal Bancos de la empresa 6. Cree un nuevo registro e indique un código, nombre para el banco empresa, y una fecha de inicio. A continuación indique: La empresa que trabaja con el banco La sucursal bancaria 90

97 Datos relativos a la cuenta y titular de la cuenta: número de cuenta, DC, titular, uso que se hará de la cuenta (transferencias de nóminas por ejemplo), etcétera. Indique si desea que sea el banco por defecto marcando la casilla de verificación correspondiente. Toda empresa debe tener un banco por defecto que se utilizará cuando no se indique uno específico en alguna operación. Para saber qué valores pueden tomar el resto de campos consulte detalladamente la Ayuda en línea. 7. Guarde el registro que acaba de crear y repita los pasos hasta que haya definido todos los bancos empresa que necesita. Información relacionada con la nómina En este apartado, se describen las siete opciones del área de la organización legal relacionadas con la nómina. En cada una de ellas, se debe definir cierta información que repercute en el cálculo de la nómina de los empleados. Definición de ocupaciones Este proceso permite definir y gestionar las ocupaciones que puede desempeñar un empleado en una empresa. Los valores incluidos en este formulario deben coincidir con los establecidos por la Tesorería General de la Seguridad Social. La tarifa para la cotización a la Seguridad Social por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales se basa bien en la actividad económica de la empresa, utilizando la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE93). Para aquellos casos en que el trabajador realiza un trabajo o función común a todas las actividades, en su ocupación. Por ejemplo, los vigilantes, guardas, guardas jurados y personal de seguridad tendrán la ocupación h. Lo mismo ocurre con los trabajadores que se encuentran en determinadas situaciones o regímenes especiales Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización legal Ocupaciones Definición de la organización legal 91

98 1. Cree un nuevo registro con el código o nombre identificativo de la ocupación. 2. Guarde el registro que acaba de crear. Definición de cabeceras TC1 Una Cabecera TC1 se corresponde con un Código de Cuenta de Cotización (CCC). Este código lo asigna la T.G.S.S. a la persona física o jurídica sobre la que recae la obligación de cumplir con la cotización del conjunto de empleados que tiene a su cargo; de este modo, en dicho código están debidamente identificadas las cotizaciones de los empleados. Puede haber más de un CCC en función de la peculiaridad de cada cotización. Así, habrá una Cabecera TC1 que se corresponderá con un CCC principal de la empresa y tantas cabeceras TC1 como CCC secundarios tenga la empresa. Las cabeceras TC1 se agrupan dentro de Centros de Pago a la S.S., siempre que la organización esté autorizada al pago centralizado de los seguros sociales. Definición y parametrización de una Cabecera TC1 El proceso de definición de una cabecera TC1 consiste en: Definir una serie de datos previos tal y como se indica en el Guía de usuario de nómina en el apartado Seguros sociales, Definición de datos. Por ejemplo: clases de liquidación, calificador de liquidación, régimen sector, etcétera. Estos elementos se definen desde Organización Tablas de referencia Organización legal. Otro dato importante a definir es el Centro de pago SS que se esboza en esta guía en el apartado Definición de centros de pago a la Seguridad Social. Asociar un CCC con una empresa y un centro de pago SS Definir para esta combinación de elementos, una serie de datos necesarios para el FAN y para los TC complementarios: domicilio asociado al centro de pago, Mutua Patronal de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional a la que está adscrita la organización. Asignar valores a aquellos conceptos de nómina gestionados a través de las cabeceras TC1. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización legal Cabeceras TC1 92

99 1. Cree un nuevo registro e indique un código, un nombre y el CCC para la cabecera TC1. Indique la empresa y qué centro de pago SS va a ser el responsable del pago de las cotizaciones agrupadas en esta cabecera. Cuando la cabecera TC1 sea la principal para una empresa, su código debe ser el mismo que el código identificativo del centro de pago SS asociado. 2. Rellene el resto de campos como se indica en la ayuda en línea. Si los campos ID Banco a ingresar e ID Banco a percibir no se cumplimentan, el sistema los tomará automáticamente de los que se hayan registrado en el formulario Centros de pago S.S. Si estos valores no se han rellenado en ninguno de estos dos formularios, el sistema entiende que no se ha optado por el sistema de cargo a cuenta (domiciliación bancaria). 3. Seleccione la pestaña Domicilio y cree un nuevo registro. 4. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. 5. Seleccione la pestaña Entidad A.T. y E.P. y cree un nuevo registro. 6. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. 7. Seleccione la pestaña Valores Cabeceras TC1, y asigne o modifique valores de conceptos de nómina asociados a la Cabecera TC1 que acaba de crear. Para saber cómo asignar estos valores, vea el capítulo Gestión de tablas de valor y corrección de valores. 8. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de la información que quiera definir. 9. Guarde los cambios. Definición de la organización legal 93

100 Definición de centros de pago a la Seguridad Social Esta opción le permite definir y gestionar los centros de pago a la Seguridad Social que agrupan las distintas cabeceras TC1 para la gestión del pago centralizado de las cotizaciones. En caso de no existir este pago centralizado, se define un Centro de Pago a la S.S. por Cabecera TC1. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización legal Centros de pago SS 1. Cree un nuevo registro e indique el código identificativo y nombre del centro de pago, la empresa a la que pertenece este centro y la Clave de autorización y la Clave SILCON que permiten a la organización gestionar el Sistema de Remisión Electrónica de Documentos (RED) El código identificativo del Centro de Pago a la Seguridad Social debe coincidir con el código de la principal de las Cabeceras TC1, es decir con aquella cabecera a través de la cual se centraliza el pago. Si ambos códigos no coinciden, no se puede saber cuál es la cabecera principal. 2. Rellene el resto de campos, tal y como se indica en la ayuda en línea. Si los campos ID Banco a ingresar e ID Banco a percibir están cumplimentados en el formulario Cabeceras TC1, dichos valores tendrán prioridad para esa Cabecera frente al que se registre en este formulario. Si ninguna de la cabeceras que pertenecen a un Centro de pago S.S. tienen estos datos, se tomarán los asignados a dicho Centro. Si no es así, el sistema entiende que no se ha optado por el sistema de cargo a cuenta (domiciliación bancaria). 3. Seleccione la pestaña Parámetros FAN e indique las variables que afectan a las cabeceras TC1 asociadas al Centro de Pago que acaba de crear. Estas variables hacen posible una serie de situaciones permitidas por la Seguridad Social que, aunque no tienen por qué darse obligatoriamente, pueden ser necesarias para particularizar determinados casos. 94

101 Un hospital público puede pactar con la Seguridad Social la posibilidad de actuar como su propia aseguradora. De esta forma, esta empresa no necesita cotizar en casos de incapacidad transitoria (IT) e incapacidad transitoria por accidente de trabajo o enfermedad profesional (IT por ATEP), puesto que ella misma cubre dichos servicios. En este caso, se deben activar las variables: ACTIVA_TC1_C410_1 (autoaseguradoras que eliminan prestaciones por accidentes) y ACTIVA_TC21_AUTO_1 (autoaseguradoras eliminación Tipo IT) La activación de variables implica una parametrización previa de la nómina en el ámbito de conceptos de nómina, campos del acumulado, etcétera. Para más información, vea el capítulo "Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) Cotización" del Manual de configuración de nómina. Para más información sobre la funcionalidad de cada variable, haga clic en Variable y Núm. variable, de este modo tendrá acceso al formulario Variables RED: Cotización. En los campos Comentario y Valor, obtendrá información sobre la funcionalidad de la variable, los campos y las líneas a las que afecta, y los valores que puede tomar. Al seleccionar una variable, se rellena el contenido de los campos Ayuda y Comentario con información adicional relativa a la variable. 4. Seleccione la pestaña Parámetros AFI para parametrizar la ejecución y modo de envío de los movimientos del fichero en el que se detalla a la Seguridad Social la información relativa a las altas, bajas y variaciones de datos. Active la casilla de verificación Activar la revisión para comparar los movimientos que se han efectuado con los que ya se enviaron y están grabados en la tabla de revisión. Active la casilla de verificación Activar la grabación para guardar los movimientos que se han efectuado en la tabla de revisión. Al grabarlos en esta tabla, el usuario puede tener constancia de todos los movimientos que ha recibido el CENDAR y hacer así posible su modificación o eliminación. Definición de la organización legal 95

102 Active la casilla de verificación Autoconfirmación para que las ejecuciones queden confirmadas por defecto. Una ejecución confirmada implica que el CENDAR la ha aceptado. Si guarda los movimientos (requisito imprescindible para la confirmación), es aconsejable que active esta casilla. En caso de que el CENDAR no acepte una ejecución o una parte de la misma (un archivo o una línea), debe anular la confirmación a través del formulario Confirmar/Desconfirmar ejecuciones en Gestión de personal Sistema RED: AFI Gestión de las ejecuciones. Indique, a través de los campos correspondientes, el número de días permitidos legalmente tanto para notificar los movimientos como para comunicar las eliminaciones y modificaciones de las acciones erróneas. 5. Guarde los cambios. Definición de epígrafes de accidentes Este proceso le permite definir los datos acerca de la cotización de las organizaciones a la Seguridad Social para la cobertura de la contingencia de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que se lleva a cabo mediante la aplicación de la tarifa de primas, que son diferentes según las actividades en función de la peligrosidad del trabajo. Para cada epígrafe, se separa tanto el porcentaje por IT, como por invalidez, muerte y supervivencia (IMS). Este formulario sólo deberá cumplimentarse para liquidaciones anteriores a la entrada en vigor de la Ley 42/2006. A partir de esta normativa la cotización por AT y EP se realiza aplicando los tipos que correspondan en función de la actividad económica de la empresa (CNAE93) u ocupación del trabajador, en su caso. La aplicación de la Ley 42/2006 deroga el epígrafe de accidentes por tanto esta funcionalidad se mantiene en la aplicación únicamente a efecto de posibles retroactividades. Para definir un Epígrafe de Accidentes, y asignar y modificar los valores asociados a sus conceptos de nómina seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización legal Epígrafes de accidentes 96

103 1. Cree un nuevo registro indicando el código identificativo y nombre para el epígrafe, el tipo de epígrafe y el grupo de cotización. 2. Seleccione la pestaña Valores epígrafe, y asigne o modifique valores de conceptos de nómina al epígrafe que acaba de crear. Por ejemplo, en la aplicación estándar, desde esta opción, toman valor % Cot. I.T Sanos y % Cot. I.M.S. Sanos. Para más información, vea el capítulo Gestión de tablas de valor y corrección de valores. 3. Guarde el registro. Definición de contratos internos Esta opción le permite definir los contratos internos, asociándolos siempre al contrato legal que los determina. El objetivo es dar una mayor flexibilidad al tratamiento de un contrato legal que en la mayoría de los casos implica beneficios en la cotización a la Seguridad Social. El proceso básico para definir un contrato legal es: Definir el contrato legal desde Organización Tablas de referencia Organización legal Contratos legales. Dar de alta, para un contrato legal todos los contratos internos hasta definir todas las características especificadas por la normativa de cada uno de los contratos. Puede crear contratos internos, por ejemplo, para establecer duraciones máximas y mínimas para un mismo contrato legal, por cláusulas adicionales distintas o porque sea necesario para un mismo contrato legal asignar valores diferentes a los conceptos de nómina. Un ejemplo de esto último, son las bonificaciones distintas en función del colectivo para un mismo contrato legal. Siempre habrá al menos un contrato interno para cada contrato legal. Asignar valores a los conceptos de nómina asociados a los contratos internos, desde Valores del contrato interno Para dar de alta un contrato interno, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización legal Contrato interno 1. Cree un nuevo registro con el código identificativo y nombre del contrato interno y asigne el contrato legal que ha creado. Definición de la organización legal 97

104 2. Indique cuales son las características especiales de este contrato interno, frente al resto de contratos internos que cree para el mismo contrato legal: diferentes duraciones, cláusulas, el campo ID Colectivo incentivado si el contrato interno se acoge a las bonificaciones reguladas por el RD Ley 05/ 2006, el campo Indicador tipo contrato de origen para reflejar el tipo de desempleo al que debe cotizar el trabajador etcétera. Consulte la Ayuda en línea para más información sobre los campos. 3. Guarde el registro que acaba de crear. 4. Seleccione la pestaña Valores del contrato interno, y asigne o modifique valores de elementos de nómina para el contrato interno que acaba de crear. Para más información, vea el capítulo Gestión de tablas de valor y corrección de valores. Si asigna correctamente valores a determinados conceptos de nómina, podrá realizar las deducciones en las cuotas de la Seguridad Social. Esto es efectivo, por ejemplo, en contratos realizados a mujeres subrepresentadas, donde habrá que dar valor al concepto de nómina Indicador de TC2/1 para informar de que se trata de un tipo de contrato bonificado; además, habrá que asignar el valor del porcentaje de cotización por el que la empresa se bonifica. Definición de grupos de tarifas Este proceso le permite definir los grupos de cotización que se corresponden con las categorías profesionales, según la clasificación que se sigue por la normativa de la Seguridad Social, es decir los grupos de tarifas. Este proceso le permite definir el grupo de cotización, y asignar o modificar los valores asociados a sus conceptos de nómina. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización legal Grupos de tarifas 1. Cree un nuevo registro indicando el código y nombre del grupo de tarifa. 2. Guarde el registro que acaba de crear. 3. Seleccione la pestaña Valores grupo de tarifa, y asigne o modifique valores de conceptos de nómina asociados al grupo de cotización que acaba de crear. Para más información, vea el capítulo Gestión de tablas de valor y corrección de valores. Por ejemplo, se pueden asignar las bases de cotización mínima y máxima por cada grupo de cotización. 98

105 Definición de tipos de IRPF Esta opción le permite dar de alta los distintos tipos de IRPF. El tipo de IRPF no es el mismo en todo el territorio nacional. Por ello, en este formulario, puede dar de alta los distintos identificadores y nombres de diputaciones forales existentes para la retención del IRPF. Para dar de alta un tipo de IRPF, introduzca su código identificativo y nombre. Además, debe indicar qué tipo de cálculo es. Hay dos posibilidades: el cálculo establecido en el ámbito nacional o el cálculo vigente en las comunidades forales. La funcionalidad de esta opción consiste en: Consultar y modificar las reducciones establecidas por ley en el proceso de cálculo del IRPF vigente en el ámbito nacional, mediante la pestaña Histórico de reducción del IRPF (Nac) Consultar y modificar las retenciones establecidas en el cálculo del IRPF vigente en el ámbito nacional, desde la pestaña Histórico de retención del IRPF (Nac) Consultar y modificar las retenciones del proceso de cálculo establecido en la comunidades forales, desde la pestaña Histórico de retención (Foral) Consultar y modificar las reducciones por minusvalía establecidas por ley en el proceso de cálculo del IRPF vigente en las comunidades forales, desde la pestaña Histórico de reducción por minusvalía (Foral) Proceso de creación de un tipo de IRPF y de asignación de sus valores Este proceso le permite definir un nuevo tipo de IRPF y asignar los valores establecidos por la legislación vigente. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organización legal Tipo de IRPF 1. Cree un nuevo registro en el formulario principal Tipos de IRPF. 2. Rellene los campos obligatorios y opcionales según la información que quiera definir. Utilice los botones de opción Nacional/Foral para indicar el ámbito en el que se aplica el tipo de IRPF. Definición de la organización legal 99

106 3. Seleccione la pestaña Histórico de reducción del IRPF (Nac) y cree un nuevo registro. Recuerde que esta pestaña sólo se puede rellenar si el tipo de IRPF seleccionado es nacional. Si los valores de la legislación cambian, cierre el registro vigente introduciendo la fecha de fin y cree un nuevo registro con una fecha de inicio y nuevos valores que sustituyan a los anteriores. De esta forma, se conserva el historial de los registros asociados a los valores de reducción del IRPF. 4. Introduzca el periodo de fechas vigente para los valores asociados a la reducción del IRPF. 5. Haga clic en los siguientes botones para obtener acceso a los formularios. Rellene los datos según los valores que establece la legislación vigente. Para ello, tenga en cuenta la función que cumple cada uno de ellos: Mínimos: mediante este botón, puede introducir los datos que fija la ley para las reducciones por el mínimo exento; el mínimo personal y familiar; la Base de mínimo personal y familiar esto es, la cantidad que indica el Incremento en caso de anualidades para hijos, aplicable para aquellos cálculos realizados a partir de enero de 2007; la Reducción pagos vivienda (a partir enero 2009), es decir, el porcentaje en el que será reducido el tipo de retención para aquellos empleados con derecho a deducción por inversión en vivienda habitual, y la cantidad límite que puede percibir el empleado (retribuciones del trabajo, dinerarias o en especie), para tener derecho a esta deducción. Artículo 46: mediante este botón, puede introducir las reducciones del rendimiento neto del trabajo recogidas en la legislación del IRPF; consecuentemente, puede rellenar los valores que necesite. Otras deducciones (art. 46 y 47 L): mediante este botón, puede introducir las deducciones personales, por ascendientes, descendientes, etcétera. Límites: mediante este botón, puede introducir los límites cuantitativos de la obligación de retener y los límites máximos de la cuota de retención; consecuentemente, puede rellenar los valores que necesite. 6. Seleccione la pestaña Histórico de retención del IRPF (Nac) y cree un nuevo registro. 100

107 Recuerde que esta pestaña sólo se puede rellenar si el tipo de IRPF seleccionado es nacional. 7. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de los valores establecidos en la legislación vigente. Cree tantos registros como límites salariales haya establecidos en la legislación vigente. Para indicar las fechas de validez de los datos, rellene los campos Inicio y Fin. 8. Seleccione la pestaña Histórico de retención (Foral) y cree un nuevo registro. Recuerde que esta pestaña sólo se puede rellenar si el tipo de IRPF seleccionado es foral. 9. Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de los valores establecidos en la legislación vigente. Cree tantos registros como límites salariales haya establecidos en la legislación vigente. Para indicar las fechas de validez de los datos, rellene los campos Inicio y Fin. 10.Seleccione la pestaña Histórico de reducción por minusvalía (Foral) y cree un nuevo registro. Recuerde que esta pestaña sólo se puede rellenar si el tipo de IRPF seleccionado es foral. 11.Rellene los campos obligatorios y opcionales en función de los valores establecidos en la legislación vigente. Definición de la organización legal 101

108 Cree tantos registros como límites salariales haya establecidos en la legislación vigente. Para indicar las fechas de validez de los datos, rellene los campos Inicio y Fin. 12.Guarde el registro que acaba de crear. 102

109 Definición de 3 organizaciones externas Introducción Este capítulo describe la forma de definir y gestionar las organizaciones externas y la información relacionada con ellas. Se entiende por organización externa aquel organismo, sociedad o empresa que mantiene una actividad de negocio con la Administración. Por ejemplo, el centro de formación que la organización contrata para impartir determinados cursos, las entidades bancarias en las que se tienen cuentas, depósitos u otras inversiones financieras, etcétera. También, los proveedores de productos (material de oficina, informático, etcétera) o de servicios (agencias de viajes, empresas de catering, etcétera). La funcionalidad de este capítulo se muestra en el siguiente gráfico: : Figura 7. Funcionalidad asociada a organizaciones externas Definición de las organizaciones externas Definición de datos genéricos Definición de datos relacionados con la actividad específica de la organización 103

110 Definición de las organizaciones externas Este apartado describe la definición de las organizaciones externas. Esto consiste en la definición y mantenimiento de una serie de datos y la asignación del tipo de actividad al que se dedica la organización externa. La definición de datos de organizaciones externas implica: Definir y gestionar las cuentas bancarias asociadas a una organización externa Registrar y gestionar la ubicación de las organizaciones externas que mantienen relación comercial con la empresa Registrar información referente a la persona de la organización externa que sirve de fuente de contacto con la organización Registrar el lugar de trabajo de la organización que mantiene una relación comercial con la organización externa Registrar la unidad organizativa de la empresa que mantiene una relación comercial con la organización externa Registrar la página Web que representa a la organización externa y la ruta de acceso de este elemento gráfico Registrar los empleados de nuestra organización que son enlaces con la organización externa Para ello, seleccione la opción de menú Organizaciones externas del módulo Organización. De este modo, obtiene acceso al formulario principal Organizaciones externas donde puede registrar la información antes mencionada. Además, este formulario tiene unos hiperenlaces a través de los cuales se define el tipo de actividad al que se dedica la organización. Las casillas de verificación de estos hiperenlaces se activan al definirlos. Las opciones asociadas a los mismos son: Sucursal bancaria Centro de formación Órgano judicial Fuentes de selección Proveedor de formación Subcontrata Proveedor de RR.HH. Centro médico 104

111 Una misma organización externa puede prestar distintos servicios a la Administración. Por lo tanto, debe definir los tipos de actividad de la empresa externa sin necesidad de crear nuevas organizaciones externas. Proceso de definición de una organización externa Este proceso le permite definir una organización externa. Para ello, seleccione la siguiente ruta y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Organizaciones externas 1. Cree un nuevo registro. 2. En el formulario Organización externa, indique un código y un nombre para la organización y la fecha de inicio. Además, puede indicar la persona de contacto en la Administración con la organización externa, el código identificativo del holding al que pertenece la organización externa, etcétera. Si la organización externa va a tener una actividad del tipo Sucursal bancaria, se deberá utilizar un código de 8 caracteres como ID Organización externa. 3. Indique, si los conoce: Los datos bancarios de la organización que está definiendo desde la pestaña Datos bancarios. Datos de contacto desde la pestaña Ubicación. La pestaña dependiente Contacto permite indicar una persona de contacto en la organización externa y la pestaña Lugar de trabajo indicar el lugar de la Administración que utiliza esta organización externa. La unidad organizativa que mantiene relación con la organización externa desde la pestaña Unidad organizativa. La dirección de la página Web de la empresa externa desde la pestaña Página Web. 4. Guarde el registro que acaba de crear. 5. Defina el tipo de actividad que desarrolla la organización externa. Definición de organizaciones externas 105

112 Una misma organización externa puede prestar distintos servicios a la Administración. Por lo tanto, tiene que definir los tipos de actividad de la empresa externa sin necesidad de crear diferentes organizaciones externas. 6. Por ejemplo, si la organización externa es una sucursal bancaria, en el formulario Organización externa, haga clic en el hiperenlace Sucursal bancaria para tener acceso al formulario del mismo nombre e introduzca los datos correspondientes. 7. Guarde el registro. 8. En el formulario Organización externa, haga clic en el botón Recargar. Automáticamente, se activa la casilla de verificación de Sucursal bancaria. En el proceso, sólo se muestra la definición de una organización externa de tipo Sucursal bancaria. Siga los mismos pasos para Centro de formación, Órgano judicial, Fuente de selección, Proveedor de formación,,subcontrata, Proveedor de RR.HH. y Centro médico. Consulte la Ayuda en línea si tiene alguna duda sobre el uso de los diferentes formularios y campos. Recuerde que en los formularios debe rellenar los campos que aparecen en negrita (en color negro y azul) para que la aplicación guarde correctamente el registro. En caso contrario, se muestra un mensaje de aviso. 106

113 Gestión de tablas de 4 valor y corrección de valores Introducción Para poder calcular la nómina de los empleados es necesario introducir en la aplicación una serie de datos iniciales. De éstos, los valores asignados a los elementos de nómina de cada una de las pagas son los que más varían. Estos valores se introducen a través de tablas de valor. Por ejemplo, cuando defina un convenio en la aplicación puede además establecer, que todos aquellos empleados que pertenezcan al convenio, van a tener las mismas retribuciones, los mismos complementos de IT, etcétera. Para ello, en los formularios que definen cada entidad (convenio, empresa, etcétera) existen los enlaces necesarios para insertar valores en pagas y corregir valores en pagas bloqueadas. Una paga está bloqueada cuando la fecha de trabajo de la aplicación supera a la fecha de corte definida para esa paga en Nómina Pagas Gestionar pagas. Esta fecha de corte es un medio de seguridad para la introducción de valores. El proceso de inserción de valores y el corrección se detalla en la Guía de usuario de Nómina. Los valores a los elementos de nómina se asignan en función de la entidad a la que afectan: un convenio, una empresa, etcétera. Estos valores son genéricos porque en su asignación no se distingue si afectan al empleado o a alguno de sus roles. Es decir, son valores que se aplican para todos los empleados 107

114 asignados a un convenio, pertenecientes a una empresa, etcétera. El objetivo es economizar tiempo y costes en la introducción de valores comunes para un grupo de empleados. La corrección de valores para pagas bloqueadas se realiza con el objetivo de lanzar cálculos de pagas retroactivas y requiere un control más estricto de los datos. Se recomienda que se realice directamente por el departamento encargado de nómina. 108

115 Análisis de 5 Organización Introducción Esta opción tiene como objetivo principal presentar los gráficos e informes asociados a la funcionalidad de puestos, plazas y presupuestos del módulo Organización. El análisis de la situación presupuestaria de las unidades organizativas de la Administración puede ofrecer datos muy importantes para la toma de decisiones. Los gráficos e informes constituyen un instrumento indispensable para obtener dichos análisis presupuestarios. Su consulta se realiza a través de la opción de menú siguiente: Ruta de acceso Organización Análisis Estos gráficos e informes tienen como finalidad: Extraer información sobre los puestos definidos. Analizar la situación presupuestaria de una empresa. Conocer las plazas incluidas en una determinada unidad organizativa de la Administración. Los gráficos e informes asociados al módulo Organización constituyen una herramienta importante para explotar la información, en virtud del grado de detalle alcanzado en la introducción de datos en el módulo. Los distintos gráficos e informes del módulo Organización se muestran en la figura siguiente 109

116 : Figura 8. Gráficos e informes del módulo Organización Gráficos e informes de Organización Puestos Presupuestos Plazas - Relación de Puestos de Trabajo - Efectivos Reales - Relación de Puestos Vacantes - Evolución presupuestaria de una unidad org. - Comparación del presupuesto engre unid. org. - Plantilla por Unidad organizativa Análisis de puestos Meta4 PeopleNet ofrece los siguientes informes para la explotación de la información sobre los puestos de la Administración. Dichos informes tienen como finalidad: Mostrar la relación de empleados que ocupan esos puestos, así como una serie de información complementaria (complementos específicos aplicados en nómina, forma de provisión, tipo de contratación, etcétera) según se trate de personal funcionario, laboral, alto cargo u otro tipo. Más información: Efectivos reales. Conocer los puestos de trabajo incluidos dentro de la Relación de Puestos de Trabajo dependiendo de si se trata de personal funcionario, laboral, alto cargo u de otro tipo. Más información: Relación de puestos de trabajo/ Plantilla. Obtener un listado de todos aquellos puestos que continúan vacantes, según su régimen jurídico. Más información: Relación de puestos vacantes. 110

117 Efectivos reales Recuerde que únicamente los puestos definidos dentro de una RPT/Plantilla serán considerados por estos informes. A continuación se ofrece una breve descripción de cada uno de ellos. En Efectivos reales puede visualizar un informe que muestra el listado de los diferentes empleados que, dentro de una determinada unidad organizativa y a partir de una fecha concreta, tienen el Régimen Jurídico específico (funcionario, laboral, alto cargo u otros). Los datos se desglosan dentro del informe por los puestos incluidos en cada unidad organizativa y por las personas que ocupan dichos puestos. Ruta de acceso Organización Análisis Puestos Efectivos reales Para tener acceso al informe, seleccione, a través de las ventanas de filtro: De manera obligatoria: La personalización que va a utilizar para visualizar el informe. La fecha de corte sobre el que va a realizar el análisis. De manera opcional: La unidad organizativa sobre la que desea realizar la consulta. La Relación de Puestos de Trabajo o Plantilla si desea obtener los datos sobre una RPT/Plantilla concreta. El régimen jurídico de los puestos A través del campo Id_Personalización, se fija el conjunto de datos que se han de mostrar en el informe. Las personalizaciones de informes se crean mediante el formulario Organización Tablas de Referencia Puestos Personalización de columnas informes puestos. En la aplicación estándar, para este informe, se han definido las siguientes personalizaciones: ER_F - Efectivos Reales (F): presenta un listado de los diferentes empleados que, dentro de una determinada unidad organizativa y a partir de una fecha concreta, tienen el Régimen Jurídico correspondiente a Personal Funcionario. Los datos que presenta son los siguientes: El régimen jurídico de los puestos El código del puesto de trabajo y nombre del mismo Análisis de Organización 111

118 La localidad de destino La dotación del puesto por unidad, es decir, el número de puestos específicos creados El valor del complemento específico asociado al puesto Los requisitos que, en su caso, deben cumplir quienes ocupen dicho puesto específico Las observaciones integradas en la aplicación, sobre el mismo Número de orden, apellidos, nombre y DNI del personal que ocupa el puesto La forma de ocupación del puesto (libre designación, movilidad funcional, destino en prácticas, etcétera) y si el puesto está reservado El código identificativo del nivel de complemento destino El código identificativo de su forma de provisión La tipología del puesto respecto a su singularización La adscripción administrativa del mismo Subgrupo y cuerpo al que pertenece el funcionario El tipo de relación con la Administración (Funcionario de carrera, Funcionario en prácticas, etcétera) ER_L - Efectivos Reales (L), muestra el listado de los empleados laborales que tienen asociado un determinado puesto de trabajo dentro de una unidad organizativa desde la fecha señalada en el filtro: El régimen jurídico de los puestos El código del puesto de trabajo y nombre del mismo La localidad de destino La dotación del puesto por unidad, es decir, el número de puestos específicos creados El valor del complemento específico asociado al puesto Los requisitos que, en su caso, deben cumplir quienes ocupen dicho puesto específico Las observaciones integradas en la aplicación, sobre el mismo Número de orden, apellidos, nombre y DNI del personal que ocupa el puesto La forma de ocupación del puesto (libre designación, movilidad funcional, destino en prácticas, etcétera) y si el puesto está reservado El código identificativo de su forma de provisión La tipología del puesto respecto a su singularización La adscripción administrativa del mismo El código identificativo del tipo de jornada 112

119 La modalidad de contratación para las personas que ocupen el puesto de trabajo El código identificativo del turno laboral La categoría, el nivel y la especialidad asociados al puesto El tipo de relación con la Administración (Persona Laboral fijo o Personal Laboral eventual) La situación administrativa del laboral que ocupa el puesto (ocupando plaza o puesto, excedencia voluntaria, etcétera) Si un puesto cambia a otra unidad organizativa en las fechas de lanzamiento del informe, el puesto aparecerá bajo la nueva unidad organizativa, pero el código identificativo del puesto no cambiará ya que hace referencia al código de la unidad organizativa inicial del puesto. En la parte inferior del formulario aparecerá la leyenda con la descripción de todos los campos incluidos en el cuerpo del informe. Relación de puestos de trabajo/plantilla La Relación de puestos de trabajo permite visualizar un informe que presenta el listado de todos los puestos de trabajo incluidos dentro de la Relación de Puestos de Trabajo, con sus características principales. Los datos se desglosan dentro del informe por los puestos incluidos en cada unidad organizativa. Ruta de acceso Organización Análisis Puestos Relación de puestos de trabajo Para tener acceso al informe, seleccione, a través de las ventanas de filtro: De manera obligatoria: La personalización que va a utilizar para visualizar el informe. La fecha de corte sobre el que va a realizar el análisis. De manera opcional: La unidad organizativa sobre la que desea realizar la consulta. La Relación de Puestos de Trabajo o Plantilla si desea obtener los datos sobre una RPT/Plantilla concreta. Análisis de Organización 113

120 El régimen jurídico de los puestos A través del campo Id_Personalización, se fija el conjunto de datos que se han de mostrar en el informe. Las personalizaciones de informes se crean mediante el formulario Organización Tablas de Referencia Puestos Personalización de columnas informes puestos. En la aplicación estándar, para este informe, se han definido las siguientes personalizaciones: PT_F - Puestos de Trabajo (F): presenta una lista de todos los puestos de trabajo incluidos dentro de la Relación de Puestos de Trabajo para Personal Funcionario. Los datos que presenta son los siguientes: El régimen jurídico del puesto El código del puesto y nombre del mismo La localidad de destino La dotación del puesto por unidad, es decir, el número de puestos específicos creados El valor del complemento específico asociado al puesto Los requisitos que deben cumplir las personas que ocupen dicho puesto específico Las observaciones integradas en la aplicación sobre el mismo La unidad organizativa del puesto en el momento de consulta. El código identificativo del nivel de complemento destino El código identificativo de su forma de provisión La tipología del puesto respecto a su singularización La adscripción administrativa del mismo El subgrupo al que se adscribe el puesto y el cuerpo PT_L - Puestos de Trabajo (L): muestra el listado de todos los puestos de trabajo incluidos dentro de la Relación de Puestos de Trabajo para Personal Laboral. Los datos que visualiza son: El régimen jurídico del puesto El código del puesto y nombre del mismo La localidad de destino La dotación del puesto por unidad, es decir, el número de puestos específicos creados El valor del complemento específico asociado al puesto Los requisitos que deben cumplir las personas que ocupen dicho puesto específico Las observaciones integradas en la aplicación sobre el mismo La unidad organizativa del puesto en el momento de consulta. El código identificativo de su forma de provisión 114

121 La tipología del puesto respecto a su singularización La adscripción administrativa del mismo El código identificativo del tipo de jornada La modalidad de contratación para las personas que ocupen el puesto de trabajo El código identificativo del turno laboral La categoría, el nivel y la especialidad asociados al puesto En la parte inferior del formulario aparecerá la leyenda con la descripción de todos los campos incluidos en el cuerpo del informe. Si un puesto cambia a otra unidad organizativa en las fechas de lanzamiento del informe, el puesto aparecerá bajo la nueva unidad organizativa, pero el código identificativo del puesto no cambiará ya que hace referencia al código de la unidad organizativa inicial del puesto. Relación de puestos vacantes Relación de puestos vacantes muestra una lista de todos los puestos vacantes de un Régimen Jurídico específico (funcionario, laboral, alto cargo u otros). Los datos se desglosan dentro del informe por los puestos vacantes incluidos en cada unidad organizativa. Ruta de acceso Organización Análisis Puestos Relación de puestos vacantes Para tener acceso al informe, seleccione, a través de las ventanas de filtro: De manera obligatoria: La personalización que va a utilizar para visualizar el informe. La fecha de corte sobre el que va a realizar el análisis. De manera opcional: La unidad organizativa sobre la que desea realizar la consulta. La Relación de Puestos de Trabajo o Plantilla si desea obtener los datos sobre una RPT/Plantilla concreta. El régimen jurídico de los puestos Análisis de Organización 115

122 Para imprimir el informe, haga clic en el botón Imprimir informe de la barra de herramientas A través del campo Id_Personalización, se fija el conjunto de datos que se han de mostrar en el informe. Las personalizaciones de informes se crean mediante el formulario Organización Tablas de Referencia Puestos Personalización de columnas informes puestos. En la aplicación estándar, para este informe, se han definido las siguientes personalizaciones: PT_F - Puestos de Trabajo (F): permite mostrar una lista de todos los puestos vacantes de funcionarios. Los datos que se muestran son los siguientes: El régimen jurídico del puesto vacante El código del puesto vacante y nombre del mismo La localidad de destino La dotación del puesto vacante por unidad, es decir, el número de puestos vacantes específicos creados El valor del complemento específico asociado al puesto vacante Los requisitos que deben cumplir las personas que ocupen dicho puesto vacante específico Las observaciones integradas en la aplicación sobre el mismo La unidad organizativa del puesto en el momento de consulta. El código identificativo del nivel de complemento destino El código identificativo de su forma de provisión La tipología del puesto vacante respecto a su singularización La adscripción administrativa del mismo El subgrupo al que se adscribe el puesto y el cuerpo PT_L - Puestos de Trabajo (L): muestra una lista de todos los puestos vacantes de laborales. Los datos que visualiza son: El régimen jurídico del puesto vacante El código del puesto vacante y nombre del mismo La localidad de destino La dotación del puesto vacante por unidad, es decir, el número de puestos vacantes específicos creados El valor del complemento específico asociado al puesto vacante Los requisitos que deben cumplir las personas que ocupen dicho puesto vacante específico Las observaciones integradas en la aplicación sobre el mismo El código identificativo de su forma de provisión La tipología del puesto vacante respecto a su singularización 116

123 La adscripción administrativa del mismo El código identificativo del tipo de jornada La modalidad de contratación para las personas que ocupen el puesto de trabajo El código identificativo del turno laboral La categoría, el nivel y la especialidad asociados al puesto La categoría, el nivel y la especialidad asociados al puesto En la parte inferior del formulario aparecerá la leyenda con la descripción de todos los campos incluidos en el cuerpo del informe. Si un puesto cambia a otra unidad organizativa en las fechas de lanzamiento del informe, el puesto aparecerá bajo la nueva unidad organizativa, pero el código identificativo del puesto no cambiará ya que hace referencia al código de la unidad organizativa origen del puesto. Análisis de presupuestos de unidades organizativas Este apartado describe los instrumentos de análisis relacionados con los presupuestos de las unidades organizativas. El estudio de la situación presupuestaria de una unidad organizativa le puede ofrecer datos muy importantes para la toma de decisiones. Los gráficos constituyen un instrumento indispensable para obtener dichos análisis presupuestarios. Estos gráficos tienen como finalidad: Analizar la evolución presupuestaria salarial de una unidad organizativa. Más información, Evolución presupuestaria de una unidad organizativa. Comparar los presupuestos salarial de las diferentes unidades organizativas. Más información,.comparación del presupuesto entre unidades organizativas. A continuación se ofrece una breve descripción de cada uno de ellos. Análisis de Organización 117

124 Evolución presupuestaria de una unidad organizativa Este gráfico muestra la evolución del presupuesto de una unidad organizativa durante un periodo de tiempo y con una moneda determinada. El análisis presupuestario de la unidad organizativa seleccionada se realiza en tres niveles: Presupuesto por unidad organizativa: muestra la evolución en el tiempo del presupuesto asignado a la unidad organizativa. Presupuesto por posiciones: muestra la evolución en el tiempo del presupuesto destinado a cada posición dependiente de la unidad organizativa. Presupuesto por rol: muestra la evolución en el tiempo del presupuesto real asignado a los empleados dependientes de la unidad organizativa. En el formulario Unidad org. puede obtener información acerca de la unidad organizativa sobre la que se va a realizar el gráfico evolutivo. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Análisis Presupuestos Evolución presupuestaria de una unidad org. 1. En la ventana de filtro que se muestra, introduzca el código identificativo de la unidad organizativa y el periodo de fechas de estudio. 2. Consulte, si lo desea, la información relacionada con la unidad organizativa seleccionada (nombre, tipo de unidad organizativa, etcétera). 3. Seleccione la pestaña Evolución presupuestaria. En la ventana de filtro que aparece, seleccione la moneda, la fecha y el tipo de cambio. Haga clic en el botón Aplicar para visualizar el gráfico generado. Por defecto, el gráfico se presenta en forma de histograma e indica: En el eje de abscisas (X), las fechas de estudio de los presupuestos En el eje de ordenadas (Y), los presupuestos asociados a la unidad organizativa, los puestos y los roles asociados, expresados en la moneda seleccionada en la ventana de filtro 118

125 .Comparación del presupuesto entre unidades organizativas Esta opción le permite comparar y ver en forma de gráfico la distribución de los presupuestos de diferentes unidades organizativas en una fecha y moneda determinadas. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Análisis Presupuestos Comparación del presupuesto entre unid. org. 1. En la ventana de filtro que se muestra, seleccione la fecha desde la cual quiere que se procese el gráfico. Haga clic en el botón Aceptar para tener acceso al formulario Unidad. Org. desde el cual se muestra información sobre las unidades organizativas que se van a tomar en cuenta en el análisis comparativo. 2. Seleccione la pestaña Distribución presupuesto. En la ventana de filtro, defina la moneda en que quiere que se muestren los presupuestos del gráfico, el tipo de cambio y la fecha. Haga clic en Aplicar para visualizar una representación gráfica con todas las unidades organizativas y el presupuesto asignado a cada una de ellas. En este gráfico puede consultar la distribución del presupuesto, en un determinado momento, entre las diferentes unidades organizativas que forman parte de la Administración. 3. Seleccione la pestaña Comparación presupuesto. En la ventana de filtro, defina la moneda en que quiere que se muestren los presupuestos del gráfico, el tipo de cambio y la fecha. Haga clic en Aplicar. Visualizará un histograma donde se analizan comparativamente los presupuestos de las unidades organizativas. Dicho gráfico le proporciona un análisis presupuestario en tres niveles: por unidad organizativa, por posiciones y por empleados. Por defecto, el gráfico se presenta en forma de histograma e indica: En el eje de abscisas (x) las unidades organizativas En el eje de ordenadas (y) los presupuestos de las unidades organizativas expresados en la moneda seleccionada en la ventana de filtro. Análisis de Organización 119

126 Análisis y consulta de datos de plazas Esta opción tiene como objetivo principal reagrupar los informes asociados a las plazas: Dichos informes tienen como finalidad: Conocer las plazas incluidas en las Plantillas de plazas para una determinada unidad organizativa de la Administración. Más información: Plantillas por unidad organizativa. Plantillas por unidad organizativa La opción Plantillas por unidad organizativa permite visualizar un informe que presenta el listado de plazas específicas, incluidas dentro de una plantilla de plazas, por unidad organizativa. Para ello, seleccione la ruta siguiente y siga estos pasos: Ruta de acceso Organización Análisis Plazas Plantillas por unidad organizativa 1. En la ventana de filtro que se muestra, puede elegir alguno de los siguientes criterios: El código identificativo de la plantilla cuya información le interesa consultar El código identificativo de la plaza El código identificativo del estado de las plazas que le interesan visualizar El código identificativo de la unidad organizativa que quiere consultar El nivel de corte a partir del cual quiere que muestre las unidades organizativas. Si desea que aparezcan tanto las plazas de la unidad organizativa seleccionada como las plazas de las unidades dependientes de dicha unidad, marque la casilla Agrupar por nivel. Si solamente quiere que el informe le muestre el número de plazas para esa unidad organizativa, ignorando las plazas existentes en unidades dependientes marque Ocultar hijos. 120

127 Respecto a los niveles de corte, el nivel 0 corresponde con la raíz, el nivel 1 con sus unidades directamente dependientes y así sucesivamente. El nivel de corte establece a partir de qué nivel (inclusive) van a aparecer las unidades en el informe. Para explotar toda la información relacionada con el estado de las plazas específicas, es aconsejable la generación de diferentes tipos de informes que respondan a cada uno de los estados en los que se puede encontrar una plaza. Si no filtra por este criterio, el informe visualizará el conjunto de plazas sin realizar distinción entre estados. 2. Registre de manera obligatoria la fecha de corte a partir de la cual desea consultar la información 3. En la ventana de selección de salida del informe, indique el destino de la generación del informe (visor, impresora, etcétera). 4. A continuación, se muestra una ventana que permite ejecutar un filtro avanzado en el que puede determinar el criterio de búsqueda de las unidades organizativas o plazas específicas. Para indicar la sentencia del filtro, haga clic en el botón Definir filtro. Para más información sobre los filtros avanzados, dentro de la ventana de filtro haga clic en Definir filtro y en la ventana que aparece, presione F1; o bien véase el apartado Consulta avanzada del manual de consulta 5. Tras señalar el filtro haga clic en el botón Aceptar para abandonar la ventana de Filtro avanzado. 6. Haga clic en el botón Aceptar. La información se muestra distribuida de la siguiente manera: En la cabecera del informe se muestran los criterios de filtración de datos. Estos pueden ser: La plantilla sobre la que se ha generado el informe. Si no filtró por este criterio, la aplicación mostrará un informe por cada plantilla definida Las plazas recogidas en la plantilla mostrada El estado de las plazas en el momento indicado como fecha de corte La unidad organizativa a la que se le imputan las plazas para la fecha de corte señalada El nivel de corte. Si no lo indicó en el filtro, la aplicación mostrará por defecto las unidades organizativas de nivel 1 Si el informe oculta, o no, los datos sobre las plazas de las unidades dependientes de la principal Análisis de Organización 121

128 La indicación de si agrupa los datos sobre plazas por nivel La fecha de corte En el cuerpo del informe, la información se representará en forma de tabla de datos. Los datos que recoge la tabla son los siguientes: Plaza incluida en la plantilla El número de plazas por cada unidad organizativa El número total de plazas por unidad organizativa Número de plazas vacantes que no han sido asignadas a una unidad organizativa Total de plazas vacantes no asignadas a unidades organizativas Total de plazas incluidas en plantilla 122

129 Glosario Esta parte de la guía incluye un glosario relativo al módulo Organización. En él, se incluyen los términos utilizados en la guía que presentan dificultad y cuya comprensión se considera relevante para entender el funcionamiento del módulo. De esta forma, el usuario puede acudir a este glosario para ver el significado de aquellos conceptos que le planteen mayor dificultad de comprensión. Glosario Cabecera TC1 Código de Cuenta de Cotización que agrupa un conjunto de empleados según definición de la Tesorería General de la Seguridad Social. Las Cabeceras TC1 se agrupan a su vez dentro de un Centro de pago a la Seguridad Social. Categoría Por Nivel Este concepto se utiliza para establecer la relación entre el nivel laboral y las categorías. La categoría por nivel se utiliza en la creación de plazas para Personal Laboral 123