DEVOLUCIÓN DE FACTURAS

Transcripción

1 DEVOLUCIÓN DE FACTURAS Qué es una devolución en ventas? Una devolución en ventas se presenta cuando el cliente devuelve la mercancía comprada a la empresa y se procede a realizar la contabilización de este hecho en un documento contable. Para este proceso en SIIGO se definió el Documento Tipo J (Nota de Devolución), el cual de manera automática reversa los movimientos contabilizados en la factura de venta e ingresa los productos al inventario. Cuál es la ruta para contabilizar una devolución de facturas? Para elaborar devoluciones de facturas es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Documentos Devolución de compras. En SIIGO se utiliza el Documento Tipo J como Nota de Devolución para reversar la contabilización Total o Parcial de la Factura de Venta siempre y cuando se realice en el mismo periodo contable (mismo año) Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de elaborar una nota de devolución en ventas? Para que no se tengan inconvenientes al momento de contabilizar la Nota de Devolución, es necesario que los parámetros de estos documentos sean iguales a los de la Factura de Venta; con ello al momento de elaborar el documento Tipo J SIIGO afecta de manera automática las mismas cuentas contables del documento Tipo F.

2 Al momento de elaborar una nota de devolución en ventas, es necesario realizar los siguientes pasos: 1. El sistema habilita la siguiente pantalla en la cual es necesario seleccionar el Tipo de Devolución a elaborar; los tipos de documentos que se visualizan son los definidos por el usuario. 2. Luego es necesario ingresar la siguiente información: a. DATOS DOCUMENTO CRUCE: En esta ventana es necesario digitar los datos de la Factura de Venta de la cual se realizara la devolución. En cada Nota de Devolución solo es posible contabilizar la devolución de una sola Factura de Venta y se puede realizar Total o Parcial.

3 b. DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Estos son: La fecha de elaboración del documento. El Nit: Corresponde al tercero al cual se le contabilizo la factura sobre la cual se va a realizar la devolución El centro de costos (Es necesario tener creado mínimo uno como principal). Estos campos se repasan con Enter y el sistema trae en forma automática los digitados en la Factura de Venta de la cual se va a realizar devolución. c. DATOS DE TRANSACCIONES En esta pantalla se repasan los datos de los productos facturados en la venta, permitiendo modificar el número de unidades a devolver.

4 De igual forma y solo si en la definición de los parámetros del documento Tipo J se seleccionó la casilla Solicita Motivo de Devolución el sistema solicita esta información, estos motivos son previamente creados y el sistema habilita la venta para su selección.

5 d. DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS Luego se repasan los impuestos que fueron calculados en la factura de venta, en caso de realizar una devolución parcial el sistema realiza el cálculo de estos valores en forma automática. La ventana anterior solo se habilita si en la definición del documento Tipo J se asignaron cuentas contables en el recuadro de Descuentos y Cargos. Al momento de terminar de repasar todos los productos y/o servicios que le están devolviendo a la empresa es necesario grabar esos datos, labor que se realiza con la tecla de función F1 o el icono de la bandera. A continuación el sistema reporta los valores totales de los descuentos y cargos calculados.

6 e. VENCIMIENTOS O FORMAS DE PAGO: En ella se repasan los datos contabilizados en la factura de venta: Tipo - Comprobante: Corresponde al número del Tipo de Documento del cual se está realizando la devolución (Ejemplo. F 001). Por ultimo SIIGO solicita confirmación si el documento esta correcto al confirmar realiza la contabilización.

7 El sistema traerá automáticamente el número de la Nota de Devolución solo si en la parametrización del documento se marcó el campo, en caso contrario el programa habilita un recuadro para digitar el número de consecutivo del documento. Por último y en caso de ser necesario se habilitan un recuadro para incluir observaciones adicionales que solo se visualizaran en la impresión de la Factura. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresora o Excel este último siempre y cuando se elabore previamente el témplate para el documento