EL CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Es un instrumento de control archivístico, que asegura el registro, valoración, selección y conservación

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1 EL CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Es un instrumento de control archivístico, que asegura el registro, valoración, selección y conservación de la documentación creada o recibida en el ejercicio de las facultades y actividades de las unidades administrativas del Tribunal Estatal Electoral. El cuadro general de disposición documental, se actualizará de manera anual (noviembre) y se llevara a cabo lo siguiente: 1.- Se solicitará a los enlaces de las unidades administrativas, lo revisen con base en el cuadro general de información archivística. 2.- Se recibirán las modificaciones al cuadro por escrito dentro de los primeros diez días posteriores a su actualización. 3.- Se solicitará a los titulares de la entidad la aprobación del cuadro. 4.- Se enviará copia al SEDA en soporte electrónico, a más tardar dentro de los primeros 20 días hábiles del mes de enero. Art.47LEDA DEFINICIONES: Para efectos del presente documento, además de las definiciones de los artículos 2 y 39 de la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos, se entenderá por: CLAVE: La combinación de letras y números que identifican los expedientes y documentos. SERIE: correspondiente a las atribuciones de cada unidad administrativas del. SUBSERIE: correspondiente al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de las atribuciones del. ADMINISTRATIVO: es la condición que tienen los documentos cuyo contenido está directamente relacionado con la organización de la entidad pública. LEGAL: es la condición que tienen los documentos cuyo contenido está directamente relacionado con el funcionamiento de la entidad pública y sirven como testimonio ante la ley. CONTABLE: es la condición que tienen los documentos para justificar las operaciones destinadas al control presupuestario. HISTÓRICO: es la condición que tienen los documentos cuyo contenido es relevante e importante que sirve como testimonio y su destino final será un Archivo Histórico ARCHIVO DE TRÁMITE: Son los documentos activos cuya gestión sigue vigente en la unidad administrativa. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Son los documentos inactivos, pero que su contenido es de consulta esporádica y se conservan hasta su destino final. ARCHIVO : Son los documentos dignos de memoria institucional y su conservación debe ser permanente. : Tiempo de guarda de un documento atendiendo a su vigencia en el archivo de tramite o concentración. SELECCIÓN: Proceso práctico de valoración, que diferencia las series a conservar de las que deben eliminarse, o bien una selección parcial. ELIMINACIÓN: Es la selección de los documentos que haya prescrito el valor de sus datos y registros de su contenido MUESTREO: Es la selección parcial de determinados documentos en un expedientes de una serie documental, como ejemplo representativo de la misma y con fines de conservación. Para la clasificación se basara en lo estipulado por los artículos 5 y 9 del Reglamento Sobre la Clasificación de la Información Pública. *Para el llenado del cuadro se marcara con una X la característica que corresponda al documento o en su caso la anotación de número u observación necesaria. 1

2 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PR - PRESIDENCIA CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO TOTAL DE CONCENTRACIÓN DE CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS CG CORRESPONDENCIA GENERAL 01 TELEGRAMAS 02 TELEFONEMAS 04 MEMORANDUMS 06 FAXES LR LIBROS DE REGISTRO 01 CORRESPONDENCIA 02 VISITAS 03 LLAMADAS TELEFONICAS 2

3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: SG SECRETARIA GENERAL CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN 01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN 02 RECURSO DE REVISIÓN 03 RECURSO DE INCONFORMIDAD 04 RECURSO DE APELACIÓN 05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES 06 JUICIO LABORAL SP SESIONES DE PLENO 01 ACTAS DE SESIÓN 02 LIBRO DE ACUERDOS PLENARIOS 03 CONSTANCIA DE SORTEOS 04 CONVOCATORIAS Y ÓRDENES DEL DIA 05 CONVENIOS NO NORMATIVIDAD 01 CONSTITUCIONES 02 JURISPRUDENCIA 03 CÓDIGOS 04 LEYES 05 REGLAMENTOS CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS CG CORRESPONDENCIA GENERAL 01 TELEGRAMAS TOTAL DE 3

4 02 TELEFONEMAS 04 MEMORANDUMS 06 FAXES LR LIBROS DE REGISTRO 01 CORRESPONDENCIA 02 VISITAS 03 LLAMADAS TELEFONICAS 04 MEDIOS DE IMPUGNACIÓN AR ARCHIVO 01 PERIODICOS OFICIALES 4

5 UNIDAD ADMINISTRATIVA: P1- PONENCIA UNO CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN 01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN 02 RECURSO DE REVISIÓN 03 RECURSO DE INCONFORMIDAD 04 RECURSO DE APELACIÓN 05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES 06 JUICIO LABORAL SP SESIONES DE PLENO 01 ACTAS DE SESIÓN 04 CONVOCATORIAS Y ÓRDENES DEL DIA 05 CONVENIOS NO NORMATIVIDAD 01 CONSTITUCIONES 02 JURISPRUDENCIA 03 CÓDIGOS 04 LEYES 05 REGLAMENTOS CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS CG 01 TELEGRAMAS 02 TELEFONEMAS CORRESPONDENCIA GENERAL TOTAL DE 5

6 04 MEMORANDUMS 06 FAXES LR LIBROS DE REGISTRO 01 CORRESPONDENCIA 02 VISITAS 03 LLAMADAS TELEFONICAS 04 MEDIOS DE IMPUGNACIÓN 6

7 UNIDAD ADMINISTRATIVA: P2- PONENCIA DOS CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN 01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN 02 RECURSO DE REVISIÓN 03 RECURSO DE INCONFORMIDAD 04 RECURSO DE APELACIÓN 05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES 06 JUICIO LABORAL SP SESIONES DE PLENO 01 ACTAS DE SESIÓN 04 CONVOCATORIAS Y ÓRDENES DEL DIA 05 CONVENIOS NO NORMATIVIDAD 01 CONSTITUCIONES 02 JURISPRUDENCIA 03 CÓDIGOS 04 LEYES 05 REGLAMENTOS CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS CG 01 TELEGRAMAS 02 TELEFONEMAS CORRESPONDENCIA GENERAL TOTAL DE 7

8 04 MEMORANDUMS 06 FAXES LR LIBROS DE REGISTRO 01 CORRESPONDENCIA 02 VISITAS 03 LLAMADAS TELEFONICAS 04 MEDIOS DE IMPUGNACIÓN 8

9 UNIDAD ADMINISTRATIVA: P3- PONENCIA TRES CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN 01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN 02 RECURSO DE REVISIÓN 03 RECURSO DE INCONFORMIDAD 04 RECURSO DE APELACIÓN 05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO-ELECTORALES 06 JUICIO LABORAL SP SESIONES DE PLENO 01 ACTAS DE SESIÓN 04 CONVOCATORIAS Y ÓRDENES DEL DIA 05 CONVENIOS NO NORMATIVIDAD 01 CONSTITUCIONES 02 JURISPRUDENCIA 03 CÓDIGOS 04 LEYES 05 REGLAMENTOS CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS CG 01 TELEGRAMAS 02 TELEFONEMAS 04 MEMORANDUMS 06 FAXES CORRESPONDENCIA GENERAL TOTAL DE 9

10 LR LIBROS DE REGISTRO 01 CORRESPONDENCIA 02 VISITAS 03 LLAMADAS TELEFONICAS 04 MEDIOS DE IMPUGNACIÓN 10

11 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DA- DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN NO NORMATIVIDAD 01 CONSTITUCIONES 04 LEYES 05 REGLAMENTOS CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS CG CORRESPONDENCIA GENERAL 01 TELEGRAMAS 02 TELEFONEMAS 04 MEMORANDUMS 06 FAXES LR LIBROS DE REGISTRO 01 CORRESPONDENCIA 02 VISITAS 03 LLAMADAS TELEFONICAS RH RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES. 01 ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN 02 BITACORAS (AUTOMOVILES PARTICULARES Y OFICIALES) 03 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE TOTAL DE 11

12 SERVICIOS 04 CONTRATOS DE SERVICIOS (LUZ, TEL, AGUA, BANCOS) 05 CUENTA PÚBLICA 06 DECLARACIÓN ANUAL DE RIESGOS DE TRABAJO IMSS 07 DECLARACIÓN ANUAL DE SUELDOS Y SALARIOS 08 DOCUMENTOS AUTOMÓVILES 09 EXPEDIENTES DEL PERSONAL 10 ESTADOS FINANCIEROS 11 ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS 12 EMISION MENSUAL DE REPORTES EN S.U.A. PARA SU REVISIÓN Y PAGO 13 INVENTARIOS (ALMACEN Y BIENES MUEBLES) 14 NOMBRAMIENTOS 15 NOMINAS (PENSIONADO Y PERSONAL ACTIVO) 16 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 17 PÓLIZAS (CHEQUE, DIARIO Y EGRESOS) 18 PRESUPUESTOS (EGRESOS) 19 RECEPCIÓN DE CÉDULAS DE CUOTAS OBRERO- OBRERO PATRONALES, QUE EMITE EL IMSS MENSUALMENTE 20 RESGUARDOS BIENES MUEBLES 21 VALES ( ALMACEN, GASOLINA) 12

13 UNIDAD ADMINISTRATIVA: IC- INSTITUTO ACADEMICO DEINVESTIGACIONES Y CAPACITACIÓN ELECTORAL CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN NO NORMATIVIDAD 01 CONSTITUCIONES 03 CÓDIGOS 04 LEYES 05 REGLAMENTOS CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS IC 01 DIPLOMADOS 02 SEMINARIOS 03 TALLERES 04 CURSOS 05 FOROS 06 CONFERENCIAS INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN CG CORRESPONDENCIA GENERAL 01 TELEGRAMAS 02 TELEFONEMAS 04 MEMORANDUMS 06 FAXES LR LIBROS DE REGISTRO 01 CORRESPONDENCIA TOTAL DE 13

14 02 VISITAS 03 LLAMADAS TELEFONICAS 14

15 UNIDAD ADMINISTRATIVA: UI- UNIDAD DE PUBLICA CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN NO NORMATIVIDAD 01 CONSTITUCIONES 03 CÓDIGOS 04 LEYES 05 REGLAMENTOS CG CORRESPONDENCIA GENERAL 01 TELEGRAMAS 02 TELEFONEMAS 04 MEMORANDUMS 06 FAXES TA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA 01 SOLICITUDES DE ACCESO A LA 02 CATÁLOGOS DE CLASIFICADA 03 ACTAS DE SESIÓN CIC TOTAL DE 15

16 UNIDAD ADMINISTRATIVA: AC- ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN NO NORMATIVIDAD 04 LEYES 05 REGLAMENTOS CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS CG CORRESPONDENCIA GENERAL 04 MEMORANDUMS IG INSTRUMENTOS PARA GESTIÓN DE ARCHIVOS 01 CUADROS GENERALES 02 INVENTARIOS 03 CATÁLOGOS TOTAL DE 16

17 UNIDAD ADMINISTRATIVA: AJ- ARCHIVO JUDICIAL ELECTORAL E HISTÓRICO CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO TOTAL DE CONCENTRACIÓN DE MI MEDIOS DE IMPUGNACIÓN 01 RECURSO DE RECONSIDERACIÓN 02 RECURSO DE REVISIÓN 03 RECURSO DE INCONFORMIDAD 04 RECURSO DE APELACIÓN 05 JUICIO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS POLITICO- ELECTORALES 06 JUICIO LABORAL CS COMUNICACIÓN SOCIAL 01 DESPACHOS INFORMATIVOS 02 NOTAS INFORMATIVAS 03 EVENTOS CG CORRESPONDENCIA GENERAL 01 TELEGRAMAS 02 TELEFONEMAS 04 MEMORANDUMS 06 FAXES AR ARCHIVO 01 PERIODICOS OFICIALES 17

18 UNIDAD ADMINISTRATIVA: IN- INFORMATICA CLAVE SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL DOCUMENTAL CLASIFICACION DE LA ADMVO LEGAL CONT. RESERVADA CONFIDENCIAL ARCHIVO ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CG CORRESPONDENCIA GENERAL 04 MEMORANDUMS LR LIBROS DE REGISTRO 03 LLAMADAS TELEFONICAS 05 PRESTAMOS DE BIBLIOTECA IN INFORMÁTICA 01 VIDEOS 02 FOTOS 03 SITIO WEB 04 CATALOGO DE LIBROS TOTAL DE 18

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