INDICE Primera Parte Capítulo 1. Introducción Capítulo 2. El Sistema de Control Interno Capítulo 3. Compras y Cuentas a Pagar

Transcripción

1 INDICE Primera Parte Capítulo 1. Introducción 1. Los últimos años Escándalos y fraudes contables Reacciones en Estados Unidos: Ley Sarbanes Oxley Sección 404 de la Ley Sarbanes Oxley El informe COSO Análisis crítico Revaloración de nuestra propuesta 34 Capítulo 2. El Sistema de Control Interno 1. Introducción Identidad del sistema de control interno Flexibilidad y plasticidad del sistema de control interno Normas generales y normas particulares Normas generales Formación de un ambiente de control Evitar zonas disputadas o tierras de nadie Formalización de operaciones por escrito Automatización de operaciones Niveles de Autorización Separación de funciones/control cruzado por oposición de intereses Prenumeración (de imprenta) de los formularios utilizados Control numérico de formularios en las distintas áreas receptoras 47 (control de integridad) 5.7. Control de correlatividad numérico cronología Existencia de determinadas funciones: Operativas, de control y de 49 asesoramiento 5.9. Análisis de riesgos/cobertura de seguro/ Análisis de convivencia Dependencia entre sectores/ el sector que ejerce el control no debe 50 depender del sector controlado Revalorización de la función de archivo Custodia de formularios sin utilizar Rotación interna del personal afectado a áreas sensibles Evitar rotación interna acelerada de personal Registraciones claras, adecuas y al día Mecanismo o canales para reclamos de los clientes Normas particulares 54 Capítulo 3. Compras y Cuentas a Pagar 1. Alcance La función de compras/separación de funciones/incompatibles Descripción del circuito 61

2 4. Módulo 1. Detección de la necesidad de compras Descripción general y global del módulo Artículos con stock Artículos sin stock Límites para la autorización de compras Módulo 2: Selección del proveedor y adjudicación de la compra Descripción general y global de módulo Solicitud de cotización a distintos proveedores Registro de su comportamiento a lo largo del tiempo Proceso de selección Adjudicación de la compra/su comunicación Prenumeración de formularios intervinientes Control numérico de las órdenes de compra por parte de los 76 sectores receptores 5.7. Revisión de precios de compra por personas ajenas al sector Rotación de empleados del sector Módulo 3. Recepción: Control y Almacenamiento Descripción y el recuento de la mercadería. Comunicación a otros 80 sectores 6.1. La recepción y el recuento de la mercadería. Comunicación a otros 80 sectores 6.2. El control de calidad El almacenamiento de la mercadería El control numérico de informes de recepción por parte de los 81 sectores receptores 6.5. Registración de la operación Módulo 4: Control de la compra y registración Descripción general y global del módulo Armando del legajo de compras y su composición Admisión únicamente de originales de facturas Identificación precisa de duplicados o fotocopias Control de facturas de proveedores Sello únicamente para fines de control interno Registración de la deuda/aprobación del pago de facturas Aprovechamiento de descuento: análisis financiero Control de facturas de servicios (fletes, honorarios, publicidad) Conciliación de cuentas de control con cuentas analíticas Modificación de la silueta del circuito ante la introducción de un 88 computador para la sistematización de las compras 8.1. Módulo 1. Detección de necesidades de compra Módulo 2. Selección del proveedor y adjudicación de la compra Módulo 3. Recepción, control y almacenamiento Módulo 4. Control de la compra y registración 90 Capítulo 4. Pagos

3 1. Alcance La función de pagos/separación de funciones/incompatibilidades Descripción del circuito Módulo 1. Determinación de la fecha de vencimiento de la factura y 95 emisión de la orden de pago 4.0. Descripción del módulo Módulo 2. Emisión del cheque Descripción general y global del módulo Emisión del cheque con dos firmas Cláusulas de emisión de cheques Tratamiento de cheques anulados Anulación de documentación del legajo de compras Cheques cobrados y devueltos por los bancos Custodia de talonarios de cheques sin utilizar Retenciones en los pagos Pago de impuestos y cargas sociales Prenumeraión de formularios intervinientes Control numérico de las órdenes de pago por parte de los sectores 104 receptores Días preestablecidos para la emisión y firma de cheques y pago a 104 proveedores 6. Módulo 3. Distribución de la documentación y registración del pago Descripción del módulo Recibo de pago emitido por el proveedor Erogaciones a realizar a través de un sistema de fondo fijo Modificación de la silueta del circuito ante la introducción de un 1089 computador para la sistematización de los pagos Capítulo 5. Ventas y Cuentas a Cobrar 1. Alcance La función de ventas/separación de funciones/incompatibilidades Descripción del circuito Módulo 1. Recepción y aprobación del pedido Descripción general y global del módulo Colocación de pedido Aprobación formación del pedido Control de créditos Control de créditos: utilización de un sistema de módulos Control de existencias Control del pedidos rechazados Módulo 2. Despacho y entrega de la mercadería Descripción general y global del módulo Preparación de la mercadería/emisión de remitos y órdenes de 125 expedición 5.2. El despacho y el reparto de la mercadería/la hoja de ruta 126

4 5.3. Transporte de la mercadería/riesgos/seguros Expedición: un sector de tránsito Control de entrega de la mercadería solicitada por el cliente Módulo 3. Facturación, registración y control Descripción general y global del módulo Facturación Premios y condiciones de venta Prenumeración de formularios Control de la facturación Registración de la operación Resúmenes de facturación / estadística Control mínimo de facturas Nota de venta al contado (Tres formularios en uno) Venta al contado/separación de funciones Módulo 4. Seguimiento y control de los pedidos Descripción del módulo Modificaciones de la silueta del circuito ante la introducción de un 134 computador para la sistematización de las ventas 9. Informes adicionales que podrían seguir con motivo del proceso de 141 facturación Capítulo 6. Cobranzas 1. Alcance La función de cobranzas/separación de funciones/incompatibilidades Descripción del circuito Módulo 1. Cobranzas mediante cobradores Descripción general y global del módulo Planilla de cobranzas Recibo provisorios/recibo oficial (definitivo) Recibos anulados: su tratamiento Módulo 2. Cobranzas por correspondencia Descripción global y general del módulo Apertura de la correspondencia Listado de valores recibidos por correspondencia Módulo 3. Control y depósito de la recaudación Descripción del módulo Boletas de depósito: copia del detalle de valores depositados El parte de ingresos Depósito diario e íntegro de las cobranzas Custodia de talonarios de recibos sin utilizar Prenumercaión de formularios que intervienen Control numéricos de recibos, listados de cobranzas, planillas de valores recibidos por correspondencia y partes de ingresos por parte del sector contaduría Módulo 4. Control y registración de la operación a fin del día 160

5 7.0. Descripción del modulo Otras modalidades de cobranzas Modificación de la silueta del circuito ante la introducción de un 164 computador para la sistematización de las cobranzas Capítulo 7. Control Interno en el Área del Tesorería Control interno en el área de tesorería 165 Capítulo 8. Controles y Conciliaciones 1. Sobre ventas y cuentas a cobrar Sobre Compras y cuentas a pagar Sobre los movimientos de fondos (cobranzas y pagos) Sobre la registraciones contables en general Existencias de bienes de cambio y costo de ventas Activos fijos Sueldos, jornales y cargos sociales Aspectos generales aplicables sobre todo los controles establecidos en 181 cada uno de los circuitos Segunda Parte. Capítulo 9. Riesgos y Perjuicios 1. Controles que deberían sortear un error o fraude para no ser detectado Perjuicio o daño 188 Capítulo 10. Controles Generales 1. Modalidades de procesamiento Conceptos relevantes Controles generales Controles generales organizativos Seguridad física y lógica Documentación de los sistemas Controles en biblioteca Controles sobre la continuidad del procesamiento Auditoría de sistemas 220 Capítulo 11. Controles de Aplicación 1. Controles de entradas Controles de procesamiento Controles de salidas Controles sobre los datos fijos 236 Capítulo 12. Selección de Software 1. Características y modalidades Distintos tipos de software Requisitos esenciales 244

6 1.2. Propiedad Precio Calidad de diseño Documentación Programas fuentes Diseño modular/grado de integración entre módulos Portabilidad Parametrización Disponibilidad de analistas para comenzar el trabajo/plazo de 252 entrega Servicio de post venta Continuidad en la prestación del servicio Importancia relativa de la operación para el proveedor Actualización Otras opciones Referencias de usuarios Consideraciones acerca de la prueba y de la puesta en marcha Ventajas/desventajas relativas entre el software desarrollado a medida 255 y los paquetes Capítulo 13. Sistema de Ventas y Cuentas a Cobrar 1. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Archivos Módulos adicionales Estructura del sistema Módulo del sistema Módulo de administración de clientes Módulo de administración de los artículos Módulo de administración de vendedores Módulo de administración de pedidos y facturación Módulo de cobranzas y cuentas corrientes Módulo de cuentas documentadas y de cheques diferidos Módulo de subdiarios y contabilidad Módulo de estadísticas y operaciones especiales 279 Capítulo 14. Sistema de Compras y Cuentas a Pagar 1. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Archivos Módulos adicionales Estructura del sistema Módulo del sistema 286

7 7.1. Módulo de administración de proveedores La secuencia de transacciones: compras y pagos 288 Capítulo 15. Sistema de Stock 1. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Archivos Estructura del sistema Módulos del sistema Módulo de artículos Módulo de procesamiento de movimientos Módulo de subdiarios y contabilidad Módulo de estadísticas y operaciones especiales 306 Capítulo 16. Movimientos de Fondos 1. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Estructura del sistema Listado e informes 310 Capítulo 17. Sistema de Sueldos y Jornales 1. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Archivos Estructura del sistema Contabilidad y subdiarios Listado e informes 319 Capítulo 18. Sistema de Contabilidad 1. Objetivos Aspectos importantes a tener en cuenta Emisión de documentos Estructura del sistema 330 Bibliografía 335