ANTES DE INICIAR LA EXPORTACIÓN, MODIFICACIONES EN LA BASE DE DATOS ACCESS

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1 IMPORTACIÓN DESDE UNA BASE DE DATOS ACCESS Lea toda esta sección antes de empezar el proceso de exportación. Se trata de instrucciones generales que pueden diferir entre distintas versiones de Microsoft Office Access. Todas las bases de datos de Access son de distinta naturaleza y pueden no ser compatibles con la función de Combinar correspondencia de Word. Es importe señalar que los ejemplos ilustrados en este documento se han basado en la versión Microsoft Office Word 2003 Este documento complementa la información ofrecida por RefWorks sobre importación de bases de datos Access, Word y Excel, por lo que es conveniente tenerlo también delante a la hora de hacer la importación. ANTES DE INICIAR LA EXPORTACIÓN, MODIFICACIONES EN LA BASE DE DATOS ACCESS En la base de datos de Access hay que poner una columna separada para cada dato que se quiera que Refworks integre de forma independiente. Por ejemplo: si el artículo tiene tres autores, cada autor deberá ir en una columna, no pueden estar todos en la misma (Sintaxis: Apellidos, nombre). En la tabla Access que se muestra debajo se puede ver cómo tienen que quedar referencias de artículos con 2, 3, 1, 1 y 2 autores Un artículo estará incluido en una revista que tiene un título y una numeración: Review of Palaeobotany and Palynology, vol. 117, n3, 2006, p Cada dato (título de la revista, volumen, numeración, páginas) deberá ir en una columna distinta Si se han puesto palabras clave, cada una irá en una columna Etc. Así, la referencia de un artículo, citado en una revista, tendrá tantas columnas como datos queremos exportar a RefWorks Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 1

2 Como hay una única tabla Access, de lo anterior se ve que habrá artículos con columnas vacías. Además, hay que crear una nueva columna que indique el tipo de documento que se relaciona en esa línea: Revista, Libro, Conferencia de un congreso, etc. EN ACCESS Abra su base de datos de Access, en el menú Herramientas seleccione Vínculos con Office, Combinar con MS Word. Elija la opción Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo, y haga clic en Aceptar. Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 2

3 Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 3

4 EN WORD Nota: los ejemplos ilustrados en este documento se han basado en la versión Microsoft Office Word 2003 Se abrirá automáticamente un nuevo documento de Word con dos botones nuevos, Insertar campo combinado e Insertar campo de Word. 2. En el nuevo documento Word se escribirá una etiqueta por cada campo de Access que se quiera importar a RefWorks. El formato etiquetado nativo de RefWorks que hay que emplear está definido en la página 10 de este documento (*) Cada etiqueta de campo tiene que ir en una línea, por lo que una vez introducida una etiqueta de campo e insertado el campo combinado que se corresponde con esa etiqueta, hay que pulsar intro. Una vez se hayan introducido todos los campos, se insertará una línea más en blanco. De esta forma, se va creando un patrón de importación de datos en Word en el que habrá tantas etiquetas, escritas una debajo de otra, como campos se van exportar a RefWorks Para introducir un campo se tiene que escribir el código de la etiqueta de campo, dejar un espacio en blanco, hacer clic en Insertar campos combinados. Se abre un desplegable en el que están relacionadas todas las columnas de la tabla de Access que queremos exportar a RefWorks. Se elige la columna que contiene los datos que se quiere que se exporten con esa etiqueta, haciendo clic sobre el nombre del campo y luego en insertar. Depués se da intro para cambiar de línea. Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 4

5 Se introducen de esta forma todos los campos que se quieren importar. Al final se introduce una línea más en blanco. Ejemplo Se quiere importar los artículos de una tabla Access. Los artículos (Artículo) tienen un título (Título), algunos tienen hasta tres autores (Autor1, Autor2, Autor3), están publicados en revistas con un título (Revista), un número (Número) y de un año (Año). Además hay asociadas hasta dos palabras clave (Palabra1, Palabra2). Los datos entre paréntesis se corresponden con unos hipotéticos nombres de las columnas en la base de datos de Access. No todos los artículos tienen por qué tener el mismo número de autores o el mismo número de palabras clave. Una vez hecho el paso 1, en el paso 2, en el documento Word se va escribiendo Formato etiquetado nativo de RefWorks (*) ( para Autor Principal (A1), espacio en blanco, se pulsa en Insertar Campos Combinados, en el desplegable se elige Autor1 insertar. Intro, para pasar de línea Al haber hasta tres autores principales, repetirá la misma operación de arriba otras dos veces más, poniendo A1 (que es la etiqueta RefWorks para Autor principal) pero eligiendo Autor2 y luego Autor3 en el desplegable Se hará una operación parecida para introducir el título del artículo, el de la revista, el año, etc. El documento Word quedaría de la forma que sigue: RT <<Artículo>> A1 <<Autor1>> A1 <<Autor2>> A1 <<Autor3>> T1 <<Título>> JF <<Revista>> VO <<Número>> YR <<Año>> K1 <<Palabra1>> K1 <<Palabra2>> Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 5

6 Paso 2 Paso 1 Paso 3 Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 6

7 En la parte de la derecha del documento Word se ha abierto una columna Combinar correspondencia. Se va haciendo clic en los distintos pasos. En el paso 3 se hace clic en Editar lista de destinatarios. Se abre la tabla Access y ahí se marcan todos los artículos de la tabla que queremos exportar a RefWorks. Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 7

8 Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 8

9 Se va avanzando hasta llegar al paso 6, el último. En la opción Guardar como se guarda el documento como un archivo de texto sin formato (*.txt) Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 9

10 (*) Formato etiquetado de RefWorks Formato etiquetado de exportación de Refworks, leyenda de las etiquetas: RT=Tipo de referencia ID=Identificador de referencia A1=Primeros autores primarios T1=Primer título JF=Publicación periódica completa JO= Publicación periódica abreviada YR=Año de publicación FD=Fecha de publicación, forma libre VO=Volumen IS=Tema SP=Página inicial OP=Otras páginas K1=Palabra clave AB=Resumen NO=Notas A2=Segundos autores T2=Segundo título ED=Edición PB=Editorial PP=Lugar de publicación A3=Terceros autores A4=Cuartos autores A5=Quintos autores T3=Tercer título SN=ISSN/ISBN AV=Disponibilidad AD=Dirección del autor AN=Número de adquisición LA=Idioma CL=Clasificación SF=Subcarpeta/Base de datos OT=Título original en lengua extranjera LK=Enlaces DO=Identificador de objeto digital (DOI) CN=Número de llamada DB=Base de datos DS=Fuente de datos IP=Frase identificativa RD=Fecha de recuperación Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 10

11 EN REFWORKS Referencias - Importar Filtro de importación/fuente de datos : RefWorks Tagged Format Base da datos : Tagged Format Importar datos del siguiente archivo de texto : poner aquí el archivo que queremos importar Importar referencia a : las referencias se importan a la carpeta Últimas importaciones. Si se desea, en el desplegable se puede seleccionar la carpeta de destino; en este caso las referencias estarán en las dos carpetas: últimas importaciones y la de destino elegida Import Grupo de trabajo RefWorks-EndNote Web 11

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