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2 Copyright Artech Consultores S. R. L Todos los derechos reservados. Este documento no puede ser reproducido en cualquier medio sin el consentimiento explícito de Artech Consultores S.R.L. La información contenida en este documento es para uso personal únicamente. Marcas Registradas Artech, GeneXus y GXflow son marcas o marcas registradas de Artech Consultores S.R.L. Todas las demás marcas mencionadas en este documento son propiedad de sus respectivos dueños. Página 1

3 Tabla de Contenidos GXFLOW... 3 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS... 3 Diseñado para simplificar el desarrollo de sus aplicaciones de workflow... 3 Integrado a GeneXus... 3 Modelador de procesos gráfico utiliza diagramas UML de casos de uso y de actividad... 4 Herramienta de Auditoría integrada para control de procesos... 4 Alineado con los estándares de la Workflow Management Coalition... 4 PRINCIPALES BENEFICIOS... 4 Foco en los procesos de negocio... 4 Diseñe y simplifique sus procesos... 4 Controle y audite sus operaciones en tiempo real... 5 Analice y optimice su negocio... 5 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO GXPM Motor de Workflow Cliente GXflow Herramienta de Auditoría... 7 TECNOLOGÍAS SOPORTADAS... 8 UTILIZANDO GXFLOW Diagrama de Caso de Uso (GXPM) Definición de Roles (GXPM) Diagrama de Actividad (GXPM) Desarrollo de Aplicaciones (GeneXus) Asociación de programas a tareas (GXPM) Definición de Datos Relevantes (GXPM) Impactar el Diagrama (GXPM) Definición de Usuarios (Consola de Administración) Definición de Restricciones (Consola de Administración) Prototipo (GeneXus) Producción (GeneXus) INVITACIÓN Página 2

4 GXflow La manera más fácil de diseñar, optimizar y documentar sus procesos de negocio GXflow es la solución de workflow para los clientes de GeneXus que necesitan integrar aplicaciones de misión crítica y procesos de negocios de una manera eficiente y efectiva en costos, separando el siempre cambiante aspecto del proceso del resto de la aplicación. GXflow le permite diseñar, dirigir y monitorear su proceso de negocios sin aprender un nuevo y complejo entorno de desarrollo. GXflow se integra con GeneXus y le permite implementar procesos de negocios que abarcan fácilmente toda su organización. Sus herramientas de análisis le permiten controlar y optimizar sus aplicaciones. Principales Características Diseñado para simplificar el desarrollo de sus aplicaciones de workflow GXflow reduce el esfuerzo de programación requerido por los métodos tradicionales. El desarrollador programa las tareas, y GXflow se encarga del control de acceso (basándose en los usuarios o los roles), la transición de estados, la ejecución de tareas, y el manejo de la bandeja de entrada de tareas de cada usuario. Al contrario de otros productos, GXflow permite definir sub-procesos que permiten reutilizar y simplificar los diagramas de workflow. Cuando se programa con GXflow, las aplicaciones utilizan una única interfaz gráfica, el Cliente de GXflow, el cual puede ser Windows o Web, haciendo así las cosas más fáciles para el usuario. Integrado a GeneXus GXflow está integrado a la suite de productos GeneXus. Los formularios y reglas de negocio son desarrollados con GeneXus, permitiendo así la evolución tecnológica de aplicaciones para soportar múltiples plataformas y lenguajes, y automáticamente propagar los cambios hechos a los procesos, entre otras ventajas. Página 3

5 Modelador de procesos gráfico utiliza diagramas UML de casos de uso y de actividad GXflow incluye una herramienta gráfica, el GeneXus Process Modeler (GXPM), que permite diseñar y visualizar los procesos de negocio en diagramas automáticamente integrados con la solución final. GXPM está basado en diagramas de caso de uso y de actividad siguiendo los estándares de UML (Unified Modeling Language). Herramienta de Auditoría integrada para control de procesos El componente de auditoría permite analizar la ejecución, número y duración de los diferentes procesos de negocios por rol, tarea, proceso ó fecha, entre otras opciones. Realiza un análisis de eficiencia de los procesos, detectando retrasos y caminos críticos antes de que se conviertan en un problema. Esta información es extraída utilizando GXplorer OLAP. Alineado con los estándares de la Workflow Management Coalition Los componentes de GXflow siguen los estándares establecidos por la Workflow Management Coalition. Principales Beneficios Foco en los procesos de negocio Las metodologías tradicionales se enfocan en actividades específicas de la compañía. Con GXflow usted puede enfocarse en sus procesos de negocios. Esto permite la integración con otras áreas de la empresa -organización y métodos, niveles gerenciales y de operación- al desarrollo de los sistemas de información. Diseñe y simplifique sus procesos GXflow incluye herramientas de información estadística, permitiendo la optimización de los procesos de negocios a través de la identificación de tareas que no agregan valor, y que pueden ser eliminadas. Eliminando el tiempo "muerto" entre tareas, reducimos la duración general del proceso y las horas innecesarias de trabajo para la organización. Adicionalmente, el desempeño de los recursos humanos es optimizado eliminando el desperdicio de tiempo generado por errores de comunicación entre las personas Página 4

6 involucradas en los procesos. GXflow documenta los procesos, y permite restringir o asignar a las personas diferentes tipos de acceso a esta información. Controle y audite sus operaciones en tiempo real GXflow monitorea todas las tareas involucradas en los diferentes procesos de negocios. Permite definir controles al acceso del sistema, asignando y reasignando tareas a los usuarios, y administrando el tiempo del empleado. Analice y optimice su negocio GXflow evalúa la eficiencia de su negocio midiendo a los procesos en términos de tiempo de ejecución de cada tarea. Esta información provee una vista clara de los procesos de la compañía en cualquier momento, permitiendo así tomar las acciones requeridas para reducir el tiempo de ejecución de estas tareas. Esta información es extraída con GXplorer OLAP. Descripción del Producto GXflow está compuesto de cuatro componentes: 1. GXPM: Es una herramienta gráfica que permite diseñar los procesos de la compañía. 2. Motor de Workflow: Es un motor que resuelve la comunicación entre los procesos diseñados y la ejecución de los mismos. 3. Cliente GXflow: Es una interfaz gráfica que puede ser completamente modificada por los desarrolladores, donde el usuario recibe las tareas pendientes que debe realizar. 4. Herramienta de Auditoría: Es una Data Warehouse que permite analizar la ejecución, número y duración de los diferentes procesos del negocio, ya sea por rol, tarea, proceso ó fecha, además de otras opciones. Figura 1: Descripción de GXflow Página 5

7 1. GXPM GXflow cuenta con una herramienta gráfica llamada GeneXus Process Modeler (GXPM) que permite diseñar y ver los procesos de la compañía en diagramas que automáticamente se convierten en parte integral de la solución final. Figura 2: GXPM GXPM está basado en diagramas de caso de uso y diagramas de actividades, acorde a los estándares de UML (Unified Modeling Language). GXPM se utiliza para crear una definición gráfica de los procesos del negocio así como también para definir la estructura organizacional de la compañía. 2. Motor de Workflow El Motor de Workflow es el software que provee el entorno de ejecución para las instancias de los procesos de workflow. Provee facilidades para interpretar la definición del proceso y controla las instancias de los procesos (creación, activación, terminación, etc.). También hace posible la navegación entre actividades, el manejo de la lista de tareas pendientes del usuario (Worklist), la transferencia de información entre aplicaciones y la invocación de aplicaciones externas. GXflow mantiene la historia de todos los eventos que controla, incluyendo fecha y hora, tareas involucradas y nombre de los participantes. La información histórica provee reportes en cuanto a los costos y progreso de cada actividad y rendimiento del proceso. Esto permite Página 6

8 ver a los clientes y miembros de la organización la información exacta del estado del proceso de negocio. 3. Cliente GXflow El Cliente GXflow está compuesto por: Bandeja de Entrada Administrador de Procesos Consola de Administración La Bandeja de Entrada permite ver la lista de tareas pendientes que el correspondiente usuario debe realizar. También es la encargada de controlar las llamadas a las aplicaciones requeridas para que el usuario lleve a cabo sus tareas. Figura 3: Cliente GXflow: Bandeja de Entrada El Administrador de Procesos permite monitorear el estado de los procesos y de las tareas. Esto hace posible detectar embotellamientos en el sistema de workflow, por ejemplo: aquellas tareas que requieren un tiempo no especificado para ser cumplidas y se han convertido en tareas o decisiones críticas. Pero la ventaja más importante es que permite tomar acciones correctivas como suspender o abortar procesos, reasignar tareas en base a la carga de trabajo de los participantes, etc. La Consola de Administración permite la creación de los usuarios de la aplicación de workflow y asociarlos con los roles definidos en la estructura organizacional. También permite la definición de restricciones que serán aplicadas a usuarios y procesos de workflow, así como también configurar el motor de workflow. 4. Herramienta de Auditoría La Herramienta de Auditoría permite analizar la ejecución, número y duración de los diferentes procesos del negocio por rol, tarea, proceso ó fecha, entre otras opciones. Analiza Página 7

9 la eficiencia de los procesos, detectando retrasos y caminos críticos antes de que se conviertan en un problema. La herramienta para extraer esta información es GXplorer OLAP. Los principales objetivos de la Herramienta de Auditoría en el control de workflow son tener una herramienta que permita a los gerentes controlar adecuadamente la asignación de tareas, identificando y evitando embotellamientos, redistribuyendo la asignación a los diferentes usuarios de acuerdo a la carga de los diferentes procesos, proporcionando elementos precisos para medir la eficiencia de los procesos y eliminar tareas que no agregan valor. De acuerdo con estos objetivos, definimos un modelo de medición de negocio que nos ayuda a cumplir con estos objetivos y contestar las siguientes preguntas: Cuáles son las áreas de la compañía donde no estoy siendo eficiente? Por qué? Cuáles son los procesos que demoran más y cómo puedo optimizarlos? Cuáles son las áreas que pueden ser eliminadas de los procesos porque no agregan valor? Cuál es el desempeño de los diferentes actores en los diferentes procesos? Tecnologías Soportadas Plataformas de Ejecución: JAVA, Microsoft.NET Sistemas Operativos: IBM OS/400, LINUX, UNIX, Windows NT/2000/2003 Servers, Windows NT/2000/XP/CE Bases de Datos: IBM DB2 UDB, Microsoft SQL Server, Oracle Servidores Web: Microsoft IIS, Apache, WebSphere, etc. Ver la lista actualizada de plataformas soportadas en Página 8

10 Utilizando GXflow La siguiente figura muestra la metodología de trabajo sugerida por GXflow. Figura 4: Metodología de Trabajo con GXflow 1. Diagrama de Caso de Uso (GXPM) A través de los diagramas de caso de uso es posible realizar un análisis en alto nivel de la realidad a ser considerada e identificar los correspondientes requerimientos. 2. Definición de Roles (GXPM) Ahora, debemos definir la estructura organizacional de la realidad; por ejemplo: los roles funcionales y sus relaciones. Los actores identificados en los casos de uso pueden ser útiles para esta definición. 3. Diagrama de Actividad (GXPM) Una vez que los requerimientos de la realidad han sido identificados y se han creado los diferentes casos de uso, debemos crear los Diagramas de Actividad que implementarán los casos de uso y representarán los procesos de Workflow. Página 9

11 4. Desarrollo de Aplicaciones (GeneXus) Una vez que los Diagramas de Actividades que definen los procesos de Workflow han sido creados, debemos crear los objetos GeneXus que estarán asociados a cada una de las tareas definidas en los diagramas. Al mismo tiempo, debemos analizar los diferentes Datos relevantes que (posiblemente) serán definidos para transferir información entre las diferentes tareas que componen el proceso. Al comenzar a desarrollar los objetos GeneXus, debemos crear la base de conocimiento y consolidar el motor de GXflow. Luego, debemos indicar que esta base de conocimiento estará asociada al proyecto GXPM. 5. Asociación de programas a tareas (GXPM) En este paso ya hemos definido lo siguiente: por un lado, los diagramas de Casos de Uso y de Actividad; por otro lado, tenemos los objetos GeneXus requeridos para ejecutar los Procesos de Workflow. Ahora debemos asociar un objeto GeneXus a cada tarea (definida en el diagrama de Actividad). GXPM permite elegir estos objetos directamente, desde la base de conocimiento asociada al proyecto. 6. Definición de Datos Relevantes (GXPM) Dentro de cada Diagrama de Actividad debemos crear los Datos Relevantes requeridos por el correspondiente proceso para que funcione correctamente. Como se mencionó previamente, estos Datos Relevantes son el resultado del análisis hecho en la etapa de desarrollo de los objetos GeneXus. 7. Impactar el Diagrama (GXPM) Cuando los diagramas de Actividad son impactados, la base de datos es actualizada. La base de datos es la especificada en las propiedades "Impact Settings" en GXPM. Estos valores son tomados por primera vez del modelo de prototipo elegido de la base de conocimiento asociada al proyecto. 8. Definición de Usuarios (Consola de Administración) Desde la Consola de Administración de GXflow, debemos crear los usuarios de la aplicación de Workflow y asociarlos con los roles definidos en la Estructura Organizacional. 9. Definición de Restricciones (Consola de Administración) Finalmente, es posible que necesitemos definir restricciones que aplican a los procesos de Workflow. Si este es el caso, debemos también indicar qué restricciones aplican a qué usuarios. 10. Prototipo (GeneXus) Es en este paso donde el desarrollo del prototipo termina y comienza la etapa de pruebas. Puede ser necesario retornar a cualquiera de los pasos previos y realizar cambios en los Página 10

12 diagramas o los programas asociados, etc. Cada vez que se vuelva atrás en un paso determinado es necesario que se cumpla con los demás pasos antes de poder alcanzar la etapa de prototipo. 11. Producción (GeneXus) Una vez que el prototipo ha sido debidamente probado y validado, podemos proceder a pasarlo a producción. Para esto, seguimos la metodología tradicional de GeneXus que consiste en reorganizar la base de datos y actualizar los programas utilizados. Además, necesitamos impactar los diagramas actualizados (desde GXPM), en la base de datos de producción. Invitación Solicite una demostración hoy mismo a uno de nuestros distribuidores autorizados: Visite nuestro sitio Web para conocer más sobre GXflow: Contáctenos: Página 11

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