Automatización de los flujos de trabajp (Workflow)para la recepción y envío de los diferentes productos que constituyen el sistema estadístico del IET

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1 Automatización de los flujos de trabajp (Workflow)para la recepción y envío de los diferentes productos que constituyen el sistema estadístico del IET Jorge Rubio Navarro Jefe de Area de Estudios e Investigación Instituto de Estudios Turísticos Jorge.Rubio@iet.tourspain.es RESUMEN: En este trabajo se va a describir el entorno tecnológico diseñado en el Instituto de Estudios Turísticos capaz de gestionar todos los flujos de trabajo, que genera la operación estadística FRONTUR. PALABRAS CLAVE: Automatización de Flujos de Trabajo (WorkFlow), redes de datos, intranet 1. Introducción El Instituto de Estudios Turísticos, es responsable de "la elaboración, valoración y recopilación de estadísticas, datos y documentación relativos al turismo" (art. 16.6b RD 1884/96). Para cumplir este objetivo las actividades del Instituto de Estudios Turísticos se centran en tres grandes líneas: Estudios e Investigación Estadística Documentación y Difusión Cooperación Institucional

2 La investigación se concreta en la realización de un conjunto de tareas de naturaleza estadística como son las dos operaciones estadísticas diseñadas y gestionadas por el propio Instituto FRONTUR y FAMILITUR incluidos en el Plan Nacional de Estadística. La estadística de Movimientos Turísticos en Fronteras FRONTUR, constituye el instrumento fundamental de observación desde la óptica de la demanda y en lo referente a los flujos turísticos internacionales. En este trabajo se va a describir el entorno tecnológico diseñado en el IET capaz de soportar todos los flujos de trabajo, que genera una operación estadística tan particular cómo esta. 2. FRONTUR. Características Fundamentales Estadística de periodicidad mensual, que utiliza un sistema mixto para la obtención de resultados: descansa en registros de carácter administrativos (para todos los medios de transporte utilizados), establece conteos manuales a la entrada en España por los pasos fronterizos de carretera ( conteos en un año) y realiza también encuestación por muestreo, a la entrada y salida de España por carretera y por aeropuertos (en un año encuestas de entrada por carretera y de entradas por aeropuertos, encuestas de salida por carretera y encuestas de salida por aeropuerto), en resumen, la operación estadística busca: - Cuantificar el número de visitantes extranjeros - Caracterizarlos según su tipología - Identificar su comportamiento turístico - Búsqueda continua de avances que supongan innovaciones en la operación Los esquemas siguientes muestran todas las operaciones de captura de información así como la distribución de los puntos de encuesta.

3 OPERACION CARRETERA AEROPUERTO FERROCARRIL MARITIMO Registros Administrativos Aforos automáticos censales DGT Aforos de viajeros censales AENA Aforos de viajeros por venta de billetes RENFE Aforos de viajeros Puertos del Estado Aforos Aforo muestral de vehículos Aforo censal de una muestra de vuelos Aforo censal de una muestra de trenes Aforo censal de una muestra de barcos Encuesta entradas Encuesta muestral de entradas Encuesta salidas Encuesta muestral de salidas Encuesta muestral de salidas Encuesta muestral de salidas Encuesta muestral de salidas Tabla 1.

4 PUNTO AEROPUERTOS FERROCARRIL PUERTOS FRONTERIZO DE CARRETERA Behobia Santiago Lisboa Santander Biratou Puente de Santiago Dancharinea Bilbao Porto Bilbao Valcarlos Canfranc Girona Hendaye Alicante Les Barcelona Madrid Almería Seo de Urgel Palma de Mallorca Montpellier Málaga Puigcerda Menorca Ibiza La Junquera Portbou Valencia Barcelona Algeciras Alicante Valencia Ayamonte Almería Rosal de la Frontera Málaga Caya Sevilla Valencia de Madrid Alcántara Alcañices Fuentes de Oñoro Tenerife Las Palmas Feces de Abajo Fuerteventura Tuy Arrecife Tabla 2.

5 3. Captura digital de información en los puestos fronterizos La captura de información se realiza mediante cuestionarios diseñados con la metodología Grafo_Test, guían al encuestador a la pregunta correspondiente de acuerdo a la condición de respuesta del turista entrevistado. Estos cuestionarios se programan en un "Workabout", ordenador de mano diseñado específicamente para este tipo de funciones. Programando los cuestionarios en una aplicación Workabout, se consigue capturar la información en soporte informático, validar los datos en línea y reducir la codificación. Los objetivos conseguidos con la aplicación de la tecnología Workabout han sido: Tabla 3. - Máxima calidad de los datos recogidos - Máxima rapidez en la disposición de la información suministrada - Máxima seguridad en la transmisión de variaciones en los cuestionarios Podemos enumerar las tareas más significativas soportadas en el Workabout: - Conteo manual y encuestación de entradas en carretera - Encuestación de salidas en carreteras y aeropuertos - Control de negativas en cada caso - Recogida de incidencias - Comunicaciones telemáticas de envío / recogida - Registro temporal de cada suceso captado

6 Una vez recogida la información se convierten los ficheros correspondientes a las encuestas, de formato Workabout, a formato Xbase, para poder integrarse en el sistema informático del IET. 4. Sistema Informático para las estadísticas y estudios sobre el turismo El IET ha desarrollado en los últimos dos años un sistema capaz de soportar la gestión y difusión de su información. Este sistema tiene tres objetivos claros: - Gestionar un gran volumen de información. Las dos operaciones estadísticas de las que es responsable el IET, han generado en sus años de vida una gran cantidad de datos, tales cómo ficheros de datos primarios, ficheros de fuentes secundarias al IET, ficheros de datos resultado de la explotación estadística, etc. - Integrar las distintas fuentes de información externas e internas. Ha sido necesario establecer los mecanismos adecuados de transformación de los distintos ficheros de datos, a fin de que puedan ser utilizados por parte del personal investigador, con los estándares informáticos definidos en el IET - Posibilitar la rápida difusión de los resultados. Es imprescindible hoy en día disponer de las herramientas adecuadas para la difusión de datos mediante la utilización de las nuevas tecnologías de la información. En este sentido el IET ha desarrollado servidores Web de internet, intranet y extranet, que administra y alimenta directamente. El sistema informático del IET está formado por cuatro grandes subsistemas: - TURSET. Sistema de Gestión y consulta de las estadísticas de turismo. Es un sistema considerado de gestión interna en el IET. Su función principal es la servir de repositorio de todas las tablas estadísticas generadas mes a mes en la operación estadística FRONTUR. Gracias a él es posible localizar cualquier tabla o conjunto de tablas correspondientes al plan de explotación FRONTUR. - SIGTUR. Sistema de información geográfica para el análisis del turismo. - SISTEMA DOCUMENTAL DEL CDTE. Base de datos de referencias bibliográficas. Tiene más de referencias documentales informatizadas en nueve catálogos, y más de 400 títulos de revistas especializadas, de las que se hace vaciado de artículos. - SERVICIOS INTERNET. Sistema para la difusión de las estadísticas y estudios del turismo. El IET ha desarrollado las infraestructuras de red necesarias por una parte para la propia gestión interna y el trabajo de los investigadores y por otra para las comunicaciones con otros organismos y empresas con los que se relaciona.

7 El esquema siguiente muestra las infraestructuras de red diseñadas en conjunto con TURESPAÑA y que comparten cerca de 500 usuarios.

8 Figura 1. Red de Datos IET

9 El IET dispone de una red privada con sus propios servidores que dan soporte a las aplicaciones y ficheros utilizados por el personal de gestión e investigador. Hay que destacar por su importancia, el servidor de correo electrónico utilizado para el correo interno y para el correo internet, el servidor de la base de datos documental SABINI, y los servidores Web. El IET a su vez está integrado en la red privada de datos que dispone la Secretaría de Estado de Comercio Turismo y de la Pyme (SECTYP), mediante esta red se tiene acceso directo a las Oficinas Españolas de Turismo en el extranjero (OETS), a las Oficinas de Comercio (OFCOME) y a los distintos organismos de la SECTYP (ICEX, Servicios Centrales, etc). Toda la red de la SECTYP comparte el mismo sistema de correo electrónico (cerca de 2000 buzones internos), así como un plan de Direcionamiento de red IP propio (Diseñado a partir de las especificaciones del MAP), la red de la SECTYP tiene su propia intranet de la cuál forma una parte importante los informes y datos proporcionados por el IET. Esta red está considera la mayor red privada internacional que tiene la Administración Española. Aparte de pertenecer de forma activa a la red de la SECTYP, la red del edificio de TURESPAÑA tiene un enlace permanente de alta velocidad (Frame Relay de 2 Mb) con infovía-plus, que provee de acceso de entrada / salida a la red internet. Para evitar los posibles problemas de seguridad que conlleva el acceso a internet, se ha configurado un servidor cortafuegos (Firewall), que establece tres zonas de red distintas: La red privada, donde se ubican los servidores principales y las estaciones de trabajo, la red DMZ o zona desmilitarizada, en donde se ubican los servicios internet accesibles por los usuarios externos y la Zona Internet. Mediante esta configuración, sólo se permite el acceso de usuarios de la zona internet a la zona DMZ, y se evita cualquier acceso prohibido de la zona internet a la red privada. Datos técnicos más relevantes: Servidores Intel, con Windows NT 4.0 Servidores de correo electrónico MS Exchange 5.5 Base de datos documental SABINI

10 SGBDR Microsoft Sql*Server 6.5 Servidor Web Internet Information Server 4.0 Firewall one de Chekpoint S.O de clientes Windows 98 / 95 Ofimática MS Office 97 Aplicación estadística SPSS 8.0 Mediante esta infraestructura, se establecen los mecanismos de recepción y envío con los distintos organismos y empresas de los distintos productos estadísticos en el IET. Ver esquema adjunto:

11 Figura 2. Recepción de Productos

12 El IET ha identificado 50 productos de recepción y 65 productos de envío distintos. Por cada producto tanto de recepción como de envío se han identificado atributos comunes y se han cargado los registros correspondientes en una base de datos. Cada producto queda de esta manera perfectamente identificado tanto en sus datos básicos como los relativos a su frecuencia de actualización. Cada producto de recepción tiene una tramitación diferente una vez que se ha constatado su entrada en el sistema informático del IET. Se han realizado en papel e implementado en la herramienta Grafo_Win todos los flujogramas correspondientes a cada producto. De hecho la propia creación de los productos de recepción y envío han sido programadas como tramitaciones en la herramienta informática. Cada producto por lo tanto tiene vida propia y se produce una instanciación del mismo cada vez que vence la fecha de inicio de gestión. Una vez recepcionado el producto en el IET comienza su tramitación que normalmente tiene un intervalo de tiempo determinado. Cada usuario del sistema de Workflow conoce en todo momento las tareas que tiene asignadas y pendientes de realizar. A su vez existe la figura del coordinador del sistema que controla toda tramitación en su conjunto para poder en su caso redistribuir tareas entre usuarios en el caso de que uno de ellos falle. El coordinador del sistema reporta a la dirección del IET cualquier anomalía o alerta producida en la recepción de productos ya que es imprescindible que se hayan recibido en fecha por ejemplo, todos los productos relativos a los registros administrativos de la operación FRONTUR antes de poder realizar la elevación de datos, y todo ellos en un intervalo máximo de días. La herramienta de Workflow está integrada en el sistema informático antes descrito, y utiliza como medio de notificación interno y externo el correo electrónico MS Exchange. El IET dispone de un sistema de fax en red que también es utilizado por la herramienta de Workflow. El sistema de Workflow genera una documentación muy amplia, genera documentos de descripción de cada producto (fichas de 5 páginas por cada uno), documentación de gestión, flujogramas de tramitación de cada producto, informes diarios de la situación

13 de cada tramitación, etc. Se ha realizado un módulo de publicación automática en formato html que se ejecuta cada vez que se actualiza la documentación, de tal forma que toda la información generada por el sistema está siempre accesible con los correspondientes controles de acceso desde la intranet del IET. Esquema de funcionamiento y características técnicas más relevantes del sistema de Workflow implementado en el IET. Recepción de productos Difusión Información Intranet IET Notificaciones , fax Características técnicas más relevantes de la aplicación WorkFlow: - Cumple especificaciones ESTROFA del Ministerio de Administraciones Públicas MAP, dentro del programa ATRIO para el desarrollo de sistemas abiertos de workflow - Sistema desarrollado en arquitectura cliente / servidor. Base de datos del sistema de workflow actual en formato Xbase. - Cliente de la aplicación desarrollado para entorno windows 95. Interacción desde el cliente con el cliente de correo corporativo del IET, MS Outlook e interacción con el sistema de fax en red WinFax implementado en el IET.

14 - Generación automática de notificaciones en formato word (plantillas de documentos generadas con campos de la base de datos). - Sistema de publicación automática de documentación en formato html para su inclusión en la intranet del IET. - Sistema de administración de perfiles de usuario propio de la aplicación Planes de actualización en marcha - Migración de la base de datos al estándar de bases de datos del IET MS Sql*Server Integración y ejecución del cliente en el correo electrónico Outlook. Desarrollo de un servicio MS-Exchange específico, desarrollo de reglas, etc - Desarrollo del cliente en modo explorador de internet Bibliografía E. White y Layna Fischer. (1994). The Workflow Paradigm. Future Strategies Inc. Fernando Flores. (1992). Offering New Principles for a shifting Business World. BDA Inc. José B. Terceiro. (1996). Sociedad Digital. Del homo sapiens al homo digitalis. Alianza Editorial. Peter F. Druker. Harper & Row. (1989). In Government and Politics, In Economics and Business, In Society and World View. The New Realities. Thomas M. Koulopoulos, Carl Frappaolo. Electronic Document Management Systems: A Portable Consultant.