DOMINE SU NEGOCIO. Guía Práctica. para la Pequeña Empresa. Mantenga su negocio bajo control Atienda mejor a sus clientes Economice tiempo

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1 DOMINE SU NEGOCIO Guía Práctica para la Pequeña Empresa Mantenga su negocio bajo control Atienda mejor a sus clientes Economice tiempo

2 LA REGLA BÁSICA PARA EL ÉXITO ES... DOMINAR SU NEGOCIO! Una reñida competencia, márgenes pequeños y plazos cada vez menores. Estas son las presiones y los retos que los clientes, proveedores y competidores ponen constantemente sobre las pequeñas empresas. Pero en medio de tantas adversidades, el empresario debe pensar siempre en salir hacia adelante. Ofrecer productos y servicios de calidad es un requisito fundamental para la subsistencia y el éxito de una empresa, independientemente de su tamaño. Su empresa debe ocuparse siempre de mantener y atraer nuevos clientes, ya que sin clientes, no hay negocio. Para ganar participación de mercado, su empresa debe contar con una ventaja competitiva y la tecnología es una poderosa herramienta para lograrlo. Con la tecnología, su empresa puede contar con una administración más inteligente con mayores ganancias. Los estudios demuestran que las pequeñas empresas que han adoptado la tecnología, tienen una facturación promedio de un 20% superior a aquellas compañías que operan manualmente *. Una administración más eficiente es el resultado de una mejor organización y un uso eficiente de la información. Poder analizar los datos de su empresa con informes inteligentes, es esencial para identificar y enfocar sus esfuerzos en las actividades y los clientes más rentables.

3 También podrá analizar los problemas, buscar sus raíces y tomar decisiones eficaces, con el fin de solucionarlos rápida y oportunamente. Al momento de adquirir Office XP, usted da un gran paso para optimizar el control de su empresa y estrechar las relaciones con sus clientes. Ahora, debe sacar el máximo provecho de los recursos que esta solución le ofrece, con el fin de incrementar su productividad y sus ganancias. Nuestro objetivo con esta Guía es demostrar paso a paso cómo algunos de los recursos de Office XP pueden ayudarle a economizar tiempo y dinero, llevando un control estricto de su empresa, brindando mejor atención a sus clientes y proyectando una imagen mucho más profesional. Las nuevas versiones de Word, Excel y Outlook le permiten organizar sus compromisos, clasificar sus clientes, controlar los pagos, elaborar análisis de ventas, desarrollar campañas personalizadas de correo directo y mucho más. Todo depende de usted. Domine su negocio. * Fuente: Estudio de Mercado de Pequeñas Empresas en Brasil, InterScience, enero de Datos recopilados de empresas que tienen entre 1 y 4 empleados.

4 MANTENGA SU NEGOCIO BAJO CONTROL Sabe usted exactamente cuánto vendió el mes pasado? Y en los últimos ocho meses? Sabe cuál es su producto más rentable, quién es el mejor vendedor, cuáles son las órdenes pendientes de pago y las áreas con más oportunidades de venta? Como propietario o gerente de su negocio, lo más probable es que toda esta información la tenga en su cabeza. Tener todo esto escrito requiere de más tiempo y exige mucho más esfuerzo del que usted quisiera. Lo ideal sería tener estos datos al alcance y de una manera sencilla, para poder analizarlos y enfocar sus esfuerzos en proyectos que le permitan crecer su empresa y hacerla más rentable. Excel puede ser una excelente herramienta para el control y el análisis de su negocio. Pero no hablamos sólo de tablas con datos, sino de tablas que ofrecen análisis y que pueden ser modificadas en cuestión de segundos para mostrar la información de la forma que usted lo requiere. Le pedimos que analice con atención los ejemplos a continuación, ya que estamos seguros de que estos serán sumamente útiles para su empresa. Antes de comenzar, nos gustaría destacar que trabajaremos con ejemplos simples de una empresa de alimentos llamada Gran Sabor. Nuestro objetivo es enseñarle a llevar a cabo los pasos básicos, para que después usted pueda utilizar esta herramienta en su negocio, independientemente de su segmento de mercado y nivel de complejidad. 2

5 1 PASO COMPARE SUS VENTAS Comience haciendo un listado de sus ventas en una nueva hoja de Excel. Esta será la base para los informes que le ayudarán a llevar el control de su empresa. Algunos de los campos sugeridos (columnas) para su lista son: Fecha de venta, Mes, Vendedor, Cliente, Producto, Precio Unitario, Cantidad, Valor Total, Número de pedido, Pago. A Es importante que los datos estén bien organizados: La primera línea de la columna A debe incluir el nombre del campo (por ejemplo, Fecha de venta). Coloque los datos a partir de la segunda línea. Asegúrese de que cada columna contenga datos similares, como por ejemplo, colocar en una columna texto únicamente y en otra columna sólo números. La lista no debe incluir subtotales como el total de las ventas del mes de enero, por ejemplo. No se preocupe, estos serán calculados automáticamente en la Tabla dinámica. 3 B Utilice Excel para hacer los cálculos. En lugar de calcular manualmente el valor total, por ejemplo, usted puede fácilmente crear una fórmula que multiplique el precio unitario por la cantidad, en el propio Excel. De esta forma, economiza tiempo y trabajo.

6 Para continuar con el ejercicio, cree una tabla igual a ésta: 4

7 Después de elaborar la lista, haga clic en cualquier celda. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos, para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. En la primera página del asistente, usted identifica la fuente de los datos de su Tabla dinámica y confirma si desea crear únicamente una Tabla dinámica o una Tabla dinámica y un Gráfico dinámico. Para comenzar, crearemos solamente una Tabla dinámica. Haga clic entonces en el botón Siguiente. Seleccione las celdas que contienen los datos y haga clic nuevamente en el mismo botón. Cuando los datos correctos estén indicados en Rango, haga clic en Siguiente. En esta pantalla debe indicar si desea crear su Tabla dinámica en una hoja nueva o en una existente. En el ejemplo, seleccionaremos una hoja nueva. Haga clic en Finalizar. En la siguiente pantalla, puede verificar si el asistente identificó correctamente las celdas con los datos de la Tabla dinámica. Si los datos indicados no son los correctos, haga clic en el botón que se encuentra al lado del cuadro Rango. 5 C Debido a que por lo general las listas de datos que se utilizan para crear una Tabla dinámica son bastante extensas, es conveniente crearlas siempre en una hoja nueva. De esa forma, podrá evitar problemas, en caso de que decida agregar más datos a su lista.

8 Su Tabla dinámica ha sido creada. 6

9 2 PASO CUÁNTO VENDIÓ CADA VENDEDOR? Haga clic en el campo Vendedor, en la ventana Lista de campos de tabla dinámica. Seleccione Área de filas, en el menú inferior y haga clic en Agregar a. Seguidamente, arrastre el campo Suma de Valor Total hacia el área Coloque datos aquí. Listo! Ya tiene un informe con las ventas de cada vendedor. Esto se puede hacer más rápidamente con sólo arrastrar el campo Vendedor al área Coloque campos de fila aquí. A Si quiere saber quién vendió más y quién vendió menos, ordene los datos por valor de ventas. Para hacerlo, basta hacer clic en cualquier celda de la columna Total y luego en Clasificación en orden descendente. Barra de herramientas Clasificación en orden descendente Excel colocará el vendedor con el valor más alto en la parte superior y el vendedor con el valor más bajo en la parte inferior. 7

10 3 PASO CUÁNTO VENDIÓ CADA VENDEDOR POR MES? Imagínese que ahora quiere ver el valor de las ventas no sólo por vendedor, sino también por mes. Para eso, simplemente arrastre el campo Mes hacia el área Coloque campos de columna aquí. A En la ilustración de abajo, observe las áreas de filas, columnas, datos y página. Área de filas a la izquierda Área de página Área de datos Área de columnas 8

11 B Usted también puede crear un gráfico para visualizar mejor la situación de su empresa. Haga clic en el botón derecho del mouse en cualquiera de las celdas de la Tabla dinámica y haga clic en Gráfico dinámico. Aparecerá un gráfico mostrando la misma información que contiene la Tabla dinámica. Los cambios que haga en la Tabla dinámica se reflejarán automáticamente en el gráfico. 4 PASO CUÁNTO VENDIÓ CADA VENDEDOR DE CADA PRODUCTO? Para incluir el producto vendido en su informe de ventas, sencillamente haga clic en el campo Producto y arrástrelo hacia el área de fila. 9 A A fin de que Excel agrupe correctamente los datos, es importante que usted ingrese los datos de la misma forma en que los ingresó en la lista de datos. Es decir, si su empresa vende un producto llamado Almuerzo, es importante que, al momento de registrar las ventas de este rubro en la lista de datos, usted escriba siempre Almuerzo, en lugar de Almuerzos o Almuerzo Simple, etc.

12 Observe que el orden en el que usted inserte los campos en las áreas de fila y columna afecta el modo de agrupación de los datos. En el siguiente ejemplo, se observan primeramente los vendedores y después los productos. Si usted prefiere, puede ver primero los productos y luego los vendedores. Simplemente arrastre la parte superior del campo Producto hacia la izquierda del campo Vendedor. B C Para remover un campo de la Tabla dinámica, basta con arrastrar la parte superior del campo (en negritas) hacia fuera del área de la Tabla dinámica. Para remover los subtotales, haga doble clic en Producto, seleccione Ninguno en Subtotales y haga clic en Aceptar. De esta manera, Excel agrupa los datos de la forma en que se muestran en la siguiente ilustración: 10

13 5 PASO CUÁLES SON LAS ÓRDENES PENDIENTES DE PAGO? Para filtrar los datos de la tabla, a fin de visualizar sólo las órdenes que están pendientes de pago, simplemente arrastre el campo de pago hacia el área de página y, haciendo clic en la flecha a la derecha de la casilla del campo, seleccione la opción Pendiente. Haga clic en Aceptar, para aplicar el filtro. Ahora, usted verá únicamente las órdenes que están pendientes de pago. Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 1 A En este ejemplo, utilizamos Pago como el filtro de toda la hoja. Por esa razón, ese campo aparece en primer lugar en la Tabla dinámica (área de fila). Usted puede seleccionar cualquier campo que desee filtrar en la hoja: mes, producto, vendedor. Simplemente colóquelo en el mismo lugar donde está el campo Pago (área de fila). 11

14 6 PASO ACTUALIZACIÓN DE LOS DATOS DE UNA ORDEN Por ejemplo, cuando se paga una orden, el status de pago pasará de pendiente a hecho. Usted puede actualizar su Tabla dinámica, a fin de reflejar el cambio. Ubique la orden en la lista de datos y actualice la información en la columna de pago de pendiente a hecho. Luego, haga clic sobre cualquier celda de la Tabla dinámica y oprima el botón Actualizar datos, para que se registre el cambio. A Para hacer las actualizaciones, basta hacer clic en la celda con la denominación anterior (como por ejemplo pago pendiente ), escribir la nueva denominación ( pago hecho ) y oprimir Intro. B En caso de que no encuentre el botón en la barra de herramientas, haga clic con el botón derecho del mouse en cualquier celda de su Tabla dinámica y haga clic en Actualizar datos. 7 PASO INCLUSIÓN DE NUEVAS VENTAS EN LA LISTA DE DATOS Además de actualizar los datos existentes, usted puede incluir otra información, como por ejemplo nuevas ventas. Para esto, agregue los datos en la lista de datos, la cual se continuará en las filas en blanco que se encuentran inmediatamente debajo de la misma. Ingrese los nuevos datos en la tabla 12

15 En seguida, a fin de que la Tabla dinámica incluya la nueva información, es necesario indicar que la lista de datos fue ampliada. Para tal fin, haga clic con el botón derecho del mouse en cualquier celda de la Tabla dinámica y seleccione Asistente. Haga clic en Atrás y seleccione el nuevo rango de datos, incluyendo las nuevas filas de datos. Haga clic en Finalizar, para cerrar el asistente y terminar la sesión. nuevos datos de venta Listo! su Tabla dinámica refleja las nuevas ventas de su empresa. De la misma forma que usted lleva el control de sus ventas, también puede controlar sus inventarios, cuentas por pagar, para mencionar algunos ejemplos. 13