Secretaría de Hacienda y Crédito Público Órgano Interno de Control

Transcripción

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2 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos Publicación en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de Entró en vigor el 12 de junio de 2003, con la publicación de su Reglamento. Artículo 32:. Los Titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. Décimo Transitorio : Los sujetos obligados deberán, a más tardar el 1 de enero de 2005, completar la organización y funcionamiento de sus archivos administrativos, así como la publicación de la guía a que se refiere el Artículo 32.

3 Conforme a lo establecido por los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos, publicados el 11 de junio de 2002 en el DOF, se presenta un informe de avance en materia, a fin de dar conocimiento de las estrategias y resultados obtenidos en los procesos de organización y clasificación de documentos en los archivos de Trámite y Concentración. Con ésto, se refrenda que la Institución, seguirá observando y cumpliendo las disposiciones que en el contexto que él Estado libre y democrático exige para su desarrollo, como es el caso de garantizar la transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública a la sociedad mediante la organización de archivos.

4 Cumplir con las disposiciones para garantizar la Estrategias transparencia, desarrolladas Manual de Procedimientos rendición de cuentas desde 2005 Normatividad Interna y acceso a la información pública a la sociedad por medio de la organización de archivos.

5 Elaboración de un manual de procedimientos del archivo de Trámite y Concentración, así como criterios internos para la recepción y guarda de expedientes en el archivo Se realizaron diversas reuniones con las áreas del OIC. Informar a las áreas sobre los Lineamientos Generales para la Organización de Archivos para el resguardo y custodia de los documentos institucionales. Se nombró a un encargado del archivo de trámite por cada área. Depuración documentos. de Clasificación e integración de expedientes por sección, serie y área, conforme a la normatividad vigente.

6 Responsabilida des y Quejas Auditoria Interna Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública

7 En un plazo de 30 días se capturó el 50% de los expedientes en el SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (SOA), asimismo se llevó a cabo la integración de los documentos citados conforme a los Lineamientos Generales para la Organización y Clasificación de Archivos.

8 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Con base en el catálogo de disposición documental y a fin de conformar el archivo de concentración, se realizó una sola transferencia primaria de todos los expedientes de años atrás. Al momento de recibir las series documentales, se elaboró en una hoja de excel el inventario de concentración, respetando las series documentales, tiempo de guarda, tipo de documento, número de fila y anaquel, fecha de préstamo, área que solicita, fecha de reingreso.

9 Mediante oficio dirigido a la Lic. Susana Ma. García Travesi y Gómez, Coordinadora de Archivos de la SFP y del SIDOC, con fecha 26 de junio de 2006, se remitió listado de información para baja ante el Archivo General de la Nación. Con fecha 13 de junio de 2007, la Directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN emitió el dictamen de valoración documental. Una vez autorizada la baja, se realizó el procedimiento para destrucción ante CONALITEG.

10 Consideramos que una forma que nos ayudó a tener al día nuestros expedientes, fue la certificación de los procedimientos sustantivos de auditoria, revisiones de control, responsabilidades, quejas y denuncias, los cuales son supervisados por el Representante ante el Sistema de Gestión de Calidad.

11 INTEGRACIÓN DE ARCHIVO TRAMITE Y CONCENTRACIÓN PROCEDIMIENTO DE TRAMITE Y CONCENTRACIÓN CRITERIOS PARA LA ENTREGA DE EXPEDIENTES AUDITORIA