ARCHIVOS DE LA APLICACIÓN DE TRATAMIENTOS DE TEXTOS, UBICACIÓN, TIPO Y OPERACIONES CON ELLOS

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1 UNIDAD DIDÁCTICA ARCHIVOS DE LA APLICACIÓN DE TRATAMIENTOS DE TEXTOS, UBICACIÓN, TIPO Y OPERACIONES CON ELLOS Los objetivos de este tema son: 1. Aprender a crear un nuevo documento para empezar a escribir texto, insertar objetos, etc. 2. Abrir un documento ya existente. 3. Conocer cómo guardar los cambios realizados en un documento. 4. Aprender a crear una copia de seguridad del documento. 5. Conocer las formas de cerrar un documento. 6. Compatibilizar los documentos de distintas versiones y aplicaciones. 7. Manejar varios documentos. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.1

2 3.1. INTRODUCCIÓN En este tema vamos a estudiar las distintas formas de trabajar con documentos, abriendo uno nuevo para comenzar a rellenar texto, abriendo uno ya creado para realizar modificaciones o consultas, guardando los cambios realizados en los documentos ya creados, creando copias de seguridad, etc. También conoceremos la compatibilidad de diferentes versiones de Word, así como el trabajo con varios documentos CREACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO Para comenzar a escribir en un nuevo documento, se puede abrir en Word bien como un nuevo documento vacío, una plantilla de Microsoft Word o un nuevo documento a partir del ya existente. Para ello Word 2010 ofrece dentro de la ficha Archivo, la opción Nuevo, en esta versión se abre una ventana dónde puedes elegir diferentes opciones. En un primer lugar aparece una clasificación de Plantillas disponibles y debajo están los botones de navegación Adelante, Atrás e Inicio que permiten moverse por las diferentes opciones. 3.2 Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

3 Veamos algunas de ellas: 1. Documento en blanco: este botón crea un nuevo documento en blanco para comenzar a escribir texto, insertar objetos, etc., para crearlo se hace doble clic en el botón o bien, con un clic, a la derecha aparece un ejemplo del documento, también se puede hacer mediante el botón Crear para abrirlo. Al abrir un nuevo documento en blanco Word le da un nombre por defecto Documento1, Documento2, Documento3, etc., según se vayan creando documentos se irán añadiendo números que se pueden ver en la barra de título. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.3

4 2. Entrada en blog: crea un nuevo documento para escribir texto y posteriormente publicarlo en un blog, se creará una nueva barra de herramientas Entrada de blog con los botones necesarios para publicar el texto en el blog, administrar las cuentas, y trabajar con el formato del texto. 3.4 Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

5 3. Plantillas de ejemplo: Word ofrece plantillas ejemplos preparadas para trabajar con ellas. Una plantilla es un documento que tiene un formato y estructura predefinida y que está preparado para no tener que dar formatos y sólo escribir texto en determinadas partes. Una plantilla podría ser por ejemplo un Currículum Vitae, donde la estructura y formato de éste ya esta creada y sólo se tienen que rellenar los datos personales, laborales, idiomas, etc. Al seleccionar esta opción se abre una nueva ventana con diferentes plantillas de ejemplo, si seleccionas alguna puedes ver a la derecha un ejemplo del aspecto, además puedes abrirla como plantilla o como documento. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.5

6 4. Mis plantillas: con esta opción puedes abrir los documentos que hayas guardado como plantillas, por ejemplo una carta a un cliente donde aparezca el logo de la empresa, dirección, formato de letra, etc.; vamos a estudiar cómo guardar un documento como plantilla en el apartado 4 de este tema. 5. Nuevo a partir del existente: esta opción permite abrir un documento nuevo a partir de uno ya creado, es decir, si ya tenemos un documento con texto, formato, etc., se puede utilizar esta opción para abrirlo, pero Word le da un nuevo nombre de documento GUARDADO DE LOS CAMBIOS REALIZADOS EN UN DOCUMENTO Y DUPLICACIÓN DE UN DOCUMENTO CON GUARDAR COMO Una vez trabajado en el documento de Word abierto introduciendo texto, dando un formato a las palabras, insertando formas, imágenes, etc., vamos a necesitar guardar ese documento con los cambios realizados. También es posible que necesitemos duplicarlo, para ello, se abre el documento y se guarda con otro nombre, de esta forma, tendremos el mismo documento con diferentes nombres, en este apartado vamos a ver cómo hacerlo. Con Word 2010 en la ficha Archivo, con la opción Guardar como podemos realizar estas operaciones. Aparecerá una ventana donde podemos elegir dónde guardarlo. Las ventanas que se ven en este apartado son del entorno de Windows XP, pueden cambiar con otras versiones aunque los pasos son los mismos. A continuación vamos a describir las diferentes partes que se ven en la ventana. 3.6 Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

7 1. Guardar en: en este cuadro se puede elegir la carpeta donde guardar el archivo, por ejemplo lo podemos guardar en Mis documentos Archivos Word. 2. Nombre del archivo: en este cuadro se escribe el nombre que se quiere dar al documento, en este ejemplo le vamos a dar Carta.docx, porque al crear un documento nuevo recuerda que lo abre con el nombre de Documento1, simplemente hay que borrarlo y escribir el nuevo nombre. No es necesario escribir la extensión del archivo (.docx), ya que ésta la asignará Word automáticamente según se elija el tipo de extensión en el cuadro Guardar como tipo. 3. Guardar como tipo: aquí está la opción de elegir el tipo de archivo, por defecto aparecerá Documento de Word o Documento de Word (*.docx). Se pueden elegir otros tipos de archivos como por ejemplo Documento de Word que lo hace compatible con estas versiones, Plantilla de Word que permitiría guardar el documento como plantilla para un posterior uso, etc., recuerda que si guardas el documento como plantilla posteriormente puedes abrirlo desde Archivo> Nuevo> Mis plantillas. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.7

8 Una vez realizados los pasos anteriores y elegida la carpeta haz clic sobre el botón Guardar GUARDADO DE LOS CAMBIOS REALIZADOS EN UN DOCUMENTO, OPCIÓN GUARDAR Para guardar los cambios realizados en un documento abierto, al que anteriormente hemos dado un nombre y que se ha guardado con la opción guardar como, simplemente habrá que ir a la ficha Archivo y elegir la opción Guardar Esta opción guardará el documento con las modificaciones que se hayan realizado sobre él, hay tener en cuenta que cuando se guarda el documento con esta opción si se ha modificado algún texto éste desaparece quedando el último texto cambiado, para ello es necesario considerar las opciones Guardar y Guardar como antes de realizar esta acción. Si por el contrario, se está trabajando sobre un documento nuevo no guardado como por ejemplo, sobre el Documento3, al seleccionar la opción Guardar, se activará la ventana Guardar como, en este caso se deben seguir los pasos vistos en el apartado Guardado de los cambios realizados en un documento. PROFUNDIZA Si utilizas una versión anterior a Word 2010, para abrir archivos con extensión (.docx), es decir, guardados con Word necesitarás instalar en tu equipo un paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007, tienes el enlace para descargarlo dentro de RSS. De esta forma podrás abrir por ejemplo con Word 2003 un archivo de Word Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

9 3.5. APERTURA DE UN DOCUMENTO YA EXISTENTE Esta opción va a permitir abrir un documento que ya existe porque anteriormente lo hemos abierto, modificado y guardado, bien porque necesitamos trabajar con un archivo compartido en la red, o bien porque queremos abrir un documento que está almacenado en una memoria USB, etc. En Word 2010 para abrir un documento se puede hacer desde la ficha Archivo opción Abrir, seleccionando el archivo y haciendo clic en el botón Abrir. Aparecerá una ventana donde se tiene que elegir dónde buscarlo, Buscar en:, después se tendrá que localizar la carpeta dónde esté guardado, si por ejemplo se quiere abrir un documento que está guardado en la memoria USB, habrá que elegir MiPC o Equipo y seleccionar la unidad correspondiente. Las ventanas que se ven en este apartado son del entorno de Windows XP, pueden ser cambiadas con otras versiones aunque los pasos son los mismos. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.9

10 Word 2010 ofrece otra opción de abrir documentos guardados, dentro de la ficha Archivo haciendo clic en Reciente. En caso de querer abrir un documento guardado anteriormente, se debe seleccionar el documento que se quiere abrir y hacer clic con el botón izquierdo del ratón. El primer documento de la lista es el último que se abrió. Para que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes, basta tan solo con hacer clic sobre el icono aparezca siempre en esta lista. que se encuentra a la derecha, esto hará que El número de documentos a ver se puede configurar dentro de Archivo>Opciones>Avanzadas>Mostrar>Mostrar este número de documentos recientes: PROFUNDIZA 1. Abrir varios documentos de trabajo a la vez. Esto se puede hacer desde el cuadro de diálogo Abrir. Para ello debes seguir los pasos vistos anteriormente y seleccionar un archivo a abrir. Pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada seleccionar otro archivo. Repetir este último paso hasta que estén seleccionados todos los archivos que se desea abrir y para finalizar hacer clic sobre el botón Aceptar. Todos los archivos se abrirán, solo que uno de ellos se visualizará en pantalla y los demás estarán por debajo. 2. Abrir documentos de trabajo como de sólo lectura. A veces para evitar modificar la versión de un archivo al guardarlo en disco, se puede abrir como archivo de sólo lectura, tan solo debes seguir los pasos anteriores para abrir un archivo pero en este caso hay que hacer clic sobre el desplegable que aparece a la derecha de abrir Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

11 Seleccionar la ficha Archivo y la opción Abrir, en Excel 2007 recuerda que está en el Botón Office. Seleccionar el archivo a abrir y hacer clic sobre la flecha de la derecha que hay en el botón Abrir para que se abra la lista desplegable. Elegir la opción Abrir como de sólo lectura, se abrirá el archivo elegido, se podrá leer e incluso modificar, pero no se podrá guardar con el mismo nombre. A la hora de guardarlo pedirá otro nombre mediante un cuadro de diálogo CIERRE DE UN DOCUMENTO Una vez que se ha terminado de trabajar con un documento puedes salir de él, bien para cerrar Word, para no ocupar memoria o simplemente para guardarlo. Vamos a ver las tres formas de hacerlo: 1. Para cerrar un documento desde la ficha Archivo y elegir la opción Cerrar Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.11

12 Recuerda que si en el documento nuevo o abierto se han realizado cambios, una nueva ventana preguntará si se desean guardar los cambios efectuados. Veamos las diferentes opciones: Guardar: esta opción guardará los cambios realizados en el documento No guardar: esta opción no guardará las modificaciones realizadas, manteniendo el archivo original abierto. Word 2010 con esta opción crea un archivo temporal. Cancelar: con esta opción no cerramos el documento. 2. Otra forma para cerrar un documento, sería haciendo clic en el botón Cerrar de la barra de menú. 3. Cerrar todos los documentos abiertos También se pueden cerrar todos los documentos de trabajo abiertos en el programa Word. Si tenemos abiertos varios documentos de trabajo, se pueden cerrar todos ellos con una sola operación, en este ejemplo están abiertos los archivos Documento1.docx y Carta.docx Para ello desde la ficha Archivo hay que seleccionar la opción Salir Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

13 Si al cerrar alguno de los documentos, éste tiene alguna modificación no guardada, aparecerá la ventana Desea guardar los cambios efectuados en Documento...? Recuerda que si es un Documento nuevo que no se ha guardado nunca, Word abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, donde debes darle el nuevo al documento. Una vez pulsado guardar Word se cerrará. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.13

14 3.7. COMPATIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE DISTINTAS VERSIONES En este curso estamos trabajando con la versión de Microsoft Office Word 2010, si trabajas con versiones anteriores verás algunas diferencias. Pero sí que es importante conocer las compatibilidades en cuanto a archivos. Cuando se abre en Microsoft Office Word 2010 un documento creado en Microsoft Office Word 2003, Word 2002 o Word 2000, se activa el modo de compatibilidad y en la barra de título de la ventana del documento aparece Modo de compatibilidad. Este modo asegura que no estarán disponibles las características nuevas o mejoradas de Office Word 2010 mientras se trabaja en un documento, de manera que quienes utilicen versiones de Word anteriores tendrán una completa capacidad de edición. Se puede trabajar en modo de compatibilidad o bien convertir el documento al formato de archivo de Office Word Con la conversión se puede tener acceso a las características nuevas y avanzadas de Office Word Sin embargo, puede que si utilizas versiones anteriores de Word encuentres dificultades o no puedas editar ciertas partes del documento creadas con características nuevas o avanzadas de Office Word También puedes guardar un documento creado en Word 2010 como Documento de Word , es decir crear una copia del documento compatible con estas versiones. Para guardarlo de esta forma, sólo se debe elegir en el cuadro de diálogo Guardar como y en Guardar como tipo la opción Documento de Word (*.doc), de esta forma podrás utilizar el documento en cualquiera de las versiones. Solo se debe tener en cuenta que algunas de las características de Word 2010 no estarán disponibles en las anteriores versiones, es decir si por ejemplo se aplica un formato de efecto de texto o un color de la nueva paleta de colores puede que éste no esté disponible en versiones anteriores, de forma que Word quitará estos efectos para su compatibilidad, se podrá abrir ese documento pero no se verá ese tipo de color. Una ventana Comprobador de compatibilidad de Microsoft Word, se abrirá antes de guardar el documento, advirtiendo de las características que se eliminarán, en este ejemplo siguiente puedes ver cómo se elimina el efecto de texto Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

15 Recuerda también que se puede instalar el paquete de compatibilidad de Microsoft Office para poder descargar archivos de Word con versiones anteriores, dentro del material complementario de este curso puedes encontrar el enlace. PROFUNDIZA Elementos de documento que tienen un comportamiento diferente en modo de compatibilidad. Los elementos siguientes se cambiarán definitivamente cuando trabajes en modo de compatibilidad y no podrás convertirlos en elementos de Office Word 2010 incluso después convertir el documento Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.15

16 ELEMENTO CAMBIO Elemento de Office Word 2010 Comportamiento en modo de compatibilidad Fuentes de títulos y texto normal Cambian a formato estático. Cuadros de texto relativos Se convierten en posiciones absolutas. Márgenes Se convierten en tabulaciones absolutas. Bibliografía Se convierten en texto estático. Citas Se convierten en texto estático. Texto de marcador de posición en citas Se convierten en texto estático. Texto de marcador de posición en controles de contenido Se convierten en texto estático. Temas Se convierten definitivamente en estilos. Si después abre el archivo en Office Word 2010, no podrá cambiar automáticamente el estilo utilizando temas. Colores del tema Se convierten definitivamente en estilos. Si después abre el archivo en Office Word 2010, no podrá cambiar automáticamente el estilo utilizando colores del tema. Fuentes del tema Se convierten definitivamente en estilos. Si después abre el archivo en Office Word 2010, no podrá cambiar automáticamente el estilo utilizando fuentes del tema. Efectos del tema Se convierten definitivamente en estilos. Si después abre el archivo en Office Word 2010, no podrá cambiar automáticamente el estilo utilizando efectos del tema. Controles de contenido Se convierten definitivamente en texto estático. Los elementos de documento siguientes se cambiarán cuando trabajes en modo de compatibilidad, pero puedes convertirlos en elementos de Office Word 2010 incluso si después conviertes el documento Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

17 ELEMENTO CAMBIO Elemento de Office Word 2010 Comportamiento en modo de compatibilidad Office Art Únicamente está disponible un conjunto limitado de tipos de diagrama. Diagramas Se convierten en imágenes que no se pueden editar MANEJO DE VARIOS DOCUMENTOS Tener otra sesión con Word 2010 permite tener varios documentos abiertos a la vez, de forma que se pueden leer o trabajar con ellos al mismo tiempo. Una vez abiertos los dos documentos en Word, se puede ir pasando de uno a otro de dos formas básicas: Presionando las teclas Alt+Tabulador. Haciendo clic en el icono de cada sesión en la barra de tareas que hay en la parte inferior de la pantalla. Si hay varios programas abiertos puede que sólo se vea una sesión de Word, haciendo clic en el desplegable de la derecha se verán todos los documentos abiertos, también hay que recordar que dependiendo de la versión de Windows se puede ver de diferentes formas. Es posible tener abiertos dos documentos a la vez de forma que se puedan ver y trabajar con ellos. Además, en algunas ocasiones, puede ser interesante tener las dos sesiones a la vez en la misma pantalla, es decir ver los dos documentos y moverse de uno a otro. Esto se puede hacer si se colocan las ventanas en Mosaico horizontal, para ello hay que hacer clic con el botón derecho en la sesión de Word en la Barra de tareas, aparecerán diferentes opciones de ver las ventanas, hay que hacer clic en la opción Mosaico horizontal y las ventanas aparecen en horizontal una sobre otra, sólo se tiene que seleccionar una u otra para comenzar a trabajar con ellas. Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.17

18 3.18 Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación,

19 RESUMEN En este tema has aprendido a trabajar con archivos de las siguientes formas: Creando un nuevo documento guardado de los cambios realizados y duplicándolo con guardar como, guardando los cambios realizados en un documento y la opción de guardar. Abriendo un documento ya existente y cerrándolo. Conociendo la compatibilidad de los documentos de distintas versiones y el manejo de varios documentos Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, 3.19