La organización que suministra un producto o servicio a la empresa.

Transcripción

1 INSTRUCTIVO Código: INTEDE04 Documento vigente a partir de: 2004/10/01 VERSIÓN: 01 Página 1 OBJETIVO Establecer la metodología para evaluar, seleccionar y calificar a los proveedores de servicios que la empresa utiliza para el alquiler de escenarios y ejecución de eventos. ALCANCE Aplica para los servicios adicionales requeridos por terceros para el alquiler de escenarios y los servicios requeridos para la ejecución de eventos. DEFINICIONES 1 PROVEEDOR La organización que suministra un producto o servicio a la empresa. 2 EVALUACIÓN Un examen de la capacidad de un proveedor para satisfacer requisitos especificados. 3 CALIFICACIÓN El proceso de demostrar si un proveedor es capaz de cumplir los requisitos especificados. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Determinar la necesidad en cada evento de acuerdo a las características requeridas por el cliente o por la feria que se realice De acuerdo al servicio solicitar 3 cotizaciones o invitación a cotizar (según monto) para los siguientes tipos de servicios (Carpas, Tarimas,Refrigerios, Almuerzos o estación de café Mobiliario,Iluminación, sonido, primeros auxilios, recreación, equipos audivisuales, aseo) 5. CONTENIDO 5.1 Evaluación:

2 INSTRUCTIVO Documento vigente a partir de: 2004/10/01 VERSIÓN: 01 Página 2 Para Alquiler de escenarios: Por cada evento se solicitan 3 cotizaciones de lo que solicito en servicios adicionales el cliente; para proceder a seleccionar y evaluar en el Formato de Selección, evaluación y Reevaluación de proveedores de alquiler de escenarios. Para los servicios de vigilancia, aseo se solicitan las tarifas a principio de año ya que la contratación de este servicio se hace por periodos largos (su costo esta incluido en el valor de los espacios). Para el servicio de apoyo eléctrico se tiene en cuenta la persona que estuvo en la construcción del recinto y conoce las instalaciones eléctricas. Se le contrata para apoyar los eventos y se reevalúa según la encuesta de satisfacción del cliente FORADE0 Para el servicio de logística, se selecciona a personal que cumpla el perfil y de acuerdo a su disponibilidad se le contrata para apoyar un evento y se reevalúa según la encuesta de satisfacción del cliente FORADE0 Cuando el cliente solicita la cotización para un evento se evalúan las características económicas del proveedor y su experiencia en la Plaza. Presentación del formato a la Subgerencia Administrativa y Financiera de Artesanías de Colombia para análisis, comentarios y aprobar la contratación (excepto para los servicios de logísitica y eléctrico). Se informa al proveedor seleccionado y se solicita documentación para elaboración de los trámites correspondientes con la oficina jurídica y la oficina de presupuesto; para la elaboración de contrato u orden de prestación de servicios según sea el caso. Se verifica cumplimiento del servicio y se reevalúa en el Formato de Selección, evaluación y Reevaluación de proveedores de alquiler de escenarios. Para Ejecución de Eventos: Dentro de cada evento y para cada servicio se solicitan 3 cotizaciones y se realiza un cuadro comparativo donde se tiene en cuenta la propuesta económica y la experiencia en la Plaza del proveedor. Presentación del cuadro a la Subgerencia Administrativa y Financiera de Artesanías de Colombia para análisis, comentarios y aprobar la contratación.

3 INSTRUCTIVO FECHA: 2004/10/01 VERSIÓN: 01 Página 3 Se informa al proveedor seleccionado y se solicita documentación para elaboración de los trámites correspondientes con la oficina jurídica y la oficina de presupuesto para la elaboración de contrato u orden de prestación de servicios según sea el caso. Se verificar cumplimiento del servicio y se reevalúa en el Informe Logístico del evento 5.2 Reevaluación: Para Alquiler de escenarios: Se diligenciará el Formato de selección Evaluación y Reevaluación de proveedores basándose en el cumplimiento y calidad del servicio, la planilla de no conformidades, en la encuesta de satisfacción del cliente y las quejas y reclamos. Se harán las observaciones correspondientes y una calificación general del servicio (Bueno, Regular, Malo). Para Ejecución de Eventos: para cada evento (al finalizar) se realiza un informe logístico que contiene la calificación cualitativa de la calidad del servicio. Si la calificación del proveedor es regular se realiza una reunión con el proveedor (en ambos procesos) para analizar las causas de las no conformidades generadas. Si la calificación es mala, se propondrá trabajar con otro proveedor. 6. ANEXOS Formato de Selección, Evaluación y Reevaluación del proveedor de Alquiler de escenarios Cuadro comparativo de Cotizaciones (Ejecución de Eventos) Informes logístico del evento (Ejecución de Eventos) Elaboró: Revisó: Aprobó: María Isabel Burbano Profesional plaza de los Artesanos Adriana Ramírez Coordinadora de Calidad Ana Victoria Salgado Coordinadora Plaza de los Artesanos

4 FORMATO FECHA: 2004/10/01 VERSIÓN: 01 Página 4 SELECCIÓN Y EVALUACION DEL PROVEEDOR: Fecha DESCRIPCION DEL SERVICIO PROVEEDOR PROPUESTA ECONOMICA EXPERIENCIA EN LA PLAZA APROBACION Proveedor seleccionado: L PROVEEDOR Una vez finalizado el servicio (Calificar: Bueno, Regular, Malo) CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO CALIFICACION EN LA ENCUESTA DE SATISFACCION NO CONFORMIDADES PRESENTADAS OBSERVACIONES GENERALES CALIFICACION GENERAL (Bueno, Regular, Malo)

5 FORMATO FECHA: 2004/10/30 VERSIÓN: 01 Página 5 DESCRIPCION DEL SERVICIO PROVEEDOR PROPUESTA ECONOMICA EXPERIENCIA EN LA PLAZA APROBACION