EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

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1 1 de 10 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Gerente de Administración Nombre: OMAR PÉREZ Jefe de O y N Nombre: ANABELL ABINAZAR Subdirector Nombre: JOSÉ MORAO Director Nombre: EDUARDO NORIEGA Firma: Firma: Firma: Firma: Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

2 2 de 10 CONTENIDO Objetivo... 3 Alcance... 3 Documentos Relacionados... 3 Normas... 3 Responsabilidad... 4 Evaluación de Proveedores... 4 Escala de Evaluación... 6 Reevaluación de Proveedores... 7 Descripción de Actividades... 7 Glosario de Términos... 9 Control de Revisión y Cambio CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

3 3 de OBJETIVO: Definir el proceso de evaluación del desempeño de los proveedores que suministran bienes, materiales y servicios al Servicio Autónomo de Emergencias Bolívar 1-7-1, para asegurar que el bien, material y/o servicio comprado cumpla con los requisitos de compra especificados. 2. ALCANCE: Este procedimiento describe los aspectos generales de la evaluación del desempeño de los proveedores y la manera de llevar a cabo paso a paso la evaluación del proveedor. Aplica a proveedores que suministran bienes, materiales y/o servicios clasificados como proveedores C con Alta frecuencia de compra y proveedores C con Baja frecuencia de compra tales como: Medicamentos e insumos médicos. Equipos médicos. Servicio de verificación de equipos médicos. Equipos y materiales de telecomunicación. Mantenimiento Preventivo de Vehículos. Mantenimiento a Infraestructura Tecnológica. 3. S RELACIONADOS: 3.1. Este procedimiento está diseñado bajo los requerimientos de las normas ISO 9001:2008, requisito Procedimiento de Adquisición de bienes, materiales y/o servicios SAEB- 23-PR-002/ Procedimiento de Elaboración y Codificación de Documentos Nº SAEB- 00-PR-001/07 4. NORMAS 4.1 Se debe disponer de un registro interno de proveedores, donde se identifique la clasificación de los proveedores y el bien y/o servicio que suministran. CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

4 4 de Los proveedores deben estar identificados en una lista de proveedores. 4.3 La evaluación de los proveedores de bienes y/o materiales se realizara una vez que la unidad solicitante reciba el bien o producto solicitado. 4.4 La evaluación de los proveedores de servicios se realizara una vez que se concluya el servicio contratado. 4.5 Se debe incorporar la calificación del proveedor a su expediente y se informara al proveedor sobre su evaluación, resultados alcanzados, sus implicaciones y sugerencias por parte de la institución. 5. RESPONSABILIDAD Unidad Solicitante: tendrá la responsabilidad de verificar y realizar la evaluación a los proveedores. Jefe del Departamento de Compras y Suministros: tendrá la responsabilidad de suministrar a la unidad solicitante la información sobre el despacho de los bienes y/o productos y la contratación de los servicios. 6. EVALUACION DE La evaluación la efectuara la unidad una vez que es recibido el producto o realizado el servicio contratado, su evaluación está basada en cuatro () atributos que definen la dimensión de la valoración: 1. Cantidad solicitada: está referida al cumplimiento de las cantidades que se solicitaron de acuerdo a la orden de compra o servicio, comparada con la nota o acta de entrega del proveedor. Su medición se realizará en función de 1 a 5 puntos considerando lo siguiente: Cantidad % Puntaje De 80% a 100% 5 De 50% a menos 80% 4-3 Menor de 50% 1-2 CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

5 5 de Especificaciones Técnicas: está referida al cumplimiento de las especificaciones señaladas en la orden de compra, tales como: especificaciones, características y condiciones o estado del producto o del servicio realizado. La medición para este criterio será de 1 a 5 puntos de acuerdo al resultado de la inspección realizada por la unidad solicitante. Criterio Puntaje Muy adecuado 5 Adecuado 4-3 Poco adecuado Tiempo de Entrega: está referida al cumplimiento de la fecha comprometida para la entrega del producto, una vez generada la orden y la fecha real de entrega por parte del proveedor. Su medición se realizará en función de 1 a 5 puntos considerando lo siguiente: Días Puntaje Más de Calidad de Servicio: está referido al grado de satisfacción con que el proveedor atiende las necesidades de compra o servicios, tales como solicitud de cotizaciones, búsqueda de alternativas de compras o servicios, atención post-venta, precios, condiciones de pago, programación del trabajo, garantías, entre otras. La medición de este atributo se realizará en función de 1 a 5 puntos considerando lo siguiente: Criterio Puntaje Muy satisfecho 5 Satisfecho 4-3 Poco satisfecho 1-2 CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

6 6 de 10 Una vez que se efectúe la medición de los cuatro () atributos se realizara una sumatoria como se indica en el formulario Nº SAEB-23-FM-005/08, Verificación de compras o Servicio, en la columna total, y luego se calculara el promedio de las evaluaciones, con el fin de medir y analizar el desempeño del proveedor durante la compra o prestación del servicio. 7. ESCALA DE EVALUACIÓN La escala de calificación final del desempeño es única para todos los proveedores, siendo independiente si es de producto o servicio. Y se realiza sobre la base de una escala de 1 a 20 puntos, obteniéndolos de los puntajes de los atributos de las evaluaciones a los proveedores. El puntaje máximo de evaluación es 20, quedando clasificados de la siguiente manera: Proveedores Confiables: Para los proveedores que hayan tenido como resultado 18 punto o más. Al final de año se le notificará por escrito la satisfacción del Servicio de Emergencias Bolívar de tenerlo como proveedor, motivándoles de esta manera a seguir con su buen desempeño. Proveedores Condicionados: Para los proveedores que hayan tenido como resultado más de 15 puntos y menos de 18 puntos, se les notificará por escrito el resultado de su Evaluación exhortándolos a mejorar su desempeño, una vez recibida esta y dentro de los quince días siguientes, el proveedor podrá indicar por escrito la justificación o el motivo que originó esta calificación. Lo cual nos va a permitir tomar las acciones pertinentes de acuerdo al caso. Proveedores No Confiable: Para los proveedores que hayan tenido como resultado menos de 15 puntos, se les notificará por escrito el resultado de la Evaluación, y acarrearan la penalidad de ser suspendidos por un trimestre. 8. REEVALUACION DE Una vez transcurrido tres (03) meses de la última evaluación, se realizara una reevaluación a los proveedores suspendidos, otorgándole alguna compra, donde deberán obtener más de 18 puntos aquel que no alcance dicho porcentaje será excluido de manera definitiva del Registro de Proveedores de la institución. CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

7 7 de DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: 9.1. Nombre de la Actividad: Evaluación del Proveedor. Responsable Jefe Departamento de Compras Acción 1. Entrega a la unidad solicitante la información de la orden de compra o servicio generada, e informa cuando el proveedor despache los productos o ejecute el servicio contratado, para el proceso de recepción e inspección. Unidad Solicitante 2. Registra la información en el formulario Verificación de compras o servicios SAEB- 23-FM-005/08, suministrada por el jefe de compras sobre la orden de compra o servicio. 3. Verifique cada vez que se recibe un bien, material o se preste un servicio, la consistencia de los datos de la Orden de Compra o Servicio con la Nota de Entrega del producto o actas de aceptación de los servicios que se realizan, igualmente las características del mismo, con el fin de asegurar la conformidad o no del producto o servicio, referente al cumplimiento de las especificaciones técnicas, y características de calidad. 4. Aplica la evaluación que le dará al proveedor por el despacho del producto o por la prestación del servicio, considerando la escala de atributos estipulada en el formulario. 5. Entrega al departamento de compra el formulario SAEB-23-FM-005/08, para los siguientes procesos. CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

8 8 de 10 Responsable Jefe Departamento de Compra Acción 6. Si el producto resulta conforme, lo ingresa al inventario, en caso contrario, informa al Gerente de Administración y se comunica con el proveedor con el fin de realizar la devolución del mismo. Si el producto no es entregado en su totalidad o es reemplazado por otro, el proveedor debe emitir una comunicación a la institución donde informe sobre los cambios realizados. 7. En caso de los servicios, si resulta conforme se continúa para el siguiente proceso, en caso contrario solicitar el cumplimiento de garantías al proveedor. Gerente de Administración 8. Anualmente analiza los resultados de la evaluación del proveedor y emite conclusiones para la toma de acciones correctivas, planificación de compras, y determinación de los controles a efectuar. 10. GLOSARIO DE TERMINOS: Medicamentos e Insumos Médicos: Material médico descartable y medicinas necesarias para la atención medica. Equipos médicos: Son todos aquellos equipos necesarios en las atenciones médicas, tales como: tensiómetro, estetoscopio, nebulizador, entre otros. Equipos y materiales de Telecomunicaciones: Esta relacionado con aquellos equipos y materiales utilizados para la plataforma del sistema troncalizado de radiocomunicaciones (Smart Zone), incluyendo los radios móviles, fijos y portátiles que permite la comunicación del despachador con las unidades que realizan la atención en el sitio. CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

9 9 de 10 Servicio de verificación de equipos médicos: Es el servicio que se realiza a los equipos médicos con el fin mantener los equipos en óptimas condiciones y aptos para su uso. Mantenimiento Preventivo de Vehículos: es la programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deben llevarse a cabo en forma periódica en base a un plan establecido y no a una demanda del operario o usuario. Es aquel servicio que se le realiza a los vehículos de acuerdo a su kilometraje, entre ellos: carrocería, niveles de líquido, sistema eléctrico, frenado, de suspensión y ruedas y neumáticos. Mantenimiento a infraestructura Tecnológica: Esta relacionado con aquellos servicios a equipos utilizados para la plataforma del sistema troncalizado de radiocomunicaciones (Smart zone), incluyendo los radios móviles, fijos y portátiles; además de los servicios de mantenimiento a la plataforma Asterisk Central Telefónica PBX. Base de Datos: Las Bases de Datos son programas que administran información y hacen más ordenada la información, aparte de hacerla fácil de buscar. Proveedor: Es la persona encargada de abastecer según su ramo, una oficina dependencia o comunidad, por medio de una firma comercial. Re-evaluación: Es aquella que está dirigida a los proveedores que requieran ser evaluados nuevamente habiéndose cumplido su periodo de aprobación, con el fin de determinar su desempeño para incorporarlos nuevamente al sistema. 11. CONTROL DE REVISION Y CAMBIO No. No. de Fecha de Descripción del Cambio Rev Revisión 1 Se Actualizó el formulario para la utilización de Procedimientos. CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02

10 10 de 10 Se definieron los proveedores que se les realizara la evaluación. Se eliminaron los atributos de los proveedores de servicio y en estos cambios se utilizaran atributos en la evaluación de los proveedores de bienes y/o materiales y para los de servicio, se eliminaron los formularios utilizados en las evaluaciones y se unifico en un solo formularios Verificación de compras o Servicios. Se eliminaron los print de pantalla correspondiente a los formularios que se mencionan en el cuerpo del presente documento. Se incorpora el apartado Control de Revisión y Cambio en este documento. CONTROLADO SAEB-00-FM-002/07 : 01/06/2007 : 26/08/2013 :02