GUÍA PARA LA EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Transcripción

1 1 GUÍA PARA LA EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES 1

2 2 NOTA: El presente documento se identificará como un documento de origen externo Fecha de Emisión: 21 de septiembre del GUÍA PARA LA EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES Presentación: Considerando que cada nivel de operación: Oficinas Nacionales, Colegios Estatales y Planteles cuentan con una serie de actividades encaminadas para la adquisición de bienes y/o servicios, se presenta a continuación una instrucción de trabajo y una guía para la evaluación y reevaluación de proveedores, todo ello, enmarcado dentro del proceso de Gestión de los Recursos y como contribución a la homologación de los procesos que forman parte del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad. Teniendo en cuenta el Principio de Gestión de la Calidad Relaciones Mutuamente beneficiosas con el Proveedor y concibiendo a éste último como co-responsable del nivel de la calidad final de los productos y/o servicios que ofrece el CONALEP, se presenta a continuación la presente guía para la Evaluación y Reevaluación de Proveedores. Los elementos y criterios que aquí se proponen, constituyen lo mínimo con lo que deberá evaluarse a los proveedores de conformidad con la norma ISO 9001:2000. Las prácticas de éxito con las que ya cuente cada unidad administrativa pueden aplicarse complementariamente a esta guía Razones por las que debemos de contar con un sistema de evaluación de proveedores: 1.- Se evalúa para que haya transparencia en los procesos. 2.- El proveedor es el inicio de la cadena de valor de algunos de nuestros procesos. 3.- La relación cliente-proveedor termina con el ciclo de vida del producto y, 3.- Finalmente pero no menos importante, se evalúa para asegurar que el proveedor posee la competencia, legal, técnica y económica para brindarnos el servicio. La presente guía describe los principales proveedores y responsabilidades generales para su selección, evaluación y re-evaluación. Asimismo, establece los criterios que aseguren que se mantengan los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de la misma. Objetivo: Contar con una guía que permita describir los mecanismos adecuados para evaluar, seleccionar y reevaluar a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de 2

3 3 acuerdo con los requerimientos de las unidades administrativas en los tres niveles de operación que abarca el Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad del CONALEP (Oficinas Nacionales, Direcciones Generales y Planteles). I. Áreas responsables de aplicar Evaluación y Reevaluación de Proveedores: Ámbito de Operación Oficinas Nacionales Direcciones Generales en los Estados Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal Planteles Área Responsable Dirección de Infraestructura y Adquisiciones. Coordinación de Adquisiciones y Servicios. Planeación y Gestión de los Recursos Dirección de Planeación Coordinación y Administración de los Recursos Director del Plantel Jefatura de Proyecto de Servicios Administrativos. Funciones Establece normatividad y lineamientos en materia de Adquisiciones para Oficinas Nacionales, Colegios Estatales y Planteles. Provee mobiliario y equipo para oficinas, talleres y laboratorios a las unidades administrativas. Coordina conjuntamente con él área que solicita una compra, el proceso de selección, evaluación y contratación de proveedores a través de las modalidades estipuladas en la Ley de Adquisiciones. Provee al plantel de normatividad y lineamientos de operación relativo a Recursos Materiales y Financieros con recursos estatales. Coordina conjuntamente con él área que solicita una compra, el proceso de selección, evaluación y contratación de proveedores a través de las modalidades estipuladas en la Ley de Adquisiciones correspondiente. Coordina la provisión de recursos materiales y financieros, con base en la normatividad y recursos de Oficinas Nacionales. Planea, Programa y solicita recursos. Realiza compras menores. Planteles Director del Plantel Jefatura Proyecto de Formación Técnica Seleccionan, contratan y Evalúan Prestadores de Servicios Profesionales. II. Identificación de Proveedores Principales Proveedores que intervienen en el Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad: Los proveedores que serán sujetos de evaluación y reevaluación serán aquellos que proporcionen un bien o servicio a los siguientes ámbitos de operación, por mencionar algunos: a) Oficinas Nacionales: Proveedores de Asesorías, Diseño de Programas y Manuales Académicos, Diseño y desarrollo de Herramientas Informáticas, 3

4 4 Capacitación, Mobiliario y Equipo, Material de Oficina, Equipo Informático, Bibliográfico, Software, Limpieza, Comedor, Vigilancia, Transporte, Mantenimiento, etc. b) Colegios Estatales: Proveedores de Asesorías, Capacitación, Mobiliario y Equipo, Material de Oficina, Limpieza, Mantenimiento, Vigilancia, Fotocopiado, etc. (en caso de que aplique) c) Planteles: Cafetería, Vigilancia, Fotocopiado, Limpieza y Papelería, etc. Prestadores de Servicios Profesionales (para ellos se aplicarán los lineamientos jurídicos y de la Dirección de Formación Académica, correspondientes). III. Información de las Compras (7.4.2) La unidad administrativa debe contar con evidencia sobre información de las compras, ésta debe garantizar que se describe el bien y/o servicio a adquirir y se deberá contar mínima mente con lo siguiente: 1. Registros de la identificación y programación de las necesidades de compra: Por ejemplo: Programa Operativo Anual, Programa de Anual de Adquisiciones, Requisiciones, entre otros. (Registros) 2. Solicitudes de Compra, Contratos, en donde se establezcan las características, requisitos y/o especificaciones de los bienes o servicios, (Registros).Para ello será necesario contar con la siguiente Información: Referir en las especificaciones si el bien, producto o servicio requiere: a. Normas Internacionales b. Normas Nacionales c. Normas del cliente d. Normas Regulatorias NOM e. Requisitos de certificación del producto f. Requisitos de Certificación del Proveedor g. Requisitos para la entrega h. Requisitos de capacitación para su uso i. Manuales de usuario. j. Garantías necesarias. k. Otras. IV. Criterios para Seleccionar a los Proveedores 4

5 5 1. Evaluación Inicial o de Solvencia.-Es aquella evaluación inicial en donde se incluyen los aspectos técnicos, legales, de capacidad, de costos. Para Oficinas Nacionales y Colegios Estatales, por ejemplo a través de Estudios de Mercado, entrevistas, y/o formato EVAPRO-FO-01, EVAPRO-FO-03 etc. Para Planteles, por ejemplo a través del cuestionario anexo EVAPRO-FO Desempeño de los proveedores en relación con sus competidores: por ejemplo comparación de cotizaciones. 3. Resultados de evaluación por otros medios. V. Criterios para evaluar proveedores Los criterios para evaluar a los proveedores se derivan de la capacidad de suministrar los productos y/o servicios, y de la naturaleza de los mismos con base en los requisitos de nuestros clientes, del Colegio, los legales y del producto y/o servicio, que deberán incluir como mínimo: QUÉ SE EVALÚA? 1. Calidad Técnica. Verificación del cumplimiento de especificaciones derivadas de una requisición, contrato y/o acuerdo de trabajo incluyendo otras regulaciones cuando apliquen, por ejemplo: Normas, reglamentos ó documentos que por Ley los proveedores estén obligados a cumplir. Por lo tanto se evalúa: Especificaciones, rechazo de productos o servicios, devoluciones. 2. Calidad del Servicio. Grado de satisfacción con el que el proveedor atiende nuestras necesidades de suministro. Medición de la satisfacción del Cliente. Por ejemplo a través de encuestas. (por ejemplo ver anexo para planteles), se sugiere contar con otras encuestas de satisfacción de clientes ) (Registro). Por lo tanto se evalúa: Asesoría Técnica, Responsabilidad por fallas, Información del producto, atención telefónica, etc. 3. Cumplimiento de Plazos.- Se evaluará el desempeño del proveedor en relación al cumplimiento de tiempos de entrega del producto y/o servicio. Por lo tanto se evalúa: Histórico en cumplimiento de entrega, días asignados de entrega, horarios de entrega 4. Costos.- Se evalúa comparativo con otros proveedores, comparativo de incremento en precio, reducción de costos, crédito, etc. 5

6 6 Se sugiere realizar un Informe Global Semestral en los meses de febrero y agosto que se enviará a la Instancia correspondiente, sobre el seguimiento y evaluación del servicio y/o producto proporcionado por el proveedor. De preferencia utilizando herramientas estadísticas para visualizar el desempeño del proveedor (es). (Registro). QUIÉN DEBE EVALUAR? Los usuarios solicitan y reciben directamente el bien o servicio Los dueños de proceso: adquisiciones. Otras áreas. A QUIENES SE EVALÚA? A TODOS LOS PROVEEDORES. La frecuencia con que se evalúen puede ser semestral ó anual como se encuentra acotado. 6

7 7 FORMATOS PARA EVALUAR Y REEVALUAR A PROVEEDORES DE OFICINAS NACIONALES Y COLEGIOS ESTATALES (CUANDO APLIQUE) Los presentes formatos tienen como finalidad, establecer criterios de carácter general para realizar una evaluación y reevaluación general de los proveedores, dando cumplimiento a lo establecido en el requisito de la norma ISO-9001:2000. Es importante señalar que estos instrumentos los deberán llenar, al inicio y a la conclusión de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios, según corresponda, a los usuarios directos. Los conceptos que se manejan son de manera general y tienen el propósito de contar con un instrumento homologado que nos permita, dentro de los ámbitos de Oficinas Nacionales y Colegios Estatales (cuando aplique), realizar una evaluación y reevaluación de proveedores. Evaluación de Solvencia de Proveedores de bienes y/o servicios. Para Oficinas Nacionales y/o Colegios Estatales (cuando aplique) EVAPRO-FO-01 Requisito de la Norma ISO 9001:2000 Unidad administrativa Licitante: Tipo de procedimiento: Descripción del bien o servicio: Fecha de Elaboración: Criterios para la adjudicación Cumple con las especificaciones técnicas requeridas Presentó los documentos comprobatorios sobre su experiencia y las cartas bajo protesta de decir verdad solicitadas Ofrece las garantías que se necesitan sobre el servicio o los bienes Proporcionará el soporte técnico Especifica los productos que deberá entregar Cumple con las normas requeridas (De acuerdo a lo señalado en el artículo 13 del Reglamento de la LAASSP) Menciona el periodo de ejecución del servicio o de entrega de los bienes Sí Cumple No No aplica 7

8 8 Señala el lugar de ejecución del servicio o de la entrega de los bienes Su oferta económica es la solvente más baja para el Colegio La forma de pago es de acuerdo a lo señalado en la solicitud Observaciones: Evaluación general del Licitante: Se contrata ( ) Cumple con todos los criterios No se contrata ( ) No cumple con alguno de los criterios Nombre, firma y cargo de quien evalúa ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Reevaluación de Proveedores de bienes y/o servicios Para Oficinas Nacionales y/o Colegios Estatales (cuando aplique) Requisito de la Norma ISO 9001:2000 EVAPRO-FO-02 Unidad administrativa Proveedor: Referencia: Descripción del bien o servicio: Periodo de ejecución del servicio o entrega de los bienes: Fecha de Elaboración: CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN La ejecución del servicio o la entrega En tiempo de los bienes fue dentro de la fecha En forma pactada Se cumplieron las especificaciones técnicas del servicio o los bienes de acuerdo a lo solicitado Se dio cumplimiento a las garantías señaladas en la solicitud Se proporciono el soporte técnico requerido En tiempo En forma Sí Cumple No NO APLICA Se entregaron los productos En tiempo En forma 8

9 9 Observaciones: Evaluación general del proveedor: Excelente ( ) Si cumple con todos los criterios Regular ( ) Si no cumple con uno de los criterios Deficiente ( ) Si no cumple con mas de uno de los criterios Nombre, firma y cargo de quien evalúa ELABORÓ REVISÓ APROBÓ EVALUACIÓN DE SOLVENCIA DE PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIO (FORMATO EVAPRO-FO-01) Instructivo de llenado Concepto Fecha de elaboración Licitante Tipo de procedimiento Descripción del bien o servicio Criterios para la adjudicación Observaciones Se debe anotar Anotar la fecha en que se está llenando el formato. Escribir la razón social de la empresa o nombre de la persona física participante. Especificar el procedimiento mediante el cuál se realizará la adjudicación. Precisar de manera general el tipo de bien a adquirir o de servicio a contratar. Marcar para cada uno de los criterios si cumple o no cumple con lo requerido o en su caso si no aplica. En este espacio se podrán hacer comentarios o precisar a detalle cualquiera de los puntos anteriores. 9

10 10 Evaluación general del proveedor Nombre, firma y cargo de la persona que evalúa Señalar si se contrata o no se contrata, de acuerdo a lo solicitado. Anotar los datos correspondientes, de preferencia un responsable directo de recibir los bienes o el servicio. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIO(FORMATO EVAPRO-FO- 02) Instructivo de llenado Concepto Fecha de elaboración Proveedor Referencia Descripción del bien o servicio Periodo de ejecución del servicio o entrega de los bienes Criterios para la evaluación Observaciones Evaluación general del prestador del servicio Nombre, firma y cargo de la persona que evalúa Se debe anotar Anotar la fecha en que se está llenando el formato. Escribir la razón social de la empresa o nombre de la persona física que entregó el bien o proporciono el servicio. Anotar el número de contrato, número de pedido o alguna otra identificación que distinga dicho compromiso. Precisar de manera general el tipo de bien adquirido o del servicio a contratado. Precisar el tiempo establecido para la entrega de los bienes o la realización del servicio. Marcar para cada uno de los criterios si cumplió o no cumplió con lo requerido o en su caso si no aplico. En este espacio se podrán hacer comentarios o precisar a detalle cualquiera de los puntos anteriores. Otorgar una calificación, de acuerdo a cada una de las opciones, que refleje la calidad de los bienes o servicio recibidos. Anotar los datos correspondientes, de preferencia un responsable directo que recibió los bienes o el servicio. 10

11 11 Instrumentos de apoyo para evaluar a proveedores de bienes y/o servicios en las unidades administrativas en que aplique. La presente evaluación constituye un mecanismo para evaluar y seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para suministrar los requerimientos de la organización Evaluación Inicial de Proveedores de bienes y/o servicios Código: EVAPRO-FO-03 Unidad administrativa Prestador del Bien y/o Servicio: Referencia: Descripción del Bien y/o Servicio: Vigencia de entrega o prestación del bien y/o servicio: Fecha de Elaboración: Instrucciones: Marcar con una X, en la columna correspondiente, según califique cada criterio. No. Criterio Excelente 5 puntos 1 Tiempo de Entrega comprometido 2 Precio ofrecido de los Productos 3 Almacén de Materiales (Stock actualizado) 4 Apoyo Técnico ofrecido 5 Diversidad de Productos 6 Catálogo de Productos 7 Crédito 8 Descuentos 9 Respuesta ante urgencias 10 Otros Muy Bueno 4 puntos Bueno 3 puntos Regular 2 puntos Malo 1 punto Total Interpretación de la Evaluación: 1. de 40 a 50 puntos = Excelente 2. de 30 a 39 puntos = Muy bueno Se contrata 3. de 20 a 29 puntos = Bueno 4. Menos de 20 puntos = Regular No se contrata Nombre firma y cargo del Responsable de la Evaluación 11

12 12 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ VI. Verificación de los productos comprados La verificación y reevaluación se realizará una vez que fue realizada una compra. Los criterios para reevaluar a los proveedores se derivan de la capacidad demostrada de haber suministrado los productos y/o servicios, acordes con los requisitos de nuestros clientes, del Colegio, los legales y del producto y/o servicio, que deberán incluir como mínimo: 1. Verificación del cumplimiento de especificaciones derivadas del total requisiciones, contratos y/o acuerdo de trabajo incluyendo otras regulaciones cuando apliquen.. (Registro) Los métodos a utilizar pueden ser: Pruebas en Recibo que a su vez se pueden clasificar en: a) Procedimientos de inspección en recibo para cada uno de los productos o servicios. b) Funcionales c) Visual d) Método de prueba e) Muestreo f) Reporte de la pruebas con criterios definidos de aceptación o rechazo, así como la definición de la autoridad de la liberación del producto en la prueba. 2. Histórico de Incidencias.- Se sugiere documentar los incumplimientos de requisitos de compra, Incumplimientos de Plazos, entre otras, mediante una bitácora. 3. Un Informe Global Anual en el mes de Enero que se enviará a la Instancia correspondiente, sobre el seguimiento y reevaluación del servicio y/o producto proporcionado por el proveedor. (Registro). Se cuenta con los instrumentos anexos REEVAPRO-FO-02 REEVAPRO-FO-04, para las unidades cuando sea aplicable. 12

13 13 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS Código: REEVAPRO-FO-04 Unidad administrativa Fecha de Elaboración: Prestador del Bien y/o Servicio: Referencia: Descripción del Bien y/o Servicio: Vigencia de entrega o prestación del bien y/o servicio: Instrucciones: La presente evaluación se realizará una vez que fue realizada y terminada una compra. Favor de contestar el cuestionario de acuerdo con la clave: A, B ó C. En donde A vale 3 puntos, B vale 2 y C vale 1 punto, de acuerdo a las especificaciones que en cada columna se describen. Favor de anotar en el paréntesis el valor que corresponda. 3, 2 ó 1. Criterio 1. Cumplió con el tiempo de entrega? 2. Respetó el precio de los productos? 3. Cumplió con el apoyo técnico ofrecido? 4. Respetó el crédito ofrecido? 5. Hizo válidos los descuentos ofrecidos? 6. Ante la urgencia de un producto o servicio solicitado ofreció apoyo? 7. La Calidad de los productos o servicio fue?: A) Fue el estipulado ( ) A) El proveedor respetó el precio ofrecido ( ) Calificación B) Solicitó prórroga pero aún dentro de contrato o solicitud ( ) B) El proveedor incrementó el precio en un porcentaje razonable (advertido con C) La entrega se realizó fuera de contrato o solicitud. ( ) C) El proveedor no cumplió con el precio ofrecido ( ) anterioridad) ( ) A) El proveedor B) Sólo cuando se le solicitó realizó visitas para el servicio y se insistió se verificar las presentó el proveedor a necesidades proporcionar el apoyo técnico Postventa o apoyo ( ) técnico ( ) A) Sí cumplió ( ) B) En algunos casos ( ) C) No cumplió ( ) C) No se hizo responsable de los requerimientos post-venta o apoyo técnico ofrecido ( ) A) Sí cumplió ( ) B) En algunos casos ( ) C) No cumplió ( ) A) Sí ofreció apoyo ( ) A) Se considera un producto o servicio satisfactorio ( ) B) Algunas veces ofreció apoyo ( ) B) Se considera que cumple en gran parte con las especificaciones ( ) Subtotal de puntos A= B)= C)= TOTAL C) Nunca ofreció apoyo ante urgencias. ( ) C) No cumplió con las especificaciones solicitadas ( ) Interpretación de Reevaluación: 1). de 15 a 21 puntos = Muy Bueno.- Se considera un proveedor satisfactorio. 2). de 8 a 14 puntos = Bueno.- El proveedor se recontratará siempre y cuando se especifiquen las oportunidades de mejora y exista el compromiso de llevarlas a cabo. 3). de 1 a 7 puntos =Malo.- Este proveedor no deberá ser contratado 13

14 14 Responsable de la Evaluación ELABORÓ REVISÓ APROBÓ ANEXO Sondeo de opinión sobre los servicios de Cafetería, Limpieza y Vigilancia. (Nivel Plantel) Unidad Administrativa: Fecha y período que se evalúa: Persona que Evalúa: ( ) Alumno ( ) Administrativo ( ) Prestador de Servicios Profesionales ( ) Otro. Objetivo: Conocer la percepción de los usuarios y sus sugerencias para mejorar los servicios de los proveedores. (Para efecto de reevaluación de Proveedores) Servicio de Cafetería Muy Bueno Bueno Regular Malo La limpieza en la cafetería es? ( ) ( ) ( ) ( ) El trato del personal de la cafetería es? ( ) ( ) ( ) ( ) Los alimentos preparados son? ( ) ( ) ( ) ( ) Cómo consideras el servicio en la cafetería? ( ) ( ) ( ) ( ) Qué aspectos consideras que se deben mejorar en la cafetería? SERVICIO DE LIMPIEZA Muy Bueno Bueno Regular Malo La limpieza en los baños es? ( ) ( ) ( ) ( ) La limpieza en las aulas es? ( ) ( ) ( ) ( ) La limpieza en el plantel en general es? ( ) ( ) ( ) ( ) Qué sugieres para conservar limpios estos espacios? Servicio de Vigilancia Muy Bueno Bueno Regular Malo El trato del personal de vigilancia es? ( ) ( ) ( ) ( ) En general cómo consideras el servicio de ( ) ( ) ( ) ( ) 14

15 15 vigilancia? Qué aspectos consideras que se deben mejorar del servicio de vigilancia? 15