PROCEDIMIENTO PARA LAS ADQUISICIONES Y SUBCONTRATACIÓN DE ENSAYOS

Transcripción

1 OROZCO Y ASOCIADOS ADQUISICIONES Y SUBCONTRATACIÓN DE OA REVISÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN APROBÓ: DIRECTOR GENERAL COPIA CONTROLADA NO.: PÁGINA: Página 1 de 12

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES CONTRATACION Y DATOS DE COMPRA PROCESO DE COMPRA VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO ANEXOS OBJETIVO Establecer los lineamientos para asegurar que los suministros, los reactivos, materiales consumibles y servicios adquiridos que afectan directamente la calidad de los ensayos, cumplan con las especificaciones y requisitos técnicos establecidos; a través de la adecuada selección, evaluación y reevaluación de los proveedores. Así mismo, no sean utilizados hasta que no hayan sido inspeccionados, o verificados por el personal responsable cuando sea aplicable. 2. ALCANCE Aplica para todos los proveedores de suministros, reactivos, materiales consumibles, contratación y subcontratación de ensayos y servicios que afectan directamente la calidad de los ensayos, establecidos dentro de la lista de proveedores aprobados. 3. DEFINICIONES 3.1 PROVEEDOR Organización o persona que suministra un producto o servicio al cliente. 3.2 PROVEEDOR ÚNICO Persona física o moral que es único en su giro o tiene carta de exclusividad de una empresa matriz. 3.3 PROVEEDOR CRÍTICO Persona física o moral que afecta la calidad del producto y/o servicio solicitado de acuerdo al sistema de gestión de calidad. 3.4 CLIENTE Organización o persona que recibe un producto o servicio. 3.5 CAPACIDAD Aptitud de una organización para realizar un producto o servicio que cumple con los requisitos específicos para ese producto o servicio. Página 2 de 12

3 3.6 SUMINISTRO Provisión de artículos. 3.7 SUBCONTRATISTA Organización que suministra un producto o servicio al proveedor. 3.8 VERIFICACIÓN Confirmación del cumplimiento de los requisitos especificados por medio del examen y aporte de evidencia objetiva. 3.9 CRÍTICO Requisito que afecta directamente el uso correcto de un insumo, a un producto en proceso y a un producto terminado por parte del cliente NO CRÍTICO Requisito que no afecta directamente el uso correcto de un insumo, un producto en proceso y un producto terminado por parte del cliente. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 NORMAS ISO 9001:2000 NMX-CC-9001-IMNC-2000 ISO 9004:2000 NMX-CC-9004-IMNC-2000 ISO 9000:2000 NMX-CC-9000-IMNC-2000 NMX-EC IMNC-2006 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos Sistema de Gestión de la Calidad Recomendaciones para la mejora del desempeño. Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de ensayo y de calibración. 4.2 MANUALES Y PROCEDIMIENTOS MAINDOA MAORGOA MAPROADOA MAPROTECOA MASICI MAMAOA MAPROTECMIOA Manual de Inducción. Manual Organizacional. Manual de Procedimientos Administrativos. Manual de Procedimientos Técnicos. Manual de Usuario del Sistema Integral de Control de Información Manual de Métodos de Análisis. Manual de Procedimientos Técnicos de Microbiología. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Ver la sección 6 Responsabilidades en el Manual Organizacional vigente. Página 3 de 12

4 6. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES 6.1 Selección El Contador identifica los proveedores potenciales que aparentemente son capaces de cubrir los requisitos de la compra de acuerdo a las requisiciones por el personal del laboratorio, para iniciar la evaluación para su selección Los criterios de evaluación para seleccionar proveedores, deben ser en apego a las siguientes condiciones: Calidad del producto y/o servicio (cumplimiento de las especificaciones y requisitos que el laboratorio requiere). Precio (accesibles, o justos). Concesiones de compra (créditos accesibles, descuentos, tiempos de entrega, lugar de entrega, etc.). Servicio (servicio pos-venta, asesorías, apoyo técnico) Una vez obtenida la información requerida en base a las cotizaciones de los proveedores por Contabilidad, se procede a realizar la selección El Representante de la dirección, el Director ó el contador seleccionan a los proveedores que cumplen con las condiciones descritas en la sección y que afectan directamente la calidad de los ensayos de acuerdo a lo dispuesto en el formato OA-52. Si el proveedor es aceptado pasa a la siguiente fase de evaluación. 6.2 Evaluación El Representante de la dirección, el Director ó el contador evalúan a los proveedores de acuerdo a lo siguiente: una vez que el proveedor ha sido aceptado, se procede a evaluar al proveedor a través de la capacidad que se tenga para cada uno de los conceptos mencionados en la tabla del formato OA-88. La calificación para cada concepto va de dos en dos comenzando del 10 hasta llegar al 20. Cabe mencionar que son cinco conceptos a evaluar y una vez calificados, se suman y se obtiene una calificación final. Todos los proveedores que obtengan una calificación mayor o igual a 75, se clasificarán como proveedores aprobados y se considerarán aptos para la lista de proveedores aprobados. Los proveedores que se encuentren por debajo o igual a 74 puntos son proveedores no aprobados. Y estos últimos quedarán fuera del listado. 6.3 Reevaluación De igual manera el Representante de la dirección, Director o el contador reevaluarán a los proveedores de acuerdo a lo siguiente: 1. Se considerara la cantidad de pedidos realizados en el año, indicando cómo ha sido el desempeño del proveedor en cuanto a tiempo y lugar de entrega, calidad, cantidad entregada, servicio y precio. 2. La calificación asignada para evaluar dicho desempeño es la siguiente: 20 = Desempeño Satisfactorio. 10 = Desempeño Aceptable con Oportunidad de Mejorar. 0= Desempeño No Satisfactorio. Página 4 de 12

5 3. Una vez asignada la calificación a cada concepto, se suman todas y se clasifica al proveedor como confiable o no confiable de acuerdo a los criterios de reevaluación establecidos en el formato OA Los periodos de reevaluación a los proveedores se realizarán conforme a lo siguiente: Calificación: Plazo de reevaluación de la selección: 75 a 100 puntos 2 años Menos de 75 puntos 1 año En el caso de no ser satisfactoria la calificación obtenida, se le solicita al proveedor por escrito envié su compromiso de mejorar su desempeño, las acciones que este tomará y el lapso de tiempo en que estará listo para su reevaluación. Toda esta información se entregará al Representante de la Dirección y este en conjunto con el Director, analizarán y darán el visto bueno para aprobarla o rechazarla. Si son aprobadas las acciones establecidas por el proveedor se esperará a reevaluar en el plazo establecido, de no ser así se terminaran relaciones comerciales y se hará cambio de proveedor. 6.4 Lista de Proveedores Una vez concluidas las actividades mencionadas anteriormente, se dará paso a realizar la Lista de Proveedores Aprobados, misma que elaborará el contador y aprobará el Director Se mantendrá una lista actualizada de los proveedores aprobados, con la siguiente información: Nombre del Proveedor Contacto Domicilio Teléfono Producto y/o servicio Correo electrónico Página Web (Cuando cuente con ella) Así mismo se debe contar con un expediente para cada proveedor, anexando la información a detalle del servicio y/o producto suministrado. Dichos expedientes estarán bajo resguardo del Contador para su adecuado manejo Es importante señalar que Orozco y Asociados cuenta con proveedores aprobados, mismos que a su vez se dividen en: Proveedores únicos: Son aquellos proveedores únicos en su giro, pues no existe nadie más que preste el mismo servicio. Por lo tanto, sólo se puede recurrir a ellos para solicitar un consumible en específico, que exclusivamente ellos proveen. Proveedores Críticos: Son aquellos proveedores de suministros, reactivos, materiales consumibles, contratación y subcontratación de ensayos y servicios que afectan directamente la calidad de los ensayos del laboratorio. Página 5 de 12

6 6.4.5 Los proveedores únicos, sólo se seleccionan y evalúan conforme a los puntos 6.1 y 6.2 de este procedimiento. Una vez concluidas ambas tareas, dichos formatos deberán contar con una leyenda que diga: Proveedor Único y remarcado con tinta fluorescente, esto con el propósito de identificarlos de manera ágil. Cabe hacer la aclaración que su evaluación tiene el objetivo de evaluar su desempeño y de ser necesario tener en cuenta los aspectos a mejorar para hacer de su conocimiento al propio proveedor Sin embargo, el que sea un proveedor único, no implica que se le tenga que aceptar productos y/o servicios de mala calidad, es decir, si no cumple con las condiciones establecidas en el punto , el Representante de la Dirección ó en su caso el Director procederá a contactar al proveedor y hacer de su conocimiento por escrito las inconformidades con su servicio Se le dará un plazo de 20 días según el grado de inconformidad e impacto que se tenga, para emitir acciones que corrijan su mal desempeño. 6.5 Cuando se trate de un proveedor nuevo, se procede de acuerdo a los puntos 6.1, 6.2 y 6.3 del presente procedimiento. 6.6 Se establecerá bajo una orden de compra los requisitos necesarios para efectuar la adquisición de: Servicios de mantenimiento y/o calibración Suministros Reactivos Materiales Consumibles Adquisición de equipo 6.7 Se establecerá bajo una orden de compra y una orden de trabajo los requisitos necesarios para efectuar la adquisición de: Ensayos para subcontratar Ensayos para contratar. 6.8 Orozco y Asociados establece que cuando sea necesario efectuar auditorias en las instalaciones del proveedor aprobado ó laboratorio aprobado, con el propósito de verificar la confiabilidad del producto y/o servicio prestado, éstas se llevarán a cabo con previo aviso y mediante una planificación adecuada con el proveedor ó laboratorio. 7. CONTRATACION Y 7.1 Subcontratación de Ensayos Acreditados Orozco y Asociados tienen como política No Subcontratar ensayos que tiene acreditados a excepción de los siguientes casos: Cuando los equipos para realizar la prueba se encuentren en mantenimiento. Cuando no se cuente con los estándares para realizar el control de calidad analítico. Cuando se sospeche de alguna falla en los equipos utilizados para realizar la prueba. Cuando no sea posible alcanzar los límites de cuantificación requeridos por el cliente. Para el caso de muestras microbiológicas en que la muestra deba ser compartida. Página 6 de 12

7 7.1.2 De la misma forma Orozco y Asociados cuenta con una lista de los laboratorios aprobados por la dirección para la subcontratación de ensayos, la lista de laboratorios aprobados para la subcontratación de ensayos se encuentra en la carpeta de Laboratorios Aprobados Para determinar si un laboratorio es aceptado o no, éste debe reunir los requisitos establecidos en el apartado 6.2, los establecidos por el cliente y contar con un acreditamiento vigente Los laboratorios aprobados no requerirán ser reevaluados, únicamente deberán contar con su acreditamiento vigente ante la ema. Mismo que deberá estar disponible para su consulta Sin embargo, el que no requieran ser reevaluados, no implica que se les tenga que aceptar un servicio de mala calidad, es decir, si no cumplen con las condiciones establecidas en el punto 6.1.1, el Representante de la Dirección o en su caso el Director procederá a contactar al Laboratorio y hacer de su conocimiento por escrito las inconformidades con su servicio Orozco y Asociados debe notificar mediante la cotización a su cliente la subcontratación de ensayos acreditados y de ser posible debe tener esta aprobación del cliente por escrito Orozco y Asociados es responsable frente al cliente por todos los trabajos realizados por el laboratorio subcontratado, siempre y cuando el cliente no especifique el subcontratista a utilizar. Referirse a OA-04 Procedimiento para la revisión de solicitudes y cotizaciones, inciso Contratación de Ensayos No Acreditados Para la contratación de ensayos no acreditados es necesario informar al cliente y obtener su autorización Para la contratación de ensayos no acreditados se evaluará al subcontratista como se describe en el párrafo 6.2 y además se contratará de preferencia a los laboratorios que se encuentren acreditados ante la entidad mexicana de acreditación (ema) Todos los ensayos contratados deberán estar debidamente acreditados y/o aprobados Sólo en el caso de que un ensayo no lo pueda efectuar algún laboratorio que se encuentre acreditado ante la ema, se podrá recurrir a otros laboratorios, siempre y cuando reúnan los requisitos de 6.2 y el cliente lo apruebe En el caso de contratación de ensayos se emitirá una orden de compra y una orden de trabajo externa, misma que será realizada por el Auxiliar administrativo y firmada por el Jefe de laboratorio. Formato OA Una vez emitida una orden de trabajo externa, el Auxiliar administrativo procederá a registrar dicha contratación en el Formato OA-98 Relación de Muestras Contratadas y Subcontratadas. Con el propósito de llevar un control de todos y cada una de los ensayos que se contratan, así como la fecha en que recibiremos los resultados para entregar al cliente. Toda la información será registrada a través del sistema electrónico SICI. 8. DATOS DE COMPRA 8.1 El documento para solicitar la cotización de cualquier producto ó servicio, es la Solicitud de Material y Solicitud de Servicios de Calibración y Mantenimiento, ver Formatos OA-87 y OA-93. Página 7 de 12

8 El formato OA-87 deberá ser llenado y consultado a través del sistema electrónico SICI, mientras que el formato OA-93 se deberá seguir llenado de manera manual. 8.2 El documento autorizado para efectuar una requisición o una orden de compra es el Formato OA El llenado de la requisición de material y la orden de compra debe ser claro y sin ambigüedades, para asegurar la adquisición de un producto o servicio de calidad En la orden de compra para solicitar un producto (suministro, reactivo o material consumible), se deben especificar claramente: - Número de Partida - Cantidad solicitada - Descripción del producto solicitado - Número de catálogo - Marca - Solicitud de certificado de calidad, cuando aplique. - Hoja de seguridad, cuando aplique. - Cualquier otra información adicional que esté relacionada. 8.4 En la orden de compra para un servicio de calibración o mantenimiento se deben especificar claramente: - Descripción del equipo para el que se requiere el servicio, incluyendo intervalo de trabajo y clave de identificación. - Solicitud de certificado de acreditación vigente. - Solicitud de cartas de trazabilidad. - Cualquier otra información adicional que esté relacionada. Cabe mencionar que los datos antes mencionados sólo se solicitarán cuando apliquen. 8.5 Los documentos autorizados para efectuar una contratación y/o subcontratación de ensayos es la Orden de Compra y la Orden de Trabajo Externa ver Formato OA En la Orden de Trabajo Externa se deben especificar claramente: - Fecha. - No. de Orden (consecutiva). - Nombre del proveedor al que se enviará. - El número de folio o identificación de la muestra. - Los parámetros a analizar. - Cuando sea necesario la metodología aplicable. - Los datos del cliente para la realización del Informe de Resultados, cuando aplique. 8.7 Clasificación de los Consumibles Con el propósito de agilizar la recepción y verificación de los productos y/o servicios se clasificarán de la siguiente manera: Consumibles Críticos: Aquellos productos que afectan directamente la calidad de los ensayos, es decir, estos deben cumplir al 100% con las especificaciones de calidad requeridas, ya que su calidad interviene directamente sobre el resultado obtenido. Página 8 de 12

9 Consumibles No críticos: Aquellos productos que no afectan directamente la calidad de los ensayos, es decir, su calidad no interviene directamente en el proceso de análisis. A continuación se describen en la siguiente tabla: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO CRÍTICOS NO CRÍTICOS Papelería en general * Material de Limpieza general * Material de limpieza para cristalería * Material de vidrio clase A * Materiales de Referencia * Reactivos * Agua Destilada * Agua Tridestilada * Medios de Cultivo * Equipo de Laboratorio * Gases Especiales * Equipo de Seguridad * Material general para laboratorio * 9. PROCESO DE COMPRA 9.1 Cuando se requiera un servicio de compra para: Un producto o insumo, el personal del área técnica que lo requiera debe solicitarlo por escrito en el Formato OA-87 al Contador, proporcionando toda la información técnica necesaria para poder solicitar la cotización del producto requerido. Ejemplo: Pureza, Caducidad, etc Un servicio de calibración ó mantenimiento, el personal involucrado debe solicitarlo al Contador por escrito a través del Formato OA-93, proporcionando toda la información técnica necesaria para poder solicitar la cotización del servicio requerido. Ejemplo: Intervalo de medición del equipo, puntos de calibración etc. 9.2 El Contador debe solicitar la cotización del producto, equipo ó servicio utilizando el Formato OA-10, marcando con un X a un costado de la leyenda Requisición 9.3 Se debe solicitar la cotización del producto ó servicio, cuando sea apropiado a dos ó tres proveedores aprobados diferentes (ver lista de proveedores aprobados). Página 9 de 12

10 9.3.1 Sólo en el caso de que un producto ó servicio (casos especiales) no pueda ser proporcionado por ninguno de los proveedores aprobados se podrá omitir el punto anterior, pero deberá reunir los requisitos enunciados en el párrafo Las cotizaciones obtenidas deben ser entregadas al Director para su revisión y firma como visto bueno de que los productos y/o servicios cumplen con las especificaciones de calidad requeridas. 9.5 Aprobada la cotización, el Contador debe elaborar la orden de compra en el Formato OA-10, marcando con un X a un costado de la leyenda Orden de Compra (ver anexo) y pasarla al Director para su autorización. 9.6 El Director es responsable de autorizar la adquisición tomando en cuenta el costo y tiempo de entrega El Contador debe registrar el número de la orden de compra autorizada en el Formato OA-87 Solicitud de Material en la columna de seguimiento. El cual se llevará a cabo a través del SICI. 9.7 Cuando existan ofertas por parte de los proveedores para productos y/o servicios, el proceso de compra se iniciara a partir de la orden de compra sin que exista Requisición y solicitud por parte del usuario. Continuar el proceso como lo establece el punto Los productos, equipos y servicios de calibración y/o mantenimiento deberán ser verificados por el personal que realizó la solicitud de los mismos llenando el Formato OA-53 Registro de Verificación de Consumibles Críticos, de acuerdo a la tabla de consumibles críticos (ver punto 8.7.1) antes de ser utilizados como se establece en la sección 10 de éste procedimiento. 9.9 Una vez que el consumible crítico es verificado y éste cumple con los requisitos establecidos en la orden de compra, el Contador recibirá la factura, para el trámite de pago y la entregará al Director para su conocimiento y autorización de pago. 10. VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO 10.1 De acuerdo con la sección 6, párrafo 6.8, Orozco y Asociados tiene la opción de realizar auditorias de calidad a los proveedores. Sin embargo, aunque estos califiquen satisfactoriamente, no significa que su producto o servicio es aceptado Antes de la aceptación de un producto o servicio estos deben pasar por un proceso de inspección, para verificar que: En el caso del producto: - La cantidad y que está debidamente identificada. - El producto no presenta daños por manejo y/o traslado. - El producto cumple con los requerimientos solicitados en la orden de compra. - El producto esta debidamente certificado cuando así se requiera En el caso de agua destilada y tridestilada: - La cantidad e identificación. - La marca solicitada. Página 10 de 12

11 - El cumplimiento con los requisitos de calidad especificados en la orden de compra. - Proporcionar el certificado. - El recipiente que la contiene no presenta daños por manejo y/o traslado En el caso de servicios: - Verificar que el equipo no presenta daños por manejo o traslado. En caso de equipos que necesitan salir fuera de las instalaciones de Orozco y Asociados para servicios de mantenimiento ó calibración se deberá llenar el Formato OA-55 Registro de Salida de Equipos e Instrumentos. - El personal que realiza el servicio esta calificado. - El servicio cumple con los requerimientos solicitados en la orden de compra. - En caso de servicios de calibración el proveedor deberá contar con un acreditamiento vigente. - Los certificados, informes y/o constancias están debidamente elaborados En el caso de ensayos contratados y subcontratados: - Verificar que la metodología del análisis se encuentre debidamente acreditada, cuando sea requerido. - El personal que firma ó endosa el Informe de resultados sea signatario autorizado, cuando sea requerido. - Verificar que los datos de emisión del Informe de resultados y No. de folios sean los correctos Al terminar de realizar la verificación del producto ó servicio, registrar en el Formato OA-09 Registro de Verificación del Servicio de calibración, y/o Formato OA-53 Registro de Verificación de Consumibles Críticos, según aplique. Una vez que se verifique que el producto ó servicio cumple con los requisitos establecidos en la orden de compra; el Contador recibirá la factura El personal de muestreo es el encargado de llevar a cabo la verificación del lote de agua destilada y tridestilada y esta verificación se debe registrar en el SICI con el Formato OA En caso de existir desviación en los requisitos establecidos, se efectuarán las observaciones necesarias y no se aceptará el producto o servicio hasta que sean cumplidos Si todo el proceso ha sido satisfactorio, el Contador procederá a archivar en el expediente del proveedor los siguientes documentos en el orden en que se mencionan: Formato OA-53, Formato OA-09, cuando aplique. Copia de la Factura del producto y/o servicio. Copia del Certificado (s) de análisis Orden de compra (en original). Cotización (es) emitida (s) por el (los) proveedor (es). Requisición (es) (en original) Los registros de verificación del agua destilada y tridestilada se podrán consultar directamente del SICI y no estarán archivados como se indica en Los certificados de calibración originales que se deriven de la adquisición de un servicio, se archivarán en el expediente del equipo correspondiente junto con el formato OA-55 Registro de salida y entrada de equipos e instrumentos cuando aplique, por el Representante de la Dirección. Página 11 de 12

12 10.6 Los certificados de análisis originales de los reactivos y/o materiales de referencia adquiridos son entregados al personal técnico que lo solicitó El correcto almacenamiento de los reactivos y materiales de referencia utilizados en Orozco y Asociados se describe en la sección 9 de OA-15 Procedimiento para las condiciones de trabajo y la sección 6.15 de OA-18 Procedimiento para el uso de materiales de referencia y trazabilidad. 11. ANEXOS Lista de Material General para Laboratorio que se considera No Crítico. Papel filtro en pliegos Fibra de vidrio Escobillones Soportes universal Soportes para pipetas Pinzas de cualquier tipo (nuez, mariposa, etc.). Pizetas Jarras y recipientes plásticos Gradillas Cubrebocas y cofias Hieleras Material de Laboratorio no volumétrico (Ejemplo: Vasos de pp, vidrios de reloj, tubos de ensaye, matraces EM, etc). FECHA ENTRADA EN VIGOR: Agosto 24 del Página 12 de 12