CODIGO: PRCC-01 VERSIÓN: 15 VIGENCIA: PÁGINA: 1 de 8

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1 1. PROPÓSITO PÁGINA: 1 de 8 Fijar las condiciones y requisitos para la adquisición de bienes o servicios así como llevar un control y garantizar la optimización de los recursos de impacto en el servicio. 2. ALCANCE Desde la identificación de la necesidad hasta la reevaluación de proveedores. 3. DEFINICIONES COMPROBANTE DE EGRESO: Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. CONTRATANTE: Es la Cámara de Comercio que por necesidades del servicio y para el cumplimiento de sus funciones necesita de la colaboración de los particulares. CONTRATISTA: Son las Personas Naturales y Jurídicas que tengan capacidad para ejecutar contratos con la Cámara de Comercio. CONTRATO: Documento establecido para la adquisición de bienes o servicios de acuerdo a los montos establecidos. CONTRATO DE CONSULTORIA: Son aquellos que se celebran para la realización de estudios necesarios en la ejecución de proyectos, asesorías técnicas, interventorías, y ejecución de diseños. CONTRATO DE OBRA: Documento mediante el cual se contrata la construcción, mantenimiento, instalación y en general la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes muebles e inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Son contratos que celebra la entidad para atender actividades relacionadas directamente con las funciones, programas y proyectos que desarrolla, las cuales no puede realizar con el personal con que cuenta. CONTRATO DE TRANSPORTE: Es una acto jurídico bilateral en virtud del cual uno se obliga por cierto precio a conducir de un lugar a otro por cualquier vía de comunicación, pasajeros o mercancías ajenas. CONTRATO DE COMPRA VENTA DE BIEN MUEBLE: Es el acto mediante el cual se adquieren bienes que son necesarios para el servicio que presta la entidad. FACTURA o DOCUMENTO EQUIVALENTE: Documento que sirve como soporte contable, su expedición es una obligación impuesta por las leyes tributarias, tiene como fin dejar constancia de la compraventa o de la prestación de un servicio. ORDEN DE PEDIDO: Documento que se utiliza para solicitar mercancía y/o servicios a los proveedores.

2 PÁGINA: 2 de 8 ORDEN DE SERVICIOS: Es la autorización que le otorga la Cámara de Comercio de La Dorada al contratista, para el desarrollo de prestación de servicios, de consultoría y de obra. PÓLIZA: Documento en el que consta un contrato de seguro, que busca cubrir un riesgo a través de una compañía que se dedica a dicha actividad legalmente constituida para funcionar en el territorio nacional. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT): Es el registro a través del cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tiene almacenada la información tanto de las Personas Naturales y Jurídicas, inscritas en el Registro Mercantil, de ESAL y Proponentes que se lleva en la Cámara de Comercio. S.M.M.L.V.: Salario mínimo mensual legal vigente. 4. CONDICIONES GENERALES Toda contrato o adquisición de bienes o servicios debe realizarse con personas naturales o jurídicas matriculadas en Cámara de Comercio. Durante los tres primeros meses del año no se exige que la persona natural o jurídica este al día en su renovación con respecto al año inmediatamente anterior, luego del 31 de marzo se requerirá que se encuentre al día en su renovación. Para toda adquisición de bien o servicio que requiera anticipo, se elaborara contrato. El estudio de las cotizaciones no debe superar los 60 días hábiles. Este tiempo no se tiene en cuenta para las cotizaciones que deben ser evaluadas por la Junta Directiva. Para la contratación de publicidad, la orden de publicidad que elabora el proveedor del servicio reemplaza a la orden de pedido, orden de servicios o contrato. Para la elaboración de contratos se deben tener en cuenta los siguientes requisitos: 4.1 CONTRATISTAS PERSONAS NATURALES 1. Hoja de vida del contratista con los soportes de educación, experiencia y referencias para el caso de los contratistas de prestación de servicios y consultores. 2. Estar afiliados al régimen de seguridad social en salud, pensión y riesgos profesionales. 3. Las pólizas a que hubiere lugar de acuerdo al tipo de contrato que se elabore. 4. Fotocopia del RUT.

3 4.2 CONTRATISTAS PERSONAS JURÍDICAS PÁGINA: 3 de 8 1. Presentación de la propuesta o cotización por escrito. 2. Tener afiliado al régimen de seguridad social en salud, pensión y riesgos profesionales a la persona o personas naturales que delegue el contratista para la ejecución de los contratos de obra o de consultoría. 3. Las pólizas a que hubiere lugar de acuerdo al tipo de contrato que se elabore, según el caso. 4. Fotocopia del RUT. 5. Si el valor del contrato es mayor a la facultad otorgada al Representante Legal del contratista, éste debe presentar el acta de la Junta Directiva en la cual lo autorice a contratar en dicho asunto. 4.2 ORDEN DE PEDIDO Y ORDEN DE SERVICIOS ORDEN DE PEDIDO: Se realiza para la adquisición de bienes cuya cuantía sea menor a 15 S.M.M.LV. y para la adquisición de servicios cuya cuantía sea inferior a cinco S.M.M.L.V ORDEN DE SERVICIOS: Se realiza para la prestación de servicios, de consultoría y de obra cuya cuantía sea entre cinco y 15 S.M.M.L.V. 4.3 PÓLIZAS FRECUENCIA Y MONTO DE LAS PÓLIZAS Para los contratos de Obra, Consultoría y de Prestación de Servicios le serán solicitadas las siguientes pólizas a los Contratistas: Póliza de cumplimiento: Se suscribe con el fin de garantizar el cumplimiento de la ejecución del contrato y se solicita cada vez que un contrato de cualquier característica que supere los 15 S.M.M.L.V. Póliza de buen manejo del anticipo: Cuando se establezca entrega de anticipo dentro de las clausulas del contrato sin importar su cuantía. Póliza de responsabilidad civil extracontractual: Se suscribe con el fin de garantizar los daños a terceros afectados por la ejecución de la actividad. Se solicita cuando sea un contrato de obra. Póliza del pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que el contratista ocupe en los contratos de obra: Se suscribe con el fin de garantizar el pago de los salarios y demás emolumentos de los trabajadores que ocupe el contratista. Se solicita para los contratos de obra.

4 PÁGINA: 4 de 8 Póliza de estabilidad de la obra: Se suscribe con el fin de garantizar la durabilidad de la obra objeto del contrato. Se solicita para los contratos de obra. 4.4 ACTA DE INTERVENTORIA Se realiza en los contratos de obra que superen el monto en la cuantía para contratar establecida para el Representante Legal. El interventor debe presentar los informes según lo especificado en el contrato de interventoria. 5. DESCRIPCIÓN 1. Identificación de la necesidad de adquirir un bien y/o servicio. Estas pueden ser identificadas por cualquiera de los funcionarios o directivos de la Cámara de Comercio y comunicadas en forma verbal o escrita. 2. Verificar en el área Administrativa y Financiera la disponibilidad presupuestal y de Tesorería. El área Administrativa y Financiera debe generar ejecuciones presupuestales mensuales y el resumen diario de tesorería los cuales están disponibles para la consulta de los involucrados en el proceso. 3. Solicitar cotización y/o revisar propuesta. La siguiente tabla indica la cantidad de cotizaciones requeridas de acuerdo al monto de la compra del bien o servicio, expresada en S.M.M.L.V: Monto Entre 1 y 3 S.M.M.L.V. Entre 3 y 5 S.M.M.L.V. Mayor de 5 S.M.M.L.V. Número de Cotizaciones 1 cotización 2 cotizaciones 3 cotizaciones Se solicita una sola cotización para compras mayores a tres S.M.M.L.V. siempre y cuando: El proveedor mantiene o disminuye los precios de la ultima compra El proveedor es único 4. Evaluación de las cotizaciones o propuestas. Entre un S.M.M.L.V. y cinco S.M.M.L.V.: La Presidencia Ejecutiva evalúa las cotizaciones teniendo en cuenta las necesidades, objetivos y funciones de la entidad. Mayor de cinco S.M.M.L.V. y hasta el límite autorizado por Estatutos: La Secretaria Ejecutiva elabora el formato FDCC-11 COMPARATIVO DE OFERTAS y lo presenta a

5 PÁGINA: 5 de 8 la Presidencia Ejecutiva para su estudio y aprobación teniendo en cuenta las necesidades, objetivos y funciones de la entidad, el visto bueno lo da la Asistente de Gestión y control. Las propuestas o cotizaciones se deben anexar al formato FDCC-11 COMPARATIVO DE OFERTAS y una vez aprobadas al comprobante de egreso. 5. Solicitud del bien o servicio. Cuando son identificadas las necesidades y/o aprobadas las propuestas y cotizaciones (cuando se requieran) se le informa al proveedor y se procede a diligenciar el formato FDCC-02 ORDEN DE PEDIDO o la Orden de Servicio según sea el caso. La Jefatura Jurídica y de Registros Públicos elabora contrato cuando el valor sea superior a 15 S.M.M.L.V. con el visto bueno, anexando los documentos que se exigen de acuerdo a la naturaleza jurídica del contratista y al tipo de acto que se suscribe, entregándose para la firma a la Presidencia Ejecutiva. 6. Desembolso de dinero a los proveedores. Se debe entregar la documentación a la Coordinación Administrativa y Financiera para verificar los requisitos y soportes según formato ODCC-03 LISTA DE REQUISITOS COMPRAS Y CONTRATACION, para que efectúe los registros correspondientes en el aplicativo contable. Luego de realizar los registros contables, se pasa al Auxiliar Contable para la elaboración del cheque. En el caso de incumplir con uno de los requisitos, debe contener el visto bueno de la Presidencia de la Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva, en el formato de FDCC-16 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS DE COMPRAS Y. 6. EVIDENCIAS RELACIONADAS CÓDIGO FDCC-02 FDCC-11 FDCC-16 ODCC-03 NOMBRE DE LA EVIDENCIA ORDEN DE PEDIDO COMPARATIVO DE OFERTAS VERIFICACION DE REQUISITOS DE COMPRAS Y CONTRATACION LISTA DE REQUISITOS COMPRAS Y CONTRATACION COTIZACIONES CONTRATO ORDEN DE SERVICIOS

6 PÁGINA: 6 de 8 7. HISTORIA DEL DOCUMENTO FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO GENERADO CON LA NUEVA VERSIÓN DEL DOCUMENTO Al crearse el cargo de tesorería, este es el encargado de elaborar los cheques para los pagos a proveedores y demás. Al modificarse el nombre del formato FDCC-02, se realizó los cambios en el procedimiento, donde este era nombrado. Se cambiaron los cargos por el nombre de la dependencia. Se agregaron el formato FDCC-16 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS DE COMPRAS Y y la LISTA DE REQUISITOS COMPRAS Y CONTRATACION ODCC-03 con sus descripciones. Se realizaron ajustes en la redacción y se incluyó el número de cotizaciones a solicitar según el valor, se explica de forma más detallada el procedimiento, se modificó el nombre del formato FDCC-02 ORDEN DE COMPRA Y O SERVICIOS por ORDEN DE PEDIDO, se agregó el formato FDCC-11 COMPARATIVO DE OFERTAS, se incluye todo lo relacionado con la elaboración de contratos y se elimina el procedimiento de Contratación de Personal Temporal. Se incluye que solamente se le solicitara a los proveedores el certificado de Matricula Mercantil o el de Existencia y Representación Legal, la primera vez que se vaya a realizar la compra o solicitar el servicio en el año. Se aumentó el tiempo límite para el estudio de las cotizaciones de 10 a 60 días hábiles. Se especificó que esta condición no aplica en caso de evaluación de cotizaciones por parte de la Junta Directiva. Se incluyeron los puntos Frecuencia y monto de las pólizas y el 4.4 Acta de interventoria. Se incluyo la orden de servicios, definición y casos en que se realiza. Se mejoro la redacción en cuanto a la solicitud de las pólizas. Se cambiaron el número de cotizaciones a solicitar según monto de la compra expresada en S.M.M.L.V. Se modificaron los apartados donde se mencionaban los topes en S.M.M.L.V que se vieron afectados con los cambios mencionados. Se incluye la definición de Contrato de Compra Venta de Bien Mueble. Se elimina la condición de solicitar Certificado de Matricula Mercantil para Personas Naturales y el Certificado de Existencia y Representación Legal para las Personas Jurídicas pero se incluye la obligación de comprar o contratar con personas naturales o jurídicas matriculados en Cámara de Comercio y al día al 31 de marzo. Se modifica la descripción de la Orden de Pedido. Se mejoró la

7 PÁGINA: 7 de redacción. Se cambia el encabezado del documento. Se modifica donde se menciona la Dirección Ejecutiva por la Presidencia Ejecutiva, se cambia la cuantía de los contratos unificando cada uno en un solo monto de 10 S.M.M.L.V., de igual forma se modifica las cuantías para solicitar orden de pedido o servicio y se mejora su definición. Se redacta de una forma más clara el caso en que se contrata con personas naturales o jurídicas durante los tres primeros meses del año dividiendo la primera condición en dos. Se elimina la condición de publicar en medios de comunicación la necesidad de adquirir un bien y/o servicio superior a 25 S.M.M.L.V y se reemplaza por la condición que para la adquisición de bienes y/o servicios que requieran anticipo se elabora contrato. Se modifica la definición de orden de pedido y orden de servicio así como el monto a partir del cual se deben realizar. Se aumenta el monto de S.M.M.L.V para la realización de contratos y la póliza de cumplimiento. Se modifica el procedimiento PRCC-01 COMPRAS Y CONTRATACION en el numeral 5 punto 4 Evaluación de las cotizaciones o propuestas las cotizaciones mayor de cinco S.M.M.L.V y hasta el límite autorizado por Estatutos, se elimina la firma del Presidente de la Junta Directiva, se incluye a la Secretaria Ejecutiva como quien elabora, se incluye a la Asistente de Gestión y Control quien da el visto bueno y la presidencia ejecutiva quien autoriza. Se elimina del formato FDCC-11 COMPARATIVO DE OFERTAS, la firma del presidente junta directiva, Se incluye las condiciones de pago y se especifica los criterios para calificar, se incluye la opción de explicar cuando no se cuenta con las tres cotizaciones, se incluye la firma de la Secretaria Ejecutiva como quien elabora, se incluye la firma del Asistente de Gestión y Control de quien da el visto bueno y la presidencia ejecutiva quien autoriza. Se elimina del numeral 4.1 contratistas personas naturales el punto uno presentación de la propuesta o cotizaciones por escrito. Se elimina del documento ODCC- LISTA DE REQUISITOS COMPRAS Y CONTRATACION el visto bueno de la Presidencia de la Junta Directiva cuando las compras y/o servicios son superiores a 5 S.M.M.L.V Se modifica el procedimiento PRCC-01 COMPRAS Y CONTRATACION el numeral 5 punto 4 Evaluación de las cotizaciones o propuestas cotizaciones entre uno y cinco S.M.M.L.V. se elimina el visto bueno del presidente de la junta directiva, Se modifica el formato FDCC-16 VERIFICACION DE REQUISITOS DE COMPRA Y CONTRATACION, eliminando la casilla AUTORIZADO POR V.B PRESIDENCIA JUNTA DIRECTIVA. Se elimina del documento ODCC- LISTA DE REQUISITOS

8 PÁGINA: 8 de 8 COMPRAS Y CONTRATACION el visto bueno de la Presidencia de la Junta Directiva cuando las compras y/o servicios son inferiores a 1 S.M.M.L.V y entre 1 y 5 S.M.M.L.V ELABORADO: REVISADO Y APROBADO: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Y COMITÉ DE GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERA FECHA: FECHA:

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