Registrar las evaluaciones y acciones.
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- Juana Bustamante Cárdenas
- hace 7 años
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1 PROCESO DE COMPRAS
2 7.4 COMPRAS La Universidad Santo Tomás de Tunja DEBE: Asegurar conformidad con el producto y/o servicio comprado. Definir criterios de evaluación, selección y reevaluación de los proveedor. Controlar el producto comprado, definiendo el tipo y alcance del control. Registrar las evaluaciones y acciones. 2
3 7.4.1 PROCESO DE COMPRAS La Universidad Santo Tomás de Tunja DEBE asegurase que el producto/servicio adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto/servicio adquirido DEBE depender del impacto en la prestación del servicio de la Institución. La Universidad Santo Tomás de Tunja DEBE evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos/servicios deacuerdo con los requisitos de la Institución. DEBE establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re- evaluación (seguimiento). 3 DEBEN mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (véase 4.2.4).
4 FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS 4
5 FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS 5
6 FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS 6
7 INFORMACIÓN INICIAL DE LOS PROVEEDORES Dependiendo de la razón social del proveedor seleccionado, se debe tener como mínimo la siguiente información: Personas Naturales: Hoja de vida y sus respectivos soportes. Copia del Registro Único Tributario - R.U.T. Ft Fotocopia de lacedula l de ciudadanía d ode extranjería. Referencias comerciales. Personas Jurídicas: 7 Certificado de Cámara y Comercio y/o certificado de existencia o representación legal. Fotocopia de documentos del representante legal (opcional) no superior a tres (3) meses. Copia del Registro Único Tributario - R.U.T. Copia del certificado del Sistema de Gestión de la Calidad (cuando aplique). Referencias comerciales. Certificación de garantía o copia de póliza.
8 SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES 8
9 SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES 9
10 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PROVEEDOR 10
11 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES 11
12 REGISTRO DE PROVEEDORES 12
13 7.4.2 INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS La información de las compras DEBE describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado: a. los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos. b. los requisitos para la calificación del personal. c. los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. La Universidad Santo Tomás de Tunja DEBE asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor. 13
14 7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS La Universidad Santo Tomás de Tunja DEBE establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. Cuando la Universidad Santo Tomás de Tunja o su cliente quieran llevar a cabo la verificación ió en las instalaciones i del proveedor, la organización DEBE establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto. 14
15 7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS Se DEBE establecer e implementar inspecciones i u otras actividades. id d En la recepción. En las instalaciones del proveedor. INSPECCIÓNDEL PRODUCTO Y/O SERVICIO Incluir la información de compra. Disposiciones de verificación. 15 Método de liberación.
16 PLAN DE INSPECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS 16
17 PROCEDIMIENTO DE LAS COMPRAS OBJETIVOS: Definir la metodología para las compras y control de los insumos necesarios para la prestación del servicio de la organización. 17 ALCANCE: Cubre todas las compras de productos y servicios de la USTA Tunja. INICIO DETECTAR NECESIDAD SOLICITUD DE REQUISICIÓN VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS HAY EXISTENCIAS NO SI ENTREGAR INSUMOS VERIFICAR EXISTENCIA DE PROVEEDOR HAY PROVEEDOR SI SELECCIONAR PROVEEDOR FIN NO IDENTIFICAR PROVEEDOR POTENCIAL SOLICITAR INFORMACIÓN SELECCIONAR PROVEEDOR EVALUAR PROVEEDOR MAYOR A # NO DESCARTAR PROVEEDOR SI DEFINIR PROVEEDOR INGRESAR PROVEEDOR AL REGISTRO ELABORAR PEDIDO RECIBIR PRODUCTO INSPECCIONAR INSUMO REEVALUAR PROVEEDOR PERIODICAMENTE FIN
18 MAQUINARIA Variaciones del equipo para un mismo proceso. Diferencias de ajustes de los equipos. Mal uso de los equipos. Falta de mantenimiento. Limpieza deficiente. 18
19 ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN Definir el almacenamiento de los bienes y de la información (archivo inactivo, equipos, software, hardware, implementos y otros). Describir las metodologías de almacenamiento (identificación, manipulación, embalaje y protección). Describir los lugares y condiciones de almacenamiento. Evaluar periódicamente las condiciones de almacenamiento. 19 Almacenamiento de alimentos BPM.
20 DESECHOS En todo proceso de transformación de materia, sea natural o artificial, surgen subproductos. Son fuente de peligro para los productos y/o servicios, materiales, para el equipo, el personal y el entorno. Es importante someter los subproductos a un reprocesamiento adecuado. Se constituyen en un factor adicional de incremento de costos para las organizaciones. Busque el aprovechar los subproductos. Reducir los potenciales efectos perjudiciales para el medio ambiente. 20
21 ACTIVIDADES A REALIZAR a. Aprobar e implementar el mecanismo deselección deproveedores y su respectivo registro. b. Establecer el o los métodos de evaluación del proveedor y su respectivo soporte (bienes implementar y para servicios definir). c. Aprobar e implementar el mecanismo de reevaluación (seguimiento) a los proveedores con su registro. d. Aprobar e implementar el procedimiento de compras. e. Evaluar, aprobar e implementar el procedimiento para la selección, evaluación y reevaluación (seguimiento) a los proveedores. f. Establecer el mecanismo de base o registro único de proveedores. 21
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