PLAN DE CONTROL DE PROVEEDORES

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1 Código: PT.CP Página: 1/16 1. OBJETIVO Este plan de control de proveedores tiene como objetivo garantizar la salubridad de las materias primas, de los ingredientes y el producto final, así como de los materiales en contacto con los alimentos. También permite establecer la metodología para evaluar, seleccionar y realizar un seguimiento de los proveedores. 2. ALCANCE El plan debe aplicarse a todos los proveedores de la empresa, independientemente de su tamaño y del producto que suministren (materias primas y otros ingredientes del producto alimenticio final, como aditivos, aromas y especias; material de envasado y etiquetado), así como a los laboratorios de análisis y otras empresas proveedoras de servicios y transportes. ACTA-BTC página-1

2 Código: PT.CP Página: 2/16 3. DESARROLLO GENERAL Si 1. Necesidad de compra Proveedor? No 2. Evaluación nuevos proveedores Instrucciones aceptación PT.CP.I01 Cuestionario solicitud requisitos PT.CP.D01 Conforme? No Instrucción para el control visual PT.CP I02 Control MP PT.CP R02 Si 3. Proveedor aceptado 4. Compra Listado proveedores PT.CP.R01 Ficha proveedor PT.CP.D02 Especificaciones de compra PT.CP D03 5. Seguimiento actuación Conforme? Si 7. Almacenamiento No 6. Incidencia proveedor Incidencias proveedores PT.CP I03 Si Continua aceptado? Grave? No ACTA-BTC página-2

3 Código: PT.CP Página: 3/16 4. DESCRIPCIÓN DE LAS FASES (1) Cuando surge una necesidad de compra, tanto de materias primas y productos, como de servicios, se deben consultar las especificaciones de compra (PT.CP.D03) y la lista de proveedores. Si no existe ningún proveedor para la materia prima, producto o servicio en cuestión, se inicia el proceso de evaluación de nuevos proveedores. (2) Los posibles proveedores se evaluarán a través de un cuestionario (PT.CP.D01). Los criterios para decidir si el proveedor cumple o no con las especificaciones de compra están descritos en las instrucciones de aceptación (PT.CP.I01). (3) Si el proveedor ha sido aceptado, se incluye en la lista de proveedores aceptados (PT.CP.R01), a la vez que se le abre una ficha de proveedor (PT.CP.D02) con sus datos y toda la información facilitada por ellos. (4)(5) Una vez realizada la compra, el seguimiento del proveedor se realiza a través de un control exhaustivo durante la recepción de la materia prima, producto o servicio suministrado (PT.CP.R02), comparándolo con las especificaciones de compra correspondientes (PT.CP.D03). (6) Si se produce una incidencia con un proveedor, ésta se debe tratar según se indica en las instrucciones de incidencias de proveedores (PT.CP I03), se comunicará al proveedor y se anotará en su ficha correspondiente. (7) Si no existen incidencias, se pasará a su almacenamiento (en el caso de materias primas y productos) siguiendo las instrucciones de almacenamiento y se llevará a cabo un registro para supervisar que éste se realiza correctamente. Se debe tener en cuenta que el proveedor debe ser evaluado de forma continua. En este caso, la frecuencia de reevaluación está establecida en los criterios de reevaluación. 5. RESPONSABILIDADES CARGO FASES ACTIVIDAD Responsable de 1 Pedido MP, productos o servicios producción Responsable de compras 4 Compra Responsable calidad o equipo APPCC 2,3,5,6,7 Evaluación proveedores, seguimiento actuación, incidencia Responsable almacén 7 Registro entrada MP, productos Revisado: Aprobado: ACTA-BTC página-3

4 CUESTIONARIO Código: PT.CP.D01 Página: 4/16 Cuestionario Fecha Fecha Fecha revisión elaboración aprobación C1- Proveedores materias primas 10/11/ /12/ /12/2006 C2- Proveedores aditivos 10/11/ /12/ /12/2006 C3- Proveedores productos comerciales 10/11/ /12/ /12/2006 C4- Proveedores servicios transporte 10/11/ /12/ /12/2006 C5- Proveedores envases y embalajes 10/11/ /12/ /12/2006 C6- Servicio de L+D 10/11/ /12/ /12/2006 C7- Servicios de D+D 10/11/ /12/ /12/2006 C8- Laboratorios de análisis 10/11/ /12/ /12/2006 ACTA-BTC página-4

5 CUESTIONARIO Q1 Proveedores materias primas Código: PT.CP.D01 Página: 5/11 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA: EMPRESA: ACTIVIDAD: DIRECCIÓN: CÓDIGO POSTAL: TITULAR EMPRESA: PERSONA DE CONTACTO: Cargo: Teléfono de contacto: Cumplimentado por: Cargo: POBLACIÓN: PRODUCTOS SUMINISTRADOS: OBSERVACIONES: Firma y sello de la empresa: ACTA-BTC página-5

6 CUESTIONARIO Q1 Proveedores materias primas Código: PT.CP.D01 Página: 6/11 CUESTIONARIO SI NO 1. Su empresa dispone de la certificación del Sistema de Calidad basado en las normas ISO 9000? 2. Disponen de política de calidad aprobada por la dirección? 3. Disponen de un Sistema de calidad documentado? 4. Disponen de un Sistema de evaluación de sus proveedores? 5. Disponen de un plan de formación con calendario anual? 6. Analizan las No Conformidades para decidir si se activan acciones correctoras? 7. Tienen implantado por sus productos un Sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos? En caso afirmativo, facilitar el certificado. 8. Disponen de diagramas de flujo para cada producto? 9. Realizan un control de la recepción de las materias primas implicadas directamente en la calidad del producto que nos suministra? 10. Disponen de Registro Sanitario para sus establecimientos y/o productos? 11. Se abastece de agua de la red (SI) o de agua de pozo propio (NO)? 12. Controlan diariamente el cloro residual del agua? 13. Controlan microbiológicamente el agua cada mes? 14. Disponen de un plan de Limpieza y Desinfección documentado? 15. Disponen de un plan de Desinsectación y Desratización? 16. Lo aplican ustedes mismos? 17. Realizan análisis microbiológicos de sus productos? 18. Con que frecuencia? 19. Analizan las materias primas que formarán parte de su producto? 20. Disponen de laboratorio propio? (en caso afirmativo, envié copia del registro). 21. Con que laboratorio/s realiza sus análisis? 22. Calibra sus equipos (básculas, termómetros,...)? 23. Disponen de termógrafos o registradores de las temperaturas de los locales o cámaras que han de mantenerse a una temperatura controlada? 24. Disponen de fichas técnicas donde se describen y caracterizan sus productos y se explica como utilizarlo? 25. Identifica las diferentes partidas de productos con número de lote u otro tipo de identificación que permite su trazabilidad? 26. El transporte del producto hasta nuestros locales lo realiza con vehículos propios? 27. Los vehículos son isotérmicos con sistema de producción de frío que garantice la temperatura correcta de los productos transportados? 28. Disponen de equipos para controlar la temperatura de transporte de los productos? ACTA-BTC página-6

7 CUESTIONARIO Q3 Proveedores aditivos Código: PT.CP.D01 Página: 7/16 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA: EMPRESA: ACTIVIDAD: DIRECCIÓN: CÓDIGO POSTAL: TITULAR EMPRESA: PERSONA DE CONTACTO: Cargo: Teléfono de contacto: Cumplimentado por: Cargo: POBLACIÓN: PRODUCTOS SUMINISTRADOS: OBSERVACIONES: Firma y sello de la empresa: ACTA-BTC página-7

8 CUESTIONARIO Q3 Proveedores aditivos Código: PT.CP.D01 Página: 8/16 CUESTIONARIO SI NO 1- Su empresa dispone de la certificación* del Sistema de calidad basado en las normas ISO 9000 o ISO 14000? 2.- Disponen de política de calidad aprobada para la dirección? 3.- Disponen de un Sistema de evaluación de sus proveedores? 4.- Disponen de un plan de formación con calendario anual? 5.- Tienen implantado para sus productos un Sistema de Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos? En caso afirmativo facilitar el certificado *. 6.- Disponen de diagramas de flujo de sus productos? 7.- Disponen de Registro Sanitario* (RGS i RSIPAC) para sus establecimientos y/o productos? 8.- Disponen de un plan de Limpieza y Desinfección documentado? 9.- Disponen de un plan de Desinsectación y Desratización? 10.- Lo aplican ustedes mismos? 11.- Los envases están debidamente precintados y etiquetados para comercializar los aromas y/o aditivos, si es el caso? 12.- Sus trabajadores poseen el carné Sanitario de manipulación de alimentos? 13.- Cuando almacena, clasifica los aditivos alimentarios según si son naturales o sintéticos, según la función de su acción (colorantes, conservantes, antioxidantes...)? 14.- Disponen de fichas técnicas* donde se describen y caracterizan sus productos y se explica como utilizarlo*? 15.- Identifica las diferentes partidas de productos con número de lote u otro tipo de identificación que permita su trazabilidad? 16.- Realizan los controles necesarios de su materia primera y de cada lote de producto acabado? 17.- El transporte del producto hasta nuestros locales lo realiza con vehículos propios? 18.- Los vehículos son isotérmicos o con sistema de producción de frío que garantice la temperatura correcta de los productos transportados, si es el caso? 19.- Disponen de equipos para controlar la temperatura de transporte de los productos, si es el caso? 20.- Se analizan las No Conformidades para decidir si se activan acciones correctoras? ACTA-BTC página-8

9 CUESTIONARIO Q7 Servicios D+D Código: PT.CP.D01 Página: 9/16 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA: EMPRESA: ACTIVIDAD: DIRECCIÓN: CÓDIGO POSTAL: TITULAR EMPRESA: PERSONA DE CONTACTO: Cargo: Teléfono de contacto: Cumplimentado por: Cargo: POBLACIÓN: PRODUCTOS SUMINISTRADOS: OBSERVACIONES: Firma y sello de la empresa: ACTA-BTC página-9

10 CUESTIONARIO Q7 Servicios D+D Código: PT.CP.D01 Página: 10/16 CUESTIONARIO SI NO 1. Su empresa dispone de la certificación del Sistema de calidad basado en las Normas ISO 9000 o ISO 14000? En caso afirmativo, nos puede enviar una copia de la certificación? 2. Realizan ustedes mismos el Plan de Desinsectación y Desratización a las empresas? 3. Disponen del carné de aplicador*? 4. Evalúa sus proveedores de productos químicos? 5. Tiene las fichas técnicas* de los productos que utiliza (nombre del producto, núm. del Registro Sanitario, Plan de Seguridad)? 6. Comunica al cliente los errores o accidentes que puedan suceder al aplicar los productos de Desinsectación y Desratización? 7. Dispone del Registro Sanitario* de los productos que utiliza? 8. Dispone de un plano de las instalaciones de nuestro cliente donde se marquen las zonas tratadas y la localización de las trampas, si es el caso? 9. Aplica medidas preventivas y correctoras para las incidencias que puedan ocasionar los productos/servicios que usted ofrece? 10. Realiza un control periódico a nuestro cliente del tratamiento que utiliza? 11. Realiza un control final de la expedición donde se controla que los productos que nos envía están en perfecto estado? ACTA-BTC página-10

11 FICHA DE PROVEEDOR Código: PT.CP.D02 Página: 11/16 DATOS GENERALES DEL PROVEEDOR Nombre de la empresa: Teléfono: Fax: Dirección: CP: Localidad: Persona de Contacto: MATÈRIA PRIMA / SERVICIO Nº. RGS RESULTADO EVALUACIÓN (marcar con una cruz) Están certificados. Están en proceso de implantación. Norma (ISO, BCR...): Han adjuntado copia RGS de la empresa. Han adjuntado RGS de los productos. Han adjuntado fichas técnicas. Han adjuntado fichas de seguridad. Tienen APPCC La están implantando Han adjuntado tota la documentación solicitada. Otras observaciones: Fecha recomendada de nueva evaluación: INCIDÉNCIAS Fecha Motivo Medidas adoptadas Revisado: Aprobado: ACTA-BTC página-11

12 LISTADO PROVEEDORES Código: PT.CP.R01 Página:12/16 Proveedor Suministro Dirección Persona contacto Teléfono Nº. RGS Vencimiento Revisado: Aprobado: ACTA-BTC página-12

13 INSTRUCCIONES CONTROL DE RECEPCIÓN MP Código: PT.CP.I02 Página: 13/16 OBJECTIVO INSTRUCCIONES: Establecer los criterios básicos para aceptar o rechazar una materia prima en base al estado del producto, el envase, al transporte, la documentación y la manipulación. PRODUCTO ENVASE Los productos deben llegar: CONGELADOS -18ºC< Tª< -12ºC REFRIGERADOS 4ºC < Tª < 7ºC Conservas, brics, bebidas, frutas y verduras frescas. Tª Ambiente Que se debe observar - EL ASPECTO, EL OLOR, LA TEXTURA, EL COLOR... SON INDICATIVOS DE QUALIDAD. - NO PUEDE ALTERAR LA MATERIA PRIMA. - NO PUEDE ESTAR ROTO NI DEFORMADO. - DEBE ESTAR LIMPIO I SECO - DEBE ESTAR CORRECTAMENTE ETIQUETADO. Ante cualquier duda consultar a un superior. DOCUMENTACIÓN LAS MATERIAS PRIMAS DEBEN IR ACOMPAÑADAS DEL ALBARAN CORRESPONDIENTE. ÉSTE DEBE INCLUIR LOS DATOS PARA SU CONTROL DOCUMENTAL: FECHA ENTREGA, PRODUCTO, PROVEEDOR, MANIPULACIÓN LOS VEHICULOS DEBEN: TRANSPORTE - ESTAR LIMPIOS Y ORDENADOS - SEPARAR LOS DIFERENTES PRODUCTOS. - NO PUEDEN TRANSPORTAR PRODUCTOS ALIMENTARIOS Y NO ALIMENTARIOS. - MANTENER LOS ALIMENTOS A LA Tª ADECUADA. - GARANTIZAR CONDICIONES HIGIÉNICAS. - HIGIENE DEL PERSONAL - NO ROMPER LA CADENA DE FRIO - MANIPULAR LOS ENVASES CORRECTAMENTE (no romper-ni deformar) Revisado: Aprobado: ACTA-BTC página-13

14 Especificaciones de compra Código: PT.CP.D03 Página: 14/16 Nombre Referencia: Ingredientes Descripción proceso: Presentación: Características del envase: Condiciones de transporte: Vida útil: Consumo preferente: Condiciones de almacenamiento: Observaciones: Revisado: Aprobado: ACTA-BTC página-14

15 REGISTRO CONTROL DE RECEPCIÓN Código: PT.CP.R02 Página: 15/16 Fecha recepción Proveedor Producto Envase Transporte Albaranes C I C I C I C I Responsable Incidencias (1) Acciones correctoras (1) (1) Indicar solo en caso de producto Incorrecto ACTA-BTC página-15

16 COMUNICACIÓN INCIDENCIAS Código: PT.CP.I03 Página: 16/16 Datos proveedor Calle, Nº CP - Población Señores, /Sr. XXXXXX: Nos dirigimos a ustedes para comunicarles que en el período XX/XX XX/XX han sucedido una serie de incidencias en la recepción de sus productos. Las fechas y los motivos detallados son los siguientes: Fecha Descripción de la incidencia Les rogamos que ante esta situación adopten las medidas necesarias para evitar que alguna de estas incidencias u otras se puedan repetir. Atentamente, Firma responsable empresa ACTA-BTC página-16