Sistema de Seguimiento de Proyectos

Transcripción

1 Sistema de Seguimiento de Proyectos Manual de Usuario Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 1

2 CONTENIDO I. ACCESO AL SISTEMA... 3 II. PERFIL DEL COORDINADOR... 4 A. Asignación de Monitoreo... 5 III. PERFIL DEL MONITOR... 7 B. Monitoreo de los proyectos financiados... 7 IV. DETALLE SOBRE LAS FUNCIONES DEL MONITOR SELECCIÓN DEL PROYECTO A EVALUAR REGISTRO DE DATOS DE PERFIL Y EXPEDIENTE TECNICO... 8 a. FINANCIAMIENTO... 8 b. PROCESO DE SELECCIÓN... 9 c. ESTADO DE EJECUCION...10 d. INFORMACION ADICIONAL...11 e. LIQUIDACION Y CIERRE DE CONVENIO...11 f. DOCUMENTOS...12 g. CONCLUSIONES REGISTRO DE DATOS DE OBRA...13 a. Financiamiento...13 b. Proceso de Selección...13 c. Estado de Ejecución...15 d. Información adicional:...17 e. Liquidación y cierre...20 V. REPORTES: a. Resumen Obras:...21 b. Ficha de proyecto:...21 c. Ayuda Memoria:...22 Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 2

3 I. ACCESO AL SISTEMA Se podrá acceder al sistema desde el Portal Web, haciendo click en el módulo Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos que se encuentra en la zona derecha de la página: Para acceder al Sistema debe ingresar su USUARIO y CONTRASEÑA, que serán brindados por el Administrador del sistema. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 3

4 Si los datos del usuario son correctos, a continuación aparecerá la siguiente página donde podrá ver, en la parte superior, la Cabecera del Sistema con el nombre del usuario, área al que pertenece, el botón regresar (retorna a la página anterior), fecha actual y el botón de Cerrar Sesión, este botón será usado cuando el usuario desee finalizar su sesión activa y salir del sistema. Cabecera del Sistema II. PERFIL DEL COORDINADOR Para el usuario coordinador se mostrarán las siguientes opciones: A. Asignación de proyectos para monitoreo B. Seguimiento del monitoreo de proyecto Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 4

5 A. Asignación de Monitoreo Al ingresar a este módulo, se muestra el total de proyectos que han sido revisados por estudios, se encuentran en estado de aptos y a los que se les ha transferido dinero para la asignación de proyectos a los técnicos para seguimiento y monitoreo. La pantalla de asignación de proyectos de monitoreo está dividido en tres partes: La primera contiene los filtros de búsqueda de información como: SNIP, Departamento, Provincia, Distrito, SubSector, Técnico, Tipo La segunda parte corresponde a lista de proyectos a asignar, en donde se debe de seleccionar el proyecto, el técnico que va a realizar el seguimiento y clic en Asignar. Para seleccionar un proyecto a asignar, check en el recuadro que se encuentra a la derecha del campo SubSector. Los proyectos pueden asignarse a más de un técnico para el seguimiento y monitoreo para ello deberán seleccionar el técnico obligatorio y opcional. El sistema enviara un correo al técnico o técnicos, alertando que se le ha asignado un proyecto para su evaluación. En la tercera parte se muestra la lista de proyectos Asignados. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 5

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7 Si se desea desasignar el proyecto, se debe seleccionar uno a uno mediante el cuadro de check los proyectos del listado de Asignados y se hace clic en el botón Quitar Proyecto, acción que regresará los proyectos al listado de Sin Asignar. III. PERFIL DEL MONITOR Para el usuario Monitor se mostrará solo la opción: B. Monitoreo de los proyectos financiados Esta opción visualiza todos los proyectos asignados para su evaluación y monitoreo. Se muestra el total de proyectos, el subsector, el snip, departamento, provincia, distrito, nombre del proyecto, unidad ejecutora, fecha de asignación, técnico asignado, monto comprometido MVCS, tipo, estudio pre inversión, expediente técnico, obra, fecha de proyecto y ayuda memoria. Cada técnico solo podrá visualizar los proyectos asignados. Descripción de los campos: B. Costo comprometido MVCS: Se refiere al monto con el que el MVCS apoyara en la construcción de la obra. C. Estudio Pre Inversión: Permite registrar los diferentes datos para el estudio de pre inversión. D. Expediente Técnico: Permite registrar los diferentes datos para el expediente técnico. E. Código SNIP: Está vinculada al Banco de Proyecto de MEF, para hacer consultas (llenado por el coordinador al registrar el proyecto al banco). F. Obra: Permite registrar los diferentes datos para la supervisión o ejecución de la obra. G. Ficha técnica: Al hacer click se visualizará la información de la ficha técnica del estudio, expediente técnico u obra. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 7

8 H. Ayuda Memoria: Al hacer clic se visualizará la información resumida a través de la ayuda memoria del estudio de pre inversión, expediente técnico u obra. I. Técnico Asignado: Ingeniero encargado de la revisión, también se muestra el día y la hora que se le asignó el proyecto. IV. DETALLE SOBRE LAS FUNCIONES DEL MONITOR 1. SELECCIÓN DEL PROYECTO A EVALUAR La relación de proyectos esta agrupada como estudio pre inversión, expediente técnico y obra. Si el proyecto a evaluar corresponde al financiamiento de un estudio de pre inversión se selecciona el botón Si el proyecto a evaluar corresponde a un expediente técnico se selecciona el botón Si el proyecto a evaluar corresponde a una obra se selecciona el botón Si el proyecto a evaluar es un Estudio de Pre inversión o Expediente Técnico, entonces se visualizara la pantalla siguiente, la cual mostrara los procesos a registrar: Financiamiento, proceso de selección, estado de ejecución, información adicional, liquidación y cierre y conclusiones. La información de cada obra, estudio o expediente debe de registrase correctamente en vista que todos los datos del SIGEP se muestran a través de reportes a la Alta Dirección. 2. REGISTRO DE DATOS DE PERFIL Y EXPEDIENTE TECNICO a. FINANCIAMIENTO En esta pantalla se mostrará el monto comprometido por el MVCS, el cuál fue registrado previamente en la fase de transferencia. En esta pantalla se registraran las contrapartidas de financiamiento para el proyecto seleccionado; Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 8

9 Asimismo se registra el monto transferido por el MVCS a través de adendas o convenios. También se registrará el seguimiento del avance financiero (PIM Acumulado, Devengado Acumulado y el avance por mes y año del proyecto) Para registrar los datos se selecciona el botón, el cual permitirá mostrar los campos a registrar. Para este caso se seleccionó el botón agregar en monto contrapartida nacional y extranjera. b. PROCESO DE SELECCIÓN En esta pantalla se registrarán los datos del seguimiento al proceso de selección así como los datos establecidos para el resultado del proceso de selección. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 9

10 Para registrar cualquier dato se selecciona el botón, el cual permitirá mostrar los campos a registrar. Se debe de registrar los datos de las convocatorias en el registro de seguimiento del proceso y los datos del tipo de adjudicación en el resultado del proceso de selección. Para cada fase se debe de guardar la información. c. ESTADO DE EJECUCION En esta pantalla se registrará el estado de la ejecución del estudio o expediente técnico, el avance físico y el avance de componentes. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 1

11 En el avance físico de estudio, se registra el N de informe, fecha, %de avance físico y se registra la situación del estudio de pre inversión o expediente técnico. Para registrar cualquier dato se selecciona el botón mostrar los campos a registrar., el cual permitirá d. INFORMACION ADICIONAL En esta pantalla se registrará la ampliación de plazos, el presupuesto adicional y el presupuesto deductivo del estudio. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 10

12 Registro de Ampliación de Plazo Registro del Presupuesto adicional Registro de presupuesto deductivo e. LIQUIDACION Y CIERRE DE CONVENIO Registra información de la sostenibilidad del proyecto, datos de liquidación y cierre del proyecto. Permite adjuntar archivos en formato Word, Excel, pdf. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 11

13 f. DOCUMENTOS Para registrar cualquier dato se selecciona el botón mostrar los campos a registrar., el cual permitirá Registro de Archivos g. CONCLUSIONES Registra la conclusión, recomendación y fecha de registro. Adicionalmente se puede adjuntar el acta de monitoreo como sustento. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 12

14 3. REGISTRO DE DATOS DE OBRA Si el proyecto seleccionado a evaluar es OBRA, se visualizara la pantalla siguiente, la cual mostrara los procesos a registrar: Financiamiento, proceso de selección, estado de ejecución, información adicional, liquidación y cierre, documentos y conclusiones. La pantalla de financiamiento es la misma para Estudio de pre inversión, Expediente técnico y obra. a. Financiamiento Se registrará el avance financiero de la obra (PIM Acumulado, Devengado Acumulado y el avance por mes y año del proyecto) b. Proceso de Selección Este proceso para obra puede darse en 2 escenarios: Obra o Supervisión en Modalidad de Ejecución Directa En esta pantalla se registrarán los subcontratos y responsables de obra. Obra o Supervisión en Modalidad de Ejecución Indirecta En esta pantalla se registra el seguimiento del proceso de selección y el resultado del proceso de selección. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 13

15 Obra o Supervisión en Modalidad de Ejecución Directa Obra o Supervisión en Modalidad de Ejecución Indirecta Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 14

16 Si se selecciona consorcio se debe de registrar los datos del consorcio y las empresas que forman el consorcio. c. Estado de Ejecución En esta pantalla se registra los datos del estado de ejecución, las cartas fianza, avance de la obra y el seguimiento de los componentes del PNSU o PMIB Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 15

17 Para registrar cualquier dato se selecciona el botón campos a registrar., el cual permitirá mostrar los Pantalla de registro de cartas fianza: Pantalla de registro para el avance de la obra Pantalla de registro de Evaluación y Recomendaciones Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 16

18 El botón de Componentes PNSU mostrará las metas registradas por la Unidad de Estudios. En esta pantalla la Unidad de Monitoreo debe registrar la cantidad y el porcentaje de avance d. Información adicional: Registra la información de las ampliaciones de plazo, presupuesto adicional y presupuestos deductivos. Permite adjuntar documentos que sustenten las pruebas de calidad, ampliaciones de plazo, presupuestos adicionales y presupuesto deductivos. Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 17

19 Al seleccionar el botón muestra en pruebas verificadas, permitirá registrar información que se Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 18

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21 e. Liquidación y cierre Registra información de la sostenibilidad del proyecto y datos de liquidación y cierre de la obra. g. Historial: Se registra la información de procesos realizados en un proyecto, cuando se inicia una obra con procesos de selección directa y posteriormente se cancela y se continua con una selección indirecta Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 20

22 V. REPORTES: a. Resumen Obras: Reporte que muestra información resumen del seguimiento de las obras en monitoreo b. Ficha de proyecto: Esta ficha muestra la información relevante del proyecto Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 21

23 c. Ayuda Memoria: Muestra la síntesis del estado del proyecto en ejecución Sistema Integrado de Gestión y Evaluación de Proyectos 22

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