Manual de Organización

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1 Manual de Organización Coordinación General de Finanzas AUTORIZACIÓN Con fundamento en la ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Chiapas, Articulo 25, Fracción I y Artículo 18 Fracción V, y en cumplimiento con el Proyecto Académico , Generación y Gestión para la Innovación, referente al Desarrollo Administrativo y en Atención al Programa de Modernización de los Procesos de Gestión y Normatividad se expide el presente documento, el cual tiene como objeto servir de instrumento de trabajo para normar y precisar las funciones, así como las obligaciones y responsabilidades del personal que conforman la estructura organizacional de la Universidad Autónoma de Chiapas. Mtro. Jaime Valls Esponda Rector Derivado de la Modernización de los Procesos de Gestión y Normatividad y con fundamento en el Estatuto General de la Universidad Autónoma de Chiapas, en el Capítulo II, De la Dirección General de Planeación, Artículo 104, Fracción X, se expide el presente documento. Ing. Juan Carlos Rodríguez Guillen Director General de Planeación El presente manual entra en vigor a partir del 01 de agosto del 2014, y deja sin efecto a los expedidos en fecha anteriores, así como a todos aquellos documentos que se opongan al mismo.

2 Í N D I C E 1. Introducción 2. Marco Jurídico 3. Atribuciones 4. Misión 5. Visión 6. Objetivo General 7. Objetivos Específicos 8. Organigrama Estructural 9. Cuadro Orgánico de Cargos 10. Función general 11. Descripción de funciones específicas a nivel de cargos 12. Línea jerárquica de autoridad y responsabilidad 13. Áreas de coordinación 14. Sustento administrativo y normativo 1

3 1. Introducción La necesidad de un estudio de procedimientos administrativos, contables, presupuestales y patrimoniales de una Institución de Educación Superior como es nuestra Universidad Autónoma de Chiapas, a través del manejo de Recursos Financieros de la Coordinación General de Finanzas, se basa en hacer más eficiente y eficaz su Organización y Procedimiento en la ejecución del Gasto, por lo que surge la necesidad de la elaboración del Manual de Organización y Funciones. El presente documento contiene información básica necesaria para orientar a todos los Servidores Públicos de la Coordinación General de Finanzas que deseen conocer el funcionamiento organizacional y las actividades administrativas, sobre todo al personal de nuevo ingreso, como instrumento de integración y orientación hacia el desarrollo de sus funciones financieras y operativas que ejecutarán 2. Marco Jurídico Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Chiapas, publicada en el periódico oficial del estado, el día 16 de agosto de Estatuto General de la Universidad Autónoma de Chiapas, publicado en la Gaceta Universitaria Órgano informativo de la Universidad Autónoma de Chiapas, el día 12 de marzo de Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Decreto de la Legislatura del Estado de Chiapas, de fecha 23 de Octubre de 1974, que da nacimiento a la Universidad Autónoma de Chiapas. Ley Federal del Trabajo. Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Chiapas. Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Estatuto del Personal Académico de la UN.A.CH. Estatuto del Personal Administrativo de la UN.A.CH. Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Académico. Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Administrativo. 2

4 3. Atribuciones I. Auxiliar a la Rectoría en la formulación, coordinación y ejecución de planes, programas, proyectos, estrategias y acciones necesarias para la implantación de las reformas estructurales administrativas y financieras de la Universidad. II. III. IV. Auxiliar a la Rectoría en implementar las acciones necesarias para implantar las reformas estructurales administrativas y financieras. Participar como suplente de la Rectoría en la Comisión para la Reforma Estructural de la UNACH. Establecer, con base en las propuestas de la CREU, su plan y programas de desarrollo, en el marco de la Planeación Universitaria. V. Formular su Reglamento Interno y manuales de organización para someterlos a aprobación de los órganos competentes. VI. VII. VIII. Establecer, en coordinación con la Dirección General de Planeación, la organización, los procesos, procedimientos y métodos administrativo-financieros inherentes al Modelo de Gestión. Coordinar, conjuntamente con la Secretaria Administrativa, el diseño, implantación y mejora de los sistemas administrativos y financieros. Coadyuvar con la Secretaría Administrativa y la Dirección General de Planeación de la Universidad, ante las instancias federales y locales, en la gestión de los recursos necesarios para el desarrollo de la Universidad, en particular aquellos orientados al saneamiento de los pasivos estructurales, al pago de los finiquitos de jubilación, así como para cubrir otras prestaciones contingentes. 3

5 IX. Auxiliar a la Rectoría en la atención de los órganos de fiscalización y en el seguimiento de las observaciones que se deriven de las acciones de éstos, conjuntamente con la Coordinación General de Finanzas y áreas involucradas. X. Intervenir en el proceso de la entrega recepción de funcionarios de la Universidad, de acuerdo a los lineamientos establecidos para tal fin conjuntamente con la Coordinación General de Finanzas. XI. Representar a la Universidad ante la asociación mexicana responsable de la estandarización de la información administrativa financiera en las instituciones de educación superior (AMERIAF). Las demás que resulten necesarias para el cumplimiento de su propósito, conforme a la legislación universitaria. 4. MISION Comité Permanente de Finanzas, a través de la Coordinación General de Finanzas y sus cinco departamentos brindan la labor de vigilancia, control y seguimiento de los procesos de captación de ingresos, manejo de recursos, operación del gasto, custodia de los bienes patrimoniales, los actos de entrega-recepción, auditorías internas, para la buena operatividad de los Sistemas Contables, Financieros y Patrimoniales de la Universidad; así como los requerimientos de sus necesidades de bienes y servicios de cada departamento, logrando una administración innovadora y eficaz a través de la actividad financiera y la implementación de nuevos mecanismos de recaudación, así como la coordinación y programación óptima de los recursos económicos, con equidad y transparencia, para la realización oportuna de la información financiera, a fin de ofrecer servicios de calidad a la comunidad. 4

6 5. VISION El Comité Permanente de Finanzas a través de la Coordinación General de Finanzas y los departamentos de Caja General, Finanzas, Contraloría Interna, Auditoría Interna, Patrimonio,, debido al crecimiento en los diferentes Campus de la Universidad y áreas administrativas, serán para el 2018, una Tesorería General de la Universidad Autónoma de Chiapas, con un Tesorero General y sus Directores de: Finanzas, Auditoría General, Contraloría General, Patrimonio Universitario, Unidad Administrativa, que ofrezca un servicio integral a la Comunidad Universitaria con eficiencia y buena calidad, una Coordinación que garantice un equilibrio financiero y ético en el uso de los recursos públicos. Así como de manera interna aplicar una innovadora cultura de creatividad digital que modernice los sistemas horizontales de la administración pública (planeación estratégica, finanzas, organización, recursos humanos y tecnología informática) para que sean la base de los sistemas verticales y homogeneizar todos los procesos informáticos. 6. OBJETIVO GENERAL Coordinar, cuidar el patrimonio universitario, sus recursos ordinarios y extraordinarios, que se realizan en la Universidad Autónoma de Chiapas, mediante la labor de vigilancia, control y seguimiento de los procesos encausados a la captación de Ingresos, manejo de recursos, operaciones del gasto, custodia de los bienes patrimoniales y auditorías internas, para la buena operatividad de los sistemas contables, financieros y patrimoniales de la Universidad, a través de los departamentos de Caja General, Finanzas, Contraloría Interna, Auditoría interna y Patrimonio. 5

7 7. OBJETIVOS ESPECIFICOS Coordinación General de Finanzas Optimizar los recursos asignados al Comité Permanente de Finanzas, Coordinación General de Finanzas, Departamento de Caja General, Finanzas, Contraloría Interna, Auditoría Interna y Patrimonio para la correcta y clara aplicación del presupuesto autorizado. 8. Organigrama Estructural COORDINACION GENERAL DE FINANZAS / UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO COORDINACION GENERAL DE FINANZAS UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO SECRETARIA AUXILIAR SECRETARIA PROGRAMADOR CHOFER 6

8 9. Cuadro Orgánico de Cargos Coordinación General de Finanzas Nivel Denominación de la unidad orgánica y cargos estructurales 2 JEFE DE UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO 10. Función General Nombre del responsable / titular ROSA MARIA ALBORES HERNANDEZ Plaza Puesto Descripción de la función general Atender las necesidades de los departamentos dependientes de la coordinación general de finanzas en cuanto a recursos financieros, materiales y de servicios que requieran, de acuerdo al presupuesto anual asignado. Correspondencia con el estatuto general de la UNACH Del estatuto general de la universidad, titulo segundo capítulo IV, artículo 41. El Comité Permanente de Finanzas, contará para su funcionamiento con un Coordinador General de Finanzas, quien se auxiliará con los siguientes departamentos: I. De Finanzas. II. De Contraloría Interna. III. De Auditoría Interna. IV. De Patrimonio Universitario; y V. De Caja General. Estatuto General de la UNACH. El Coordinador General de Finanzas y los titulares de los cinco departamentos señalados, serán designados por el Rector, a propuesta del Comité Permanente de Finanzas. 7

9 11. Descripción de funciones específicas a nivel de cargos Dependencia COORDINACION GENERAL DE FINANZAS Cargo Funciones Específicas JEFE DE UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO 1) Atender las necesidades de los departamentos dependientes de la coordinación general de finanzas en cuanto a recursos financieros, materiales y de servicios que requieran, de acuerdo al presupuesto anual asignado. 2) Elaborar programa operativo anual al inicio del ejercicio correspondiente. 3) Revisar y codificar pólizas de egresos, diario e ingresos, así como registro en los sistemas contables, presupuestal y patrimonial. 4) Elaborar conciliación bancaria de la cuenta del gasto corriente. 5) Proporcionar información administrativa, contable, presupuestal y patrimonial, a las diferentes áreas de la universidad. 6) Las demás que le confiera la legislación universitaria. 12. Línea Jerárquica de autoridad y responsabilidad Área inmediata superior Áreas dependientes COORDINADOR GENERAL DE FINANZAS Departamentos de: caja general, patrimonio universitario, auditoría interna, finanzas, contraloría interna y auxiliar contable. Responsabilidad institucional Atender las necesidades de los departamentos dependientes de la coordinación general de finanzas en cuanto a recursos financieros, materiales y de servicios que requieran, de acuerdo al presupuesto anual asignado. 8

10 13. Áreas de Coordinación Coordinación General de Finanzas Relaciones de coordinación interna Nombre del área Aspecto de coordinación COMITÉ PERMANENTE DE FINANZAS Información contable, financiera y presupuestal, así como atender necesidades propias del comité. DEPARTAMENTOS DE COORDINACION GENERAL DE FINANZAS SECRETARIA ADMINISTRATIVA DIRECCION DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO DIRECCION DE PERSONAL Y PRESTACIONES SOCIALES DIRECCION JURIDICA Nombre del área PROVEEDORES 14. Sustento administrativo y normativo i. Organización administrativa Necesidades materiales y de servicios; vincular información contable, financiera y patrimonial. Solicitud de recursos, contratos de arrendamientos, honorarios asimilados y demás. Vincular información presupuestal Nómina de personal administrativo base y confianza Contratos de arrendamiento, honorarios asimilados Relaciones de coordinación externa Aspecto de coordinación Optimizar costos y gastos por compras diversas para atender necesidades de la coordinación general de finanzas y comité permanente de finanzas. Existencia Fecha de última Documento Si No actualización Manual de Organización y Funciones X 05/04/2010 Manual de Procedimientos X 20/09/2010 Organigrama autorizado X 05/04/2010 Acuerdo de creación X 12/03/1996 Otro (especificar) X 9

11 ii. Fundamento normativo Documento Existencia Si No Ubicación / articulado Ley Orgánica de la UNACH x CAPITULO VII, ARTICULO 21 El Comité Permanente de Finanzas contará para su funcionamiento con un Coordinador General de Finanzas, quien se auxiliará con los siguientes departamentos: I. De Finanzas II. De Contraloría Interna III. De Auditoría Interna IV. De Patrimonio Universitario; y V. De Caja General El Coordinador General de Finanzas y los titulares de estos departamentos, serán designados por el Rector, a propuesta del Comité y tendrán las funciones que les asigne la Legislación Universitaria. Corresponderá a la Contraloría Interna vigilar el cumplimiento de las normas que regulen el manejo patrimonial de la Universidad. Estatuto general de la UNACH X CAPITULO IV, ARTICULO 41 El Comité Permanente de Finanzas, contará para su funcionamiento con un Coordinador General de Finanzas, quien se auxiliará con los 10

12 siguientes departamentos: Reglamento de Investigación y Posgrado Reglamento de alumnos Reglamento de servicio social Reglamento de Planeación Otro (especificar) I. De Finanzas. II. De Contraloría Interna. III. De Auditoría Interna. IV. De Patrimonio Universitario; y V. De Caja General. Estatuto General de la UNACH. El Coordinador General de Finanzas y los titulares de los cinco departamentos señalados, serán designados por el Rector, a propuesta del Comité Permanente de Finanzas. Elaboró: 11

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