Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa
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- Estefania Agüero Castro
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1 Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa Julio 2009 Sistema de Organización Administrativa Junio
2 CONTENIDO CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES... 5 ARTÍCULO 1.- OBJETIVOS DEL REGLAMENTO... 5 ARTÍCULO 2.- ALCANCE DEL REGLAMENTO... 5 ARTÍCULO 3.- REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO... 5 ARTÍCULO 4.- APROBACIÓN DEL REGLAMENTO... 5 ARTÍCULO 5.- RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN Y OPERACIÓN DEL... 6 ARTÍCULO 6.- CLÁUSULA DE PREVISIÓN... 6 CAPÍTULO II ANÁLISIS ORGANIZACIONAL... 6 ARTÍCULO 7.- OBJETIVO DEL PROCESO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL. 6 ARTÍCULO 8.- MARCO DE REFERENCIA O BASE LEGAL PARA EL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL... 6 ARTÍCULO 9.- PROCESO DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL... 6 A) CRITERIOS PARA EL ANÁLISIS RETROSPECTIVO... 6 B) CRITERIOS PARA EL ANÁLISIS PROSPECTIVO... 7 C) RESULTADO Y FORMALIZACIÓN DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL... 7 ARTÍCULO 10.- RESPONSABLES DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL... 8 ARTÍCULO 11.- PERÍODO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL... 8 ARTÍCULO 12.- ANÁLISIS COYUNTURAL... 8 Sistema de Organización Administrativa Junio
3 CAPÍTULO III DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL... 8 ARTÍCULO 13.- OBJETIVO DEL PROCESO DE DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL... 8 ARTÍCULO 14.- CRITERIOS PARA EJECUTAR EL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL... 8 A) IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS... 8 B) IDENTIFICACIÓN DE SERVICIOS QUE SATISFACEN LAS NECESIDADES. 8 C) DISEÑO DE PROCESOS... 8 D) CONFORMACIÓN DE ÁREAS Y UNIDADES ORGANIZACIONALES... 9 E) CLASIFICACIÓN DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES... 9 F) NIVELES JERÁRQUICOS DE LA INSTITUCIÓN... 9 G) ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD H) ALCANCE DEL CONTROL I) UNIDADES DESCONCENTRADAS J) UNIDADES ORGANIZACIONALES PARA PROGRAMAS Y PROYECTOS.. 11 ARTÍCULO 15.- FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL A) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES B) MANUAL DE PROCESOS ARTÍCULO 16.- CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN ARTÍCULO 17.- INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA ARTÍCULO 18.- NORMAS PARA LA CONFORMACIÓN DE CONSEJO, COMITÉS O COMISIONES Sistema de Organización Administrativa Junio
4 ARTÍCULO 19.- DEFINICIÓN DE LOS TIPOS E INSTANCIAS DE RELACIÓN INTERINSTITUCIONAL ARTÍCULO 20.- FORMALIZACIÓN DE INSTANCIAS DE RELACIÓN INTERINSTITUCIONAL ARTÍCULO 21.- DUPLICIDAD DE OBJETIVOS Y FUNCIONES INTERINSTITUCIONALES ARTÍCULO 22.- SERVICIOS A CIUDADANAS Y CIUDADANOS ARTÍCULO 23.- RESPONSABLE DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL ARTÍCULO 24.- PERÍODO DE EJECUCIÓN DEL PROCESO DE DISEÑO ORGANIZACIONAL CAPÍTULO IV IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL ARTÍCULO 25.- OBJETIVO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL ARTÍCULO 26.- PLAN DE IMPLANTACIÓN ARTÍCULO 27.- REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN ARTÍCULO 28.- RESPONSABLE DE LA IMPLANTACIÓN ARTÍCULO 29.- PERÍODO DE TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL ARTÍCULO 30.- APLICACIÓN DEL PLAN Y SEGUIMIENTO GLOSARIO ADMINISTRATIVO Sistema de Organización Administrativa Junio
5 CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1.- Objetivos del Reglamento Específico Los objetivos del presente Reglamento Específico son los siguientes: a) Proporcionar elementos técnicos-administrativos a la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones (AP), para llevar adelante el proceso de análisis, diseño e implantación del diseño organizacional mediante reglas a las que deben sujetarse los involucrados en el Sistema de Organización Administrativa. b) Asignar responsabilidades para la realización de cada uno de los procesos mencionados. c) Determinar el tiempo de ejecución de cada proceso. Artículo 2.- Alcance del Reglamento Este reglamento constituye el documento oficial al que deben sujetarse todos los servidores públicos de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones, que intervienen en los procesos de análisis, diseño e implantación del Sistema de Organización Administrativa. Ningún servidor público de la AP podrá alegar desconocimiento de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa ni del presente Reglamento, como excusa o justificación de omisión, infracción o violación de sus preceptos. Artículo 3.- Revisión y actualización del Reglamento El presente Reglamento Específico deberá ser actualizado cuando por razones internas y/o del entorno se justifiquen modificaciones al Sistema, sin contravenir los principios que rigen las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa y de las disposiciones legales vigentes en materia de organización. La Unidad de Planificación es la unidad responsable de actualizar el Reglamento Específico. Artículo 4.- Aprobación del Reglamento Específico Efectuada la actualización del Reglamento Específico, el Director Ejecutivo enviará el documento al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, órgano rector del Sistema de Organización Administrativa para su compatibilización. Recibida la compatibilización del órgano rector, el Director Ejecutivo emitirá Resolución Administrativa Interna para su aprobación. Sistema de Organización Administrativa Junio
6 Artículo 5.- Responsable de la aplicación y operación del Sistema de Organización Administrativa Es responsable de la aplicación del Sistema de Organización Administrativa el Director Ejecutivo, como Máxima Autoridad Ejecutiva, quién delegará la función de análisis, diseño e implantación del diseño organizacional a la Unidad de Planificación. Artículo 6.- Cláusula de Previsión En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del presente Reglamento Específico, éstas serán solucionadas en los alcances y previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa. CAPÍTULO II ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Artículo 7.- Objetivo del proceso de análisis organizacional El Análisis Organizacional tiene como objetivo analizar si la estructura organizacional de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones ha constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos de gestión establecidos en el Programa de Operaciones Anual, considerando la calidad de los servicios, la efectividad de los procesos y la rapidez de respuesta frente a los cambios internos y externos. Artículo 8.- Marco de referencia o base legal para el análisis organizacional Constituye base legal del presente Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa, la Ley N 1178 de Administración y Control Gubernamentales de 20 de julio de 1990, las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa vigentes, Decreto Supremo Nº de 7 de febrero de 2009, y Decreto Supremo Nº 0071 de 9 de abril de Artículo 9.- Proceso del análisis organizacional Se procederá al análisis organizacional, sobre la base de: Análisis retrospectivo. Análisis prospectivo. a) Criterios para el análisis retrospectivo Cuya realización tiene como objetivo fundamental establecer si la estructura organizacional de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones contribuyó o no al logro de los objetivos plasmados en el Programa Operativo Anual. Los criterios a considerarse en el análisis retrospectivo serán los siguientes: i. Forma en que se cumplen las obligaciones con el Estado y servicios a los operadores y beneficiarios de la Seguridad Social a Largo Plazo Si se ha satisfecho las demandas y necesidades de: o Estado. o Operadores de Seguridad Social a Largo Plazo. o Ciudadanas y Ciudadanos. Sistema de Organización Administrativa Junio
7 Si la regulación ejercida cumple con los principios de Seguridad Social expresados en la Constitución Política del Estado. ii. Procesos y procedimientos Vigencia de los procesos. Si las actividades que componen cada proceso están correctamente asignadas a las diferentes áreas y unidades organizacionales. Los resultados obtenidos de cada proceso. iii. Estructura organizacional Áreas y unidades organizacionales Si no existe duplicidad o dispersión de funciones. Si las funciones asignadas corresponden a los procesos y actividades determinadas. Si existe correspondencia entre funciones asignadas y el Programa Operativo Anual del área funcional. Si la unidad está ubicada en el nivel jerárquico que le corresponde. Si el grado y tipo de autoridad en toda la estructura está claramente establecido. iv. Canales de comunicación e instancias de coordinación Si lo canales de comunicación e instancias de coordinación están formalmente establecidos. Si son utilizados en forma eficaz y eficiente. Si las instancias de coordinación son las necesarias. v. Rapidez de respuesta de la estructura organizacional Grado de flexibilidad de la estructura organizacional de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones frente a modificaciones internas o del entorno y ante las contingencias que provocan desvíos en la Programación Operativa Anual. b) Criterios para el análisis prospectivo El análisis prospectivo estará orientado a determinar la necesidad de ajustar o no la estructura organizacional, en relación a los objetivos planteados en el Programa Operativo Anual de la nueva gestión, considerando además las conclusiones emanadas en el análisis retrospectivo. Serán elementos de análisis prospectivo, las necesidades de adecuación de la estructura organizacional a los nuevos objetivos presentados en la programación de operaciones y la forma de corregir, en la siguiente gestión, los problemas organizacionales detectados en el análisis retrospectivo. c) Resultado y formalización del análisis organizacional La Unidad de Planificación elaborará un documento diagnóstico del análisis organizacional, poniendo a consideración del Director Ejecutivo para su aprobación. Esta etapa finaliza cuando el documento de Análisis organizacional obtiene la conformidad del Director Ejecutivo. Sistema de Organización Administrativa Junio
8 Artículo 10.- Responsables del análisis organizacional El proceso de análisis organizacional será conducido por la Unidad de Planificación bajo la metodología que ésta determine, con la participación de los funcionarios del área bajo análisis. En caso de requerirse personal técnico especializado, podrá recurrirse al concurso profesional de otros servidores públicos de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones o a la contratación de consultores externos. Artículo 11.- Período de ejecución del proceso de análisis organizacional El proceso de análisis organizacional de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones deberá iniciarse en el mes de julio y finalizará en el mes de septiembre de cada año y será realizado como parte del análisis de situación establecido en el Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones y cuando las circunstancias así lo demanden. Artículo 12.- Análisis coyuntural Se llevará a cabo un análisis organizacional, de carácter general o parcial, por aspectos internos o externos, si el Director Ejecutivo, considera oportuno realizarlo, a fin de solucionar problemas de carácter coyuntural que se presenten en la entidad durante el ejercicio de la gestión, velando por la economía, oportunidad, eficacia y eficiencia en cada cambio. CAPÍTULO III DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL Artículo 13.- Objetivo del proceso de diseño o rediseño organizacional El diseño organizacional tiene el propósito de definir o ajustar la estructura organizacional de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones, sobre la base de los resultados del análisis organizacional, concordante con la programación de operaciones aprobadas para la próxima gestión. Artículo 14.- Criterios para ejecutar el diseño o rediseño organizacional En el diseño o rediseño organizacional, se contemplarán las siguientes etapas: a) Identificación de los usuarios Inicialmente se tiene que identificar a los usuarios de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones y sus necesidades. b) Identificación de servicios que satisfacen las necesidades Se establecerá los servicios que provee la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones que satisfacen las necesidades de los usuarios. c) Diseño de Procesos Se identificarán los procesos necesarios para la producción de los servicios, estableciendo los resultados esperados y sus indicadores. Sistema de Organización Administrativa Junio
9 d) Conformación de áreas y unidades organizacionales Se conformarán unidades organizacionales para el desarrollo de los procesos, agrupándose de acuerdo a su especialidad en áreas organizacionales. El número y equipo de trabajo dependientes de cada unidad organizacional, se establecerán de manera tal que no diluya su capacidad de decisión. La agrupación de unidades que guarden relación entre sí, dará lugar a la conformación de un área organizacional cuyo ámbito de competencia deberá estar claramente delimitado. e) Clasificación de las Unidades Organizacionales Las unidades organizacionales de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones se clasifican en: i) Sustantivas: Cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones, a saber: Dirección de Prestaciones Contributivas Dirección de Prestaciones No Contributivas Dirección de Fiscalización Unidad de Inversiones Unidad de Atención al Ciudadano ii) iii) Administrativas: Cuyas funciones contribuyen indirectamente al cumplimiento de los objetivos de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones y prestan servicios a las unidades sustantivas para su funcionamiento, a saber: Dirección Administrativa Financiera Dirección de Sistemas De asesoramiento: Cumplen funciones de carácter consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre las demás unidades, a saber: Dirección Jurídica Unidad de Comunicaciones Unidad de Auditoría Interna Unidad de Planificación La creación de nuevas unidades organizacionales se sujetará a las recomendaciones del análisis organizacional, siempre en el marco del Programa de Operaciones Anual, las cuales se clasificarán en sustantivas, administrativas o de asesoramiento, según las funciones que realicen y serán incorporadas en los niveles jerárquicos correspondientes. f) Niveles Jerárquicos de la institución La Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones funcionará con una estructura orgánica definida a partir de los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo. Sistema de Organización Administrativa Junio
10 Nivel Ejecutivo. Nivel Operativo. g) Asignación de autoridad De acuerdo a la responsabilidad en el desarrollo de las operaciones a cada unidad organizacional se le otorgará el correspondiente grado de autoridad. Las diferentes unidades organizacionales tendrán la autoridad lineal o funcional para la ejecución de las operaciones asignadas, con relación a su jerarquía. h) Alcance del Control Con el fin de lograr en la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones un eficiente alcance de control, el número de unidades y equipos de trabajos dependientes de las Direcciones, deberán tener una dimensión que no diluya la capacidad de dirección. Al fin señalado, se establece que en la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones, no podrán existir unidades organizacionales con menos de dos dependencias, ni más de siete dependencias para evitar que los subordinados reciban poca dirección o control, salvo en casos excepcionales en que el Director Ejecutivo lo considere conveniente para la entidad. i) Unidades desconcentradas Con el propósito de proveer un mejor servicio a la ciudadanía, el Director Ejecutivo en el marco de Decreto Supremo Nº 0071 de 9 de abril de 2009, la normativa vigente y en concordancia con el Programa de Operaciones Anual, podrá disponer la desconcentración de una o más unidades organizacionales en otros distritos del país, atribuyéndoles competencia y facultades de decisión limitadas. Estas unidades desconcentradas se caracterizan por no tener personalidad jurídica, no se administran independientemente, sólo toman decisiones operativas, no tienen patrimonio propio y sus autoridades serán nombradas por el Director Ejecutivo. La desconcentración de una unidad organizacional será dispuesta mediante una resolución administrativa que contenga al menos lo siguiente: Justificación técnica y económica. Objetivos. Ámbito de competencia. Funciones específicas. Grado de autoridad. Sistema de Organización Administrativa Junio
11 j) Unidades organizacionales para programas y proyectos El Director Ejecutivo, en concordancia con el Programa de Operaciones Anual, podrá decidir la creación de unidades organizacionales específicas para la ejecución de programas y/o proyectos, bajo convenio con organismos nacionales o internacionales. La vigencia de las unidades creadas estará limitada al cumplimiento de sus objetivos. Artículo 15.- Formalización del Diseño Organizacional La estructura organizacional se formalizará con la aprobación de los siguientes documentos: a) Manual de Organización y Funciones El Manual de Organización y Funciones incluirá: Las disposiciones legales que regulan la estructura. Estructura orgánica general. Atribuciones y funciones de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones. Descripción de las unidades: Nombre de la unidad. Dependencia. Autoridad. Objetivo de la unidad. Funciones de la unidad. b) Manual de Procesos El Manual de Procesos incluirá: La denominación y objetivo del proceso. Las normas de operación. La descripción del proceso y sus procedimientos. Algunos procesos podrán ser formalizados de manera general o detallada. Los procesos diseñados a nivel de procedimientos se definirán en relación a la necesidad de estandarizar tareas rutinarias. Definición de los resultados esperados de cada proceso y sus indicadores. Estimación de los tiempos de cada operación. Los diagramas de flujo. Los formularios y otras formas utilizadas. Las técnicas a utilizarse podrán ser diagramas de flujo o descripción literal del procedimiento. Los Manuales de Organización y Funciones y de Procesos serán aprobados mediante Resolución Administrativa, emitida por el Director Ejecutivo, poniendo en vigencia para su aplicación por todos los servidores públicos de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones, quedando de esta forma aprobado el diseño organizacional. Sistema de Organización Administrativa Junio
12 Artículo 16.- Canales y medios de comunicación La comunicación formal deberá realizarse a través de las relaciones de autoridad lineal. La comunicación vertical de arriba hacia abajo se realizará formalmente a través de memorándums, comunicaciones internas u otros medios establecidos para el efecto. Los canales de comunicación indicarán el flujo normal que deben seguir las órdenes, informaciones y peticiones, al seguir la cadena de mando. En casos excepcionales y por motivos de emergencia o cuando el tiempo juega un papel importante para la toma de decisiones inmediatas y urgentes, se podrán acortar las cadenas y canales de mando. Asimismo, en la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones, la comunicación fluirá hacia arriba con propósito de que los responsables de las unidades organizacionales conozcan el desempeño del trabajo realizado por los servidores públicos de niveles inferiores. Por último, se utilizará la comunicación cruzada entre diferentes niveles que no tienen relaciones directas de autoridad o subordinación, con el propósito de acelerar el flujo de información y coordinar esfuerzos para lograr los objetivos de la entidad. En este caso, los subordinados no podrán hacer compromisos más allá de su autoridad y mantendrán informados a los jefes de las unidades organizacionales. La correspondencia será manejada a través de una hoja de ruta numerada que identifique al remitente y al receptor. Artículo 17.- Instancias de coordinación interna En la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones, se realizarán periódicamente reuniones de trabajo entre los responsables de las diferentes unidades organizacionales y éstos con los responsables de sus dependencias subalternas para informar sobre las actividades que realizan, planificar, coordinar y efectuar el seguimiento del trabajo, establecer y mantener contactos e intercambio de información entre unidades de un mismo nivel jerárquico y contribuir a la solución de conflictos. Las instancias de coordinación interna para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades, que no pudieran resolverse a través de gestiones directas, se efectuarán por medio de consejos, comités o comisiones. Toda relación directa y necesaria de coordinación será estipulada como función específica de cada unidad. Los consejos, cuya función será guiar y emitir recomendaciones, podrán ser informativos, de asesoramiento o de resolución de problemas; tienen la potestad de recomendar soluciones y estarán conformados por los responsables de las unidades organizacionales. Estos comités podrán ser permanentes o temporales. Sistema de Organización Administrativa Junio
13 Las comisiones se conformarán con el propósito de cumplir una misión específica a cuyo término se disolverán. Estos podrán estar conformados por personal de diferentes niveles de la estructura organizacional de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones y podrán ser de carácter técnico o administrativo. Artículo 18.- Normas para la conformación de consejo, comités o comisiones Las instancias de coordinación interna bajo el nombre de comités, consejos o comisiones, para coordinar actividades entre las distintas unidades organizacionales, considerarán lo siguiente: La autoridad deberá explicarse en forma clara, de modo que los miembros sepan si su responsabilidad es tomar decisiones, hacer recomendaciones o sólo deliberar y presentar al Director Ejecutivo ideas sobre el o los asuntos que se estén considerando. Su conformación respecto al personal que participará deberá estar previamente establecido, según se constituyan en consejos, comités o comisiones. El trabajo a realizarse deberá estar limitado al tema o temas que puedan manejarse en una discusión de grupo. Tendrán un responsable que planifique la reunión, prepare la agenda, verifique que los resultados del trabajo realizado estén disponibles para todos los miembros, formule con antelación propuestas, dirija el consejo o comité e integre las ideas. En las reuniones se llevarán actas que se circularizarán para corrección o modificación antes de que se apruebe el texto final. La conformación de consejos, comités o comisiones deberá estar respaldada mediante una Resolución Administrativa, que señale por lo menos lo siguiente: El objetivo de la instancia de coordinación Las funciones específicas La unidad encargada de la instancia El carácter temporal o permanente La periodicidad de las sesiones Artículo 19.- Definición de los tipos e instancias de relación interinstitucional En la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones existen los siguientes tipos de relacionamiento interinstitucional: a) Relaciones funcionales: Cuando la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones ejerza autoridad funcional sobre otra en materia de su competencia, efectuando tareas de fiscalización, control y regulación. Sistema de Organización Administrativa Junio
14 b) Relaciones de complementación: Cuando la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones requiera interactuar con otra en asuntos de interés compartido. Artículo 20.- Formalización de instancias de relación interinstitucional Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones y otras entidades que no pudieran resolverse a través de gestiones directas, las instancias de relaciones interinstitucionales se formalizarán mediante convenios interinstitucionales respaldados por disposiciones legales. Artículo 21.- Duplicidad de objetivos y funciones interinstitucionales En caso de que la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones identifique la duplicidad de objetivos y funciones con otra entidad del país, el Director Ejecutivo elevará esta situación a la autoridad en grado superior, con competencia, para que la considere, dirima o resuelva. Artículo 22.- Servicios a Ciudadanas y Ciudadanos Para el servicio a ciudadanas y ciudadanos la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones debe contar con un área o unidad responsable que se encargará de organizar: La obtención de retroalimentación de parte de las ciudadanas o ciudadanos sobre la calidad de los servicios presentados, efectuando análisis de criterios de opinión pública, difundiéndolos al interior de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones. Los medios de comunicación necesarios para facilitar la orientación al público en los trámites y gestiones que requiera realizar, mediante boletines informativos, publicaciones de listado de servicios otorgados, conferencias de prensa y otros. La recepción, el registro, la canalización y el seguimiento de sugerencias, reclamos, denuncias o cualquier otro asunto mediante la organización de una ventanilla y/o línea telefónica de reclamo. Artículo 23.- Responsable del Diseño Organizacional El diseño o rediseño organizacional será conducido por la Unidad de Planificación bajo la metodología que ésta determine. En caso de requerirse personal técnico especializado, podrá recurrirse al concurso profesional de otros servidores públicos de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones o a la contratación de consultores externos. Artículo 24.- Período de ejecución del proceso de diseño organizacional El proceso de diseño organizacional de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones deberá realizarse entre los meses de octubre y diciembre de cada gestión. Sistema de Organización Administrativa Junio
15 CAPÍTULO IV IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL Artículo 25.- Objetivo del proceso de implantación del diseño o rediseño organizacional La implantación tiene como propósito llevar a la práctica los ajustes a la estructura organizacional definidas en el proceso de diseño o rediseño organizacional. Artículo 26.- Plan de implantación Una vez aprobado el diseño organizacional, mediante la aprobación del Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procesos, ajustados al Programa de Operaciones Anual o a cambios estructurales durante la gestión, se procederá a la elaboración del Plan de Implantación, bajo la responsabilidad de la Unidad de Planificación. En caso necesario, esta tarea de organización estará a cargo de consultores externos. El Plan de Implantación deberá contener los siguientes aspectos: a) Objetivos de implantación. b) Cronograma. c) Recursos Humanos, materiales y financieros necesarios. d) Responsables. e) Programas de difusión, orientación, adiestramiento y capacitación a responsables y funcionarios involucrados. Artículo 27.- Requisitos para la implantación Son requisitos para la implantación del Plan, la puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual, sus bases estratégicas y la disponibilidad de recursos humanos, físicos y financieros previstos. Artículo 28.- Responsable de la implantación La Unidad de Planificación implantará la estructura aprobada mediante un trabajo conjunto con los responsables de las diferentes áreas organizacionales que componen la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones. Artículo 29.- Período de tiempo para la ejecución del proceso de implantación del diseño o rediseño organizacional La implantación de la nueva estructura organizacional se iniciará inmediatamente después de haberse formalizado el diseño o rediseño organizacional y deberá concluir como máximo hasta el mes de febrero de la siguiente gestión. Artículo 30.- Aplicación del plan y seguimiento Se establecerán cronogramas y procedimientos para realizar evaluaciones específicas y obtener elementos e indicadores de control y verificación del cumplimiento de los plazos preestablecidos y realizar los ajustes que sean necesarios en la nueva estructura organizacional. Sistema de Organización Administrativa Junio
16 GLOSARIO ADMINISTRATIVO ÁMBITO DE COMPETENCIA Es la determinación formal de atribuciones y funciones, dentro de cuyos límites se ejerce autoridad. ÁREA ORGANIZACIONAL Es parte de la estructura organizacional, conformada por la unidad de área, y en caso necesario, por varias unidades dependientes. El área organizacional cuenta con objetivos de gestión y funciones específicas. AUTORIDAD LINEAL Es la facultad que tiene una unidad organizacional para normar, dirigir y controlar los procesos y actividades que se llevan a cabo en las unidades organizacionales de dependencia directa. AUTORIDAD FUNCIONAL Es la facultad que tiene una unidad para normar y realizar el seguimiento de las actividades, dentro de su ámbito de competencia, sobre otras áreas o unidades organizacionales que no están bajo su dependencia directa. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Es el conjunto de áreas y unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por la AP, para cumplir con sus objetivos. FLUJOGRAMAS Los flujogramas facilitan el análisis de los sistemas o procesos utilizados en cualquier tipo de organización, ayudan a describir y comprender el recorrido de cualquier circuito relacionado con la toma de decisiones en cualquier nivel de la organización y los factores que intervienen y afectan al mismo. FORMULARIO Es un impreso diseñado en forma tal que sirva a los propósitos de un determinado procedimiento. Constituye un medio importante para comunicar, transmitir y registrar información, particularmente datos cuantitativos, dentro y fuera de una institución. FUNCIÓN Son los deberes o potestades concedidos a la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones para desarrollar su finalidad o alcanzar su objetivo. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES El Manual de Organización y Funciones, contendrá información sobre la estructura (organigrama) diseñada, los objetivos y funciones inherentes a cada una de las áreas y Sistema de Organización Administrativa Junio
17 unidades establecidas, precisando la relación de dependencia de cada una de ellas respecto a las demás, su interacción y coordinación. MANUAL DE PROCESOS El Manual de Procesos, contendrá la descripción de las operaciones que se realizan en la entidad, de ser necesario, aquellos procesos que requieran mayor detalle se los expondrá en forma de procedimientos. OPERACIÓN O ACTIVIDAD Es un conjunto de tareas establecidas de manera sistemática, para el logro de los objetivos de un área o unidad. PROCEDIMIENTO Es la secuencia de tareas específicas para realizar una operación o parte de ella. PROCESO Es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse para el alcance de los objetivos de la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones. TAREA Es cada una de las acciones físicas o mentales o etapas para llevar a cabo una operación determinada. UNIDAD ORGANIZACIONAL Es una dependencia de la estructura organizacional a la que se le asigna uno o varios objetivos, desagregados de los objetivos de gestión y funciones homogéneas y especializadas. TIPOS DE RELACIÓN INTERINSTITUCIONAL a) DE TUICIÓN: Cuando la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones tenga autoridad para ejercer el control externo posterior, la promoción y vigilancia del funcionamiento de los sistemas de administración y control interno de otra entidad. b) DE RELACION FUNCIONAL: Cuando la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones ejerza autoridad funcional sobre otra en materia de su competencia. c) DE COMPLEMENTACION: Cuando la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones requiera interactuar con otra en asuntos de interés compartido. USUARIO Ciudadano que utiliza los servicios y/o bienes que produce la Autoridad de Fiscalización y Control Social de Pensiones. Sistema de Organización Administrativa Junio
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