PC Banking Empresas Payroll Services - Pago de Sueldos

Transcripción

1 PC Banking Empresas Payroll Services - Pago de Sueldos

2 CONTENIDOS PC Banking Empresas Módulo Payroll Services...3 Dar de alta una nómina...4 Consultar una nómina...6 Alta de Cuentas...12 Consulta de Alta de Cuentas...19 Dar de alta y listar grupos...22 Administrar la agenda de Pagos...23 Consulta de Pagos...29 Consultar el Log de Auditoria...30 Contáctenos...32 ANEXO I Alta de Nómina...33 ANEXO II Agenda de Pagos...34 ANEXO III Alta de Cuentas...35 ANEXO IIII Código de Países...36 ANEXO V Sucursales HSBC...38 Manual Payroll PC Banking Empresas 2

3 PAYROLL SERVICES Para navegar por PC Banking Empresas, primero deberá ingresar a: En el sitio obtendrá información sobre el servicio y sus ventajas. A través del módulo Payroll Services, usted podrá: 1) Dar de alta una nómina 2) Consultar una nómina 3) Alta de cuentas 4) Consulta de Alta de Cuentas 5) Dar de alta y listar grupos 6) Administrar la agenda de Pagos 7) Consulta de Pagos 8) Consultar el Log de Auditoria Manual Payroll PC Banking Empresas 3

4 ALTA DE NÓMINA En este ítem podrá dar de alta a los empleados de la empresa. Previamente deberá seleccionar un número de Ente y Subente (Pago de sueldos o transferencias minoristas honorarios o varios -) en el cual quedarán vinculados los empleados. Para el alta de los empleados cuenta con dos alternativas: Una implica el alta uno a uno de los empleados completando los datos que figuran en la pantalla: Alternativa de carga manual. Alternativa de carga Masiva. (Importar datos) Descripción Diseño de registro Crear Grupos para subdividir la nómina. Manual Payroll PC Banking Empresas 4

5 La segunda alternativa permite el ingreso masivo de una nómina a través de una importación de archivo (ver en anexos el diseño de registro). El sistema actualizará todos los datos de aquellas personas que habiendo sido ingresados con anterioridad, vuelven a ser incluidos en el ingreso masivo (tener presente este punto para no dañar datos ya cargados). El sistema emitirá un reporte con todos los errores producidos en el proceso de ingreso masivo de nómina en donde se detallará el nro. de registro inválido para facilitar su corrección (cabe aclarar que los registros con errores no se procesarán). También podrá asignar grupos (Ej.: Administrativos, Planta X, Quincenales, etc.) para subdividir la nómina dentro de cada número de Ente Subente Recuerde que si desea realizar Transferencias Minoristas tiene que solicitar previamente el número de Ente y Subente correspondiente a su Oficial de Negocio o Payroll, ya que este es distinto al de Pago de Sueldos. Manual Payroll PC Banking Empresas 5

6 CONSULTA DE NÓMINA A través de este menú usted podrá consultar la nómina de sus empleados seleccionando Número de Ente y Subente. A su vez, por cada Ente Subente tiene la posibilidad de subdividir la consulta por grupo asignado o por CUIL/CUIT o Apellido de cada empleado en forma particular. Consulta por Ente Subente. Si no se asigna un grupo se puede consultar la totalidad de la nómina de empleados cargados. Consulta de un empleado en particular. Una vez visualizada la nómina se pueden actualizar, modificar o eliminar datos de los empleados. Comandos de Operaciones. Descargar Archivo. Manual Payroll PC Banking Empresas 6

7 DESCARGA.CVS Esta alternativa permite exportar la nómina seleccionada a través de un archivo (ver en Modelo de Archivo). Modelo de Archivo CUIL Grupo Apellido Nombre Legajo Banco Cuenta UAT Gomes Raúl 1 Banca UAT Díaz Manuel 2 HSBC BANK UAT Ferreiro Claudio 3 HSBC BANK UAT Paz Antonio 4 HSBC BANK TOTAL DE EMPLEADOS EN LA NOMINA: 4 Manual Payroll PC Banking Empresas 7

8 COMANDO DE OPERACIONES Ver Detalle Payroll Services - Detalle de Nómina Manual Payroll PC Banking Empresas 8

9 ACTUALIZAR Actualizar Payroll Services - Actualización de Nómina Manual Payroll PC Banking Empresas 9

10 ELIMINAR Eliminar Payroll Services - Confirmación Manual Payroll PC Banking Empresas 10

11 VER HISTORIAL DE PAGOS Historial Payroll Services - Consulta de Pagos Realizados Consulta por Fecha Manual Payroll PC Banking Empresas Tipo de 11 operación

12 ALTA DE CUENTAS En este ítem podrá realizar la solicitud de apertura de Caja de Ahorros (sueldo) con su correspondiente Tarjeta de Débito, a los empleados de las Empresas, que posean contratado el servicio Payroll (Pago de Sueldos) en HSBC. Previamente deberá seleccionar un número de Ente y Subente. Para realizar el Alta de Cuentas, Usted deberá ingresar a A) La empresa deberá tener contratado el Modulo Transaccional, lo podrá contratar un Administrador, a través de Administrar/Clientes/Ver modificar datos. B) Dentro de Operar en el Módulo Transaccional/Payroll Services/Alta de Cuentas: El operador que realizara la operación deberá tener el permiso habilitado, esta verificación la podrá realizar un Administrador ingresando a Administrar/Operadores/Ver Operadores; e ingresar al perfil del operador tildando alta de cuentas. A) B) Manual Payroll PC Banking Empresas 12

13 Esta función cuenta con dos alternativas: 1- Apertura de cuentas a través de Carga Manual de Datos 2- Apertura de cuentas a través de Importación de un Archivo a la página. 1_ Apertura de cuentas a través de Carga Manual de Datos En este caso el operador ingresará manualmente los datos del empleado, de acuerdo a la grilla que se detalla en la página. (1*) NO es imprescindible asignar un grupo a cada empleado para realizar el Alta de Cuenta. (2*) En el ítem cuenta el desplegable muestra la cuenta corriente de la empresa (donde se debitan los haberes de los empleados), la misma es la que se encuentra habilitada a través del esquema de firmas. (3*) Ver listado de sucursales en Anexo. IMPORTANTE Todos los campos deben ser cargados en letras de imprenta mayúscula. Todos los campos señalizados con (*) son obligatorios, en caso de no completarse no podrá finalizar con la confección del Alta. No se permitirá ingresar documentos cuyo número sea 60 millones. Si el documento es mayor a 90 millones, se deberá controlar que la nacionalidad sea distinta de Argentina. Manual Payroll PC Banking Empresas 13

14 Una vez completos los datos, el sistema arroja la siguiente pantalla de confirmación: Cuando desee autorizar el lote, deberá ingresar a la opción Autorizaciones/Autorizaciones Pendientes. Recuerde que no tiene limite de horario ni de fecha para realizar dicha operación, con lo cual quedará pendiente hasta que sea firmada. Manual Payroll PC Banking Empresas 14

15 De esta forma la operación queda en proceso de alta. Manual Payroll PC Banking Empresas 15

16 2) Apertura de cuentas a través de Importación de Archivo a la página En este caso el operador importará el archivo con los datos de los empleados a través de la siguiente opción para agregar nuevas cuentas por medio de archivo. El formato del archivo podrá visualizarlo a través de la opción Diseño de Registro. Manual Payroll PC Banking Empresas 16

17 Cuando desee autorizar el lote, deberá ingresar a la opción Autorizaciones/Autorizaciones Pendientes. Recuerde que no tiene limite de horario ni de fecha para realizar dicha operación, con lo cual quedará pendiente hasta que sea firmada. Manual Payroll PC Banking Empresas 17

18 De esta forma la operación queda en proceso de alta. Manual Payroll PC Banking Empresas 18

19 CONSULTA DE ALTA DE CUENTAS Usted podrá revisar el estado de Alta de Cuentas a través de la opción Consulta Alta de Cuentas. Esta opción, le permitirá visualizar, el lote de altas cargado, el detalle de los mismos, como así también el estado de las Altas. Manual Payroll PC Banking Empresas 19

20 CONSULTA DE ALTA DE CUENTAS Manual Payroll PC Banking Empresas 20

21 El detalle de los distintos estados del proceso de altas de cuentas es el siguiente: -Firmas Pendiente: La empresa no ha finalizado la autorización, con las firmas correspondientes de acuerdo al esquema de firmas. -En proceso: La cuenta se encuentra en proceso de alta -Ejecutadas: La cuenta se ha dado de alta, la misma puede ser visualizada a través de al opción Consulta de Nómina. -Cancelada por empresa: El firmante cancelo la operación. -Cancelada fuera de horario: No se autorizo la operación antes de las 16 hs. -Rechazada: La cuenta no se ha dado de alta, consultar el error a través de nuestro Call Centre El Sistema le otorgará el número de Caja de Ahorro a las 48 hs. De ser autorizada por los firmantes, Usted podrá visualizar el número de cuenta nuevo a través del ítem Consulta de Nómina dentro de Payroll Services, la correspondiente Tarjeta de débito estará disponible en la sucursal de radicación de la cuenta, que selecciona la empresa, a los 10 días a partir de la fecha de apertura de la cuenta, la clave (PIN) correspondiente a la Tarjeta de débito será enviada al domicilio de correspondencia del titular de la cuenta. Recuerde que el sistema actualizará la nómina de personal con las nuevas altas solicitadas, las mismas podrán visualizarse a través de Consulta Alta de Nómina. - El personal de la Empresa deberá completar la solicitud de alta de caja de ahorro, correspondiente conforme a normas internas del HSBC y normativa del BCRA. RECUERDE: EL horario para realizar el alta de cuentas, confección y autorización es de lunes a viernes de 8 a 20 hs. Asimismo, tenga en cuenta que si usted no autorizó un lote confeccionadado, el mismo no se cancela, es decir que lo puede autorizar el día que desee respetando el horario antes mencionado. Manual Payroll PC Banking Empresas 21

22 DAR DE ALTA Y LISTAR GRUPOS A través de este menú podrá dar de alta y/o listar grupos. El concepto de grupo permite tener a la nómina total segmentada por parámetros que hagan más ágil la administración del proceso de pago de haberes. Ejemplo de grupos pueden ser: Quincenales, administrativos, planta permanente, etc. La creación de grupo es totalmente amplia y de exclusiva asignación por parte de la empresa. Actualización de Grupos Payroll Services - Consulta de Grupos Manual Payroll PC Banking Empresas 22

23 ADMINISTRAR LA AGENDA DE PAGOS A través de este menú se procesa el pago de haberes. Como se puede ver en el siguiente cuadro, es importante que se haya dado de alta el código de ENTE y SUBENTE Podrá seleccionar Sueldos o Transferencia en la opción Tipo de Pago. Recuerde que para realizar Transferencias debe gestionar un número de Ente y Subente especial que difiere del utilizado para Sueldos Manual Payroll PC Banking Empresas 23

24 Si selecciona Transferencias podrá optar por dos conceptos: Honorarios y Varios Manual Payroll PC Banking Empresas 24

25 Fecha de Ejecución Por fecha de ejecución debe entenderse: Para cuentas radicadas en HSBC, la fecha en que los sueldos estarán disponibles y acreditados en las cuentas de los empleados. Para cuentas radicadas en otros bancos, es la fecha en que el sistema procesará el envío de la información a la cámara de COELSA. La fecha de disponibilidad dependerá de los tiempos de procesamiento de la cámara COELSA y de cada banco en particular. La cuenta origen es la cuenta de la empresa de la que serán debitados los fondos para el pago de haberes. Manual Payroll PC Banking Empresas 25

26 La generación de la nómina de pagos se puede realizar de las siguientes formas: A. Por empleado, completando los datos de CUIL y apellido (ver cuadro anterior). B. Listando la nómina; se puede listar completa o sólo la correspondiente a un grupo. C. Importando un archivo (ver en anexo el diseño de registro aceptado por el sistema). Una vez desplegada la nómina de pagos, se debe tildar la(s) persona(s) que recibirán acreditación de sueldos y completar el campo correspondiente al monto del sueldo (esto es válido para las alternativas a y b). Una vez completa la selección de personas que recibirán acreditaciones de sueldos, el sistema informará la cantidad de registros y el importe total de la acreditación a los fines de confirmar el proceso: Manual Payroll PC Banking Empresas 26

27 1era confirmación 2da confirmación El sistema notificará y solicitará confirmación en los casos en que identifique un proceso similar (igual número de registro e igual monto total) en los últimos 30 días. Este control es realizado a los fines de evitar eventuales duplicaciones en los pagos de sueldos. Una vez confirmada la nómina de pagos, el sistema despliega un mensaje con los datos necesarios para que los firmantes puedan autorizar la operación, de acuerdo al esquema de firmas autorizado. Manual Payroll PC Banking Empresas 27

28 A continuación se muestra la siguiente pantalla que permite la importación de la nómina de pagos mencionada como alternativa C. Manual Payroll PC Banking Empresas 28

29 CONSULTA DE PAGOS A través de esta opción se pueden controlar los pagos realizados. Se podrá seleccionar los mismos por concepto (si no se selecciona ninguno, muestra la totalidad de los pagos). Se puede seleccionar un empleado en particular a través del CUIL y verificar los pagos realizados según el rango de fechas Rango de Fechas Payroll Services Consulta de Pagos Calendario Manual Payroll PC Banking Empresas 29

30 CONSULTAR EL LOG DE AUDITORIA A través de esta opción se puede controlar todas las operaciones realizadas por los operadores dentro del sistema. Payrroll Services - Log de Auditoria Datos Operador Manual Payroll PC Banking Empresas 30

31 Payroll Services - Log de Auditoria Ver Detalle Payroll Services Detalle Manual Payroll PC Banking Empresas 31

32 CONTÁCTENOS Para mayor información comuníquese con nuestro Centro de Atención a Clientes Empresas: con clave de Banca Telefónica 1 Atención Personalizada de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 hs. Atención Automatizada las 24 hs Centro de Atención Técnico Consultas sobre PC Banking Empresas y productos asociados al canal, de lunes a viernes de 10:00 s 15:00 hs. Vía contactenos@hsbc.com.ar O a través de nuestro sito Web: 1 Si desea obtener su Clave de Banca Telefónica, diríjase a cualquier cajero de la red Banelco. Ingrese su Tarjeta, su Clave y seleccione las opciones <Otras Operaciones> y <Generación de Claves>. Luego, el sistema le indicará cómo proceder. Manual Payroll PC Banking Empresas 32

33 ANEXO I - Alta de Nómina Campo Tipo Descripción Cabecera CUIT 2 Char CUIT de la empresa CANT. REGISTROS Int Cantidad de registros informados en el archivo Detalle CUIL 3 Char CUIL del empleado GRUPO Char ID de grupo del empleado, asignado por el sistema. Ver consulta de grupos. De no pertenecer a ningún grupo informar (espacio en blanco). APELLIDO Char Apellido del empleado NOMBRE Char Nombre del empleado LEGAJO Char Legajo del empleado TIPO DE CUENTA Char CC: Cuenta corriente, CA: caja de ahorro MONEDA DE LA CUENTA Char 080 : pesos, 002 : dólares NUMERO DE CUENTA ACREDITACION ó CBU CTA ACREDITACION Char Numero de cuenta de acreditación en caso de ser cuenta HSBC y CBU en caso de ser otros bancos 2 El número de CUIT se debe cargar separado por guiones 3 El número de CUIL se debe cargar separado por guiones Manual Payroll PC Banking Empresas 33

34 ANEXO II - Agenda de pagos: Alta de pagos Campos separados por ; Registro cabecera: Campo CUIT 4 Cantidad de registros Registros de detalle Campo CUIL 5 Importe Descripción CUIT de la empresa Cantidad de registros informados Descripción CUIL del empleado Importe a acreditar 4 El número de CUIT se debe cargar separado por guiones 5 El número de CUIL se debe cargar separado por guiones Manual Payroll PC Banking Empresas 34

35 ANEXO III Alta de Cuentas: Códigos de Provincias A SALTA G S. DEL ESTERO N MISIONES U CHUBUT B BUENOS AIRES H CHACO P FORMOSA V T. DEL FUEGO C CAP. FEDERAL J SAN JUAN Q NEUQUEN W CORRIENTES D SAN LUIS K CATAMARCA R RIO NEGRO X CORDOBA E ENTRE RIOS L LA PAMPA S SANTA FE Y JUJUY F LA RIOJA M MENDOZA T TUCUMAN Z SANTA CRUZ Manual Payroll PC Banking Empresas 35

36 ANEXO IIII Códigos de Países: Referencias Códigos de Países ARG ARGENTINA ECU ECUADOR KWT KUWAIT DOM REP.DOMINICANA AFG AFGANISTAN EGY EGIPTO NTZ KUWAIT CZE REPUBLICA CHECA ALB ALBANIA ARE EMIRATOS ARABES UNIDOS LSO LESOTHO RWA RUANDA DEU ALEMANIA SVN ESLOVENIA LBN LIBANO ROM RUMANIA HVO ALTO VOLTA ESP ESPAÑA LBR LIBERIA BYS RUSIA AND ANDORRA USA ESTADOS UNIDOS LBY LIBIA SMR S. MARINO AGO ANGOLA EST ESTONIA LIE LIECHTENSTEIN STP S.TOME Y PRINCIPE SAU ARABIA SAUDITA ETH ETIOPIA LTU LITUANIA SLV SALVADOR DZA ARGELIA FJI FIDJI LUX LUXEMBURGO VCT SAN VICENTE AUS AUSTRALIA PHI FILIPINAS MDG MADAGASCAR LCA SANTA LUCIA AUT AUSTRIA FIN FINLANDIA MYS MALASIA VAT SANTA SEDE BHS BAHAMAS FRA FRANCIA MWI MALAWI SEN SENEGAL BHR BAHREIN GAB GABON MDV MALDIVAS SYC SEYCHELLES BGD BANGLADESH GMB GAMBIA MLI MALI SLE SIERRA LEONA BRB BARBADOS GHA GHANA MLT MALTA SGP SINGAPUR BEL BELGICA GRC GRECIA MAR MARRUECOS SYR SIRIA BEN BENIN GRD GRENADA MUS MAURICIO SOM SOMALIA BTN BHUTAN GTM GUATEMALA MRT MAURITANIA LKA SRI LANKA BOL BOLIVIA GIN GUINEA MEX MEXICO ZAF SUDAFRICA BIH BOSNIA-HERZEGOVINA GNQ GUINEA ECUATORIAL MCO MONACO SDN SUDAN BWA BOTSWANA GNB GUINEA-BISSAU MNG MONGOLIA SWE SUECIA BRA BRASIL GUF GUYANA MOZ MOZAMBIQUE CHE SUIZA BRN BRUNEI GUY GUYANA MMR MYANMAR SUR SURINAM BGR BULGARIA HTI HAITI NRU NAURU SWZ SWAZILANDIA BDI BURUNDI NLD HOLANDA NPL NEPAL THA TAILANDIA CPV CABO VERDE HND HONDURAS NIC NICARAGUA TWN TAIWAN CMR CAMERUN HKG HONG KONG NER NIGER TZA TANZANIA CAN CANADA HUN HUNGRIA NGA NIGERIA TGO TOGO TCD CHAD IND INDIA NOR NORUEGA TON TONGA CHL CHILE IDN INDONESIA NCL NUEVA CALEDONIA TTO TRINIDAD Y TOBAGO CHN CHINA GBR INGLATERRA NZL NUEVA ZELANDIA TUN TUNEZ CYP CHIPRE IRQ IRAK NHB NVAS HEBRIDAS TUR TURQUIA COL COLOMBIA IRN IRAN OMN OMAN UKR UCRANIA COM COMORES IRL IRLANDA PAK PAKISTAN UGA UGANDA Manual Payroll PC Banking Empresas 36

37 COG CONGO ISL ISLANDIA PAN PANAMA URY URUGUAY KOR COREA COK ISLAS COOK PCZ PANAMA VEN VENEZUELA CIV COSTA DE MARFIL SLB ISLAS SALOMON PNG PAPUA N.GUINEA VNM VIETNAM CRI COSTA RICA ISR ISRAEL PRY PARAGUAY YEM YEMEN HRV CROACIA ITA ITALIA PER PERU YUG YUGOSLAVIA CUB CUBA JAM JAMAICA POL POLONIA ZAR ZAIRE DNK DINAMARCA JPN JAPON PRT PORTUGAL ZMB ZAMBIA DJI DJIBOUTI JOR JORDANIA PRI PTO RICO ZWE ZIMBABWE DMA DOMINICA KEN KENIA QAT QATAR Manual Payroll PC Banking Empresas 37

38 ANEXO V Sucursales HSBC: Sucursales HSBC CABALLITO / CABALLITO PARRAL BAHIA BLANCA / BAHIA BLANCA PLAZA NEUQUEN / NEUQUEN 124 RECOLETA 51 MENDOZA SAN MIGUEL / SAN MIGUEL CONESA (*) TUCUMAN / TUCUMAN PLAZA (*) QUILMES / QUILMES ALSINA (*) 53 CONCEPCION POSADAS BOLIVAR / POSADAS (*) AVELLANEDA / AVELLANEDA BELGRANO 140 PLAZA DE LA REPUBLICA 55 CORDOBA 143 JORGE LUIS BORGES 56 BELGRANO 300 CASA CENTRAL 59 AV. DE MAYO BARRIO NORTE / NORTE (*) 60 CONSTITUCION CHARCAS / URUGUAY (*) 63 ONCE 306 POMPEYA VILLA CRESPO / VILLA CRESPO ACEVEDO (*) 310 ABASTO 65 FLORIDA 315 PERGAMINO 66 LA PLATA 317 PZA. SAN MARTIN SALTA/ SALTA PEATONAL(*) 321 VILLA DEL PARQUE 68 SOLEIL VILLA URQUIZA / VILLA URQUIZA BLANCO (*) TRIBUNALES / DEL SALVADOR LANUS / LANUS LAVALLOL 71 ROSARIO 513 LUJAN DE CUYO SANTA FE / SANTA FE COSTANERA (*) 600 ONCE MISERERE 73 ALTO PALERMO 601 BARRACAS 75 MAR del PLATA 605 ENTRE RIOS VICENTE LOPEZ / VICENTE LOPEZ ALSINA 606 CONSTITUCIÓN 78 SAN ISIDRO 607 ALMAGRO LOMAS DE ZAMORA / LOMAS DE ZAMORA ITALIA (*) 608 PATERNAL OLIVOS / OLIVOS VILLATE (*) 609 SALGUERO 81 CABILDO 612 BELGRANO PAMPA 82 NUÑEZ 613 MONSERRAT 83 SAN FERNANDO 615 VILLA DEVOTO 84 LAS HERAS 616 LA PIEDAD SAN MARTIN / SAN MARTIN (*) 617 LAS HERAS PUEYRREDON LINIERS / LINIERS 618 MATADEROS RESISTENCIA / RESISTENCIA JUSTO (*) 621 MAURE FLORES/ FLORES CAMACUA (*) 622 CATALINAS 94 ALEM 623 MICROCENTRO MORON / MORON BROWN 624 HOSPITAL ITALIANO Manual Payroll PC Banking Empresas 38

39 116 SAN JUSTO 625 SUIPACHA PILAR / PILAR PANAMERICA (*) 629 CASEROS PARANA / PARANA URQUIZA (*) 630 MARTINEZ CORRIENTES / CORRIENTES JUNIN (*) 632 SAN JUSTO ROSAS SAN JUAN / SAN JUAN ACHA (*) 633 VILLA BALLESTER LOMAS DE SAN ISIDRO 663 CORDOBA HIPER LIBERTAD 639 RAMOS MEJIA 664 SAN FRANCISCO 641 PILAR PARQUE INDUSTRIAL 665 CORDOBA MERCADO 642 TORTUGUITAS 670 MENDOZA 643 ZARATE 671 GODOY CRUZ 644 PACHECO 672 MENDOZA CIRCULO MEDICO 647 ESCOBAR 673 MENDOZA COLON 648 MONTE GRANDE 674 MENDOZA SAN MARTIN 649 LA PLATA DIAGONAL 675 MENDOZA RODRIGUEZ PEÑA 651 MAR DEL PLATA DIAGONAL 680 JUJUY 652 TANDIL 681 BARILOCHE 653 BALCARCE 682 GENERAL ROCA 654 OLAVARRIA 683 TRELEW 655 ROSARIO SAN MARTIN 684 COMODORO RIVADAVIA 657 RAFAELA 685 CALETA OLIVIA 658 ROSARIO PLAZA PRINGLES 686 RIO GALLEGOS 659 CORDOBA CINE 687 SAN LUIS 660 RIO CUARTO 689 USHUAIA 661 FERREYRA 690 RIO GRANDE 662 VILLA MARIA 691 PEATONAL FLORIDA Manual Payroll PC Banking Empresas 39