Reporte del tiempo laboral y manejo de ausencias

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1 Reporte del tiempo laboral y manejo de ausencias Guía de empleado La Universidad de Houston se alegra en anunciar el reciente esfuerzo para mejorar el proceso del reporte de tiempo laboral y manejo de ausencias. Este proceso será llamado TRAM (Time Reporting Absence Management), y cambiara el uso de hojas de registro horario en papel a formularios electrónicos. Esta formación le demostrara el proceso para someter su solicitud de ausencia. U n i v e r s i t y o f H o u s t o n S y s t e m H R

2 Reporte del tiempo laboral y manejo de ausencias GUIA DE EMPLEADO 1 P a g e

3 Reporte del tiempo laboral y manejo de ausencias GUIA DE EMPLEADO Introduciendo TRAM La Universidad de Houston se alegra en anunciar el reciente esfuerzo para mejorar el proceso del reporte de tiempo laboral y manejo de ausencias. Este proceso será llamado TRAM (Time Reporting Absence Management), y cambiara el uso de hojas de registro horario en papel a formularios electrónicos. Beneficios del nuevo proceso TRAM: Reduce el volumen de trabajo en papel Elimina la necesidad de hojas de registro en papel ( timesheets ) Habilita a su supervisor para someter la horas que usted trabaje o los días de ausencia que usted solicite directamente en el reporte de tiempo laboral ( Time and Labor ). En vez de mandar dicha información al departamento de nóminas ( Payroll ) Menos oportunidades para cometer errores en el reporte de sus horas trabajadas Confirmación en línea de su solicitud de ausencias Disponibilidad limitada de los códigos de reporte de tiempo laboral basada en elegibilidad del empleado Empleados serán pagados por cada minuto de trabajo Términos y conceptos de TRAM En el sistema PeopleSoft Time and Labor se utilizan los siguientes términos en inglés: Time Reporter Time Approver Payroll Approver Reported Time Payable Time Workgroup Dynamic Group Web Clock (Reloj en línea digital) Time Collection Device TCD (aparato de recolección de tiempo) Absence Management 2 P a g e

4 Time Reporter (empleado pagado por hora) somete su horario de trabajo en PeopleSoft diariamente. Time Approver (TA) aprueba el tiempo para un empleado o grupo de empleados. Son responsables por inscribir empleados al sistema, y también revisar y corregir excepciones. Los Time Approvers revisan, corrigen y aprueban los reportes de tiempo laboral en PeopleSoft cada semana. Payroll Approver (PA) revisa, corrige y aprueba las horas pagadas. Son responsables por revisar el tiempo trabajado y solicitudes de ausencia antes de ser sometidas a departamento de nóminas ( Payroll. ) También son responsables por asegurar que los empleados estén en el sistema bajo el grupo de trabajo correcto. ( WorkGroup ) Reported Time es el tiempo sometido por los supervisores. Reglas no han sido aplicadas y no los datos del tiempo no han sido procesados hasta este punto. Payable Time el término utilizado cuando el proceso de administración de tiempo ha sido revisado contra el tiempo reportado ( reported time ). Este proceso se maneja cada noche. La administración de tiempo calcula reglas como overtime y genera excepciones si se encuentran errores. Workgroup Equipo de time reporters que comparten requerimientos de compensación como frecuencia de nómina, unión, lugar de empleo, etc. Ejemplos son: o Policía o Estudiantes con becas federales de colaboración Work Study o Empleados con salario mensual Cuando los datos de un empleado cambian por razones como promociones, demociones, o transferencias, las características del Workgroup podrían cambiar, requiriendo actualización en el sistema de Time and Labor Workgroup. Cuando un empleado termina su empleo, su inscripción en un Workgroup en el sistema será desactivado. Dynamic Group Grupo de time reporters establecido para reportar o procesar, por ejemplo, a un grupo de empleados en el mismo departamento o que tienen el mismo supervisor. Miembros de un dynamic group pueden pertenecer a diferentes workgroups. Por ello, un dynamic group para el departamento de mantenimiento podría incluir un socio administrativo, un ingeniero y un pintor. Web Clock se refiere al reloj digital en línea usado para reportar sus horas que se encuentra en el sistema de P.A.S.S. Empleados asignados al web clock serán responsables fichar in y out vía el reloj en línea digital web clock. El fichaje del tiempo laboral será transmitido del web clock a el departamento de payroll automáticamente para procesar sus cheques de pago. Time Collection Device (TCD) es un aparato electrónico usado para fichar al inicio y fin de su día de trabajo. Dicho aparato TCD estará localizado en áreas designadas donde el empleado será responsable por fichar sus horas escaneando su dedo pulgar. Datos del TCD serán transmitidos al departamento de payroll para procesar su cheque de pago. Absence Management es el proceso de manejo de ausencias. Absence Management es el proceso para que empleados soliciten ausencias vía el sistema de P.A.S.S. en PeopleSoft. 3 P a g e

5 TIME REPORTING & ABSENCE MANAGEMENT GUIA DE EMPLEADO Reportando su tiempo Hay dos maneras para reportar su tiempo laboral: Web clock TCD (Time Collecting Device). Su departamento y su puesto dictara el método que utilizara. Este guía repasara las dos maneras y también repasara como manejar sus días de ausencia. Información Requerida: Necesitará la siguiente información para entrar al sistema TRAM, con una de tres opciones: 1. Computadora: CougarNet ID y CougarNet Password Computer ID y Password 2. AccessUH: CougarNet ID y CougarNet Password 3. P.A.S.S. Employee ID PeopleSoft Password Iniciar sesión en computadora Entre a su computadora o a la computadora asignada a usted por su departamento. Hable con su supervisor si no tiene computadora disponible. Puede solicitar su ausencia desde cualquier computadora, incluyendo una computadora en su hogar. Para ingresar a su computadora, primero use la función de las teclas Control/ Alt/ Delete y luego ponga su CougarNet ID and CougarNet Password. Si la computadora está bloqueada y no es su computadora, contacte al administrador del departamento para conseguir el Computer ID y Password. Haga clic en un navegador de internet como Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, o Google Chrome. Ingrese al sitio web: para acceso al sitio web de AccessUH o También puede utilizar el sitio web: para el acceso al sistema de P.A.S.S. 4 P a g e

6 Para comenzar: Ingrese al sistema P.A.S.S. Puede hacer esto directamente o utilizando el sitio web de AccessUH. AccessUH puede ser encontrado en la esquina superior derecha del sitio web: AccessUH AccessUH permite al empleado ingresar a un solo sitio web para tener acceso a todos los sitios web de UH. 5 P a g e

7 Ingresando al sitio web AccessUH Para entrar, ingrese su CougarNet ID y CougarNet Password. AccessUH Dependiendo en su nivel de acceso y su puesto en UH, quizás podrá ver varios iconos de todos los sitios y sistemas cuales tenga acceso en UH. Para el sistema TRAM, haga clic en el sitio P.A.S.S.: 6 P a g e

8 Iniciar sesión P.A.S.S.: Entre al sistema de PASS vía el sitio web y someta su Employee ID y Password: P.A.S.S. - Seleccione P.A.S.S. Employee Self-Service 7 P a g e

9 USUARIOS DEL WEB CLOCK Reloj digital en línea Web Clock Dentro del portal de P.A.S.S., puede hacer clic directamente en el Web Clock. Si no es empleado que sea designado para utilizar el reloj digital en línea, el icono del Web clock no estará disponible. Múltiple records de empleado Si un empleado tiene múltiple records de empleado, el sistema preguntara que escoja un solo record de empleado Empl record. Es la responsabilidad del empleado de saber y fichar bajo el record de empleado apropiado. 8 P a g e

10 Fichaje Después de hacer clic en el Web Clock, la pantalla mostrara los tipos de fichaje. Escoja el tipo de fichaje del menú desplegable y haga clic en Enter Punch. Para la hora de comer, haga clic en Meal antes de salir. Cuando regrese de su hora de comida, haga clic en In. En un día de trabajo típico tendría que fichar de tal manera: In (cuando llegue al trabajo) Meal (cuando salga a su hora de comer) In (cuando regrese de comer) Out (al fin del día de trabajo) Employee Name 9 P a g e

11 Confirmación Recibirá una confirmación de su acción. Haga clic en OK. Tendrá que fichar al entrar y salir del trabajo y también a la hora de comer. Tendrá que fichar al salir a comer y al regresar después de comer. Como completar Después de hacer clic en OK, la pantalla regresara al la pantalla Enter Punch. Puede cerrar la ventanilla. Employee Name 10 P a g e

12 Reportando su tiempo Desde el menú de Self Service, hay múltiples opciones. Seleccione Time Reporting. Tendrá acceso a funciones como el Web Clock que ya hemos repasado y también su hoja de registro digital, horario mensual, historial de solicitudes de ausencia, y balance de horas de ausencia. 11 P a g e

13 USUARIOS DEL Time Collection Device (TCD) Acera del TCD Para los empleados asignados al aparato TCD para fichar sus horas, por favor de revisar lo siguiente: Empleados serán asignados a solo un aparato TCD en el campus. o Empleados solo podrá fichar sus horas en el aparato TCD que estén registrados. o Contacte su departamento para saber la localidad del aparato TCD en que esta registrado. o Si no es asignado a un aparato TCD, no será reconocido y no podrá fichar sus horas laborales. Si esta asignado a un aparato TCD que no este dentro de su área de trabajo, por favor contacte al administrado de su departamento. Dos huellas serán tomadas de los empleados asignados al aparato TCD. o Se registran dos huellas (una de cada dedo pulgar) por si acaso se lesiona un dedo. o Sus huellas son solamente para el sistema del aparato TCD. Son utilizadas por Recursos Humanos de la Universidad de Houston HR System para el reporte del tiempo. o Sus huellas no serán dadas a ninguna agencia fuera de UH y no serán accesibles a otros empleados de UH. o Huellas serán procesadas y después convertidas a una serie de caracteres análogos. o Ninguna huella fija será archivada. 12 P a g e

14 TCD: Fichaje con el TCD (al entrar) Empleados que tengan que fichar vía el aparato TCD tendrán que seleccionar el tipo de (In, Out, Start Lunch, End Lunch). Un día de trabajo contiene estos fichajes: In (cuando llegue al trabajo) Meal (cuando vaya a la hora de lonche) In (cuando regrese de comer) Out (cuando termine su día de trabajo) Después de escoger el tipo de fichaje, tendrá que escanear su dedo pulgar para fichar al entrar y salir del trabajo y al salir y regresar de comer. El TCD le pedirá que presente su huella de sus dedos. 13 P a g e

15 Presente su huella al escaner El empleado debera usar una de las huellas del dedo con las que originalmente registro en el escaner. Si el fichaje es aprobado, el TCD mostrara un mensaje en letra VERDE, y el nombre y record del empleado, Empl ID. De hecho, si no ve este mensaje, tendra que intentar de nuevo. *** Importante *** El empleado debera confirmar que su nombre y ID aparescan en verde en la pantalla. En algunos casos, habra personas con atributos tan similares que el TCD registrara el nombre de otro empleado. Si esto occure y su nombre no aparece, contacte su manager o supervisor. El tiempo es reportado al sistema de recursos humanos y registrado en la hoja de registro digital. 14 P a g e

16 Confirmación con nombre y Empl ID Si su huella no es detectada, puede hacer el proceso de fichar manualmente. Debera hacer clic en Exception User. Esta actualizacion del TCD es para registrar el empleado con el numero de identificacion del empleado con el Empl id en vez de la huella del dedo. Exception User 15 P a g e

17 Al hacer clic en Exception User, el TCD le pedira seleccionar una transaction. Haga clic en el tipo de fichaje que necesite. (In, Out, Meal) Mensaje En vez de pedir una huella, la pantalla tendra un teclado para someter su numero de ID. Someta su ID de empleado y haga clic OK. OK Teclado 16 P a g e

18 Si el fichaje es aprobado, el TCD mostrara un mensaje en letra VERDE, y el nombre y record del empleado, Empl ID. El tiempo es reportado al sistema de recursos humanos y registrado en la hoja de registro digital. Confirmación con nombre y Empl ID 17 P a g e

19 Proceso de reporte de horas diarias Manejando su tiempo o Es la responsabilidad del empleado de manejar sus horas de trabajo cada semana y comunicarse con su supervisor o manager. o Menos de 40 horas Tiempo será descontado de sus horas de vacation/sick para poder completar sus 40 horas si no llega a trabajar 40 horas por semana. o Mas de 40 horas Overtime tiene que ser aprobado por su supervisor. TCD: Si hay problemas con el aparato TCD : o Contacte al manager/supervisor de su departamento Webclock: Si hay una emergencia o si no hay electricidad: o Contacte su manager/supervisor. Managers tendrán que manualmente someter su fichaje de horas. Aparatos TCDs continuaran a funcionar bajo batería eléctrica interna. Si olvida fichar in u out o Notifique su supervisor inmediatamente Actualmente UH está repasando y revisando las pólizas del nuevo sistema TRAM. Cambios e información de última hora estará disponible en el sitio web de TRAM. 18 P a g e

20 MANEJO DE AUSENCIAS Reportando su tiempo Desde el menú de Self Service, hay múltiples opciones. Seleccione Time Reporting. Time Reporting le permitirá: Crear su solicitud de ausencia (Absence Request) Ver su hoja de registro digital, historial de solicitudes de ausencia, balance de horas de ausencia y horario mensual. Haga clic en Absence Request para iniciar su solicitud. Con el Nuevo sistema TRAM, no habrá necesidad de llenar una solicitud en papel. El registro en línea es el único documento requerido para una solicitud de ausencia de un empleado. 19 P a g e

21 Después de hacer clic en y entrar a Absence Request Seleccione la fecha cuando comenzara su ausencia. Ingrese la fecha con el formato MES/DIA/AÑO o haga clic en el calendario y escoja la fecha deseada. En el sitio absence request, puede ver su historial de solicitud de ausencias en la parte baja de la página o ver su horario mensual en la parte superior de la página. Employee Name Job Title 20 P a g e

22 Historial de solicitud de ausencia Haga clic en View Absence Request History en la parte baja de la página Request Absence Page o del menú principal (main menu). Haga clic en absence request history para ver su historial de solicitudes de ausencia. Seleccione las fechas que esté buscando. Haga clic en refresh para ver los resultados de su búsqueda. Puede modificar sus solicitudes de ausencia en su historial. Si la ausencia ya ha sido aprobada, por favor contacte a su supervisor si necesita modificar algo. Employee Name Job Title Programa de horario mensual Este calendario le mostrara: o Las horas que usted tiene que trabajar o Días de vacaciones pagadas (Holidays) o Días solicitados para ausencias Para ver meses anteriores o en el futuro, haga clic en previous month o next month, o ingrese el mes que desee revisar. 21 P a g e

23 22 P a g e

24 Como filtrar por tipo de ausencias Filter by Type En este sistema, puede filtrar su búsqueda de ausencias con el menu desplegable "Filter by Type." Esto solo mostrara las ausencias asociadas con el tipo de ausencia en menu Absence Name Field Seleccione la ausencia en el menu Absence Name Employee Name Job Title 23 P a g e

25 Tipo de ausencias - Absence Name Puede seleccionar el tipo de ausencia que desee solicitar simplemente seleccionando del menu desplegable "Absence Name". Este menu incluye todos los tipos de ausencias. Employee Name Job Title 24 P a g e

26 Cuando seleccione type of absence, múltiples áreas se abrirán en la pantalla. Complete las áreas requeridas incluyendo la fecha cuando termine su ausencia. (End Date) Para completar el end date, puede ingresar la fecha in el formato MES/DIA/AÑO o puede hacer clic en el calendario y escoger la fecha. Employee Name Job Title 25 P a g e

27 Algunos tipos de ausencia se requieren razones adicionales. Por ejemplo, para sick days, usted necesitara indicar si la ausencia es debido a usted, su cónyuge, un hijo, o padre/madre. Si necesita agregar información adicional, puede hacerlo en el área Comments. Después de completar la información requerida, puede archivarla para el futuro (Save for Later) o someterla (Submit). Employee Name Job Title 26 P a g e

28 Días parciales Si pide una ausencia parcial, deberá indicar cuales días de trabajo serán días parciales e ingresar las horas que estará ausente en el área marcada Duration en su pantalla. Puede revisar su balance a la derecha de la pantalla. Si no tiene suficiente horas en su balance, el sistema no dejara que se complete la solicitud de ausencia. Employee Name Job Title 27 P a g e

29 Horas de días parciales Después de indicar que trabajará días parciales para su solicitud de ausencia, el área para esas horas aparecerá en su pantalla. Ingrese la cantidad de horas solicitadas de ausencia para el día de trabajo parcial en esta área. Employee Name Job Title 28 P a g e

30 Complete y someta su solicitud Cuando haga clic en calculate duration, el sistema calculara las horas de los días parciales en el área duration field. Cuando completa la solicitud de ausencia Absence Request, puede archivarla para el futuro (save for later) o someterla (submit the form). Employee Name Job Title 29 P a g e

31 Confirmación Después de su solicitud de ausencia, cuando someta dicha solicitud, recibirá un mensaje de confirmación. Haga clic en "OK." Después de hacer clic en OK, podrá ver el status de su solicitud. Note que el status de aprobación estará pendiente (pending). La solicitud de ausencia será enviada a su departamento para aprobación y autorización. Employee Name & Title Employee Name 30 P a g e

32 Procesos Cuando su solicitud de ausencia sea aprobada, negada, o regresada a usted para corregir, usted será notificado vía . También puede entrar al sistema de P.A.S.S. y revisar su historial de solicitudes de ausencia absence request history para ver el estatus de su solicitud. Es importante solicitar su ausencia lo más temprano posible. Si tiene una solicitud de ausencia para el futuro, tiene hasta 120 días por adelantado para hacer su solicitud de ausencia. Si hay un error con su solicitud de ausencia, hable con su supervisor. La solicitud de ausencia tendrá que ser desaprobada por su supervisor antes de que usted pueda entrar al sistema de P.A.S.S. y hacer correcciones. Después de que contacte a su supervisor y su supervisor desapruebe su solicitud, podrá ingresar al área de historial de solicitudes de ausencias (absence request history). Si su solicitud de ausencia ya ha sido aprobada, por favor contacte su supervisor. Actualmente UH está repasando y revisando las pólizas del nuevo sistema TRAM. Cambios e información de última hora estará disponible en el sitio web de TRAM. Contactos Para información de última hora en relación al nuevo sistema TRAM, visite nuestro sitio web de TRAM: Si usted tiene cualquier pregunta, contáctenos por correo electrónico a la dirección TRAM@uh.edu. 31 P a g e

33 Reporte del tiempo laboral y manejo de ausencias GUIA DE EMPLEADO INDICE Introduciendo TRAM 2 Términos y conceptos de TRAM 2 Información requerida 4 Iniciar sesión en computadora 4 AccessUH 5 Iniciar sesión P.A.S.S. 7 USUARIOS DEL WEB CLOCK Reloj digital en línea Web Clock 8 Fichaje 9 Reportando su tiempo 11 USUARIOS DE TCD Acerca del TCD 12 Fichaje con el TCD 13 Proceso de reporte de horas diarias 18 MANEJO DE AUSENCIAS Solicitud de ausencia 19 Historial de solicitud de ausencia 21 Programa de trabajo mensual 21 Formulario para solicitar ausencia 23 Procesos 31 Contactos P a g e

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