Roberto Toledo, MBA, PMP Alpha Consultoría México

Transcripción

1 Equipos Virtuales Roberto Toledo, MBA, PMP Alpha Consultoría México

2 Objetivo Objetivo: Presentar experiencias, herramientas y propuestas para la correcta integración y administración de un Equipo Virtual de Proyectos Buena parte de las experiencias presentadas aquí, están tomadas de algunos de los últimos proyectos en donde Alpha Consultoría ha colaborado 2

3 Agenda Los Equipos Factores Importantes en cualquier equipo Los Equipos Virtuales Las 10 claves para tener éxito con un Equipo Virtual 3

4 Equipo vs. Grupo? Grupo: Conjunto de personas con un objetivo común. En la vida diaria se observan grupos de personas que persiguen un objetivo común pero la consecución del mismo es independiente entre los miembros. Equipo: Conjunto de personas con un objetivo común que constituye un reto para sus integrantes y con interdependencia significativa entre sí. Se observa en conjuntos con alto grado de participación para alcanzar los fines que se han propuesto. 4

5 Qué es un equipo eficaz? El que logra lo que se propone. El que resuelve los problemas. El que sostiene los resultados en el tiempo. Con oportunidad. Con un alto nivel de aportación individual. Con un bajo nivel de conflicto.

6 Y el Líder del Equipo? Cuál es la responsabilidad del líder en la integración de un equipo? Coordinar los esfuerzos del equipo, logrando sinergias, asegurando que los elementos para la funcionalidad del mismo están presentes. La existencia del objetivo que cumpla con los requisitos para hacerlo alcanzable. En función del objetivo la selección de las personas capacitadas. Seleccionadas las personas la apropiación del objetivo. Apropiado el objetivo la alineación de los valores. Alineados los valores la definición de los métodos.

7 El Equipo Virtual Características más importantes Dispersión geográfica Dispersión cultural Diferentes husos horarios Distintos idiomas Distintos lenguajes Dispersión en la jerarquía de valores Por lo que hace un uso intensivo de herramientas de telecomunicación Requiere un tratamiento especial!!

8 Entonces? 10 claves para tener éxito en la dirección de un equipo virtual 8

9 1. Construye con mucho cuidado al Equipo Características más importantes de los Equipos Efectivos: Objetivo Común Roles y Responsabilidades bien definidos Herramienta: Matriz de Responsabilidades Haz que tu Equipo sea lo más tangible posible Identidad propia Mantén un alto nivel de entusiasmo y motivación Satisfacción por el logro, tal vez la más importante. Caso Mexicana de Aviación 9

10 Matriz de Responsabilidades Manuel Robledo (LP) Luis Juárez Arturo castro Eduardo del Razo Karen Rojas Sebastián Toledo Ericka Aguirre Juan Carlos Nazar Ignacio Figueroa 1.1 Elaborar Plan del Proyecto Defnir Requerimientos Diseño Preliminar Definir Plataforma Software Establecer Interface Diseñar Codificación Definir Documentación Codificación General Mantenimiento del Producto Desarrollo de Pruebas Elaborar Manual de Usuario Implementación Piloto Implementación General Responsabilidad Directa 2.- Supervisión 3.- Aprobación Final 10

11 2. Comunicación, Comunicación!! Aspecto clave en cualquier equipo, pero con mayor razón en un equipo virtual No pierdas ninguna oportunidad para comunicarte con el equipo Recuerda: Objetivo Valores Método Herramienta: Plan de Comunicación 11

12 Plan de Comunicación # Reporte/ Informe 1 Reporte ejecutivo 2 Reporte de avance total del proyecto Periodicidad Audiencia Medio de distribución Archivo en Responsable Mensual Quincenal Alta dirección, cliente, patrocinador Staff del proyecto, gerentes funcionales, PMO Reporte escrito y/o electrónico formal (con código de acceso) Reporte escrito y/o electrónico formal (con código de acceso) es-ejecutivos.html es-de-avance/fecha.html Gerente de proyecto Gerente de proyecto 3 Bitácora de situaciones Semanal Staff del proyecto, área involucrada Correo electrónico, pizarrón electrónico, /reportes.html Encargado de comunicaciones (issues) según se requiera tablero de control en el staff del equipo de proyecto # Junta Periodicidad Audiencia Lugar Minuta en Responsable 1 Evaluación Alta Dirección Mensual Alta Dirección, PMO Salón ejecutivo tario/minutas/ejecutivas/ fecha.html 2 Revisión staff Semanal Staff de proyecto, Staff PMO Webex tario/minutas/desempen o/fecha.html Gerente de proyecto Encargado de comunicaciones en el staff del equipo de proyecto 12

13 3. Uso intensivo de las Top Five Portal de Información Team Building y Visibilidad Colaboración Comunicación Reuniones de Trabajo 13

14 El Portal del Proyecto 14

15 4. La gente va primero, la tecnología después Liderazgo efectivo y que delega: Confianza en la gente Compromiso Participación constante Procesos de comunicación: Retroalimentación Total apertura Solución de conflictos Empatía Escucha activa Buscar resolver siempre y rápido los conflictos 15

16 5. Ponle rostro al Equipo Es importante poner un rostro a las personas con las que interactuamos Siempre que sea posible, una junta de Kick-Off presencial: Importantísimo!! Vale la pena el gasto Usa herramientas de videollamadas y videoconferencias siempre que sea posible Utilización de alguna red social en donde aparezcan los rostros 16

17 6. Delega y da seguimiento religiosamente Mi secreto es delegar absolutamente todas las tareas y después dar seguimiento constante Michelle LaBrosse, Chief Cheetah Se escrupuloso con la reunión semanal de seguimiento Establece reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo Nunca pierdas la oportunidad de comunicarte con tu equipo 17

18 7. Prepárate para la Diversidad Cultural Individualismo vs. Colectivismo Jerarquía vs. Igualdad Distancia de Poder (Power Distance) Relación con la Incertidumbre Maestría vs. Armonía Concepción del Tiempo (Precise vs. Loose) Caso General Motors 18

19 8. Maneja adecuadamente los Husos Horarios Establece juntas en horarios compartidos Para proyectos realmente globales, intercalar horarios para las reuniones Establece un período de Disponibilidad Total En momentos críticos del proyecto... War Room 7x24 19

20 War Room 20

21 9. Crea y Difunde El Decálogo del Equipo Reglas de actuación e interacción para todo el equipo Establecerlas es más fácil de lo que supones Si son creadas por el equipo, mejor Establecerlas desde el principio es mejor Algunos ejemplos: En las reuniones yo esperaría que. Odio que durante una reunión suceda Nadie deberá atacar a la persona, solo a las ideas 21

22 10. Insiste en Compartir Compartir siempre, toda la información del proyecto Ataca de inmediato cualquier indicio de reserva en información o celo sobre la propiedad de la misma Toda la información, disponible todo el tiempo a través del portal Herramienta: Microsoft Sharepoint 22

23 En resumen Técnicas Personales Sociales Existen procesos que minimizan la ambigüedad. Existen herramientas de comunicación y trabajo colaborativo. El sistema de información permite el acceso inmediato a la información. Un perfil personal de gran autonomía. Abiertos y dispuestos a compartir información Cómodos en el uso de la tecnología de comunicación y colaboración Alto grado de confianza. Alto grado de interacción. Mente abierta a los problemas y las situaciones. Acceso a la red de relaciones del proyecto.

24 Algunos datos La revista Fast Company señala que los trabajadores virtuales en USA pasaron de 10.9 millones en el año 2000 a 19.5 millones en el Según Work Design Collaborative LLC, el 12% de la fuerza laboral norteamericana es virtual, y proyectan que va a ser 40% en el año Gartner Research proyecta que en el año 2008 habrán 41 millones de personas en USA que harán teletrabajo por lo menos un día a la semana, y 100 millones lo harán 1 día al mes. Fuente: 24

25 Conclusiones Hay que darles necesariamente un tratamiento diferente! No hay opción! La tendencia es a la utilización cada vez más frecuente de Equipos Virtuales Home Office Las redes sociales y Web 2.0 seguirán cambiando la forma en la que trabajamos en los equipos virtuales El éxito no consiste en ser el mejor entre los demás, sino en lograr lo mejor de uno mismo. Anónimo 25

26 Gracias. Preguntas??? Roberto Toledo, MBA, PMP Socio Director de Alpha (52-55)