NORMAS Y BASES PARA LA CANCELACION DE ADEUDOS DE LOS REGISTROS CONTABLES DEL ACTIVO PATRIMONIAL DE LA CORETT

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1 NORMAS Y BASES PARA LA CANCELACION DE ADEUDOS DE LOS REGISTROS CONTABLES DEL ACTIVO PATRIMONIAL DE LA CORETT Julio de 20

2 I N D I C E Pág. Considerandos... 3 Marco Jurídico... 4 Normas y Bases... 5 Análisis de Costos Acta de Depuración y Cancelación de Saldos.. 15 Instructivo de llenado de 20

3 CONSIDERANDOS Las Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos de los Registros Contables del Activo Patrimonial de la Corett, se convirtieron en su primera etapa en el mecanismo formal para establecer la cancelación de adeudos, así como de un ejercicio ordenado respecto del uso de esta facultad, que buscaba evitar conductas arbitrarias, discriminatorias y discrecionales, no sólo fijando los supuestos o hipótesis y las condiciones que se requerían para la cancelación de algún adeudo, sino también, estableciendo un procedimiento de carácter obligatorio para tal fin, considerando a las diversas áreas, que están representadas en los órganos colegiados competentes, para garantizar la aplicación moderada y debidamente justificada de las atribuciones que se otorgaban. No obstante, en este primer intento la rigidez de estas Normas y Bases impidieron el avance en la cancelación de adeudos, toda vez que no se establecía una relación entre los supuestos y los requisitos para proceder a la cancelación, lo que inhibía que el Comité se reuniera con cierta periodicidad, por la problemática a la que se enfrentaban; ante esta situación y la demanda de las Autoridades de este Organismo en el sentido de que sesionara el Comité y se hiciera una depuración en los registros contables del activo patrimonial del organismo, se detectó la necesidad de hacer una revisión integral a estas Normas y Bases, con la intención, fundamentalmente, de precisar supuestos y requisitos. En este sentido, más que una reforma a las Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos de los Registros Contables del Activo Patrimonial de la Corett se propone, mediante este documento, unas nuevas bases conforme a los siguientes criterios: se hace una reestructuración del documento sistematizándolo en cuatro capítulos denominados: Disposiciones Generales; Supuestos y Requisitos para la Cancelación de Adeudos; Integración y Funciones del Comité e Integración y Funciones del Subcomité Delegacional. Como aspectos más relevantes cabe destacar que en el capítulo I, se elabora un glosario, con el fin de hacer más accesibles y entendibles estas Normas y Bases y se prevén los documentos mínimos que debe contener un expediente para proceder a la cancelación del adeudo; en el capítulo II, se establecen los supuestos para cancelar un adeudo y los requisitos que en forma concreta y precisa se requieren y que deben de integrarse al expediente; en el capítulo III, se crea un Grupo de Trabajo auxiliar del Comité, integrado por un representante de cada uno de sus miembros, que tendrá como funciones recibir los expedientes de cada caso, revisar que éstos se encuentren en los supuestos para la cancelación de adeudos, analizar que se encuentre debidamente integrada la documentación soporte que en cada caso se requiera, revisar que exista la opinión del Subcomité, así como confirmarla o rechazarla y remitir los expedientes al titular que represente y, en el capítulo IV, se establecen las funciones del Subcomité que serán las de integrar los expedientes, valorarlos, calificarlos y emitir la opinión correspondiente. 3 de 20

4 M A R C O J U R I D I C O Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Arts. 31, Fracc. XVII y 37, Fracc. IX. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Art. 58, Fracc. XVII. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Art. 42. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Art. 8. Ley del Impuesto sobre la Renta. Art. 24, Fracc. XVII. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal. Arts. 84, 85 y 111. Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Art. 25. Reglamento de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Art. 64, Fracc. III. Decreto de Creación y sus Reformas, de la Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra. Estatuto Orgánico de la Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra. Art. 16, Fracc. VI. Manual de Contabilidad Gubernamental del Sector Paraestatal. Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental. Principios de contabilidad generalmente aceptados del Instituto Mexicano de Contadores Públicos. 4 de 20

5 N O R M A S Y B A S E S I. DISPOSICIONES GENERALES 1.- Las presentes Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos de los Registros Contables del Activo Patrimonial de la Corett, tienen por objeto establecer los supuestos; requisitos que deben cumplirse, y los órganos encargados, para la cancelación de adeudos de los registros contables del activo patrimonial de la Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra; surtirán efectos exclusivamente en el ámbito interno y no frente a terceros deudores, que no se liberan de su obligación de pago. 2.- Para los efectos del presente ordenamiento se entenderá por: a) Acuerdo, al emitido por el Comité en el sentido de que procede la cancelación del adeudo en los registros. b) Corett, a la Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra; c) Comité, al Comité de Cancelación de Adeudos; d) Normas y Bases, las presentes Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos de los Registros Contables del Activo Patrimonial de la Corett; e) Registros, los Registros contables del activo patrimonial de la Corett; f) Subcomité, al Subcomité de cada Delegación, y g) Salario mínimo, al Salario mínimo diario vigente de la zona económica de que se trate, al momento de que se emita la opinión. 3.- No podrán cancelarse los adeudos de los registros cuando: a) Los casos presentados que no se ubiquen en algunos de los supuestos establecidos en estas Normas y Bases, y b) No se cumpla con los requisitos generales e individuales, previstos en los supuestos a que se refiere el Capítulo II. 4.- Corresponde al Director de Administración y Finanzas y a los Delegados, en el ámbito de sus respectivas competencias, proponer la revisión de aquellos casos en donde existan adeudos que puedan ser cancelados de los registros, siempre 5 de 20

6 que estén en los supuestos de estas Normas y Bases y cumplan con los requisitos contenidos en las mismas. 5.- Para que se emita el Acuerdo en los casos concretos, con base a los supuestos señalados en estas Normas y Bases, se deberá de considerar sólo el monto del adeudo consignado en los documentos en que conste; al cancelar un registro contable se deberán cancelar los accesorios que se hayan generado. Para la aplicación de estas Normas y Bases en materia de salarios mínimos, se deberá de tomar en cuenta el salario mínimo general diario vigente de la zona económica de que se trate, al momento de emitirse la opinión. 6.- Los expedientes Acordados deberán de contar como mínimo con la siguiente documentación, misma que podrá ser ampliada por los miembros del Subcomité, sin que en ningún caso se solicite alguna otra adicional, por parte del Comité: a) El documento o documentos base en donde conste el adeudo (letra de cambio; pagaré; contrato; convenio; póliza; cheque; aviso o comprobación de comisiones; recibo de gastos a comprobar; solicitud de regularización o su equivalente; escritura con reserva de dominio, o cualquier otro); b) Estado de cuenta actualizado, emitido por la Dirección de Administración y Finanzas o por la Delegación, según corresponda, con base a sus registros; c) La documentación que en cada caso como requisito general o individual se requiere; d) La opinión de los miembros de los Subcomités; e) La validación de la opinión anterior por parte del Grupo de Trabajo, y f) El Acuerdo del Comité. 7.- Una vez que se emita el Acuerdo, la Dirección de Administración y Finanzas elaborará el Acta de Depuración y Cancelación de Saldos; asimismo, la Dirección de Operación cancelará los saldos del Sistema Automatizado de Operaciones (SAO). 8.- Las Delegaciones, a través del área respectiva, llevarán un control por medios electrónicos de los adeudos cancelados y sus accesorios, a efecto de que si alguna persona de la que se haya cancelado su adeudo comparece a pagar, cuenten con la información real y efectiva. En cuanto a los expedientes en los que se haya emitido el Acuerdo se devolverán a su lugar de origen, para que por conducto de los delegados se remitan al archivo muerto. 9.- Las presentes Normas y Bases no se aplicarán en los siguientes supuestos, que tendrán que ser resueltos por las áreas correspondientes en forma operativoadministrativa: 6 de 20

7 a) Cuando se hubiese pagado la totalidad del adeudo y por omisiones administrativas, conste en los registros; b) Cuando exista duplicidad de las cuentas que se encuentren registradas; c) Cuando se haya rectificado una solicitud de regularización y redocumentado el adeudo, sin que se haya cancelado el saldo original, y d) Cuando no exista adeudo y se haya asentado en los registros contables erróneamente En el caso de que se cancele un adeudo de los registros, en el que esté de por medio una escritura con reserva de dominio, salvo el caso de fallecimiento del deudor, no se liberará la reserva de dominio, hasta que, en su caso, se pague el adeudo correspondiente El Órgano Interno de Control en la Corett, revisará en cualquier momento, la correcta aplicación de las presentes Normas y Bases. II. SUPUESTOS Y REQUISITOS PARA LA CANCELACIÓN DE ADEUDOS 12.- Podrán ser cancelados de los registros, los adeudos que se encuentren en cualquiera de los siguientes supuestos y que cumplan con los requisitos que en cada inciso se señalan, en la inteligencia de que cuando se requiera Acta Administrativa, se levantará ante la presencia de quien se indique, mismo que actuará con la asistencia de dos testigos y no deberán existir modificaciones en el último saldo durante el período de la antigüedad que se pide para cada caso. a) Cuando el deudor haya fallecido. Para acreditar este supuesto, se requerirá integrar al expediente el acta de defunción o, en su defecto, Acta Administrativa levantada ante la presencia del Subdelegado Jurídico o su equivalente, en la que intervengan máximo dos personas en ese orden, la esposa o concubina; la madre o el padre; los hijos o los hermanos del deudor, debiendo ser éstos mayores de edad, en la que manifiesten bajo protesta de decir verdad que éste falleció, el lugar y la fecha y, de ser posible, las causas probables del fallecimiento, debiendo hacer del conocimiento del o los comparecientes las penas en que incurren las personas que declaran con falsedad ante autoridad distinta de la judicial; liberando la reserva de dominio, siempre que así se haya otorgado la escritura correspondiente. 7 de 20

8 b) Cuando el deudor se encuentre incapacitado de manera permanente, parcial o totalmente; personas de la tercera edad y jubilados, siempre que el adeudo no exceda de sesenta días de salario mínimo. Para acreditar estos tres supuestos se requerirá, respectivamente, dictamen médico o Acta Administrativa levantada ante la presencia de un representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos o del Subdelegado Jurídico o su equivalente, según corresponda, en la que comparezca el deudor o, de no poder hacerlo, un familiar conforme a lo señalado en el inciso a), en la que se declare qué institución determinó la incapacidad, a partir de qué fecha y las causas de la misma; copia de la credencial del INSEN, de elector o la CURP, éstas dos últimas que acrediten que es mayor de 60 años y, documento en donde se compruebe que es jubilado. c) Por incosteabilidad financiera-operativa, cuando los gastos de cobranza sean mayores al 70% del monto del adeudo principal a recuperar. Para tal efecto, se deberá de integrar al expediente un Análisis-Financiero de costo-beneficio, que refleje la incosteabilidad de las acciones de cobro por la vía extrajudicial y judicial, ya sea una, otra o ambas, validado por el Subdelegado Administrativo, además por el titular del área jurídica, en cuanto al costo del cobro por la vía judicial; debiéndose tomar en cuenta el salario del personal destinado para la cobranza en ambas vías, gastos de viáticos, transportación y gastos judiciales, entre otros. d) Cuando el adeudo tenga una antigüedad mayor a cinco años y no exceda del equivalente de cuarenta y cinco días de salario mínimo. En este supuesto, se requerirá incorporar al expediente un Análisis-Informativo emitido por el Subdelegado Administrativo, en el que se describa el tiempo transcurrido de la fecha en que haya sido exigible el adeudo, con base a la documentación que obra en los archivos de la Delegación, al momento de emitirse la opinión, y que el adeudo no excede de los cuarenta y cinco días de salario mínimo. e) Por imposibilidad para la localización del deudor; su antigüedad sea cuando menos de tres años y no exceda del equivalente a treinta salarios mínimos. Para la acreditación de este supuesto, se requiere que se agregue al expediente, cédula o cédulas de notificación suscritas por las personas comisionadas para tal efecto, firmadas ante la presencia de dos testigos de asistencia, en la que se asiente que el deudor no se localiza en el o los domicilios registrados en la documentación que obra en la Corett. 8 de 20

9 f) Cuando el adeudo tenga una antigüedad no menor de tres años ni mayor de cinco; no rebase el equivalente a treinta días de salario mínimo, y que se acredite que se hicieron gestiones extrajudiciales de cobro. Para acreditar este supuesto, se requerirá incorporar al expediente el Análisis- Informativo a que se refiere el inciso d), así como la documentación comprobatoria de que se hicieron gestiones de cobro, entre otras, oficios, telegramas, cédula o cédulas de notificación, conforme a lo señalado en el inciso e), y demás medios idóneos que acrediten dichas gestiones. g) Que el adeudo sea atribuible a exservidores públicos de la Corett; que se hayan generado con motivo del ejercicio de sus funciones; que tenga una antigüedad mayor de tres años; que la conducta que originó el adeudo no sea ilícita; que se hayan realizado gestiones de cobro y, que no exceda del equivalente a treinta días de salario mínimo. Para acreditar este supuesto, se tendrá que incorporar al expediente Análisis- Informativo suscrito por el Subdirector de Finanzas o del Subdelegado Administrativo o su equivalente, según corresponda, en la que se justifique lo antes señalado, apoyado con la documentación soporte, como la renuncia, baja correspondiente, la causa que motivó el adeudo; constancias de las gestiones que se hicieron para el cobro de los adeudos, conforme a lo señalado en el inciso anterior; que éste tiene más de tres años y que no excede de treinta días de salario mínimo. h) Cuando el adeudo tenga una antigüedad mayor a diez años y no exceda del equivalente de quince días de salario mínimo. Para acreditar este supuesto, a excepción de lo señalado en la Norma 6, bastará que se incorporé al expediente el documento donde conste el adeudo, entre otros, cédula de contratación o su equivalente, así como un Análisis-Informativo emitido por el Subdelegado Administrativo, en el que se describa, de acuerdo con la documentación que se acompañe, que efectivamente el adeudo es por la cantidad reportada, que tiene la antigüedad que se indica y que se agotaron las acciones de cobro para su recuperación. III. INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ 13.- El Comité, es el órgano colegiado facultado para revisar los expedientes de cada caso y de emitir el Acuerdo, conforme a los supuestos y requisitos establecidos en estas Normas y Bases El Comité estará integrado por los siguientes miembros: CARGO REPRESEN 9 de 20

10 a) El Director General, quien fungirá como Presidente; b) El Director de Administración y Finanzas, quien fungirá como Secretario Ejecutivo; c) El Subdirector de Finanzas, quien fungirá como Secretario Técnico; d) Serán miembros Vocales: los Directores de Operación, Asuntos Jurídicos, Planeación y Sistemas, Técnico y Delegaciones, y e) El Titular del Órgano Interno de Control en la Corett, será invitado permanente El Comité sesionará cuando exista o existan asuntos a tratar, o aquéllos que sean necesarios para la cancelación de los registros. La convocatoria será emitida por el Presidente o por el Secretario Ejecutivo, con una anticipación no menor a cinco días hábiles, misma a la que acompañará la carpeta con los asuntos a tratar; sesionará con la totalidad de sus miembros a excepción de lo señalado en la Norma siguiente El Presidente será suplido en sus ausencias por el Secretario Ejecutivo y los demás miembros no podrán nombrar suplente, teniendo la obligación de asistir a las reuniones que se les convoque. Cuando no exista titular de alguna de las unidades administrativas que lo integren en virtud de estar vacante el cargo; se encuentre incapacitado dicho titular o, exista caso fortuito o fuerza mayor que impida su asistencia, el Comité podrá sesionar sin su asistencia, siendo válidos los acuerdos que se tomen, sin que pueda sesionar con la ausencia de más de uno de sus miembros Los miembros del Comité tendrán voz y voto a excepción del invitado, el cual solamente tendrá voz; las decisiones que se tomen serán por unanimidad de votos Para el cumplimiento de las funciones que se le encomiendan al Comité, contará con un Grupo de Trabajo presidido por el Secretario Técnico e integrado por un representante de cada uno de sus miembros, designado por el titular de la unidad administrativa correspondiente, el cual tendrá el nivel jerárquico inferior al del titular, con excepción del Órgano Interno de Control. Sesionará por lo menos con cinco días hábiles de anticipación a las sesiones del Comité, el día, hora y lugar que indique el Secretario Ejecutivo, y tendrá las siguientes atribuciones: a) Recibir del Secretario Ejecutivo los expedientes de cada caso; b) Revisar que los expedientes se encuentren en los supuestos para la cancelación de adeudos; c) Analizar que se encuentren debidamente integrados con la documentación soporte que en cada caso se requiera; 10 de 20

11 d) Revisar que se hayan opinado por el Subcomité; e) Confirmar en reunión plenaria y a través del acta administrativa que se levante, la opinión del Subcomité o rechazarla, proponiendo en éste último caso la devolución, debidamente razonada del expediente a su lugar de origen, y f) Remitir los expedientes que confirmen la opinión del Subcomité, a cada uno de los titulares que representen para que en reunión del Comité, en su caso, emitan el Acuerdo El Comité por conducto del Secretario Ejecutivo, dará a conocer al H. Consejo de Administración, todos los casos en que haya emitido Acuerdo; el propio Secretario Ejecutivo llevará un control y registro de los Subcomités Delegacionales y de las sesiones que celebren. IV. INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ DELEGACIONAL 20.- Cada Delegación contará con un Subcomité, órgano colegiado encargado de integrar los expedientes, de valorarlos, calificarlos y emitir las opiniones respectivas de la factibilidad para el Acuerdo y, en general, de realizar las acciones necesarias para que emita la opinión de los casos a su consideración El Subcomité estará integrado por: a) El Delegado, quien fungirá como Presidente; b) El Subdelegado Administrativo o su equivalente, quien fungirá como Secretario Ejecutivo, y c) Serán miembros Vocales, los Subdelegados de Operación y Jurídico o sus equivalentes El Subcomité sesionará cuando exista o existan asuntos a tratar, de acuerdo con la revisión que se haga de los expedientes con la posibilidad de emitirse el Acuerdo. La convocatoria será emitida por el Presidente, con una anticipación no menor a tres días hábiles, misma a la que acompañará la carpeta con los expedientes de los asuntos a tratar; sesionará con la totalidad de sus miembros a excepción de lo señalado en la Norma siguiente En el Subcomité no habrá suplencias, teniendo sus integrantes la obligación de asistir a las reuniones que se les convoque, a excepción de que el puesto del titular de alguna de las unidades administrativas que lo integren esté vacante; se encuentre incapacitado dicho titular o, exista caso fortuito o fuerza mayor que impida su asistencia, el Subcomité podrá sesionar sin su asistencia, siendo válidos los acuerdos que se tomen, pero en ningún caso podrá faltar el Presidente o más de uno de sus demás miembros. 11 de 20

12 24.- Los miembros del Subcomité tendrán voz y voto; las decisiones que se tomen serán por unanimidad de votos Es obligación de la Dirección de Administración y Finanzas y de las Delegaciones, según corresponda, integrar un expediente por cada deudor, incorporando todos los documentos que se requieran para, en su caso, proponer su cancelación del registro; llevar un riguroso control de estos adeudos para su salvaguarda y fácil consulta; y, en general, realizar los actos que se requieran para tener actualizados y debidamente documentados cada uno de los adeudos a favor de la Corett Los Subcomités por conducto de su Presidente deberán proceder a la inmediata remisión al Secretario Ejecutivo del Comité, los expedientes de los casos que hayan opinado para la cancelación de los registros contables, acompañando la documentación que conforme a la Norma número 6 le corresponde integrar. La opinión que se emita deberá contener con la mayor precisión posible los razonamientos del sentido de la opinión, mismos que deben de estar soportados por los documentos que obren en el expediente Los Subcomités por conducto de su Presidente, dentro de los primeros quince días de los meses de enero y julio de cada año, informarán al Secretario Ejecutivo del Comité que se encuentran funcionando y el número de sesiones celebradas durante el último semestre. La documentación que se acompañe a los expedientes, será responsabilidad del Subcomité verificar su autenticidad, por lo que salvo duda debidamente fundada, el Comité sólo podrá solicitar que se valide por el citado Subcomité. TRANSITORIO PRIMERO.- Las presentes Normas y Bases se aplicarán a partir del día siguiente en que sean aprobadas por el H. Consejo de Administración de la Corett. SEGUNDO.- Se abrogan las Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos de los Registros Contables del Activo Patrimonial de la Corett, que se vienen aplicando desde el 2 de septiembre de TERCERO.- Los asuntos que actualmente se encuentren en trámite para Acuerdo conforme a las Normas y Bases que se vienen aplicando desde el 2 de septiembre de 1999, si reúne los requisitos de las mismas, se les dará trámite y, en su caso, se acordarán; caso contrario, se devolverán a su lugar de origen para su integración y opinión de los Subcomités Delegacionales, conforme a las presentes Normas y Bases. 12 de 20

13 CUARTO.- La Dirección de Delegaciones, al día siguiente de que sean aprobadas las presentes Normas y Bases las hará del conocimiento de las Delegaciones de la Corett para su inmediata implementación. Las presentes Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos de los Registros Contables del Activo Patrimonial de la Corett fueron autorizadas por el H. Consejo de Administración de la Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra en su sesión No. 85, celebrada el día 22 de abril del año 2003 y modificadas, en su sesión No. 89, celebrada el día 26 de marzo de 2004, conforme a los siguientes acuerdos: Sesión No. 85 Acuerdo: 5476/85/03 El H. Consejo de Administración con base en los artículos 58, fracción XVII, de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, autoriza en los términos propuestos las Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos del Activo Patrimonial de la Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra, quien auxiliará a dicho Organismo en esta materia. Sesión No. 89 Acuerdo: 5548/89/09 El H. Consejo de Administración, con fundamento en la fracción XVII, del artículo 58 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, aprueba las modificaciones presentadas por la Entidad a las Normas y Bases para la Cancelación de Adeudos de los Registros Contables del Activo Patrimonial de la Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra, mismos que fueron solicitados por el Titular del Órgano Interno de Control. 13 de 20

14 ANÁLISIS DE COSTOS Detalle de las acciones realizadas durante los últimos 3 años para la recuperación del crédito: Descripción de las acciones Período de ejecución Recursos Necesarios Total requerido: $ Humanos Importe a recuperar: $ Materiales Financieros 14 de 20

15 ACTA DE DEPURACION Y CANCELACION DE SALDOS (Cancelación de Adeudos de los Registros Contables del Activo Patrimonial de la Corett) ACTA DE DEPURACION Y CANCELACION DE SALDOS En (1) el día (2) del mes de (3) del año (4), a las (5) horas, en las instalaciones de (6), sitas en (7), se reunieron los C.C. (8), quienes manifiestan, que se levanta la presente Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, que servirá como sustento para ajustar la(s) cuenta(s) (9) con los importes: (10), respectivamente; y que en el mismo orden, la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta es (11), al tenor de las siguientes: 15 de 20

16 DECLARACIONES Manifiesta el (12). A C U E R D O Procede registrar los siguientes (13) a las cuentas (14), por las cantidades (15) los cuales serán correspondidos con (16) a las cuentas (17), por los importes (18), respectivamente. Los firmantes hacen constar que el examen, los documentos que se anexan y sus opiniones, se refieren al asunto que (19) de (20) se detalla en (21) ; y se han rubricado de conformidad los anexos y el documento de afectación contable, correspondiente al ajuste a las cuentas indicadas en la presente Acta. Asimismo, declaran que presenciaron la invalidación de (22), directamente relacionados con la corrección y/o ajuste de cuentas. El original de esta Acta y los anexos que en la misma se mencionan, por constituir el soporte documental y las copias quedan en poder de (23). Leída la presente Acta y no habiendo más que hacer constar, a las (24) hrs. Del 16 de 20

17 día (25) de (26) del año (27), se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el intervinieron, tanto al calce y margen de las hojas del Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, como en los anexos que forman parte de la misma. (28) (28) Autorizan la cancelación: (29) Director de Administración y Finanzas (30) Subdirector de Finanzas 17 de 20

18 INSTRUCTIVO DE LLENADO I.- Para que esta acta tenga validez, se requiere que esté firmada por todas y cada una de las personas que en ella intervinieron; asimismo, deberá contar con la autorización de la Dirección de Administración y Finanzas, Subdirección de Finanzas, Órgano Interno de Control y, en los casos que presenten las Oficinas Centrales, los integrantes del Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables. II.- El acta no debe de tener abreviaturas ni raspaduras. III.- Llenado del Acta: (1) Indicar la localidad y el estado en la que se celebra el acto. (2) Anotar con letra el día. (3) Asentar con letra el nombre del mes. (4) Escribir con letra el año correspondiente. (5) Indicar con letra la hora de inicio del acto. (6) Anotar el nombre de la Delegación o Área Administrativa, en el caso de Oficinas Centrales, en donde se realiza el Acto. (7) Señalar el domicilio de las instalaciones en que se lleva a cabo la reunión. (8) Escribir el nombre completo, cargo que desempeña y unidad de adscripción, de cada uno de los representantes del Subcomité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables y en el caso de asuntos a nivel central, los nombres y cargos de los representantes del Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables que participan en el acto. (9) Anotar el número y denominación de la(s) cuenta(s). Ejemplo: GASTOS A COMPROBAR DIRECCION O DELEGACION NOMBRE DEL FUNCIONARIO O EMPLEADO FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DIRECCION O DELEGACION 18 de 20

19 NOMBRE DEL FUNCIONARIO O EMPLEADO EX-FUNCIONARIOS Y EX-EMPLEADOS DIRECCION O DELEGACION NOMBRE DEL EX-FUNCIONARIO O EX-EMPLEADO DOCUMENTOS POR COBRAR A DELEGACION NOMBRE DEL EJIDO (EN DONDE SE ENCUENTRA REGISTRADO EL CONTRATANTE) (10) Escribir, en el orden que mencionan las cuentas, el (los) monto(s) con número y letra. (11) Indicar la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta. (12) Asentar en primer término el nombre del responsable del Área Administrativa y en seguida la narración de las acciones y cuándo fueron realizadas, así como las gestiones efectuadas, cuándo, ante que instancia, áreas externas o personas, y los resultados obtenidos; asimismo, mencionar los nombres de los documentos y sus fechas, que apoyen su dicho tales como: estudios, dictámenes, citatorios, actas administrativas y judiciales, oficios, telegramas, etcétera, que se anexen a este instrumento, como parte integrante. Asentar también, las atribuciones que tiene conferidas el declarante, y las disposiciones legales o de otra índole que les confieren, así como la opinión que tenga sobre el asunto en cuestión (Sucesivamente se seguirá este procedimiento hasta agotar las declaraciones de los participantes en el Acto). (13) Señalar según corresponda, cargo(s) o abono(s). (14) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). Ejemplo: NOMBRE DEL FUNCIONARIO O EMPLEADO NOMBRE DEL FUNCIONARIO O EMPLEADO NOMBRE DEL EX-FUNCIONARIO O EX-EMPLEADO NOMBRE DEL EJIDO (EN DONDE SE ENCUENTRA REGISTRADO EL CONTRATANTE) (15) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto catorce. 19 de 20

20 (16) Señalar según corresponda, cargo(s) o abono(s). (17) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s) y deberán coincidir con las especificadas en el punto catorce. (18) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto diecisiete. (19) Anotar el nombre del responsable Administrativo. (20) Anotar Corett y el nombre de la entidad en donde se ubica la Delegación. Ejemplo: Corett-Oaxaca. (21) Describir el nombre del documento (acta, acuerdo, memorándum, etc.), número de identificación y fecha. (22) Especificar los documentos relativos que consignen derechos u obligaciones como: contratos, pagarés, pólizas-cheque, aviso o comprobación de comisiones o recibos de gastos a comprobar, entre otros. (23) Anotar el (los) nombre(s) de la(s) persona(s) que conservarán copia de esta Acta. Debe(n) corresponder a alguno(s) o todo(s) los nombres que se refieren al punto (8). (24) Anotar con letra la hora en que se dé por concluido el acto. (25) Señalar con letra el día en que se dé por concluido el acto. (26) Escribir el nombre del mes correspondiente. (27) Escribir con letra el año correspondiente. (28) Anotar los nombres completos y cargos de los representantes del Subcomité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables, así como los de los representantes del Comité para la Cancelación de Adeudos de Registros Contables, en el caso de los asuntos de oficinas centrales y recabar firma. (29) Anotar el nombre completo del Director de Administración y Finanzas y recabar firma. (30) Anotar el nombre completo del Subdirector de Finanzas de la Dirección de Administración y Finanzas y recabar firma. 20 de 20