MACROPROCESO GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO PROCESO APOYO A ESTUDIANTES ESTÍMULO BECA SEMESTRAL POR LA EXCELENCIA ACADÉMICA

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1 MACROPROCESO GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO PROCESO APOYO A ESTUDIANTES VERSIÓN: 5 FECHA: febrero de 2013 PROCEDIMIENTO ESTÍMULO BECA SEMESTRAL POR LA EXCELENCIA ACADÉMICA REVISADO POR Director Director de Asuntos Estudiantiles Jefe Financiación y Cartera APROBADO POR Vicerrector Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y mecanismos a través de los cuales se dará aplicación a la Política para el Fomento de la Excelencia Universitaria de los Estudiantes Javerianos en cumplimiento del Acuerdo 413 del Consejo Directivo Universitario del 3 de mayo de 2006 en lo concerniente a la Beca Semestral por la Excelencia Académica. El acuerdo 549 del 16 de diciembre de 2010 del Consejo Directivo Universitario modifica la Beca Semestral por la Excelencia Académica, utilizando como criterio para su asignación el promedio ponderado acumulado. 2. ALCANCE Inicia con la selección de los estudiantes por carrera con el más alto promedio ponderado acumulado del semestre hasta la verificación en el sistema de recaudos que el valor de la matrícula ha sido completamente pagado. 3. DEFINICIONES Promedio Ponderado de Periodo: Para calcular el promedio ponderado del período académico, se multiplicará la calificación definitiva de cada una de las asignaturas cursadas por el estudiante en dicho período, por su correspondiente número de créditos. Los productos resultantes se sumarán y este resultado se dividirá por el total de créditos cursados en el período. Para calcular este promedio se tendrán en cuenta todas las asignaturas cursadas en el período, incluidas las reprobadas y las repetidas, así como las validadas y reconocidas en virtud de un convenio de movilidad. (Numeral 97 del Reglamento de Estudiantes). Promedio Ponderado Acumulado: Para calcular el promedio ponderado acumulado se aplicará el mismo procedimiento utilizado para calcular el promedio ponderado de un período académico, se tendrán en cuenta todas las asignaturas cursadas por el estudiante desde el comienzo de los estudios en el Programa en que se encuentra matriculado hasta el momento del cómputo. Deberán incluirse: las asignaturas aprobadas, las reprobadas, y las asignaturas validadas y reconocidas en virtud de un programa de movilidad. No deberán incluirse: las asignaturas homologadas ni las reconocidas que han sido cursadas en la Universidad. (Numeral 98 del Reglamento de Estudiantes). Página 2 de 9

3 4. CONDICIONES GENERALES Este procedimiento se rige por los reglamentos y estatutos de la Universidad y el acuerdo 413 del 3 de mayo de 2006 promulgado por el Consejo Directivo Universitario y El acuerdo 549 del 16 de diciembre de 2010 del Consejo Directivo Universitario El estímulo Beca Semestral por la Excelencia Académica solo será para programas de pregrado ofrecidos por la Pontificia Universidad Javeriana en la Sede Central. En cada carrera, semestralmente, el estudiante que habiendo cursado matrícula completa, obtenga el más alto promedio ponderado acumulado del semestre, la Pontificia Universidad Javeriana le otorgará una beca equivalente al 80 % del valor de la matrícula fijada para el primer semestre de la respectiva carrera, correspondiente al mismo período lectivo en el cual obtuvo dicho promedio. En caso de empate en una carrera, la beca será concedida al estudiante que tenga el más alto promedio ponderado acumulado del período académico. Cuando dos o más estudiantes tengan el mismo promedio ponderado acumulado y el mismo promedio ponderado acumulado del período académico, el 80% del porcentaje de beca se dividirá por igual entre la cantidad de estudiantes. Si el beneficiario de la beca en el semestre en que obtuvo el reconocimiento ha sido beneficiario de otro apoyo o beca por parte de la Universidad, la devolución por concepto de la beca, se hará sobre el valor que canceló el estudiante. El presupuesto y control de los recursos necesarios para la ejecución del Estimulo Beca Semestral por la Excelencia Académica deben ser presupuestados dentro del Fondo Patrimonial Voluntario de Becas, siendo la Dirección de Asuntos Estudiantiles de la Vicerrectoría Académica la responsable de estas actividades. Por ningún motivo el beneficiario a la Beca Semestral por la Excelencia Académica podrá ceder total o parcialmente dicho beneficio a otro estudiante. Para efectos de este estímulo, se distinguirán para Administración de Empresas, Contaduría y Ciencias de la Información y Bibliotecología la jornada diurna y la nocturna. Página 3 de 9

4 En aquellos casos en los cuales el estudiantes haya financiado el valor de la matricula y sea beneficiario de la beca, el valor correspondiente se aplicará primero contra el valor financiado y el saldo, en caso de existir, se girará a favor del estudiante. Este estimulo es acumulativo con otros estímulos que el estudiante pudiera recibir previo cumplimiento de los requisitos exigidos. Página 4 de 9

5 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 BECA SEMESTRAL POR LA No. 1 2 DESCRIPCIÓN Lista los estudiantes que hayan cursado matrícula completa y/o con créditos adicionales en orden descendente y selecciona por carrera a los estudiantes con el más alto promedio ponderado acumulado del semestre anterior, a más tardar el quinto día hábil de labores académicas de cada periodo académico semestral. Verifica en el Sistema de Información Académica que los estudiantes con más alto promedio ponderado acumulado no tengan calificaciones finales pendientes. Si el estudiante beneficiario en la carrera tiene alguna calificación final pendiente: UNIDAD RESPONSABLES CARGO Coordinador Responsable Director de la 3 Genera nuevamente el listado y selecciona al siguiente estudiante con más alto promedio ponderado acumulado en la Carrera. Remítase a la Actividad 2. Director de la Si no tiene calificaciones finales pendientes: 4 5 Guarda el archivo de la verificación. Envía el Listado de los estudiantes beneficiados al Coordinador de Matriculas de la Tesorería. Verifica si se hizo el pago de matrícula completa, si cuenta con otras ayudas o becas otorgadas por la Universidad y/o con créditos adicionales en el periodo y envía la información pertinente al Director de la. Tesorería Director de la Coordinador de Matriculas Página 5 de 9

6 No. DESCRIPCIÓN Si el pago de matrícula del periodo fue completo o con créditos adicionales: UNIDAD RESPONSABLES CARGO 6 Envía por correo electrónico al Director de Asuntos Estudiantiles el listado de los estudiantes beneficiarios de la Beca Semestral por la Excelencia Académica. Si no pagó matricula completa y/o con créditos adicionales en el periodo académico: Director de la Genera nuevamente el listado y selecciona al siguiente estudiante con más alto promedio ponderado acumulado en la carrera. Remítase a la actividad 2. 7 Elabora la carta de notificación para cada uno de los estudiantes beneficiarios. 8 Revisa y firma las cartas de notificación Envía las comunicaciones a cada una de las Facultades con copia al Decano, al Director de Carrera y al Jefe de la de Tesorería. Realiza la entrega de la carta de notificación como beneficiario de la Beca Semestral por la Excelencia Académica. Recibe la carta y firma la copia en señal de aceptación. Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Académica Dirección de Asuntos Estudiantiles Facultad Profesional de Asuntos Estudiantiles Directora de Asuntos Estudiantiles Secretaria Decano y/o Director de Carrera Estudiante 12 Realiza el procedimiento de devolución del porcentaje de la beca de acuerdo con los criterios previstos en la comunicación emitida por la Dirección de Asuntos Estudiantiles Tesorería de Página 6 de 9

7 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Estimulo Beca Semestral por la excelencia Académica. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Página 7 de 9

8 INICIO Coordinador Responsable Lista los estudiantes que hayan cursado matrícula completa y/o con créditos adicionales en orden descendente y selecciona por carrera a los estudiantes con el más alto promedio ponderado acumulado del semestre anterior a más tardar el quinto día hábil de labores académicas de cada periodo académico semestral. Verifica en el Sistema de Información Académica que los estudiantes con más alto promedio ponderado Acumulado no tengan calificaciones finales pendientes. SI el estudiante beneficiario en la carrera tiene alguna calificación final pendiente? NO Genera nuevamente el listado y selecciona al siguiente estudiante con más alto promedio Ponderado acumulado en la carrera Guarda el archivo de la verificación Envía el Listado de los estudiantes beneficiados al Coordinador de Matriculas de la Tesorería. Coordinador de Matriculas Tesorería Verifica si se hizo el pago de matrícula completa, si cuenta con otras ayudas o becas otorgadas por la Universidadi y/o con créditos adicionales en el periodo y envía la información pertinente al Director de la. SI Si el pago de matrícula del periodo fue completo o con créditos adicionales? NO Envía por correo electrónico al Director de Asuntos Estudiantiles el listado de los estudiantes Beneficiarios de la Beca Semestral por la Excelencia Académica. Genera nuevamente el listado y selecciona al siguiente estudiante con mas alto promedio ponderado acumulado en la carrera A Página 8 de 9

9 A Profesional de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Académica Elabora la carta de notificación para cada uno de los estudiantes beneficiarios. Director de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Académica Revisa y firma las cartas de notificación. Secretaria de la Dirección de Asuntos Estudiantiles Vicerrectoría Académica Envía las comunicaciones a cada una de las Facultades con copia al Decano, al Director de Carrera y al Jefe de la Tesorería. Decano / Director de Carrera Facultad Realiza la entrega de la carta de notificación como beneficiario de la Beca Semestral por la Excelencia Académica. Estudiante Recibe la carta y firma la copia en señal de aceptación. Tesorería Realiza la devolución del porcentaje de la beca de acuerdo con los criterios previstos en la comunicación emitida por la Dirección de Asuntos Estudiantiles. Remítase al procedimiento Reembolso y Abonos FIN Página 9 de 9