PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS (PROFOCIE) POLÍTICAS PARA LA COMPROBACIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL SISTEMA e-pifi

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1 PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS (PROFOCIE) POLÍTICAS PARA LA COMPROBACIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DEL SISTEMA e-pifi May 2016 POLÍTICAS GENERALES 1) Td cmprbante de gast deberá crrespnder a l estipulad en el Anex A de Reprgramación. 2) Tda cmprbación deberá incluir, además del dcument que señale cada cas particular, el cheque póliza cheque a nmbre del beneficiari del gast. 3) Sl se autrizarán cambis de sede, fecha y / participantes en events académics, si ésts están debidamente justificads, para l cual la institución deberá hacer la aclaración crrespndiente en el cuadr de bservacines del sistema e-pifi. 4) Para el cas de estancias académicas, el gast ejercid se dará pr cmprbad siempre y cuand se cumpla cn: a. Se hayan aprbad el 90% de las materias/crédits cursads. b. La institución establezca una fecha cmprmis para la entrega de la cnstancia de estudis tira de materias, y sea remitida a la Dirección de Frtalecimient Institucinal dentr de ese plaz establecid. 5) Cuand se haya cmprbad de más un BMS de una ACCIÓN, la cantidad excedente deberá cmpensarse cn tr BMS DE ESA MISMA ACCIÓN e indicar, en el recuadr de bservacines del sistema, el ls cnsecutivs que se afectan. 6) Slamente se autrizarán ls gasts pr casetas, taxis gaslina, cuand en el Anex A de Reprgramación se haya autrizad el rubr de Transprte para la acción que se desea cmprbar cn este tip de gasts y se cumplan ls requisits establecids para cada cas en particular, señalads en este mism dcument. 7) N se aceptarán cmprbantes de servicis que surtan efect antes de la fecha del fici de autrización de la Reprgramación y después de la fecha de cierre del Prgrama (diciembre de 2015, nviembre de 2016), a excepción de las transferencias que sean autrizadas después del mes de ctubre, pr cass debidamente justificads pr indicacines de la autridad cmpetente. 1

2 8) Se pdrá cmprbar indistintamente un trasprte aére transprte terrestre, siempre y cuand el BMS que se afecte señale que el cncept del gast es transprte. 9) Cuand se trate de la cmprbación de recurss pr transferencias (prducts financiers, remanentes y/ reprgramacines) slamente se aceptarán cmprbantes cuya fecha de expedición y pag se encuentren dentr del perid señalad en el fici de autrización crrespndiente. 10) Para cmprbar un gast, subir slamente la factura que ampara el cncept del Anex A que se está cmprband. NO SUBIR DOCUMENTACIÓN INNECESARIA QUE CORRESPONDA A OTROS CONSECUTIVOS. 2

3 POLÍTICAS ESPECÍFICAS 1. ESTANCIAS ACADÉMICAS DE PERIODOS LARGOS (MOVILIDAD ACADÉMICA ESTUDIANTES) Las institucines deberán cmprbar las estancias académicas cn ls siguientes dcuments: Cheque transferencia electrónica del recurs que se le trgará al estudiante. Carta de aceptación de la universidad a la cual acudirá el estudiante. (CUANDO EL DOCUMENTO ESTÉ EN OTRO IDIOMA, FAVOR DE ANAOTAR EN ESPAÑOL QUE SE TRATA DE LA CARTA DE ACEPTACIÓN) si el BMS específica transprtación, factura del blet de avión pase de abrdar en cas de ser aére del autbús. Nta: En este mment, la cmprbación queda baj el estatus de PENDIENTE POR MOVILIDAD hasta terminar la estancia. La institución deberá establecer una fecha cmprmis para enviar la siguiente dcumentación una vez que la estancia se haya cncluid. Cuand termine la estancia, la institución deberá subir al sistema algun de ls siguientes dcuments: Cnstancia de términ expedida pr la institución en dnde se realizó la estancia. (CUANDO EL DOCUMENTO ESTÉ EN OTRO IDIOMA, FAVOR DE ANOTAR EN ESPAÑOL QUE SE TRATA DE LA CARTA DE TÉRMINO) Tira de materias expedida pr la institución a la cual acudió el alumn. NO ES NECESARIO SUBIR LOS COMPROBANTES POR HOSPEDAJE Y ALIMENTACIÓN, TODA VEZ QUE SE DARÁ POR COMPROBADO EL GASTO CORRESPONDIENTE, CON CUALQUIERA DE LOS DOCUMENTOS ARRIBA CITADOS. Para dar pr válida la estancia y se dé pr cmprbad el gast, además de ls dcuments arriba señalads, se deberá acreditar pr l mens el 90% de las materias/crédits cursads. 3

4 Nta: En este mment, el estatus cambia a aprbad y el imprte se suma al prcentaje de cmprbación del perid crrespndiente. Para la mvilidad internacinal, slamente se apyará el gast pr transprtación aérea, sin incluir el traslad del lugar de rigen al aerpuert y viceversa. Para mvilidad nacinal, cuand se cupe transprtación aérea terrestre, slamente se apyará el gast pr este cncept, sin incluir el traslad desde y hacia el aerpuert Central de Autbuses. 2. PRÁCTICAS DE CAMPO La cmprbación de ls gasts pr prácticas de camp de ls estudiantes se realizará cn la siguiente dcumentación: Cheque a nmbre del prfesr respnsable de la práctica Relación de ls alumns que participarán en la práctica Dcument en el que se describa: Perid de realización de la práctica Objetiv Lugar en que se llevó a cab Resultads btenids Este dcument deberá cntar cn el membrete y sell de la institución, firmarse pr el prfesr respnsable de la práctica, el respnsable del pryect y el respnsable institucinal del Prgrama. Relación de gasts efectuads cn sus respectivs cmprbantes cuand est sea psible. Pr ejempl: Factura de la renta del autbús Pag de aliments Hspedaje 4

5 En cas de utilizar vehícul de la Universidad, SOLAMENTE se aceptarán cmprbantes de casetas siempre y cuand la práctica se realice dentr del perid de realización de la práctica, según se señale en el dcument antes descrit. Para la relación de gasts se sugiere utilizar el siguiente frmat: Cuand el gast n cuente cn cmprbante, sl se registrarán las clumnas cncept, Aplicación BMS e Imprte ; en las demás clumnas se antará NA (N Aplica) Este dcument deberá firmarse pr el prfesr respnsable de la práctica, el respnsable del pryect y el respnsable institucinal del PIFI-PROFOCIE. Para el cas de apys periódics que se trgan a ls estudiantes prfesres, el dcument en el que se detalla el nmbre, mnt y perid pagad, deberá cntar cn el membrete y sell de la institución, firmarse pr el prfesr respnsable de la práctica, el respnsable del pryect y el respnsable institucinal del Prgrama. 3. EVENTOS ACADÉMICOS (Cngress, Simpsiums, Talleres, Curss de Capacitación, etc.). Nacinales e Internacinales. Participación de ls prfesres de la prpia institución Ls dcuments aceptads para cmprbar ls gasts realizads en ests events cuand sean nacinales sn: 5

6 Cheque transferencia bancaria pr viátics (gasts a cmprbar) a nmbre del ls prfesres participantes Transprte: Factura de avión autbús fráne a nmbre del ls participantes. En cas de utilizar vehícul prpi de la institución, ÚNICAMENTE se aceptarán cmprbantes de casetas y gaslina cuya fecha sea máxim un día antes del inici del event y un después de su términ Sól se aceptará pag pr taxi si el mnt ttal n rebasa el 5.0% del ttal autrizad a la ACCIÓN y el recrrid es dentr de la misma ciudad. NO SE ACEPTAN PAGOS DE TAXIS DE UNA CIUDAD A OTRA. Aliments: Factura del restaurante. N se aceptan prpinas ni bebidas alchólicas Hspedaje. Factura del htel en el que se señale el nmbre del ls participantes. Puede aceptarse factura de la agencia de viajes que incluya ls tres cncepts, y acmpañarse de la relación de participantes. Adicinalmente a ls dcuments antes señalads, la institución deberá prprcinar al mens tres de ls siguientes dcuments: Carta de invitación al event Cnvcatria de participación Prgrama del event Cnstancia de participación (bligatri) En cas de ser Pnente carta de aceptación de la pnencia (bligatri) Breve infrme de actividades de ls participantes Tratándse de events internacinales el gast se cmprbará a través de la presentación de ls siguientes dcuments: Cheque transferencia bancaria pr viátics (gasts a cmprbar) a nmbre del ls prfesres participantes Transprte: Factura de avión a nmbre del ls participantes Al mens tres de ls siguientes dcuments: 6

7 Carta de invitación al event Cnvcatria de participación Prgrama del event Cnstancia de participación (bligatri) En cas de ser Pnente, carta de aceptación de la pnencia (bligatri) Breve infrme de actividades del ls participantes 4. EVENTOS ACADÉMICOS CON PROFESORES INVITADOS COMO PONENTES Ls cmprbantes aceptads y que deberán subirse al sistema sn: Cheque transferencia a favr del Pnente Carta de invitación Temari del event Cnvcatria al event Factura pr el servici trgad recib de hnraris (para pnentes nacinales) Transprte: Factura del blet de avión autbús fráne. En cas de que el pnente se traslade en su prpi vehícul, se le apyará cn el pag de CASETAS Y GASOLINA, siempre y cuand la fecha de ls recibs sea máxim un día antes de iniciar el event y un día después de su cnclusión. Se autriza el pag de TAXIS si ésts se utilizan en la misma ciudad de la Universidad anfitrina y n rebase el 5.0% del mnt ttal autrizad a la ACCIÓN. Factura del hspedaje Para el cas de Pnentes extranjers, se tmarán ls misms dcuments, except el recib de hnraris. En su lugar, la institución deberá presentar un dcument en el que se señale l siguiente: Membrete de la Universidad Fli Fecha de expedición Númer, fecha, cuenta bancaria e imprte del cheque cn el que se paga al Pnente pr su servicis Nmbre del Pnente Númer de Pasaprte 7

8 Aplicación (Pryect, Objetiv Particular, Meta, Acción y BMS) Firma de recibid pr parte del Pnente Firma de autrización del Respnsable del Pryect y del Respnsable Institucinal del PIFI. Sell de la Universidad 8