Banco de Comercio Exterior de Colombia BANCOLDEX S.A. Vicepresidencia Administrativa Departamento de Servicios Administrativos

Transcripción

1 1 Banco de Comercio Exterior de Colombia BANCOLDEX S.A. Vicepresidencia Administrativa Departamento de Servicios Administrativos 1. Objetivo de la invitación. Contratación de obras de adecuación, suministro e instalación de mobiliario para Oficinas ubicadas en las ciudades de Neiva, Ibagué, Villavicencio y Riohacha. 2. Especificaciones técnicas: Cumplir con las especificaciones técnicas que se describen en el anexo 1, sobre los cuales se ejecutara el Proyecto de las 4 Oficinas mencionadas en el objetivo de la invitación. Los proyectos requieren: Obra civil y mobiliario a. Nota: En el anexo 1 se detalla el modelo estándar de Oficina el cual será aplicable a todas las Oficinas. Los proponentes deberán contemplar en sus estructuras de costos todos aquellos factores que afecten su oferta como desplazamiento de personal a cada una de las ciudades, materiales, etc. El Proyecto requiere tener en cuenta: Que la adecuación pretende la optimización del espacio asignado

2 2 Estandarización de los tipos de oficina de acuerdo con la imagen corporativa asignada El proyecto debe contemplar la distribución de los espacios con base en la áreas de cada ciudad y espacio Se debe tener en cuenta el anexo técnico Acompañamiento y asesoría del Arquitecto e Ingenieros contratados cuando el Gerente del Proyecto así lo requiera. El Proyecto contará con una Gerencia directa de la entidad, que estará encargada del control y seguimiento de las actividades de remodelación y adecuación. La propuesta deberá contener como anexos un cronograma de trabajo por oficina, propuesta comercial, programación de obra, relación del equipo de trabajo y roles. Todas y cada una de las actividades encomendadas deberán atenderse bajo los criterios de calidad, oportunidad y compromiso y estarán sujetas a las directrices y lineamientos del Banco. El proponente debe acogerse a la norma del plan de acción ambiental que establece que los escombros sobrantes de las actividades de la construcción, reparación ó demolición, de las obras civiles, deben ser clasificados de aquel material que pueda ser reciclable o reutilizable del que no tendrá ninguna posibilidad de recuperación, para posteriormente efectuar el adecuado retiro y disposición de los mismos a las entidades avaladas y solicitarles la correspondiente certificación del proceso ambiental. Propuesta económica por cada Oficina Programación de cada proyecto Control de los proyectos

3 3 Elaboración de informes de avance de obra con la periodicidad que se determine El proponente dentro su oferta debe certificar que cumple con seguridad industrial, salud ocupacional, medio ambiente, riesgos profesionales y demás disposiciones legales en materia laboral y de seguridad social. 3. Estructura Organizacional del Banco 3.1 Régimen Jurídico Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculado al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. 3.2 Valores Institucionales El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el Anexo 2 Valores Institucionales 4. Causales de Rechazo de la propuesta Algunas causales de rechazo son:

4 4 El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación. El proponente no cumpla con los requisitos definidos en los presentes términos de referencia. El proponente no aporta toda la documentación requerida en el presente documento. Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. Previo al proceso de Evaluación, EL BANCO hará la consulta de control previo de LAFT y Centrales de Riesgo de los proponentes. Si el proponente se encuentra reportado en alguna de las listas de consulta de Bancóldex, la propuesta se considera rechazada inmediatamente. El proponente ha sido condenado por delitos contra la Administración Pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional 5. Participantes En el presente proceso de selección podrán participar Personas Jurídicas o naturales con experiencia y ampliamente conocedoras del objeto del contrato. El proceso para intercambio de información con los participantes se deberá hacer por medio de correo electrónico, cartas o en la reunión de visita de la cual se levantará un acta que será aceptada por las partes. El contacto autorizado es: Gloria Esther Medina Nieto, Ejecutiva Administrativa de BANCOLDEX por los siguientes medios: correo electrónico, gmedinan@bancoldex.com, Teléfono extensiones 2321 y 2311.

5 5 Los interesados deben realizar una presentación general de su Empresa, en la cual se puede conocer el objeto del negocio, misión, visión, su estructura organizacional y operacional para desarrollar el objeto de este proceso, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratación con terceros. Como política corporativa se exige que el proveedor garantice al Banco que el personal asignado a la atención objeto del contrato, cumple con todos los requisitos de ARP, uniformes y dotación necesaria de seguridad que se exigen para el desarrollo de las labores. 5.1 Cláusula de reserva Bancóldex se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio que con tal rechazo se pudiera generar a alguno de los oferentes. 6. Condiciones generales: La propuesta se debe presentar con base en los requerimientos mencionados Informar el costo total de cada proyecto, discriminando el valor de cada ítem e incluir el AIU y el IVA, donde aplica Determinar en la propuesta los descuentos financieros, comerciales y valores agregados para el Banco. Término de validez de la oferta: Cuatro (4) meses

6 6 El plazo para la ejecución de la adecuación y remodelación de las oficinas se fija entre las partes, de acuerdo con los requerimientos de la entidad y que son contados a partir de la fecha en que se firme el contrato, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización de los contratos. El Proveedor seleccionado ejecutará las obras de adecuación de oficinas y suministro de mobiliario en otras ciudades, si así lo requiere la Entidad que contrata, durante el término de la vigencia de esta contratación. El Banco solicitará por medio de la Dirección de Servicios Administrativos, mediante comunicación escrita, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta, para lo cual dará un plazo de tres (3) días hábiles. BANCOLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. 7. Calendario de la invitación. Bancoldex presenta las siguientes fechas para el proceso de invitación:

7 7 EVENTO FECHAS Apertura del proceso y publicación en la Noviembre 29 de 2013 página WEB, invitación a cotizar Visita de aclaración: Diciembre 3 de 2013 Calle 28 No. 13 A 15, piso 40 Observaciones términos de referencia Diciembre 4 y 5 de 2013 gmedinan@bancoldex.com Respuesta a observaciones Diciembre 6 de 2013 Fecha de cierre de la publicación y Diciembre 13 de 2013 presentación de las propuestas Nota: Se aclara que la visita para aclaración del Proyecto, se hará el martes 3 de diciembre de a las 10:00 a.m. en la Calle 28 No. 13 A 15, piso 40, Edificio Centro de Comercio Internacional Bogotá y es de carácter obligatorio y hace parte de la evaluación. Contacto: Gloria Esther Medina Nieto, Ejecutiva Administrativa, teléfono extensión Condiciones de la propuesta comercial. Valor de la propuesta: Cotizar el valor completo de la realización del estudio en pesos colombianos. Analizar los costos por cada actividad relacionada e incluir todos los impuestos y costos directos e indirectos derivados de la presente invitación y todos los demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio de la misma, como son trabajos que realicen los equipos de trabajo en horarios diurnos y nocturnos, teniendo en cuenta que la ejecución de las obras se desarrollaran fuera de Bogotá. Periodo de validez de la propuesta: Las propuestas deberán tener un periodo de validez de cuatro (4) meses, contados a partir de su fecha de presentación.

8 8 La forma de pago se negociará entre Bancóldex y el oferente que ha sido seleccionado (Contratista) en el momento de la adjudicación. Si consideran conveniente incluir ítems adicionales para el proyecto, por favor adicionarlos con las correspondientes aclaraciones. Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance de los servicios y condiciones previstas en estos TERMINOS DE REFERENCIA, será responsabilidad del Oferente y no se le permitirá ajustar sus precios. No se aceptaran propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras. 9. DURACIÓN DEL CONTRATO La contratación tendrá una duración de doce (12) meses contados a partir de la firma del contrato. 10. Criterios de evaluación. Los criterios que se utilizarán para efectuar la evaluación de las propuestas, se enmarcarán dentro de los siguientes términos: Experiencia del proveedor, calidad, aspecto económico, sostenibilidad financiera, presentación de la propuesta e infraestructura administrativa. 11. Documentos requeridos Para participar en las propuestas deberán remitir el Formulario de vinculación de clientes Persona Natural o Jurídica, según corresponda, debidamente diligenciado junto con los documentos solicitados en él.

9 9 Se deberá anexar con su oferta mínimo tres (3) certificaciones de contratos celebrados directamente por el proponente, cuyo objeto haya sido REMODELACION y/o ADECUACION DE OFICINAS dentro de los dos (2) últimos años cuyos montos de contrato por cada uno sea superior a ochocientos millones ( $ ,00) de pesos. Dichas certificaciones deben contener como mínimo la siguiente información: - Nombre o razón social de la empresa o persona contratante del servicio. - Objeto del contrato - Área Intervenida - Valor del contrato - Relación de actividades desarrolladas durante la ejecución del contrato - Fecha del contrato - Nombre y firma de la persona o entidad contratante que expide la certificación - Calificación de la calidad del trabajo en una escala de uno a cinco en la que cinco es el máximo y 1 el mínimo. Se debe presentar por lo menos una (1) certificación bancaria en la que conste el tiempo de vinculación y la calificación del manejo de la misma. 12. Plazo de presentación y condiciones La propuesta técnica y económica se recibirá en sobre cerrado y con carta remisoria dirigida a Bancoldex, contacto Gloria Esther Medina Nieto, Ejecutiva Administrativa, el día 13 de diciembre de 2013, entre las 8:00 AM. y hasta las 4:00 PM. en el área de Correspondencia del Banco, ubicado en la calle 28 No. 13 A -15 piso 39.

10 10 Aquellas propuesta que lleguen después de la hora señalada se recibirán pero no serán consideradas dentro del proceso de evaluación. Para que la propuesta sea considerada, es necesario que los documentos exigidos se presenten completos y debidamente diligenciados. No se reciben propuestas por ningún otro medio