Guía para la identificación de aspectos clave

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1 Guía para la identificación de aspectos clave Instrucciones generales: Con el propósito de identificar aspectos claves de orientación política, técnica y administrativa que inciden en la distribución de instalaciones, se ha formulado la siguiente guía de preguntas que el investigador deberá administrar dependiendo de las circunstancias específicas, ya sea haciendo las preguntas a una o varias personas de la misma unidad organizacional, o ya mediante observación propia. Es muy importante recordar que no se está evaluando lo que hacen las personas, el diseño de las instalaciones o el uso que se les da, solamente se recaba información de una situación específica, con miras a determinar el potencial de mejora conforme los cambios que se requiere implementar en la institución. Tampoco implica ningún compromiso de cambio o diseño, estamos en la etapa de evaluación de las condiciones existentes. Página 1 de 14

2 Guía dirigida a UNIDADES DEL NIVEL CENTRAL Unidad organizacional: Datos consignados por: Fecha: Entrevistados: De la atención al cliente externo: 1) De los espacios para actividades grupales, qué tipo de espacios se necesitan?. Recuerde, es una aproximación en términos de la EXPECTATIVA que se tiene de trabajo: Tipos de reunión Para cuántos participantes? Cuántas horas a la semana se requiere este tipo de recintos? Qué facilidades se necesitan? (mesa de trabajo, acceso a Internet, proyección de imágenes) Internas de la unidad organizacional Comités de múltiples unidades organizacionales Masivas con la comunidad u otras instituciones De la atención al cliente interno: 2) Cuál es la expectativa general relacionada con las facilidades para los clientes internos? a) Deben considerarse servicios sanitarios exclusivos para los clientes internos? b) Para guardar los artículos de uso personal de los funcionarios, se asignan casilleros a todos, o se deben considerar en los puestos de trabajo? 3) De los comedores, la preferencia de la jefatura (o la máxima autoridad presente): i) Uno por piso ii) Por unidad orgánica iii) General para la sede Incluye facilidades para preparar alimentos o solamente calentar?, Cuántos turnos de comida por tiempo?, por ejemplo: almuerzo en dos turnos 4) Hay alguna expectativa, limitación o condicionante en el diseño general de recintos por puesto de trabajo que no sea de atención al público?, por ejemplo: abiertas, cerradas, mixtas. Página 2 de 14

3 5) Si atienden público, hay alguna indicación especial? 6) De facilidades específicas a) Hay alguna disposición con respecto a las oficinas para las jefaturas?: área, ventanas, servicios sanitarios, privacidad, mobiliario. b) De las salas de reuniones: i) en las oficinas de las jefaturas, ii) por unidad orgánica, iii) por piso. De los servicios de apoyo logístico 7) En el evento de disponerse de un servicio central de fotocopiado para el nivel central, se procuraría mantener algún equipamiento en sitio para la unidad? Sí 8) Cuál es la política sobre el almacenamiento de archivos: o Área general Por unidad funcional o central para toda la unidad organizacional 9) Del almacenamiento de materiales de oficina: dispone de un área específica? Sí 10) Se requiere almacenar eventualmente materiales para distribuir a otras unidades, por ejemplo, material didáctico, instrumentos de trabajo, etc? a) Frecuencia por UNIDAD DE TIEMPO (indicar) b) Área requerida para el almacenamiento 11) Se deben otorgar seguridades especiales, por ejemplo: custodia de valores, intimidad de la autoridad, etc.? 12) Se dispone de un sitio apropiado para almacenar los desechos sólidos? Sí Condicionantes o restricciones de orden técnico 13) Además de los ascensores, escaleras, cuartos de control (llamados estructurales), qué otros espacios son inamovibles? 14) Hay limitaciones técnicas especiales para la instalación de equipos? por ejemplo por restricciones en el sistema eléctrico o de comunicaciones. 15) Se sigue alguna disposición particular relacionada con el ahorro energético? 16) Hay alguna limitación en la comunicación telefónica? Sí 17) Hay alguna restricción o disposición adicional que debamos conocer? Página 3 de 14

4 Unidad organizacional: Datos consignados por: Fecha: Entrevistados: Guía dirigida a SEDES REGIONALES De la atención al cliente externo: 1) De los espacios para actividades grupales, qué tipo de espacios se necesitan?. Recuerde, es una aproximación en términos de la EXPECTATIVA que se tiene de trabajo: Tipos de reunión para cuántos participantes? cuántas horas a la semana se requiere este tipo de recintos? qué facilidades se necesitan? (mesa de trabajo, acceso a Internet, proyección de imágenes) Internas de la unidad organizacional Comités de múltiples unidades organizacionales Masivas con la comunidad u otras instituciones 2) Cuál es la expectativa relacionada con las facilidades para los clientes externos? a) Es necesario prever servicios sanitarios de acceso público en todos los niveles en que se atiende directamente al cliente externo? b) Los sanitarios acondicionados para el uso de personas con discapacidades físicas son de uso tanto para clientes internos y externos, o son exclusivo para cada tipo de cliente? c) Qué otras facilidades relacionadas con el confort de los clientes se esperan?: televisores, dispensadores de agua, acceso a consultas por internet? 3) Cuál es la expectativa de espera en la ventanilla única? (en minutos) 4) Cuántas personas aproximadamente se atiende por semana en la ventanilla única? De la atención al cliente interno: 5) Cuál es la expectativa general relacionada con las facilidades para los clientes internos? a) Deben considerarse servicios sanitarios exclusivos para los clientes internos? b) Para guardar los artículos de uso personal de los funcionarios, se asignan casilleros a todos, o se deben considerar en los puestos de trabajo? Página 4 de 14

5 6) De los comedores, la preferencia de la jefatura (o la máxima autoridad presente): i) Uno por sede ii) Por unidad funcional Incluye facilidades para preparar alimentos o solamente calentar?, Cuántos turnos de comida por tiempo?, por ejemplo, al almuerzo en dos turnos 7) Hay alguna expectativa, limitación o condicionante en el diseño general de recintos por puesto de trabajo que no sea de atención al público?, por ejemplo: abiertas, cerradas, mixtas. 8) Hay alguna indicación especial para atención al público?, además de las estipuladas en la legislación vigente. 9) De facilidades específicas a) Hay alguna disposición con respecto a las oficinas para las jefaturas?: área, ventanas, servicios sanitarios, privacidad, mobiliario. b) De las salas de reuniones: iii) en las oficinas de las jefaturas, iv) por unidad orgánica, v) por piso. De los servicios de apoyo logístico 10) Prefiere un servicio central de fotocopiado para la sede, o por unidad funcional? Sede Unidad funcional 11) Cuál es la política sobre el almacenamiento de archivos: Área general Por unidad funcional? (cada oficina o uno central para toda la unidad organizacional) 12) Del almacenamiento de materiales de oficina: dispone de un área específica? Sí 13) Se requiere almacenar eventualmente materiales para distribuir a otras unidades, por ejemplo, material didáctico, instrumentos de trabajo, etc? a) Frecuencia por UNIDAD DE TIEMPO (indicar) d) Área requerida para el almacenamiento 14) Se deben otorgar seguridades especiales, por ejemplo: custodia de valores, intimidad de la autoridad, etc.? 15) Se dispone de un sitio apropiado para almacenar los desechos sólidos Sí Página 5 de 14

6 Condicionantes o restricciones de orden técnico 16) Además de los ascensores, escaleras, cuartos de control (llamados estructurales), qué otros espacios son inamovibles? 17) Hay limitaciones técnicas especiales para la instalación de equipos? por ejemplo por restricciones en el sistema eléctrico o de comunicaciones. 18) Se sigue alguna disposición particular relacionada con el ahorro energético? 19) Hay alguna limitación en la comunicación telefónica? Sí 20) Hay alguna restricción o disposición adicional que debamos conocer? De las posibilidades de separación física de las unidades funcionales relacionadas con la provisión de servicios de nutrición y desarrollo infantil. 1. m 2 útiles del terreno m 2 construidos 2. cuántos accesos a acera pública hay? 3. cuántas baterías de sanitarios hay? Página 6 de 14

7 Matriz de relaciones Guía para la identificación de relaciones con el ENTORNO INMEDIATO Unidad organizacional Si el contacto físico no se Razón de la relación Frecuencia con la que se tiene facilita, se producen relación incomodidades cotidianas Observaciones Razón de la relación: 1: insumo de proceso;2: comparten recursos productivos; 3: supervisión; 4: separación de funciones. Frecuencia:(indicar unidad de tiempo) Si el contacto físico no se facilita, se producen incomodidades cotidianas: 1: nada; 2: poco; 3: regular; 4: muchas Guía para la identificación de RELACIONES INTERNAS Area funcional con la que se A B C D E F G H tiene relación A B C D E F G H Observaciones Razón de la relación: 1: insumo de proceso;2: comparten recursos productivos; 3: supervisión; 4: separación de funciones. Frecuencia:(indicar unidad de tiempo) Si el contacto físico no se facilita, se producen incomodidades cotidianas: 1: nada; 2: poco; 3: regular; 4: muchas Página 7 de 14

8 Guía para completar las listas de revisión de legislación Con el fin de identificar las oportunidades de mejora en la distribución de las instalaciones, se realizará un análisis según la legislación vigente. Para facilitar el proceso se ha diseñado un instrumento de revisión de los requisitos que las edificaciones deben cumplir, el cual consta de 3 listas de revisión que evalúan lo que establecen las leyes: 7600, 027 y En el caso de las sedes regionales, deben aplicar de manera completa las 3 listas de revisión. Para las edificaciones del nivel central, cada lista de revisión se divide en 2: La que aplica a los recintos de las unidades organizacionales, propiamente, de los 5 edificios. La de áreas comunes y el conjunto de los 5 edificios 1. Es importante mencionar que ningún ítem que se evalúa en las diferentes listas de revisión debe quedar sin seleccionar una de las opciones. Además, aunque en dos o más secciones de la misma lista, o en listas diferentes, se evalúen aspectos iguales o similares, en todos los casos debe seleccionarse la opción y verificar la coincidencia entre listas, esto con el propósito de disponer de las memorias de levantamiento de información completas según la legislación. Para facilitar el trabajo de evaluación y búsqueda de la evidencia objetiva se requiere disponer de una cinta métrica y una cámara fotográfica digital. Además es recomendable tener al alcance el plano de distribución arquitectónica y el plano de conjunto o plano catastrado de las edificaciones a analizar. A continuación se presentan las instrucciones para completar cada una de las tres listas de revisión, y en el mismo orden se anexan dichas listas. 1 Esta será aplicada por el enlace definido por la División de Operaciones para dicha labor. Página 8 de 14

9 Lista de revisión: Ley 7600 Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad Esta herramienta está compuesta por 261 ítems establecidos en la ley 7600 agrupados en 4 secciones: Estacionamientos: aparcamientos, señalización, pisos y rampas. Acceso: elementos urbanos, señalización, accesos, pasamanos, rampas, escaleras, pisos, complementarios, puertas, circulaciones horizontales, elevadores y salidas de emergencia. Servicios sanitarios: señalización, pisos, complementarios, puertas, servicios sanitarios, el inodoro, lavatorios, las duchas, la bañera y los mingitorios. Servicio al público: señalización, pisos, complementarios, puertas, mobiliario, ventanillas de atención al público, salas de espera, salas de reuniones, salas de apertura de ofertas, auditorios y bibliotecas. Formato de lista de revisión Lista de Revisión: Ley 7600 Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad Conjunto de Edificios Nivel Central, Sede Regional, o Recintos Unidad Organizacional: XXX Motivo de incumplimiento ítem Elementos Aplica Cumplen en su totalidad cumplen en su totalidad se tiene El diseño es inapropiado Sección a evaluar: XXX (Estacionamientos, Accesos, servicios Sanitarios, Servicio al Público) Aspecto a evaluar: XXX Requerimiento que establece la F1.1 ley, redactado en positivo Evaluador (es): Fecha: Observaciones En el encabezado, aparece el nombre de la lista de revisión en correspondencia con el título de la ley, además, el responsable de aplicar la evaluación debe indicar si se trata del Conjunto de Edificios del Nivel Central, de una Sede Regional (e indicar el nombre de la sede), o de un Recinto de Unidad Organizacional (e indicar el nombre de la unidad). Al final de la lista de revisión, se debe indicar el nombre (s) del evaluador y la fecha de la evaluación. Escala de evaluación Para cada ítem existen 3 posibilidades de evaluación (ningún ítem debe quedar sin seleccionar una de estas 3 opciones): Página 9 de 14

10 1. Aplica: Se utiliza en los casos en que se tiene dos o más ítems alternativos (como el F.225 y el F.226). 2. Cumplen en su totalidad: Se utiliza cuando el ítem se cumple al 100% en calidad y cantidad. Por ejemplo, que cierto elemento cuenta con las dimensiones que establece la ley y en las cantidades que se requiere. El cumplimiento debe ser absoluto. 3. cumplen en su totalidad: Se utiliza cuando el ítem no se cumple del todo o hay ciertos elementos que se incumplen. Por ejemplo que se cuenta con 2 servicios sanitarios en un área determinada, pero la ley exige 3. En el caso de que se presente la tercera situación en determinado ítem, se debe indicar el motivo del incumplimiento, ubicándolo en las siguientes 3 opciones: a) se tiene: Cuando del todo no se dispone del elemento o requisito que la ley exige. b) El diseño de lo existente es inapropiado: Cuando la edificación dispone con el o los elementos exigidos por la ley, pero el diseño es inapropiado o la cantidad es insuficiente según lo requerido por la legislación. Finalmente se dispone de una sección de OBSERVACIONES relacionadas con la evaluación de cada ítem, en las cuales se deben incluir el detalle del incumplimiento o la evidencia objetiva del cumplimiento del ítem (por ejemplo fotografías o mediciones). Además de pueden hacer indicaciones que alimenten el posterior diagnóstico integral de la edificación estudiada. Página 10 de 14

11 Lista de revisión: Ley 027: Ley de Construcciones y su Reglamento En esta lista de revisión se evalúan 4 aspectos relacionados con las instalaciones, subdivididos 48 ítems, como se muestra a continuación: Circulaciones Señalización Previsiones de seguridad Facilidades urbanas Formato de lista de revisión Lista de revisión: Ley 027 Reglamento de Construcciones Conjunto de Edificios Nivel Central, Sede Regional o Recinto Unidad Organizacional: Motivo de incumplimiento Ítem Elementos Aplica # artículo de la ley Descripción del artículo Evaluador (es): Fecha: Cumplen en su totalidad cumplen en su totalidad Aspecto a evaluar: XXX se tiene El diseño es inapropiado Observaciones En el encabezado, aparece el nombre de la lista de revisión en correspondencia con el título de la ley, además, el responsable de aplicar la evaluación debe indicar si se trata del Conjunto de Edificios del Nivel Central, de una Sede Regional (e indicar el nombre de la sede), o de un Recinto de Unidad Organizacional (e indicar el nombre de la unidad). Al final de la lista de revisión, se debe indicar el nombre (s) del evaluador y la fecha de la evaluación. Escala de evaluación Para cada ítem existen 3 posibilidades de evaluación (ningún ítem debe quedar sin seleccionar una de estas 3 opciones): 1. Aplica: Se utiliza en los casos en que se tiene dos o más ítems alternativos. 2. Cumplen en su totalidad: Se utiliza cuando el ítem se cumple al 100% en calidad y cantidad. Por ejemplo, que cierto elemento cuenta con las dimensiones que establece la ley y en las cantidades que se requiere. El cumplimiento debe ser absoluto. 3. cumplen en su totalidad: Se utiliza cuando el ítem no se cumple del todo o hay ciertos elementos que se incumplen. Por ejemplo que se cuenta con 2 servicios sanitarios en un área determinada, pero la ley exige 3. En el caso de que se presente la tercera situación en determinado ítem, se debe indicar el motivo del incumplimiento, ubicándolo en las siguientes 3 opciones: Página 11 de 14

12 a) se tiene: Cuando del todo no se dispone del elemento o requisito que la ley exige. b) El diseño de lo existente es inapropiado: Cuando la edificación dispone con el o los elementos exigidos por la ley, pero el diseño es inapropiado o la cantidad es insuficiente según lo requerido por la legislación. Finalmente se dispone de una sección de OBSERVACIONES relacionadas con la evaluación de cada ítem, en las cuales se deben incluir el detalle del incumplimiento o la evidencia objetiva del cumplimiento del ítem (por ejemplo fotografías o mediciones). Además de pueden hacer indicaciones que alimenten el posterior diagnóstico integral de la edificación estudiada. Página 12 de 14

13 Lista de revisión: Ley 8228 Ley del Cuerpo de Bomberos del Instituto Nacional de Seguros, Reglamento Técnico General sobre Seguridad Humana y Protección Contra Incendios Con este instrumento se evalúan 14 ítems en los siguientes aspectos que considera la Ley de Bomberos con respecto a las instalaciones. Seguridad humana Protección pasiva Protección activa Señalización Extintores portátiles Formato de lista de revisión Lista de revisión: Ley 8228 Ley de Bomberos Conjunto de Edificios Nivel Central, Sede Regional o Recinto Unidad Organizacional: Motivo de incumplimiento Ítem Elementos Aplica # artículo de la ley Descripción del artículo Evaluador (es): Fecha: Cumplen en su totalidad cumplen en su totalidad Aspecto a evaluar: XXX se tiene El diseño es inapropiado Observaciones En el encabezado, aparece el nombre de la lista de revisión en correspondencia con el título de la ley, además, el responsable de aplicar la evaluación debe indicar si se trata del Conjunto de Edificios del Nivel Central, de una Sede Regional (e indicar el nombre de la sede), o de un Recinto de Unidad Organizacional (e indicar el nombre de la unidad). Al final de la lista de revisión, se debe indicar el nombre (s) del evaluador y la fecha de la evaluación. Escala de evaluación Para cada ítem existen 3 posibilidades de evaluación (ningún ítem debe quedar sin seleccionar una de estas 3 opciones): 1. Aplica: Se utiliza en los casos en que se tiene dos o más ítems alternativos. 2. Cumplen en su totalidad: Se utiliza cuando el ítem se cumple al 100% en calidad y cantidad. Por ejemplo, que cierto elemento cuenta con las dimensiones que establece la ley y en las cantidades que se requiere. El cumplimiento debe ser absoluto. Página 13 de 14

14 3. cumplen en su totalidad: Se utiliza cuando el ítem no se cumple del todo o hay ciertos elementos que se incumplen. Por ejemplo que se cuenta con 2 servicios sanitarios en un área determinada, pero la ley exige 3. En el caso de que se presente la tercera situación en determinado ítem, se debe indicar el motivo del incumplimiento, ubicándolo en las siguientes 3 opciones: a) se tiene: Cuando del todo no se dispone del elemento o requisito que la ley exige. b) El diseño de lo existente es inapropiado: Cuando la edificación dispone con el o los elementos exigidos por la ley, pero el diseño es inapropiado o la cantidad es insuficiente según lo requerido por la legislación. Finalmente se dispone de una sección de OBSERVACIONES relacionadas con la evaluación de cada ítem, en las cuales se deben incluir el detalle del incumplimiento o la evidencia objetiva del cumplimiento del ítem (por ejemplo fotografías o mediciones). Además de pueden hacer indicaciones que alimenten el posterior diagnóstico integral de la edificación estudiada. Página 14 de 14

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