Guía administración Intelligent Watcher

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1 Guía administración Intelligent Watcher Enero de

2 Contenido 1. Acceso Sectores y categorías Usuarios Campos, tipos y plantillas de contenido Gestión de informaciones Gestión de boletines Alertas Agenda Biblioteca Foro Blogs Estadísticas Multimedia

3 1. Acceso Para el acceso a la administración debemos entrar en: (Por ejemplo Por defecto las claves de acceso son: Usuario: admin Contraseña: De esta manera accederemos al panel de administración primario. Se deben usar las claves facilitadas 2. Sectores y categorías IW está conceptualizado para incluir tantos sectores como se quiera, y dentro de cada sector tantas categorías como se precisen. Actualmente el sistema contiene un solo sector, el sector Sector 1, pero es posible crear más sectores en cualquier momento, de tal forma que el sistema puede crecer para dar servicio a más sectores.. Dentro de cada sector, las categorías se pueden anidar en árbol sin límite de nivel ni de cantidad. IMPORTANTE: Los sectores y categorías se deben gestionar desde el menú Componentes / Flexicontent / Categorías. Para gestionar las categorías de las Secciones que no sean Articulos podemos hacerlo desde el menú Contenido / Categorías. Estas categorías no se pueden anidar en distintos niveles de árbol. 3

4 Categorías obligatorias y categorías optativas. Dentro de un sector las categorías pueden ser obligatorias u optativas. Esta diferenciación es relevante de cara a la aplicación de los filtros por parte del usuario final. Dentro del sector pesquero las categorías Producto y Ámbito Geográfico, son obligatorias, mientras que el resto son optativas. Que una categoría sea obligatoria significa que toda información debe llevar asociada al menos una de sus subcategorías, mientras que si es optativa puede o no llevarla. Árbol de categorías del sector Sector 1: Los sectores deben tener el prefijo sector- en el alias. Los hijos inmediatos de estas categorías serán utilizados como categorías de primer nivel por el sistema de representación de informaciones. Estas categorías serán las que aparecen en cajones en el front end. 4

5 Para crear un nuevo sector vamos al menú Componentes Flexicontent y pinchamos en nueva categoría: En la ficha de creación le asignamos un título, clicamos en Sí en el apartado de publicado (si queremos publicarlo. Es posible publicarlo después), y en alias le damos un nombre que empiece por sector- y seleccionamos el nivel de acceso que se requiere para acceder al sector. Lo habitual es que el nivel de acceso sea Registrado. En Layout Selection seleccionamos la plantilla de presentación de informaciones para este sector. Actualmente el Sector Pesquero usa la plantilla presentation. ES MUY IMPORTANTE QUE EN EL ALIAS PONGA sector- PARA QUE SE CREE UN NUEVO SECTOR. Una vez creado el sector, el sistema le asigna un ID. Si hemos optado por publicarlo, automáticamente aparecerá en el front end del sistema. Sin embargo, para que muestre una imagen en lugar del nombre tenemos que crear una imagen con el mismo nombre que el ID del sector y guardarla en el directorio /sys/imágenes/ del servidor. El sistema la mostrará automáticamente en el front end: 5

6 Para crear una nueva categoría vamos al menú Componentes Flexicontent y pinchamos en nueva categoría: En la ficha de creación le asignamos un título, clicamos en Sí en el apartado de publicado (si queremos publicarla. Es posible publicarlo después). En alias hay que darle un nombre según vaya a ser una categoría optativa u obligatoria. Para opcional el alias debe empezar por opc- y para obligatoria por oblig-. Las subcategorías no necesitan prefijo. En categoría pariente seleccionamos la categoría de la que cuelga (si es una subcategoría) o Nivel Superior si es una categoría de primer nivel. Seleccionamos el nivel de acceso que se requiere para acceder al sector. Lo habitual es que el nivel de acceso sea Registrado. En Layout Selection seleccionamos la plantilla de presentación de informaciones. Actualmente el Sector 1 usa la plantilla presentation. 6

7 Plantilla: 7

8 3. Usuarios La gestión de usuarios se realiza desde el menú Usuarios Gestor de usuarios. Desde este menú se gestionan los usuarios, grupos de usuarios y niveles de usuarios. IW permite configurar el acceso a las informaciones por cada usuario individual, de tal forma que se puede establecer por usuario qué categorías de información o sectores puede visualizar. Los niveles de usuario principales son Registrado, Público y Administrador. El nivel Registrado indica que el usuario está registrado y que puede acceder a todas las informaciones y secciones clasificadas con acceso para registrados. El nivel público indica que puede acceder a todas las secciones clasificadas como públicas. Los grupos de usuarios son grupos especiales creados para acceder a un sector concreto. Generalmente se crea un grupo de usuarios por cada sector, de tal forma que después es más rápido y sencillo asignar los accesos a los usuarios. Creación de un grupo de usuarios para un sector concreto Dentro del menú Usuarios Gestor de usuarios, entramos en Grupos de usuarios y pinchamos en nuevo: En la siguiente pantalla le asignamos un nombre al grupo, seleccionamos Registrado dentro del desplegable Grupo principal. En el menú Componentes -> Access manager 8

9 Entrar en Categorías y marcamos todas las categorías a las que queremos dotar de acceso al grupo que estamos creando. Añadir un usuario y configurar sus permisos Pinchamos en el menú Usuarios-> Gestor de usuarios -> añadir nuevo usuario: Rellenamos los datos personales del usuario, en la pestaña Grupos de usuario asignados seleccionamos 9

10 registrado (nivel de acceso) o los grupos que queramos. Las categorías seleccionadas en Access Manager, son las categorías que el usuario verá en la página principal en el sistema de representación de informaciones. Para usuarios regulares por defecto se selecciona Registrado. 10

11 4. Campos, tipos y plantillas de contenido IW permite personalizar el tipo de contenido a introducir en la plataforma, tanto en los campos de contenido como en las plantillas. IW se entrega con el tipo de contenido Informaciones, con todos los campos necesarios para ese tipo de contenido y varias plantillas. Campos: Son los campos de datos que va a contener cada tipo de contenido. Cada campo hay que crearlo una sola vez y asignarlo a todos los tipos de contenidos a los que afecte. Algunos de los campos son: Título, sumario, creado, creado por, última modificación, revisado por, hits, tipo de documento, versión, estado, votar, favoritos, categorías, etiquetas, contacto, etc. Tipos de contenido: IW permite crear distintos tipos de contenido con distintos campos. Por defecto se entrega con un tipo de contenido llamado informaciones. Es posible crear otros tipos de contenido, según las necesidades del usuario, como patentes, artículos científicos, fichas estadísticas, etc. Plantillas de contenido: Son las plantillas que determinan la forma en la que se presenta la información. IW se entrega con varias plantillas, pero es posible crear más plantillas o importar desde fuentes externas. Creación de un nuevo tipo de contenido Se realiza desde el componente Flexicontent, del menú Componentes. Se clica en la opción Nuevo tipo: En la siguiente pantalla, se le asigna un nombre a este tipo de contenido, se especifica si se va a publicar o no, se le asigna un alias, un nivel de acceso y las plantillas que se pueden usar para este tipo de contenido: 11

12 Creación y asignación de campos Se realiza desde el componente Flexicontent, del menú Componentes. Se clica en la opción Nuevo campo: En la siguiente pantalla, se le asigna un nombre al campo, se especifica si se va a publicar o no, se le asigna un tipo de campo en función del contenido que tendrá, un nivel de acceso y los tipos de información que contendrán este campo: 12

13 13

14 5. Gestión de informaciones Creación de informaciones Se realiza desde el componente Flexicontent, del menú Componentes. Se clica en la opción Nuevo item: A continuación se abre una ventana emergente en la que tenemos que elegir el tipo de contenido que vamos a introducir. Generalmente se trata del tipo de contenido Información : Al elegir el tipo de contenido se abre el formulario de entrada para ese tipo de contenido. En el caso de informaciones, debemos introducir los siguientes datos: Título, Alias (lo habitual es poner el mismo que el título), Estado (generalmente publicado), se selecciona la categoría principal en la que se va a clasificar el artículo y se le asignan el resto de categorías: Una vez rellenados estos datos, se rellenan el resto de datos de las pestañas Artículo tipo: Información y 14

15 Publishing. El resto de pestañas no es necesario rellenar, aunque puede hacerse. Gestión de informaciones: El administrador puede gestionar cómodamente las informaciones desde el menú Artículos, dentro del componente Flexicontent: 15

16 Pantalla de gestión de informaciones 16

17 1. Menú de comandos Desde este menú se puede crear un artículo nuevo o realizar varias operaciones con artículos seleccionados, como enviarlos a la papelera, cambiar el estado (publicado, despublicado, etc), o archivarlos. Para realizar estas acciones, excepto la de artículo nuevo, es necesario seleccionar primero los artículos a los que se va a aplicar esa acción, utilizando los cuadros de selección (número 6 de la imagen). Desde este menú también es posible acceder a la configuración general del componente Flexicontent. 2. Columnas del panel Desde esta sección se seleccionan las columnas que queremos mostrar en el panel inferior. 3. Barra de filtros Desde esta barra se filtran las informaciones a mostrar según el estado de las informaciones: normal, publicado, no publicado, en la papelera, archivado, huérfano (sin categorías asociadas), etc 4. Encabezado del panel de informaciones Desde los encabezados de las columnas se pueden ordenar las informaciones que se muestran en el panel. Basta con clicar en el encabezado de la columna por la que se quiere ordenar los registros. 5. Filtros de columnas Se pueden filtrar las informaciones que se muestran usando estos filtros. Los filtros disponibles son por autor, por tipo, por estado, por tipo de orden, por categorías, por rango de fechas y por id de las informaciones. 6. Cuadros de selección de informaciones 7. Estado de las informaciones Clicando directamente en el estado de una información es posible cambiar su estado a otro distinto. Por ejemplo, cambiarlo de no publicado a publicado. 8. Nivel de acceso a las informaciones Es el nivel de acceso necesario para visualizar la información. Al igual que en el caso del estado de las informaciones, también es posible cambiarlo directamente clicando en el texto. 17

18 6. Gestión de boletines IW incluye un módulo para gestionar los boletines de la plataforma. Los elementos principales que componen el módulo son: Configuración del servidor de correo Listas de distribución Plantillas de boletines Boletines El sistema se entrega con 4 boletines preparados: Boletín de normativa y legislación Boletín de tecnología e innovación Boletín de eventos Cada uno de estos boletines contiene las últimas informaciones de las categorías a las que hace referencia el nombre. El sistema también preparado con varias plantillas estándar y adicionalmente se ha creado una plantilla con la cabecera de la Plataforma. Cada boletín creado se ha basado en esta plantilla. Los usuarios pueden suscribirse a las listas de distribución desde el menú Boletines. El sistema se ha configurado para que sean los usuarios los que decidan sus suscripciones. Servidor de envío de correo Al servicio de boletines se accede a través del menú Componentes AcyMailing. Primeramente debemos configurar el servidor de envío de correo. Si tenemos una cuenta smtp de correo para el envío podemos utilizarla para el envío de mails. Si nuestro servidor web tiene correctamente configurada la función mail de PHP no tendríamos que usar un servidor SMTP de correo saliente. La configuración de los datos del correo se hace desde el menú Configuración: 18

19 Listas de distribución Si queremos configurar una lista de distribución por defecto a la que se registren todos los usuarios de la plataforma de forma automática al crearse podemos indicar cuál es la lista en la pestaña Subscripción en el botón Seleccione. En esta pestaña también podemos configurar una cuenta de correo electrónico a la que queremos que se envíen las notificaciones del sistema de subscripción. Una vez configurado el envío de mail debemos crear una lista de distribución. Entramos en Listas y pulsamos nuevo. Le damos un nombre, una descripción y un color identificativo. 19

20 En mensaje de baja podemos pulsar en el icono + (ver imagen anterior) para editar el mensaje de confirmación de baja como se puede ver en la imagen. Si queremos configurar una lista de distribución por defecto a la que se registren todos los usuarios de la plataforma de forma automática al crearse podemos indicar cuál es la lista en la pestaña Subscripción en el botón Seleccione. Plantillas de boletines Antes de crear un boletín hay que crear una plantilla. Es posible usar una de las plantillas existentes, pero en este punto vamos a explicar cómo crear una plantilla nueva. 20

21 Clicamos en el menú Boletines Plantillas Si clicamos en nuevo podemos crear una plantilla desde cero, lo cual puede ser un poco complicado para administradores no familiarizados con las plantillas. Lo habitual es modificar una de las existentes o importar una de cualquiera de los sitios web que ofrecen plantillas gratuitas. Una de las plantillas aparece marcada como predeterminada. Esa será la plantilla que se use cuando creemos un nuevo boletín. Para editar una plantilla simplemente clicamos en su nombre y nos lleva a la pantalla de configuración. Sobre la plantilla podemos cambiar cualquier aspecto que queramos. 21

22 Crear un boletín nuevo Para crear un nuevo boletín, clicamos en nuevo dentro de la pestaña boletines: Se le asigna el nombre, alias, la lista de distribución a la que se va a enviar y si se publica o no: Desde el apartado Versión HTML se controla el contenido del boletín. Para seleccionar las informaciones a introducir se clica en el menú Etiquetas, y se seleccionan o bien las informaciones individuales o la categoría. NOTA: Para hacer un boletín periódico es recomendable seleccionar una categoría y la opción de X últimas informaciones. De esta manera podemos crear un boletín y enviarlo cuantas veces queramos sabiendo que enviará las últimas informaciones de esa categoría. Si elegimos informaciones individuales, siempre enviará esas mismas informaciones. Desde Vista previa / Enviar podemos comprobar el aspecto final del boletín y hacer un envío de prueba. 22

23 7. Alertas IW incluye un componente que permite al usuario crearse alertas sobre categorías de información. El administrador puede configurar cuántas alertas desea permitir crearse al usuario. Por defecto suele ser una alerta, aunque el administrador puede aumentar el número si lo desea. Para añadir una alerta adicional hay que crear un nuevo tipo de alerta. Para crear un tipo de alerta nos vamos al componente J!AlertsMail. Para ello pulsamos en el menú Componentes J!AlertsMail. En la pantalla Tipos de alerta pulsamos en nuevo. Le damos un nombre y descripción, marcamos las frecuencias de aviso que queremos permitir elegir al usuario entre diaria, semanal, mensual, etc. Si no marcamos (con ctrl+click) la opción Diaria, por ejemplo, no permitiremos que el usuario se configure esta alerta diariamente para no cargar demasiado el envío de mails automáticos. 23

24 Seleccionando Allow user to configure alert a Si, permitimos que el usuario pueda determinar qué categorías de las seleccionadas le interesan y que frecuencia de actualización prefiere de las permitidas. El se puede variar escribiendo y diseñando lo que el administrador quiera que aparezca en el de alerta. Para que aparezcan las novedades de las categorías seleccionadas por el usuario se debe dejar en el sitio deseado la etiqueta [jma_latestnews_flexi] que es la que define el lugar donde se representa el plugin de alertas de últimas noticias. El de alerta, si no modificamos el que viene por defecto les llegará a los usuarios así. 24

25 8. Agenda Desde el backend se pueden crear nuevos calendarios (unos públicos, otros para usuario registrados, etc) en el componente Jevents al que llegaremos desde Componentes Jevents. También podemos crear categorías en las que enmarcar los eventos (fiestas, reuniones, etc). Por defecto viene la categoría Predeterminado. Para crear una agenda para un sector debemos crear una categoría en el gestor de agenda y guardarla poniendo en el campo Título [nombrealiasdelsector]. Es decir para el Sector Pesquero tendremos el alias del sector sector-pesquero. Entonces debemos rellenar el Titulo de la categoría de la agenda como pesquro. Los usuarios podrán generar sus propios eventos en los calendarios a los que tengan permitido acceso desde el Frontend pulsando en el menú Agenda. Por defecto los usuarios de nivel registrado no pueden crear eventos en los calendarios. 25

26 Añadir un evento Para añadir un evento, situamos el ratón encima del día en el que lo queremos incluir. Aparecerá el signo +. Pulsando sobre el + aparecerá el formulario para crear eventos. En la pestaña Calendario de este formulario aparecerán las opciones de repetición y calendario. 26

27 9. Biblioteca IW integra un módulo de gestión de archivos para poder colocar documentos para los usuarios. Por defecto se muestra al usuario en el submenú de informaciones. Cada sector que se cree tendrá su propio gestor de documentos. Administración de la biblioteca Se accede a la gestión de biblioteca desde el Menú Componentes JDownloads. Este componente permite crear categorías y subcategorías, y colocar archivos dentro de estas categorías, que funcionan como directorios. Las categorías se gestionan desde el menú Categorías del componente. Desde el menú Descargas se gestionan los archivos que queremos colocar en las categorías creadas. 27

28 Para crear una sección de documentos para un sector debemos crear una categoría en el gestor de descargas y guardarla poniendo en el campo alias docus-[nombrealiasdelsector]. Es decir para el sector Pesquero tendremos el alias del sector sector-pesquero. Entonces debemos rellenar el alias de la categoría principal de descargas del sector como docus-pesquero. Por defecto el sistema se entrega con el gestor de documentos para este sector ya creado. Para crear un nuevo archivos dentro de las categorías pulsamos en Descargas. Le damos a Nuevo y rellenamos los campos. Es importante seleccionar la categoría a la que pertenece el archivo y subir el archivo correspondiente desde el disco duro local. Para ello debemos seleccionar la pestaña Archivos. Una vez asignado el archivo local pulsamos en Guardar. 28

29 10. Foro Desde el Backend, el foro se administra en la pantalla Componentes Foros Kunena. La configuración básica del foro se hace en el menú Configuración del Foro: título del foro, dirección , mensaje a aparecer cuando el foro está cerrado, habilitación de canales RSS, etc. Entrando en cada una de las pestañas podemos ver todas las opciones de configuración. En gestión de usuarios podemos hacer que un usuario sea Normal, Moderador, Administrador del foro, Spammer o Sancionado. Por defecto todos los usuarios dados de alta en el sistema tienen acceso al foro. En Gestión de categorías podemos crear nuevas categorías o subforos dentro del foro y configurar los permisos. 29

30 11. Blogs IW incluye un módulo de blogs que permite gestionar los blogs de la plataforma. Las dos grandes opciones que existen dentro del módulo de blogs es crear un blog para cada sector o crear blogs para cada usuario. Existe la posiblidad de habilitar un blog personal para cada usuario del sistema. Para ello hay que habilitar en el Backend los puntos de menú Escribir en mi blog, Mi blog y Blogs. Para ello hay que ir al menú Menús Gestor de menús y cambiar el estado de estos ítems a publicado. Por defecto se entregan sin publicar, es decir, sin asomar en el menú. Desde el Frontend los usuarios podrán acceder a sus blogs personales. Para escribir una nueva entrada deben pulsar en Escribir en mi blog. Para Leer su blog deben pulsar Mi blog y para buscar y leer los blogs de los demás usuarios pulsarán en Blogs. Otra posilidad es habilitar un blog para cada sector. Para ellos crearemos una nueva categoría en el gestor de categorías de Flexicontent (Menú Componentes Flexicontent). La categoría debe ser de nivel superior, es decir no depende de ninguna otra categoría. En el campo alias escribiremos blog-[nombredelsector]. Tal como se ha explicado en otros puntos en nombre del sector será definido por lo escrito en la categoría sector. Esto es, para el sector sector-pesquero crearemos una categoría de nivel superior con alias blogpesquero. En la casilla de publicado seleccionaremos Si.En el apartado de selección de plantilla seleccionaremos blog : 30

31 12. Estadísticas Estadísticas básicas de contenido El componente encargado de la gestión de los sectores, categorías y artículos ofrece estadísticas sobre el contenido, favoritos, visitas a informaciones, etc. Se accede desde el menú Componentes Flexicontent Estadísticas Estadísticas de boletines El componente encargado de la gestión de los boletines ofrece estadísticas sobre boletines enviados y el número de boletines abiertos. Se accede desde el menú Componentes AcyMailing Estadísticas Estadísticas de búsquedas 31

32 El componente Buscar ofrece estadísticas sobre los términos buscados por los usuarios en el buscador. Se accede desde el menú Componentes Buscar: 32

33 13. Multimedia Los usuarios accederán a las galerías multimedia de cada sector desde el menú situado en la pantalla de informaciones del sector. Los usuarios administradores deberán entrar al Backend en el componente Phoca Gallery para la configuración de las galerías. Para crear una sección multimedia para un sector debemos crear una categoría en el gestor multimedia y guardarla poniendo en el campo alias multi-[nombrealiasdelsector]. Es decir para el sector Pesquero tendremos el alias del sector sector-pesquero. Entonces debemos rellenar el alias de la categoría principal del sector como multi-pesquero. Para insertar imágenes y vídeo en las distintas categorías creadas debemos entrar en la pantalla Imágenes. Pulsamos en Multiple Add. Le damos un nombre, alias, categoría y seleccionamos el archivo desde nuestro disco duro. También podemos rellenar los campos opcionales de geolocalización, links, descripción, meta datos, etc. 33

34 Para incluir un vídeo en lugar de una imagen debemos adjuntar una imagen que sirva de icono representativo como si de una imagen normal se tratara pero con la salvedad de que debemos incluir también, en el campo Video Code, el código obtenido desde el servidor externo de vídeo, por ejemplo Youtube.com. 34

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