ALIANZA EMPRESARIAL PARA UN COMERCIO SEGURO

Transcripción

1 ALIANZA EMPRESARIAL PARA UN COMERCIO SEGURO

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3 BENEFICIOS DE LA GESTION POR PROCESOS DIRECCIÓ GENERAL PLANIFICACIÓ PRESSUPOSTÀRIA MÀRKETING CONTROL DE GESTIÓ I + D ADMINISTRACIÓ FINANCES OPERACIONS MARKETING DEMANDA CLIENT VENDA RECEPCIÓ COMANDES FABRICA EXPEDICIONS FACTURACIÓ COBRAMENTS ATENCIÓ AL CLIENT CLIENT SATISFET QUALITAT INFORMÀTICA FÀBRICA SERVEIS INFORMÀTICS FINANCES COMPTABILITAT PERSONAL Perspectiva vertical Por Funciones No muestra el cliente No muestra el producto/servicio que se provee al cliente No muestra el flujo de la actividad a través de la organización Perspectiva horizontal Por Procesos Centrada en la misión de la organización y sus objetivos Permite conocer mejor las interrelaciones entre los procesos Es una gestión orientada a cliente Facilita el control y mejora la eficiencia Posibilita el empoderamiento

4 Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuáles transforman elementos de entrada en resultados... Que es un proceso?

5 EJEMPLO DE PROCESO ENTRADAS PROCESO SALIDAS UBICAR: VASO AGUA LIMON AZUCAR CUCHILLO AGREGAR AGUA AL RECIPIENTE AGREGAR LIMÓN AL RECIPIENTE AGREGAR AZUCAR AL RECIPIENTE MEZCLAR LOS INGREDIENTES VERIFICAR SU SABOR SERVIR EN EL VASO LIMONADA CLIENTE

6 Qué es enfoque basado en procesos? Identificación y gestión sistemática de los Procesos. En particular, las interacciones entre tales procesos.

7 Clasificación de procesos Procesos Estratégicos o Gerenciales Establecimiento de políticas y estrategias Fijación de objetivos Aseguramiento de disponibilidad de recursos Revisiones por la Dirección Procesos Misionales u Operativos Procesos de Soporte o apoyo Procesos de evaluación o mejora Proporcionan el resultado previsto por la Organización en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Procesos para la provisión de recursos Necesarios en los demás procesos Procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar análisis del desempeño y la mejora

8 Mapa de Procesos (ejemplo) Requerimientos Partes Interesadas Comercial Ventas Planeación RRHH, IT, Administrativo Procesos Estratégicos Direccionamiento Estratégico Procesos Operacionales Producción Operación Despacho Financiero Contabilidad Procesos de Apoyo Sistemas de Gestión Gestión de Riesgos Almacenamiento Despachos Seguimiento Veh. Compras Seguridad Satisfacción Partes Interesadas

9 Procesos con ciclo PHVA? Objetivo del Proceso Documentar el cómo se realiza Entrenamiento y capacitación 1 2 Ejecutar las actividades de acuerdo a lo planeado Determinar e implementar las Acciones de mejora pertinentes 4 3 Seguimiento y medición del proceso Asegurar el cumplimiento de las metas El ciclo de la Mejora Continua debería convertirse en una rutina en cada proceso de la Organización...,

10 PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES Factores determinantes de un proceso 8 M`s Necesidades Gerencia Métodos Personas Medio ambiente Máquinas y equipos Dinero Mediciones Materiales Satisfacción

11 Factores determinantes de un proceso Gerencia Estilo predominante del Gerente del Proceso (Líder o responsable asignado). Métodos Prácticas aplicadas para ejecutar el proceso (el cómo se realizan las actividades). Personas Características de las personas que operan el proceso (competencias del personal). Medio Ambiente Condiciones ambientales y Clima organizacional (importante las condiciones en Salud Ocupacional).

12 Factores determinantes de un proceso Máquinas y equipos Tecnología necesaria para el desarrollo de las Actividades del proceso. Dinero Factor económico y demás recursos necesarios para el Proceso. Mediciones Resultados del proceso, Satisfacción del Cliente, Eficacia de las actividades y de los proveedores. Materiales Tipo de materiales, cantidad y calidad, así como Oportunidad en la entrega.

13 Elementos de un proceso Finalidad del proceso en cuestión: Verbo infinitivo (ar, er, ir) Medibles Alcanzables Realistas Tiempo

14 Elementos de un proceso Organización o persona que suministra un producto. Algunos sinónimos utilizados son: Productor Distribuidor Vendedor Prestador de servicios Otros procesos

15 Elementos de un proceso Son por lo general salidas de otros procesos. Materias primas, Materiales, Información, Personas, Insumos, Dinero, entre otros, son ejemplos de entradas a un proceso.

16 Elementos de un proceso Subprocesos, tareas o etapas que se siguen para la realización del proceso: Actividades en orden lógico de como se cumple el objetivo

17 Elementos de un proceso Es la salida de un proceso. Ésta salida puede ser un bien tangible o intangible. Un producto intangible puede ser por ejemplo, cualquier tipo de servicio

18 Elementos de un proceso Organización o persona que recibe un producto. Algunos sinónimos utilizados son: Consumidor Usuario final Beneficiario Comprador Autoridad

19 Elementos de un proceso Conjunto de mediciones realizadas al Proceso para medir tanto las actividades (controles) como los resultados (indicadores) del proceso.

20 Elementos de un proceso Manuales, procedimientos, instructivos, especificaciones utilizados durante el desarrollo del proceso. El procedimiento puede estar documentado o no!!!

21 Elementos de un proceso Requisitos que cada proceso debe cumplir en el desarrollo de las actividades. Normas y Estándares BASC Legislación aplicable

22 AUDITORIA POR PROCESOS PROCESO DE AUDITORIA BAJO EL ENFOQUE DEL CICLO P H V - A

23 Auditorias por Procesos La auditoria por procesos es la auditoria de gestión, que tiene como objetivo principal evaluar los procesos de las actividades de control interno de la siguiente forma: 1. Ambiente de control 2. Evaluación de riesgos 3. Actividades de gestión gerencial 4. Sistema de información y comunicación 5. Actividades de monitoreo 6. Evaluación del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias

24 ANALISIS DEL MANUAL Procesos que componen el Alcance del Sistema Mapa de Procesos Caracterizaciones de procesos Requisitos Aplicables por proceso Procesos con exclusiones de requisitos

25 PROGRAMA DE AUDITORIA Diseñado por procesos a auditar Incluir requisitos aplicables a cada proceso a ser auditado Dueños de procesos a ser auditados Todos los procesos del sistema deben ser auditados

26 PLAN DE AUDITORIA Diseñado por procesos a auditar Dueños de procesos a Auditar Auditor(es) por proceso Fecha y hora de Auditoria a cada proceso Requerimientos a dueños de proceso

27 LISTA DE VERIFICACION Lista de verificación por proceso a ser auditado Preguntas especificas: Como funciona el proceso? Preguntas de entrevista: Como lo planifica? Como lo implementa? Como lo mide? Como lo ha mejorado? Validar que la gestión del proceso sea acorde con el objetivo propuesto.

28 REUNION DE APERTURA Deben participar los dueños de procesos a ser auditados Validar disponibilidad de dueños de procesos para cumplimiento de plan de auditoria Recalcar enfoque de auditoria del sistema de gestion por procesos

29 GENERACION DE LOS HALLAZGOS En la redacción de Hallazgos tener en cuenta que: SE AUDITAN PROCESOS NO PERSONAS

30 INFORME DE AUDITORIA Se diseña informe por proceso auditado Se debe concluir sobre el nivel de cumplimiento del proceso El informe debe ser entregado al dueño del proceso El informe de auditoria debe ser conocido y aprobado por el dueño del proceso auditado

31 REUNION DE CIERRE Deben participar los dueños de procesos auditados Lectura de informe y hallazgos de auditoria a dueños de procesos Lograr concenso entre auditor(es) y dueños de proceso(s) en los resultados de la auditoria

32 SEGUIMIENTO Y CIERRE DE HALLAZGOS A Plan de Acciones correctivas y preventivas por proceso Participación activa en formulación de Acciones correctivas y preventivas por parte de dueños de procesos Participación activa de dueños de procesos en el seguimiento y cierre de hallazgos Conocimiento del estado de hallazgos de auditorias por parte del dueño del proceso Apropiación

33 Auditorias por Procesos ELEMENTOS CLAVES EN LA AUDITORIA POR PROCESOS 1. En cada proceso verifique el cumplimiento del ciclo PHVA (P) Documentación establecida, identificación de los riesgos, objetivos e indicadores. (H) Cumplimiento de las actividades definidas y requisitos BASC, tratamiento a los riesgos. (V) Resultados de los indicadores y controles establecidos (A) Planes de AC y AP, mejoras al proceso. 2. Tener conocimiento de los requisitos BASC y requisitos legales que debe cumplir cada proceso. 3. Alcance del proceso, interacción con los otros procesos, responsabilidades en la cadena de suministros.