MAPA DE PROCESOS DEL AYUNTAMIENTO DE LAGUNA DE DUERO

Transcripción

1 MAPA DE PROCESOS DEL AYUNTAMIENTO DE LAGUNA DE DUERO -1-

2 Actuaciones a desarrollar dentro del Plan 1. Diseño del Mapa de Procesos del Ayuntamiento. 2. Definición de la Metodología para la creación y funcionamiento de Equipos de Trabajo. 3. Definición de la Misión y Visión del Ayuntamiento. -2-

3 1. Diseño o del Mapa de Procesos del Ayuntamiento. Primer paso para la gestión por procesos dentro del Ayuntamiento. Estos procesos estarán muy relacionados con los servicios ofrecidos y darán una visión transversal a la institución. Actuaciones futuras a desarrollar en próximas actuaciones/proyectos: Diseño y despliegue de los procesos identificados en el Mapa. Creación del equipo de trabajo: Equipo constituido por 4 ó 5 personas. Reunión 1.- Tormenta de ideas (Brainstorming) para la determinación de los servicios del Ayuntamiento con el fin de agrupar las diferentes actuaciones en los procesos principales. Identificación del Mapa de Procesos. Duración 2,5-3 horas. Reunión 2.- Despliegue a primer nivel de los procesos del Mapa de Procesos (I): responsable, objetivos y subprocesos. Duración 3 ó 4 horas. Reunión 3.- Despliegue a primer nivel de los procesos del Mapa de Procesos (II): responsables, objetivos y subprocesos. Duración 3 ó 4 horas. Fechas Reunión: 15 de abril, 29 de mayo y 17 de junio de 2008 Lugar: Casa de las Artes (Laguna de Duero) -3-

4 Conceptos Mapa de procesos.- Representación de las actividades realizadas por una institución. Proceso.- Conjunto de actividades sistemáticas y repetitivas que aportan valor. Procesos Estratégicos.- Procesos relacionados con la Alta Dirección. Procesos Operativos.- Procesos relacionados con la razón de ser de la organización y las actividades a las que se dedica. Tienen al cliente en el punto de mira. Procesos de Soporte.- Procesos de apoyo que permiten la realización del resto de procesos, operativos y estratégicos. Brainstorming o Tormenta de Ideas.- Técnica de grupo que permite la obtención de un gran número de ideas (espontáneas, no usuales y en gran cantidad) sobre un determinado tema objeto de estudio en completa inexistencia de críticas y/o juicios. -4-

5 Mapa de Procesos del Ayuntamiento de Laguna de Duero Procesos Estratégicos PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA PLANIFICACIÓN ECONÓMICA ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Procesos Operativos ATENDER AL CIUDADANO GESTIÓN DEL TERRITORIO GESTIÓN DEL DESARROLLO ECONÓMICO GESTIÓN DE LA POBLACIÓN PROMOCIÓN DE LAS ACTIVIDADES SOCIO-CULTURALES GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Procesos de Soporte GESTIÓN DE PERSONAS GESTIÓN ECONÓMICA GESTIÓN DE PROVEEDORES GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y CONOCIMIENTO MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES E INFRAESTRUCTURAS -5-

6 Factores a considerar para definir el Mapa de Procesos 1. Planificación Estratégica: Planificación Estratégica y Programas electorales Gobierno Municipal: plenos, junta de gobierno, etc. 2. Planificación Económica: Presupuesto municipal Gestión económica: presupuestos Financiación y Recursos: Hacienda Pública Buscar Financiación externa (subvenciones) Buscar/solicitar: Subvenciones, Financiación 3. Ordenar el territorio -6-

7 Factores a considerar para definir el Mapa de Procesos 1. Atender al ciudadano/a: Atención ciudadana Orientar al ciudadano/a Participación ciudadana: Asociacionismo 2. Promover las actuaciones socio-culturales: Bienestar social: Mejorar la calidad de vida Programación de actividades socio-culturales Educación y cultura: Organizar actividades culturales y deportivas 3. Gestionar el territorio: Urbanismo: Organizar el territorio 4. Gestionar la población 5. Gestionar el desarrollo económico: Economía y empleo: Organización de actividades económicas e industriales Programación de actividades de dinamización empresarial Fomentar el empleo Programación de actividades formativas Formar desempleados Formar empresarios Formar trabajadores (externos) 6. Gestionar la seguridad: Ordenación Seguridad y Movilidad Seguridad : Vigilar la ciudad Vigilar edificios municipales -7-

8 Factores a considerar para definir el Mapa de Procesos 1. Gestión de la información y el conocimiento: Notificar decretos a los interesados Notificaciones: Gestión desde los departamentos Correo: Gestión desde los departamentos y servicio correos e interdepartamentales Archivo general: Movimiento y control de la documentación Conocimiento del propio Ayuntamiento: Lenguaje común (organigrama). Compartir información Información actualizada Canalizar la información generada en el Ayuntamiento hacia el exterior Contestar peticiones de los ciudadanos 2. Gestión Económica: Impuestos y tasas, Precios públicos Gestión de ingresos y gastos Gestionar los ingresos y recursos Fiscalizar el gasto Control del gasto Costes: Control de gastos y servicios 3. Gestión de RRHH Plantilla personal Formación trabajadores del Ayuntamiento -8-

9 Factores a considerar para definir el Mapa de Procesos 4. Gestión de los proveedores: Contratar: suministros, servicios, obras Contratar servicios externos Adquirir inmovilizado Proveedores: gestión de material 5. Mantenimiento de instalaciones e infraestructuras: Mantenimiento de instalaciones e infraestructuras: inventario municipal Mantenimiento vías urbanas y control Mantenimiento de los sistemas del edificio: climatización, antiincendio, calefacción, otras. Servicios municipales: agua, saneamiento,.. Organizar servicios Controlar los servicios -9-

10 Procesos operativos: Atender al ciudadano ATENDER AL CIUDADANO Recibir al ciudadano Informar al ciudadano Recoger quejas y sugerencias Tramitar Despedir al ciudadano Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento Nº de ciudadanos recibidos. Nº de quejas y sugerencias. Nº o % de ciudadanos satisfechos. Grado de satisfacción. -10-

11 Procesos operativos: Gestionar el Territorio GESTIONAR EL TERRITORIO Inspección del territorio Justificar pagos e impuestos Otorgar licencias Numeración y denominación de calles Sancionar infracciones urbanísticas Gestión del agua Gestión de residuos Gestión de recursos forestales Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento (Licencias y sanciones e Inspección: Urbanismo, Numeración y denominación: Estadística, Gestión Ambiental: Servicios Técnicos Urbanos) Nº de infracciones / sanciones. Nº de licencias otorgadas. Nº incidencias. Volumen de agua tratada. Volumen de residuos procesados. -11-

12 Procesos operativos: Gestionar la Población GESTIONAR LA POBLACIÓN Gestionar el Padrón Municipal de Habitantes Gestionar Servicios Sociales Gestionar educación Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento (Padrón: Secretario, Servicios Sociales: Servicios Sociales, Educación: Educación) Nº de empadronados: Altas, Bajas, Inmigración, Emigración, etc.) Nº y Cuantía de Subvenciones y Ayudas. Ingreso mínimo de inserción. Asistencia Social. Nº de mujeres atendidas. Nº de alumnos matriculados: escuela de educación infantil, -12-

13 Procesos operativos: Gestionar la Seguridad GESTIONAR LA SEGURIDAD Gestionar la Seguridad Ciudadana Gestionar el tráfico Vigilar edificios Gestionar la Protección Civil Gestionar la Seguridad Jurídica Gestionar la Seguridad de la Salud Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento (Seguridad Ciudadana, Tráfico, Edificios y Protección Civil: Policía Municipal, Seguridad Jurídica: Secretario, Seguridad de la Salud: Salud y Sanidad) Nº de delitos Nº de accidentes de tráfico. Nº de robos. Nº de actos vandálicos. Nº de plagas controladas. Nº de denuncias. -13-

14 Procesos operativos: Gestionar el desarrollo económico GESTIONAR EL DESARROLLO ECONÓMICO Creación de empresas Asesoramiento a empresas y empresarios Gestionar directorio de empresas Gestionar la baja de empleo Formación desempleado Fomentar el empleo Formación continua Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento de Desarrollo Local y Participación Ciudadana Nº de empresas. Nº de alumnos. Nº de desempleados. Nº de empresas creadas. Nº de cursos. Grado de Satisfacción de los alumnos. -14-

15 Procesos operativos: Promocionar las actividades socio-culturales PROMOCIONAR LAS ACTIVIDADES SOCIO-CULTURALES Organizar actividades: culturales y deportivas. Organizar Fiestas: Patronales, Tradicionales y Toros. Fomentar el Turismo Fomentar el Asociacionismo Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento de Bienestar Social Nº de actividades organizadas. Nº de personas apuntadas. Nº de visitas turísticas. Nº de asociaciones inscritas. -15-

16 Procesos de soporte: Gestión de Personas GESTIÓN DE PERSONAS Seleccionar personal. Gestionar Cuestiones Sindicales. Instruir expedientes disciplinarios. Gestionar Puestos de Trabajo. Gestionar Registro de Personal. Controlar Jornada Laboral. Gestionar Permisos y Licencias. Gestionar Salud Laboral. Gestionar Formación Continua. Gestionar retribución. Gestionar recursos jurídicos. Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento de Recursos Humanos Nº de personas / trabajadores / puestos. Nº de cursos / acciones formativas. Nº de reclamaciones jurídicas. Nº de personal seleccionado / incorporado. Nº de horas de formación. Nº de accidentes de trabajo. Montante de las nóminas. Nº de horas de absentismo (incidencias). Nº de personas con minusvalía. Nº de bajas. Nº de inspecciones de trabajo. -16-

17 Procesos de soporte: Gestión de Proveedores GESTIÓN DE PROVEEDORES Contratar Contratistas. Vigilar Contratación. Controlar Facturación. Gestionar Garantías. Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento de Contratación Nº de proveedores inscritos en el registro. Nº de proveedores contratados. Volumen de Contratación. Porcentaje de incumplimiento de plazos. -17-

18 Procesos de soporte: Gestión de la Comunicación y el Conocimiento GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y EL CONOCIMIENTO Recoger Información. Procesar Información. Divulgar Información. Archivar Documentación. Gestionar canales de comunicación. Gestionar Imagen Corporativa. Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento Nº de documentos expuestos. Nº de diligencias para depuración de datos. Nº de notificaciones. Nº de visitas a la Web. Registro de entrada. Nº de peticiones de documentación. Registro de salida. Nº de expedientes. Nº de prestamos. Periodo medio de archivo de documentos. Nº de canales de comunicación por grupo de interés. -18-

19 Procesos de soporte: Gestión Económica GESTIÓN ECONÓMICA Gestionar los gastos. Gestionar los ingresos. Recaudar impuestos y tributos. Ordenar pagos. Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento Intervención, Ingresos y Gastos Ingresos. Gastos. Costes. Porcentaje de morosos. Nº de domiciliaciones / forma de pago. -19-

20 Procesos de soporte: Mantenimiento de Instalaciones e Infraestructuras MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES E INFRAESTRUCTURAS Organizar servicios. Prestar servicios municipales. Realizar Mantenimiento de instalaciones e infraestructuras: inventario municipal. Realizar mantenimiento de los sistemas del edificio. Controlar servicios. Realizar mantenimiento de vías urbanas y control. Responsable del proceso: Responsable del Área/ Servicio/ Departamento de los Servicios Técnicos y Servicios Urbanos Nº de deficiencias / incidencias corregidas. Nº de altas en saneamiento. Nº de deficiencias detectadas. Volumen de litros de agua perdidos. Nº de bienes existentes en el inventario municipal. Nº de reclamaciones. Variación del inventario. Caudal Anual del Canal. Consumo de agua, electricidad, gas, etc

21 T // F Gral. Martínez Campos, 41 6ºA Madrid T // F C/ García Morato, Valladolid -21-