Charla No 4: Gráficos.

Transcripción

1 1 Charla No 4: Gráficos. Objetivos Generales: Mostrar las capacidades gráficas de Microsoft Excel. Objetivos específicos. Definición de los se va a graficar. El asistente de gráficos. Modificación de gráficos. La definición del objeto a graficar. Un grafico dice más que mil palabras, como aquél refrán, en esta guía vamos a aprender los aspectos más resaltantes de la elaboración de un gráfico. Generalmente los libros que explican el funcionamiento de alguna aplicación en particular, entran en el tema directamente, en este caso hemos querido comenzar con una breve introducción sobre el correcto uso de los gráficos, independientemente de la aplicación que se vaya a utilizar. Antes de graficar en una aplicación, es muy importante tener en cuenta lo siguiente: 1. Definir los datos que queremos graficar. 2. Saber si esos datos son importantes, es decir, si tiene sentido graficarlos. 3. Si el gráfico va a ser utilizado por alguien. Si ese alguien lo necesita. 4. Graficar preferentemente información resumida. No detalles. 5. Cuando vaya a graficar varios tipos de datos, hágalo con datos congruentes entre si. Para explicar los elementos característicos de la elaboración de un gráfico, usaremos uno grupo de datos de ejemplo. Suponga que Ud. Es el encargado de dar un informe sobre las ventas del primer trimestre de presente año, para ello va a utilizar un grafico que permita explicar más fácilmente a los receptores del informe, el desempeño de los vendedores. No es fácil saber el orden de ventas, para ello debemos o bien ordenar los datos o graficarlos

2 2 Para hacer un gráfico primero veamos los puntos a ver las consideraciones iniciales. 1. Saber que va a graficar, en este caso debemos graficar los montos de ventas en el trimestre. 2. Saber si los datos son importantes, en este caso lo son para ver más fácilmente los niveles de ventas del trimestre. 3. Alguien los necesita?: Claro!, Ud. Que es quien va a hacer el informe, pero además a sus lectores se le hará más fácil la comprensión de su informe. 4. Grafique resúmenes. Fíjese que vamos a graficar el total de ventas en el trimestre por cada vendedor, nunca lo haríamos con las ventas detalladas. 5. Graficar datos congruentes entre si. En este caso tenemos un sólo tipo de datos (las ventas de cada vendedor, pues los códigos no tiene ningún sentido graficarlos ni en este ni en ningún otro caso). Para graficar siga estas recomendaciones: 1. Seleccione toda esta área (títulos incluidos) 2. Haga clic aquí. 3. Después escoja la opción Insertar y el comando Gráfico, para el active el asistente para gráficos. Asistente para gráficos. Al entrar en la opción de graficación Microsoft Excel le muestra la ventana correspondiente al asistente de gráficos, este asistente tiene como finalidad principal facilitarle el trabajo de crear un gráfico, veamos sus pasos en la siguiente página:

3 3 Existe una gran variedad de gráficos disponibles en la galería, la pertinencia de los mismos viene dada por el tipo de información que se desea graficar, en este ejemplo, para seleccionar el tipo de gráfico Circular, debemos hacer clic en la cuarta opción de los tipos y luego escoger el subtipo de nuestra preferencia. La muestra nos permite ver como va quedando nuestro trabajo. Como aún no hemos terminado ya que apenas estamos en el paso 1 de 4, haremos clic en el botón Siguiente. Dentro del subtipo de Gráfico tenemos varias opciones a escoger, para este caso hemos escogido el subtipo Circular con efecto 3D y hacemos clic en Siguiente. El paso 2 de nos da una muestra del resultado final del gráfico, aunque aún faltan dos pasos para terminar, Excel nos permite ver lo que hemos hecho hasta ahora. Observe que el asistente de gráficos escribe automáticamente el rango de celdas que Ud. Previamente seleccionó, por lo tanto no es necesario cambiar esta especificación, en caso de que no haya seleccionado rango entonces debe teclearlo o seleccionarlo con el ratón. Finalmente haga clic en el botón Siguiente. Esta parte tiene mucha importancia ya que con ella le decimos a Excel la forma como están dispuestos los datos, observe en la muestra que junto a cada nombre aparece un número, el cual representa el código del empleado, esta forma de ver los datos se da cuando los mostramos por columnas.

4 4 En el paso 3 de 4 el asistente de gráficos solicita el título del grafico, segundos después de haberlo tecleado aparece en la muestra. La segunda ficha del paso 3 nos permite seleccionar la ubicación de la leyenda e incluso no mostrarla. La ficha Rótulos de datos nos permite mostrar una información más detallada de cada componente del gráfico, sin embargo es bueno aclarar que no debemos abusar de los datos presentados pues sobrecargan el gráfico o le restan claridad (vea los datos de Jorge Díaz)

5 5 Modificación del gráfico. El último paso nos interroga sobre el nombre de la hoja que contendrá el gráfico cuando seleccionamos esta opción. De escoger esta opción, el gráfico se grabará como un cuadro junto a los datos de la hoja que lo origina. En este punto podemos hacer clic en Terminar Con este botón Ud. Puede cambiar el tipo de gráfico a barras, líneas, etc. Se crea una nueva hoja exclusiva para el gráfico. Primer cambio: desea cambiar el color del pedazo correspondiente a Jorge Díaz, simplemente haga lo siguiente: 1.Haga un solo clic sobre la torta, se marcarán todos los pedazos. 2.Haga un solo clic sobre el pedazo de Jorge Díaz, se marcará solo ése pedazo. 3.Seleccione el comando aquí apuntado por la flecha. Aparecerá una ventana con la ficha Diseño en la cual podrá escoger el color de su agrado. Segundo Cambio: Insertamos un cuadro de texto y escribimos un comentario dentro de él. Cuadro de texto La modificación de Gráficos abarca otras opciones, sin embargo, no la explicaremos en este material por dos razones primordiales, el instructor lo hará en clase y la segunda es que mejor lo practica Ud. Verá que fácil y entretenido es. Laboratorio de computación.