PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE CREDITOS ICETEX

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1 PÁGINA: 1 DE 4 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE CREDITOS ICETEX Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para adoptar medidas tendientes a mejorar el proceso de gestión de créditos educativos Convenio Uniatlántico-Icetex Aplica desde la Vicerrectoría de Bienestar Universitario a la Comunidad Estudiantil de la Universidad del Atlántico. Inicia con la asesoría de créditos educativos, legalización de créditos aprobados, seguimiento y control de los mismos 3.1. VICERRECTOR (A) DE BIENESTAR UNIVERSITARIO: Responsable del proceso. Coordinador del proceso de Gestión de créditos ante ICETEX. Responsable de la supervisión y control de los procesos relacionados con la gestión de créditos RESPONSABLE DEL ÁREA: Es la persona encargada de brindar asesoría en relación al proceso de gestión de créditos a los estudiantes y desarrollar las demás actividades relacionadas con el mismo. Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: IES: Instituto de Educación Superior. 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES 4. GLOSARIO COORDINADOR DE IES: Es la persona que responde y certifica las operaciones sistematizadas de la gestión de créditos. Entiéndase Vicerrectora de Bienestar Universitario, quien a la vez delega las funciones al Profesional Universitario de su dependencia. ICETEX: Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior que mediante la LEY 1002 de 2005 es una entidad financiera de naturaleza especial, descentralizada del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, cuyo objeto s el fomento social de la educación superior priorizando la población de bajos recursos económicos y con méritos académicos en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y permanencia de la personas a la educación superior. LEGALIZACIÓN: Procedimiento mediante el cual el estudiante cuyo crédito fue aprobado, remite los documentos del solicitante y deudor solidario exigidos por el ICETEX a la IES, para que ésta se encargue de corroborar los datos suministrados en la solicitud del crédito realizado a través del sistema con los documentos aportados. Revisado por: Angel Britton Howard Cargo: Representante de la Dirección Firma: Aprobado por: Julia Páez Sanjuán (E) Cargo: Vicerrectora de Bienestar Universitario (E) Firma: Fecha: Noviembre 25 de 2009 Fecha: Noviembre 25 de 2009

2 PÁGINA: 2 DE 4 ACTUALIZACIÓN DE DATOS: Procedimiento mediante el cual al finalizar cada semestre el estudiante con crédito educativo activo tiene la posibilidad de renovar el crédito para el semestre siguiente, aplazarlo o terminarlo. Este procedimiento lo realiza el estudiante por sistema y aporta a la IES el documento que soporta la actualización para que el coordinador de la IES realice el procedimiento por sistema exigido por ICETEX. ENVÍO A CUSTODIA: Procedimiento mediante el cual el coordinador de la IES relaciona los créditos que se remiten al Icetex vía web y envía para su custodia las carpetas rotuladas por estudiante mediante un sistema de marcado y empaque. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: Los estudiantes interesados en solicitar el crédito educativo deben tener mínimo un promedio igual a 3.4, si la solicitud la van hacer para cursar tercer semestre en adelante. Se requiere que los estudiantes estén matriculados académicamente en el periodo vigente. Los estudiantes que se les apruebe un crédito de sostenimiento deberán aportar a la Ofician de Promoción Socioeconómica el certificado de cuenta a título personal donde se les hará los respectivos desembolsos 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1 Brindar asesoría a los estudiantes interesados en acceder al crédito ICETEX en la modalidad 1. Mediano Plazo, ACCES- Crédito de matrículas y sostenimiento a estudiantes de pregrado; 2. Mediano plazo estudiantes de postgrado, en los temas relacionados con los requisitos y la diligencia de los formularios para la solicitud, con base en el convenio marco con esta entidad. registro diario, volante de información 2 Solicitar el crédito Estudiantes 3 4 Revisar en las fechas de comités establecidas por ICETEX, las aprobaciones de crédito Entablar comunicación con los estudiantes de manera telefónica o electrónica para recordar la entrega de documentos. Se le informa al estudiante que en caso de inconsistencia de nombre y número de identidad entre los documentos de identificación y la información suministrada en la solicitud, de aviso, debe entregar copia del documento de identidad para iniciar la respectiva solicitud de corrección. Si el estudiante no manifiesta presentar un error y el funcionario responsable así lo área y estudiante

3 PÁGINA: 3 DE 4 corrobora se continúa en el paso Solicitar corrección de nombre o números de identificación al funcionario de ICETEX encargado, con la fotocopia del documento de identidad implicado. Dar aviso al estudiante que la corrección se realizó y puede pasar por los documentos requeridos para la legalización (Pagaré y Carta de Instrucciones) a la oficina de Bienestar Entregar documentación requerida para legalización en la oficina de Bienestar Verificar los documentos del deudor y del estudiante para corroborar si están completos, cotejar los documentos de identidad del estudiante y deudor con la información en el pagaré verificar si diligenciaron correctamente el pagaré y la carta de instrucciones. Si lo anterior no se diligenció de manera correcta continúa en el paso 7. Legalizar el crédito en el Sistema de Gestión de Crédito de ICETEX. Matricular cuenta de ahorros enviando certificación escaneada a funcionario del ICETEX Rotular las carpetas de cada uno de los estudiantes con crédito aprobado que se preparan para enviar a custodia a ICETEX 12 Enviar a custodia carpetas de ICETEX Elaborar informe de giros de matrículas de postgrados y pregrados y enviar a las dependencias respectivas para la liquidación del volante. Elaborar informe al ICETEX relacionado con los giros que la fecha no han sido desembolsados para solucionar las dificultades. En caso que la dificultad amerite una diligencia del estudiante se contacta de inmediato a éste para solucionar la situación Estudiante Fotocopia de documento de identidad Pagaré y Carta de Instrucciones solicitud de crédito, estudio del deudor Certificaciones, documentos del solicitante, deudor, pagaré y carta de instrucciones estudiantes con créditos rótulos Sellos y guías preimpresas Informe de giros de matrícula Informe

4 PÁGINA: 4 DE Realizar seguimiento académico y financiero a los estudiantes con crédito Actualizar datos para renovación de crédito y entregar formato en la Oficina de Bienestar para su respectiva firma Verificar los promedios académicos y el semestre a cursar, el cual indica si el estudiante se encuentra nivelado con su crédito. Si el estudiante cumple con los requisitos de promedio y semestre se le renueva el crédito o por el contrario se aplaza o se termina por voluntad propia o por terminación de materias Evaluar si se va a renovar el crédito o a aplazar o terminar el crédito. Si es renovar se regresa al paso 13 si es aplazar o terminar se va al FIN Estudiante academusoft e informe de seguimiento actualización de datos para renovación, aplazamiento o terminación academusoft 7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma NTC GP 1000:2004 Ley 1002 de 2005 Reglamento de crédito educativo: acuerdo 029 de 20 de junio de 2007 Acuerdo 057 de Noviembre de 2007, por el cual se modifica el reglamento de crédito educativo Convenio IES ICETEX Constitución Nacional de 1991 Ley 30 de 1992 Estatuto de Bienestar Universitario Acuerdo Superior 001 de Marzo 2 de 1999 Reglamento estudiantil, Acuerdo 010 de Agosto 3 de 1989 Reglamento de Bienestar Universitario, Acuerdo 03 de marzo 21 de REGISTROS instructivo del crédito estudiante interesados en solicitud del crédito educativo Carta de Instrucciones y Pagaré Actualización de datos Relación de créditos enviados a custodia Sellos y Guías preimpresas

5 PÁGINA: 5 DE 4 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 de 2009 Ing. Orlenys Díaz Dra Anabella Martinez Dra Julia Páez VERSIÓN ORIGINAL