Aplicación del BPM al desarrollo de sistemas computacionales

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1 Aplicación del BPM al desarrollo de sistemas computacionales Facultad de Administración Región Veracruz Ismael Esquivel Gámez, Emmanuel Contreras Cebada, Línea: Propuestas innovadoras para apoyar el trabajo recepcional RESUMEN Hoy en día el Modelado de Procesos de Negocios (BPM) se ha convertido en la base para comprender mejor las operaciones de una organización, documentar y publicar sus procesos buscando un mejor funcionamiento y un mayor rendimiento de la institución. En el presente documento se expone el uso del BPM para la creación de un sistema computacional que apoya el seguimiento de las actividades de Servicio Social (SS) y Experiencia Recepcional (ER), las cuales se llevan a cabo en la Facultad de Administración de la Universidad Veracruzana. Palabras clave: BPM, Procesos de negocio, sistema computacional. INTRODUCCIÓN Por proceso de negocio se entiende el conjunto ordenado de actividades dentro de una empresa, cada una de las cuales representa el trabajo de una persona, sistema interno o proceso de una compañía asociada. Las actividades son la unidad más pequeña de análisis, y su orden define el flujo de trabajo que determina la eficiencia de la estructura. El término de modelado de proceso de negocio (BPM) define el soporte usado para incorporar las actividades de los sistemas de negocio en modelos que describen los procesos ejecutados por la organización según Havey [1]. La Notación para el Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) es un estándar basado en los diagramas de flujo, adaptado para suministrar una notación gráfica que posibilita la representación de procesos de negocio a través de flujos de trabajo. Su objetivo principal es el de coordinar la secuencia de actividades involucradas en el proceso según White y Fortis [2].

2 Hoy en día las actividades Servicio Social Experiencia Recepcional que se realizan en el área de Coordinación de Tutorías se hacen de forma manual y la documentación que se genera es almacenada en archiveros lo cual resulta muy desgastante para las coordinadoras y aún más la generación de informes que solicitan las autoridades y la creación de constancias consume muchas horas-hombre. Ante esta situación se propone la creación de un sistema el cual se encargara de llevar el control de las actividades de los alumnos en SS y ER. Además el sistema tendrá la capacidad de elaborar automáticamente los formatos que son requeridos en estas actividades reduciendo así el tiempo de respuesta ante solicitudes no previstas. TRABAJOS PREVIOS RELACIONADOS. Pérez Jiménez [3], aplico el modelado de procesos de negocios a la tarea diaria del profesorado en centros públicos en España, estableció que los esfuerzos en este campo se han centrado mayoritariamente en las actividades dentro del aula, pero también se debe conseguir mejorar el funcionamiento diario de los centros. Por ello se centro en la actividad del profesorado fuera del aula con el objetivo de que dicha actividad responda a una serie de parámetros de eficacia y eficiencia. Formulo que debe existir un compromiso entre la administración, el proveedor del servicio, y los usuarios, padres principalmente (en representación de sus hijos), para que el servicio público funcione correcta y eficientemente. Para esto propuso las siguientes medidas: La utilización de lenguajes y notaciones de modelado de procesos que nos permitan definir y modelar formal y gráficamente los procedimientos. La creación de repositorios de procesos, de fácil acceso y consulta, en donde se almacenen todos los procesos que tengan relación con la actividad del profesorado fuera del aula. Con esto pretende alcanzar los siguientes logros: Proporcionar a todos los miembros de la comunidad educativa un lugar común en donde poder consultar cómo se realiza un determinado procedimiento.

3 Utilizar una notación gráfica para representar los procedimientos y conseguir de esta manera facilitar la comprensión de los mismos por parte de las personas que han acudido al repositorio. Estudiar los procedimientos, mediante la utilización de las herramientas adecuadas que nos permitan detectar los posibles puntos de mejora de los mismos. Utilizar el catálogo de procedimientos como base para el posterior desarrollo de aplicaciones informáticas que den soporte de la forma más natural posible a los procedimientos, o lo que es lo mismo, utilizar dicho repositorio como entrada de la fase de requisitos de un proceso de desarrollo de software. METODOLOGÍA En marzo del 2009 se planteó como proyecto de clase, el desarrollo de un sistema de información cuyo objetivo era automatizar las actividades de seguimiento de Servicio Social Y Experiencia Recepcional que se llevan a cabo en la Facultad de Administración de la UV. Para la implantación de este sistema se manejó el Modelado de Procesos de Negocios (BPM), el motivo por el cual se eligió a BPM para el desarrollo del sistema, el motivo de hacer este proceso constantemente es que al hacerlo en varias ocasiones se redujeron las posibilidades de que se cometieran errores al realizar las actividades. Adoptar BPM fuerza al negocio a pensar sobre él y a formalizarlo comprendiendo los procesos actuales, lo cual hace ver mejoras potenciales que eliminan pasos o automatizan tareas manuales, en este caso sería llevar el control de esta área, y la creación de formatos tanto para los alumnos como para los profesores. Saffiro [4], indica que las actividades correspondientes al BPM se agrupan a tres categorías: diseño, ejecución y monitoreo. Para llevar a cabo lo planteado fue necesario seleccionar la notación con la cual se pensaba trabajar el Modelado de los Proceso. A lo largo de los años han surgido un sin número de lenguajes y notaciones pero en este caso se eligió BPMN (Business Process Management Notation) [5]. Esta notación es una especificación desarrollada por la BPMI (Business Process Management Initiative) [6] iniciativa integrada en la OMG (Objet Management Group) [7] que es una de las principales creadoras de estándares dentro del mundo de la informática.

4 Las razones por la que se eligió BPMN son: Es una especificación libre que no dependen de una herramienta u organización. Su uso está muy difundido en la industria. Está apoyada por organizaciones e instituciones de gran peso en las que participan las empresas más importantes del sector de la informática. Se pueden representar todo tipo de procesos. Diseño Para crear el modelado de procesos de negocios, primero se necesitó identificar el proceso que permitía lograr el objetivo, y cómo encajaba con el resto de procesos de la organización. La mejor forma de visualizar un proceso es representándolo en diagramas que muestren el flujo de trabajo, indicando las actividades que deben realizarse a lo largo de su ejecución y que se necesita hacer cuando una excepción ocurre. Para la elaboración de estos diagramas se solicito la supervisión de la coordinadora de tutorías de la Licenciatura en Sistemas Computacionales Administrativos. Con esto, se logro un mayor entendimiento y comprensión de los procesos para llevar a cabo las actividades, y durante el estudio de los procesos se llego a la conclusión de generar algunos cambios en los procesos para obtener un mejor rendimiento. En la Tabla 1 se muestran los elementos básicos de la notación BPMN y el significado de cada uno de ellos. ELEMENTO DESCRIPCIÓN SÍMBOLO Evento de inicio Indica el comienzo de un proceso. Evento de fin Indica el final de un proceso. Tarea Actividades que se realizan durante el proceso. Objeto de datos Documentos que se generan en las actividades.

5 Flujo de secuencia Indica el flujo de las actividades. Flujo de datos Temporizador Transmisión de datos entre tareas. Se utiliza cuando una actividad no puede seguir avanzando hasta que se cumpla un plazo establecido. Compuerta Se usa cuando una actividad conlleva a tomar una decisión y existen dos o más caminos alternativos. Tabla 1. Elementos básicos de la notación BPMN En los procesos principales participan las entidades a, b, c. A continuación se muestran los diagramas que representan los procesos de las actividades de Experiencia Recepcional (Fig. 1) y de Servicio Social (Fig. 2). Desarrollo Una vez teniendo definido el diseño de los procesos de dichas actividades y los documentos manejados, se procede a la elaboración del sistema que se encargará de cumplir con los requerimientos establecidos. El sistema se desarrollo en PHP y MySQL ya que son herramientas gratuitas motivo por el cual se considera viable implementarlas en el proyecto. El sistema está basado en un ambiente Web lo cual nos trae como ventajas una mayor movilidad lo que significa que podemos acceder al sistema desde cualquier dispositivo que cuente con un browser sin tener la necesidad de tener el programa instalado en la maquina en la que se piensa trabajar, otra ventaja es la flexibilidad esto en el caso de las actualizaciones que solo se hacen en el servidor y los usuarios las verán en tiempo real. Conforme a los requerimientos establecidos se procedió a diseñar la base de datos mismos que se presentan en el diagrama de la figura 3.

6 Figura 1. Proceso de E Proceso de Experiencia Recepcional antes de implementar BPM

7 Figura 2. Proceso de Experiencia Recepcional después de

8 Figura 3. Diagrama de la Base de datos. Lo primero en desarrollarse fueron los módulos correspondientes a los catálogos identificados en Diagrama de la Base de datos (Figura 3). En la tabla 2 se presenta una breve descripción de los archivos que integran la base de datos: TABLA DESCRIPCIÓN TABLA DESCRIPCIÓN MAESTROS Almacena a los profesores que participan en las actividades de ER y SS PARÁMETROS_ER Se establecen las fechas para llevar el control de actividades de ER SALAS Salas existentes en la entidad AVANCES Avances que se efectúan en el SS EMPRESAS Empresas en las que los alumnos realizan su SS PARTICIPAN_EN Profesores que participan en exámenes de ER FASES Fases que se generan en los proyectos de ER LICENCIATURAS Licenciaturas disponibles en la entidad SSOCIAL Guarda los datos del alumno y la empresa en donde se realiza el SS PARÁMETROS_SS Se establecen las fechas para llevar el control de actividades de SS ALUMNOS Alumnos que cursan el SS y la ER EXAMENES Exámenes de ER que se presentan PROYECTOS Proyectos que realizan los alumnos al cursar la ER Tabla 2: Descripción de tablas de la base de datos.

9 Para acceder al sistema el usuario tendrá que registrarse con el nombre de usuario y su contraseña, tal y como se muestra en la Figura 4. Los nombres de usuario y las contraseñas serán asignados por el administrador. El sistema maneja dos perfiles de usuario (figura 5): Administrador y Asesor. El administrador tendrá la facultad de mantener actualizados los datos de los catálogos (MAESTROS, SALAS, EMPRESAS, LICENCIATURAS, PARAMETRO_ER, PARAMETROS_SS Y ALUMNOS), también podrá ingresar a los PROYECTOS, EXÁMENES Y SERVICIO SOCIAL y a su vez podrá generar los formatos que se requieren en estas actividades (Figura 7). El perfil de asesor será utilizado por los maestros, en donde podrán establecer las fechas de revisiones a los alumnos, de las fases y los avances del SS y la ER. Figura 4. Registro de Usuario

10 Figura 5. Pantalla menús de usuarios. Figura 6. Generar Acta de Examen Recepcional.

11 Monitoreo de Procesos Este monitoreo tiene por fin generar estadística sobre el desempeño de cada uno de los procesos de negocios que se establecieron. El primer monitoreo se realizo con la ayuda de dos estudiantes de la entidad, en donde pudieron manejar el sistema, una vez que terminaron de manejarlo, nos dieron algunas sugerencias para mejorarlo y nos informaron de algunos errores que se generaban. Con estos datos recabados nos dimos a la tarea de rectificar los errores que existían y mejoramos la interactividad del sistema con el usuario. Se pretende aplicar otro monitoreo una vez que el sistema este implementado. CONCLUSIONES El modulo que más se complico fue el que se encarga de imprimir los formatos que son requeridos en actividades de ER (acta de examen Recepcional, constancias), ya que resulto muy tedioso darle el formato que se tiene definido en la entidad, pero afortunadamente se pudieron resolver los problemas y el sistema funciona correctamente. Con la implementación del sistema, el área de coordinación de tutorías tendrá un mejor control sobre la documentación de los alumnos al momento de que cursen las experiencias de SS y ER, ahorrara tiempo al tener fácil acceso a la información de los alumnos y de los profesores, será más sencillo la creación de los documentos que se manejan en las actividades y se ahorrara espacio en la oficina al no tener que archivar documentación como antes se realizaba. TRABAJO FUTURO Se pretenden añadir al sistema algunos módulos de consultas, aprovechando la información que se encuentra almacenada en las bases de datos. Se pretende hacer un modulo que se encargue de llevar a cabo un control estadístico de los alumnos que han presentado la ER y SS en los periodos establecidos por la institución, esto se puede representar en tablas y graficas para su mejor comprensión y entendimiento.

12 REFERENCIAS [1] Havey, M. (2005), Essential Business Process Modeling, O'Reilly Media, Inc. Introduction to Business Process Modeling, capítulo 1. [2] White, S.A. (2004), Introduction to BPMN, IBM Corporation. Fortis, A. (2006), Business Process Modeling Notation - An Overview. [3] Pérez Jiménez, Juan Diego (2009), Aplicación del modelado de procesos a la tarea diaria del profesorado de centros públicos, Revista de la Asociación de Inspectores de Educación de España. [4] Saffirio, Mario (2006). BPM Business Process Management. [5] Especificación de BPMN. [6] BPMI. Business Process Management Initiative. [7] OMG. Object Management Group.

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