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1 Tendencias Tecnológicas en Sistemas de Gestión Documental Electrónico de Archivo. Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

2 Agenda 1. Introducción 2. Concepto Documento Electrónico 3. A que se le denomina Documento Electrónico 4. Componentes de un Documento Electrónico 5. Definición SGDEA 6. Estructura de SGDEA 7. ECM y Ejemplos 8. Digitalización 9. Portal de tramites 10. BPM y ejemplos 11. Sistema de gestión de Archivo. 12. Que se recomienda 13. Demostración Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

3 Introducción Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

4 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico Documento Electrónico Por documento electrónico entendemos cualquier representación en forma electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes de datos. Es también un método de expresión que requiere de un instrumento de conservación, cancelación y transmisión el cual esta constituido por un aparato tecnológico.

5 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico PDF/A El estándar PDF/A, basado en el ampliamente difundido formato PDF, especifica los requerimientos que deben cumplir los ficheros digitales a fin de poder ser válidos para su conservación en el tiempo. El PDF/A combina las capacidades del formato PDF con la fiabilidad y solidez esenciales para un fichero que debe ser preservado durante un largo periodo de tiempo. Un elemento clave para alcanzar este objetivo es la exigencia para documentos PDF/A de estar 100% auto-contenidos. Toda la información necesaria para mostrar el documento de forma consistente estará presente en el archivo. Esto incluye, entre otras cosas, el contenido propiamente dicho (el texto, imágenes y gráficos vectoriales), las fuentes utilizadas, y la información de color. No está permitido para un documento PDF/A el depender de fuentes externas (p.ej. programas de tipografía o hiperenlaces).

6 Cuáles son Documentos Electrónicos? Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico En general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.

7 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico DEFINICIÓN SGDEA SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos, aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos, el cual debe garantizar su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidad.

8 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico PORTAL FUNCIONARIO ESTRUCTURA SGDEA BPM PORTAL TRAMITES DIGITALIZACIÓN SGDEA SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO GESTOR DOCUMENTAL (ECM)

9 OBJETIVOS SGDEA Permitir una gestión estable y organizada de los procedimientos, a través de los documentos electrónicos utilizando las nuevas TIC, independientemente del origen de los documentos. Reducción de las distancias en el traslado de documentos. Conservar la autenticidad y la permanencia de la información en los soportes informáticos buscando optimizar dos características: o Economía o Eficacia Inmaterialización de procesos Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

10 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico ECM Enterprise Content Management (Gestión de contenido Empresarial) Administrar Distribuir Contenidos ECM Almacenar Preservar

11 EJEMPLOS ECM Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

12 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico DIGITALIZACIÓN Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (Papel, video, sonido, cine, microfilm y otros)

13 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico DIGITALIZACIÓN 1. Escaneo grafico o de imagen 2. Escaneo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) 3. Escaneo Mixto

14 Tipos de digitalización 1. Con fines archivísticos 2. Digitalización certificada 3. Digitalización con fines probatorios Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

15 PORTAL TRAMITES Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

16 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico BPM Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio) Modelo y Diseño Automatiza Monitorea Integra

17 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico BPM Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio)

18 EJEMPLOS BPM Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

19 PORTAL FUNCIONARIO Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

20 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO PORTAL FUNCIONARIO BPM PORTAL TRAMITES DIGITALIZACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO GESTOR DOCUMENTAL (ECM) Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico

21 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico QUÉ SE RECOMIENDA? Identificar los objetivos de negocio para su iniciativa de SGDEA Evaluar las capacidades del producto SGDEA para integrar y ampliar la política de retención en todos los formatos requeridos. Considerar los productos de gestión documental como iniciativas para aplicar políticas de retención y validez jurídica en diferentes tipos de contenido. Revisar que el software a utilizar debe cumplir con las mejores practicas de diseño, implementación, pruebas, estabilización, preproducción, producción.

22 Actualización Normativa y Técnica: el desafío de las instituciones educativas frente al manejo del documento electrónico DEMOSTRACIÓN Sede Virtual Versionamiento Docs DMS PROCESS DESIGNER ADMINISTRACIÓN

23 Elaborado por: Ingeniero, Hernán Andrés Choachi Prada

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