ANEXO 2 CARTA DE INSTRUCCIONES PARA INSTITUCIONES DE APOYO CAPACITACIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES 2014

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1 Nombre de la Institución de Apoyo: ANEXO 2 CARTA DE INSTRUCCIONES PARA INSTITUCIONES DE APOYO CAPACITACIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES 2014 Procedimiento para la formalización del convenio de adhesión con ProMéxico y la correcta comprobación y ejecución de su propuesta de capacitación. a. Formalización del convenio. Presentar la siguiente documentación: Copia del Acta Constitutiva. Poder Notarial del Representante Legal (en caso de no estar incluido en el Acta Constitutiva). Identificación Oficial del Representante Legal. Comprobante de Domicilio de la Institución de Apoyo. Copia de Cédula Fiscal (Registro Federal de Contribuyentes). Copia de estado de cuenta bancaria, no mayor a tres meses de antigüedad, en moneda nacional, con el mismo domicilio que el actual RFC y que sea emitido por una institución bancaria establecida en territorio nacional. Una vez elaborado el convenio, y validado por el área jurídica de ProMéxico, se enviará a la Institución de Apoyo para su firma, por lo que deberá imprimir el convenio a color en cuatro tantos por ambos lados y enviarlo a ProMéxico firmado por el Representante Legal, con su rúbrica al calce en todas las páginas. Entregar el anexo (Propuesta de Capacitación) y anexo 2 (la presente Carta de Instrucciones) firmados y rubricados en cada una de sus hojas por el Representante Legal. b. Autorización de eventos. Una vez que se hubiera autorizado la propuesta de capacitación a cada Institución, cada uno de sus eventos será registrado en el sistema Business Process Management de Apoyos (BPM) por el operador del programa. Esto será realizado entre 6 y 90 días naturales antes de cada realización de la capacitación y se generará un folio por cada registro (evento de capacitación) para que cada comprobación y consecuente reembolso se hagan de forma individual. c. Promoción de los eventos. En caso de emisión de folletos (impresos o electrónicos), carteles, anuncios de radio o televisión y en cualquier otro medio de propaganda que incluya a ProMéxico como Apoyo, éstos deberán Anexo 2: Carta de Instrucciones Vigente a partir de 13 de agosto del 2014 Página 1 de 5

2 sujetarse al Manual de Imagen de Identidad de ProMéxico; mismo que podrá consultarse en la siguiente liga: d. Proceso de reembolso. Un ejecutivo del Centro de Administración de Apoyos de ProMéxico (CAAP) será el responsable de validar la finalización del curso en el Sistema BPM, el cual enviará una liga electrónica por cada uno de los folios generados (eventos de capacitación). El coordinador de la Institución de Apoyo (IA) será el/la responsable de cargar los documentos comprobables al Sistema BPM, una vez que reciba la notificación de éste último. El coordinador del proyecto de la IA contará hasta con 45 días naturales para realizar la comprobación de su evento. Este periodo empezará a contar a partir de la fecha de recepción de la notificación del Sistema, incluyendo la emisión de la factura correspondiente y correcta a favor de ProMéxico. En caso de no cumplir con el tiempo establecido, el Apoyo será cancelado. La IA deberá incorporar al Sistema BPM, de manera obligatoria y sin excepciones, los siguientes documentos: 1. Vale electrónico impreso y firmado por el participante, el cual deberá estar foliado y autorizado por ProMéxico de acuerdo al formato validado. Será un vale por cada participante que amparará el 50% del precio total del evento. 2. Lista de asistencia (en formato PDF y su correspondiente en Excel) con los siguientes datos: Nombre del participante, identificación oficial (IFE, INE u otra), nombre de la empresa para la cual labora, puesto que ocupa, teléfono de contacto incluyendo lada, correo electrónico y firma autógrafa de participantes (exclusivamente para los eventos presenciales). 3. Cuestionario de evaluación del evento de los participantes en formatos autorizados; mismos que no son sujetos a cambio (en formato PDF). Para el caso de los eventos presenciales, deberá contener la firma autógrafa del participante que contesta el cuestionario. La falta de firma anulará el cuestionario. 4. Memoria fotográfica de los eventos (con mínimo tres fotografías en formato.jpg), donde se visualice el instructor y el quorum. Para el caso de los eventos virtuales, una copia de captura de pantalla; por ejemplo la información que se maneja en blogs, chats o foros de discusión. 5. Copia de una identificación oficial del participante, por ambos lados y con la firma visible. Esto deberá realizarse por cada uno de los participantes que hayan recibido un Vale electrónico. Anexo 2: Carta de Instrucciones Vigente a partir de 13 de agosto del 2014 Página 2 de 5

3 Una vez que los comprobantes y documentos sean verificados por personal del CAAP, un ejecutivo de esta instancia realizará su memoria de cálculo con el monto generado y pedirá el formato de solicitud de reembolso. Con el visto bueno a éste, se requerirá una factura original a favor de ProMéxico, a fin de poder realizar el respectivo reembolso. Los datos de facturación son: Razón social: PROMEXICO Número de RFC: PRO D2 Dirección fiscal: Camino a Santa Teresa No. 1679, Col. Jardines del Pedregal, Delegación Álvaro Obregón, C.P , México D.F. Concepto: Apoyo para la prestación del servicio de capacitación señalado en el convenio de adhesión (Número del convenio) signado entre ProMéxico y (Nombre de la Institución de Apoyo) (como aparece en el RFC). *Se deberá indicar los eventos de capacitación a reembolsar con el monto exacto de Apoyo de acuerdo con sus participantes, sin sobrepasar lo establecido en la Propuesta de Capacitación (anexo 1). La factura deberá ser por el monto total sin desglosar el IVA. Ejemplo: Cantidad Descripción del evento de capacitación 1 Guía Básica para Exportar (fecha, sede) Valor Unitario Valor Total $1,200 $1,200 e. Al finalizar el programa, la Institución de Apoyo se obliga a: 1. Responder el Cuestionario de Evaluación y Satisfacción. 2. Entregar al operador del Programa de Proyectos de Capacitación en Negocios Internacionales los diplomas o constancias originales de los participantes asignados por ProMéxico que reciban beca por parte de la Institución de Apoyo. 3. Entregar un informe final de resultados de acuerdo al formato establecido por ProMéxico. f. Condiciones Generales. 1. Los Apoyos solicitados deberán cumplir con los requisitos establecidos en los Lineamientos para la Operación de los Apoyos y Servicios de ProMéxico vigentes. 2. Conservar los requisitos que dieron origen a la elección como Institución de Apoyo beneficiaria. Anexo 2: Carta de Instrucciones Vigente a partir de 13 de agosto del 2014 Página 3 de 5

4 3. Cumplir con los términos y condiciones del Apoyo solicitado: Proyectos de Capacitación en Negocios Internacionales. 4. Presentar en tiempo y forma los entregables y documentos comprobatorios. 5. Todo evento presencial puede ser sujeto a visitas físicas sin previo aviso por parte del personal de ProMéxico. 6. Los eventos virtuales son sujetos a verificación, por consiguiente, la IA deberá entregar una clave de acceso a los operadores del programa antes del inicio del mismo. 7. Es motivo de cancelación automática del Apoyo cuando ProMéxico detecte falsedad en la información presentada. 8. ProMéxico tiene el derecho de solicitar información adicional de cualquier índole con el fin de completar o corroborar la información proporcionada. 9. ProMéxico se reserva el derecho de no apoyar proyectos que aún cumpliendo con los criterios, contengan elementos no contemplados, que constituyan una limitante para recibir algún tipo de Apoyo. 10. Los Apoyos de ProMéxico siempre están sujetos a disponibilidad presupuestal. 11. La comprobación de recursos a reembolsar deberá sujetarse a los días establecidos. Cualquier excedente en tiempo es motivo automático de cancelación de Apoyo. 12. En caso de cambio de fechas de algún evento de capacitación, por algún motivo en particular, éste deberá notificarse al operador del programa a más tardar 15 días naturales antes de la fecha inicial, empleando el Formato de Solicitud y Resolución de Cambio de Fechas. 13. En caso de realizar alguna cancelación de forma unilateral (sin notificación al operador) el Apoyo será cancelado para todo el programa. Estas cancelaciones son sujetas, en todo momento, a autorización por parte de la Unidad de Apoyos y Relaciones Institucionales (UARI). 14. La capacitación deberá estar enteramente dirigida a la Población Objetivo señalada en la convocatoria. 15. La autorización de los Vales electrónicos de los participantes es facultad exclusiva de ProMéxico. 16. Las Instituciones de Apoyo tienen la facultad de promover sus eventos entre la Población Objetivo de ProMéxico señalada en la Convocatoria. 17. El trámite de Vales electrónicos a través del portal de ProMéxico deberá hacerse de forma personal e individual y está sujeto a autorización por parte de ProMéxico. * Estos elementos, así como lo contenido en el cuerpo del Convenio y los demás anexos, no son sujetos a negociación y la falta o incumplimiento en alguno de ellos es motivo automático de cancelación del Apoyo de acuerdo al procedimiento establecido en el instrumento jurídico que nos ocupa. Anexo 2: Carta de Instrucciones Vigente a partir de 13 de agosto del 2014 Página 4 de 5

5 Confirmo que he leído y acepto en todos sus puntos la presente carta de instrucciones: LUGAR Y FECHA DE REQUISITADO: Este formato estará vigente únicamente durante el año calendario en que se expidió. Manifiesto bajo protesta de decir verdad que los datos asentados en la presente solicitud son verdaderos y autorizo a ProMéxico a verificar la información proporcionada. Nombre del Representante Legal: Firma del Representante Legal: Es indispensable que la persona que firma este documento, sea quien firme los formatos y/o documentación que se soliciten posteriormente. ProMéxico se reserva el derecho de solicitar mayor información para llevar a cabo la comprobación o investigación de los datos asentados en el mismo, de considerarlo necesario. La información proporcionada a ProMéxico, es clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Siendo ProMéxico un fideicomiso público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el otorgamiento de los Apoyos con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente. Anexo 2: Carta de Instrucciones Vigente a partir de 13 de agosto del 2014 Página 5 de 5

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