COMPAÑÍA RIANXEIRA S.A. MANUAL DE CUMPLIMIENTO LEGAL Y POLITICAS EN CONTRA DEL LAVADO DE DINERO Y FINANCIACION DEL TERRORISMO

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1 COMPAÑÍA RIANXEIRA S.A. MANUAL DE CUMPLIMIENTO LEGAL Y POLITICAS EN CONTRA DEL LAVADO DE DINERO Y FINANCIACION DEL TERRORISMO 1.- OBJETIVOS 2.- BASE LEGAL a.-) b.-) c.-) Objetivo General Objetivo Específico Responsabilidades Generales 3.- CONCEPTOS BASICOS a.-) b.-) Generalidades Consecuencias del Lavado de dinero 4.- LA FUNCION DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO a.-) b.-) Objetivos de la posición Responsabilidades 5.- POLITICAS ESTABLECIDAD POR EL CONSEP a.-) b.-) c.-) d.-) Sistema de envío de información Formulario de declaración de licitud de fondos y transacciones Documentación legal a ser exigida a los clientes Verificación y control personal del APPLA CONSEP 6.- REGLAS GENERALES PARA IDENTIFICAR UN POSIBLE LAVADO DE ACTIVOS. a.-) b.-) En Operaciones varias **Señales de Alerta** Comportamiento del cliente 7.- POLITICAS ESTABLECIDAS Y PROCEDIMIENTOS APLICADOS POR RIANXEIRA S.A. a.-) b.-) c.-) d.-) e.-) f.-) Disposiciones Generales Control permanente Pago y envío de giros Documentación válida para el pago Forma de pagos **CANTIDADES ALTAS** Recomendaciones 1

2 MANUAL DE LAVADO DE ACTIVOS 1.- OBJETIVO Exponer, adiestrar y coordinar el cumplimiento de las disposiciones contempladas en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Sicotrópicas, como también las determinadas por el CONSEP, (Consejo Nacional de Sustancias Estupefacientes y Sicotrópicas), unificando en este documento todos los controles a realizarse en las diferentes áreas, con el fin de evitar que la Compañía sea utilizada para operaciones financieras en lavado de activos mal habidos, realizadas por organizaciones delincuenciales, terroristas y narcotraficantes. 2.- BASE LEGAL a.-) Objetivo General.- De conformidad a las disposiciones e instructivos emanados por el CONSEP y demás normas legales, en concordancia con la Ley de Sustancias Estupefacientes y Sicotrópicas, se ha diseñado este MANUAL DE CONTROLES INTERNOS PARA PREVENIR EL LAVADO DE DINERO PROVENIENTE DEL NARCOTRÁFICO Y DELITOS TIPIFICADOS EN LA LEY DE SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES Y PSICOTROPICAS, susceptible de aplicación en RIANXEIRA S.A., autorizada a operar en la recepción y envíos de dinero desde y para el exterior. El presente Manual estará sujeto a modificación por disposición del CONSEP APPLA. b.-) Objetivo Específico.- El control preventivo del lavado de dinero se referirá a la totalidad de los tipos de transacciones indicadas en el presente manual y aquellas otras que específicamente requiriese el CONSEP que se ejecuten a través de RIANXEIRA S.A. c.-) Responsabilidades Generales.- Todos los funcionarios y empleados de RIANXEIRA S.A., para el cumplimiento de su función, deberán conocer y aplicar tanto la política establecida en su institución sobre Conozca a su Cliente, cuanto este 2

3 manual con sus respectivos anexos, como instrumentos fundamentales para prevenir el lavado de dinero. Los funcionarios y empleados de RIANXEIRA S.A., responsables de ordenar, revisar y ejecutar una transacción en cualquier área de la institución, que igualen o superen los US $ o su equivalente en otras divisas, verificará e informará inmediatamente al Oficial de cumplimiento si se la considera inusual, así como también será responsable de aquellas transacciones en que su acumulado mensual igualen o superen las cifras anteriormente señaladas, después de haber recibido la información suficiente para su análisis. El Oficial de cumplimiento a su vez, analizará y de considerarla una transacción sospechosa la reportará al CONSEP. 3.- CONCEPTOS BASICOS a.-) Generalidades: a.1.- Qué es el lavado de dinero? El lavado de dinero (también conocido en algunos países como lavado de capitales, lavado de activos o blanqueo de dinero) es el proceso a través del cual es encubierto el origen de los fondos generados mediante el ejercicio de algunas actividades ilegales o criminales (tráfico de drogas o estupefacientes, contrabando de armas, corrupción, desfalco, fraude, crímenes de guante blanco, malversación pública, extorsión, trabajo ilegal y últimamente terrorismo). El objetivo de la operación, que generalmente se realiza en varios niveles, consiste en hacer que los fondos o activos obtenidos a través de actividades ilícitas aparezcan como el fruto de actividades legítimas y circulen sin problemas en el sistema financiero. a.2.- Etapas del lavado de dinero El lavado de dinero es la practica delictiva de procesar fondos mal habidos, o dinero sucio, a través de una serie de transacciones; de esta forma los fondos son limpiados de manera tal de hacerlos aparecer como fondos provenientes de actividades legales. Aunque el lavado de dinero es un proceso diverso y a veces complejo, básicamente involucra los tres pasos independientes que pueden suceder simultáneamente: Ubicación: La primera y más vulnerable etapa del lavado de dinero es la ubicación. El objetivo es ingresar los fondos ilegales al sistema 3

4 financiero sin llamar la atención de las instituciones financieras o las agencias de cumplimiento. Las técnicas de ubicación incluyen los depósitos estructurados de fondos por sumas determinadas de manera de evadir las obligaciones de reporte o la mezcla de depósitos de fondos y empresas ilegales. Ejemplo: Dividir grandes sumas de efectivo en sumas más pequeñas menos conspicuos. Ocultamiento: La segunda etapa del proceso de lavado de dinero es el ocultamiento, que implica la movilización de fondos en todo el sistema financiero, a menudo en una compleja serie de transacciones para crear confusión y complicar el rastreo documental. Integración: El objetivo final del proceso de lavado de dinero es la integración. Una vez que los fondos están en el sistema financiero y aislados a través de la etapa de ocultamiento, el paso de integración es utilizado para crear la apariencia de legalidad a través de más transacciones. Ejemplo: Puede mencionarse casos de compra y reventa de inmuebles, de títulos valores de inversión, fideicomisos extranjeros, u otros activos. b.-) CONSECUENCIAS DEL LAVADO DE DINERO El lavado de dinero tiene un efecto corrosivo en la economía, el gobierno y el bienestar social de un país. Esta práctica distorsiona las decisiones comerciales, el gobierno pierde el control de la política económica, daña la reputación del país y expone a su pueblo al tráfico de drogas, el contrabando y otras actividades delictivas. Entre sus efectos socioeconómicos negativos, el lavado de dinero traslada el poder económico del mercado, el gobierno y los ciudadanos a los delincuentes. En resumen, vuelve del revés el viejo refrán de que el crimen no paga. 4.- LA FUNCION DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO 4.1. Objetivo de la posición: El Oficial de cumplimiento es el encargado de coordinar y vigilar el cumplimiento de parte de RIANXEIRA S.A. con las normas 4

5 legales y reglamentarias, políticas, procedimientos, regulaciones y demás normativas establecidas por la entidad y autoridades de control, respecto a la prevención de lavado de dinero proveniente del narcotráfico y delitos tipificados en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Sicotrópicas Coordinar con las autoridades reguladoras con respecto al cumplimiento de los objetivos de la Institución sobre esta materia Responsabilidades: Desarrollo y mantenimiento de los procesos sobre esta materia, para evaluar los riesgos en las actividades de la Institución Monitorear el cumplimiento de instructivos, disposiciones, registros, reportes y más requerimientos establecidos por las autoridades Supervisar que las políticas y procedimientos respecto a la prevención de lavado de dinero sean adecuados, se mantengan actualizados y se sugiera permanentemente a los directivos de la institución y autoridades reguladoras sobre nuevas formas de prevenir el lavado de dinero que se hayan detectado de la experiencia de la Institución Coordinar la capacitación periódica de directores, funcionarios y empleados en relación a disposiciones legales y reglamentarias, manuales, políticas y procedimientos internos en materia de prevención de lavado de dinero proveniente del narcotráfico y delitos tipificados en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Sicotrópicas Controlar permanentemente el cumplimiento de la política Conozca a su Cliente Controlar que se mantenga actualizada la base de datos con la información que proviene de la Superintendencia de Bancos sobre aspectos vinculados al narcotráfico y delitos tipificado en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Sicotrópicas Absolver consultas del personal de la Institución que se formulen respecto a la naturaleza de las transacciones versus la actividad del cliente y de transacciones inusuales Verificar permanentemente en coordinación con empleados responsables de las diferentes áreas de RIANXEIRA S.A., que las transacciones que igualen o superen mensualmente los US $ 2.000,00 o 5

6 su equivalente en otras divisas, posean todos los documentos sustentatorios, tales como: fotocopia de la cédula de identidad hoja de datos del cliente y más relacionados con la actividad del cliente, y declaración de origen de fondos Recibir informe de transacciones inusuales de acuerdo al mecanismo implementado por la institución Dejar evidencia de las investigaciones permanente realizadas en caso de transacciones que puedan considerarse inusuales o sospechosas, es decir de aquellas que se apartan de la actividad normal del cliente o que se encuentren dentro de las señales de alerta (Anexo 1) y en caso de no justificarse, reportarlas inmediatamente al representante legal de la institución, a fin de que cumpla con los instructivos enviados por el CONSEP, para este asunto Reportar periódicamente al Representante Legal de RIANXEIRA S.A., los resultados de los procesos de cumplimiento Verificar mediante un programa validador, que los reportes de transacciones que se remiten periódicamente al CONSEP, cumplan con el SISTEMA DE ENVIO DE INFORMACIÓN, emitido por la mentada institución de derecho público y generado por el departamento correspondiente de RIANXEIRA S.A Controlar que los instructivos y requerimientos dictados por las autoridades reguladoras sean cumplidos dentro de los períodos exigidos Prestar toda la colaboración al personal designado por el CONSEP, Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Sicotrópicas y más instituciones reguladoras en los casos que sea requerido Instruir al personal, funcionarios y más autoridades de RIANXEIRA S.A., que los requerimientos de información remitidos por el CONSEP, u otra autoridad competente, se los mantenga bajo estricta reserva y por consiguiente, su contenido no puede ser divulgado o advertido al cliente reportado, investigado o involucrado; y de hacerlo, independientemente de las sanciones que pudiere sufrir la institución, será sujeto a las sanciones penales correspondientes; y, Reportar al CONSEP -UIF, en caso de detectarse violación a la reserva determinada en el inciso precedente. 5.- POLITICAS ESTABLECIDAS POR EL CONSEP - UIF 6

7 a.-) SISTEMA DE ENVIO DE INFORMACION El CONSEP - UIF ha determinado que todas las transferencias recibidas y enviadas, pagos de giros, que en su conjunto sean iguales o mayores a los US $ deberán ser reportados mensualmente a dicho organismo el día 20 de cada mes a través del sistema de envío de información determinado por este organismo controlador. b.-) FORMULARIO DE DECLARACION DE LICITUD DE FONDOS Por el pago o envío de giros a través de ventanilla, de giros que en el mes iguale o supere los US $ el cliente deberá firmar el FORMULARIO DE DECLARACION DE LICITUD DE FONDOS. El mismo que debe ser archivado por 10 años. c.-) DOCUMENTACION LEGAL A SER EXIGIDA A LOS CLIENTES Por disposiciones del CONSEP- UIF, la documentación legal mínima que se deberá exigir a los clientes de Rianxeira S.A., es la siguiente: Copia de Cédula de identidad, Pasaporte, Licencia de Conducir, Contraseña con el pasado judicial (ciudadanos colombianos), DNI. Referencias personales Formulario de Declaración de Licitud de Fondos Soportes o justificativos. d.-) VERIFICACION Y CONTROL PERSONAL DEL CONSEP-UIF Personal competente del CONSEP - UIF, previa presentación de credenciales a nivel nacional, en cualquier momento, realizara visitas relacionadas a la verificación constatación y control relativas a la correcta aplicación de las directrices expuestas en este Manual, Sistema de Envío de Información, cumplimiento de instructivos, resoluciones y requerimientos emanadas por el CONSEP-UIF en la Matriz, Sucursal, Agencia, etc. 6.- REGLAS GENERALES PARA IDENTIFICAR UN POSIBLE LAVADO DE ACTIVOS. a.-) EN OPERACIONES VARIAS / SEÑALES DE ALERTA. Operaciones fraccionadas para eludir normas u obligaciones de reporte. Beneficiarios que suministran varios números de teléfono y direcciones en la misma ciudad para en cobro de los giros. 7

8 Grupos de beneficiarios de giros que suministran un mismo, número de teléfono y/o dirección de las transferencias. Recepción de giros provenientes de varios remitentes, en diferentes países y a favor de un mismo beneficiario. Un mismo remitente que envía giros a varios beneficiarios sin una relación aparente. Los giros son enviados a favor de un grupo de personas, sin relación aparente, con un mismo número telefónico para contactarlos. Personas que cobran o envían giros utilizando distintos intermediarios en una misma zona geográfica o que envían o reciben giros en lugares diferentes a los de su residencia. Personas que han cobrado diferentes giros y han informado varias actividades económicas que no guardan relación con los montos recibidos Beneficiarios de giros que desconocen el nombre del remitente, el origen, el monto y la finalidad de dinero. Utilización de documentos de identidad, aparentemente falsos o adulterados para el cobro de giros. Un cliente intenta recibir un giro por un monto igual o mayor a los US $ pero cuando se le informa que tiene que suscribir el formulario de Licitud de Fondos, decide no realizar la transacción. b.-) COMPORTAMIENTO DEL CLIENTE Clientes que de una u otra manera pretenden reestructurar la operación. Clientes que se muestran reacios a suministrar la información necesaria para realizar las operaciones, a declarar su propia actividad. Presentar documentación. Un cliente que se niegue a dar información personal. Rechazar y reportar al Oficial de Cumplimiento sobre cualquier intento de soborno. Un cliente que no presenta referencias de su actividad comercial, sin embargo realiza transacciones de grandes suma de dinero. Un cliente que ingresa acompañado de otra persona y cada uno realizan transacciones similares por debajo de los USD Un cliente necesita enviar o recibir muchas transferencias hacia o desde países de alto riesgo. 7.- POLITICAS ESTABLECIDAS POR RIANXEIRA S.A. 8

9 a.-) DISPOSICIONES GENERALES: Con el objeto de prevenir e impedir el lavado de activos tipificados, tomaremos en cuenta las siguientes pautas generales: Conozca a su cliente Conozca a su empleado Conozca a su corresponsal Conservación de documentación por seis años. Identificación de Clientes: Concepto de clientes: Se definen como clientes todas aquellas personas físicas o jurídicas con las que se establece de manera ocasional o permanente una relación contractual de carácter financiero, económico, comercial. En virtud de lo señalado precedentemente, se establece que los sujetos obligados a informar operaciones sospechosas podrán entablar relaciones comerciales por lo menos con dos tipos de clientes. Clientes Habituales: Los que entablan una relación comercial con carácter de permanencia. Clientes Ocasionales: los que desarrollan una vez u ocasionalmente negocios con los sujetos obligados. Conozca su empleado: Solicitar al Departamento de Recursos Humanos, la actualización de datos de los colaboradores de la empresa. Conozca su Corresponsal: Solicitar al corresponsal con el que labora los estatutos y reglamentaciones, nombramiento del representante legal, datos generales como dirección domiciliaria, teléfonos, copia de la identificación, certificado de antecedentes, etc. b.-) CONTROL PERMANENTE Control permanente de giros que mensualmente supere o iguale los 2000 dólares. Cuando la orden es de 2000 dólares o más, el cajero tiene la obligación de solicitar al cliente información necesaria, y llenar la declaración de fondos Si el cliente se niega realizar algunos de los procedimientos de control establecidos. NO SE PAGARA EL GIRO. El cajero tiene la obligación de informar a su superior, el mismo que notificará al Oficial de cumplimiento. Los giros deben ser pagadas solamente a la persona que consta en el giro. 9

10 El cliente debe presentar soporte que justifiquen de donde provienen los fondos. En caso de un homónimo consultar a su jefe inmediato el cual informará al Oficial de cumplimiento para su análisis y control. c.-) PAGO y ENVIO DE GIROS RIANXEIRA S.A. opera como intermediario para el pago de giros, destinados en su gran mayoría para ayuda familiar, procedentes de residentes en el exterior. Para enviar giros por montos de $ en adelante se aceptaran con los debidos soportes que justifiquen la procedencia del dinero, al igual que en el pago de los mismos, que serán los siguientes: Requisitos de documentos para Envíos al Exterior: a.- Préstamo Bancario (Documentos del Bancos) b.- Estados de Cuenta Bancaria (3 meses) c.- Registro Unico de Contribuyentes si es comerciante d.- Rol de pagos (Si es empleado en relación de dependencia) e.- Escritura de compra venta si es el caso de que el dinero proviene de una venta de bien inmueble. f.- Llenar formulario de declaración de fondos. Requisitos de documentos para pagos de Envíos del Exterior: a.- Préstamo Bancario (Documentos del Bancos) b.- Llenar formulario de declaración de fondos. b.- Otros documentos que justifiquen la procedencia del dinero. d.-) DOCUMENTACION VALIDA PARA EL PAGO Y ENVIOS DE GIROS Documentos validos para el pago de giros es la cedula, licencia o pasaporte. CEDULA: se ingresa el número de cedula y la serie, si la identificación no tiene numero de serie, se pondrá la fecha de nacimiento. LICENCIA: se ingresa el número de cedula 2 veces. PASAPORTE: Se ingresa el número de cedula y número de pasaporte. Llenar declaración de Fondos que al mes supere o iguale los US $2000. A CIUDADANOS ECUATORIANOS RESIDENTES EN ECUADOR Partida de nacimiento para menores de edad, hasta los 16 años, el mismo que debe presentarse con el padre, madre o tutor legal.(solo para pago de giros). 10

11 Los pagos de giros a un menor de edad, sólo pueden efectuarse hasta un monto de US $1000. Como documentos de apoyo, sin ser estos válidos por si solos como documentación de identificación se aceptan: Menores de edad entre los 17 hasta los 18 años pueden presentarse sin un representante legal, solicitar el original del documento de identificación (cedula o pasaporte/para pagos de giros). A CIUDADANOS EXTRANJEROS RESIDENTES EN ECUADOR Carnet de extranjería o Pasaporte con sello de entrada al país y el correspondiente visado. Documento Nacional de Identidad de sus respectivos países para extranjeros oriundos de la comunidad Andina. (Venezuela, Colombia, Perú, Bolivia y Chile). Contraseña que tenga foto, firma y número de cedula con pasado judicial, No caducados (colombianos). A TURISTAS Y CIUDADANOS ECUATORIANOS NO RESIDENTES EN ECUADOR. Pasaporte con sello de entrada al País y el correspondiente visado. Documento de Identidad (No olvidar sacar copia física o digital del documento). Como documento de apoyo sin ser estos válidos por si solos como documentos de identificación se aceptan: Licencia de conducir (Driver License) e.-) FORMA DE PAGOS CANTIDADES ALTAS Ordenes hasta 9000 dólares se podrán pagar en efectivo, depósito en efectivo a cuenta, o cheque (de acuerdo a elección del cliente o instrucciones del corresponsal). Ordenes de más de 9000 dólares solo se pueden pagar en deposito a cuenta mediante transferencia interna, o cheque (de acuerdo a elección del cliente o instrucciones del corresponsal). Ordenes de más de 9000 dólares serán retenidas automáticamente por nuestro sistema en su ingreso, hasta que la documentación soportando la transacción sea remitida al departamento de cumplimiento legal. Y se autorice su liberación. cumplimientolegal@girosecuador.com, dep_legal@girosecuador.com. DOCUMENTOS NO PERMITIDOS PARA EL PAGO O ENVIOS DE GIROS 11

12 No se debe pagar con documentos deteriorados o caducados. No es permitido pagar o enviar giros con Documento de refugiado RECOMENDACIONES: 1. CAPACITACION PERMANENTE SOBRE LAVADO DE ACTIVOS. 2. REVISAR Y CUMPLIR CON LO ESTABLECIDO EN: MANUAL DE ENVIOS AL EXTERIOR Y NACIONAL MANUAL DEL CAJERO MANUAL DE CONSIGNACIONES BANCARIAS MANUAL DE LAVADOS DE ACTIVOS: SEÑALES DE ALERTA. 12