MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GABINETE DE ASESORES

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1 I. INTRODUCCIÓN Con el fin de optimizar la gestión de la Institución se aprobó por Decreto Supremo N MTC, el 22 Agosto de 2002 el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones. A fin de adecuar las funciones generales asignadas a cada unidad orgánica, de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones Vigente y alcanzar las metas y objetivos institucionales se aprobó el Cuadro para Asignación de Personal, mediante Resolución Suprema N MTC publicada el 28 de Setiembre de A partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal, se elabora el presente Manual de Organización y Funciones del Gabinete de Asesores del Ministro de Transportes y Comunicaciones El Manual de Organización y Funciones es un instrumento normativo interno del Gabinete de Asesores que precisa su estructura orgánica y funciones; así como, la descripción de los cargos que la integran, del cual es responsable el Jefe del Gabinete, así como de su uso y mantenimiento. La finalidad del presente Manual es precisar las funciones que corresponde a los funcionarios y permita el logro de los objetivos generales del Gabinete de Asesores y conocer su ubicación dentro de la Estructura General de la Organización. El ámbito de acción del presente Manual alcanza a todo el personal que labora en el Gabinete de Asesores del Ministro de Transportes y Comunicaciones.

2 INDICE CONTENIDO PAGINA I. INTRODUCCIÓN... 1 II. ORGANIGRAMA... 3 III. CUADRO ORGANICO DE LOS S... 4 IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS DE S: 1. ASESOR II ASESOR II (5) SECRETARIA/O V CHOFER III

3 II. ORGANIGRAMA DESPACHO MINISTERIAL GABINETE DE ASESORES 3

4 III. CUADRO ORGÁNICO DE LOS S Nº DE ORDEN DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA Y S CLASIFICADOS Nº TOTAL DE S OBSERVACIONES 1 Asesor II 1 JEFE DE GABINETE 2/6 Asesor II 5 ASESOR 7 Secretaria/o V 1 8 Chofer III 1 4

5 IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE S I. IDENTIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL JEFE DE GABINETE (ESTRUCTURAL) ASESOR II CÓDIGO DEL D ESTRUCTURA ORGANICA Alta Dirección - Gabinete de Asesores - - II. DESCRIPCIÓN DEL Proponer políticas, normas y emitir opiniones técnicas en asuntos del Sector que sean sometidos a su consideración por el Despacho Ministerial. III. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ACTIVIDADES ACCIONES ESPECIFICAS O DIARIAS 1. Opiniones y recomendaciones en asuntos que sean puestos a su consideración por el Ministro. 2. Presentaciones del Ministro ante Instituciones Públicas y Privadas. 3. Proyectos de normas y acciones con implicancias para el Sector. 1.1 Presentar informes técnicos, económicos y legales de los asuntos puestos a consideración del Gabinete de Asesores. 2.1 Dirigir y revisar la elaboración de presentaciones, discursos y exposiciones del Ministro ante diversas Instituciones. 3.1 Formular los Proyectos de normas que le encomienda el Ministro. 3.2 Coordinar acciones y normas con los organismos públicos descentralizados o similares que lo sustituyan y empresas adscritas al Sector. 3.3 Coordinar con otros Ministerios y Entidades Públicas la expedición de normas y reglamentaciones con implicancias en el Sector. 4. Participaciones en grupos de trabajo y comisiones. 5. Coordinación parlamentaria. 6. Delegación del Ministro. 4.1 Participar en grupos de trabajo y comisiones. 5.1 Dirigir tareas de Coordinación Parlamentaria. 6.1 Atender a quienes solicitan audiencia con el Ministro para tratar asuntos del Sector 6.2 Actuar por delegación del Ministro de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente. 7. Delegaciones Oficiales. 7.1 Integrar Delegaciones Oficiales por disposición del Ministro. PERIÓDICAS O EVENTUALES 8. Otras Realizar las demás funciones que le asigne el Ministro de acuerdo al ámbito de su competencia. 5

6 IV. RELACIONES DEL LINEAL O JERÁRQUICA FUNCIONAL DEPENCIA LINEAL DE: Ministro. DEPENDENCIA FUNCIONAL DE: Sin dependencia funcional. AUTORIDAD LINEAL CON: Asesores del Gabinete y personal técnico asignado a su cargo. AUTORIDAD FUNCIONAL CON: Sin autoridad funcional. V. PERFIL DEL EDUCACIÓN REQUERIDA Profesional en Administración, Derecho, Ingeniero Industrial o carreras afines. Post Grado. ESPECIALIDAD Gestión Pública o afines. EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 10 años en ejercicio de la profesión. Tener experiencia en la Administración Pública o cargos similares. HABILIDADES TÉCNICAS Informática a nivel usuario. Conocimiento del Idioma Inglés. Conocimiento de Protocolo. COMPETENCIAS PERSONALES Liderazgo. Orientación hacia resultados. Toma de decisiones. Confiabilidad. Trabajo en equipo y bajo presión Planificación y organización. Visión estratégica. Capacidad de negociación. Empatía. Adhesión a normas y políticas. 6

7 I. IDENTIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ASESOR (ESTRUCTURAL) ASESOR II (5) CÓDIGO DEL D ESTRUCTURA ORGÁNICA Alta Dirección - Gabinete de asesores - - II. DESCRIPCIÓN DEL Participar en la formulación de políticas, normas y emitir opiniones técnicas en asuntos del Sector que sean sometidos a su consideración por el Despacho Ministerial y por el Jefe de Gabinete. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ACTIVIDADES ACCIONES ESPECIFICAS O DIARIAS 1. Opiniones y Recomendaciones en asuntos que sean puestos a su consideración por el Ministro y el Jefe de Gabinete. 2. Presentaciones del Ministro ante Instituciones Públicas y Privadas. 3. Proyectos de normas y acciones con implicancias para el Sector. 1.1 Participar en la elaboración y presentación de informes técnicos, económicos y legales de los asuntos puestos a consideración del Gabinete de Asesores. 2.1 Elaborar y coordinar presentaciones, discursos y exposiciones del Ministro ante diversas Instituciones. 3.1 Participar en la formulación los Proyectos de normas que encomienda el Ministro. 3.2 Coordinar por delegación del Ministro o el Jefe de Gabinete acciones y normas con los organismos públicos descentralizados o similares que lo sustituyan y empresas adscritas al Sector. 3.3 Coordinar por delegación del Ministro o el Jefe de Gabinete con otros Ministerios y Entidades Públicas la expedición de Normas y Reglamentaciones con implicancias en el Sector. 4. Participaciones en grupos de trabajo y comisiones. 5. Coordinación Parlamentaria. 6. Delegación del Ministro. 4.1 Participar en grupos de trabajo y comisiones. 5.1 Desarrollar tareas de Coordinación Parlamentaria. 6.1 Atender por delegación del Jefe de Gabinete a quienes solicitan audiencia con el Ministro para tratar asuntos del Sector. 6.2 Actuar por delegación del Ministro o el Jefe de Gabinete de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente. 7. Delegaciones Oficiales. 7.1 Integrar Delegaciones Oficiales por disposición del Ministro. PERIODICAS O EVENTUALES 8. Otras Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe de Gabinete de acuerdo al ámbito de su competencia. 7

8 IV. RELACIONES DEL LINEAL O JERARQUICA FUNCIONAL DEPENCIA LINEAL DE: Jefe de Gabinete. DEPENDENCIA FUNCIONAL DE: Sin autoridad funcional. AUTORIDAD LINEAL CON: Personal técnico asignado a su cargo AUTORIDAD FUNCIONAL CON: Sin autoridad funcional. V. PERFIL DEL EDUCACIÓN REQUERIDA Profesional en Administración, Derecho, Ingeniero Industrial o carreras afines. Post Grado. ESPECIALIDAD Proyectos de Inversión, Planeamiento Estratégico, Tecnología de la Información, Asesoría Jurídica, Ciencias de la Comunicación, Gestión Publica o afines. EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 10 años en ejercicio de la profesión. Tener experiencia en la Administración Pública o afines. HABILIDADES TÉCNICAS Informática a nivel usuario. Conocimiento del Idioma Inglés. Conocimiento de Protocolo. COMPETENCIAS PERSONALES Liderazgo. Orientación hacia resultados. Toma de decisiones. Confiabilidad. Trabajo en equipo y bajo presión. Planificación y organización. Visión estratégica. Capacidad de negociación. Empatía. Adhesión a normas y políticas. 8

9 I. IDENTIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL SECRETARIA/O V CÓDIGO DEL T ESTRUCTURA ORGÁNICA ALTA DIRECCIÓN - GABINETE DE ASESORES - - II. DESCRIPCIÓN DEL Brindar apoyo secretarial al Jefe de Gabinete de Asesores para facilitar las labores de gestión. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ACTIVIDADES ACCIONES ESPECIFICAS O DIARIAS 1. Documentación de la Jefatura. 1.1 Recepcionar y registrar la documentación que ingresa para el Jefe de Gabinete, en coordinación interna con la oficina de trámite documentario. 1.2 Revisar y preparar la documentación requerida para la firma respectiva del Jefe de Gabinete. 1.3 Digitar documentos y/o trabajos de acuerdo a las instrucciones y/o requerimientos del Jefe de Gabinete. 2. Archivos de la Jefatura. 2.1 Mantener organizado y actualizado el archivo del Gabinete de Asesores. 2.2 Evaluar y seleccionar documentos, proponiendo su eliminación o transferencia al archivo pasivo. 3. Comunicación de la Jefatura Atender las comunicaciones telefónicas que se produzcan, para recepcionar o comunicar, a requerimiento del Jefe de Gabinete Atender y operar los sistemas de fax del Gabinete de Asesores Llevar el control ordenado de la documentación tramitada y archivo correspondiente al fax. 3.4 Coordinar reuniones y concertar citas. PERIÓDICAS O EVENTUALES 4. Materiales de oficina de la Jefatura Recepcionar los materiales de oficina Coordinar la distribución del material de oficina. 5. Otros. 5.1 Realizar las demás funciones que le asigne el jefe de gabinete, de acuerdo al ámbito de su competencia. 9

10 IV. RELACIONES DEL LINEAL O JERÁRQUICA FUNCIONAL DEPENDENCIA LINEAL DE: Jefe de Gabinete. DEPENDENCIA FUNCIONAL DE: Sin dependencia funcional. AUTORIDAD LINEAL CON: Sin autoridad lineal. AUTORIDAD FUNCIONAL CON: Técnico Administrativo. V. PERFIL DEL EDUCACIÓN REQUERIDA: Estudios Superiores Técnicos de Secretariado Ejecutiva Bilingüe. ESPECIALIDAD Relaciones Públicas, etiqueta social y protocolo. EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 8 años en el ejercicio de la profesión. Tener 2 años de experiencia en la Administración Pública o afines. HABILIDADES TÉCNICAS Dominio de Ofimática y Sistemas Administrativos. COMPETENCIAS PERSONALES Adaptabilidad. Trabajo en equipo y bajo presión. Compromiso laboral. Adhesión a normas y políticas. Tolerancia a la rutina. Comunicación oral y escrita. Discriminación de detalles. Empatía. 10

11 I. IDENTIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL CHOFER III CÓDIGO DEL T ESTRUCTURA ORGÁNICA Alta Dirección - Gabinete de Asesores - - II. DESCRIPCIÓN DEL Apoyar en el transporte del Jefe de Gabinete con el fin de facilitar las labores de gestión. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ACTIVIDADES ACCIONES ESPECÍFICAS O DIARIAS 1. Vehículo asignado al Gabinete de Asesores. 1.1 Conducir el vehículo asignado al Gabinete de Asesores. 1.2 Efectuar el mantenimiento, limpieza y reparación de emergencia del vehículo a su cargo. PERIÓDICAS O EVENTUALES 2. Apoyo al Gabinete de Asesores. 2.1 Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe de Gabinete de acuerdo al ámbito de su competencia. IV. RELACIONES DEL LINEAL O JERARQUICA FUNCIONAL DEPENDENCIA LINEAL DE: Jefe de Gabinete. DEPENDENCIA FUNCIONAL DE: Sin dependencia funcional. AUTORIDAD LINEAL CON: Sin autoridad lineal. AUTORIDAD FUNCIONAL CON: Sin autoridad funcional. 11

12 V. PERFIL DEL EDUCACIÓN REQUERIDA Educación Secundaria completa con brevete profesional A3. ESPECIALIDAD Capacitación en mecánica y electricidad automotriz. EXPERIENCIA PREVIA Mínimo de 5 años en conducción de vehículos y 3 años con brevete A3. HABILIDADES TÉCNICAS Mecánica automotriz básica. COMPETENCIAS PERSONALES Adaptabilidad. Compromiso laboral. Adhesión a normas y políticas. Tolerancia a la rutina. Discriminación de detalles. Agudeza perceptiva. 12

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