Manual del usuario. Activos Fijos pymepc. Pymepc

Transcripción

1 2016 pymepc 1

2 Índice de contenido Requisitos técnicos del sistema...4 Manejo del sistema en una red local de computadoras...4 Menú general...5 Manejo de tablas...6 Búsqueda de información...7 Registro de datos...8 Vista previa de reportes...9 Operaciones con gráficos...11 Respaldo de información...12 Entrada al sistema...13 Archivos...14 Activos fijos...14 Datos para registrar un activo fijo...15 Datos para registrar una cobertura...18 Datos para registrar una fotografía...20 Datos para agregar un campo definido...22 Responsables de activos fijos...23 Datos para agregar un nuevo responsable de activos...24 Datos para registrar un teléfono...25 Catálogo de proveedores...26 Datos para agregar un nuevo proveedor...27 Catálogo de compañías aseguradoras...28 Datos para agregar una nueva compañía aseguradora...29 Tablas...30 Categorías de activo...30 Datos para agregar una nueva categoría de activo...31 Datos para agregar una subcategoría...31 Ubicaciones...32 Datos para agregar una nueva ubicación...33 Datos para agregar una sububicación...33 Departamentos de la empresa...34 Datos para agregar un nuevo departamento...35 Datos para agregar un subdepartamento...35 Centros de costeo...36 Datos para agregar un nuevo centro de costeo...37 Estatus de activo...38 Datos para agregar un nuevo estatus de activo...39 Campos definidos...40 Datos para agregar un nuevo campo definido...41 Datos para agregar un valor...41 Puestos de trabajo...42 Datos para agregar un nuevo puesto de trabajo

3 Tipos de coberturas...43 Datos para agregar un nuevo tipo de coberturas...43 Tipos de teléfonos...44 Datos para agregar un nuevo tipo de teléfono...44 Ciudades...45 Datos para agregar una nueva ciudad...45 Consultas de activos fijos...46 Ejemplo de una consulta de activos fijos...46 Reportes...47 Reporte general de activos fijos...47 Reporte de álbum fotográfico...48 Reporte de activos asegurados...49 Reporte de activos por campo definido...49 Reporte de responsables de activos fijos...50 Reporte de proveedores de activos fijos...50 Reporte de compañías aseguradoras...51 Configuración...52 Datos de la empresa...52 Datos de la empresa que es posible modificar...52 Datos por default...53 Datos por default que es posible definir...53 Usuarios del sistema...54 Datos para registrar un nuevo usuario...55 Datos para registrar un permiso...56 Colores de las ventanas...57 en Internet

4 Requisitos técnicos del sistema Este sistema puede trabajar en computadoras con sistema operativo Windows 98, Windows XP, Windows 2000, Windows Vista o Windows 7, 8 y 10. Para un rendimiento óptimo se recomienda que cuente con 1 GB de memoria RAM, mouse y un monitor con una resolución mínima de 1,024 por 768. Opcionalmente se requiere de un medio de respaldo de datos como una unidad quemadora de CD o memoria USB. El sistema puede imprimir reportes en cualquier impresora que esté configurada en el sistema operativo Windows. Manejo del sistema en una red local de computadoras Para manejar el sistema en una red local de computadoras (LAN) siga estos pasos: 1. Instale el sistema en la computadora que funcionará como servidor de datos (Computadora central). En esta computadora se guardará toda la información que se alimente en el sistema desde los demás equipos conectados a la red (Terminales). 2. En la computadora central, localice la carpeta donde se instaló el sistema (Comúnmente es C:\Archivos de programa\activosfijos). Esto se logra dando clic con el botón derecho del mouse sobre el icono del programa de, en el menú emergente se toma la opción Propiedades, en la pestaña Acceso directo localizar el dato 'Destino' que indica la capeta donde se ubica el sistema. 3. Comparta la carpeta con acceso total para todos los usuarios de la red. 4. En cada terminal: Deberá crear un acceso directo con los siguientes parámetros: Destino: \\(Nombre de la computadora central)\(carpeta compartida)\activos.exe Ejemplo: Si la computadora central tiene el nombre 'Servidor' y la carpeta compartida es 'Sistema' el destino debe ser: \\Servidor\Sistema\Activos.exe Iniciar en: \\(Nombre de la computadora central)\(carpeta compartida)\ Siguiendo el ejemplo anterior, el destino debe ser: \\Servidor\Sistema\ Con esto el sistema quedará compartido en la red de computadoras. La computadora central deberá permanecer encendida para que el resto de los equipos puedan acceder al sistema. Puede hacer pruebas alimentando información en un equipo de la red y revisar el resto de los equipos para comprobar que la información se está compartiendo. 4

5 Menú general Las diferentes opciones del sistema se manejan de acuerdo a un menú general que se presenta al entrar al sistema: El menú general consta de cinco módulos: Archivos,Tablas del sistema, Consultas de activos fijos, Reportes y Configuración. Asimismo contiene los botones para consultar el Manual del sistema y para solicitar Soporte técnico. Para elegir una opción del menú general simplemente haga clic con el mouse sobre el botón de la opción deseada. 5

6 Manejo de tablas Varias de las operaciones que se realizan con el sistema se basan en el manejo de tablas. Ejemplo de una tabla: Pestañas. Se utilizan para cambiar el orden en que se presentan los datos de la tabla. Una tabla puede ser ordenada por diferentes columnas. Para ordenar la tabla por una columna basta con dar un clic en la pestaña que indique el orden. También se puede pasar de una pestaña a otra presionando la combinación de teclas Alt Tab. Otra forma de ordenar una tabla es dando clic en el encabezado de la columna por la que se desee ordenar. Localizadores. Se utilizan para localizar un registro dentro de la tabla. Para localizar un registro se debe escribir el dato que se busca en la caja de texto 'Localizar' y después presionar la tecla Tab para mover el apuntador a la tabla de datos, la barra de selección se moverá al registro que se esté localizando. Área de datos. El área de datos muestra la información contenida en la tabla. La información de la tabla se ordena de acuerdo a la pestaña seleccionada. 6

7 Botones de desplazamiento. Se utilizan para mover la barra de selección entre los registros de la tabla. Botón Acción Atajo con el teclado Mueve la barra al inicio de la tabla Control - Inicio Mueve la barra una página hacia el inicio de la tabla RePag Mueve la barra al registro anterior de la tabla Flecha hacia arriba Mueve la barra al registro siguiente de la tabla Flecha hacia abajo Mueve la barra una página hacia el final de la tabla AvPag Mueve la barra al final de la tabla Control - Fin Búsqueda de información Es posible buscar información específica en la tabla de datos. Para buscar información se presiona la combinación de teclas Control F. Al abrir la búsqueda de información se presenta una ventana como esta: Buscar en la columna. Esta caja contiene una lista de las columnas donde se puede buscar información dentro de la tabla. Dato. En esta caja de texto se escribe el dato que se busca. Puede escribirse el dato completo o parte del dato y es posible usar caracteres comodines (* y?). Ejemplo: Columna: 'Descripción'. Dato: '*camión'. Significa que se desean encontrar los automóviles que tengan en cualquier lugar de su descripción la palabra 'camión' Botón Encontrar. Este botón localiza el dato que se busca dentro de la tabla. Botón Siguiente. Este botón localiza el siguiente dato que se busca dentro de la tabla. Botón Cancelar. Este botón cancela la búsqueda de información. 7

8 Registro de datos El registro de datos se hace por medio de formas de captura de información. Ejemplo de una forma de captura: Desplazamiento dentro de una forma de captura. Para desplazarse dentro de una forma de captura se utiliza la tecla Enter para pasar el control al siguiente dato de la forma y la combinación de teclas Shift Tab para pasar el control al dato anterior de la forma. Es posible pasar el control a un dato específico presionando la tecla Alt y la tecla de atajo del dato. Por ejemplo Alt B, Alt L, etcétera o haciendo clic con el mouse dentro del dato. Búsqueda de datos. En los datos que tienen enseguida un botón de búsqueda es posible localizar el dato dentro de una tabla de búsqueda presionando dicho botón. Ese botón es comúnmente usado para localizar códigos de clientes, proveedores, etc. Búsqueda de fechas. En los datos de fechas que tienen enseguida un botón de búsqueda es posible localizar la fecha dentro de un calendario presionando dicho botón. Barra de mensajes. Esta barra se encuentra en la parte inferior de las formas de captura y muestra un mensaje de ayuda acerca del dato que se esté capturando. 8

9 Vista previa de reportes Todos los reportes que genera el sistema son presentados en una vista previa en pantalla antes de imprimirse. Ejemplo de una vista previa de un reporte: Menú. El menú permite realizar operaciones sobre el reporte mostrado. Impresión. El botón de impresión permite enviar a impresión el reporte mostrado. Cancelar. El botón cancelar permite cancelar la impresión del reporte mostrado. Zoom. El botón y la caja de zoom permiten cambiar el nivel de acercamiento del reporte mostrado. Página. Permite mostrar una página específica del reporte. Organización. Permite acomodar las hojas del reporte en la pantalla en forma de una cuadrícula de un número determinado de hojas horizontales y verticales. Impresión de ciertas páginas. Para imprimir determinadas páginas del reporte se elige la opción Imprimir páginas del menú Archivos. Al elegir la opción se presenta una ventana como la siguiente: Páginas a imprimir. En este campo se especifican las páginas que se deseen imprimir. Por ejemplo si se quiere imprimir la página 3, se escribe 3 o 3-3, si se quiere imprimir de la página 5 a la página 10 se escribe Guardando el reporte en diferentes formatos. Es posible guardar el reporte en archivos que pueden ser abiertos con programas tales como los navegadores de Internet, Acrobat reader, o programas que manejen archivos de texto. Para guardar el reporte se elige la opción Salvar como del menú Archivos. 9

10 Al elegir la opción se presenta una ventana como la siguiente: Elija el formato al que desee exportar el reporte (HTML, PDF o texto) y presione el botón OK. El sistema le solicitará el nombre del archivo en el que desea guardar el reporte y procederá a guardarlo. Esta opción le será muy útil cuando necesite enviar el reporte por o para ser visto en otra computadora. 10

11 Operaciones con gráficos Algunos de los gráficos generados por el sistema tienen la siguiente barra de operaciones: Guardar. Este botón le permite guardar el gráfico en un archivo. Al presionar el botón el sistema le solicita el nombre del archivo donde se guardará el gráfico. Copiar. Este botón le permite copiar al gráfico al porta papeles de Windows. Después de copiar el gráfico al cortapapeles podrá pegarlo en un archivo abierto con otro programa (Word, Paint, etc.) Esto se hace usualmente con Edición / Pegar o con la combinación de teclas Control V. Imprimir. Este botón le permite enviar a impresión el gráfico. 11

12 Respaldo de información Para respaldar los datos del sistema: Asegúrese que el sistema esté cerrado por todos los usuarios. Localice la carpeta donde se encuentra instalado el sistema. Copie el contenido de la carpeta a un disco compacto, a una memoria flash o a otro disco duro o dispositivo similar. 12

13 Entrada al sistema Al abrir el programa el sistema le presenta la siguiente ventana: En esta ventana usted escribirá estos datos: Usuario Nombre de usuario Contraseña Palabra secreta de acceso El administrador del sistema le proporcionará estos datos para que usted pueda tener acceso. Después de escribir estos datos presione el botón Aceptar. Si los datos son correctos usted tendrá acceso al menú general del sistema. En caso contrario se presentará un mensaje de error. 13

14 Archivos Este módulo del sistema le permite registrar los catálogos de activos fijos, responsables de activos, proveedores y compañías aseguradoras. Activos fijos Esta opción del menú le permite registrar los datos de los activos fijos de su empresa. Para tener acceso a este catálogo elija la opción Activos fijos del menú Archivos en el menú general. Se mostrará una tabla de activos como la siguiente: Operaciones con la tabla de activos fijos: Ver Consulta el activo seleccionado Agregar Agrega un nuevo activo fijo Cambiar Modifica los datos del activo seleccionado Borrar Elimina el activo seleccionado 14

15 Datos para registrar un activo fijo Datos generales Código Código único de identificación Código de barras Código para el lector del código de barras Serie Número de serie Descripción Descripción general del activo fijo Categoría Código de la categoría a la que pertenece el activo Subcategoría Código de la subcategoría a la que pertenece el activo Ubicación Código de la ubicación donde se encuentra en activo Sububicación Código de la sububicación donde se encuentra en activo Departamento Código del departamento donde se encuentra el activo Subdepartamento Código del subdepartamento donde se encuentra el activo Responsable Código de la persona responsable del activo Centro de costeo Código del centro de costeo donde se encuentra el activo Compra Fecha de compra del activo Término vida útil Fecha en que termina la vida útil del activo Proveedor Código del proveedor al que se le compró el activo fijo 15

16 Factura Número de factura que ampara la compra del activo Precio Precio de compra del activo Estado general Código del estado general en que se encuentra el activo fijo Desde Fecha desde que el activo se encuentra en dicho estado general Baja Indique si el activo se encuentra dado de baja Fecha de baja Fecha en que el activo se dio de baja Notas Notas adicionales Fig 1: Datos del seguro del activo fijo Aseguradora Código de la compañía de seguros Número Número de póliza Inicia Fecha de inicio de la cobertura Vence Fecha de vencimiento Pago Periodicidad de pago Notas Notas adicionales Operaciones con la tabla de coberturas de la póliza: Agregar Agrega una nueva cobertura 16

17 Cambiar Modifica los datos de la cobertura seleccionada Borrar Elimina la cobertura seleccionada 17

18 Datos para registrar una cobertura Cobertura Tipo de cobertura Deducible Porcentaje del deducible Límite máximo Cobertura máxima Prima Importe de la prima 18

19 Fig 2: Fotografía del activo fijo. Operaciones con la tabla de fotografías: Agregar Agrega una nueva fotografía Cambiar Modifica los datos de la fotografía seleccionada Borrar Elimina los datos de la fotografía seleccionada 19

20 Datos para registrar una fotografía Archivo Nombre del archivo que contiene la fotografía Descripción Descripción general de la fotografía Fecha Fecha en que se tomó la fotografía Lugar Lugar donde se tomó la foto 20

21 Fig 3: Campos definidos del activo fijo Opciones de los campos definidos del activo: Agregar Agrega un nuevo campo definido Cambiar Modifica el campo definido seleccionado Borrar Elimina el campo seleccionado 21

22 Datos para agregar un campo definido Campo Nombre del campo definido Valor Valor que desee asignar al campo 22

23 Responsables de activos fijos Esta opción del menú le permite registrar los datos de las personas responsables de activos fijos. Para tener acceso a este catálogo elija la opción Responsables de activos fijos del menú Archivos en el menú general. Se mostrará una tabla de responsables de activos como la siguiente: Opciones del catálogo de responsables de activos fijos: Ver Permite consultar los datos del responsable seleccionado Agregar Agrega un nuevo responsable al catálogo Cambiar Modifica los datos del responsable seleccionado Borrar Elimina del catálogo el responsable seleccionado 23

24 Datos para agregar un nuevo responsable de activos Código Código único de identificación dado por el sistema Nombre Nombre propio del responsable Puesto Puesto que ocupa dentro de la empresa Departamento Código del departamento al que pertenece Subdepartamento Código del subdepartamento al que pertenece Dirección de correo electrónico Notas Notas adicionales Opciones de la tabla de teléfonos del responsable: Agregar Agrega un nuevo teléfono Cambiar Modifica los datos del teléfono seleccionado Borrar Elimina el teléfono seleccionado 24

25 Datos para registrar un teléfono Tipo Tipo de teléfono Número Número telefónico 25

26 Catálogo de proveedores Esta opción del menú le permite registrar los datos de los proveedores a los que su empresa le compra activos fijos. Para tener acceso a este catálogo elija la opción Proveedores del menú Archivos en el menú general. Se mostrará una tabla de proveedores como la siguiente: Opciones del catálogo de proveedores: Ver Permite consultar los datos del proveedor seleccionado Agregar Agrega un nuevo proveedor al catálogo Cambiar Modifica los datos del proveedor seleccionado Borrar Elimina del catálogo el proveedor seleccionado 26

27 Datos para agregar un nuevo proveedor Código Código único de identificación dado por el sistema Nombre Nombre del proveedor Nombre comercial Nombre de la empresa Dirección Domicilio fiscal Ciudad Nombre de la ciudad CP Código postal Teléfonos Números telefónicos RFC Registro Federal de Causantes Dirección de correo electrónico 27

28 Catálogo de compañías aseguradoras Esta opción del menú le permite registrar los datos de las compañías de seguros. Para tener acceso a este catálogo elija la opción Compañías aseguradoras del menú Archivos en el menú general. Se mostrará una tabla de aseguradoras como la siguiente: Opciones del catálogo de compañías aseguradoras: Ver Permite consultar los datos de la compañía seleccionada Agregar Agrega una nueva compañía al catálogo Cambiar Modifica los datos de la compañía seleccionada Borrar Elimina del catálogo la compañía seleccionada 28

29 Datos para agregar una nueva compañía aseguradora Código Código único de identificación Nombre Nombre de la compañía aseguradora Dirección Domicilio fiscal Teléfonos Números telefónicos Agente Nombre del agente de la compañía 29

30 Tablas Las tablas del sistema almacenan varios tipos de datos como ciudades, estatus, puestos de trabajo, etc. que pueden ser utilizados en distintas opciones. Categorías de activo Esta opción le permite definir las categorías de activos. Para tener acceso a esta tabla elija Categorías de activo del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de categorías de activos: Ver Consulta los datos de la categoría de activos Agregar Agrega una nueva categoría de activos Cambiar Modifica la categoría seleccionada Borrar Elimina la categoría seleccionada 30

31 Datos para agregar una nueva categoría de activo Código Código único asignado por el sistema Descripción Descripción de la categoría de activo Opciones de la tabla de subcategorías: Agregar Agrega una nueva subcategoría Cambiar Modifica los datos de la subcategoría seleccionada Borrar Elimina la subcategoría seleccionada Datos para agregar una subcategoría Código Código único asignado por el sistema Descripción Descripción de la subcategoría 31

32 Ubicaciones Esta opción le permite definir las ubicaciones de los activos fijos. Para tener acceso a esta tabla elija Ubicaciones del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de ubicaciones: Ver Consulta los datos de la ubicación seleccionada Agregar Agrega una nueva ubicación Cambiar Modifica la ubicación seleccionada Borrar Elimina la ubicación seleccionada 32

33 Datos para agregar una nueva ubicación Código Código único asignado por el sistema Descripción Descripción de la ubicación Opciones de la tabla de sububicaciones: Agregar Agrega una nueva sububicación Cambiar Modifica la sububicación seleccionada Borrar Elimina la sububicación seleccionada Datos para agregar una sububicación Código Código único asignado por el sistema Descripción Descripción de la sububicación 33

34 Departamentos de la empresa Esta opción le permite definir los departamentos de su empresa. Para tener acceso a esta tabla elija Departamentos del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de departamentos: Ver Consulta los datos del departamento seleccionado Agregar Agrega un nuevo departamento Cambiar Modifica los datos del departamento seleccionado Borrar Elimina el departamento seleccionado 34

35 Datos para agregar un nuevo departamento Código Código único asignado por el sistema Descripción Descripción del departamento Opciones de la tabla de subdepartamentos: Agregar Agrega un nuevo subdepartamento Cambiar Modifica el subdepartamento seleccionado Borrar Elimina el subdepartamento seleccionado Datos para agregar un subdepartamento Código Código único asignado por el sistema Descripción Descripción del subdepartamento 35

36 Centros de costeo Esta opción le permite definir los centros de costeo de su empresa. Para tener acceso a esta tabla elija Centros de costeo del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de centros de costeo: Ver Consulta los datos del centro seleccionado Agregar Agrega un nuevo centro de costeo Cambiar Modifica los datos del centro de costeo seleccionado Borrar Elimina el centro seleccionado 36

37 Datos para agregar un nuevo centro de costeo Código Código único asignado por el sistema Nombre Nombre del centro de costeo Dirección Domicilio del centro de costeo Notas Notas adicionales 37

38 Estatus de activo Esta opción le permite definir los estatus de activos fijo. Para tener acceso a esta tabla elija Estatus de activo del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de estatus: Ver Consulta los datos del estatus seleccionado Agregar Agrega un nuevo estatus Cambiar Modifica los datos del estatus seleccionado Borrar Elimina el estatus seleccionado 38

39 Datos para agregar un nuevo estatus de activo Código Código único asignado por el sistema Descripción Descripción del estatus de activo 39

40 Campos definidos Esta opción le permite definir los estatus de activo fijo. Para tener acceso a esta tabla elija Estatus de activo del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de campos definidos Ver Consulta los datos del campo seleccionado Agregar Agrega un nuevo campo definido Cambiar Modifica los datos del campo definido seleccionado Borrar Elimina el campo seleccionado seleccionado 40

41 Datos para agregar un nuevo campo definido Campo Descripción del campo definido Opciones de la tabla de valores: Agregar Agrega un nuevo valor al campo definido Cambiar Modifica el valor seleccionado Borrar Elimina el valor seleccionado Datos para agregar un valor El único dato necesario es la descripción del valor 41

42 Puestos de trabajo Esta opción le permite definir los puestos de trabajo de su empresa. Para tener acceso a esta tabla elija Puestos de trabajo del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de puestos de trabajo: Ver Consulta los datos del puesto seleccionado Agregar Agrega un nuevo puesto seleccionado Cambiar Modifica los datos del puesto de trabajo seleccionado Borrar Elimina el puesto seleccionado Datos para agregar un nuevo puesto de trabajo El dato que se necesita para registrar un centro de trabajo es su descripción. 42

43 Tipos de coberturas Esta opción le permite definir los tipos de cobertura de las pólizas de seguro. Para tener acceso a esta tabla elija Tipos de coberturas del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de tipos de coberturas Ver Consulta los datos del tipo de cobertura seleccionado Agregar Agrega un nuevo tipo de cobertura Cambiar Modifica los datos del tipo de cobertura seleccionado Borrar Elimina el tipo de cobertura seleccionado Datos para agregar un nuevo tipo de coberturas El dato que se necesita para registrar un tipo de cobertura es su descripción. 43

44 Tipos de teléfonos Esta opción le permite definir los tipos de teléfonos. Para tener acceso a esta tabla elija Tipos de teléfonos del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de tipos de teléfonos: Ver Consulta los datos del tipo de teléfono seleccionado Agregar Agrega un nuevo tipo de teléfono Cambiar Modifica los datos del tipo de teléfono seleccionado Borrar Elimina el tipo de teléfono seleccionado Datos para agregar un nuevo tipo de teléfono El dato que se necesita para registrar un tipo de teléfono es su descripción. 44

45 Ciudades Esta opción le permite definir los nombres de las ciudades. Para tener acceso a esta tabla elija Ciudades del menú de Tablas. Se presenta una tabla como la siguiente: Opciones con la tabla de ciudades: Ver Consulta los datos de la ciudad seleccionada Agregar Agrega una nueva ciudad Cambiar Modifica los datos de la ciudad seleccionada Borrar Elimina la ciudad seleccionada Datos para agregar una nueva ciudad El dato que se necesita para registrar una ciudad es su nombre. 45

46 Consultas de activos fijos Este módulo del sistema le permite obtener consultas acerca de los activos fijos registrados. La consulta de activos fijos puede ser: Por centro de costeo Por departamento Por categoría Por ubicación Por responsable Por estatus Por proveedor Ejemplo de una consulta de activos fijos Consulta de activos fijos por departamento Las consultas de activos fijos consisten de dos listas. La lista del lado izquierdo muestra los departamentos de la empresa registrados y la lista del lado derecho muestra los activos fijos que se encuentran en el departamento seleccionado. 46

47 Reportes Este módulo del sistema le permite obtener reportes impresos de la información almacenada por el sistema. Reporte general de activos fijos Esta opción del menú le permite obtener informes impresos, consultas y gráficos de la información de los activos fijos. Para tener acceso a esta opción elija General de activos fijos del menú Reportes del menú general. Se presenta la siguiente ventana donde se define el filtro para el reporte: En esta ventana podrá definir el filtro para el reporte. Los datos por los que puede filtrar el reporte son los siguientes: Código Categoría Centro de costeo Departamento Responsable Ubicación Estatus Proveedor 47

48 Para cada dato del filtro podrá elegir: Todos Imprime todos los registro Rango Imprime un rango de registros de acuerdo a un dato inicial y final Específico Imprime el reporte de un registro especificado Agrupar: Elija el campo por el cual desea agrupar el reporte. Reporte de álbum fotográfico Esta opción del menú le permite obtener un informes impreso de las fotografías de los activos fijos. Para tener acceso a esta opción elija Álbum fotográfico el menú Reportes. Se presenta la siguiente ventana donde se define el filtro para el reporte: En esta ventana podrá definir el filtro para el reporte. Los datos por los que puede filtrar el reporte son los siguientes: Código Categoría Centro de costeo Departamento Responsable Ubicación Estatus Proveedor 48

49 Reporte de activos asegurados Esta opción del menú le permite obtener un informes impreso de de los activos fijos que cuenten con una o varias pólizas de seguro. Para tener acceso a esta opción elija Activos Asegurados el menú Reportes. Se presenta la siguiente ventana donde se define el filtro para el reporte: En esta ventana podrá definir el filtro para el reporte. Los datos por los que puede filtrar el reporte son los siguientes: Aseguradora Fecha de inicio de la póliza Fecha de vencimiento de la póliza Para cada dato del filtro podrá elegir: Todos Imprime todos los registro Rango Imprime un rango de registros de acuerdo a un dato inicial y final Específico Imprime el reporte de un registro especificado Reporte de activos por campo definido Esta opción del menú le permite obtener un informes impreso de de los activos fijos que cuenten con uno o varios campos definidos. Para tener acceso a esta opción elija Activos por campo definido el menú Reportes. Se presenta la siguiente ventana donde se define el filtro para el reporte: En esta ventana defina el filtro para el reporte. 49

50 Campo Elija el campo por el cual desee filtrar el reporte. Valor Elija el valor del campo por el cual desee filtrar el reporte. Reporte de responsables de activos fijos Esta opción del menú le permite obtener un informes impreso de de los responsables de activos fijos. Para tener acceso a esta opción elija Responsables de activos del menú Reportes. Se presenta la siguiente ventana donde se define el filtro para el reporte: Códigos: Todos: Imprime los responsables de activos que tengan cualquier código. Rango: Imprime los responsables de activos que tengan un código que se encuentre en el rango indicado. Específico: Imprime el responsable de activos que tenga el código especificado. Departamentos: Todos: Imprime los responsables de activos que sean de cualquier departamento. Rango: Imprime los responsables de activos que sean de un departamento cuyo código se encuentre en el rango indicado. Específico: Imprime los responsables de activos que sean de un departamento cuyo código sea el especificado. Puestos: Todos: Imprime los responsables que tengan cualquier puesto de trabajo. Específico: Imprime los responsables de activos que tengan un puesto de trabajo cuyo código sea el especificado. Agrupar: Elija el campo por el cual desea agrupar el reporte. Reporte de proveedores de activos fijos Esta opción del menú le permite obtener un informes impreso de de los proveedores de activos fijos. Para tener acceso a esta opción elija Proveedores del menú Reportes. Se presenta la siguiente ventana donde se define el filtro para el reporte: 50

51 Códigos: Todos: Imprime los proveedores de activos que tengan cualquier código. Rango: Imprime los proveedores de activos que tengan un código que se encuentre en el rango indicado. Específico: Imprime el proveedor de activos que tenga el código especificado. Ciudades: Todas: Imprime los proveedores de activos que sean de cualquier ciudad. Específica: Imprime los proveedores de activos que sean de la ciudad especificada. Agrupar: Elija el campo por el cual desea agrupar el reporte. Reporte de compañías aseguradoras Esta opción del menú le permite obtener un informes impreso de de las compañías aseguradoras de activos fijos. Para tener acceso a esta opción elija Compañías aseguradoras del menú Reportes. Se presenta la siguiente ventana donde se define el filtro para el reporte: 51

52 Códigos: Todos: Imprime las compañías aseguradoras de activos que tengan cualquier código. Rango: Imprime las compañías aseguradoras de activos que tengan un código que se encuentre en el rango indicado. Específica: Imprime la compañía aseguradora de activos que tenga el código especificado. Configuración Datos de la empresa Esta opción del menú le permite modificar los datos generales de su empresa. Para tener acceso a esta opción elija Datos de la empresa del menú Configuración. Se presenta una ventana como la siguiente: Datos de la empresa que es posible modificar Dirección Domicilio de la empresa Ciudad Nombre de la ciudad Teléfonos Números telefónicos 52

53 Datos por default Esta opción del menú le permite modificar los datos por default utilizados en la captura de información. Para tener acceso a esta opción elija Datos por default del menú Configuración. Se presenta una ventana como la siguiente: Datos por default que es posible definir Activos: Categoría Subcategoría Ubicación Sububicación Departamento Subdepartamento Responsable Centro de costeo Proveedor Estatus Aseguradora Responsables de activos: Puesto de trabajo Departamento Subdepartamento Proveedores: Ciudad 53

54 Usuarios del sistema Esta opción del menú le permite manejar la tabla de los usuarios que pueden tener acceso al sistema. Para tener acceso a esta opción elija Usuarios el sistema del menú Configuración. Solo los usuarios administradores del sistema pueden tener acceso a esta opción por lo que el sistema pedirá los datos de acceso del administrador en la siguiente ventana: Si el usuario es validado como administrador del sistema tendrá acceso a la tabla de usuarios en una ventana como la siguiente: Para consultar los datos de un usuario pulse el botón Ver. Para registrar un usuario pulse el botón Nuevo. 54

55 Para modificar los datos de un usuario selecciónelo en la tabla y pulse el botón Editar. Para eliminar los datos de un usuario selecciónelo en la tabla y pulse el botón Borrar. Datos para registrar un nuevo usuario Nombre Nombre del usuario Contraseña Palabra clave de acceso Administrador Indique si el usuario es administrador del sistema A cada usuario se le asignan permisos para poder entrar a cada opción del sistema. Además es posible definir las funciones a las que tiene autorización dentro de cada opción. 55

56 Datos para registrar un permiso Opción: Número de la opción a la que se le desea otorgar permiso al usuario Para cada opción es posible autorizar al usuario para: Agregar datos Modificar datos Eliminar datos Consultar datos Imprimir reportes Generar gráficos Exportar datos a Excel 56

57 Colores de las ventanas Esta opción le permite modificar los colores de las ventanas utilizadas en cada una de las opciones del sistema. Para abrir este procedimiento elija la opción Colores de las ventanas del menú Configuración. Al abrir el registro se presenta la siguiente forma: Podrá modificar los colores del fondo de las ventanas y los colores de las pestañas de cada ventana. Para modificar un color pulse el botón que se encuentra a la derecha de cada opción y elija el color deseado en el cuadro de diálogo de selección de colores. Para eliminar todos los colores active la casilla Quitar colores. 57

58 en Internet Sitio web: activos.pymepc.net Síganos en Síganos en Facebook: facebook.com/pymepc Skype / MSN: pymepc@hotmail.com Correo electrónico: Ventas: ventas@pymepc.net Soporte: soporte@pymepc.net Información: informacion@pymepc.net 58