UNIVERSIDAD MAYOR, REAL Y PONTIFICIA DE SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA RESUMEN EJECUTIVO

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1 RESUMEN EJECUTIVO REFERENCIA: INFORME DE LA AUDITORIA ESPECIAL AL PROCESO DE ADQUISICIÓN, DISTRIBUCIÓN Y USO DE LOS MATERIALES ODONTOLÓGIOS EN LA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA, CORRESPONDIENTE A LA GESTIÓN INFORME: UAI INF. Nº 18/ ANTECEDENTES 1.1 Orden de trabajo En cumplimiento al Programa Operativo Anual gestión 2011 del Departamento de Auditoría Interna, e instrucción impartida mediante Orden de Trabajo Nº 13/2011, se ha realizado la Auditoría Especial al Proceso de Adquisición, Distribución y Uso de los Materiales Odontológicos en la Facultad de Odontología, correspondiente a la gestión Objetivos Establecer la legalidad de los gastos por la adquisición de los materiales odontológicos. Establecer si los gastos por la adquisición de los materiales odontológicos están aprobados y respaldados con la documentación suficiente y pertinente. Establecer si los procedimientos de distribución y uso de los materiales odontológicos están reglamentados. Asimismo que estos estén respaldados con documentación suficiente y pertinente. 1.3 Objeto Los comprobantes de contabilidad que registran las adquisiciones de materiales odontológicos y la documentación que respalda estas operaciones, tales como; pedidos de materiales, cotizaciones, acta de apertura de sobres, cuadros comparativos, orden de compra, actas de recepción, facturas, formularios de ingreso a almacenes y otra documentación que corresponda según las cuantías establecidas en la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. Los registros de ingresos y salidas de almacenes y la documentación que respalde estas operaciones, tales como; tarjetas de kardex valorados de almacenes, pedidos de 1

2 materiales odontológicos debidamente autorizados y otros registros que correspondan. Los registros de uso de los materiales odontológicos en las clínicas y laboratorios, y toda la documentación que respalde estas operaciones, tales como; historias de clínica de tratamiento, fichas de clínica de ortodoncia, fichas de clínica de cirugía, fichas de operatoria dental, fichas de clínica de endodoncia, etc. y otra documentación correspondiente a las clínicas y laboratorios. 1.4 Alcance Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental aplicables a la auditoría especial (NAG del 251 al 256), y el tipo de evidencia obtenida fue documental a través de fuentes internas y externas, como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría descritos en el programa de trabajo, relativos a los procesos de adquisición, que abarcó al 100% de los comprobantes y documentación de respaldo; distribución y uso de materiales odontológicos con un alcance del 70%, cuya revisión abarcó a los Kardex, Pedidos de Material odontológico y Sistema FIFO; además, de los Historiales Médicos y Fichas de Clínicas. 2. RESULTADOS DEL EXAMEN 2.1 Falta de actualización y aprobación de los proyectos de reglamento para clínicas, e inexistencia de reglamento para la clínica de Endodoncia y Operatoria Dental. Evidenciamos que la Facultad de Odontología elaboró proyectos de reglamento de clínicas y del sistema de rotación, además, de un reglamento interno del componente práctico de la Facultad de Odontología; entre los proyectos de reglamento de clínicas podemos citar a: Prostodoncia, Cirugía Periodoncia y Ortodoncia Odontopediatria; sin embargo, observamos que estos proyectos de reglamento no se encuentran actualizados y aprobados por las instancias correspondientes. Por otra parte, no existe evidencia de la elaboración del reglamento para la clínica de Endodoncia y Operatoria Dental. R01. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología, el Administrador, el Jefe de Clínicas y la Jefatura de Planificación y Evaluación Institucional, elaborar y actualizar los reglamentos para todas las clínicas de la Facultad de Odontología, además, del reglamento interno del componente práctico de la Facultad de Odontología; mismos, que deben ser debidamente aprobados por las instancias correspondientes, para posteriormente ser difundidos a los responsables de su aplicación, dejando evidencia de dicha difusión. 2

3 2.2 Incorrecta apropiación de la partida presupuestaria De la revisión efectuada a la adquisición de insumos y/o materiales odontológicos (Partida 34200) en la Facultad de Odontología durante la gestión 2010, evidenciamos que en algunos procesos de compra, las partidas de gastos no fueron correctamente apropiados. R02. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología y el Administrador, se aseguren de que todos los gastos sean apropiados a sus partidas correspondientes, en estricto cumplimiento al Clasificador Presupuestario (vigente); para el efecto, antes de proceder a la compra verificar que estas partidas cuenten con el presupuesto correspondiente. 2.3 Observaciones al proceso de Convocatoria Pública ANPE Nº 02/2010. Mediante comprobante Preventivo Nº 764, regularizado en el Comprobante Preventivo Nº 182 de 21 de abril de 2010, se efectuó la compra de insumos y/o materiales odontológicos; misma, que fue realizada mediante Convocatoria Púbica Nº 02/2010 modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo. Al respecto, de la revisión efectuada este proceso de compra, evidenciamos lo siguiente: a) No existe evidencia de que el DBC haya sido aprobado mediante una Resolución Administrativa emitida por el Responsable de Proceso de Contratación en la Modalidad ANPE - RPA. b) No existe evidencia que la autoridad el RPA haya designado a la Comisión de Calificación. c) Incumplimiento de algunos plazos establecidos en cronograma del DBC. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología, el Administrador, el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción e Empleo RPA, lo siguiente: R03. Se aseguren de que el Documento Base de Contratación (DBC) sea aprobada por la instancia competente (De acuerdo a la norma básica, vigente). R04. Designar a la Comisión de Calificación, de acuerdo a lo establecido en la norma básica, vigente. R05. Que todas las actividades desarrolladas en el proceso de contratación se cumplan de acuerdo con los plazos establecidos en el Documento Base de Contratación (DBC) dejando evidencia de dicho cumplimiento. 3

4 2.4 Registro incorrecto del precio unitario en kardex y/o pedido de material De la revisión efectuada al registro de consumo de los insumos y/o materiales odontológicos, en los kardex y pedidos de materiales correspondiente a la gestión 2010, se pudo observar que en algunos casos, se efectuó un registro incorrecto del precio unitario en los kardex y/o pedidos de materiales; considerando el precio unitario de la compra que muestra el Sistema FIFO. R06. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología, el Administrador y la encargada (o) del Almacén, se aseguren de realizar un registro correcto del precio unitario de los insumos y/o materiales odontológicos consumidos, tanto en los Kardex Físico Valorado, como también en los pedidos de materiales; considerando, el precio unitario de la compra que muestra el Sistema FIFO. 2.5 Salidas de insumos odontológicos no registrados en los Kardex y/o pedido, y registro incompleto de Kardex De la revisión efectuada al registro de las salidas de insumos y/o materiales odontológicos en las clínicas de Facultad de Odontología; además, del registro de las Tarjetas de Kardex Valorado de Almacenes, observamos lo siguiente: a) Algunas salidas de insumos odontológicos que fueron verificados en el Sistema FIFO, no se encuentran registrados en los kardex y/o pedido de materiales odontológicos. b) Evidenciamos que algunas Tarjetas de Kardex Valorado de Almacenes, no se encuentran debidamente llenados con el precio unitario de ingreso y/o salida del insumo odontológico. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología, el Administrador y el encargado del Almacén, lo siguiente: R07. Se aseguren de que todas las salidas de insumos y/o materiales odontológicos estén registradas en los pedidos y kardex, respectivamente. R08. Que el precio unitario de los insumos y/o materiales odontológicos que vayan a ser retirados del almacén (salidas), se encuentre debidamente registrado en la Tarjeta de Kardex Valorado de Almacenes. 2.6 Falta de aclaración de firmas y pre numeración manual en los pedidos de material odontológico y fichas de clínicas. De la revisión efectuada a los pedidos de materiales odontológicos y las Fichas de Clínicas, observamos lo siguiente: 4

5 a) Si bien los pedidos de materiales odontológicos se encuentran debidamente firmados por el solicitante, por quién ha recibido y quien ha despachado el material odontológico; los mismos, no llevan la aclaración de firma correspondiente, aspecto que no permite identificar a los responsables de estas operaciones (nombres). Asimismo, observamos que los pedidos de materiales se encuentran pre numerados en forma manual. b) Evidenciamos que las Fichas de algunas Clínicas, en la parte correspondiente a la solitud de material para tratamiento, si bien se encuentran firmados, no llevan la aclaración de firma del médico que solicita el material y de la persona responsable que realiza la entrega del mismo. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología, el Administrador, el responsable del Almacén, el Jefe de Clínicas y el Responsable de Servicios, lo siguiente R09. Asegurarse para que en el futuro todos los pedidos de materiales odontológicos se encuentren debidamente firmados por el solicitante, por quién ha recibido y quien ha despachado el material odontológico; además, de llevar la aclaración de firma (nombre) del responsable de cada operación (solicitud, recepción y entrega). R10. Por otra parte, que las Fichas de todas las Clínicas, en la parte correspondiente a la solitud de material para tratamiento; además, de llevar la firma del médico que solicita el material y de la persona responsable que realiza la entrega del mismo, lleve la aclaración de firma correspondiente, a objeto de poder identificar a los responsables de estas operaciones (autorización del uso de material y entrega). 2.7 Archivo inadecuado de los Historiales Médicos (Fichas Clínicas). De la revisión efectuada a los Historiales Médicos (fichas de clínicas) correspondiente a la gestión 2010, evidenciamos que las mismas, no se encuentran debidamente archivadas (ordenadas y en forma cronológica), aspecto que dificulta efectuar las tareas de control posterior. R11. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología y el Administrador, se aseguren de crear un archivo en el cual las Fichas de Clínicas se conserven de manera ordenada y cronológica, a objeto de facilitar la búsqueda y ubicación inmediata de las mismas para efectos del control posterior. 5

6 2.8 Diferencia entre el precio cobrado s/g recibo y el precio del tratamiento realizado según el historial médico (fichas clínicas). De la revisión efectuada a los historiales médicos (fichas clínicas) y los cobros realizados por los tratamientos s/g recibos, evidenciamos algunas diferencias entre el precio cobrado según recibo y el precio del tratamiento que muestra el historial médico (ficha de clínica). R12. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología y el Administrador, se aseguren de que los cobros realizados por los servicios prestados en las clínicas odontológicas, se ajusten a las tarifas establecidas según escala de precios, vigente. 2.9 Falta de un manual de procedimientos La Facultad no cuenta con un manual de procedimientos que regule los pasos a seguir en las diferentes clínicas odontológicas de la Facultad, instrumento, que describa las actividades a ser desarrolladas en el cumplimiento de funciones, incluyendo los puestos y unidades que intervienen, precisando su responsabilidad y participación; además, de contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina, insumos odontológicos a utilizar y cualquier otro dato que pueda ayudar al correcto desarrollo de las actividades dentro de las Clínicas Odontológicas. R13. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología, el Administrador, el Jefe de Clínicas y la Jefatura de Planificación y Evaluación Institucional, elaboraren un Manual de Procedimientos que regule el funcionamiento de las clínicas odontológicas, instrumento que describa las actividades a ser desarrolladas en el cumplimiento de funciones, incluyendo los puestos y unidades que intervienen, precisando su responsabilidad y participación; el mismo que una vez elaborado y aprobado por las instancias correspondientes, debe ser difundido a los responsables de su cumplimiento, dejando evidencia de dicha difusión Insumos odontológicos vencidos que no fueron dados de baja De la verificación física efectuada al Sub almacén de la Facultad de Odontología, observamos la existencia de insumos odontológicos con fecha de expiración vencida. R14. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con el Vicerrector, el Decano de la Facultad de Odontología, el Administrador y la encargada de Almacenes, efectúen un análisis técnico y legal a objeto de determinar la baja de los insumos odontológicos, vencidos. Una vez efectuado el análisis correspondiente; si corresponde, proceder a la baja previo cumplimiento con lo 6

7 establecido en las Normas Básicas del Sistema Administración de Bienes y Servicios y Reglamentos Específicos, vigentes. Sucre, 14 de diciembre del

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