Informe de Evaluación Externa (2001). Servei d Informàtica, UJI. INDICE

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1 Informe de Evaluación Externa Servicio de Informática Uniiversiidad Jaume I 2º Plan de la Calidad de las Universidades Convocatoriia 2001/2002 Enero 2003

2 INDICE 1 Introducción Objetivo del informe Composición del comité. Justificación Plan de trabajo. Incidencias Presentación de la estructura del informe Análisis del proceso de evaluación interna Sobre el proceso de autoevaluación Proceso de toma de decisiones y el apoyo institucional Realización del proceso. Recogida de información Participación en la autoreflexión Redacción del informe Sobre el contenido del autoinforme Ajuste a la guía de evaluación Aspectos descriptivos y valorativos Especificación de puntos fuertes y débiles Propuestas de mejora Valoración del servicio evaluado Criterio 1: Política y estrategia Criterio 2: Gestión de las personas Criterio 3: Alianzas y recursos Criterio 4: Liderazgo Criterio 5: Procesos Criterio 6: Resultados en los clientes Criterio 7: Resultados en las personas Criterio 8: Resultados en la sociedad Criterio 9: Resultados clave Valoración general Principales fortalezas y debilidades Conclusiones y recomendaciones: propuestas de mejora Documentos de referencia Lista de acrónimos...19 Pág.: 2

3 INTRODUCCIÓN 1.1 OBJETIVO DEL INFORME. El presente Informe de Evaluación Externa, elaborado por un Comité de Expertos Externos (CEE) pretende valorar el rigor con que se ha llevado a cabo el proceso de auto evaluación del Servicio de Informática de la Universidad Jaume I (UJI) y el grado de precisión con que se describe su situación en el Informe de Auto evaluación, elaborado por el correspondiente Comité de Auto evaluación (CA). Tanto el Informe de Auto evaluación como el presente Informe de Evaluación Externa basan su análisis en los criterios recogidos en el modelo EFQM (European Foundation for Quality Management) que ha sido elegido por el Consejo de Universidades para este tipo de evaluaciones. De acuerdo con el procedimiento establecido el CA, una vez conocido el contenido del presente Informe, deberá someterlo a una fase de audiencia pública tan amplia como sea posible, procediendo a continuación a la elaboración del Informe Final. El objetivo de este proceso es permitir que, por medio del análisis y la reflexión crítica se identifiquen una serie de puntos fuertes y débiles, elaborando a partir de ellos una serie de propuestas de mejora de cara a elevar el nivel de calidad del Servicio de Informática y, en última instancia, de la Universidad Jaime I. 1.2 COMPOSICIÓN DEL COMITÉ. JUSTIFICACIÓN. El CEE fue nombrado por el Vicesecretario de Estudios del Consejo de Coordinación Universitaria. Su composición era la siguiente: Presidente: Rogelio Montañana Pérez, Analista del Servicio de Informática de la Universidad de Valencia. Apoyo Técnico: Carlos López-Terradas Díaz, Director de Desarrollo y Soporte del Servicio de Informática de la Universidad Carlos III de Madrid. De acuerdo con las directrices marcadas en el documento [1] el CEE debe estar formado, orientativamente, por dos expertos del campo de la unidad evaluada (en este caso el Servicio de Informática de la Universidad Jaume I) y por un experto en metodología de la evaluación universitaria, todos ellos ajenos a la institución evaluada. En el caso que nos ocupa Rogelio Montañana actuaba como expertos en servicios de informática, mientras que Carlos López-Terradas actuaba como experto en servicios de informática y a la vez como experto en metodología de evaluación universitaria gracias a su experiencia y conocimientos en este campo. El CEE considera que su composición, aunque más reducida de lo habitual, es adecuada y se ajusta a los requisitos planteados. 1.3 PLAN DE TRABAJO. INCIDENCIAS. Para el desarrollo de sus actividades previas a la visita el CEE se coordinó por correo electrónico. Después de la visita el CEE siguió coordinando su actividad por correo electrónico. El presidente elaboró un primer borrador del presente Informe que envió a continuación al otro miembro del comité, el cual realizó las correcciones, sugerencias y comentarios que consideró oportunas. La presente redacción ha sido consensuada por ambos miembros del CEE. La visita se realizó durante los días 14 y 15 de enero de Durante esos dos días se realizaron reuniones con los siguientes colectivos: El CA, con el que se celebraron varias reuniones, como es preceptivo. A estas reuniones asistieron seis de los ocho miembros que componen el CA, todos ellos pertenecientes al Servicio de Informática. Los responsables del Servicio de Informática. Asistieron a esta reunión las cinco personas que estaban convocadas : el Director del Servicio y los responsables de las cuatro áreas en que se divide el Servicio de Informática: Sistemas, Aplicaciones, Comunicaciones y Operación. Los responsables de servicios, gerencia y cargos académicos. A esta reunión estaban convocadas 14 personas de las que asistieron 12. Pág.: 3

4 El PAS (Personal Administrativo y de Servicios) del Servicio de Informática. A esta reunión estaban convocadas siete personas de las que asistieron seis. Los usuarios del Servicio. Asistieron a esta reunión 6 personas de las 20 que habían sido convocadas. Se celebró asimismo una audiencia pública a la que asistieron 3 personas, todas ellas miembros del Servicio de Informática. También se realizó una visita a las instalaciones del Servicio de Informática, situadas en el edificio de Rectorado, así como a una de las aulas informáticas situada en la Biblioteca. Todas las reuniones se desarrollaron con normalidad, sin incidencias y en un ambiente cordial y productivo. En cuanto al procedimiento de selección de los asistentes a las diferentes reuniones cabe señalar lo siguiente: La reunión con los responsables de servicios, gerencia y cargos académicos se convocó enviando una carta de invitación a todos los Jefes de aquellos Servicios que incluyen en su plantilla al menos un técnico superior. La reunión con los usuarios del Servicio se convocó mediante una carta de invitación dirigida a todos los Directores de Departamentos para que la hic ieran extensiva a quien consideraran oportuno. La reunión con el PAS del Servicio fue convocada enviando una carta a un subconjunto del personal del Servicio elegido al azar, para evitar que se pudiera producir una interrupción en el funcionamiento debido a una asistencia masiva de personal a la reunión. Todas las reuniones se convocaron a través de la UTE (Unidad Técnica de Evaluación) de la UJI. En todos los casos se hizo llegar a de los convocados una copia del Informe de Auto evaluación, que además estaba disponible en el servidor Web de la UJI. En opinión del CEE el procedimiento utilizado para convocar a los asistentes a las reuniones fue impecable, sin que se produjera ningún sesgo en la selección de los asistentes. Únicamente cabe mencionar que, a juicio del CEE, el número de convocados a la reunión con el personal del Servicio fue quizá más reducido de lo que habría sido conveniente, puesto que se convocó a tan solo siete personas de una plantilla de 34; en comparación en el propio CA participaban siete miembros del Servicio de Informática. En cuanto a la audiencia pública se convocó por medio de una carta de invitación enviada a una lista de distribución de correo electrónico dirigida a todos los miembros de la UJI (PDI, PAS y alumnos). La carta indicaba la dirección en Internet donde podía consultarse el Informe de Auto evaluación. Aunque el procedimiento de convocatoria de la audiencia pública realizado de esta manera fue exhaustivo habría sido conveniente convocar la reunión también mediante carteles informativos, ya que así habría llegado a conocimiento de usuarios poco habituados al uso del correo electrónico. Además, aunque el uso de estos medios de difusión seguramente no habría modificado el número de asistentes a la audiencia pública su uso habría servido para incrementar el conocimiento sobre el propio proceso de auto evaluación entre la comunidad universitaria. 1.4 PRESENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL INFORME El presente informe sigue la estructura indicada en [1], habiéndose añadido dos apartados adicionales, uno para recopilar las referencias a la documentación básica y el otro conteniendo una lista de los acrónimos utilizados, para facilitar su interpretación. Pág.: 4

5 ANÁLISIS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN INTERNA 1.5 SOBRE EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN. El proceso de auto evaluación se desarrolló durante el primer semestre de Durante este período el CA se reunía regularmente una o dos veces por semana para coordinar su actividad. Un tema que merece la pena cierto análisis es la composición del CA. A juicio del CEE el CA tiene una presencia insuficiente de cuadros directivos y de usuarios externos. Ningún responsable de área forma parte del CA y de sus ocho miembros tan solo uno es un usuario, siendo los otros siete miembros personal del Servicio. Llama también la atención la poca antigüedad en el Servicio de la mayoría de los miembros del CA, al parecer inferior a la media. Esta composición del CA podría limitar su visión de conjunto de los problemas y por ende el alcance del proceso de reflexión, principal finalidad del propio Informe de Auto evaluación. Hemos de señalar no obstante que los puestos de responsables de área son de muy reciente creación y no existían cuando se creó el CA. El CEE considera que el CA debería hacer un especial esfuerzo en recabar los puntos de vista de los dos colectivos mencionados (responsables de área y usuarios) para integrarlos lo mejor posible, en su informe final y suplir así esas deficiencias en su composición. Al parecer la composición del CA, al menos en lo que a los miembros del Servicio de Informática se refiere, no fue el resultado de un proceso de selección o nombramiento de sus miembros por razón del cargo o la responsabilidad, lo cual habría permitido obtener un equilibrio entre puestos con diferentes niveles de responsabilidad o de cualificación técnica. En su lugar se adoptó un procedimiento de adscripción voluntaria enviando, por correo electrónico, una invitación a participar en el CA a todo el personal del Servicio. Parece ser que la ausencia de una explicación previa sobre la auto evaluación y sus objetivos, unida a unas ciertas dudas sobre la utilidad del proceso e implicación en el mismo del Servicio de Informática, provocó el desinterés de la mayor parte del personal del Servicio, especialmente del personal con mayor antigüedad y responsabilidad. 1.6 PROCESO DE TOMA DE DECISIONES Y EL APOYO INSTITUCIONAL. De las conversaciones mantenidas y de la lectura del Informe de Auto evaluación se percibe una visión bastante homogénea de la situación por parte de los diferentes miembros del CA. No se manifiestan en ningún punto discrepancias u opiniones particulares. Cabe entender por tanto que las conclusiones que se reflejan en el informe han sido consensuadas por todos sus miembros. En cuanto al apoyo al proceso de evaluación por parte del equipo rectoral el CEE percibe que la UJI es una universidad fuertemente comprometida con los sistemas de control de calidad en todos sus aspectos, hasta el punto de que cabe considerarla una universidad pionera en España en este camp o. Para la actual convocatoria la UJI ha presentado al proceso de evaluación dos titulaciones, un departamento y dos servicios. Por otro lado el CA manifiesta en el Informe de Auto evaluación haberse sentido desatendido técnicamente durante el proceso (anexo 2, Pág. 29 del Informe). El CA encontró también ciertas deficiencias en la documentación que guía el proceso de auto evaluación, particularmente en el documento [2] (diremos por cierto que el CEE también ha apreciado errores y lagunas en dicho documento como se describe más adelante, por lo que suscribe dichas críticas). En cuanto al apoyo obtenido por parte de los usuarios el CA lamenta no haber recibido ninguna crítica, comentario o sugerencia al someter a revisión pública el borrador del Informe de Auto evaluación, a pesar de que más tarde el propio CA detectó errores importantes. Respecto al aspecto formativo el CA asistió a una jornada explicativa del proceso de auto evaluación en Elche en febrero de En cuanto al CEE la única formación que recibió sobre el proceso de evaluación fue la obtenida de forma autodidacta a partir de los documentos de referencia reseñados en el apartado 5, que se encuentran disponibles en el Web del Ministerio de Educación (www.mec.es). Pág.: 5

6 1.7 REALIZACIÓN DEL PROCESO. RECOGIDA DE INFORMACIÓN. La auto evaluación se ha basado fundamentalmente en tres fuentes de información: La percepción que del Servicio de Informática y su situación tienen los miembros del CA. El resultado de una encuesta hecha en enero-febrero de 2002 a los usuarios del Servicio de Informática, incluyendo a PAS, PDI y alumnos. El resultado de una encuesta hecha al personal del Servicio de Informática utilizando el Cuestionario de Evaluación de Servicios [2]. La encuesta a usuarios fue realizada por propia iniciativa del Servicio de Informática La encuesta se realizó de forma voluntaria a través de un formulario accesible desde una página Web. Se recibieron un total de 101 respuestas. Cabe destacar que para estimular la participación en el caso de los alumnos se les ofrecía un aumento en la cuota de impresión por participar en la encuesta. La encuesta realizada al personal del servicio se realizó de forma anónima. Por lo visto resultó difícil conseguir la colaboración del personal para rellenarla y fue necesaria cierta insistencia para conseguir una participación, a pesar de lo cual esta estuvo en torno al 50%. El personal del Servicio manifestó que muchas de las preguntas le resultaban complejas y difíciles de entender, por lo que quizá faltó un mayor grado de formación o explicación previa a la realización de la encuesta. Al parecer también influyó en la baja participación una cierta desconfianza respecto a la utilidad del proceso de auto evaluación, hecho que como ya hemos comentado también influyó en la composición del propio CA. 1.8 PARTICIPACIÓN EN LA AUTOREFLEXIÓN. El CEE considera que el CA ha trabajado de forma cohesionada durante el período de auto evaluación y todos sus miembros tienen una visión muy similar de la situación. Los miembros del CA parecen estar motivados con el proceso de auto evaluación y se esfuerzan por llevarlo a cabo de la mejor manera posible, dentro de las limitaciones de tiempo y recursos disponibles para realizar la tarea. 1.9 REDACCIÓN DEL INFORME. El Informe de Auto evaluación es muy conciso y claro. Sin entrar a describir la estructura y funcionamiento del Servicio (para lo cual remite muy acertadamente a la página Web correspondiente) entra de lleno a valorar su situación en una serie de puntos fuertes y débiles agrupados en torno a los nueve criterios del modelo EFQM. En cuanto a la estructura del informe el CEE, después de un análisis detallado del documento, ha detectado algunas deficiencias o aspectos mejorables que pasamos a detallar a continuación para su consideración y eventual corrección por parte del CA en el Informe Final. Falta incluir en el informe las tablas de indicadores habituales, cuyo modelo se recoge en las páginas 73 a 83 de [3]. Esta carencia debería subsanarse en el informe final. Es evidente, a la vis ta de las tablas de las páginas 3 y 4 del Informe de Auto evaluación y de la memoria del Servicio, que la mayoría de dichos indicadores estarán disponibles fácilmente para el CA. Respecto a las tablas de las páginas 3 y 4, que recogen una interesante y amplia colección de indicadores, sería conveniente añadir información aclaratoria de los acrónimos y nombres propios que aparecen (SIC, IGLÚ, Tossal, Tomba/Nut) presumiblemente referidos a servidores. También sería conveniente estructurar la información para su mejor comprensión, creando tablas separadas o agrupando de alguna manera los indicadores que estén relacionados (por ejemplo el grupo de indicadores relativos a Equipamiento microinformático docencia, el de Equipamiento microinformático PAS/PDI, etc.). Deberían evitarse los acrónimos particulares o incluirse al final del informe una relación de éstos (ejemplo página 18: Generalizar el uso del GPI a todas las áreas del SI, página 25: CRM ). No queda claro el sentido de la nota al pie en las páginas 15 y 25: Debido a las características particulares del Servei d Informàtica no es posible compararse con otras unidades o Servicios. Pág.: 6

7 Debería explicarse más y porqué se considera que la singularidad del Servicio de Informática es especialmente significativa en relación con estos criterios. En el criterio resultado en los clientes (página 17) se incluye entre los puntos débiles la necesidad de ofrecer un servicio a tiempo completo (24x7). Esta afirmación da a entender que actualmente no se ofrece un servicio 24x7, aunque se considera necesario. Sin embargo no aparece ninguna propuesta de mejora en este criterio, ni en ningún otro, que trate este tema. Si no se considera necesario ofrecer un servicio 24x7 el punto débil debería suprimirse; en caso contrario se debería incluir una propuesta de mejora que permitiera ofrecer dicho servicio. Por otro lado en el criterio resultados en las personas aparece entre los puntos fuertes (página 20) El SI da servicio continuo (24x7) y horizontal a toda la comunidad universitaria. Es un servicio crítico.. Esta cita se contradice con la anterior. Seguramente aquí no se hace referencia a un servicio 24x7 atendido por operadores, sino a que los equipos están operativos y prestan servicios de forma desatendida fuera del horario laboral, pero esto debería aclararse para evitar incurrir en contradicción. Como ya hemos comentado el CA realizó la encuesta correspondiente al documento [2], cuyos resultados aparecen en las páginas 30 a 33 del Informe de Auto evaluación. Para expresar la información recogida en dichas encuestas el CA intentó seguir al pie de la letra las instrucciones que se recogen en la página 38 de [2]. Sin embargo dichas instrucciones no indican como tratar los resultados en el caso (normal) de obtener más de una encuesta; aplicándolas al pie de la letra se pueden obtener puntuaciones superiores al 100%. Para resolver el problema el CA adoptó el criterio de utilizar la moda, es decir considerar como única respuesta aquella que se daba con mayor frecuencia en las encuestas. El uso de la moda puede distorsionar los resultados; el ejemplo más claro es el criterio resultados en las personas que según las tablas obtiene un 0 %, ya que la respuesta mayoritaria en todas las preguntas relacionadas con este criterio fue Ningún avance, aunque no todos los encuestados eligieron esta respuesta en todas las preguntas. Dado el tipo de encuesta y la forma de calcular en [2] las puntuaciones por criterio y la puntuación global final, utilizando en todos los casos medias aritméticas, el CEE considera que sería más apropiado y reflejaría mejor la realidad utilizar la media aritmética en vez de la moda (el valor que aparece con mayor frecuencia en las respuestas) para calcular las puntuaciones obtenidas en cada pregunta de la encuesta. Sería interesante suministrar también alguna información adicional en el Informe, por ejemplo número de respuestas recibidas, fechas aproximadas en que se realizó, procedimiento seguido para pasar la encuesta, etc SOBRE EL CONTENIDO DEL AUTOINFORME Ajuste a la guía de evaluación. Comparando el Informe de Auto evaluación con la estructura recomendada en [3] (Pág. 17) se echa a faltar el denominado bloque de Presentación, que debería aparecer en primer lugar y en el que se describiría y valoraría el propio proceso de auto evaluación. De especial relevancia en este apartado serían para el caso que nos ocupa los comentarios del CA sobre su propia constitución y composición y sobre la participación en el proceso de los diferentes grupos implicados (resto de personal del servicio y usuarios). También sería conveniente que en el Informe de Auto evaluación se incluyera alguna referencia al documento [3] y al modelo EFQM Aspectos descriptivos y valorativos. Como ya hemos comentado el Informe de Auto evaluación omite prácticamente en su totalidad los aspectos descriptivos, para lo cual remite al lector a la memoria del Servicio (disponible en el servidor Web de la UJI). En los aspectos valorativos el Informe es muy conciso y claro: después de una breve introducción se enumeran uno a uno los nueve criterios del modelo EFQM, agrupando para cada criterio una serie de puntos fuertes y débiles contrapuestos, en formato de tabla de dos columnas. El CEE considera que sería conveniente incorporar en el apartado correspondiente a cada criterio una introducción más amplia que no solo describiera su significado en el contexto del modelo EFQM sino que resumiera la situación actual a juicio del CA y comentara los aspectos más relevantes de los puntos fuertes, puntos débiles y las propuestas de mejora planteadas. Pág.: 7

8 Por lo demás el informe parece reflejar de forma bastante fiel, quizá demasiado severa en algunos casos, los problemas que afronta el Servicio de Informática de la UJI Especificación de puntos fuertes y débiles. Como ya hemos comentado la especificación de puntos fuertes y débiles se ha realizado en formato de tabla de dos columnas. Parece que al adoptar esta estructura el CA se haya sentido obligado en ocasiones a contraponer un punto débil a todo punto y viceversa. Esto no parece muy adecuado, ya que a menudo los dos puntos contrapuestos no tienen la misma importancia. Por ejemplo en el criterio alianzas y recursos (Pág. 9) aparece como punto fuerte Existe información sobre indicadores e incluso está accesible y como punto débil Dicha información es complicada y poco atractiva, nadie la lee de forma voluntaria. Es evidente que en cualquier punto fuerte casi siempre se puede encontrar algún aspecto negativo, pero eso no debería mermar el valor del punto fuerte, indudablemente superior al del punto débil en el caso del ejemplo mencionado. A juicio del CEE el CA debería revisar la lista de puntos fuertes y débiles del Informe de Auto evaluación intentando reducir al mínimo dualidades como la del ejemplo referido, es decir eligiendo el punto fuerte o el débil únicamente. Por otro lado a veces los puntos que aparecen como contrapuestos no tienen relación entre sí, por ejemplo en el criterio gestión de las personas (Pág. 7) el primer punto señala como punto fuerte la estabilidad laboral y como punto débil contrapuesto la formación deficiente. No parece que ambos tengan mucho que ver entre sí. En bastantes casos un mismo punto aparece repetido en varios criterios. Se debería intentar reducir en lo posible la redundancia. Por ejemplo aparecen puntos débiles relativos a la falta de comunicación entre el personal del Servicio reflejados en cuatro criterios: Política y estrategia (Pág. 5, segundo punto débil), gestión de las personas (Pág. 7, segundo punto débil), alianzas y recursos (Pág. 10, cuarto y quinto punto débil) y resultados en la personas (Pág. 20, sexto punto débil), Estas repeticiones deberían evitarse, concentrando cada punto fuerte o débil en un solo criterio Propuestas de mejora. Las propuestas de mejora aparecen desglosadas para cada criterio (43 en total) y recopiladas nuevamente en el anexo 4 del Informe (35 propuestas). Algunas propuestas se repiten en varios criterios, lo cual explica porque la recopilación del Anexo 4 contiene un número menor. El número total de propuestas planteadas es elevado y aunque el CA se considera incapaz de establecer una prioridad debería al menos intentar agrupar sus propuestas en tres bloques o categorías de prioridad en función de la importancia y viabilidad de cada una de ellas. Curiosamente la no priorización de las propuestas se justifica en el anexo 4 por la precariedad de recursos humanos, pero la escasez de personal no aparece como punto débil en ningún criterio (salvo una referencia indirecta en el criterio resultado en los clientes en la Pág. 17) ni tampoco hay ninguna propuesta de mejora que plantee la ampliación de plantilla. Se produce por tanto aquí una contradicción en el Informe de Auto evaluación que debería resolverse en uno u otro sentido, bien solicitando más personal en el auto informe o eliminando la referencia del anexo 4. Pág.: 8

9 VALORACIÓN DEL SERVICIO EVALUADO 1.11 CRITERIO 1: POLÍTICA Y ESTRATEGIA La impresión obtenida por el CEE es que el Servicio de Informática de la UJI tiene una sólida posición en lo que respecta a este criterio. Se percibe en el Servicio un claro enfoque respecto a su misión y papel dentro de la Universidad. En general los aspectos de procedimiento de carácter general se encuentran bien documentados (plan estratégico, plan de contingencia, etc.). Analizando los puntos fuertes y débiles reflejados en la Pág. 5 del Informe de Auto evaluación salta a la vista un problema de falta de comunicación, que está en el origen de los cuatro primeros de los siete puntos débiles referenciados. Dado que este punto surge repetidamente en otros criterios es evidente que la mejora de comunicación interna y externa del personal del Servicio debe ser objeto de mejora con carácter urgente. Un tema que surgió en algunas de las entrevistas es la falta de planificación en la gestión de proyectos, que figura como último punto débil en la Pág. 5. Ciertamente al CEE no le consta que se utilice ninguna metodología en la gestión de proyectos abordados por el Servicio y probablemente sería conveniente ofrecer alguna formación en este sentido a los analistas y responsables de área. También surgió en las entrevistas un punto fuerte que no se reseña en el auto informe: la ventaja de disponer en la inmensa mayoría de los casos de aplicaciones de gestión desarrolladas desde el principio y en su totalidad por el Servicio de Informática, aplicaciones que según se manifestó se adecuan bastante a las necesidades del usuario y se integran perfectamente entre sí, permitiendo compartir los datos de forma transparente. En cuanto a las propuestas de mejora planteadas el CEE considera que la propuesta a ( elaborar una metodología de trabajo de obligado cumplimiento para todos los proyectos ) es excesiva, ya que es difícil encajar todos los proyectos en una misma metodología. A juicio del CEE debería omitirse la frase de obligado cumplimiento en dicha propuesta de mejora CRITERIO 2: GESTIÓN DE LAS PERSONAS En este punto se encuentra el Servicio de Informática en peor situación que el anterior, por lo que las posibilidades de mejora son mayores y se le debería prestar mayor atención. Además existen buenas razones para considerar la gestión de las personas como algo esencial para el funcionamiento de un Servicio de Informática. Debido a su enfoque altamente especializado y al papel que las universidades desempeñan en este campo de vivero hacia el mundo laboral es fácil que una gestión inadecuada de las personas provoque la fuga de elementos valiosos. De nuevo aparece como punto débil en este criterio la falta de información y comunicación interna del servicio ( Los canales de información son escasos ). En cuanto a la propuesta de mejora planteada para resolver este problema (propuesta d en Pág. 8) el CEE no considera que la idea de establecer equipos rotatorios de tres personas durante tres meses sea operativa. En su lugar deberían programarse reuniones periódicas de coordinación e información intra- e inter-área, en la línea indicada por la mejora f de la Pág. 14 del auto informe. En dichas reuniones cada área o persona debería exponer sus actividades y planes, solicitando sugerencias y propuestas de mejora del resto del personal. Entre los puntos débiles aparece una formación deficiente y no adecuada. Hoy en día la formación permanente en un puesto técnico es una necesidad, especialmente cuando se trata de informática donde los cambios ocurren a un ritmo muy acelerado. El personal del Servicio considera insuficiente el tiempo dedicado a formación. Al parecer existe un plan de formación global de la UJI, pero difícilmente puede un plan de formación global satisfacer las necesidades de un colectivo como el del Servicio de Informática. Ciertamente los cursos de cierto nivel suponen un desembolso considerable, pero a menudo se amortizan rápidamente al evitar que se realicen diseños inadecuados. Además la formación en forma de cursos, seminarios, congresos, etc. tiene un efecto estimulante en el personal, ya que le permite conocer a compañeros de otras organizaciones con problemas parecidos (y a veces con soluciones muy diferentes), fomentando así la receptividad, la imaginación y la creatividad. Además la ruptura ocasional de la rutina diaria permite reflexionar y contrastar las formas de funcionamiento, actuando como un catalizador de nuevas ideas. Existe un elevado descontento entre el personal del Servicio por lo que se considera un escaso reconocimiento de la labor realizada, tanto por parte del propio Servicio como por el resto de la UJI. Este Pág.: 9

10 es probablemente junto con la falta de comunicación el problema más acuciante del Servicio de Informática. Tanto a nivel interno como desde el equipo directivo de la UJI se debería poner especial cuidado en es te punto, reconociendo y premiando la labor bien realizada. También se deberían buscar mecanismos que estimulen la aportación de sugerencias y propuestas de mejora a todos los niveles. El CEE no considera pertinente la propuesta de mejora contenida en el apartado c ( Optimizar los recursos humanos existentes, así como dotar de los recursos materiales adecuados ). En cuanto a los recursos humanos actuales el CEE considera que están suficientemente optimizados y en cuanto a dotar de los recursos materiales adecuados, además de que tampoco se percibió una carencia en este sentido la propuesta debería trasladarse en todo caso al criterio 3 (alianzas y recursos) Un punto débil aplicable a este criterio, que no se menciona en el Informe pero que surgió varias veces a lo largo de las entrevistas, es el relativo a la rígida estructura salarial de la UJI, que hace prácticamente imp osible la remuneración por horas extraordinarias, al parecer debido a compromisos adquiridos con el comité de empresa. Esto crea problemas cuando se han de realizar labores de mantenimiento críticas, ya que si éstas se programan en horario laboral normal se interrumpe el servicio, mientras que si se programan fuera del horario laboral no pueden ser remuneradas. La solución propuesta de compensar con horas de trabajo equivalentes no parece ser aceptada por el personal y afectaría negativamente el rendimiento del servicio. La situación existente, si el CEE la captó bien, es "kafkiana", impropia de cualquier organización joven y dinámica y parece perjudicar a toda la comunidad universitaria, aunque el CEE entiende que en su mejora poco puede hacer el Servicio de Informática CRITERIO 3: ALIANZAS Y RECURSOS La percepción del CEE es que el Servicio de Informática de la UJI optimiza muy bien sus recursos y se encuentra en buena situación respecto a este criterio. No en vano es el que obtiene una mayor puntuación en la encuesta (37,8%). De nuevo podemos observar que muchos de los puntos débiles que se mencionan aquí tienen su origen en una falta de comunicación o en problemas de acceso a la información. Resulta especialmente interesante la propuesta de mejora c que propone establecer acuerdos de colaboración entre el Servicio de Informática y Departamentos. El establecimiento de acuerdos, en particular con los departamentos de informática o materias afines, para la realización de proyectos de investigación, proyectos fin de carrera, prácticas de alumnos, becas de colaboración, etc., resultaría muy provechoso para ambas partes; por un lado permitiría al personal docente y alumnos de la UJI tener contacto con el mundo real en un entorno muy próximo al suyo y por otro permitiría al personal del Servicio abordar proyectos que a menudo no pueden asumirse por falta de recursos humanos, dándole la posibilidad de participar en proyectos innovadores, normalmente más estimulantes y atractivos que los proyectos habituales. Un subproducto interesante de esta colaboración sería aumentar el contacto y la comprensión mutua entre el Servicio y el personal docente de informática, algo muy positivo dado que los departamentos de informática son generalmente los más críticos con los servicios de informática en las universidades. Según parece ya se han llevado a cabo algunas colaboraciones en la UJI en este sentido por lo que esta línea debería mantenerse y potenciarse. La falta de espacio para el personal en el Servicio de Informática, que se reseña como punto débil en el criterio resultados en las personas (Pág. 19) debería trasladarse a este criterio dado que los inmuebles son un recurso. El CEE tuvo oportunidad durante su visita a las instalaciones del Servicio de Informática de comprobar que existe una carencia importante de espacio, y que las condiciones de los despachos no se corresponden con lo que se debería esperar de una universidad moderna. Al parecer la falta de espacio físico se ha llegado a convertir en un factor limitante del crecimiento de la plantilla. Si bien existe un proyecto de nuevo edificio para el Servicio de Informática aun no hay fecha prevista de construcción, por lo que se debería encontrar urgentemente una solución, aunque fuera de forma provisional, a este problema. En cuanto a recursos informáticos (hardware) la UJI está bien dotada. Dispone de una infraestructura de red y servidores de primera línea y en constante actualización. Respecto a la protección de los datos se han adoptado medidas para cumplir la normativa vigente, tanto en lo que se refiere a protección desde el punto de vista de seguridad física (copias de seguridad, armarios ignífugos situados en ubicaciones diversas, etc.) como desde el punto de vista de privacidad de la información (LOPD). Pág.: 10

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